RESOLUÇÃO Nº 2754, DE 24 DE AGOSTO DE 1992

Transcrição

1 RESOLUÇÃO Nº 2754, DE 24 DE AGOSTO DE 1992 Dispõe sobre a confecção, tramitação e arquivamento de pastas funcionais de servidores da Corporação e dá outras providências. O CORONEL PM COMANDANTE-GERAL DA POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 6º, inciso XI, do R-100, aprovado pelo Decreto nº , de 15Abr77, RESOLVE: CAPÍTULO I FINALIDADE Art. 1º - Esta Resolução tem por finalidade regular o arquivamento e a microfilmagem de documentos relativos a servidores militares e civis da Corporação. CAPÍTULO II DAS ANOTAÇÕES NA FICHA INDIVIDUAL Art. 2º- As anotações na Ficha Individual de servidor da ativa são de responsabilidade do Secretário, observando-se os seguintes procedimentos: A e B); I - Será utilizado exclusivamente o formulário padrão (fichas modelo II - As anotações de caráter permanente serão feitas a máquina, objetivando facilitar consultas posteriores; III - Caso não seja possível a utilização de máquina, será tolerada a notação feita à mão, devendo-se, neste caso, utilizar exclusivamente caneta esferográfica com tinta preta. IV - Quando da movimentação de um servidor, as anotações em sua Ficha de Alterações terão continuidade na Ficha modelo B, salvo se as anotações ainda não tiverem preenchido todo o espaço reservado na Ficha modelo A; V - Nos casos de servidores da ativa, que atualmente ainda tenham dados registrados em Livros Mestres ou outro modelo de Ficha, o Ajudante providenciará a sua transcrição fiel para as Fichas modelo A e B; VI - Quando do encerramento das anotações na Ficha Individual de um servidor, por motivo de transferência para a reserva, reforma, abaixa ou exclusão, a anotação referente ao posto ou graduação, existente no cabeçalho

2 da Ficha, até então feita a lápis, será preenchida com tinta preta de forma definitiva; VII - O encerramento das anotações na Ficha Individual do servidor será feito pelo Secretário e constará basicamente dos dizeres constantes do Anexo D, desta Resolução; VIII - A Ficha Individual só será encerrada após o lançamento dos dados referentes a contagem de tempo, promoção ao posto imediato, se for o caso, e transferência para a inatividade citando-se obrigatoriamente o número do BI que transcreveu o BGPM em que a matéria foi publicada; IX - As pastas terão fiscalização direta do Secretário, ficando ele responsável pelo saneamento das irregularidades nelas existentes. CAPÍTULO III DA CONFECÇÃO DE CERTIDÃO DE INTEIRO TEOR E DA FÉ DE OFÍCIO Art. 3º - A Certidão de Inteiro Teor é o documento que retrata dia a dia a vida do servidor na Corporação e será confeccionada com base nas Fichas de Alterações, observando-se o seguinte: I - Será sempre datilografada em espaço 02 (dois), utilizando-se papel carbono de uma face (se for feita com cópia) e máquina com fita de cor preta; II - É vedada qualquer anotação em vermelho nos documentos de referência. As ressalvas, se for o caso, serão feitas em letras maiúsculas e sublinhadas; III - O verso da folha será mantido em branco, nunca recebendo anotações da "continuação" do documento, o que será feito em outra folha, se for o caso; IV - A Certidão não conterá rasuras ou marcas de borracha ou corredor, se houver erro, utilizar-se-á a expressão "digo", e repetir-se-á a última palavra correta; V - Na elaboração de Certidão de Inteiro Teor ou Fé de Ofício que tenha o Comandante da Unidade como declarante será observado ainda: a) a assinatura do Secretário será aposta no texto do documento; b) no caso de o Comandante delegar ao Secretário a atribuição de confeccionar e assinar a Certidão ou Fé de Ofício, deverá o documento iniciar com a qualificação do Oficial que ocupa a referida função. Art. 4º - Quando da exclusão, transferência para a reserva ou reforma de servidor militar ou exoneração, dispensa de função e aposentadoria de servidor civil, a última Unidade a que o mesmo tenha servido encarregará de

