UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE

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1 UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE O SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL (SPED) E OS MECANISMOS DE APOIO AO PROFISSIONAL CONTÁBIL NA GERAÇÃO, AUDITORIA E VALIDAÇÃO DOS DADOS Marceli de Souza Costa Professor orientador: Antonio Fernando Vieira Ney Niterói Julho/2009

2 2 UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE O SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL (SPED) E OS MECANISMOS DE APOIO AO PROFISSIONAL CONTÁBIL NA GERAÇÃO, AUDITORIA E VALIDAÇÃO DOS DADOS Marceli de Souza Costa Apresentação de Monografia à Universidade Cândido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em AUDITORIA E CONTROLADORIA. Niterói Julho/2009

3 3 AGRADECIMENTOS Em primeiro lugar a Deus, pela oportunidade de estudar e a possibilidade de alcançar mais este objetivo, me ajudando sempre em todos os momentos. Aos meus pais e irmã, pela orientação e apoio. Aos mestres que nos emprestaram um pouco de sua sabedoria, em especial Luciana Madeira, que muito contribui para o nosso crescimento como profissionais. Aos meus amigos Magda, Marcelo e Girlane que foram o incentivo para começar, e também aos novos amigos Luciana, Darlan e Paulo, que me acompanharam por toda a jornada.

4 4 DEDICATÓRIA Ao meu amigo Paulo, que mesmo sem me conhecer, me deu todo apoio e incentivo.

5 5 RESUMO Este trabalho visa ser uma contribuição ao estudo do Sistema Público de Escrituração Digital SPED, com uma abordagem dos projetos que consistem nos pilares do sistema: o SPED Contábil, o SPED Fiscal e a Nota Fiscal Eletrônica. O nível de informações que serão disponibilizadas ao fisco é muito maior e abrange informações fiscais e contábeis, onde possibilitará ao fisco cruzar informações com facilidade e por consequência tornar a empresa alvo mais fácil para fiscalização. Neste contexto, mapear os processos, estar ciente das informações que estão sendo enviadas ao fisco e garantir a consistência dos dados enviados, são de fundamental importância para evitar "constrangimentos" com o fiscal. É preciso preparar-se para tal exposição, aproveitando estas mudanças para identificar falhas e dar mais clareza a processos internos. Este trabalho fará uma abordagem concisa de empresas que prestam serviços de apoio a profissionais da contabilidade na implantação, geração, auditoria e validação dos dados de seus clientes para o SPED Contábil e Fiscal, que visam garantir a consistência e coerência desses dados, auxiliando o contador a se adaptar ao novo contexto de integração por meio tecnológico em progressiva instauração no FISCO.

6 6 METODOLOGIA Este trabalho utiliza-se de pesquisa qualitativa e exploratória, redação em forma de narrativa, pesquisa na legislação pertinente e pesquisa de Internet. Os métodos que levaram ao problema proposto se resumiram à coleta de dados na legislação com efeitos na área contábil/financeira, a saber: o Decreto n.º 6.022, de 22 de janeiro de 2007 que institui o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e a Instrução Normativa RFB n.º 787, de 19 de novembro de 2007 que institui a Escrituração Contábil Digital (ECD) e estabelece sua obrigatoriedade.

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL (SPED) O que é o SPED? Escrituração Contábil Digital (ECD) Escrituração Fiscal Digital (ECD) Nota Fiscal Eletrônica NFS-e CT-e Outros Projetos Central de Balanços E-LALUR MECANISMOS DE APOIO AO PROFISSIONAL CONTÁBIL NA GERAÇÃO, AUDITORIA E VALIDAÇÃO DOS DADOS PARA O SPED Empresas fornecedoras de produtos voltados ao SPED Contmatic Phoenix Datasul SPED Alterdata Mastermaq WK IOB...25 CONCLUSÃO...26 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...27 Anexo I...28 Anexo II...31

8 8 INTRODUÇÃO Este estudo busca evidenciar o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que deu seus primeiros passos com a Lei 9.989/00 - Plano Plurianual que contemplava o Programa de modernização das Administrações Tributárias e Aduaneiras, onde começou a ser desenvolvido a partir do Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de Foi implementado em algumas empresas em 2008 e em 2009 está gradativamente sendo introduzido em empresas tributadas pelo lucro real no país. A Receita Federal tem disponibilizado um software como instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único e computadorizado de informações. Neste sentido, o SPED destina-se a consolidar a globalização e interatividade de todos os ramos com a ajuda da informática e da internet, entrando agora em uma nova era da contabilidade, na qual passamos a registrar os livros contábeis e fiscais de forma digital, com a informação e conferência da validade das informações instantâneas. A criação do SPED favoreceu a simplificação e padronização de muitos processos tributários, determinando a transferência para o meio eletrônico de todas as obrigações contábeis e fiscais das empresas, hoje cumpridas com um interminável preenchimento de formulários, gerando assim inovação tecnológica e aumentando a arrecadação pública. É imprescindível, e previsto por lei, que o contribuinte deve dispor de uma série de recursos que permita gerar as informações eletrônicas solicitados pelo Fisco. Um software que tenha todas as informações contábeis e fiscais muito bem planejadas, certificação digital adequada e boa estrutura de informática são requisitos fundamentais para se adaptar a nova realidade eletrônica tributária. O SPED solicita uma gama imensa e detalhada de informações digitais que precisam ser válidas, pois estas serão alvo de análise por parte da Receita Federal. Para apoiar o contabilista na adaptação a esta nova realidade, existem várias empresas prestadoras de serviços nas áreas de sistema de informática e consultoria, que serão abordados neste trabalho de pesquisa.

