SISTEMA DE INFORMAÇÃO DA ARS Gestão de Unidades Funcionais

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1 SISTEMA DE INFORMAÇÃO DA ARS Gestão de Unidades Funcionais Manual de Utilização Administração Regional de Saúde do Norte Departamento de Estudos e Planeamento Março de 2011

2 Índice 1 Introdução O que é o SIARS? Fontes de Informação e Periodicidade dos Carregamentos Métricas, Atributos e Hierarquias Acesso ao SIARS Navegação na aplicação Execução de relatórios Manipulação de Relatórios Drill Ordenação de Métricas Exportação de Relatórios para Excel ou PDF Ficha Técnica

3 1 Introdução 1.1 O que é o SIARS? O SIARS (Sistema de Informação da ARS) pode ser visto como um enorme repositório de dados provenientes de todas as Unidades de Saúde da Região Norte. O acesso a esta informação é feito com o recurso a ferramentas de Business Intelligence, como p. ex., o Microstrategy, permitindo a colecta, tratamento, organização e partilha de informação para suporte à decisão. Sendo assim, não é facultado ao utilizador a possibilidade de inserir ou alterar informação, mas sim a possibilidade de realizar consultas rápidas e fiáveis. O SIARS está fisicamente localizado no Data Center da ARS Norte. Nota: ao longo deste manual, e apenas por simplicidade, iremos utilizar a palavra SIARS para representar simultaneamente o repositório de dados e a aplicação informática que o manipula. 1.2 Fontes de Informação e Periodicidade dos Carregamentos As principais fontes de informação no SIARS são: SINUS (dados administrativos); SAM (módulos clínicos); SAPE (modulo enfermagem); Para o utilizador do SIARS é importante ter em conta os seguintes factos sobre os processos de carregamento: Até ao dia 5 de cada mês, são carregados os dados de utentes de todas as Unidades de Saúde (parte do SINUS) referentes ao mês anterior; No fim de semana após o dia 10 de cada mês são carregados os dados de produção (SINUS, SAM e SAPE) referentes ao mês anterior; Até ao dia 20 de cada mês são disponibilizados os indicadores de Contratualização. 1.3 Métricas, Atributos e Hierarquias No SIARS existem dois tipos principais de variáveis cujas características é importante compreender: métricas e atributos. 3

4 As métricas são todas as medidas que dizem respeito à área em análise, são valores, quantidades. Têm duas características básicas: são variáveis numéricas e são agregáveis. São exemplos de métricas o número de inscritos, o número de consultas, custos com medicamentos, etc. Os atributos são objectos que permitem caracterizar a informação. Por exemplo: lista de nomes de médicos de família, lista de ACES, lista de UCSP, grupos etários, sexo, etc. Alguns atributos podem ser obtidos a partir de outros. Quando isto acontece forma se uma hierarquia. Assim, os atributos ACES e Unidade Funcional, formam uma hierarquia, porque os ACES são conjuntos de Unidades Funcionais. O mesmo se passa com os atributos grupo etário e idade e período horário e hora. 1.4 Acesso ao SIARS Para aceder ao SIARS deve proceder se da seguinte forma: 1 No Internet Explorer colocar o seguinte endereço: 2 Escrever o nome do utilizador e a respectiva palavra passe 3 Clicar no botão de Login Quando se usa um Nome de usuário inexistente e/ou Senha incorrecta, aparece a seguinte mensagem de erro: 4

5 Por razões de segurança, se houver algum tempo de inactividade na aplicação, é solicitado novamente o login. 1.5 Navegação na aplicação A página inicial do SIARS contêm uma série de botões/links para poder navegar nos vários ecrãs. Passando com o ponteiro do rato por cima de cada um dos menus aparece uma tag com a informação da função de cada um dos botões: A figura seguinte descreve as funções dos principais botões de navegação. 5

6 Quando se entra no SIARS o primeiro ecrã corresponde aos projectos existentes. Nestee momento só está disponível um projecto: o projecto Indicadores. Ao clicar no projecto Indicadores aparecee a pasta Gestão de Unidades Funcionais onde existe toda a informação disponível neste momento. Entrando em Gestão Unidades Funcionais acede se às pastas Gestão de USF e Gestão de UCSP. No seu interior existee a mesma informação diferindo apenas no tipo de unidades em análise. Dentro destas pastas a navegação pode ser feita clicando no tópico que se pretende e nos relatórios correspondentes. As pastas e os relatórios, normalmente, têm um comentário com o intuito de explicar o conteúdo da mesma. 6

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8 2 Execução de relatórios Antes de visualizar a informação contida em qualquer relatório é necessário responder a algumas questões, designadas por prompts. A finalidade destas questões é definir a que período de tempo, local, etc., se refere a informação que pretendemos obter. Por exemplo, não faz sentido solicitar o número de domicílios médicos, sem identificar o período de tempo, (ano, mês, etc.) e o local. Portanto, todos os relatórios do SIARS têm prompts, na maioria de resposta obrigatória. A resposta a estas prompts é feita seleccionando os cubos vermelhos para as caixas da direita. Vejamos mais detalhadamente os passos que são necessários seguir: 1 Clicando em cima do relatório que se pretende executar, aparece imediatamente um ecrã semelhante ao da figura: 2 Este relatório tem dois prompts obrigatórios, Período e Unidade Funcional. 2.1 Escolher o período de tempo: a) Para visualizar os cubos vermelhos (lista de meses, semestres, trimestres ou anos), clica se no + atrás do nome do atributo (figura seguinte): 8

