AJUDA BIENAL FUNDACIÓN MAPFRE PARA ARQUIVOS HISTÓRICOS DE ESPANHA, PORTUGAL E AMÉRICA LATINA. Instituto de Cultura CONVOCATÓRIA

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1 AJUDA BIENAL FUNDACIÓN MAPFRE PARA ARQUIVOS HISTÓRICOS DE ESPANHA, PORTUGAL E AMÉRICA LATINA II CONVOCATÓRIA Instituto de Cultura

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3 Índice 4 Objetivo da Convocação 4 Destinatários 4 Conteúdo dos projetos 5 Prazo para execução dos projetos 5 Critérios de avaliação dos projetos 6 Valor da Ajuda e financiamento dos projetos 8 Documentação obrigatória 9 Apresentação dos projetos 10 Resultado da Convocação e divulgação dos projetos selecionados 10 Formalização da colaboração e pagamento das ajudas concedidas 11 Obrigações das entidades recebedoras das ajudas e acompanhamento dos projetos 12 Divulgação e visibilidade 13 Disposições finais 3

4 Bases da convocação 1. Objetivo da Convocação A FUNDACIÓN MAPFRE, de acordo com o seu objetivo de fomentar a divulgação da Cultura, as Artes e as Letras, decidiu promover, com caráter bienal e através do seu Instituto de Cultura, a AJUDA FUN- DACIÓN MAPFRE PARA ARQUIVOS HISTÓRICOS DA ESPANHA, PORTUGAL E AMÉRICA LATINA. 2. Destinatários Poderão optar pela Ajuda os arquivos e outras instituições, públicas e privadas, depositárias de fundos ou coleções documentais de caráter histórico e de interesse para a pesquisa da história de países da América Latina, Portugal e Espanha. Como fundos ou coleções documentais serão considerados todos os documentos que, de acordo com as respectivas legislações arquivísticas nacionais, tenham passado a fazer parte dos arquivos históricos, quer sejam de caráter textual, iconográfico, cartográfico, fotográfico, sonoro, audiovisual ou informático. Cada entidade solicitante poderá apresentar apenas um único projeto para esta Convocação. 3. Conteúdo dos projetos Os projetos apresentados poderão versar sobre os seguintes aspectos: Conservação, restauração e proteção de documentos. Elaboração de instrumentos descritivos (guias, inventários, catálogos). Divulgação de instrumentos descritivos, através de publicações impressas ou eletrônicas. 4

5 Divulgação das atividades do arquivo e qualquer aspecto relacionado com a função social dos arquivos. 4. Prazo para execução dos projetos Os projetos que forem beneficiados pela Ajuda deverão ser desenvolvidos dentro do período compreendido entre os dias 1 de novembro de 2013 e 1 de novembro de 2014, tendo, em qualquer caso, um prazo máximo de execução de 12 meses. Quando a dimensão do projeto ou outras circunstâncias o fizerem necessário, a ajuda poderá ser prolongada por um período máximo de 3 meses, mediante solicitação prévia feita por escrito pela instituição beneficiária. 5. Critérios de avaliação dos projetos Nos projetos apresentados serão avaliados entre outros, e preferencialmente, os seguintes critérios: Relevância histórica e documental dos fundos objeto do projeto. Contribuição do projeto para o conhecimento do conjunto das coleções documentais da instituição solicitante. Contribuição do projeto para o conhecimento do patrimônio histórico documental do país sede da instituição solicitante. Qualidade técnica do projeto (formulação de objetivos claros e definidos; coerência com a trajetória da instituição; cronograma detalhado das atividades e fases do projeto, etc.). Viabilidade técnica, econômica e de gestão do projeto. 5

