INVENTÁRIO SEMESTRAL EXTRAORDINÁRIO JULHO DE Introdução

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1 SECRETARIA DE ESTADO DE EDUCAÇÃO SUPERINTENDÊNCIA REGIONAL DE ENSINO DE SÃO JOÃO DEL-REI DIRETORIA ADMINISTRATIVO-FINANCEIRA SETOR DE PATRIMÔNIO INVENTÁRIO SEMESTRAL EXTRAORDINÁRIO JULHO DE 2014 Introdução O controle patrimonial dos bens permanentes do Estado de Minas é realizado por meio do Sistema Integrado de Administração de Material e Serviço SIAD, no entanto, este controle tem se apresentado como um desafio à gestão patrimonial de todos os seus órgãos, inclusive da Secretaria de Estado de Educação de Minas Gerais (SEE/MG). Sobretudo por possuir formas diferenciadas de aquisição e por anteriormente ter sido dada autonomia aos(às) diretores(as) das Escolas Estaduais e Superintendências Regionais de Ensino (SREs) para recebimento e desfazimento de bens, além de uma grande variedade de situações vivenciadas por cada unidade, o cadastramento e a correta identificação dos seus acervos patrimoniais ainda não contemplaram todos os itens existentes, principalmente nas Unidades Escolares. Embora cada Unidade Escolar esteja cadastrada individualmente no SIAD, elas não possuem acesso direto ao sistema, sendo responsáveis as SREs as quais estão vinculadas, para registrar e operacionalizar as alterações patrimoniais no SIAD e também no Sistema Integrado de Administração Financeira SIAFI. Na busca de equalizar a diferença entre a realidade física e o cadastrado no SIAD, a Diretoria de Patrimônio (DPAT) da SEE-MG vem solicitando a contínua conferência dos bens por meio de inventários regulares e a incorporação dos bens ainda não cadastrados no SIAD por meio do envio dos respectivos Termos de Doação (conforme Resolução SEE 1313/2009). A fim de que os níveis de controle possam apresentar aumento de qualidade e eficiência, faz-se necessária a integração de esforços de todos os níveis envolvidos nesta demanda. As Escolas Estaduais, responsáveis pela formação e gestão de seus patrimônios, as SREs, que dentre outras atividades, operacionalizam as movimentações físicas no SIAD, e a DPAT, que promove a incorporação de bens recebidos em doação no sistema, sendo também responsável por orientar e normatizar o controle dos patrimônios vinculados às unidades da SEE-MG. Visando o aperfeiçoamento da gestão patrimonial da SEE/MG a DPAT instituiu nos anos de 2012 e 2013 o Inventário Quadrimestral que tinha, dentre outros objetivos, prover a SRE de informações que possibilitassem efetuar os lançamentos patrimoniais em período mais próximo de seu acontecimento real. Contudo, apesar do empenho das unidades escolares e administrativas, persiste ainda um passivo considerável de bens que foram adquiridos por meio de Termo de Compromissos celebrados com milhares de Caixas Escolares Página 1 de 7

2 e que ainda não foram devidamente cadastros no SIAD, além de bens adquiridos por outros meios, como doações e transferências. Além desse volume de bens que não constam neste sistema oficial de controle, existe grande quantidade de materiais permanente que necessitam de alterações ou correções de seus dados no SIAD, decorrentes de falhas no cadastramento realizado entre os anos de 2008 e Visando minimizar o quantitativo de bens não cadastrados e possibilitar a correção dos itens que possuam inconformidades no SIAD, a DPAT alterou em 2014 a sistemática de inventários periódicos, que ocorrerá semestralmente, possibilitando com essa única etapa prévia de conferência o alcance dos objetivos mencionados. Desse inventário semestral, que ocorrerá nos meses de julho e agosto deste ano, serão levantados dados que darão base a ações que permitam a atualização da carga patrimonial das escolas. Esta atualização ganha importância cada vez maior, sobretudo em decorrência da integração dos sistemas SIAD e SIAFI ocorrida no início de 2014, que operacionalizou todos os lançamentos realizados no SIAD, de forma que eles agora são atualizados automaticamente no SIAFI, aumentando de forma considerável a importância da consistência dos dados lançados. Dito isto, informa-se que na SEE/MG o Inventário Semestral Extraordinário de Julho de 2014 deverá ser realizado tanto no Nível Central, como nas SREs e em suas respectivas Unidades Escolares, em cada um desses níveis havendo especificidades em seu processo de realização. A seguir são descritos detalhadamente o cronograma e procedimentos que deverão ser observados pelos(as) Diretores(as) para que as Escolas Estaduais realizem os seus Inventários da melhor maneira possível e facilitem os fechamentos patrimoniais e contábeis da SRE São João del-rei, e consequentemente da SEE/MG, evitando problemas com os órgão de Auditoria responsáveis. Página 2 de 7

