O ROI do replanejamento de backup com o uso da desduplicação: um estudo de pesquisa com usuários do EMC Data Domain

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1 WHITE PAPER Sede: Av. Eng. Luiz Carlos Berrini, º andar, , São Paulo/SP Tel. (11) Fax (11) O ROI do replanejamento de backup com o uso da desduplicação: um estudo de pesquisa com usuários do EMC Data Domain Encomendado por: EMC Richard L. Villars Março de 2010 Eric Hatcher RESUMO EXECUTIVO A IDC conduziu entrevistas detalhadas com nove empresas que atualmente usam os sistemas EMC Data Domain de armazenamento com desduplicação (observação: a Data Domain foi adquirida pela EMC em julho de 2009). As entrevistas forneceram um conhecimento valioso das práticas de backup dos clientes e geraram um grande volume de dados quantitativos que foram usados na análise de ROI (Return of Investment, retorno sobre o investimento) da IDC. Este White Paper da IDC analisa o valor comercial específico associado ao uso dos sistemas Data Domain como parte das práticas de backup e proteção de dados, que estão em rápida evolução. O artigo também analisa como o uso de recursos de replicação da Data Domain para migrar dados entre sistemas reduziu ainda mais os custos de backup/recuperação e gerenciamento contínuo, elevou a produtividade da equipe de TI e aumentou a eficiência do gerenciamento de espaço. Com base nas médias determinadas neste estudo, os principais benefícios que o Data Domain ofereceu para os clientes podem ser resumidos da seguinte maneira: Os clientes economizaram mais de US$ por ano. Ao longo de três anos, os clientes obtiveram um retorno de 264% sobre o investimento e retorno financeiro em 6,6 meses. No primeiro ano após a implantação, os clientes obtiveram uma redução de US$ nos custos de aquisição de drives e bibliotecas de fita. Os clientes fizeram uma economia anual de US$ na manutenção dos produtos de hardware de drives/bibliotecas de fita existentes. Os clientes evitaram um gasto anual de mais de US$ com novos servidores. Os clientes reduziram o tempo de restauração de 4,6 horas para aproximadamente 35 minutos. Ao longo de três anos, os clientes obtiveram uma economia no tempo da equipe de TI equivalente a 1,6 funcionários em tempo integral.

2 TRÊS PONTOS FUNDAMENTAIS PARA UM INVESTIMENTO SEGURO EM TI A coleta e o uso efetivo de informações são requisitos importantes para as organizações no desafiador ambiente atual de negócios. Com as informações certas, fornecidas na hora certa e no local certo, as empresas podem gerenciar melhor os custos, tomar decisões mais inteligentes e responder mais rapidamente à mudança das condições. Para executivos de diversos setores, é fundamental fazer investimentos inteligentes em sistemas de TI que deem suporte aos objetivos comerciais de uma organização. Ao decidir sobre os investimentos em TI, os executivos precisam avaliar as ofertas com base em três requisitos de negócios. O investimento proposto: Ajuda a reduzir ou controlar aumentos no custo dos negócios (oferece um ROI sólido)? Garante a integridade dos negócios caso ocorram falhas no sistema ou no local (possibilita uma recuperação de desastres mais eficiente)? Suporta as exigências cada vez mais diversificadas do gerenciamento de informações (oferece recursos que funcionam em uma gama cada vez maior de aplicativos, tipos de informações e requisitos de retenção de dados)? Controlando o custo de fazer negócios Aumentos não previstos ou incontroláveis nos custos dos sistemas de TI não são aceitáveis, principalmente em épocas nas quais as empresas precisam controlar firmemente as despesas operacionais e de capital. Executivos seniores de TI precisam reduzir os gastos com equipamento de TI e recursos administrativos, e um componente estratégico desses esforços é a consolidação de ativos de TI para garantir o uso ideal à medida que os requisitos aumentam. Tecnologias como a virtualização de servidores que permite que os departamentos de TI consolidem um número cada vez maior de ativos de servidor, aumentem os níveis de utilização de servidores e tenham mais capacidade de resposta a novos requisitos de servidor são vistas como elementos importantes para o aprimoramento da utilização de ativos de TI. No entanto, aprimorar a eficiência operacional da TI por meio da consolidação não é um esforço único. Como as empresas continuam se expandindo, os recursos necessários para dar suporte aos negócios podem começar rapidamente a reduzir margens e inibir o crescimento futuro. A consolidação deve ser vista como um processo contínuo e iterativo. Por exemplo, os ganhos associados à consolidação de servidores podem ser rapidamente anulados pelos aumentos no armazenamento e no gerenciamento necessários para fazer o backup do crescente pool de servidores virtualizados. Portanto, os departamentos de TI precisam implantar soluções de armazenamento que façam parte de esforços contínuos para otimizar a eficiência do datacenter. Esses esforços abrangem a redução dos custos associados a ambientes legados de fita e a diminuição de conjuntos de dados altamente redundantes gerados em ambientes de servidores virtualizados. 2 # IDC