6 Orçamento detalhado e coerente, com uma relação equilibrada entre os recursos empregados e os resultados previstos. Previsão de um plano de divulgação do projeto e visibilidade da participação da FUN- DACIÓN MAPFRE na sua consecução. 6. Valor da Ajuda e financiamento dos projetos A Ajuda consiste em uma contribuição máxima de trinta e cinco mil euros ( ) e poderá ser atribuída a mais de um projeto. No caso de serem selecionados dois ou mais projetos, a decisão do Júri determinará a quantia específica a ser entregue a cada um deles. Os projetos apresentados deverão, obrigatoriamente, contemplar um financiamento adicional oferecido pela própria instituição solicitante como complemento àquele requerido como Ajuda. O valor da Ajuda concedida não poderá, em nenhum caso, ser superior a 75% do custo total do projeto. Serão descartadas as solicitações que não contemplarem um financiamento adicional e aquelas em que o valor solicitado exceder os trinta e cinco mil euros ( ). Os recursos oferecidos ao projeto pela própria entidade solicitante ou por outras instituições ou entidades deverão ser comprovados de maneira fidedigna. Para efeito desta Convocação, são consideradas despesas financiáveis os custos relacionados diretamente com o desenvolvimento do projeto: Materiais e suprimentos. Equipamentos. Honorários de especialistas (técnicos em restauração e/ou conservadores, fotógra- 6

7 fos, documentalistas, historiadores, etc.) não constantes na folha de pagamento da instituição solicitante e cujos serviços sejam especificamente necessários para a realização do projeto. Custos de transporte e estadia dos especialistas assinalados no item anterior. Despesas de transporte e seguro dos documentos objeto da Ajuda, na hipótese de, como parte das ações do projeto, terem de ser transferidos da instituição beneficiária da Ajuda. Despesas derivadas das ações de comunicação e divulgação (elaboração de catálogos impressos ou eletrônicos, atividades expositivas, etc.) das coleções ou fundos objeto da Ajuda. Despesas administrativas e de gestão diretamente relacionadas com o projeto, sempre que não superarem 10% do valor solicitado. De um modo geral, serão consideradas despesas não financiáveis: Despesas correntes da manutenção e funcionamento da entidade solicitante. Amortização de operações de crédito, despesas ou custos financeiros. Despesas de aquisição, construção ou reforma de imóveis e despesas com instalações. Despesas sob o conceito de diárias, estadias e viagens da equipe responsável pelo projeto quando se tratar de pessoas integrantes da folha de pagamento da instituição solicitante. Despesas derivadas da organização e/ou participação em congressos, seminários, jornadas e similares. 7

8 7. Documentação obrigatória As entidades solicitantes deverão detalhar os seus projetos no Formulário de Solicitação disponível no site da FUNDACIÓN MAPFRE ( através do qual serão realizados todos os trâmites da solicitação. Junto com o formulário, os solicitantes deverão anexar, obrigatoriamente, a seguinte documentação: Carta solicitando a participação na Convocação, assinada pelo representante legal da entidade. Memorial descritivo do projeto para o qual a Ajuda é solicitada, com uma extensão máxima de 10 páginas, incluindo, entre outras informações consideradas de interesse: uma descrição, o mais detalhada possível, dos fundos documentais objeto do projeto; os meios necessários para a realização do projeto; o orçamento do projeto, em euros, detalhado por conceitos e onde se especifique o custo total do projeto e o valor solicitado como Ajuda. Currículo profissional dos membros integrantes da equipe de trabalho encarregada do desenvolvimento do projeto. Declaração que respalde expressamente o cofinanciamento declarado no projeto. Relação das ajudas econômicas recebidas nos dois últimos anos, provenientes de entidades públicas ou privadas, para o desenvolvimento de projetos relacionados com as atividades habituais da instituição ou, se for o caso, declaração de não ter recebido nenhuma ajuda dessa natureza no período indicado. 8