3 Objetivos Sobre o Inventário Semestral Extraordinário Realizar a conferência de todos os materiais permanentes existentes na escola, por meio da confrontação da carga patrimonial cadastrada no SIAD. Promover a retificação de bens permanentes que necessitam de alterações/correções no SIAD, decorrentes de falhas no cadastramento realizado entre os anos de 2008 e Propósitos Atualização da carga patrimonial das Unidades Escolares; Levantamento dos dados que necessitam de correção no SIAD; Prover as escolas do conhecimento dos bens que ainda não foram cadastrados no SIAD, para posterior implantação por meio de processo de incorporação de bem móveis; Facilitar e antecipar atividades patrimoniais, sobretudo para realização de ações, como o diagnóstico de rede física e o inventário de encerramento de exercício. Período: De 07 de julho a 08 de agosto de Ressalta-se que, por força de Decreto específico, todas as unidades da administração devem realizar o inventário físico que compõe a documentação do relatório de encerramento de exercício financeiro, no qual são consideradas duas posições de inventário, sendo a preliminar com data-base de 30 de Novembro e a conclusiva em 31 de Dezembro. Procedimentos Da Montagem da Comissão Inventariante Deverá ser designada pela Direção da Escola, composta por no mínimo três servidores efetivos, sendo pelo menos um deles membro do colegiado. Não há necessidade de publicação da comissão inventariante, sendo recomendado o registro no livro de atas do colegiado. Dos trabalhos Deverão ser inventariados TODOS OS BENS existentes na escola, por meio da confrontação da carga patrimonial cadastrada no SIAD. Informações sobre como acessar as cargas patrimoniais de sua respectiva escola estão disponíveis em: Atentar para o fato de que estas cargas começaram a ser geradas no primeiro semestre de 2014, podendo ter havido modificações.. No site está disponível o Manual de acesso aos arquivos que contém orientações quanto aos procedimentos, passo a passo, que deverão ser realizados para o acesso aos arquivos da escola. Cada escola terá os seguintes arquivos para download: carga patrimonial (em formato excel), e arquivo em pdf com modelos das etiquetas com a numeração patrimonial cadastrada no SIAD. Os bens cadastrados no SIAD que apresentam erros de cadastramento deverão ser informamos em planilha específica para esta tarefa, devendo a mesma ser encaminhada à SRE para que estas enviem tais arquivos de forma consolidada para a DPAT para a realização das futuras correções. Importante: As carteiras e conjuntos de carteiras (mesa e cadeira) de sala de aula ainda não são objetos de implantação patrimonial e controle no SIAD (não precisam de plaquetas). Página 3 de 7

4 Para facilitar o entendimento dos procedimentos do Inventário, fazem-se necessárias as definições de alguns conceitos: 1. Aquisição É fundamental o entendimento de que as escolas estaduais não realizam a compra de material. Assim, os bens integrados à carga patrimonial das escolas são oriundos de transferências ou movimentações internas de outras unidades administrativas da SEE (SRE ou EE), de outros Órgãos da Administração Direta Estadual ou de doações realizadas por entidades estaduais da administração indireta (autarquias e fundações), por outros entes federados (municipais ou federais), por entidades privadas (caixa escolar ou empresas, com ou sem fins lucrativos) ou por pessoas físicas. Reforça-se que de acordo com o Decreto nº /2009, as Caixas Escolares deverão apresentar como requisito para a celebração de Termos de Compromisso a comprovação do cumprimento de seus objetivos estatutários, dentre eles, documento atestando que os bens adquiridos no exercício anterior foram revertidos ao patrimônio do Estado, por meio de processo de Incorporação de Bens Móveis (constituído pelo Termo de Doação e respectivo anexo, conforme Resolução SEE nº 1.313/2009, cópia do Termo de Compromisso, cópia do Plano de Trabalho, cópia das notas fiscais e a Justificativa do Aceite dos bens) elaborado pela Direção das Unidades Escolares. 2. Baixa Como estabelece o Decreto nº /2009, o remanejamento de material entre unidades do mesmo órgão (ex: entre escolas, SRE s) é denominada de movimentação interna. Deve ser registrada, cabendo a unidade que cedeu o bem realizar os ajustes da baixa de sua carga patrimonial que, consequentemente, deverá ser incluída na carga da escola que recebe. Assim, se o bem estiver cadastrado no SIAD, a direção escolar deverá comunicar à Superintendência Regional de Ensino para a operacionalização da movimentação no sistema. Tal ocorrência deverá constar no inventário, após devidamente ajustada no sistema. Outras formas de baixa de material na carga patrimonial das escolas, de acordo com o estabelecido pela Resolução SEPLAG nº 37, de 09/07/10, são: a) ALIENAÇÃO: que é a transferência de direito de propriedade de materiais para qualquer pessoa física ou jurídica, por meio de: o Doação: para municípios ou entidades sem fins lucrativos; o Leilão: quando ocorre a venda dos materiais inservíveis por essa modalidade de licitação. b) BAIXA POR FURTO/ROUBO: quando comprovado, por meio de procedimentos de sindicância devidamente instruídos. É importante salientar que, conforme Decreto nº /2009 e Resolução nº 37, somente poderá ocorrer baixa patrimonial mediante autorização do Dirigente máximo da SEE, após a análise dos processos que demonstrem a motivação e conveniência administrativa para a baixa do bem. Página 4 de 7