3 Sustentando os negócios As melhores informações do mundo não servem para nada se clientes, funcionários ou parceiros de negócios não podem acessá-las quando precisam. Preocupações em relação à disponibilidade e à integridade das informações podem afetar diretamente as receitas e os lucros. Podem surgir problemas no gerenciamento de dados relacionados à governança corporativa, que têm o potencial de influenciar reputações e gerar implicações legais significativas. As questões relacionadas à continuidade de negócios e à disponibilidade de informações nunca foram tão importantes para empresas e executivos de TI tomarem decisões sobre investimentos. Eles precisam lidar com um conjunto crescente de aplicativos essenciais aos negócios, uma janela menor de tempo aceitável para a recuperação de aplicativos e maior conscientização em relação aos custos associados a dados perdidos ou corrompidos. Aprimorar os padrões de recuperação e disponibilidade de dados por meio de backups mais extensos e frequentes muitas vezes pode ser impraticável ou muito caro. A necessidade de operar 24 horas por dia, 7 dias por semana, significa que as janelas de backup estão cada vez menores, ao passo que o volume de dados que precisam ser armazenados em backup cresce rapidamente. Apenas utilizar mais dos mesmos recursos para solucionar o problema é inviável do ponto de vista financeiro e técnico. Neste novo mundo, os departamentos de TI devem investir em soluções que permitam consolidar e automatizar os processos de proteção e recuperação de dados em toda a organização. Os executivos de TI devem reduzir custos e aprimorar a capacidade de gerenciamento da recuperação local, enquanto aproveitam a replicação de dados para fazer backups em locais remotos com o objetivo de aprimorar a continuidade geral dos aplicativos e a recuperação de desastres em toda a empresa. Acomodando necessidades de informações diversas Aumentar a eficiência da TI apenas para reduzir os custos operacionais é aceitável se o único objetivo da organização é aumentar os lucros. No entanto, o sucesso dos negócios raramente está baseado apenas nas margens de lucro. As empresas devem sempre buscar novos clientes e fluxos de receita por meio de inovações em produtos e serviços. Atualmente, uma das maneiras mais importantes de desenvolver e fornecer novas ofertas inovadoras é o uso mais eficiente de informações mais diversas. Entre elas estão: Usar s, ferramentas de colaboração e sites para se comunicar e conduzir negócios com clientes e parceiros de negócios. Coletar, armazenar e analisar mais informações sobre produtos, clientes e transações. Digitalizar registros, criar documentos, vídeos e outros tipos de dados não estruturados para aumentar a eficiência, oferecer novos serviços e cumprir com as dinâmicas regulamentações governamentais IDC #

4 A crescente expansão da criação e do arquivamento de informações já vem tendo um impacto significativo nos ambientes de armazenamento das organizações à medida que os executivos de TI percebem que o custo do armazenamento e do gerenciamento de repositórios de dados diversificados passará a ser um problema significativo para muitos administradores de datacenters. Um exemplo claro do escopo do problema é o gerenciamento de arquivos CAD antigos. Em conversas com diversas empresas de projeto e engenharia, os administradores de TI relataram que a vida útil da maioria do conteúdo de CAD varia de 30 dias a um ano. Um rápido exame de seus servidores de arquivos e sistemas NAS revela que mais de 80% (e muitas vezes mais de 90%) dos dados de CAD no sistema são duplicados e talvez não sejam acessados há meses ou anos. Hoje, muitos desses crescentes pools de conteúdo (como os arquivos CAD citados anteriormente) consomem boa parte da capacidade do dispendioso armazenamento principal e reduzem os recursos de backup (tempo e capacidade). Em um mundo onde as informações têm crescimento explosivo e muitas vezes imprevisível, os departamentos de TI precisam implementar soluções de armazenamento que possam acomodar uma vasta gama de informações e casos de uso. O restante deste White Paper examina as várias maneiras pelas quais as soluções de armazenamento com desduplicação do EMC Data Domain ajudam as empresas a enfrentar melhor os atuais desafios associados aos processos de backup, recuperação, armazenamento de longo prazo e recuperação de desastres. Também é fornecida uma avaliação detalhada do valor comercial e do retorno sobre o investimento que as empresas obtiveram com o uso dos sistemas de armazenamento com desduplicação Data Domain. VALOR COMERCIAL DOS SISTEMAS DATA DOMAIN Para determinar e quantificar os benefícios da implantação dos sistemas Data Domain de armazenamento com desduplicação, a IDC entrevistou executivos e gerentes de TI de nove empresas que incorporaram soluções Data Domain a suas infraestruturas de armazenamento, inclusive uma grande empresa de serviços financeiros, a Canadian National Railway (CN), que opera a única rede ferroviária transcontinental da América do Norte, uma empresa de mídia internacional e um fabricante com sede no Canadá com um mercado global e instalações de fabricação nos Estados Unidos, na Europa e na Ásia. As entrevistas se concentraram nas experiências desses usuários finais e na economia associada ao backup de dados desde a implementação dos sistemas Data Domain. O número de funcionários por empresa variava de 5 mil a mais de 100 mil e o tamanho da equipe de TI variava de 12 a mais de 700 funcionários. Nos departamentos de TI, uma média de cinco funcionários trabalhava diretamente com os sistemas Data Domain. Os dados demográficos do estudo são apresentados na Tabela 1. 4 # IDC

5 TABELA 1 Dados demográficos Número médio de funcionários Número médio de funcionários de TI 285 Número médio de usuários do Data Domain 5 Fonte: IDC, setembro de 2009 Benefícios Todas as nove empresas entrevistadas pela IDC obtiveram benefícios significativos com a implantação das soluções Data Domain. As reduções nos custos de backup possibilitaram a maior economia, em média US$ 1 milhão por ano para cada empresa. Em geral, a economia anual gerada pelo aumento da produtividade da TI atingiu um valor médio de US$ e a economia possibilitada pelo gerenciamento simplificado e aprimorado do armazenamento levou a uma economia adicional de US$ por ano. Para as nove empresas, a média de economia obtida desde a implantação das soluções Data Domain chegou a US$ por ano. A proporção desses benefícios e a média de economia anual são mostradas na Figura 1. FIGURA 1 Média de benefícios anuais do Data Domain Fonte: IDC, setembro de IDC #

