A EXPERIÊNCIA DE IMPLANTAÇÃO DO PROJETO SIIS SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES SABESP

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1 A EXPERIÊNCIA DE IMPLANTAÇÃO DO PROJETO SIIS SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES SABESP Encontro Técnico AESABESP 26º Congresso Nacional de Saneamento e Meio Ambiente São Paulo - SP Agosto

2 Agenda A Sabesp O Projeto SiiS Principais Lições Aprendidas 2

3 Perfil área de atuação Fundação: 1973 Economia mista, sociedade de participação acionária. Majoritário Governo do Estado SP Atende a 56% dos municípios 70% da população do Estado Empregados: 15 mil diretos e 12 mil indiretos Ligações de água e esgotos: 14,6 milhões Funções estratégicas (Autoridades Funcionais) e Operacionais (Unidades de Negócio) Estado São Paulo: 645 municípios Municípios atendidos pela Sabesp: % da população urbana do Estado Posição em junho/2014 3

4 Agenda A Sabesp O Projeto SiiS Principais Lições Aprendidas 4

5 Por que implantar um ERP? Em Ser reconhecida como Empresa que universalizou os serviços de saneamento em sua área de atuação, de forma sustentável e compe@@va, com excelência no atendimento ao cliente. Crescimento com Sustentabilidade Econômico-financeira Sustentabilidade Socioambiental Universalização e Qualidade Proatividade nos Relacionamentos Integração e Inovação Capital Humano como Força Competitiva Perspectiva Econômicofinanceira F.01 Gerar rentabilidade do ativo suficiente para cobrir o custo de capital F.02 Atuar em novos negócios visando o crescimento da Empresa e contribuindo para a universalização Perspectiva do Cliente C.03 Ter clientes satisfeitos aumentando sua percepção de valor sobre os produtos e serviços universalizados C.04 Manter os mercados atuais de água e esgoto C.06 Adotar postura proativa nos relacionamentos externos C.05 Conquistar novos mercados em água e esgoto Perspectiva de Processos Internos PI.07 Fortalecer a gestão socioambiental, realizando o manejo adequado dos recursos hídricos PI.08 Garantir a disponibilidade de produtos com qualidade e na quantidade necessária PI.09 Aumentar a eficiência dos processos operacionais e práticas comerciais PI.10 implantar processo estruturado para garantir atendimento às demandas contratuais e regulatórias Perspectiva de Aprendizado e Crescimento AC.11 Desenvolver e implantar política de RH AC.12 Rever e implantar Modelo de Terceirização AC.14 Rever e implantar Modelo de Gestão de Organização AC.13 Adequar TI ao negócio e ao mercado competitivo 5

6 Soluções modulares (processamento de TI na Prodesp)...o longo caminho Evolução dos Sistemas de Informação da Sabesp Integrações sistêmicas pontuais Soluções Sabesp (pessoal próprio no ambiente Unisys) Sistema CSI Redesenho de processos (demanda por integração) 1970 I I I 1975 I I I 1980 I I I 1985 I I I 1990 I I I 1995 I I I 2000 I I I 2005 I I I 2010 I I I 2015 I I I 2020 ERP 1ª tentativa ERP - 2ª tentativa Esforços de Integração Sistêmica ERP - 3ª tentativa Portal GES Projeto SiiS 6

7 Informações de Gestão Configuração Atual Mais de 50 sistemas em diferentes plataformas tecnológicas ACR GVA CIG InfoGES Canais Corporativos E-DOC SGT SPI FIN/FCC SCM FGF SPED DD Agência Virtual SISJUR NR10 SPA FAC GEL Suricato GEDOC Grupos Call Center SIA GIF ATL SRH SGF SIC SIGA SOE Ouvidoria SGL FLY GFF SGE SGO FAP SGS Imprensa Comercial Móvel COB JUD CSI GGC SGH SACE SIGNOS SGP SGM Operacional SIGAO Protonet NetControl SIGES Mainframe Pacotes Notes Outras 7

8 Configuração Futura SiiS Informações de Gestão ACR SAP BI GVA CIG InfoGES Canais Corporativos E-DOC SGT SPI FIN/FCC SCM FGF SPED DD Agência Virtual Call Center SISJUR SIA NR10 GIF SPA ATL FAC SAP SRH GEL SGF Suricato SIC Ponto Eletrônico SIGA Grupos SOE Ouvidoria SGL FLY GFF SGE SGO FAP SGS Imprensa Comercial Móvel COB JUD CSI GGC SGH SACE SIGNOS SGP SGM Operacional e SAP SIGAO Protonet NetControl SIGES SiiS Contratado 8

