EMP M RE R SA A DE D SAN A E N AM A E M NT N O T DE D M A M T A O T GRO R SSO DO D SUL U L S.A.

Transcrição

1 . REGRAS E FORMATAÇÃO DO RELATÓRIO DE GESTÃO GEDES

2 . 1. Construir frases na ordem direta (Ex.: Ordem Direta : Os processos são mantidos por 18 meses no mínimo; Ordem indireta ou inversa: São os processos mantidos por, no mínimo, 18 meses em arquivo morto); 2. Preferir frases curtas e se possível afirmativas para facilitar o entendimento; 3. Usar preferencialmente o verbo no presente do indicativo. No caso da descrição de etapas de um processo, usar o infinitivo (numerar, mexer, usar), colocando-o no início da frase; 4. Utilizar sempre que possível os termos técnicos; 5. Fazer uso do estilo impessoal e nunca empregar pronomes de primeira pessoa, comoeu,nós,meu,nosso 6. Evitar o uso de abreviaturas e siglas, que só se justificam quando as palavras ou expressões correspondentes aparecerem muito repetidamente. Se isso ocorrer, na primeira vez que for empregada, o significado deve vir logo a seguir, separado por hifens; 7. Evitar o uso de estrangeirismos e gírias; 8. Evitar o emprego de etc. Seu significado deve ser sempre explicado (Ex.: ouro, prata e outros metais preciosos);

3 1. Colocar palavras inespecíficas na descrição. Ex.:... deve identificar adequadamente o documento. (Adequadamente, como?) Essa forma é encontrada em normas, que são mais gerais, para que sejam adaptadas à realidade de cada empresa ou departamento; 2. Usar linguagem não condizente com a cultura da organização. (muito difícil ou não usual); 3. Construir frases na ordem inversa. (São os processos mantidos por, nomínimo,18mesesemarquivomorto. Emvezde:Os processossão mantidos por 18 meses no mínimo...); 4. Exagerar no uso de maiúsculas, negritos, sublinhas para chamar a atenção do leitor; 5. Usar nomes comerciais ou termos arcaicos ou coloquiais.

4 1. De um a dez, escreva os números por extenso; a partir de 11, inclusive, em algarismos: dois amigos, seis operadores, 11 jogadores, 18 pessoas. Exceção: cememil. 2. Não inicie orações com algarismos, mas pode escrever o número por extenso: Dezoito pessoas feriram-se no acidente. Sempre que possível, porém, mude a redação para não ter de escrever o número por extenso. Exceção: títulos podem começar com algarismos. 3. Escreva os algarismos, de em diante, com ponto: 1.237, , , , , etc. Exceção. Na indicação de anos não há ponto: 1957,1996, ano Nuncause 0antesdenúmero inteiro.paradatas,númerode páginas,horas,etc., adote sempre o número simples: 2/1/96 (e nunca 02/01/96); às 8 horas (e nunca às 08 horas); às 9h16 (e nunca às 09h16); chegará dia 9 (e nunca dia 09); na página 5 (e nunca na página 05). Só se usa a forma 02, 03, 09 em documentos de natureza legal, fiscal, jurídica ou cartorial.

5 5. Como critério genérico, deverão ser empregados algarismos sempre que um número expressar valor, grandeza ou medida(e não apenas mera soma, como dois amigos, três pessoas, cinco emendas). De maneira mais específica, use algarismos em: Tabelas, relatórios econômicos, princípios matemáticos, quadros estatísticos, tabelas de horários, Horas, minutos e segundos. Exceção: quando horas designa período de tempo. Exemplos: A reunião demorou oito horas. / Faltam dois minutos, dias, meses, décadas, séculos. Exceção: quando se quer exprimir um período de tempo. Exemplos: Sua pesquisa abrange quatro décadas. / Passaram-se três séculos, Datas em geral, Idades.

6 Há conhecimento de dois tipos: sabemos sobre um assunto, ou sabemos onde podemos buscar informação sobre ele. (Samuel Johnson) 1. As ilustrações aparecem no relatório para explicar ou complementar o texto (finalidade de resumir ou sintetizar dados, com o máximo de informação num mínimo espaço). Elas devem ser autoexplicativas. 2. Devem ser numeradas no decorrer do texto com algarismos cardinal, em uma sequência própria, de acordo com o critério e a alínea, independentemente das páginas da publicação. ( Critério 4, Item e Quadro 4.e.1- Melhores Práticas ou Tabela 4.e.1 Indicadores e Metas ou Figura 4.e.1 Imagem Home Page) 3. O TÍTULOdatabelaedoquadrodevesercolocadoacima,aopassoque odafigura,abaixodamesma.

