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2 Sumário 1. OBJETIVO CONCEITO DE BUSINESS INTELLIGENCE REALIZANDO CONSULTAS NO BI-PUBLIC Abrindo uma aplicação Seleções Combinando seleções Controlando as seleções Pesquisas de texto e Pesquisas numéricas Pesquisas de texto Pesquisas numéricas Pesquisa Avançada na aba Filtro Travando e destravando seleções Marcadores de seleção Botões Cycle e Drill Drown Botão Direito Tabela Simples, Tabela Sumarização, Tabela Pivot

3 1. Objetivo As empresas estão dando maior importância a informações estratégicas que podem ser extraídas da base de dados gerada por um ERP (Enterprise Resource Planning*) para que um gestor possa conhecer mais e assim administrar melhor seu negócio. Significa dizer que toda a informação poderá ser tratada como objeto a ser arquivado, posteriormente consultado e analisado, permitindo que os executivos visualizem comportamentos, tendências e desvios de forma rápida, segura e confiável, permitindo uma gestão aprimorada e eficiente. Decisões são tomadas a todo instante nas organizações. Portanto possuir um BI que apóie efetivamente este processo é dar um passo para o sucesso. Entretanto ainda existem organizações que utilizam sistemas de informações somente em nível operacional, não direcionando para o topo da hierarquia os dados colhidos pela própria organização. Para esses gestores, a maioria das decisões é tomada com base em conhecimento empírico adquirido com o passar dos tempos. Para Davenport e Marchand (2004) a aplicação e o uso do conhecimento envolvem diversas dimensões: uma delas é a cultural. A empresa recompensa decisões tomadas com base em conhecimentos compartilhados ou fica satisfeita com as decisões e ações tomadas com base na intuição e adivinhação das pessoas com experiência e competência. O objetivo desse material de treinamento é desenvolver nos usuários a capacidade de analisar a Instituição observando diferentes perspectivas através das diversas variáveis dispostas nos cenários. * ERP é um sistema de informações que integra todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. 2. Conceito de Business Intelligence A essência do Business Intelligence supre as necessidades de quem está à procura de vantagem competitiva por meio da administração de dados e pode auxiliá-lo na construção de melhores relações comerciais e de sucesso (Serra, 2002). O conceito de BI Business Intelligence começa a ganhar grande espessura no cenário de negócios. Como sempre, os termos são elásticos o suficiente para contemplarem várias linhas de conceitos. BI pode ser entendido como um guarda chuva conceitual que envolve Inteligência competitiva (CI), Gerência de conhecimentos (KMS), IBI (Internet Business Intelligence), pesquisa e análise de mercados, etc. No fundo, tudo relativo à nova era da Economia da Informação, dedicada a captura dos dados, informações, e conhecimentos que permitam às empresas competirem com maior eficiência. Ainda de forma mais ampla, pode ser entendido como a utilização de variadas fontes de informação para se definir estratégias de Competitividade nos negócios da empresa (Barbieri, 2001). 3

4 3. Realizando Consultas no BI-PUBLIC 3.1. Iniciando o BI-PUBLIC Você deverá abrir o navegador Internet Explorer, que possibilita utilizar 100% das funcionalidades da aplicação. É necessário também ter instalado o plugin para que a aplicação execute em seu navegador Abrindo uma aplicação Utilizaremos como exemplo a aplicação Mega Sena, criada para compreensão do funcionamento dos aplicativos do BI-PUBLIC. 1. Abra a página do BI-PUBLIC no Internet Explorer. 2. Entre no Painel que está habilitado para seu usuário, então clique, no lado esquerdo da Tela Principal do Painel, em Treinamento Online. Ao fazer isso, você terá aberto a aplicação Mega Sena. A tela de abertura deve ter aparência semelhante a Figura 1, na qual são exibidos alguns dos principais componentes do BI-PUBLIC. Você verá a barra de menus na parte superior da tela. Os botões da barra de menus são usados para realizar determinados comandos, que serão detalhados a seguir. Uma ou mais abas (1) são mostradas abaixo da barra de menus. Em cada aba, existem vários objetos de analise (Caixas de estatísticas, gráficos, seleções múltiplas, tabelas entre outros) que podem ser utilizados para mudar a visão dos dados consultados. O objeto de análise mais básico é a lista. Cada lista representa um filtro de dados carregados e contém vários valores. 4