9 9 1. SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL (SPED) 1.1. O que é o SPED? SPED é o instrumento que unifica as informações que integram a escrituração comercial e fiscal através de software para que as empresas enviem informações de natureza fiscal e contábil substituindo os livros da escrituração. O programa foi financiado pelo Governo Federal, BNDES e pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento. O SPED gera a Nota Fiscal Estadual/Federal eletrônica, a Escrita Fiscal Digital e a Escrita Contábil Digital (e ainda a Nota Fiscal Municipal Eletrônica e o Conhecimento de Transporte Eletrônico). O sistema visa possibilitar o acesso compartilhado a escrituração digital, modernizar a sistemática atual de cumprimento das obrigações acessórias, reduzir custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel, reduzir o tempo despendido com presença de auditores, fortalecer o controle e fiscalização, combater a sonegação, aumentar a arrecadação tributária e reduzir os custos para o contribuinte Escrituração Contábil Digital (ECD) O SPED substitui o antigo processo onde os dados eram inseridos por meio digital, impressos em papel, encadernados, assinados por representante legal e contador, registrado na junta comercial e depositado no arquivo morto. De maneira bastante simplificada, podemos definir a Escrituração Contábil Digital como sendo a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais. Muda o volume, a complexidade, a forma de apresentação e os custos de geração, permanecendo intocável a legislação existente, as penalidades e a relação fisco x contribuinte. A ECD é fundamentada no já citado Decreto 6.022/2007, na Resolução 1.020/05 que regulamenta a Escrituração Contábil em forma Eletrônica, na IN 787/2007 que institui a Escrituração Contábil Digital e na IN 107/2008 que dispõe sobre procedimentos para a validade e eficácia dos instrumentos de escrituração.

10 10 Na proposta do novo sistema - SPED, o processo de transmissão do arquivo passa a ser da seguinte forma: Fonte: Vemos que a contabilidade digital, a curto prazo extremamente trabalhosa, trará inúmeros benefícios aos contribuintes a longo prazo, pois a redução no trabalho e nos gastos com a contabilidade para atender ao fisco diminuirão consideravelmente tendo em vista que um único arquivo digital pode substituir inúmeros registros, viagens, e tempo gasto para a simples transmissão do arquivo Abaixo, lista fornecida pela Receita Federal pontuando os benefícios referentes ao arquivo digital: Redução de custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel; Eliminação do papel; Redução de custos com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias; Uniformização das informações que o contribuinte presta às diversas unidades federadas; Redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas; Redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte;

11 11 Simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária (comércio exterior, regimes especiais e trânsito entre unidades da federação); Fortalecimento do controle e da fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias; Rapidez no acesso às informações; Aumento da produtividade do auditor através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos; Possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão; Redução de custos administrativos; Melhoria da qualidade da informação; Possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais; Disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e concomitantes; Redução do Custo Brasil ; Aperfeiçoamento do combate à sonegação; Preservação do meio ambiente pela redução do consumo de papel. Parte da IN 787/2007 diz no art. 3 - Empresas Obrigadas a adotar a ECD que fica facultada a entrega da ECD às demais pessoas jurídicas não obrigadas e no art. 5º salienta que nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subseqüente ao do evento e ainda que todas as empresas que se enquadrarem no fato citado devem entregar o arquivo no mês seguinte ao da ocorrência do fato, não fazendo menção ao regime de tributação (Real, Presumido, etc.) compreendendo-se, então, que a entrega na ocorrência desses fatos é obrigatória em qualquer regime, lembrando também que a partir do momento da primeira entrega do arquivo, a empresa estará obrigada a continuar gerando o arquivo, não podendo gerar apenas para atender o texto citado abaixo referente à lei, mas tendo que dar continuidade na geração e entrega do arquivo. Foi estabelecido pela Receita Federal para fins fiscais e previdenciários, a obrigatoriedade pelo art. 3º da Instrução Normativa nº 787/07: I. Em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº , de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à