7 1.1 Siglas As regras para grafia de siglas são simples: a) Siglas formadas por até três letras sempre devem ser grafadas em maiúsculas. TIT, AFR, CAF, COM b)siglasformadaspormaisdetrêsletrasquecriamumapalavra,temsomentealetrainicial grafada em maiúscula. Fazesp, Deat, Codec, Sanesul c) Siglas formadas por mais de três letras que não criam uma palavra, devem ser grafadas em maiúsculas. DDPE, IPVA, ICMS, ITCMD, PNQS d) Siglas não necessitam de pontos abreviativos. A.I.I.M.(errado) AIIM (certo) e) Siglas dos Processos, Gerencias e Diretorias: Devem ser apresentadas do menor para o maior. Pres/Gedes/DO (errado) DO/Gedes/Pres(certo)

8 1.2 Abreviaturas São utilizadas para evitar a repetição de palavras e expressões frequentemente utilizadas no texto. Sempre que possível, devem ser utilizadas abreviaturas já consagradas. Abreviaturas que fazem sentido para poucas pessoas ou somente para quem as utilizou devem ser evitadas. a) Todas as abreviaturas devem ser finalizadas com um ponto. proc. (processo), etc. (etcétera) b) Nas abreviaturas, a acentuação da palavra deve ser mantida. séc. (século) c) A grafia de maiúscula e minúscula em abreviatura é variável. Obs. obs. d) As abreviaturas são pluralizáveis. vol. Vols. Nas unidades de medida e nas siglas não se usa ponto nas abreviaturas, assim como para o plural destas mesmas.( ITs, RAPs) Na língua portuguesa, os meses do ano são abreviados pelas três primeiras letras e ponto. O mês de maio não se abrevia por contar com os quatro dígitos permitidos na abreviatura.

9 1.3 Símbolos A principal diferença entre a abreviatura e o símbolo é que a primeira é uma redução,convencionada, ou não, de uma palavra; o segundo é um padrão de medida. Por isso, as regras utilizadas para entender as abreviações devem ser desprezadas para compreender os símbolos. É importante não confundir um com o outro. Para grafar símbolos, devem ser consideras as seguintes regras: a) Não devem ser acrescidas mais letras aos símbolos. 5mts (errado) 5m (certo) b) Os símbolos não devem ser pluralizados. 3kgs (errado) 3kg (certo) c) Não deve ser utilizado ponto final depois do símbolo. 12h30min. (errado) 12h30min (certo)

10 Obs.: Se já for expresso o símbolo da hora (h), o uso do símbolo para minuto (min) é facultativo. O mesmo raciocínio deve ser seguido para o símbolo de segundo (s): se já for expresso o símbolo do minuto, o uso do símbolo para segundo é facultativo. Contudo, para evitar confusão, se na expressão estiverem quantificados hora, minuto e segundo, devem ser utilizados todos os símbolos equivalentes. Exemplos: 12h30min ou 12h30 30min10s ou 30min10 12h30min10s d) A grafia de maiúscula e minúscula em símbolos é invariável. 30ºc (errado) 30ºC (certo) As unidades de peso e medida são abreviadas, quando seguem os numerais(50g, 8ml). Quando anunciadas isoladamente, devem ser escritas por extenso (grama, mililitro, porcentagem).

11 . Há conhecimento de dois tipos: sabemos sobre um assunto, ou sabemos onde podemos buscar informação sobre ele. (Samuel Johnson) INSTRUÇÕES DO GUIA PNQS O relatório deve conter, nesta ordem: 1.CAPAde criação própria identificando a organização, o ciclo PNQS 2013 e o Nível. 2.CÓPIA DAFOLHA DEDETERMINAÇÃO DEELEGIBILIDADE, enviada anteriormente ao CNQA, aprovada. 3. SUMÁRIO(índice), indicando onde começam a descrição do Perfil da organização, as respostas a cada critério de avaliação e o glossário. 4.PERFIL DA ORGANIZAÇÃO, com, no máximo: páginas para capítulos P1, P2 e P3, e páginas para capítulo P4 Histórico da busca da excelência e para capítulo P5 Organograma, juntos, conforme conteúdo explicado antes da apresentação dos critérios, respeitando-se as Especificações de edição do RG a seguir. 5.As respostas às questões dos critérios ou itens, de acordo com as instruções do tópico Apresentação de Evidências do RG, deste regulamento. O relato dessas respostas deve utilizar, no máximo: LIMITES DE PÁGINA DE RGs 30páginas para Nível B, 40páginas paranível I, 60 páginas para Nível II, 75páginas para Nível IIIe Nível IV, INCLUINDO:texto, figuras, gráficos e tabelas, respeitando-se as Especificações de Edição do RG, do tópico adiante. :