6 Custos reduzidos de backup Boa parte da redução de custos foi possibilitada pelo fato de não ser necessário fazer upgrade de bibliotecas e drives de fita e pela economia na manutenção dos drives de fita. Os clientes viram que precisavam escolher entre aumentar o tamanho de um ambiente de fita antigo e ineficiente e fazer upgrade de seus meios de backup para os sistemas Data Domain. Os clientes compararam os gastos desde a implantação do Data Domain com o que teriam gasto em fitas e, em média, obtiveram economia de até US$ por ano (veja a Figura 2). A economia no transporte de fita contribuiu para uma economia anual média de US$ e a redução no número de prestadores de serviço possibilitou uma economia adicional média de US$ por ano. Veja a seguir resumos de conversas descritivas com clientes que implantaram sistemas Data Domain e conseguiram reduzir o custo do backup. Antes de implantar uma solução Data Domain, uma empresa de serviços financeiros tinha um ou dois drives de fita LTO (Linear Tape Open) com custo de aproximadamente US$ por unidade em quase 80 localidades. "Antes, tínhamos muitas fitas e os funcionários gastavam boa parte de seu tempo trocando essas fitas", afirmou o gerente. "Agora, não usamos mais fitas. Também estamos economizando no transporte das fitas e poupando cerca de 30 minutos diários gastos na troca de fitas em cada local. Com a desduplicação, estamos economizando espaço em disco e provavelmente evitando um gasto anual de US$ com novos discos". Antes de implantar o Data Domain, a CN Railway tinha bibliotecas de fita em 10 locais remotos e drives de fita em outros 17 locais remotos. Kevin Whelan, gerente de sistemas operacionais e armazenamento, diz: "Agora, temos uma unidade Data Domain em cada local. Usamos essas unidades para replicar dados para o datacenter principal. Antigamente, precisávamos ter alguém em cada escritório para remover a fita do drive todas as manhãs e montar uma nova fita." A empresa estima que está economizando pelo menos 20 minutos por dia em suas 27 instalações, o que equivale à economia de nove horas de trabalho por dia. A empresa também usa três unidades Data Domain para replicar dados para o local de recuperação de desastres. "Estamos economizando tempo e custos de transporte porque antes precisávamos carregar as fitas em um local e usar um provedor de serviços terceirizado para transportá-las por cerca de 20 horas para o local de recuperação de desastres para que pudéssemos montálas em uma biblioteca de fitas". Ao usar os recursos de controle de fluxo de largura de banda do software Data Domain Replicator para controlar a taxa de transmissão de dados entre locais, as empresas também conseguem reduzir os custos da largura de banda. Um gerente disse: "Fazemos a transmissão a uma velocidade baixa durante determinados horários de pico e a uma velocidade mais alta durante períodos mais calmos. Sem esse recurso, eu precisaria ter o dobro da largura de banda em algumas instalações. Portanto, isso significa uma economia de US$ a US$ em largura de banda." Com a implantação da solução Data Domain, uma empresa de mídia conseguiu acabar com as bibliotecas de fita em seu local de recuperação de desastres e evitar um upgrade no datacenter principal. "Tínhamos uma biblioteca de fitas defasada em um local, e a solução de backup local era problemática", afirmou o gerente. "Acabamos com a biblioteca de fitas, substituindo-a pelo sistema Data 6 # IDC

7 Domain. Agora, fazemos a compartimentação eletrônica com duas instalações na costa oeste e replicamos os dados para nosso escritório em Nova York." Antes de implantar o Data Domain, uma empresa usava um formato LTO, que não tinha mais o suporte do fabricante do drive de fita. "Como tínhamos cerca de 10 mil fitas, pretendíamos fazer um grande investimento na substituição desse tipo de mídia", afirmou o gerente. "Optamos pela solução Data Domain, que ofereceu um rápido retorno do investimento, considerando que gastávamos cerca de mil fitas a cada três meses. Como não fazemos mais gravações em fitas, estamos conseguindo economizar cada vez mais." A empresa também conseguiu eliminar o gargalo operacional causado pelos backups de fitas. Antes da implementação, a utilização dos servidores de backup pela CPU era restrita, mas agora a taxa de utilização está acima de 80%, o que permite à empresa evitar a compra de outros servidores. FIGURA 2 Redução do custo anual de backup Fonte: IDC, setembro de IDC #

8 Maior produtividade da TI Com a solução Data Domain, cada uma das nove empresas precisou de menos funcionários em tempo integral para gerenciamento de backups, auditorias e outras funções. Além disso, o tempo médio gasto no backup foi reduzido em mais da metade e os tempos de restauração foram reduzidos em 53%. Considerando a média das nove empresas, a economia anual viabilizada pelo aumento da produtividade da equipe de TI somou US$ (veja a Figura 3). A redução no tempo do backup foi responsável por benefícios anuais de US$ em média. A economia com funcionários em tempo integral para gerenciar backups contribuiu para gerar benefícios anuais médios de US$ , enquanto a necessidade de menos funcionários em tempo integral para fazer auditorias possibilitou uma economia anual extra de US$ , em média. Veja a seguir resumos de conversas descritivas com clientes que implantaram sistemas Data Domain e conseguiram aumentar a produtividade da TI. ANTES de implantar os sistemas com desduplicação Data Domain, uma empresa de serviços financeiros estava sem tempo para fazer backups. Na entrevista, um gerente afirmou: "Nossa janela de backup é das 17 h às 6 h e nossos servidores ainda estavam concluindo backups de dados quando precisavam estar disponíveis para os usuários. Agora, tudo é feito em tempo real. Além disso, não precisamos de funcionários para trocar fitas, o que permite economizar 30 minutos diários em cada um de nossos locais." Como a solução Data Domain é mais fácil de administrar, um cliente do Data Domain agora economiza aproximadamente 47 horas por mês e oito horas por semana de trabalho relacionado à TI de back-office, além de 5 a 10 horas por mês no gerenciamento da alocação de armazenamento e cinco horas por mês na recuperação de espaços. Os sistemas Data Domain permitiram que os clientes reduzissem significativamente os tempos de restauração. Um cliente gastava 24 horas por mês gerenciando backups em sua instalação principal e agora só precisa de quatro horas para executar essa tarefa. A estratégia mais consistente de backup na empresa também ajudou nas auditorias. Um gerente mencionou: "Fazemos auditorias trimestrais que demoravam nove dias para serem concluídas. Agora, posso fazer isso em um dia." 8 # IDC