12 12 tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real; (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009) II. Em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009) Com esta nova redação, a obrigatoriedade da apresentação da ECD não atinge as pessoas jurídicas não sujeitas ao registro em juntas comerciais. Esta matéria será tratada em ato normativo próprio. Assim, estão obrigados a apresentar, em 2009, as pessoas jurídicas que apresentem simultaneamente as seguintes condições: sejam sociedades empresárias, façam a apuração do IRPJ (ano-calendário de 2008) pelo lucro real e que estiveram, em 2008, sujeitas a acompanhamento diferenciado. Em caso de dúvida quanto à última condição, um representante da empresa deve se dirigir à unidade da RFB que jurisdiciona o contribuinte para obter a informação, que é protegida por sigilo fiscal e não pode ser fornecida via . Com relação às Cooperativas, pela Instrução Normativa RFB nº 787/07 (com a redação dada pela IN RFB nº 926/09), a utilização facultativa da ECD ficou restrita às sociedades empresárias. Entretanto, como o DNRC admite a utilização de livros digitais também pelas cooperativas, o Sped está preparado e vai receber normalmente as escriturações contábeis digitais das cooperativas, adotando o fluxo normal de procedimentos. Ainda, de acordo com a IN 787, de 2007, segundo o art. 2º - A ECD compreenderá a versão digital dos livros Diário e seus auxiliares, se houver, do livro Razão e seus auxiliares, se houver e do livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos. Os livros contábeis emitidos em forma eletrônica deverão ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria do documento digital. Como determina o art. 4º, a ECD deverá ser submetida ao Programa Validador e Assinador (PVA), contendo, no mínimo, as funcionalidades de validação do arquivo digital da escrituração, assinatura digital, visualização da escrituração, transmissão para o SPED e consulta à situação da escrituração. É importante ressaltar que mesmo com a aprovação do SPED, não foi, até o momento, publicada nenhuma lei que desobrigue o contribuinte a continuar emitindo os livros em papel e fazendo os registros.

13 13 A geração do arquivo pode ser dividida em algumas formas de escrituração que devem ser absorvidas seguindo a necessidade de cada contribuinte. O diário e o razão são, para o SPED Contábil, um livro digital único. Cabe ao PVA mostrá-los no formato escolhido pelo usuário. São previstas as formas de escrituração do Diário Geral, do Diário com Escrituração Resumida, do Diário Auxiliar; do Razão auxiliar e do Livro de Balancetes Diários e Balanços. Dessa forma, a identificação de cada uma das formas é necessária para a escolha no momento da geração do arquivo, tendo em vista o artigo abaixo: Art No Diário serão lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa. 1º Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação. No texto acima é aberto um parêntese para falar-se sobre os lançamentos Aglutinados. Esses lançamentos serão permitidos, contanto que reflitam uma mesma situação, mas não excedendo o período de 30 dias de junção dos lançamentos, obrigando também, nestes casos, a geração dos livros auxiliares que não terão outra função que não seja a de desmembrar lançamentos deste tipo para que os mesmos fiquem claramente explícitos, identificando, item a item, o que foi aglutinado no lançamento início. O art determina que a escrituração seja feita em forma contábil. As formas contábeis são: razão e diário. Este é um livro auxiliar a ser utilizado quando o leiaute do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado. É uma tabela na qual o titular da escrituração define cada coluna e seu conteúdo. O Art dispõe: O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o Livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele. Somente o Banco Central regulamentou a utilização deste livro e, via de regra, ele é encontrado somente em instituições financeiras. O SPED não obsta a utilização concomitante do livro Balancetes Diários e Balanços e de livros auxiliares.

14 14 É importante frisar que o PVA (Programa Validador de Arquivos) não acusa erros quanto ao tipo de arquivo validado com relação ao tipo G ou tipo R, ou seja, o sistema Telecont gerará apenas o Diário geral com todas as informações necessárias se for selecionado o tipo G, porém, se o contribuinte gerar o tipo G por engano e fosse obrigado ao tipo R, não haverá nenhuma mensagem no validador acusando erros, mas em fiscalizações, se identificados lançamentos aglutinados que não tiveram o razão auxiliar enviado, alguns problemas poderão ocorrer. Art. 14. A tributação com base no lucro real somente será admitida para as pessoas jurídicas que mantiverem, em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, livro ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário (Livro Razão) mantidas as demais exigências e condições previstas na legislação. Abaixo citamos algumas regras de validação que devem ser observadas no arquivo, regras estas que complementam o layout disponibilizado pela receita com referência à forma e ao tipo de informação que devem ser colocados sobre o layout. Todos os campos alfanuméricos terão tamanho máximo de 255 caracteres, exceto se houver indicação distinta. Portanto, no sistema, campos como o Histórico tem um limite de tamanho de 255 caracteres. O caractere delimitador (Pipe) não deve ser incluído como parte integrante do conteúdo de quaisquer campos numéricos ou alfanuméricos; O PIPE ( ) é utilizado para separar os campos dentro do arquivo gerado. As demais informações não têm efeito direto ao usuário e serão apresentadas na medida em que formos vendo os itens no sistema. Devem assinar a escrituração, no mínimo, dois signatários: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista. Assim, devem ser utilizados somente certificados digitais e-pf ou e-cpf, com segurança mínima tipo A3. Não existe limite para a quantidade de signatários e os contabilistas devem assinar por último. É importante observar que o empresário (ou procurador) que assinar o livro digital deve constar nos documentos arquivados na Junta Comercial com poderes para a prática de tal ato. O artigo abaixo é citado no artigo I da IN 787 Art. 2º [...]