9 ERP Enterprise Resource Planning Principais premissas SiiS: Customização mínima Manutenção das automatizações e funcionalidades existentes Incorporação de melhores práticas de mercado Fornecedores que garantissem a solução inicial e a evolução no tempo Processo de contratação simplificado e ágil 9

10 Módulos Integrados Entre si e com os sistemas especialistas da Sabesp SAP BI Informações gerenciais SAP Net@Suite Finanças (FI) Contabilidade (CO) Manutenção (PM) Empreendimentos (PS) Gestão de Recursos Humanos (HR) Saúde e Seg. Trabalho (EHS) CRM (NET@CRM) Medição e Faturamento (NET@SIU) Gestão de Materiais (MM) Orçamento (BPC) GRC Gestão de serviços de campo (MOBILE) Arrecadação e Cobrança (NET@SIU) SAP PI/PO (Barramento) Sistemas Legados Sabesp 10

11 A equipe do SiiS Gestão da Mudança Maria Lúcia Tiballi- CM Marcelo Carvalho - C Comitê Executivo Diretoria Sabesp Gestão do Projeto Equipe composta por cerca de 300 profissionais em tempo integral 150 Sabesp 150 Consórcio Gestão de Integração Benigno - RR Clovis - MM Comitê Consultivo PMO Ricardo CI Hopka - CI Marcelo Carvalho - C Rosana - MO Comercial Inf. Gerenciais e Orçamentos Financeiros Administrativos Processos Técnicos Tecnologia e Infraestrutura Regina - CM Ana Lúcia - MS Mara - M Cosmo PI Michael - C Elizabeth - CI Cidinha - CR Elizabeth - CI Luís - MM CrisEen - RO Ricardo CI Hopka - CI CRM Medição e Faturamento Arrecadação e Cobrança Serviços de Campo Informações Gerenciais: Planejamento de Orçamentos: Receita, Despesas, Custos e InvesEmentos Financeiro Contábil Fiscal Orçamento RH e SST Alessandro - CS Elizabeth - CI Suprimentos Gestão de Contratos Manutenção Frota Laercio - TE Empreendimentos Agnaldo - TA Meio Ambiente Segurança Perfil Arquitetura Técnica Conversão Sistemas Legados Risco, Governança e Conformidade PK, PA e PR 11

12 O SiiS vai além da troca de software é a implementação de um sistema integrado de Gestão Empresarial;... é a reformulação da maneira de pensar e executar as atividades com a finalidade de simplificar e otimizar os processos;...é uma solução única de Informações Gerencias, possibilitando a obtenção de informações confiáveis e no momento desejado. E portanto traz mudanças: Nos processos empresariais Nos papéis e responsabilidades das pessoas Na cultura organizacional 12

13 Metodologia e Fases do Projeto SiiS PLANEJA- MENTO ANÁLISE DESENHO Ago/2015 CONSTRUÇÃO TESTES IMPLANTA ÇÃO TREINAMENTO 01/09/14 Entregue 1º Produto SiiS - BPC Montagem do Orçamento Go live SAP Go live Net@ COMUNICAÇÃO Prazo total : 57 meses Out/2017 Solução SAP Solução Net@suite 13

14 Agenda A Sabesp O Projeto SiiS Principais Lições Aprendidas 14

15 Experiência do Projeto 15

16 Pessoas Fatores PosiEvos ü Dedicação exclusiva dos profissionais agilidade na comunicação e nas decisões ü Pessoas com grande conhecimento dos processos facilidade nas discussões e velocidade nos trabalhos ü Participação pontual das demais áreas nas discussões por meio dos workshops - credibilidade na solução ü Patrocínio da Alta Direção da empresa ü Ampliação do conhecimento como diferencial na carreira profissional ü Desenvolvimento / fortalecimento da visão integrada ü Governança clara e simples: Estrutura de trabalho matricial, eliminando barreiras entre as equipes 16

17 Pessoas Pontos de atenção ü Planejamento do retorno das pessoas às suas áreas de origem ü Preparação prévia dos profissionais alocados no Projeto para lidar com as mudanças trazidas pelo próprio sistema e para trabalho sob pressão ü Pouca experiência dos profissionais Sabesp com projetos deste porte e natureza ü Expectativa de novas perspectivas de carreira 17