9 FIGURA 3 Maior produtividade Fonte: IDC, setembro de 2009 Gerenciamento aprimorado do armazenamento Ao diminuir o tempo de restauração e reduzir os erros de armazenamento de dados e os backups com falhas, a solução Data Domain ajudou as nove empresas a obter benefícios anuais de cerca de US$ Veja, a seguir, resumos de conversas descritivas com clientes que implantaram sistemas Data Domain e conseguiram aprimorar o gerenciamento do armazenamento. Com a solução Data Domain, uma empresa de manufatura conseguiu reduzir o número mensal de erros no sistema de fita de 25 para zero. "Perdíamos em média duas horas cada vez que ocorria um erro nos backups de fita", afirmou o gerente. "Também perdíamos dados quando uma fita falhava. Isso nunca aconteceu com o Data Domain. Além disso, as quatro ou cinco restaurações que fazemos por semana agora são feitas em minutos. Antes, se a fita estivesse no local, a restauração podia levar uma hora. Se a fita não estivesse no local, a restauração podia levar até oito horas." Com seu sistema de fitas, a CN Railway fazia 20 ou 30 restaurações por semana. "Se a fita estivesse no local, uma restauração podia levar de três 2010 IDC #

10 a quatro horas. Se não estivesse no local (e havia 50% de chance de isso ocorrer), uma restauração podia levar até dois dias", afirmou o gerente Kevin Whelan. "Fazer restaurações mais rapidamente com certeza viabiliza negócios. Antigamente, se um usuário excluísse acidentalmente um relatório e precisasse aguardar dois dias, ele teria simplesmente de refazer o relatório, desperdiçando um tempo valioso." Com a substituição do sistema de fitas, a empresa de mídia obteve uma redução significativa dos erros do sistema. "O tempo de recuperação também foi reduzido, totalizando cerca de cinco minutos, em comparação com os 30 minutos exigidos anteriormente", afirmou o gerente. "Além disso, economizamos tempo nas restaurações porque agora elas são instantâneas." Resumo de benefícios, investimentos e fluxo de caixa cumulativo A Figura 4 mostra o investimento de três anos na solução Data Domain. Como é usual na pesquisa de ROI da IDC, os investimentos são maiores no ano de implantação, quando os sistemas Data Domain são adquiridos. Depois que o custo inicial é estimado, o investimento nos anos seguintes diminui e fica nivelado com o tempo. O investimento contínuo é baseado na rotatividade padrão de hardware e no tempo necessário para que a TI faça a manutenção dos sistemas Data Domain. FIGURA 4 Investimento ao longo de três anos em sistemas Data Domain Fonte: IDC, setembro de # IDC

11 A Figura 5 ilustra os benefícios anuais agregados, o investimento e o fluxo de caixa cumulativo ao longo de três anos dos clientes entrevistados pela IDC neste estudo. Os benefícios foram maiores no primeiro ano porque os clientes evitaram a aquisição de fitas imediatamente após a implantação. A economia contínua relacionada a fitas abrange os upgrades de fitas e a manutenção de drives que é evitada. FIGURA 5 Investimento, benefícios e fluxo de caixa Fonte: IDC, setembro de 2009 Retorno sobre o investimento A análise do ROI dos sistemas Data Domain ao longo de três anos, feita pela IDC, baseia-se nos investimentos inicial e anual comparados aos benefícios ao longo de três anos. Com base nos dados coletados com os clientes, essa solução oferece um ROI de 264% e o retorno financeiro ocorre em 6,6 meses. A Tabela 2 mostra os resultados do ROI IDC #

12 TABELA 2 Análise do ROI ao longo de três anos Benefícios (descontados) $ Investimentos (descontados) $ VPL $ ROI 264% Retorno financeiro 6,6 meses Taxa de desconto 12% Fonte: IDC, setembro de 2009 METODOLOGIA DE ROI DA IDC A metodologia de ROI da IDC mede a eficiência das soluções e usa os resultados para calcular o ROI dos sistemas implantados. O método é constituído de quarto etapas: 1. Avaliar os custos interno e externo de administração de sistemas antes de implantar a solução. 2. Determinar o investimento na compra, na implementação e na implantação da solução. É importante estimar não apenas o custo inicial da compra, mas também os custos de implementação, integração, consultoria e/ou treinamento necessários. Para calcular o investimento total necessário para a implantação, a IDC inclui perguntas que cobrem o custo de aquisição, configuração e integração, bem como as taxas contínuas dos produtos de software e o tempo de manutenção da TI. 3. Calcular as reduções de custos e os ganhos de produtividade, disponibilidade e eficiência atingidos com o uso da solução. Parte das entrevistas é dedicada à identificação de reduções de custos, inclusive custos "tangíveis" de TI, como economia nas aquisições de servidores e fitas de backup, e custos "intangíveis", inclusive produtividade da equipe de TI, eficiência do gerenciamento da TI e produtividade do usuário final. Para este estudo, substituímos nossas identificações de categoria padrão pelas informações entre parênteses: Redução de custos (custos reduzidos de backup): A IDC pergunta quais custos foram evitados ou reduzidos em relação a servidores, fitas de backup, largura de banda, taxas de licenciamento e viagens evitadas. A economia é relatada em termos de dólares economizados por unidade ou redução anual nos gastos. Produtividade da equipe de TI (maior produtividade da TI): Para medir as alterações na produtividade da TI, a IDC pergunta especificamente sobre a redução no tempo para restaurar bancos de dados ou aplicativos essenciais aos negócios, a redução no tempo da janela de backup, o tempo necessário para auditar e carregar/recarregar dados. Gerenciamento aprimorado de espaço (melhor gerenciamento de espaço): A IDC faz perguntas específicas aos clientes sobre o número 12 # IDC