15 15 Parágrafo único. Os livros contábeis e documentos de que trata o caput deverão ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.(redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009). Quanto à entrega do arquivo, existem algumas regras a serem seguidas: A ECD deverá ser submetida ao Programa Validador e Assinador (PVA), especificamente desenvolvido para tal fim, a ser disponibilizado na página da RFB na Internet; Até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração; Extinção, cisão parcial, cisão total, fusão, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação até o último dia útil do mês subseqüente ao mês do evento. Excepcionalmente, em relação aos eventos de 2008 até o último dia útil do mês de junho de Fonte: Excepcionalmente, em relação aos fatos contábeis ocorridos entre 1º de janeiro de 2008 e 31 de maio de 2009, o prazo de que trata o 1º será até o último dia útil do mês de junho de Haverá multa: de 0,5% sobre o valor da receita bruta da pessoa jurídica no período, aos que não atenderem à forma em que devem ser entregues os arquivos. de 5% sobre o valor da operação correspondente, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações solicitadas, limitada a 1% da receita bruta da pessoa jurídica no período. equivalente a dois centésimos por cento por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período, até o máximo de um por cento dessa, aos que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos arquivos.

16 16 A não apresentação das informações, o Fisco pode apurar o crédito tributário em ação fiscal levada a efeito em contribuinte que não tenha apresentado os arquivos ou sistema, poderá acarretar com as seguintes multas, calculadas sobre a totalidade ou diferença de tributo ou contribuição: 1) 112.5% em caso de erro; 2) 225 % nos casos de evidente intuito de fraude. Não adianta a empresa omitir sua obrigação, pois ninguém é leigo perante a lei, que é clara e objetiva. Haverá a penalidade por erro de infraestrutura do arquivo ou por atraso da entrega do arquivo, pela prestação de informação incorreta ou crédito tributário. Não haverá prorrogação desta data, sendo que tiveram um intervalo de tempo confortável para a adequação do sistema e geração do arquivo. O serviço de recepção da ECD será encerrados às 20 horas horário de Brasília. Não existirá a retificação do arquivo. Atualmente o Brasil é um dos países do mundo com maior carga tributária e obrigatoriedade de entrega de documentos e declarações ao fisco. Devido a essa grande quantidade de obrigações, prazos para cumpri-las e uma infinidade de regras e normas para se gerar estas informações, é quase uma prática comum, embora incorreta, os contribuintes enviarem ao fisco essas declarações e documentos com erros para atenderem aos prazos, tendo em vista a facilidade, ou pelo menos a falta de empecilhos legais, de retificar essas declarações. No entanto, com o ECD essa prática terá que ser revista, pois de todas as declarações, o ECD, por se tratar da Contabilidade da empresa, além de ser enviado diretamente para o SPED com administração da Receita Federal, é encaminhado diretamente também para a junta comercial, onde o registro do arquivo é feito de forma semelhante à que era quando os livros contábeis eram entregues em papel. Segundo a INSTRUÇÃO NORMATIVA DNRC Nº. 107, DE 23 DE MAIO DE 2008, a alteração ou retificação não mais poderá ser feita com a reentrega do mesmo arquivo e sim em forma de escrituração contábil do exercício em que foi identificado. Pois no art 2 dessa instrução o tópico V identifica que um dos instrumentos de escrituração dos empresários são os livros digitais. O item abaixo trata sobre as retificações destes instrumentos: Art. 5º - A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade,

17 17 não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada. Ou seja, é vedada a retificação com uma reentrega do ECD Escrituração Fiscal Digital (ECD) A Escrituração Fiscal Digital - EFD é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped. A partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE, informando todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo Sped. Como pré-requisito para a instalação do PVA é necessária a instalação da máquina virtual do Java. Após a importação, o arquivo poderá ser visualizado pelo próprio Programa Validador, com possibilidades de pesquisas de registros ou relatórios do sistema. Outras funcionalidades do programa: digitação, alteração, assinatura digital da EFD, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração. Em regra, a periodicidade de apresentação é mensal. A obrigatoriedade da entrega da EFD para os contribuintes de ICMS e IPI foi adiada para janeiro de 2009, conforme consta da publicação do Ato Cotepe/ICMS nº 20, de 27 de dezembro de 2007, que alterou o art. 3º do Ato Cotepe/ICMS 11/07, que dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da EFD, produzindo efeitos a partir de 1º de janeiro de Segundo consta no CONVÊNIO ICMS 143/06, publicado no DOU de 20/12/06, por despacho em 18/06, na cláusula terceira, a Escrituração Fiscal Digital é de uso obrigatório para os contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação ICMS ou do Imposto sobre Produtos Industrializados IPI. Informando no parágrafo primeiro que o contribuinte poderá ser dispensado da obrigação estabelecida nesta cláusula,

18 18 desde que a dispensa seja autorizada pelo fisco da unidade federada do contribuinte e pela Secretaria da Receita Federal. Em Setembro de 2008, foi publicada uma lista inicial de empresas obrigadas a entregar a EFD de janeiro de 2009, conforme PROTOCOLO ICMS 77, DE 18 DE SETEMBRO DE A expectativa é que ao longo do tempo, outras listas sejam publicadas incluindo mais empresas, até que o conjunto total de empresas previsto pelo CONVÊNIO ICMS 143/06, seja inserido na EFD. Contudo, a data de início da entrega da EFD para as empresas já credenciadas foi modificada pelo ATO COTEPE/ICMS Nº 15, de 19 de março de 2009, que altera o Anexo Único do ATO COTEPE/ICMS 09/08, que dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital EFD, dizendo que, excepcionalmente, os arquivos da EFD, referentes aos meses de janeiro a agosto de 2009, poderão ser entregues até o dia 30 de setembro de Nota Fiscal Eletrônica O Projeto Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) está sendo desenvolvido, de forma integrada, pelas Secretarias de Fazenda dos Estados e Receita Federal do Brasil, a partir da assinatura do Protocolo ENAT 03/2005, de 27/08/2005, que atribui ao Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (ENCAT) a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do Projeto NF-e. A integração e a cooperação entre Administrações Tributárias têm sido temas muito debatidos em países federativos, especialmente naqueles que, como o Brasil, possuem forte grau de descentralização fiscal. Atualmente, as Administrações Tributárias despendem grandes somas de recursos para captar, tratar, armazenar e disponibilizar informações sobre a emissão de notas fiscais dos contribuintes. Os volumes de transações efetuadas e os montantes de recursos movimentados crescem num ritmo intenso e, na mesma proporção, aumentam os custos inerentes à necessidade do Estado de detectar e prevenir a evasão tributária. Assim, o projeto justifica-se pela necessidade de investimento público voltado para integração do processo de controle fiscal, possibilitando: Melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos; Redução de custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições;

