CARTILHA DO SISTEMA DE CONFERÊNCIA WEB. Núcleo de Tecnologia da Informação da Comunicação

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1 CARTILHA DO SISTEMA DE CONFERÊNCIA WEB Núcleo de Tecnologia da Informação da Comunicação 2011

2 UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAMPA UNIPAMPA NÚCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E DA COMUNICAÇÃO NTIC CARTILHA DO SISTEMA DE CONFERÊNCIA WEB Esta cartilha aborda questões relacionadas ao Sistema de Conferência Web disponibilizado a comunidade acadêmica da Universidade Federal do Pampa. Versão 1 Julho de

3 NÚCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO NTIC Diretor Diego Luís Kreutz Coordenadoria de Administração e Planejamento Rafael Paris da Silva Coordenadoria de Redes, Infraestrutura e Suporte Fernando Della Flora Coordenadoria de Desenvolvimento de Sistemas Pierre Correa Martin Coordenadoria de Governança em TI Sérgio Luís Dill Elaboradores do Conteúdo Patric da Silva Ribeiro É permitida a reprodução parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte. Não é permitida a comercialização. 3

4 Descrição O serviço de Conferência Web da UNIPAMPA foi implantado pelo Núcleo de Tecnologia da Informação e da Comunicação através do software Adobe Connect visando atender os objetivos e metas institucionais nas questões de envolvem adquirir, implantar e ampliar soluções de conferência de vídeo e voz. O Sistema é uma alternativa de baixo de custo para videoconferência já que, ao contrário desta, não exige uma sala física com um terminal de acesso específico. Para participar de uma conferência Web, basta que o usuário disponha de um computador com webcam e headset (fone de ouvido e microfone). A conferência Web traz também uma série de recursos para o trabalho colaborativo como, por exemplo, o compartilhamento de desktops, apresentações (no formato PowerPoint ou pdf), quadro de notas, chat entre outros recursos. As possibilidades de uso são diversas podendo ser utilizado para aulas, treinamentos, reuniões e eventos. O Sistema foi implantado em versão de testes na instituição em agosto de 2010 e a partir de agosto de 2011 é lançado oficialmente para toda a comunidade acadêmica. Por que utilizar Conferência Web? Economia de tempo e custos em viagens Utilizando sistemas de conferência pela Internet, é possível reunir-se em tempo real com pessoas localizadas em qualquer parte do mundo, compartilhando conteúdo, elaborando documentos em conjunto, entre várias outras vantagens. Isto implicará diretamente na forma como a instituição emprega o tempo e o dinheiro nas viagens. Agilização de contato Uma vez que as reuniões com fornecedores e parceiros não dependem mais do deslocamento e de custos elevados, podendo ser mais frequentes. As Instituições podem ter mais encontros via web do que reuniões presenciais. A conferência web permite ainda uma maior interação, pois possui diversas ferramentas integradas. Interação Ao contrário da videoconferência, num sistema de conferência web existe a possibilidade de uma maior e melhor utilização de recursos, como compartilhamento de apresentações, tela de computadores e quadros brancos. Gravação e armazenamento A conferência web oferece a possibilidade de gravação e armazenamento da conferência para uma posterior visualização. Facilidade de uso Como a conferência web não necessita de um softwarecliente específico instalado na máquina, cria-se uma grande facilidade de uso, sendo necessária apenas, uma conexão com a Internet e um software navegador com o plugin em Flash, dispensando, também, equipamentos específicos. A comunicação pode ser feita com headset e webcam comum. 4

5 O tempo de aprendizado para sua utilização é normalmente curto e o sistema requer baixo consumo de banda de Internet, em comparação com a videoconferência. O serviço de conferência web possibilita colaboração via internet para: Aulas; Sessões de tutoria; Palestras; Reuniões administrativas; Treinamento a distância na utilização dos recursos; Elaboração de recursos didáticos e pedagógicos empregados nos cursos; Suporte remoto ao funcionamento da infra-estrutura de redes e das aplicações de comunicação e colaboração utilizadas nos cursos. Requisitos Requisitos mínimos para participantes: Microcomputador de 1 Ghz (ou superior) com 512 megabytes de memória RAM; Sistema operacional Windows, Linux ou Macintosh; Browser: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Netscape Navegador ou Chrome; Adobe Flash Player instalado; Headset (Figura 1) e webcam de boa qualidade (opcional); Enlace de acesso à internet de no mínimo 256 Kbps. Figura 1 Exemplo headset Requisitos mínimos para palestrantes e hosts: Além dos recursos já citados para participantes será necessário instalar o plugin Add-in que será solicitado no primeiro acesso. Para testar seu computador e verificar se as configurações necessárias estão corretas acesse o link: e clique na opção Ajuda antes de acessar a sala virtual. Agendamento O agendamento é realizado pelo Sistema Chamados direcionado ao suporte do campus para transmissão de aulas, reuniões e projetos de pesquisa, extensão e ensino de interesse da unidade ou direcionado ao NTIC quando forem eventos que envolvam todas as unidades. 5

6 Instruções para entrar na Sala Virtual Como host ou apresentador de uma Sala Virtual de acordo com a definição realizada no agendamento da sala é possível administrar todos os recursos da sala e liberar o acesso dos demais participantes que entrarão como convidados, para tanto é necessário entrar marcando a opção digitar seu logon e senha o o Logon: use a primeira parte do seu institucional, por exemplo, se o seu institucional for seu usuário será a parte que aparece antes ou seja, seunome; Senha: será aquela enviada para sua caixa de entrada de s, pela equipe de suporte, durante a criação do institucional. Caso tenha esquecido a senha pode resgatar utilizando o site de serviços da Unipampa: Como convidado, receberá do organizador do host ou apresentador um endereço da sala virtual e entrará marcando a opção entrar como convidado e fornecerá o seu nome. Dessa forma terá que aguardar o host aceitar sua entrada na sala virtual. Configuração de áudio Assim que entrar em uma Sala Virtual, execute o "Assistente de configuração de áudio" do menu reunião (Figura 2) e siga as orientações de configuração. Sendo possível também configurar, clicando com o botão direito em qualquer área do espaço de conferência web e clique em "Flash Player Configurações" (Figura 3). Figura 2 Menu reunião Figura 3 Flash Player Configurações 6

7 Sistema de Conferência Web no dispositivo móvel O Sistema permite integração com dispositivos móveis por meio do aplicativo Adobe Connect Mobile estendendo o alcance, pois permite que os participantes acessem as reuniões em trânsito, através de conexões 3G, 4G ou Wi-Fi. O Sistema está disponível para os dispositivos móveis (smartphones e tablet) habilitados com Adobe Flash (Figura 4), exemplo o SO Android (na versão 2.2 ou superior) e ios (iphone, ipod Touch e ipad). Figura 4 Sistema rodando no Iphone e no Android. Manuais / Vídeos Acesso os manuais e vídeos instrucionais estão disponíveis acessando link Web e Videoconferências na página inicial no NTIC: 7

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