13 de erros de armazenamento de dados por semana, os tempos de recuperação, backups malsucedidos por semana, os tempos de restauração e a produtividade dos usuários perdida durante a restauração. 4. Calcular o período de retorno e o ROI da solução implantada. Com base nos dados reunidos na entrevista, a IDC calcula o período e a taxa de retorno com base no total economizado devido aos investimentos em sistemas Data Domain. Premissas de cálculo do ROI e do período de retorno financeiro A IDC baseia os cálculos do período de retorno e do ROI nas premissas resumidas abaixo: Os valores de tempo são multiplicados pelo salário com encargos (salário + 28% para benefícios e despesas gerais) para quantificar a eficiência e a economia na produtividade do gerente. Os valores do tempo de inatividade são produto da redução das horas de tempo de inatividade multiplicada pelo número de usuários afetados e por seus valores por hora. Como nem toda hora de tempo de inatividade equivale a uma hora perdida de produtividade, a IDC pergunta especificamente sobre a porcentagem de impacto de uma hora de tempo de inatividade e atribui uma fração do resultado por hora à economia em dólares. Todas as soluções de TI exigem um período de implantação. Os benefícios completos da solução não estão disponíveis durante a implantação. Para capturar essa realidade, a IDC calcula mensalmente os benefícios com base na vigência média da implantação. O valor presente líquido da economia ao longo de três anos é calculado subtraindo-se o investimento feito em três anos dos benefícios descontados obtidos nesse período. A IDC usa uma taxa de desconto de 12% para justificar possíveis despesas no momento da implantação e os juros dessas despesas. DESAFIOS E OPORTUNIDADES As visões fornecidas pelos clientes do EMC Data Domain mostram claramente que o uso de serviços de desduplicação e replicação de dados com base em disco podem ter um impacto significativo nos custos e nos problemas associados aos atuais processos de backup/recuperação e recuperação de desastres. Nos próximos anos, os requisitos de proteção de dados, recuperação de desastres e gerenciamento de dados em longo prazo das organizações só aumentarão; portanto, a EMC precisará ampliar ainda mais a escala e o escopo das soluções Data Domain. Um desafio importante para as empresas é a necessidade de acelerar os tempos de recuperação associados ao grande número de imagens de máquinas virtuais. À medida que adotam um ambiente de servidor basicamente virtualizado (e fazem um uso mais amplo da virtualização de desktops), as empresas ficam cada vez mais preocupadas com possíveis "inicializações em série" acionadas durante recuperações completas do datacenter ou inicializações de desktops no início do dia. Os sistemas Data Domain de armazenamento com desduplicação 2010 IDC #

14 desempenham um papel importante em ajudar a gerenciar esse processo, mas a empresa também deve assegurar que oferece soluções que proporcionam o desempenho intenso de recuperação de dados exigido em uma recuperação de datacenter de amplo alcance. Outro desafio fundamental para as empresas é o crescente "problema de arquivamento". A digitalização de muitos processos de negócios (registros, imagens e vídeos) está levando a uma explosão na criação e no armazenamento de conteúdo avançado. Ao mesmo tempo, mudanças nos requisitos de governança corporativa associadas à conformidade normativa e à ediscovery estão forçando as empresas a armazenar esse conteúdo por períodos sempre mais longos. Esses pools de conteúdo avançado podem sobrecarregar rapidamente os sistemas de backup e arquivamento que dão suporte a aplicativos mais tradicionais. A EMC tem a oportunidade de ajudar as empresas a gerenciar melhor o número cada vez maior de arquivamentos de conteúdo por meio de aprimoramentos adicionais nas soluções Data Domain (por exemplo, serviços com conteúdo mais específico) e de vínculos melhores com seus portfólios mais amplos de gerenciamento do armazenamento e das informações. CONSIDERAÇÕES FINAIS E ORIENTAÇÕES ESSENCIAIS Os gerentes de TI de empresas de grande e médio porte enfrentam muitos desafios semelhantes à medida que buscam otimizar a utilização de ativos de TI e aprimorar a continuidade/disponibilidade dos negócios. Eles buscam soluções de armazenamento que aprimorem a utilidade de outros ativos de TI enquanto reduzem significativamente as despesas operacionais e de capital. No entanto, para atingir esses objetivos é necessário mais do que identificar o caso de uso correto e selecionar a solução adequada. Também é necessário tomar decisões inteligentes em relação à implementação que evitem as dispendiosas reconfigurações de sistemas e migrações de armazenamento. Os gerentes de TI que adquirem produtos de armazenamento devem avaliar fornecedores como a EMC e seus parceiros comerciais com base não apenas na empresa que oferece os sistemas mais econômicos e com melhor desempenho. Os gerentes de TI precisam de parceiros que possam ajudá-los a superar ou evitar as tradicionais deficiências: Pouco uso dos ativos instalados Disponibilidade de dados/aplicativos inferior à ideal Excesso de sobrecarga administrativa Os gerentes de TI devem avaliar os fornecedores com base na capacidade que suas soluções têm de otimizar o uso de investimentos em TI no momento atual e por um período prolongado. Eles também precisam procurar parceiros de negócios que usem novas soluções para tratar dos desafios específicos a aplicativos e negócios enquanto fornecem implementações mais rápidas e consistentes com risco mínimo de interrupção nos aplicativos, nos processos e nas operações comerciais. 14 # IDC