9 b) De seguida, selecciona se o elemento pretendido para a caixa da direita, utilizando a seta azul a meio das duas caixas: 2.2 Escolher o local: Neste caso, como os cubos vermelhos já estão visíveis, apenas temos que seleccionar o local pretendido para a caixa da direita (figura seguinte): 9

10 Nota: como a licença de acesso disponibilizada vai ser partilhada por vários utilizadores não faz sentido gravar as respostas a prompts. 3 Clicar no botão Executar Relatório que existe no canto inferior esquerdo do ecrã: 4 Depois de responder às prompts e clicar em Executar relatório, o pedido é processado, esta é a altura em que se vai aceder à Base de Dados. 10

11 Nota: os tempos de execução dependem de alguns factores: Volume de informação solicitada; Nº de pedidos que estão a ser solicitados simultaneamente; Problemas de comunicações; 5 Depois de processados pelo sistema, os dados são disponibilizados: Além das prompts do exemplo anterior, que são as mais comuns no SIARS, existem outro tipo de situações que devem ser consideradas: Nos relatórios relativos a indicadores oficiais por médico e prescrição por médico, antes de executar o relatório é obrigatório inserir o número da cédula profissional do médico sobre o qual se pretende informação: Nos relatórios sobre registos de ICPC é possível escolher o código associado à patologia pretendida. Para isso: 1 Clica se em Códigos de ICPC(2) e selecciona se para a caixa da direita 2 Clica se em valores 3 Digita se o código pretendido: 4 Para escolher mais do que um código de uma só vez, é necessário clicar no operador igual e alterá lo para em. De seguida inserem se os códigos separados por ; (figura seguinte): 11

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13 3 Manipulação de Relatórios Vamos agora apresentar os vários menus visíveis após o relatório ser executado. Home Permite alternar entre a vista de gráfico e tabela; exportar para EXCEL ou PDF e imprimir o relatório: Ferramentas Detalhes do Relatório (filtros de execução); Detalhe da Prompt; Ordenar; Opções do Relatório: Dados Ordenar; Drill; Actualizar os dados; Novo Prompt (executar para outros dados): Planilha Todos os botões existentes neste menu também existem nos menus anteriores: 3.1 Drill Se num relatório existir um atributo pertencente a uma determinada hierarquia é possível visualizar todos os outros atributos da hierarquia. A esta técnica de pesquisa chama se drill (drill down: desagrega uma dimensão descer na hierarquia /roll up: agrega uma dimensão subir na hierarquia). No SIARS o botão que acciona esta operação é identificado com um berbequim amarelo e está acessível clicando com o botão do lado direito do rato em cima do nome do atributo, ou em alternativa através do menu Dados. 13

14 Vejamos um exemplo: o relatório Inscritos por grupo etário e sexo permite desagregar o total de utentes inscritos por grupos etários quinquenais. Imaginemos agora que pretendíamos apurar o número exacto de meninas com 11 anos inscritas na UCSP. O atributo Idade pertence à hierarquia de Grupo Etário. Assim, basta fazer um clique com o lado direito do rato em cima do nome do atributo Grupo Etário 5, seleccionar Drill e depois Idade, conforme ilustrado na figura seguinte: No SIARS, sempre que os elementos de um determinado atributo estão sublinhados, é possível fazer Drill das categorias clicando simplesmente em cima delas. Voltando ao exemplo, clicando em cima da expressão 0 4 anos visualizamos o número de crianças com 0, 1, 2, 3 e 4 anos: 14

15 3.2 Ordenação de Métricas A ordenação de métricas é outra operação disponível no SIARS, à qual se pode aceder através de um clique com o botão do lado direito do rato. Imaginemos que se pretende obter um mapa com o número de domicílios realizados durante o mês de Janeiro por cada médico de família, ordenado por ordem decrescente de número de domicílios. O mapa Domicílios por Médico da pasta Consultas SINUS por médico dá a informação pretendida excepto na questão da ordenação decrescente. Para ordenar da forma desejada basta clicar com o lado direito do rato em cima do nome da métrica Nº de consultas (ADM), seleccionar Classificar e depois Decrescente, como ilustra a figura seguinte: 15

16 4 Exportação de Relatórios para Excel ou PDF Como mencionado anteriormente, no menu Home existem dois botões para exportação de relatórios: Exportação para Excel; Exportação para PDF O primeiro dos dois botões sinalizados na figura anterior acciona a exportação para EXCEL. Clicando nesse botão abre a janela da figura seguinte, onde pode optar por exportar apenas dados (Excel com texto simples), ou exportar dados e formatos (Excel com formatação). Depois de seleccionar a opção preferida, resta clicar em Exportar para obter o ficheiro de Excel correspondente. Nota: de acordo com a configuração local do Internet Explorer, poderá ser necessário de seguida clicar numa barra (amarela) onde é solicitada autorização para transferência dos dados em ficheiro. 16

17 Ficha Técnica Elaboração Departamento de Estudos e Planeamento Equipa Técnica Andreia Pereira, Fernando Tavares, Jorge Saro Coordenação Fernando Tavares 17

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