3 confeccionar uma única Certidão de Inteiro Teor / Fé de Ofício, retratando fielmente as anotações constantes das Fichas de Alterações. Art. 5º - A Certidão referida no artigo anterior estará incompleta e portanto sem possibilidade de aproveitamento, se nela constarem os dados que obrigatoriamente encerram a Ficha de Alterações do servidor, quais sejam: I - publicação da contagem de tempo; II - promoção ao posto/graduação imediato, se for o caso, ou a citação do motivo da não promoção; III - publicação da transferência para a reserva, reforma ou exclusão, se for o caso. Parágrafo único. Em quaisquer dos casos citados neste artigo será registrado o número e data do BI que publicou a matéria. Art. 6º - admitir-se-á certidão complementar, nos casos em que tenha sido confeccionada certidão completa para remessa à Seção de Contagem de Tempo e Taxação - SCTT do CAP, e após o seu retorno à Unidade novos dados devam ser lançados. CAPÍTULO IV DA CONFECÇÃO DE NOTA DE PRÊMIOS E CASTIGOS Art. 7º - Na elaboração de Nota de Prêmios e Castigos será observado em princípio, as mesmas normas da Certidão de Inteiro Teor, adotando-se os seguintes procedimentos: I - o documento será firmado pelo Secretário da Unidade ou seu substituto legal, que será qualificado no cabeçalho do mesmo; II - citar o fim para o qual o documento está sendo produzido; III - a qualificação do militar objeto da NPC será completa; IV - na elaboração de NPC de praças em cuja Ficha de Alterações existam os dois aspectos (prêmios e castigos), citá-los; V - ao final do documento e antes da assinatura do Secretário, constará um resumo, por quantidade e tipo de prêmio e castigos. CAPÍTULO V DOS ARQUIVOS NAS UNIDADES Art. 8º - Cada Unidade com autonomia administrativa deve possuir, organizar e manter um Arquivo para a documentação do seu pessoal. Unidade. Parágrafo único. O Arquivo é da responsabilidade do Secretário da

4 Art. 9º - Os Arquivos serão instalados em local arejado e seco, com boas condições de iluminação e ventilação. Art As pastas serão do tipo suspensas e acondicionadas em prateleiras, preferencialmente de metal. Parágrafo único. Será tolerado, pelo prazo de 2 anos, o uso de armários de aço com gavetas, até que a Unidade os substitua na forma deste artigo. Art A organização das pastas será em ordem numérica e seqüencial dos servidores. Art O servidor da ativa que for movimentado levará pessoalmente e mediante recibo, para a Unidade onde for servir, em envelope lacrado, a sua pasta funcional. 1º - Nos casos em que não for possível a condução da pasta funcional pelo servidor movimentado, a Unidade de origem fica obrigada a fazer a remessa, via malote, no prazo máximo de 10 (dez) dias, após o desligamento deste. 2º - Os documentos existentes na pasta funcional não serão numerados, constando no ofício apenas a quantidade de documentos que está sendo remetida. Art No caso do artigo anterior, o detentor provisório é responsável pela documentação, respondendo disciplinar e criminalmente, nos termos da legislação em vigor, pelo desvio ou dano a que der causa. Art As pastas reservadas destinam-se a coletar documentos de caráter sigiloso e ficarão sob a responsabilidade das P/2 ou B/2, cabendo àquelas Seções providenciar o lançamento oportuno das devidas anotações, bem como a remessa em tempo hábil aos setores ou órgãos próprios e competentes, quando for o caso. Art A pasta do servidor transferido para a inatividade será remetida à Seção de Arquivo e Microfilmagem do CAP, até 30 (trinta) dias após a publicação do respectivo ato. Parágrafo único. Quando da remessa, a pasta deverá conter obrigatoriamente a CERTIDÃO DE INTEIRO TEOR, retratando todo o período em que o servidor permaneceu na Corporação, qualquer que seja o motivo de seu desligamento. Art Não se aplica o prazo do artigo 15 quando se tratar de servidor desertor, neste caso, a remessa será após a prescrição da punibilidade, nos termos da lei penal militar.