15 APÊNDICE: ESTUDOS DE CASO DE CLIENTES DA DATA DOMAIN Estudo de caso da Canadian National Railway Visão geral Em 2007, a Canadian National Railway (CN) implantou os sistemas EMC Data Domain de armazenamento com desduplicação para aprimorar os recursos de backup e restauração com o uso da capacidade de desduplicação da solução. Como disse Kevin Whelan, gerente de sistemas operacionais e armazenamento, "Vimos grandes vantagens na abordagem do Data Domain. E investigamos várias empresas quando analisamos nossas necessidades de armazenamento". A CN tem mais de funcionários, sendo 725 de suporte. O departamento de TI tem três funcionários dedicados que gerenciam o Data Domain. O datacenter principal fica na sede da empresa, em Montreal. A demanda da empresa por armazenamento crescia constantemente em todos os 27 escritórios na América do Norte. Hoje, existe um utilitário Data Domain em cada uma dessas localidades e um sistema central que faz a replicação para o datacenter principal. A CN usa o Data Domain de duas maneiras: Primeiro, o departamento de TI replica dados de vários locais secundários para o escritório de Montreal. A empresa também usa um sistema Data Domain dedicado, na Filadélfia, para a recuperação de desastres. Antes da implementação, a CN transportava de caminhão todas as fitas de recuperação de desastres para a Filadélfia. Custos reduzidos de backup A implantação do Data Domain foi uma boa escolha para as necessidades comerciais da CN, pois os drives de fita da empresa estavam no fim de seu ciclo de vida útil e era necessário realizar o upgrade do armazenamento de alguma forma. A CN encerrou contratos de reparos e manutenção de fitas, o que fez com que a empresa economizasse aproximadamente US$ por ano. A empresa também evitou o reparo de falhas no hardware da fita, o que resultou em uma economia adicional estimada de cerca de US$ por ano. A empresa evitou a compra de cerca de 50/60 novos drives de fita sem deixar de atender à crescente demanda por novos armazenamentos. Os gerentes da empresa estimam que conseguiram uma economia anual de mais de US$ , com uma taxa de crescimento médio da demanda de 25% ao ano. Como apontou Whelan, "Estamos economizando em largura de banda devido ao uso dos sistemas Data Domain. Algumas de nossas localidades usavam velocidades muito baixas em circuitos de 256 K. Se continuássemos transferindo backups inteiros por esse link quando os usuários estivessem on-line, todos sofreriam". Para melhorar as taxas de transferência, a empresa estima que precisaria gastar até US$ a mais por mês esse custo foi evitado devido à eficiência da replicação do Data Domain IDC #

16 Maior produtividade da TI Antes da implantação do Data Domain, todas as instalações da CN usavam backups em fita. Conforme Whelan, "Cada local tinha um funcionário que chegava de manhã, retirava uma fita do drive e montava a próxima fita. Esse procedimento levava de 15 a 20 minutos, considerando o tempo que o funcionário levava para ir até o servidor, retirar a fita, arquivá-la e colocar uma nova". Porém, desde a implementação, essas tarefas foram completamente eliminadas. Agora, a empresa economiza cerca de nove horas por dia em todos os escritórios. Em geral, o departamento de TI faz de 20 a 30 restaurações de dados por semana. Antes da implantação do Data Domain, se uma fita estivesse no local, a tarefa exigia de três a quatro horas de trabalho. Se a fita não estivesse no local, o tempo de restauração aumentava rapidamente para dois dias. Com a replicação do Data Domain em vigor, a empresa continua bem protegida contra desastres no local e as restaurações são concluídas em duas horas, pois os dados recuperáveis estão sempre no local. Em uma situação de recuperação de dados, a CN evitaria aproximadamente 20 horas gastas no transporte feito por um fornecedor, porque as fitas não precisariam mais ser transportadas entre Montreal e Filadélfia. Gerenciamento aprimorado do armazenamento A CN tem aproximadamente usuários que se beneficiam da implantação do Data Domain. No passado, se um relatório fosse excluído acidentalmente, o usuário precisaria recriá-lo do zero. Com o Data Domain, o relatório pode ser restaurado em menos de duas horas, o que evita que o usuário tenha o trabalho de inserir dados novamente. Como disse Whelan, "Se um usuário precisasse de um relatório na mesma tarde, ele tinha de criá-lo novamente, porque o antigo processo de restauração era muito demorado. Agora, os usuários não entram em pânico porque sabem que todos os dados estarão disponíveis". O Data Domain contém um recurso de controle de largura de banda que permite que o departamento de TI determine a taxa de transferência de dados. Obviamente, o departamento não deve executar um grande backup durante o horário de pico. Usando esse recurso, a CN inicia backups no final de um dia útil e os conclui antes das 8 h da manhã seguinte. Durante o horário comercial, a equipe diminui a velocidade da transferência de dados do Data Domain, para que o desempenho não seja afetado. Whelan afirma: "A capacidade de controlar a única taxa de transferência foi um recurso incrível para nós". A CN economizou uma quantidade significativa de espaço em disco com o Data Domain. No passado, a organização de TI gravava o mesmo volume de dados em fita todos os dias. Contudo, desde a implantação da desduplicação do Data Domain, os dados são gravados apenas uma vez. Como Whelan disse, "Se os dados forem salvos uma vez, não precisarão ser salvos novamente". O gerenciamento de dados em locais externos foi aprimorado desde que a CN decidiu parar de usar um fornecedor externo. Às vezes, a produtividade da TI podia ser afetada por problemas simples de logística. Como mencionado na entrevista, "Um dia pedimos a um fornecedor que nos trouxesse uma fita que estava em outro local para podermos fazer uma restauração. Ele disse: 'Assim que eles terminarem de trocar o óleo do veículo. A fita está na mala e está sendo transportada no momento.' Com o Data Domain, não temos problemas desse tipo." 16 # IDC