5 Da conclusão Como já realizado anteriormente, os dados deverão ser agrupados em formulário de inventário, de acordo com a classificação contábil. Deverão também constar as pendências e divergências existentes em relação à carga patrimonial, sendo relatados os procedimentos adotados para solução das mesmas. Os relatórios deverão ser assinados e enviados a SRE. Visando facilitar a consolidação dos dados por parte das SRE's, as escolas deverão encaminhar cópia eletrônica do inventário para o indicado pela unidade regional. Das ações das SREs À SRE, caberá à cobrança do envio dos formulários pelas escolas, a confrontação com o inventário anterior e a determinação de apuração das divergências. A consolidação dos dados deverá ser encaminhada para a Diretoria de Patrimônio, pelo inventariomoveis@educacao.mg.gov.br, até a data estabelecida no cronograma de atividades. Não será necessário o envio das cargas patrimoniais das escolas. A SRE deverá informar o nome das escolas que não encaminharam o relatório dentro do prazo estipulado. Ressaltamos que, dentre os propósitos de realização de inventário periódico semestral está em prover as SRE's de informações que possibilitem acompanhar a gestão patrimonial das escolas. Assim, baseado neste levantamento, recomenda-se que as Unidades Regionais indiquem as ações que possam contribuir para o efetivo controle dos materiais permanentes nas unidades de ensino com vistas à adequação à legislação. Cronograma Etapa de Julho/2014 DATAS De 07/07/14 a 31/07/14 A partir de 07/07/14 Até 01/08/14 Até 08/08/14 PROCEDIMENTOS Interrupção das movimentações de bens móveis nas escolas estaduais, sendo vedada, portanto, a transferência ou alienação (leilão) de quaisquer bens móveis. Realização nas escolas estaduais do inventário físico-financeiro com o preenchimento dos relatórios de carga patrimonial com a posição de 31/07/2014. Envio dos arquivos eletrônicos de relatório de consolidação e de correção de bens no SIAD à SRE pelo sre.sjdelrei.patrimonio@educacao.mg.gov.br. Observações: No campo Assunto do , preencher da seguinte forma: EE XXX (onde XXX é a sigla da escola) - Inventario Semestral posição Julho/2014 O formato do arquivo será exclusivamente EXCEL (.xls), e não serão aceitos arquivos escaneados ou em qualquer outro formato, como imagem (jpg, png, gif), texto (doc, odt, pdf), etc... O modelo do Relatório de Consolidação e demais arquivos disponibilizados pela DPAT estarão disponíveis na área do Setor de Patrimônio no site da SRE SJDR. Para os elementos-itens da despesa que a escola não possua bens, os respectivos campos devem ser preenchidos com zero. Envio dos seguintes documentos impressos em papel tamanho A4 e assinados: 1 Cópia da ata da reunião do colegiado na qual foi constituída a comissão; 2 Ata de abertura do inventário; 3 Ata encerramento do inventário; 4 Relatório da carga patrimonial da escola com os documentos que comprovem a incorporação ou baixa de bens (termos de doação, guias de transferência, etc); 5 Relatório de consolidação; 6 Relatório de pendências; 7 Listagem de correção de bens implantados no SIAD; 8 Termo de responsabilidade; Página 5 de 7