18 Processos Fatores PosiEvos ü Representatividade dos processos de negócio ü Adoção de Melhores Práticas de mercado ü Integração de dados e informações ü Metodologia de Capacitação para que a Organização se aproprie do conhecimento: Multiplicadores ü Metodologia de Identificação e Tratamento de Impactos permitindo à Organização se antecipar às mudanças ü Estratégias de comunicação para apoiar a disseminação de informações do Projeto ü Proposta de modelo de sustentação do SiiS após implantação dos novos sistemas 18

19 Processos Pontos de atenção ü Garantir a visão integrada de todas as etapas do Projeto em todos os processos ü Garantir a integração funcional entre os diferentes softwares (SAP e Net@SUITE) ü Detalhar muito bem especificações funcionais ü Aproximar as áreas da Organização para que absorvam as novas atribuições (novos desenhos de processos) ü Controle sobre documentação do Projeto ü Intensificar continuamente a comunicação com a consultoria para garantir o entendimento das necessidades da empresa ü Promover a limpeza de dados e monitorar a manutenção dos cadastros 19

20 Tecnologia Fatores PosiEvos ü Plataforma tecnológica de mercado: confiabilidade, segurança, agilidade ü Atualização constante do produto ü Oportunidade de aprendizado para equipe de TI ü Oportunidade de desenvolver/modernizar novos sistemas para processos fora do escopo do SiiS (ex. Jurídico) ü Desenvolvimento de ferramenta para armazenamento dos dados históricos ü Preparação do Suporte pós implantação ü Módulo GRC-SAP fortalecendo a Segurança da Informação ü Utilização de acesso único para os sistemas integrados 20

21 Tecnologia Pontos de atenção ü Ampliar a capacitação técnica dos profissionais nos novos softwares ü Necessidade de contratação de soluções complementares não especificadas no início do Projeto ü Grande volume de dados para serem extraídos ü Perda de automatismos existentes nos sistemas atuais 21

22 Desafios pré implantação A curto prazo: rumo ao go live do ERP SAP Concluir os desenvolvimentos, configurações e interfaces Testar os produtos de forma integrada Treinar todos os usuários Entregar documentação atualizada sobre produtos e funcionalidades entregues e os futuros desenvolvimentos Migrar os dados para a produção e implantar sistema 22

23 Desafios pós implantação Pós go live do ERP SAP S GaranEr a usabilidade do novo sistema Monitorar a resistência à nova forma de trabalhar trazida pelo SAP Manter materiais de consulta de dúvidas atualizados e acessíveis Manter excelente suporte ao usuário S Fomentar a mudança cultural na Empresa Monitorar o andamento das ações para miegação de impactos, ideneficar novas ações e acompanhar sua implantação Sensibilizar a liderança para seu papel de Agente de Mudança no dia a dia, incenevando o uso do sistema, ainda que, no início com dificuldades, eliminando solicitações para criação de novos sistemas paralelos 23

24 Desafios pós implantação S Valorizar os profissionais que pareciparam do Projeto Plano estruturado de retorno dos profissionais a suas áreas Manter os profissionais moevados e atualizados S Implantar melhorias e novas funcionalidades GaranEr uma estrutura pós Go Live que dê sustentabilidade aos processos implementados e para desenvolver novos projetos Conhecer cada vez mais o sistema SAP para Erar o melhor aproveitamento desta tecnologia 24

25 Obrigada Equipe do SiiS Mara Ramos

26 Perfil área de atuação Presidente Prudente km Franca 400 km Municípios São Paulo ü Grande dispersão geográfica ü Diferentes realidades socioeconômicas ü Culturas regionalizadas Diretoria Regional Diretoria Metropolitana Posição em junho/

27 Sabesp SiiS: aquisição, desenvolvimento e implantação de um sistema de tecnologia de informação ERP. A solução tem por objetivo integrar os processos e dados adm, fin, tecnicos, comerciais e informações gerenciais da Sabesp. 27

28 Sabesp A Sabesp: grande e complexa ü Território de atuação ü Dispersão geográfica ü Diferentes realidades socioeconômicas ü Organização: cultura organizacional regionalizada 28

29 Por que implantar um ERP? Motivadores do Projeto: Tecnologia obsoleta Dificuldade de integração com outros ambientes operacionais Processos de melhoria longos, complexos e custosos Necessidade de uma base sólida e íntegra de informações para suportar o processo de decisão e as operações ao longo do tempo Manter a atualização constante do ambiente e dos produtos Necessidade de padronização e automatização dos processos de apoio 29