17 Estudo de caso de uma empresa global de comunicações Visão geral Uma empresa de comunicações global implantou os sistemas EMC Data Domain de armazenamento com desduplicação devido aos meios de backup de dados altamente eficientes do sistema. A demanda de armazenamento da empresa estava aumentando tanto que o departamento de TI simplesmente não podia continuar fazendo backups em fitas. Como disse um diretor técnico sênior na entrevista da IDC, "Escolhemos o Data Domain por causa da maneira de ele compactar e desduplicar dados. Esse sistema tem a capacidade de transferir um gigabit em velocidade de linha durante a janela de backup. O algoritmo executado pelo Data Domain possibilita números de throughput muito altos de acordo com as especificações publicadas. As especificações são 200 megabytes/segundo para a Série DD500 e as máquinas funcionarão a noite toda". A empresa usa o Data Domain há mais de um ano e está no processo de implantação de mais sistemas em vários locais. Custos reduzidos de backup Agora, o Data Domain é o principal destino de backup e a empresa reduziu significativamente a quantidade de fitas e hardware de fita usados na organização. Como afirmou o diretor técnico, "Na maioria dos casos, o Data Domain substituiu completamente as fitas. Em nossas cinco novas instalações, que foram inauguradas com o Data Domain já implantado, as fitas nunca foram implantadas". A empresa estima que a economia anual com fitas e hardware associados seja de aproximadamente US$ por local. Como ele disse, "Quando vemos a economia possibilitada por essa implantação em nossas 27 instalações, concluímos que foi um bom investimento". Essa é uma economia anual de US$ 10,4 milhões uma economia de US$ 30 milhões em um ciclo de vida de hardware padrão de três anos. Usando o Data Domain, a empresa adquiriu servidores de backup menores do que os que usava até o momento. O diretor disse: "Não evitamos a compra de novos servidores, mas os que compramos são unidades menores e mais baratas do que as que comprávamos normalmente. Estamos economizando cerca de US$ por servidor em cada local." Isso equivale a uma economia anual de US$ A empresa também conseguiu reduzir possíveis riscos durante a auditoria. Desde a implantação do Data Domain, é possível compartimentar e enviar dados a um local externo, o que mantém a empresa em conformidade. Maior produtividade da TI A equipe de gerenciamento de backups da empresa evitou o tempo gasto no estudo de tendências de uso de fitas, na substituição de fitas, na identificação e no armazenamento de backups. A empresa tem três funcionários dedicados que trabalham com fitas, mas o tempo que eles gastam nessas tarefas foi reduzido "em 15% e agora eles podem executar outras tarefas" IDC #

18 Os backups de dados demoram menos do que anteriormente porque a taxa de transferência de dados dos sistemas Data Domain é mais rápida que a das fitas. A empresa estima que em uma semana comum 22 membros da equipe economizem pelo menos 10 horas no carregamento de dados. No passado, as restaurações demoravam de quatro a seis horas. Desde a implantação, esse tempo foi reduzido para menos de uma hora. A implantação do Data Domain precisou de cerca de duas horas para instalar as unidades de armazenamento, sem a necessidade de maior tempo de manutenção. Isso é mais eficiente do que outras soluções. De acordo com o diretor, "Com outros armazenamentos, precisávamos alocar e continuar alocando com base em backups e servidores de backup. Boa parte dos benefícios do Data Domain deve-se ao fato de que ele reúne muitas das tarefas que eram feitas por várias equipes no passado e as consolida para que possam ser feitas por uma pessoa". A empresa estima que a equipe de TI esteja economizando anualmente de 15 a 20 horas por sistema Data Domain nas tarefas de alocação de armazenamento. Gerenciamento aprimorado do armazenamento O diretor resumiu: "Agora, os dados são mais portáteis. Eles podem ser armazenados em backup mais rapidamente, e isso causa um grande impacto na organização. O Data Domain alterou a dinâmica do trabalho das equipes. Estamos começando a ver uma diferença nos funcionários à medida que acabamos com as bibliotecas de fitas e reduzimos a pressão sobre as equipes. Isso é possibilitado pela compartimentação eletrônica agora, minha equipe pode gerenciar todo o armazenamento com base na eficiência oferecida pelo Data Domain." Caso de estudo de uma empresa de serviços financeiros Visão geral A empresa de serviços financeiros, que gerencia mais de US$ 180 bilhões em financiamentos estudantis, implantou os sistemas EMC Data Domain de armazenamento com desduplicação em maio de 2008, uma decisão motivada pela necessidade de a empresa reduzir custos eliminando a dependência do backup em fita. Em sua sede, a empresa tinha três funcionários para gerenciar backups. Custos reduzidos de backup Os dois principais fatores para a redução de custos foram a economia com fitas e a economia com sua manutenção. O arquiteto técnico da empresa estima que a corporação conseguiu reduzir os gastos com fitas em mais de US$ e os custos de manutenção em US$ no primeiro ano após a implantação. A empresa tem 12 locais remotos que compravam novas fitas regularmente e gerenciavam seus próprios ambientes de backup em fita. Desde a implementação do Data Domain, as despesas relacionadas à compra de fitas, à manutenção de drives e ao transporte foram completamente eliminadas. Como a empresa usa o Data Domain, ela conseguiu evitar uma atualização de fita que teria custado mais de US$ 500 mil. A empresa conseguiu diminuir ou eliminar todas as bibliotecas de fita. Os 12 locais remotos não usam mais fitas os dados são armazenados no datacenter principal. 18 # IDC

19 A empresa conseguiu evitar a compra de três servidores de mídia por ano, o que resultou em uma economia anual de mais de US$ Além disso, a empresa não precisa mais fazer renovações anuais de software e renovações de manutenção do antigo sistema de backup. O arquiteto técnico estima uma economia anual total de US$ Maior produtividade da TI Em cada local, a empresa obteve um aumento de produtividade da TI que equivale a um funcionário em tempo integral. Se essa economia de tempo for obtida em todos os 12 locais, a economia de tempo da equipe será superior a US$ Como o arquiteto técnico disse, "Não fazemos mais reparos constantes em drives de fita e mecanismos com defeito. Reduzimos nosso contrato de transporte e nossos administradores conseguem economizar de três a quatro horas por dia devido ao fato de não usarem mais fitas". Para se proteger contra possíveis falhas em fitas e reduzir o tempo desperdiçado aguardando restaurações, a empresa duplicou todas as fitas e manteve um conjunto dentro de suas instalações e outro em um local externo. No passado, a empresa fazia backup para esses conjuntos de fita duplicados de três a quatro vezes por mês, mas tem evitado esse processo desde a implantação do Data Domain. Além disso, houve uma redução significativa no tempo necessário para fazer uma restauração esse tempo diminuiu de uma hora para apenas 30 minutos. Antes da implantação do Data Domain, era normal a empresa ter uma falha de fita por dia. Um técnico interno precisava de cerca de três horas para consertar uma falha comum. Além disso, um administrador da empresa precisava trabalhar em parceria com um fornecedor para ajudar a solucionar o problema, o que geralmente adicionava mais três horas ao processo. Como disse o arquiteto técnico, "Tínhamos muitas, muitas falhas em fitas. Essas falhas resultavam na perda do tempo de trabalho da equipe e na perda dos dados na fita. Em cerca de 5 a 10% das vezes, a fita era simplesmente irrecuperável e precisávamos procurar outra cópia. Se precisássemos sair do local para fazer isso, era necessário cerca de meio dia para encontrar a fita". A capacidade do Data Domain permite que a empresa recupere dados e faça recuperações para um ponto específico no tempo mais rapidamente, em comparação com os drives de fita. Como mencionado na entrevista, "Uma vez, algumas fitas caíram no poço de um elevador. As fitas estavam sendo trazidas pela equipe de recuperação de desastres cerca de cinco fitas caíram no poço. Uma dessas fitas era muito importante e não tinha backup". O arquiteto técnico também disse: "Com o número de restaurações que fazemos, o Data Domain conseguiu formar uma boa reputação conosco. Ele é conhecido por ser uma solução de restauração confiável. As pessoas ficam satisfeitas ao ver que seus dados estão em um utilitário Data Domain, o que não acontecia quando os dados eram armazenados em um utilitário de fita." 2010 IDC #