5 (1) Figura 1 Segue abaixo alguns objetos de análise que poderão aparecer nas telas de uma aplicação: 1 Gráfico em Blocos 2 Gráfico Combinado (Barras e linhas) 5

6 3 Gráfico de Barras 4 Gráfico de Linhas 5 Gráfico de Mostrador 6 Gráfico de Pizza 3.3. Seleções No BI-PUBLIC, a principal forma de realizar consultas é por meio da seleção de valores, que mudam os resultados conforme o filtro aplicado. Para realizar uma consulta ou pesquisa na base de dados, clique simplesmente no item sobre o qual deseja saber mais. Siga os passos abaixo: 1. Clique na aba Home. 2. Posicione o cursor do mouse em 2007, na lista Ano, e clique. A cor da célula muda para verde. Nos termos do BI-PUBLIC, o valor é selecionado. Isso significa que se trata do item sobre o qual você deseja 6

7 saber mais. O resultado da pesquisa é exibido instantaneamente em todos os outros objetos de análise da aplicação. Você verá imediatamente quais dos valores nas outras listas são compatíveis com a seleção e quais não são compatíveis. Um valor compatível com a seleção é denominado opcional. As células dos valores de campo opcionais são brancas. Valores selecionados e opcionais serão denominados neste Manual como valores possíveis. Uma célula cujo conteúdo é incompatível (seu valor não ocorre em combinação com o valor do item selecionado) é denominada excluída. As células de valores excluídos são de cor cinza. Para desfazer a seleção, basta clicar na célula selecionada novamente, ou clicar em outra célula na mesma lista. Essa seleção substituirá a anterior. Para selecionar mais de um item na mesma lista, mantenha a tecla CTRL pressionada enquanto seleciona os valores adicionais. Se os itens que deseja selecionar forem adjacentes à primeira seleção, mantenha o botão esquerdo do mouse pressionado enquanto arrasta o cursor do mouse. Essa seleção múltipla em um campo faz com que o BI-PUBLIC mostre as combinações que pertencem a qualquer um dos valores de campo (valor lógico ou) como valores opcionais. Nota: Para selecionar todas as opções exceto uma em específico, clique na mesma, fazendo assim uma seleção simples. Após isto clique com o botão direito do mouse sobre a seleção escolhendo o item selecionar excluídos. 7

8 3.4. Combinando seleções Um valor opcional em outra lista pode ser selecionado em combinação com um valor selecionado anteriormente. Ao selecionar um valor opcional de uma lista e, em seguida, selecionar outro valor opcional de outra lista, o BI- PUBLIC mostra as combinações que pertencem a ambas as seleções (valor lógico) como opções. Siga os passos abaixo: 1. Limpe todas as seleções clicando no botão Limpar Seleções, na barra de ferramentas. 2. Clique na aba Prêmio. 3. Suponha que você deseja saber o total do Prêmio por Ganhador no ano de 2006, no mês de junho. Siga os passos abaixo: 4. Clique no ano 2006 e no mês de junho na lista superior. 5. Clique no botão Cicle e selecione a opção Ganhadores Quadra. 6. Observe o gráfico. Observe que o botão Cicle troca a dimensão do gráfico pela dimensão escolhida. Assim realizando seleções consecutivas, é possível obter, passo a passo, a resposta procurada. 8