9 8. Apresentação dos projetos Tanto o formulário de solicitação como a documentação requerida deverão ser apresentados através do site entre os dias 1 de junho e 15 de setembro de No caso da documentação obrigatoriamente exigida, eles deverão ter a seguinte denominação e conteúdo: Arquivo 1: Carta solicitando a participação nesta Convocação assinada pelo representante legal da entidade. Arquivo 2: Formulário de solicitação. Arquivo 3: Memorial descritivo do projeto. Arquivo 4: Currículo profissional dos integrantes da equipe responsável pelo desenvolvimento do projeto. Arquivo 5: Declaração que respalde expressamente o cofinanciamento declarado no projeto. Arquivo 6: Relação das ajudas econômicas recebidas pela instituição solicitante nos dois últimos anos, provenientes de entidades públicas ou privadas, para o desenvolvimento de projetos relacionados com as atividades habituais da instituição ou, se for o caso, declaração de não ter recebido nenhuma ajuda dessa natureza no período indicado. Arquivo 7: Qualquer outra documentação que a instituição solicitante julgue relevante anexar. Os documentos deverão estar em um dos seguintes formatos eletrônicos: DOC (Ms Word), TXT (formato de texto), PDF (formato de documento portátil), XLS (formato de Excel). 9

10 9. Resultado da Convocação e divulgação dos projetos selecionados Os projetos recebidos dentro do prazo e que cumpram com os requisitos estabelecidos nestas bases serão avaliados por um júri integrado pelos responsáveis pela FUNDACIÓN MAPFRE e reconhecidos especialistas em arquivologia e pesquisa histórica do âmbito dos países destinatários da Ajuda. O resultado será tornado público durante o mês de outubro de 2013 e será inapelável. A decisão será comunicada a cada um dos participantes desta Convocação, independentemente do resultado da mesma, por correio eletrônico. Caberá à FUNDACIÓN MA- PFRE divulgar, do modo que considerar conveniente, a concessão das ajudas às entidades selecionadas. Os projetos apresentados nesta Convocação, que não forem objeto de ajuda e que não forem reclamados formalmente serão destruídos no prazo de um mês contado a partir da data de publicação do resultado. 10. Formalização da colaboração e pagamento das ajudas concedidas As Ajudas serão pagas em três parcelas: 40% na concessão na ajuda, 30% ao terminar o sexto mês da concessão da Ajuda, mediante a apresentação prévia por parte da entidade beneficiada de um relatório dos trabalhos realizados até essa data; e os 30% restantes no final do projeto, mediante a apresentação prévia por parte da entidade beneficiada de um Relatório final que descreva a totalidade das ações realizadas e os resultados do projeto. À exceção do primeiro, os demais pagamentos serão efetuados mediante a apresentação prévia de um relatório do coordenador designado pela FUNDACIÓN MAPFRE para o acompanhamento dos projetos. 10

11 O valor das ajudas concedidas será pago mediante transferência para a conta bancária determinada por cada entidade e que, necessariamente, deverá estar vinculada ao nome completo da entidade recebedora da ajuda. 11. Obrigações das entidades recebedoras das ajudas e acompanhamento dos projetos As entidades beneficiárias comprometem-se a executar o projeto apresentado. A FUNDACIÓN MAPFRE designará para o projeto uma pessoa que realizará as funções de coordenador, supervisionando o bom desenvolvimento do mesmo. A entidade recebedora da ajuda compromete-se a responder a todas as questões referentes ao projeto e à sua execução que venham a ser solicitadas pela FUNDACIÓN MAPFRE. O descumprimento desse requisito poderá ocasionar a suspensão da ajuda pelo tempo que a FUNDACIÓN MAPFRE considerar oportuno, ou, inclusive, o cancelamento da mesma. Uma vez iniciado o trabalho, serão causas de cancelamento da Ajuda: O descumprimento de alguma das bases aqui especificadas. A suspensão injustificada dos trabalhos por um período de tempo superior a 2 meses. A consideração, por parte da FUNDACIÓN MAPFRE, de que existe a impossibilidade de terminar o projeto satisfatoriamente. A falsidade de algum dos dados apresentados. A constatação de que o projeto objeto da Ajuda tem sido desenvolvido, total ou parcialmente, anteriormente a obtenção da Ajuda. 11