19 19 Fortalecimento do controle e da fiscalização NFS-e O Projeto Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) está sendo desenvolvido de forma integrada, pela Receita Federal do Brasil (RFB) e Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf), atendendo o Protocolo de Cooperação ENAT nº 02, de 7 de dezembro de 2007, que atribuiu a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do Projeto da NFS-e. A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela RFB, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços. Esse projeto visa o benefício das administrações tributárias padronizando e melhorando a qualidade das informações, racionalizando os custos e gerando maior eficácia, bem como o aumento da competitividade das empresas brasileiras pela racionalização das obrigações acessórias (redução do custo-brasil), em especial a dispensa da emissão e guarda de documentos em papel. A geração da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica - NFS-e é feita, automaticamente, por meio de serviços informatizados, disponibilizados aos contribuintes. Para que sua geração seja efetuada, dados que a compõem serão informados, analisados, processados, validados e, se corretos, gerarão o documento. A responsabilidade pelo cumprimento da obrigação acessória de emissão da NFS-e e pelo correto fornecimento dos dados à secretaria, para a geração da mesma, é do contribuinte. A NFS-e será gerada através dos serviços informatizados disponibilizados pela respectiva secretaria municipal de finanças. No intuito de prover uma solução de contingência para o contribuinte, foi criado o Recibo Provisório de Serviços (RPS), que é um documento de posse e responsabilidade do contribuinte, que deverá ser gerado manualmente ou por alguma aplicação local, possuindo uma numeração seqüencial crescente e devendo ser convertido em NFS-e no prazo estipulado pela legislação tributária municipal. Este documento atende, também, àqueles contribuintes que, porventura, não dispõem de infra-estrutura de conectividade com a secretaria em tempo integral, podendo gerar os documentos e enviá-los, em lote, para processamento e geração das respectivas NFS-e.

20 CT-e O Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) é o novo modelo de documento fiscal eletrônico, instituído pelo AJUSTE SINIEF 09/07, de 25/10/2007, que poderá ser utilizado para substituir um dos seguintes documentos fiscais: Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9; Conhecimento Aéreo, modelo 10; Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11; Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27; Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas. O CT-e também poderá ser utilizado como documento fiscal eletrônico no transporte dutoviário e, futuramente, nos transportes Multimodais. Podemos conceituar o CT-e como um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma prestação de serviços de transportes, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte. O Projeto Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) está sendo desenvolvido, de forma integrada, pelas Secretarias de Fazenda dos Estados e Receita Federal do Brasil, a partir da assinatura do Protocolo ENAT 03/2006, de 10/11/2006, que atribui ao Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (ENCAT) a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do Projeto CT-e Outros Projetos Central de Balanços A Central de Balanços brasileira é um projeto integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), em fase inicial de desenvolvimento, que deverá reunir demonstrativos contábeis e uma série de informações econômico-financeiras públicas das empresas envolvidas no projeto.

21 21 As informações coletadas serão mantidas em um repositório e publicadas em diversos níveis de agregação. Esses dados serão utilizados para geração de estatísticas, análises nacionais e internacionais (por setor econômico, forma jurídica e porte das empresas), análises de risco creditício e estudos econômicos, contábeis e financeiros, dentre outros usos. A Central tem como objetivo a captação de dados contábeis e financeiros (notadamente as demonstrações contábeis), a agregação desses dados e a disponibilização à sociedade, em meio magnético, dos dados originais e agregados E-LALUR O objetivo do sistema é eliminar a redundância de informações existentes na escrituração contábil, no Lalur e na DIPJ, facilitando o cumprimento da obrigação acessória. De forma simplificada, o funcionamento do sistema será o seguinte: Ao importar os dados da contabilidade, o e-lalur os converterá para um padrão bastante parecido com o que hoje se informa na DIPJ nas demonstrações contábeis. Para isto, ele utilizará o "Plano de Contas Referencial" informado anteriormente na escrituração contábil digital - ECD. Feita a conversão, eventuais reclassificações ou redistribuições de saldos serão possíveis. O volume destes ajustes dependerá da precisão da indicação do plano de contas referencial na ECD. Além das demais premissas do Sped, o e-lalur tem as seguintes: A rastreabilidade, que diz respeito manter registros das movimentações que resultem em alterações de saldos que irão compor as demonstrações contábeis baseadas no plano de contas referencial. E a coerência aritmética dos saldos da parte B, que é a garantia de que eles estarão matematicamente corretos. Para isto, uma das etapas será a conferência com os saldos do período anterior de e-lalur já transmitido. A cada conferência de saldo, o sistema obterá, também, um extrato (semelhante a um razão) completo de cada conta controlada na parte B. A partir de tais elementos o PGE fará um "rascunho" da Demonstração do Lucro Real, da base de cálculo da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e dos valores apurados para o IRPJ e a CSLL Caso o contribuinte concorde com os valores apresentados, basta assinar o livro e transmiti-lo pela internet. É importante ressaltar que o projeto se encontra em elaboração. Participam dos trabalhos, além da Receita Federal do Brasil, o CFC, Fenacon, contribuintes, entidades de classe, enfim, todos os parceiros.