5 CAPÍTULO VI DO ARQUIVO GERAL Art Compete ao CAP o arquivamento dos registros do Pessoal Inativo da Corporação e, ainda: I - oferecer apoio técnico especializado aos arquivos das Unidades; II - a execução da política de microfilmagem de documentos de exservidores da Corporação; III - preservar, nos termos das Tabelas de Temporalidade constantes dos Anexos, os originais ou microfilmes de documentos que estejam sob a sua guarda, tais como: a) pastas funcionais de inativos e ex-servidores da Corporação; b) pastas reservadas de oficiais inativos ou ex-servidores; c) pastas reservadas das Comissões de Promoções de Oficiais e Praças; d) um exemplar de cada BGPM e BEPM; e) um exemplar de cada BI ou BIR das Unidades da Corporação; f) um exemplar do Diário Oficial da União e do "Minas Gerais"; g) outros documentos que não se refiram a pessoal, mas que, pela sua importância, devam ser preservados. IV - levantar os documentos históricos referentes a servidores da Corporação, bem como aqueles que retratem fatos ou feitos de comprovada relevância, encaminhando-os ao Museu Histórico da PMMG ou ao Arquivo Público Mineiro; V - executar estágios para funcionários de Arquivos das Unidades, conforme programação da DP. CAPÍTULO VII DA TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS Art Para os efeitos desta Resolução são adotadas as seguintes definições para identificar a temporalidade dos documentos de pessoal e similares na Corporação, os quais serão mantidos nos Arquivos, em original ou microfilme, indicando a época em que serão eliminados ou transferidos. I - Documento de Preservação Transitória: é aquela que, devidamente solucionado, transcrito em BI/BGPM e na Ficha de Alterações do

6 servidor, poderá ser descartado, sem risco de embaraços à Administração ou ao servidor, decorrido 01 (um) ano de sua solução, conforme Anexo "A". II - Documento de Preservação Intermediária: é aquele que devidamente solucionado, transcrito em BI/BGPM e na Ficha de Alterações do servidor, poderá ser descartado, sem risco de embaraços à Administração e ao servidor, decorridos 06 (seis) anos de sua plena solução, conforme Anexo "B". III - Documento de Preservação Permanente: é aquele que pela sua natureza e vínculo entre o servidor e a Instituição, ou pela ligação com fatos históricos, deve ser mantido, em original ou microfilme, no mínimo por um período de 31 (trinta e um) anos após a passagem do servidor para a inatividade ou seu desligamento da Corporação, conforme Anexo "C". Art O Certificado de Reservista, o Certificado de Alistamento Militar (CAMP), ou Ficha Modelo "G", só podem permanecer na pasta do servidor militar da ativa. Uma vez excluído, o militar receberá os documentos a que fizer jus. 1º - O Identificador/Mobilizador da Unidade providenciará a relação Modelo "E", que será inserida na pasta funcional do ex-servidor. 2º - Os documentos citados no artigo anterior e os que restaram na pasta funcional do ex-servidor ou inativo, serão encaminhados ao CAP. CAPÍTULO VIII DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art Quando do expurgo de documentos das pastas funcionais de servidores, será lavrada uma ata, conforme modelo constante do Anexo "E". Art Compete à DAP supervisionar e fazer cumprir os prazos e procedimentos fixados nesta Resolução, durante as supervisões "in loco" ou de forma indireta, adotando as medidas necessárias à padronização e execução desta. Art Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação e revoga as disposições em contrário, especialmente o Aviso nº 149, de 24Set74. Belo Horizonte, 24 de agosto de (a) JOSÉ EUSTÁQUIO NATAL, CEL PM COMANDANTE-GERAL

7 RESOLUÇÃO Nº 2754, DE 24 DE AGOSTO DE 1992 ANEXO "A" (Documento de Preservação Transitória) a que se refere o inciso I do art. 18, desta Resolução. Comunicações sobre passagem e recebimento de funções e similares. Comprovantes de doação de sangue, de comparecimento a Juízo e similares. Enquadramento disciplinar. Elogios e Notas Meritórias. Ofícios: de apresentação, de remessa de documentos e similares. Pedidos de dispensa (gala, luto, etc.) Parte disciplinar. Requerimento de férias anuais. Requerimento de suspensão de seguros. Requisições judiciais, quando não for o servidor o indiciado.