9 3.5. Controlando as seleções Quando você faz várias seleções ao mesmo tempo, pode ser difícil controlá-las. Para ajudar a fazer isso, o BI-PUBLIC tem uma ferramenta chamada Caixa de Seleções Atuais. Este objeto de pasta relaciona todos os campos nos quais as seleções foram feitas e os valores selecionados. Se forem selecionados valores em excesso, somente o número de valores é mostrado. Siga os passos abaixo. 1. Realize algumas seleções adicionais nas listas e observe como eles são refletidos no Objeto de Seleções Atuais. Ícones: ou 2. Para retirar uma seleção específica, clique com o botão direito do mouse sobre o campo desejado, escolhendo a opção Limpar seleção. Para limpar todas as seleções clique em Pesquisas de texto e Pesquisas numéricas Pesquisas de texto Outro modo de pesquisar dados é realizar uma pesquisa de texto. Geralmente essa é a melhor forma de pesquisar em listas longas. Siga os passos abaixo. 1. Na pasta Ranking, limpe as seleções escolhendo Limpar seleções. 2. No Multi-Filtros clique na flecha preta da coluna Acumulado e digite a letra s. A lista conterá apenas as operações que têm a letra "s". O caractere de pesquisa aparece em uma janela separada, entre dois caracteres curinga representando zero ou mais caracteres. Pressione a tecla ENTER para selecionar todos os concursos acumulados que contêm SIM. 9

10 Pesquisas numéricas Do mesmo modo, se a pesquisa é realizada em um campo que contém dados numéricos, é possível iniciar o caractere de pesquisa com maior que ">" ou menor que "<" e digitar um número. Suponha que você deseja selecionar todos os anos maiores que 2002: 1. Limpe as seleções clicando no botão Limpar Seleções na barra de ferramentas. 2. Clique no cabeçalho da lista Ano. 3. Digite >2002. O caractere aparece em uma janela separada. 4. Somente números acima de 2002 aparecem na lista nesse momento. Pressione ENTER para selecioná-los. Suponha que você deseja selecionar todos os anos maiores que 2002 e menores que 2006: 1. Limpe as seleções clicando no botão Limpar Seleções na barra de ferramentas. 2. Clique no cabeçalho da lista Ano. 3. Digite >2002 <2006. O caractere aparece em uma janela separada. 4. Somente números acima de 2002 e abaixo de 2006 aparecem na lista nesse momento. Pressione ENTER para selecioná-los. Os objetos de pasta são atualizados para refletir o resultado da seleção Retrocedendo ou avançando na lista de seleções O BI-PUBLIC recorda as últimas 100 seleções. Ao clicar no botão Voltar na barra de ferramentas, você será direcionado à seleção anterior: 1. Clique no botão Voltar na barra de ferramentas. Observe que a seleção anterior é exibida. 2. Clique em Voltar novamente para voltar mais um passo. 3. Para avançar na lista de seleções clique no botão Adiante, na barra de ferramentas, e examine o resultado. Dessa forma, é possível voltar e avançar na lista de seleções conforme você desejar. Observe que os botões Voltar e Adiante somente se aplicam a seleções. 10

11 Pesquisa Avançada na aba Filtro Agora é possível pesquisar em diversos campos de dados através de uma palavra chave escrita no campo de pesquisa avançada. 1. Clique na caixa Pesquisa avançada. 2. Digite o valor "571". 3. Observe que a caixa se abre encontrando várias ocorrências do valor "571" em vários campos diferentes. 4. Digite e selecione com um clique o filtro Nº Concurso Travando e destravando seleções A lógica do BI-PUBLIC, por padrão, substitui uma seleção anterior por uma nova seleção, se aquela estiver em conflito com essa. O objetivo de travar seleções é realizar análises em qualquer aba da aplicação com um ou mais filtros fixos. Siga os passos abaixo. 1. Selecione um valor em uma lista. 2. Escolha Travar Seleções no menu Seleções Atuais (com o botão direito do mouse) ou na barra de ferramentas. Isso travará todas as seleções e a seleção escolhida ficará com a cor azul e não mais verde. 3. Tente selecionar um valor excluído (cinza) em outra lista e você observará que isso não será possível. 4. Para destravar todas as seleções, escolha Destravar Seleções, no menu Seleções Atuais (com o botão direito do mouse) ou na barra de ferramentas individualmente:. É possível também travar os campos 5. Clique com o botão direito do mouse na lista que contém a seleção e, em seguida, escolha o comando Travar no menu suspenso. Isso travará os valores de campo selecionados desse campo específico. Se não houver itens selecionados na lista, o comando Travar no menu suspenso estará inativo (escurecido). 6. Para destravar a seleção em um campo, escolha Destravar na barra de menu. 11