20 Estudo de caso de um fornecedor global de equipamentos Visão geral Um fornecedor global de equipamentos do setor de plásticos fabrica máquinas de moldes de injeção personalizadas para seus clientes. Os clientes usam esses moldes personalizados em uma variedade de produtos que abrangem automóveis, telefones celulares, brinquedos e unidades de armazenamento doméstico. A empresa estava em uma encruzilhada, em 2005, quando selecionou os sistemas EMC Data Domain de armazenamento com desduplicação. Os requisitos de armazenamento exigiam uma atualização completa do ambiente de fita ou a adoção de outra tecnologia que pudesse atender às crescentes necessidades de dados. A empresa tinha o desafio de comprar novas fitas no formato LTO-1, que não contava mais com suporte, ou de encontrar uma nova solução. A implantação do Data Domain exigiu um tempo mínimo o tempo necessário para retirar o produto da embalagem e executar os backups foi de cerca de oito horas apenas. A empresa passou um dia fazendo a validação dos dados antes de colocar os sistemas Data Domain em produção. Nos primeiros três meses após a implantação do Data Domain, a empresa conseguiu retirar aproximadamente mil fitas de circulação. A empresa mantém uma de suas bibliotecas de fitas ativas apenas para a restauração de dados de fitas antigas e, como afirmou o gerente de sistemas de TI, "Vamos deixar essas fitas antigas expirarem naturalmente. Não fazemos mais gravações em fitas". Custos reduzidos de backup Desde a implantação do Data Domain, a empresa evitou a compra de novas fitas e drives de fita. A empresa estima que, ao longo dos últimos cinco anos, tenha evitado a compra de, pelo menos, 12 drives de fita com preço unitário de US$ A empresa também evitou gastos com servidores e aumentou a taxa de utilização dos servidores. O gerente de sistemas de TI mencionou: "Evitamos a compra de servidores, conseguimos tornar mais rápido o backup e os servidores estão funcionando com muito mais vigor." Antes da implantação do Data Domain, os drives de fita causavam um gargalo e a média das taxas de utilização do servidor era de 20 a 25%. Entretanto, desde a implementação, os tempos de backup foram aprimorados e a taxa média de utilização aumentou em aproximadamente 80%. Os sistemas Data Domain aumentaram a eficiência do gerenciamento de dados, o que permitiu que a empresa evitasse a contratação de novos funcionários de TI. O gerente disse: "O sistema nos permitiu manter a carga de trabalho. Antes de adotar o Data Domain, meu grupo foi reestruturado e duas pessoas foram deslocadas para outra equipe. Portanto, para mim, a questão era: 'Como vou compensar as horas dessas pessoas?' Mas, após a instalação, conseguimos gerenciar a situação sem nenhum problema, mesmo após perder os dois funcionários." 20 # IDC

21 Maior produtividade da TI Desde a implantação do Data Domain, a equipe de TI tem conseguido fazer backups em menos tempo em vez de gastar cerca de 40 horas por mês gerenciando backups, a equipe gasta apenas quatro horas por mês. Agora, a equipe de TI consegue executar mais tarefas que viabilizam negócios. Como disse o gerente de TI, "Basicamente, como não gastamos todo o nosso tempo fazendo backups, podemos dedicar cerca de 10 horas adicionais por semana a projetos de negócios e à manutenção do sistema". Desde a implementação, a empresa teve menos erros relacionados a dados, sistemas e fitas. A empresa estima que uma em cada 100 fitas falhava completamente e que, no passado, ocorriam cerca de 25 erros básicos em fitas por mês. "Para solucionar um problema, às vezes era necessário executar diversas ações para fazer um reparo completo. Se tivéssemos um problema físico em um drive, podíamos gastar de 8 a 12 horas para solucionar apenas um evento." Desde a implantação do Data Domain, a empresa economizou em média, pelo menos, duas horas por mês apenas evitando erros relacionados a fitas. Agora, a empresa tem janelas de backup mais consistentes e tempos menores de restauração. Antes, durante a gravação em fitas, os backups podiam demorar até seis horas para serem executados e o tempo de restauração ficava entre 12 e 14 horas. Desde a implantação do Data Domain, os backups e o tempo de restauração foram reduzidos para apenas quatro horas cada. Segundo o gerente de TI, "Houve uma grande diferença no tempo de restauração, principalmente em componentes como os bancos de dados. Nossos sistemas de arquivos precisam de quase metade do tempo para serem executados". Aviso de direitos autorais Publicação externa de informações e dados da IDC quaisquer informações da IDC que forem usadas em publicidade, press releases ou material promocional exigem prévia aprovação por escrito do vice-presidente ou do gerente regional da IDC, conforme apropriado. Um esboço do documento proposto deve acompanhar toda solicitação nesse sentido. A IDC reserva-se o direito de negar a aprovação do uso externo por qualquer motivo. Copyright 2010 IDC. É expressamente proibida a reprodução sem a prévia permissão por escrito IDC #