8 ANEXO "B" (Documento de Preservação Intermediária) a que se refere o inciso II do art. 18, desta Resolução - Documentos - Atos de Comandantes (designações, nomeações, encargos e similares). Atestados diversos. Cópias de mensagens. Cópias de Fichas de Promoções. Diário Oficial da União Diário Oficial de Minas Gerais Dispensa médica Exames de seleção Exames médicos e laboratoriais Ficha de Aptidão Física (FIAF) Ficha de seleção de candidato a praça Ficha de pesquisa social e de antecedentes Pedido de licença sem vencimentos Pedido de reconsideração de punição Prova de seleção a cursos e similares Requerimento de cursos Requerimento de empréstimo para aquisição de uniforme e similares Requerimento de férias-prêmio (concessão, gozo, conversão em espécie) Requerimento de transferência de Unidade, Cia e similares Requerimento de concessão de quinquênio Sindicância social Testes / resultados

9 ANEXO "C" (Documento de Preservação Permanente) a que se refere o inciso III do art. 18, desta Resolução - Documentos - Atas da JCS / JSS Atas de Inspeção de Saúde Atestados de Origem Ação judicial impetrada Boletim Geral da Polícia Militar (BGPM) Boletim Especial da Polícia Militar (BEPM) Boletim Interno (BI) Boletim Interno Reservado (BIR) Certificado de conclusão de cursos e similares Certidão de Inteiro Teor Certidão de Contagem de Tempo de Serviço Conselho de Disciplina Conselho de Ensino Conselho de Justificação Certidão de Nascimento, de Óbito, de Casamento Certidão Negativa de Culpa Cópias de acórdãos, sentenças e similares Diplomas diversos Declaração de bens Ficha de implantação Ficha de exclusão Ficha médica Fé de ofício Ficha de alterações Ficha de conduta

10 Ficha de identidade civil Inquérito Policial Militar (Portaria, Relatório e Solução) Nota de Exclusão Nota de Prêmios e Castigos Ofícios oriundos de qualquer órgão do Poder Judiciário Processo de Pensão alimentícia Processo de Pensão acidentária Processo de reforma Processo de transferência para a reserva Processo de promoção Requerimento de transferência para a reserva, reforma, baixa do serviço Relação modelo "E" Relatório de inspeção de saúde por médico civil conveniado Sindicância Sumária Sindicância Regular Sentença Judicial Sumário de alta em hospitais, clínicas, etc. Título de promoção Títulos declaratórios (adicionais, etc.) Título de transferência para a reserva Título de reforma Termo de Incorporação Trabalho Técnico Profissional ou similar

11 ANEXO "D" (Encerramento das Anotações na Ficha Individual do Servidor) a que se refere o inciso VII do art. 2º, desta Resolução "NOME DA OPM" - Encerra nesta OPM em / / por motivo de conforme transcrição de BGPM nº de / /, contida no BI nº, de / /. Nome e assinatura do Secretário

12 ANEXO "E" (Ata de Expurgo de Documentos) a que se refere o inciso III do art. 20, desta Resolução POLÍCIA MILITAR DO ESTADO DE MINAS GERAIS Nome do órgão Secretaria / Arquivo ATA DE EXPURGO DE DOCUMENTOS DE PASTA FUNCIONAL Aos dias do mês de do ano de, reuniu-se a Comissão abaixo assinada, designada pelo Sr. Cmt do Batalhão em BI nº, de / /, para examinar a pasta funcional do nº, para expurgo dos documentos considerados solucionados definitivamente e que dispensam ulteriores consultas, na forma da Resolução nº, de / /. Após o exame e triagem, forma expurgados os documentos abaixo relacionados:. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente Ata que vai assinada pelos membros da Comissão. - Nome e assinatura - PRESIDENTE - Nome e assinatura - MEMBRO - Nome e assinatura - MEMBRO

13