12 Nota: O botão Limpar não atua sobre os filtros travados Marcadores de seleção É possível salvar um conjunto de seleções para uso posterior: 1. Selecione um ou diversos valores e, em seguida, escolha Incluir Marcador, no menu Marcadores. O nome padrão para o marcador criado é o da data atual (exibido na caixa de diálogo Criar Marcador, veja a imagem). Além disso, o primeiro marcador criado em um dia específico, recebe o número 1, o segundo recebe o número 2, etc. No entanto, é possível alterar o nome padrão para um texto mais detalhado. Siga os passos abaixo. 2. Digite um nome de marcador apropriado na caixa de diálogo e, em seguida, clique em OK. 3. Vá para o menu Marcador novamente e observe que o mesmo aparece na lista de marcadores criados. Para mostrar o conjunto de seleções salvas novamente, basta selecionar o marcador na lista. São exibidos, no máximo, dez marcadores na lista. Para ver mais marcadores, obter mais detalhes sobre um marcador específico ou excluir um marcador, escolha Mais, no menu Marcadores Botões Cycle e Drill Drown Se disponíveis, utilize os botões Cycle para trocar as dimensões do gráfico ou alternar entre expressões de cálculo. Siga os passos abaixo. 1. Com o Objeto Prêmio Aberto, clique com o botão direito do mouse sobre o botão Cycle. 2. Selecione a dimensão Ganhadores Sena. 3. Observe que o gráfico foi recalculado com essa dimensão. Se disponíveis, utilize os botões Drill Drown para navegar pelos detalhes da informação. Ex. do Ano para o Mês, do Mês para o Dia... 12

13 3.10. Botão Direito Clicando no botão direito do mouse, será exibida uma tela de atalho para a utilização das funcionalidades de forma rápida e objetiva. Abaixo algumas delas. Selecionar Valores Possíveis: Campos de cor branca. Selecionar Excluídos: Seleciona todas as opções exceto uma em específico (ver item 3.3. Seleções ). Selecionar Tudo: Seleciona todas as opções sem exceção. Limpar: Limpa todas as seleções (ver item 3.4. Combinando seleções ). Limpar Outros Campos: Limpa todos os campos, exceto o campo sobre o qual o clique foi executado. Travar: Trava seleções (ver item 3.7. Travando e destravando seleções ). Imprimir: Imprime o documento. Imprimir como PDF: Imprime a visualização atual como documento pdf. Enviar para Excel: Transforma a visualização atual para o formato nome_arquivo.xls. Exportar: Exporta a visualização atual. Copiar para a Área de Transferência: Copia a imagem ou os valores para uma área da memória, possibilitando após isto colar o conteúdo copiado em outros aplicativos, como por exemplo, Microsoft Word, Excel. 13

14 3.11. Tabela Simples, Tabela Sumarização, Tabela Pivot Tabela Simples: Mostra os campos de dados em lista, com a possibilidade de classificá-los (botão direito do mouse). Não possui nenhuma expressão de cálculo. Tabela Sumarização: Possui as mesmas funcionalidades da Tabela Simples, sempre tem uma ou mais expressões e apresentam no cabeçalho ou rodapé com totalizador do cálculo. 14

15 Tabela Pivot/Dinâmica: O nome é devido à possibilidade de mudar as colunas de lugar (pivotar), tornando a análise mais dinâmica. Nota: Não é possível classificar os dados com o botão direito do mouse. Para expandir uma única célula, utilize o botão + da tabela e - para contrair. Clicando com o botão direito sobre uma coluna você verá as opções: Expandir Tudo, Contrair Tudo, Contrair Linhas de Dimensão, Contrair Colunas de Dimensão. 15

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