12 Em caso de cancelamento da Ajuda, a FUNDACIÓN MAPFRE reserva-se o direito de solicitar a devolução das quantias pagas. 12. Divulgação e visibilidade Como reconhecimento pela colaboração proporcionada, as entidades beneficiárias deverão fazer constar, de maneira expressa, em toda a documentação, informação e publicidade sobre o projeto objeto da Ajuda a colaboração da FUNDACIÓN MAPFRE, através do seu Instituto da Cultura. A título de exemplo, e sem prejuízo de outras possibilidades, essa colaboração deverá constar em: relatórios de atividades (impressas ou divulgadas em suporte eletrônico), site da instituição beneficiária, materiais impressos (catálogos, folhetos, etc.) diretamente relacionados com o projeto, notas de imprensa, etc. As atividades de divulgação que a entidade solicitante tenha previsto desenvolver deverão ser explicadas no formulário de solicitação, na seção para esse fim destinada. A fim de garantir o uso adequado da imagem da FUNDACIÓN MAPFRE, qualquer uso da mesma deverá ser previamente consultado com a FUNDACIÓN MAPFRE. No término do projeto, e junto com o Relatório final de resultados, a instituição beneficiária deverá apresentar um resumo do trabalho, em forma de artigo. A FUNDACIÓN MAPFRE reserva-se a propriedade e livre disposição desse resumo que, com o devido reconhecimento da autoria, poderá ser publicado pela FUNDACIÓN MAPFRE na sua revista La Fundación, em formato eletrônico em seu site ou em qualquer outra forma que considere conveniente. 12

13 13. Disposições finais A participação na presente Convocação implica na plena aceitação das suas bases e da decisão, que será inapelável, assim como dos requisitos que a FUNDACIÓN MAPFRE estabelecer, em cada caso, para o acompanhamento dos projetos selecionados. Em caso de descumprimento das mesmas, a FUN- DACIÓN MAPFRE, através de seu Instituto de Cultura, reserva-se o direito de proceder como julgar pertinente, podendo solicitar, inclusive, a devolução dos valores já pagos. A realização dos projetos e a sua titularidade serão de exclusiva responsabilidade da entidade beneficiária. Serão excluídas da presente Convocação as solicitações que não estiverem em conformidade com as bases, que apresentem falhas na documentação ou cujo formulário de solicitação não tiver sido preenchido em todas as suas seções. A concessão e aceitação da Ajuda, assim como o desenvolvimento dos trabalhos que façam parte do projeto apresentado, não implicam em nenhuma relação de trabalho com a FUNDACIÓN MAPFRE. Os interessados autorizam o processamento dos dados pessoais voluntariamente fornecidos através do correspondente Formulário e a atualização dos mesmos, com a finalidade de administrar a concessão das ajudas a que esta Convocação se refere e ao envio de informação sobre as atividades da FUNDACI- ÓN MAPFRE, inclusive através de meios eletrônicos. Para a avaliação das candidaturas à referida ajuda e sua concessão, também aceitam que seus dados possam ser cedidos a outras pessoas físicas ou jurí- 13

14 dicas com as quais a FUNDACIÓN MAPFRE mantenha acordos de colaboração, respeitando, em qualquer caso, a legislação espanhola sobre proteção de dados de caráter pessoal e sem necessidade que lhe seja comunicada a cada cessão efetuada aos mencionados cessionários. Todos os dados serão tratados com absoluta confidencialidade, não estando acessíveis a terceiros para finalidades diferentes daquelas autorizadas. O arquivo criado encontra-se nas instalações da MA- PFRE Servicios de Informática sob a supervisão e controle da FUNDACIÓN MAPFRE, Paseo de Recoletos Madri, que assume a adoção das medidas de segurança técnica e organizativa para proteger a confidencialidade e integridade da informação, de acordo com o estabelecido na Lei Orgânica espanhola 15/1999, de 13 de dezembro, de Protección de Datos de Carácter Personal e demais legislação aplicável, e perante a qual o titular dos dados poderá exercer seus direitos de acesso, retificação, oposição e cancelamento mediante comunicação escrita dirigida ao endereço anteriormente indicado. Finalmente, os interessados poderão se opor ao tratamento dos dados de caráter pessoal para finalidades anteriormente indicadas distintas da gestão da ajuda solicitada, comunicando-o por escrito à FUN- DACIÓN MAPFRE. 14

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16 Paseo de Recoletos, Madrid Telf. Tel. (34)

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