S1SF SINAl. COLE Dir ora x tiva Naci nal do SEST SENAT INSTRUÇÃO SERVIÇO IS-DEX/SEST/SENAT N. 015/2017. Dispõe sobre o

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1 S1SF SINAl 4rendizaqem do Transporte INSTRUÇÃO DE SERVIÇO IS-DEX/SEST/SENAT N. 015/2017 Dispõe sobre o de de e Conipliance no SEST SENAT. Manual Atuação da Área Corporativa Normas de Governança âmbito O Departamento Executivo do SEST e do Aprendizagem do Transporte SENAT, representado por sua Diretora Executiva Nacional. NICOLE GOULART, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo ATO PRE-CN/SEST/SENAT/N. 110/15, do INSTRUI: Art. 1 Quanto à aprovação do Manual de Normas de Atuação da Área de Govemança Corporativa e Compliance, a ser aplicado no âmbito do SEST SENAT. 2 Quanto ao estabelecimento de regras de atuação da área de Govemança Corporativa e Compliance do SEST SENAT. visando assegurar a aderência dos procedimentos adotados à legislação vigente, às normas e regras estabelecidas pelos Órgãos de Controle, às Políticas e Nonnas Internas e às melhores práticas de mercado. Art. Art. 3 Esta Instrução de Serviço entra em vigor nesta data, revogandose quaisquer disposições em contrário. Brasília, 07 de abril de COLE Dir ora x tiva Naci nal do SEST SENAT SAUS Ouadra 1, Bloco U - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasflia-OF - Tel.: (61) Fax: (61) CEP: Fale com o SEST SENAT:

2 S Es,w Aprendizaqem do Transporte SUMÁRIO Objetivo 3 Relevância do Documento para Demonstrações Financeiras e Riscos 3 Empresas/áreas envolvidas 3 Descrição da Norma 3 1. Atuação da área de Governança Corporativa e Compliance Objetivos da área Canais de comunicação Avaliação de fornecedores e terceiros Aderência às normas e leis Gerenciamento de Riscos e Controles - GRC Emissão de relatório e plano de ação para correção de não conformidades Assunção de riscos pela área em análise FolIow-Up dos pontos de Compliance Prazos de relatório e plano de ação Prorrogação do prazo de implementação 8 Referências 8 Áreas aprovadoras 8 Informações de apoio 8 do 2 SAUS Quadra 1, Bloco J - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasilia-DF - Tel.: (61) Fax: (61) CEP: Fale com o SEST SENAT:

3 Todas S Aprendizagem do Transporte Objetivo Estabelecer as regras de atuação da área de Governança Corporativa e Compliance do SEST SENAT, visando assegurar a aderência dos procedimentos adotados à legislação vigente, às normas e regras estabelecidas pelos Órgãos de Controle, às Politicas e Normas internas e às melhores práticas adotadas pelo mercado. Relevância do Documento para Demonstrações Financeiras e Riscos Reputacional (RR) Legal Empresas/áreas envolvidas as áreas e Unidades Operacionais do SEST SENAT. Descrição da Norma 1. Atuação da área de Governança Corporativa e Compliance 1.1 Objetivos da área Assegurar que os procedimentos adotados estejam em conformidade com as políticas e normas internas, a legislação e as melhores práticas executadas pelo mercado Atuar como consultor e orientador para todas as áreas e Unidades, quer seja sob demanda específica quer em ifinção dos trabalhos realizados no dia a dia Estabelecer e observar o cumprimento do Código de Ética e Conduta do SEST SENAT a fim de assegurar a conformidade com os procedimentos internos e a legislação com os padrões e as boas práticas Monitorar continuamente a reputação, idoneidade e conformidade de fornecedores e prestadores de serviço com o Código de Ética e Conduta do SEST SENAT Coordenar, fiscalizar e controlar a utilização da Sala do Fornecedor, monitorada 24 horas por dia Propor campanhas de conscientização e treinamentos para os colaboradores do SEST SENAT que incentivem boas práticas corporativas, conforme o Código de Ética e Conduta, incluindo ações que revelem a importância da publicidade, assim como a salvaguarda de informações Estabelecer e operar o canal de denúncia Fale com o Conzpliaizce, para que sejam registrados eventuais relatos de desvios de conduta e atos de corrupção em ações das instituições, provenientes de colaboradores e fornecedores do SEST SENAT, garantindo a confidencialidade e o anonimato da denúncia Criar ações que estimulem os colaboradores a utilizar o canal de d núnc as Fale com o Compliance do SEST SENAT. jco(e t anaciqfl do 1SEST ENAT 3 SAUS Quadra 1, Bloco Y - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasflia-DF - Tel.; (61) Fax: (61) CEP: Fale com o SEST SENÂT:

4 SESF SENAT Aprendizagem do Transporte Apurar a veracidade das denúncias, garantindo ao denunciado ampla defesa, podendo solicitar ao denunciado e à Diretoria Executiva Nacional do SEST SENAT a apresentação de documentos Acompanhar a conduta dos empregados, em especial quanto ao comportamento e enriquecimento ilícito Recomendar à Direção do SEST SENAI, em casos comprovados de descumprimento do Código de Ética e Conduta ou de práticas ilegais, a aplicação de punições conforme o referido Código e1ou o encaminhamento do caso às autoridades competentes, conforme o caso. 1.2 Canais de comunicação A área de Governança Corporativa e Conipliance é responsável por gerir os canais de comunicação, compliance(sestsenat.org.br e , os quais estarão disponíveis para receber informações, denúncias e sugestões sobre o Código de Ética e Conduta e as Políticas Anticorrupção, Conheça seu Fornecedor e Conheça seu Funcionário, quer sejam do público interno quer sejam do público externo O SEST SENAT garante o sigilo absoluto para a pessoa que comunicar o evento e impedirá qualquer tentativa de retaliação e intimidação contra qualquer pessoa da Instituição Toda denúncia sobre desvios de conduta, fraudes, corrupção, conflitos de interesse, ou qualquer não conformidade em relação ao Código de Ética e Conduta e/ou cumprimento da legislação serão devidamente apuradas pela área de Governança Corporativa e Compliance, que poderá solicitar apoio à Auditoria nas investigações e nos trabalhos de levantamento Após a conclusão dos trabalhos, a área de Governança Corporativa e Compliance emitirá um relatório específico sobre o evento e o encaminhará ao Presidente dos Conselhos Nacionais do SEST SENAT e à Diretoria Executiva Nacional As medidas disciplinares que forem definidas serão enviadas à Diretoria Executiva Nacional para as providências necessárias. 1.3 Avaliação de fornecedores e terceiros A área de Governança Corporativa e Compliance é responsável por avaliar a reputação e idoneidade dos fornecedores e terceiros prestadores de serviços Para tanto, a área de Governança Corporativa e Compliance utilizará técnicas próprias para levantar o histórico do fornecedor/terceiro. Além disso, os fornecedores e terceiros receberão uma cópia do Código de Ética e Conduta e da Política Anticorrupção e deverão responder um questionário específico de Co ance sobre procedimentos anticorrupção, além de declararem que leram, comp ende m e estão SAUS Quadra 1, Bloco 4i - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasflia-DË - Tel.: (61t Fax: (61) CEP: Fale com o SEST SENAT:

5 SEST SENAF Aprendizaqem do Transporte em conformidade com o Código de Ética e Conduta do SEST SENAT A área de Governança Corporativa e Compliance é responsável por supervisionar o uso da Sala do Fornecedor, cujo monitoramento ocorre 24 horas por dia, e utilizará técnicas específicas para realização do seu trabalho Todos e quaisquer eventos de não conformidade ou suspeita de fornecedor inidôneo deverão ser apurados pela área de Govemança Corporativa e Conipliance e deverão ser devidamente documentados. A área de Governança Corporativa e Compliance poderá solicitar apoio da Auditoria Interna nos trabalhos de apuração Após a conclusão da avaliação, será emitido um relatório sobre os fatos apurados e as respectivas recomendações, sendo encaminhado à Diretoria Executiva Nacional e à Presidência. 1.4 Aderência às normas e leis A área de Governança Corporativa e Conipliance pode realizar, a qualquer momento e em qualquer área ou Unidade, testes de aderência às Políticas, Normas Internas, Leis ou qualquer normativo ao qual o SESI SENAT esteja submetido Ao final dos testes, todas as não conformidades deverão ser documentadas e descritas em relatórios próprios. 1.5 Gerenciamento de Riscos e Controles - GRC A gestão de Riscos e Controles está a cargo da área de Governança Corporativa e Compliance e a metodologia utilizada está baseada no COSO Comrnittee of Sponsoring Organizations of the Treadway C ornmission e COBIT Control Objectives for JnJbrmation and Related Technology Os levantamentos dos Riscos e Controles serão baseados em trabalhos suportados pela metodologia de CRSA Contrai and Risk SelfAssessrnent Os procedimentos e detalhes do trabalho de GRC serão descritos em norma própria. 1.6 Emissão de relatório e plano de ação para correção de não conformidades As não conformidades apuradas durante os trabalhos de compliance serão classificadas em função do seu potencial de perda financeira ou de dano à imagem e reputação do SEST SENAT, bem como em relação à sua probabilidade e ao prazo de ocorrência. A classificação de risco obedecerá à seguinte gradua( Alto; Médio; gçwok OU TE Baixo. 39 J setlt SAUS Quadra 1, Bloco J - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasilia-DE - Tel.: (61) Fax: (61) CEP: Fale com o SEST SENAT: qbr 5

6 SESF SENAT Serviço Sodal do Transporte Aprendizagem do Transporte O relatório de Compliance acerca dos trabalhos executados é gerado após a reunião de encerramento com o responsável da área e encaminhado à Diretoria Executiva Nacional e ao Presidente O destinatário do relatório é responsável por manifestar-se formalmente sobre o conteúdo disposto e encaminhar os planos de ação necessários à correção das não conformidades identificadas O responsável pela área deverá se manifestar no prazo de 10 (dez) dias úteis sobre o plano de ação para correção das deficiências identificadas. Caso não ocorra a manifestação por parte do responsável nesse prazo estipulado, a área de Govemança Corporativa e Conipliance poderá conceder um prazo adicional de 5 (cinco) dias úteis para resposta. Persistindo a situação de não manifestação, o(a) Diretor(a) Executivo(a) Nacional e o(a) Presidente serão devidamente informados Os planos elaborados devem descrever, de forma clara e objetiva, as ações cujas implantações mitigarão as não conformidades identificadas, com a indicação dos responsáveis por sua implantação e as datas previstas para conclusão A área de Govemança Corporativa e Compliance tem a prerrogativa de aceitar ou não os planos de ação apresentados pelas áreas. Nota: Em caso de não concordância, o fato deve ser comunicado à área em questão e será concedido o prazo adicional de 5 (cinco) dias úteis, contados a partir da comunicação da reprovação do plano de ação, para envio de novos planos Planos de ação com prazos superiores aos estabelecidos no item 1.9 adiante devem ser justificados e apresentados com cronogramas, os quais serão submetidos à aprovação pela Diretoria Executiva Nacional e pelo Presidente. 1.7 Assunção de riscos pela área em análise Para a solicitação de assunção de riscos pela não implementação de solução para as não conformidades apontadas pela área de Govemança Corporativa e Compliance, o principal executivo da área deve apresentar justificativa, por escrito, ao Conipliance A área de Govemança Corporativa e Compliance deve emitir parecer sobre a solicitação e, quando aplicável, recolher a opinião das Coordenações de Conformidade Legal e da Auditoria Interna. Após isso, deve submeter a solicit - para aprovação da Diretoria Executiva Nacional e apresentar ao Presidente. 1.8 FoIIo -Up dos pontos de Compliance Até a data prevista de implementação das ações corretivas, a área em análisfr deve encaminhar as evidências necessárias à área de Govemança Corpor4iva e Compliance. Caso essas evidências não sejam enviadas, a área de Govenança Corporativa e Compliance deve encaminhar um de cobrança ao(à) Diritor(a) Executivo(a) e ao gestor responsável. SAUS Quadra 1, Bloco.1 - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasilia-DF - Tel.: (61) Fax: (61) CEP: Fale com o SEST SENAT:

7 SEsr Aprendizagem do Transporte Os testes para avaliação da efetividade da implementação dos planos de ação devem ser realizados a critério da área de Govemança Corporativa e Compliance. Nota: Caso o plano de ação implementado seja reprovado, a área em análise terá prazo de 10 (dez) dias úteis para apresentar o complemento. Decorrido esse prazo, a área de Govemança Corporativa e ( ompliance deve comunicar o vencimento/atraso na implementação do plano de ação ao principal executivo da área, à Diretoria Executiva Nacional e ao Presidente. 1.9 Prazos de relatório e plano de ação Os prazos para emissão do relatório de Compliance, elaboração e aceitação dos planos de ação para correção das não conformidades, bem como para implemenlação destes, são os seguintes: Atividade Prazo Prazo adicional Emissão do relatório de Conipliance após a (tres) dias uteis Nao ha reumao de fechamento dos trabalhos 5 (cinco) dias úteis (a Elaboração e encaminhamento dos planos de critério da área de ação pelas áreas responsáveis para correção das 10 (dez) dias úteis Govemança não conformidades Corporativa e Compliance) Aceitação ou recusa pela área de Govemança (tres) dias uteis Nao ha Corporativa e Conzphance dos planos de açao Prazo adicional no caso de planos de ação não -... (cinco) dias uteis Nao ha aceitos - - Conforme cada Conforme cada Prazo para implementaçao dos planos de açao situaçao situaçao 20 (vinte) dias úteis, Não conformidade de risco alto contados desde a 10 (dez) dias úteis emissão do relatório 40 (quarenta) dias Não conformidade de risco médio úteis, contados desde a 10 (dez) dias úteis emissão do relatório 60 (sessenta) dias Não conformidade de risco baixo úteis, contados desde a 10 (dez) dias úteis emissão do relatório ÕbsDaso não seja possível a implantação de planos de ação nos prazos acima estipulados, em função da sua complexidade (por exemplo: desenvolvimento/aquisição de sistemas), a área deverá implantar ações que mitiguem os riscos (por exemplo: dupla conferência, conciliaçõe em pra os mais curtos) dentro dos prazos estipulados e definir planos de ação mais longos c m soluç es definitivas. 7 SAUS Quadra 1, Bloco ij - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasflia-DF - Tel.: (61) Fax: (61) CEP: Fale com o SEST SENAT:

8 SES1 SENAT Aprendizaqem do Transporte 1.10 Prorrogação do prazo de implementação Os planos de ação de não conformidades apontadas pela área de Govemança Corporativa e Compliance, com nível de risco alto, somente poderão ser prorrogados com aprovação do Presidente Para planos de ação com nível de risco médio ou baixo, é permitida uma única prorrogação da data de implementação de até 15 (quinze) dias úteis, e a solicitação de prorrogação deve ser encaminhada à área de Govemança Corporativa e Compliance que dará ciência das prorrogações à Diretoria Executiva Nacional e ao Presidente. Referências -N/A Áreas aprovadoras Coordenação de Compliance Informações de apoio -N/A Grupo Referência Manual de Normas Govemança Corporativa e Conipliance Assunto Compliance - Titulo Atuação da Área de Governança Corporativa e Compliance Criação 10/04/2017 Alteração - Versão SAUS Quadra 1, Bloco U - Ed. Confederação Nacional do Transporte - Brasflia-DF - Tel.: (61) Fax: (61) CER: Fale com o SEST 5ENAT; a