Elaboração e acompanhamento de Processos de Certificação

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1 Data: 06/06/2003 Sumário 1 Objetivo 2 Aplicação 3 Documentos complementares 4 Definições 5 Procedimento Anexo A Formulários 1 Objetivo Este Procedimento tem como objetivo descrever a rotina aplicável à elaboração e ao acompanhamento de Processos de de Produtos. 2 Aplicação Este Procedimento é válido para o Escritório de de Produtos e Serviços - ECPS.

2 Página: 2/5 3 Documentos complementares Na aplicação deste Procedimento é necessária a consulta do seguinte documento: - Procedimento Obtenção de Certificado de Conformidade; - Procedimento Elaboração e controle de contratos para certificação de produtos. 4 Definições Para os efeitos deste Procedimento são válidos os conceitos e definições que constam nos seguintes documentos: a) Manual Operacional da Qualidade - ECPS; b) ABNT ISO/IEC Guia 2/ Termos gerais e suas definições relativas à normalização e atividades correlatas. 5 Procedimento 5.1 Codificação Os Processos de são codificados com um registro numérico, do tipo NNN/AA e SQ-NNN/AA, onde: - NNN :número seqüencial por ano, a partir de 001; - AA :última dezena do ano do registro; - SQ :identificação de processo de Avaliação de Sistema da Qualidade; 5.2 Elaboração O Processo de é composto por toda a documentação que dá origem à certificação: a) Solicitação de Orçamento; b) Formulário de Solicitação de Certificado de Conformidade ou Solicitação de Alteração do Certificado de Conformidade - formulário preenchido e assinado pelo solicitante, conforme o Procedimento ; c) Declaração de que não houve modificações nos produtos, em caso de revalidação do Certificado de Conformidade - declaração assinada pelo solicitante, conforme o Procedimento ; d) Proposta para execução dos trabalhos, aprovada pelo Coordenador do ECPS ou pela DGI; e) Documento de aceitação da Proposta, conforme instrução contida na mesma; f) Condições de Pagamento formulário preenchido pela equipe do ECPS e assinado pelo Coordenador do ECPS (conforme Anexo A); g) Correspondências emitidas e recebidas; h) Cópias controladas do Manual da Qualidade e dos Procedimentos do fabricante, se for o caso; i) Relatório de Amostragem formulário preenchido e assinado pelo responsável pela amostragem, conforme Procedimento , se for o caso; j) Relatórios de Ensaios ou folhas de ensaios;

3 Página: 3/5 k) Relatórios de Análise da Documentação e Relatórios de Auditoria, assinados pelo auditor responsável, quando a Avaliação do Sistema da Qualidade é realizada através de auditorias; l) Relatórios de Avaliação do Sistema da Qualidade, quando o Sistema da Qualidade é certificado por um Organismo de de Sistemas e a avaliação for realizada através de análise da documentação; m) Certificado de Conformidade e seus Anexos; n) Contrato de acompanhamento, se for o caso, assinado pelo Diretor Geral ou pelo Diretor de Gestão e Infraestrutura, conforme Procedimento ; As etapas iniciais de um processo de certificação são as seguintes: a) O solicitante faz uma solicitação de orçamento ao ECPS, contendo as informações básicas para emissão da Proposta; b) O ECPS verifica a viabilidade da solicitação, ou seja, efetua a análise crítica, e registra no próprio documento que o CEPEL está apto a executar o serviço de acordo com o escopo de certificação solicitada. Em caso negativo, o cliente é informado, via fax. Havendo a necessidade da realização de ensaio, o ECPS envia uma solicitação de orçamento para o Laboratório, aguardando retorno. Em caso de dúvidas o cliente é contatado e esclarece os requisitos de certificação solicitada; c) Com base nas informações recebidas do Laboratório, o ECPS emite a Proposta de Serviço. Na Proposta emitida, deve constar: os serviços previstos, os preços, os materiais e os documentos necessários, as condições comerciais e observações gerais relativas aquele processo; d) O ECPS cadastra a Proposta no Registro de Propostas Emitidas, conforme Anexo A, preenchendo os seguintes campos: número do documento, data de Recebimento, título, nome do solicitante, preço, conta de apropriação e área responsável; e) O ECPS envia a Proposta ao solicitante, juntamente com o formulário de Solicitação de Certificado de Conformidade ou Solicitação de Alteração do Certificado de Conformidade (formulários do procedimento ), solicita a declaração de que não houve modificações nos produtos, de acordo com cada caso; f) o ECPS arquiva a original da Proposta e toda a documentação referente à mesma, como Proposta Sem Aceite. 5.3 Acompanhamento Abertura de Pasta de Processo Havendo o aceite da Proposta, é aberta a Pasta de Processo com toda a documentação retirada da Pasta de Propostas Sem Aceite. A Proposta, nesse momento, passa a chamar-se Processo, seu número é mantido e identificado através do visor da divisória de pastas utilizadas para separar os Processos. A Pasta de Processos pode conter um ou mais processos arquivados. O ECPS possui arquivo para documentos de acesso restrito, onde são armazenadas as Pastas de Processos. O acesso a estes arquivos é reservado, conforme definido no Manual Operacional da Qualidade do ECPS; todas as etapas do processo são acompanhadas pelo Formulário de Acompanhamento da (conforme Anexo A); Após o aceite da Proposta, são preenchidos no Registro de Propostas Emitidas os campos com a data de aceite da Proposta, o qual dará início ao processo. O ECPS envia ao Laboratório, quando do CEPEL, cópia da Proposta e do aceite, e ao Núcleo de Execução Econômico-Financeira - NUEF, cópia da Proposta e do aceite com as condições de pagamento, sendo registrado no Formulário de Controle de Emissão de Condições de Pagamento (conforme Anexo A). Em caso de laboratório externo ao CEPEL, o serviço é autorizado diretamente pelo solicitante, após recolhimento de amostras pelo CEPEL;