22 22 2. MECANISMOS DE APOIO AO PROFISSIONAL CONTÁBIL NA GERAÇÃO, AUDITORIA E VALIDAÇÃO DOS DADOS PARA O SPED Para se adequar ao processo é fundamental conhecer o projeto, seus aspectos técnicos e legais. O SPED foi instituído pelo Decreto n , de 22 de janeiro de 2007, faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC ) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. De modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias (livros contábeis, fiscais e notas fiscais) transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores. De forma geral, o SPED tem por objetivo disponibilizar uma maior integração dos fiscos em todas as suas esferas, pois as informações digitais poderão ser facilmente compartilhadas e o seu acesso poderá ser feito de forma muito mais ágil. Outro objetivo do SPED é a racionalização e simplificação das obrigações acessórias, uma vez que atualmente cada um dos entes federativos acaba por criar suas próprias formas de fiscalizar as atividades dos contribuintes, ocasionando assim, multiplicidades de rotinas de trabalhos e muita burocracia e, conseqüentemente, tornando o custo para o cumprimento de obrigações tributárias muito alto. O projeto SPED é composto por três grandes esferas: ECD (Escrituração Contábil Digital), EFD (Escrituração Fiscal Digital) e NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Cada uma destas esferas possui prazos de obrigatoriedade diferentes. Enquanto que a EFD teve seu prazo de entrega prorrogado para setembro de 2009, a ECD mantém sua obrigatoriedade para junho de Já para a NF-e, a obrigatoriedade acontece por ramos de atividades. Para setembro deste ano, são esperados mais de 53 novos ramos, com quantidade estimada para mais de contribuintes. Para não tomar sustos ou ser pego de surpresa, é de suma importância saber se a empresa está obrigada à geração dos arquivos digitais em uma ou mais esferas do projeto SPED: ECD: inicialmente todas as empresas do Lucro Real estão obrigadas a enviar o arquivo eletrônico com as informações de seus livros contábeis. EFD: cada estado tem divulgado em seus portais a lista das empresas obrigadas a enviar o arquivo eletrônico com as informações fiscais em setembro deste ano. NF-e: a obrigatoriedade acontece através de ramos de negócio, divulgados através do portal da NF-e:

23 23 Muitas são as implicações legais para as empresas que não se adaptarem ou não cumprirem as obrigações impostas pelo SPED. As penalidades vão desde multas pela não apresentação de arquivos, até a impossibilidade de emitir notas fiscais de vendas, por exemplo. Além disso, quem não se adaptar às condições do SPED estará incorrendo na violação da Lei 8.137/90, que disciplina os crimes contra a ordem tributária. A não utilização das normas definidas pelo SPED está relacionada ao Art. 1 desta Lei, que considera crime "elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou devia saber falso ou inexato". O SPED prevê benefícios para os contribuintes. Além da simplificação e desburocratização das obrigações acessórias, o uso do SPED permite às empresas a eliminação do uso de papel e a diminuição de despesas com armazenamento físico de arquivos e estimula o comércio B2B (Business to Business) envolvendo a troca eletrônica de arquivos entre empresas, prática cada vez mais comum no mercado. Também haverá aumento da competitividade entre as empresas, com a diminuição da concorrência desleal. Um dos maiores problemas enfrentados pelas empresas é a inobservância de práticas de informatização e organização de suas informações fiscais e contábeis. Desta forma, faz-se necessário que a empresa reveja como andam seus processos de escrituração das informações e se as operações estão claras e objetivas, a fim de que a geração dos arquivos seja feita sem grandes "traumas" à empresa. O contador pode, inclusive, instruir a empresa quanto aos corretos procedimentos a serem adotados. O SPED solicita uma gama imensa e detalhada de informações digitais. Desta forma, todos os cadastros do sistema do contribuinte como o de clientes, por exemplo, deve estar com todas as informações (como CNPJ e Inscrição Estadual) corretas e, mais importante, válidas, pois estas serão alvo de análise por parte da Receita Federal. Além disso, a NF-e é enviada à Receita a cada operação, sendo que qualquer irregularidade implicará no impedimento da operação comercial. É imprescindível, e previsto por lei, que o contribuinte deve dispor de uma série de recursos que permita gerar as informações eletrônicas solicitados pelo Fisco. Um sistema estruturado e integrado, que tenha todas as informações contábeis e fiscais muito bem planejadas, certificação digital adequada, excelente conexão com a Internet e boa estrutura de informática são requisitos fundamentais para se adaptar a nova realidade eletrônica tributária. Muitas empresas, por falta de conhecimento sobre o projeto e sua complexidade, tem deixado para a última hora os trabalhos necessários à adaptação e capacitação para o SPED. A avaliação dos impactos, aquisição das ferramentas necessárias, análise das informações