6 Observações 1 - Apesar das orientações já repassadas aos(às) diretores(as) e corresponsáveis pelo patrimônio das escolas, ainda tem havido inclusões de materiais de consumo nos Inventário de Bens Móveis Permanentes. Para confirmar se o material é permanente ou de consumo, deverá ser consultado o Portal de Compras do Estado de Minas Gerais. 2 A nomenclatura dos bens permanentes deve ser padronizada conforme a lista de materiais do Portal de Compras do Estado de Minas Gerais. Para pesquisar qualquer material por nome deve-se acessar o site e, no campo Item de Material pesquisar a Especificação com as palavras, sendo possível selecionar TODAS ou QUALQUER das palavras inseridas. (Ex.: lupa, balança de precisão, globo terrestre, etc...) 3 Foi verificado nos relatórios dos inventários realizados anteriormente que ainda existem incorreções quanto à classificação dos bens quanto ao seu elemento-item, que é o código de agrupamento dos bens segundo suas características e finalidade, conforme a tabela abaixo: Códigos dos elementos-itens de bens permanentes do SIAD Aeronaves e componentes estruturais Máquinas, aparelhos, utensílios e equipamentos de uso administrativo Animais de trabalho, produção e/ou reprodução Material esportivo e recreativo Armamento e equipamento de uso policial Mobiliário Máquinas, aparelhos, utensílios e equipamentos de uso industrial Objetos de arte e antiguidades Embarcações, pontões, diques, flutuantes e componentes estruturais Tratores, similares e implementos Equipamentos de comunicação e telefonia Veículos Equipamentos de informática Coleção e materiais bibliográficos Equipamentos de som, vídeo, fotográfico e cinematográfico Instrumentos musicais e artísticos Equipamentos hospitalares, odontológicos e de laboratório Equipamentos de segurança eletrônica Ferramentas, equipamentos e instrumentos para oficina, medição e inspeção Material didático Instrumentos de laboratório, médicos e odontológicos Outros materiais permanentes Portanto, os relatórios do inventário deverão ser elaborados de forma a seguir fielmente os códigos dos elementos-itens e nomenclatura utilizada no Portal de Compras. 4 Há também nos relatórios dos inventários realizados anteriormente, erros de valor do bem permanente e erro na soma dos valores por elemento-item; esclarecemos que o valor de cada bem é o que consta na nota fiscal de compra, no termo de doação ou na guia de transferência do bem para a escola. 5 No relatório do inventário cada bem permanente deve ser listado individualmente (um por linha), com seu respectivo número de patrimônio, sua especificação correta (sem abreviação), seu estado de conservação e o seu valor unitário. Relembramos que, para os bens que já foram cadastrados pela SEE/MG (ver planilha com a relação dos bens recebida pela escola em março de 2010) os dados não podem ser modificados. Se houver alguma divergência entre o registro na planilha e o bem permanente, deverá ser relatado à parte. Somente carteiras escolares poderão ser listadas pelas quantidades totais conforme constarem nas notas fiscais de compra. 6 No relatório de pendências, deverão ser listados os bens permanentes com as seguintes possíveis pendências: o Bem não localizado Refere-se ao bem pertencente à escola e não encontrado em suas dependências pela comissão de inventário no momento da conferência. o Bem furtado Refere-se ao bem que foi furtado da escola e para o qual ainda não houve a autorização de baixa pela Secretaria de Estado de Educação. Página 6 de 7

7 Como registrar as ocorrências no relatório de pendências: Coluna 1 Coluna 2 Coluna 3 Coluna 4 Coluna 5 Nº Sequência Nº de Patrimônio DESCRIÇÃO DO BEM Descrição da ocorrência Medida adotada para solução Coluna 1 Nº Sequência: Ordenar de forma sequencial os itens das pendências Coluna 2 Nº de Patrimônio: registrar, corretamente, o número de patrimônio que consta na plaqueta ou etiqueta de identificação afixada no bem patrimonial. Se o bem ainda não possuir número de patrimônio, registrar: sem plaqueta (não abreviar). Os bens patrimoniais serão listados sempre individualmente (um em cada linha), independentemente de possuir ou não o número de patrimônio. Coluna 3 Descrição do Bem: registrar a especificação correta do bem patrimonial, sem abreviações e de acordo com a nomenclatura utilizada pela Secretaria de Estado de Educação de Minas Gerais (consultar relação de materiais enviada a todas as escolas em 03/04/2013 e Portal de Compras do Estado de Minas Gerais). Coluna 4 - Descrição da ocorrência: registrar qual é a pendência referente ao bem patrimonial descrito. A ocorrência poderá ser uma das seguintes: o Bem não localizado o Bem furtado Coluna 5 Medida adotada para solução: registrar o procedimento que foi adotado pela escola para resolver a pendência referente ao bem patrimonial. Alguns exemplos de medidas adotadas, conforme o tipo de ocorrência: Descrição da ocorrência Bem não localizado Bem furtado Medida adotada para solução Processo de alienação nº.../20... aguardando autorização para baixa Processo de apuração de furto nº.../20... aguardando autorização para baixa ATENÇÃO! O fato do bem patrimonial não possuir a plaqueta ou etiqueta de identificação não será considerado pendência. Os bens permanentes recebidos do MEC/FNDE deverão ser incluídos na carga patrimonial da escola, com os dados corretos, observando as notas fiscais de recebimento dos mesmos e ao final da descrição, identifica-lo como BEM DO MEC. Setor de Patrimônio Diretoria Administrativo-Financeira SRE São João del-rei Página 7 de 7