12 . Há conhecimento de dois tipos: sabemos sobre um assunto, ou sabemos onde podemos buscar informação sobre ele. (Samuel Johnson) NOTAS SOBRE QUANTIDADE DE PÁGINAS 1) As páginas do Índice, do Perfil, Folha de Diagnóstico da Gestão, Plano de Melhoria do Sistema Gerencial, Tabela de Descrição de Indicadores Equivalentes aos do GRMD, Glossário e as folhas de separação opcionais não estão incluídas nos limites estabelecidos para o relato das respostas aos critérios ou itens acima especificados. 2) A soma das sobras de páginas com espaços em branco ao final de cada descrição de evidências em cada critério será descontada do total de páginas utilizadas, para efeito de contagem. 3) As páginas que ultrapassarem os limites definidos neste regulamento serão ignoradas pela Banca, como se as informações requeridas não tivessem sido apresentadas. Essa restrição visa a proporcionar igualdade de condições de apresentação de informações para as candidatas. As páginas com as respostas às questões dos critérios e itens devem ter numeração sequencial contínua. As respostas devem manter a mesma sequência e as mesmas identificações utilizadas nos critérios ou itens de avaliação. Ex.: 1ª - Os valores e princípios da unidade são revisados....

13 . Há conhecimento de dois tipos: sabemos sobre um assunto, ou sabemos onde podemos buscar informação sobre ele. (Samuel Johnson) 6. GLOSSÁRIO de expressões especiais, siglas e abreviações utilizadas no texto do RG. 7. FOLHA DE DIAGNÓSTICO DA GESTÃO, cujo modelo encontra-se neste regulamento, preenchida com os resultados de uma autoavaliação efetuada pela candidata. Essa Folha deve ser preenchida pela organização, com o percentual obtido para cada um dos oito critérios de avaliação dos Níveis B ou I, ou para cada um dos 23 Itens de avaliação dos critérios do Nível II, III ou IV, conforme a categoria de candidatura. Esse percentual, por sua vez, é estabelecido com base na Tabela de Pontuação de cada Nível. A autoavaliação serve de referência para a elaboração do RG e deve ser feita considerando-se a realidade atual da organização, e não suas intenções. 8. FOLHA COM O PLANO DE MELHORIA DO SISTEMA GERENCIAL, cujo modelo encontra-se neste regulamento. A partir da autoavaliação, a organização pode prepará-lo e acompanhar sua execução. A evolução dos projetos indicados nesse Plano poderá ser verificada in loco, por amostragem, pela Banca Examinadora. 9. TABELA DE DESCRIÇÃO DE INDICADORES EQUIVALENTES AOS DO GRMD, somente no caso em que a candidata apresente indicadores com propósitos equivalentes aos exigidos pelo GRMD. O formato dessa tabela deve ser igual ao da tabela do próprio GRMD, com a indicação Equivalente ao xxxxx, em que xxxxx é o código do indicador do GRMD, que este substitui. Deve ser acompanhada de tabela de glossário semelhante ao Glossário do GRMD, explicando eventuais novas variáveis utilizadas nas fórmulas. No máximo duas páginas de indicadores equivalentes aos do GRMD podem ser informadas.

14 . ESPECIFICAÇÕES DE EDIÇÃO DO RG O texto do Relatório da Gestão deve ser elaborado em: -Fonte Arial, no mínimoem tamanho 10, -Papel formato A4(ABNT), podendo ser em uma ou duas colunas. -Podem ser utilizadas figuras e tabelas: -Se as FIGURAScontiverem texto, devem estar, no mínimo, no tamanho de fonte 6. -As TABELASdevem ter texto, no mínimo, no tamanho de fonte 8. -MARGENS: esquerda: 3cm -Direita : 2,5cm superior e inferior: 2cm -Os TÍTULOSdas divisões principais do trabalho científico devem ser escritos em maiúscula, negrito e centralizado. -Os SUBTÍTULOS também são negritados, escritos somente com a inicial maiúscula e alinhados à esquerda. - Os textos dos trabalhos devem ser escritos em formato justificado. NÃO SERÃO ACEITAS cópias de fitas de áudio ou vídeo, catálogos ou folhetos, ou quaisquer outras informações que não as especificadas neste regulamento. As candidatas que não seguirem as diretrizes para a elaboração do RG poderão ter sua inscrição recusada.

15 Há conhecimento de dois tipos: sabemos sobre um assunto, ou sabemos onde podemos buscar informação sobre ele. (Samuel Johnson) Obrigada, Equipe de Apoio DO/GEDES Cristina e Karoline