24 24 necessárias, testes e validação são um processo que pode levar até dois meses para ser concluído. Sendo assim, estar atento aos prazos antecipando-se a obrigatoriedade é fundamental às organizações que não desejam encarar o leão da Receita Federal de frente Empresas fornecedoras de produtos voltados ao SPED Contmatic Phoenix A Contmatic Phoenix é uma empresa especializada no desenvolvimento de softwares administrativos, que oferece ao mercado soluções avançadas para as áreas contábil, fiscal e trabalhista. Fundada em 1987, é pioneira na informatização da escrita fiscal e possui mais de 17 mil clientes, de escritórios contábeis e indústrias a corporações de diferentes setores. A Contmatic Phoenix apresenta o sistema G5 Phoenix totalmente atualizado para a eração completa do arquivo da Escrituração Fiscal Digital. A tecnologia contém o layout emitido pelas normas do Sped fiscal e permite a geração do arquivo eletrônico com apenas um clique. A empresa disponibiliza serviço Legalmatic, que esclarece dúvidas sobre leis, interpretações e entendimentos, de forma rápida e fácil Datasul SPED O objetivo principal do SPED Fiscal e Contábil do Datasul é oferecer segurança e tranqüilidade aos clientes, flexibilizando a geração eletrônica do arquivo eletrônico digital. Por ser desenvolvido em outro módulo e com base de dados própria, O Sped Fiscal está preparado para gerar todos os registros previstos na legislação. Possibilitando inclusive a importação de dados previstos em tabelas especificas ou informações de outros sistemas Alterdata A Alterdata Software já está alinhada às novas determinações do governo sobre o uso do Sistema Público de Escrituração Digital SPED, tanto na Receita Federal como nas Receitas Estaduais. Já foi implementando o importador de Nota Fiscal Eletrônica em seus sistemas.

25 Mastermaq Na posição de empresa pioneira na publicação do 1º livro sobre SPED, tendo realizado mais de 80 palestras e cursos sobre esse assunto, a Mastermaq Softwares, ciente da importância dessa obrigação fiscal para qualquer escritório contábil, criou o site especial WK Testado e aprovado pelo PVA (Programa Validador e Assinador), a solução da WK Sistemas para o SPED Contábil se antecipa às exigências legais colocadas pelo governo e garante segurança e qualidade através de uma solução que automatiza a geração dos livros contábeis em formato digital. Assim, através do WK SPED Contábil, as empresas poderão facilmente adequar-se a esta norma e usufruir de todos os seus benefícios. O WK SPED Contábil desenvolvido e disponibilizado pela WK Sistemas através da solução Radar Empresarial, contempla a substituição da emissão dos livros contábeis Diário, Razão, Balancete, Balanço e DRE (Demonstração de Resultado do Exercício) em um único arquivo digital IOB A IOB acredita que, com todas essas mudanças, é fundamental que o contabilista tenha uma parceira estratégica, que garanta sua segurança na relação com o Fisco, a garantir de uma implementação 100% segura do SPED e preparação sua empresa para essa nova era. Segundo a IOB, através da união entre a inteligência tributária e a mais avançada tecnologia, foi criado o IOB SPED Diagnóstico e Certificação, que conta com um grupo de especialistas da IOB altamente qualificados, que avaliam os procedimentos fiscais, a forma de tributação e a rotina dos departamentos da empresa, identificando inconsistências que produtos eletrônicos não enxergam e recomendando ajustes e adequações sob medida, seguindo os critérios de uma autêntica fiscalização.

26 26 CONCLUSÃO Neste momento, já é possível compreender que o SPED Sistema Público de Escrituração Fiscal é um projeto que precisa ser compreendido por toda a sociedade porque se trata de um instrumento valioso de controle e regras sob o comando do governo federal com lucro que alcançará todas as pessoas, pois ajudará a combater a sonegação fiscal e outras práticas ilegais.além disso, o SPED apresenta-se oportuno, pois vem contribuir com a preservação do meio-ambiente ao reduzir bruscamente o uso do papel. A implementação do SPED terá como resultado a necessidade da utilização de sistemas de informação gerencial nas empresas, já que um de seus pilares é a transmissão informatizada de dados aos órgãos de fiscalização, ampliando a necessidades de um banco de dados de confiança e legal por parte das empresas. Desta maneira, a necessidade de informações confiáveis irá trazer como resultado a diminuição de crimes contra o sistema tributação, já que contradições de dados enviados ao município, Estado e União serão detectadas com mais facilidade, pelo cruzamento de informações contábeis e fiscais com auditoria eletrônica, acabando com informações errôneas às autoridades tributárias, acabando com retrabalhos, reduzindo a utilização de papéis, e outras burocracias, ambiente propício para os contadores exercerem sua função de fato que é auxiliar na gestão dos administradores. E as empresas utilizarão de programas, que tragam soluções e que se adequem em todas as realidades econômicas e operacionais. Outra questão que vem ganhando atenção é o fato de que, para a uso do SPED, é preciso fazer um estudo do custo mais aprofundado de implantação, bem como da provável necessidade de aquisição de sistemas de informação específicos para cada realidade e ainda sobre a visão dos contabilistas quanto à modificação das rotinas dos escritórios de contabilidade. E finalmente não se pode perder o foco que a implementação do SPED deve ser feita de forma que não sacrifique ainda mais as empresas, que são antes de tudo, grandes geradoras de empregos formais, tecnologia, arrecadação e, conseqüentemente, desenvolvimento do país.