4 Página: 4/ Processo em andamento O ECPS mantém em arquivo confidencial, a Pasta de Processo, com visor branco, identificada pelo nome do solicitante. Nesta pasta são armazenadas todas as correspondências emitidas e recebidas e, quando for o caso, os desenhos de fabricação e montagem, as listas de materiais e os documentos descritivos dos produtos. Durante o processo, são encaminhados ao solicitante os Relatórios de Análise da Documentação e de Auditoria, para correção de não-conformidades antes do término do trabalho; Os resultados dos ensaios e das avaliações de sistema da qualidade são disponibilizados ao solicitante, através de relatórios e de correspondências, indicando a necessidade e a extensão da repetição de ensaios e de avaliações de sistema da qualidade extraordinárias, se for o caso. Findo o prazo de 30 dias sem que o solicitante atenda as não conformidades ou justifique o atraso no atendimento das mesmas, o processo de certificação será arquivado como cancelado, por falta de interesse do solicitante Ao término do trabalho, o Processo é submetido à Comissão de, sendo colocadas na Pasta de Processo, as cópias do Relatório de Ensaio, Relatório de Análise da Documentação, Relatório de Auditoria e/ou Relatório de Avaliação do Sistema da Qualidade, além de cópias do Certificado e Anexos e do Contrato de acompanhamento. O Manual da Qualidade e os Procedimentos do fabricante, assim como documentos de grande volume, são armazenados em Caixas de Processo, identificadas pelo nome do solicitante Processo aprovado Após a aprovação do Processo pela Comissão de, a Pasta do Processo é transferida para outro arquivo confidencial, o visor branco é substituído pelo verde e a cópia da carta de encaminhamento do Certificado é enviada ao NUEF; Os originais do Certificado, Relatório de Ensaio ou Anexo, da Documentação Descritiva do Produto (quando for o caso), seguem para o cliente. Uma cópia dessa documentação é arquivada na Pasta de Processo. A distribuição do Contrato ocorre da seguinte forma: primeira via para o cliente, segunda via para o Arquivo Central do CEPEL, cópia para o NUEF, para a AEF e para a Pasta de Processos Processo reprovado A reprovação do Processo ocorre através de um comunicado do Laboratório, do auditor responsável pela auditoria e/ou do técnico responsável pela avaliação do Sistema da Qualidade; A documentação contida na Pasta de Processo é transferida para uma caixa em um outro arquivo com a devida identificação. Uma via do Relatório de Ensaio é enviada ao solicitante e a outra é arquivada Processo cancelado O Processo pode ser cancelado, a critério do solicitante ou do ECPS. No caso do ECPS, o cancelamento ocorre por não atendimento, por parte do cliente, aos prazos estipulados ou por inadimplência. No caso do solicitante, o ECPS deve ser comunicado através de correspondência; A documentação contida na Pasta de Processo é transferida para uma caixa em um outro arquivo com a devida identificação. Ao cancelar o Processo, o ECPS notifica o solicitante e o NUEF, através de correspondência, cuja cópia é arquivada Processo reaberto O solicitante pode requisitar a reabertura de um Processo de, após reprovação ou cancelamento. A retomada dos trabalhos, fica condicionada à solução de todas as pendências e ao recebimento de todos os documentos e materiais solicitados, sendo motivo de nova Proposta, que submete os produtos a novos preços e prazos;

5 Página: 5/ O novo Processo recebe uma nova numeração, voltando a ser tratado como um Processo em andamento. A documentação do Processo anterior, contida na caixa, é transferida para o arquivo confidencial de Processos em andamento com visor branco No caso da existência de não-conformidades detectadas durante ou após a realização de ensaios ou em avaliações dos Sistemas de Qualidade, o ECPS (de acordo com o caso), emite um comunicado ao cliente, relatando as não-conformidades existentes e informando prazo para que as mesmas sejam sanadas e repete os ensaios para verificar a eficácia da medida tomada pelo cliente Contratos Os Processos que originam Contratos são acompanhados através de emissão de Propostas, e arquivados nas próprias Pastas de Processo para o devido acompanhamento. /Anexo A

6 Página: A-1/1 Anexo A Formulários A.1 Todos os Formulários mencionados neste Procedimento, e abaixo descritos, encontram-se diponíveis em arquivo eletrônico, estando disponível o endereço no quadro de avisos da sala P111, e com back-up na secretaria do ECPS. A.2 Todos os Formulários disponibilizados pelo arquivo eletrônico encontram-se em sua versão atualizada. Identificação FRM-ECPS FRM-ECPS FRM-ECPS FRM-ECPS Descrição Formulário de Condições de Pagamento Formulário de Registro de Propostas Emitidas Formulário de Acompanhamento de Formulário de Controle de Emissão de Condição de Pagamento

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