27 27 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS Jornal Gazeta Mercantil, edição de março/ acessado em 15/07/ acessado em 15/07/ acessado em 15/07/ acessado em 15/07/ acessado em 15/07/ acessado em 15/07/ acessado em 15/07/ acessado em 15/07/ acessado em 15/07/ acessado em 15/07/2009.

28 28 UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE Anexo I Fonte: Gazeta Mercantil Autor: Rodrigo Corrêa Mathias Duarte O SPED e os reflexos tributários em 2009 O Serviço Público de Escrituração Digital - SPED, que será o instrumento de controle tributário pelos entes públicos responsáveis pela arrecadação, já é exigido no âmbito contábil de algumas empresas que possuem acompanhamento econômico-tributário diferenciado desde janeiro de 2008, em virtude da Instrução Normativa RFB nº. 787, de 19 de novembro de A Instrução Normativa também determina que, a partir de janeiro de 2009, todas as empresas submetidas à apuração dos tributos federais pelo Lucro Real estão obrigadas a adotar a Escrituração Contábil Digital ECD. Dessa forma, as empresas obrigadas à ECD deverão transmitir ao SPED os livros: diário, razão, balancetes diários, balanços, diário com escrituração resumida, diário auxiliar e razão auxiliar. O arquivo digital deve ser elaborado pelas empresas, utilizando-se dos seus próprios recursos, baseado em um layout de um plano de contas referencial, constante do anexo único da mencionada instrução normativa e também deve ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), que realiza a validação do conteúdo, assinatura digital, transmissão e possibilita a visualização e backup da escrituração. Quanto à implantação do SPED contábil, especula-se muito a questão da necessidade da informática quanto ao sistema que realize a integração dos dados em conformidade com o layout exigido pelo Plano de Contas Referencial. Porém, a questão não se resume estritamente à informática. Existe um ponto importantíssimo referente ao Plano de Contas Referencial. Este foi criado pela equipe técnica que desenvolveu o SPED contábil, visando uniformizar as informações contábeis das empresas que utilizarem a ECD. Ou seja, as empresas podem adotar o Plano de Contas Referencial na sua escrituração contábil ou utilizar seu próprio plano de contas. Mas, para

29 29 transmitir o ECD, terão que adaptar as informações de suas contas contábeis ao Plano Referencial. Assim, é possível observar que as informações prestadas ao SPED contábil, utilizando-se o Plano de Contas Referencial, possibilitarão aos órgãos da administração pública responsáveis pela arrecadação tributária visualizar de forma consolidada as informações contábeis e financeiras da empresa, ou seja, as informações terão um padrão para que a fiscalização tributária possa ser processada por sistema digital. Dessa maneira, com os dados consolidados de forma a permitir que o Fisco possa verificar a lógica das contrapartidas e realizar o cruzamento de dados como receitas, custos, despesas, estoque e outros pontos relevantes, certamente as empresas que possuírem inconsistências quanto aos saldos das contas contábeis ou que apresentarem declarações tributárias que por força de raciocínio lógico divergirem do suposto tributo que seria devido em virtude dos dados transferidos ao SPED contábil, poderão sofrer a exigência tributária sem que a fiscalização tenha que dirigir-se à empresa ou sem que seja solicitado qualquer documento. Para que seja possível melhor compreensão acerca da dimensão da questão, vale citar como exemplo dos reflexos tributários que Secretaria da Receita Federal do Brasil, realizando a verificação dos custos, despesas e receitas especificadas no Plano de Contas Referencial e visualizadas no SPED contábil, certamente conseguirá identificar os valores devidos quanto ao Imposto de Renda, Contribuição Sobre o Lucro Líquido (CSLL), Contribuições ao Programa de Integração Social (PIS) e Contribuição ao Financiamento da Seguridade Social (Cofins). Ou, mesmo que não seja o valor específico, o Fisco conseguirá chegar muito próximo do valor dos tributos devidos. Assim, caso a empresa apresente suas declarações dos tributos devidos (DACON, DIPJ, DCTF etc.) com valores muito distintos dos que seriam devidos, a Receita Federal identificará onde se encontra a inconsistência dos valores. Ou seja, saberá se a empresa excluiu valores do faturamento da base de cálculo, se foram aproveitados créditos em percentual considerado elevado na apuração do PIS e da Cofins não-cumulativos, se foram realizadas adições à menor, ou deduções, exclusões e compensações em valores considerados elevados na Base de Cálculo do IRPJ e CSLL. Em uma análise mais detalhada, pelo descritivo nos livros Diário e Razão, também será possível identificar custos lançados inadequadamente, despesas custeadas não pertencentes à empresa e outros pontos que podem gerar exigências tributárias e a aplicação de penalidades.