Governança Plano de contratação Ranking de fornecedores

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1 Governança Plano de contratação Ranking de fornecedores

2 Introdução O mundo mudou!!! No ambiente de projetos atual não basta mais tratarmos apenas de planejamento e controle, precisamos melhorar o processo decisório. Para isso, fatores externos devem ser analisados e incorporados à gestão de projetos. Fatores políticos Partes interessadas Conjuntura econômica Para que se possa tomar boas decisões o primeiro passo é padronizar o entendimento. Com base nisso, o ISO e a ABNT estão normatizando o entendimento sobre: 1. Gerenciamento de projetos 2. Governança de projetos 3. Auditoria de projetos

3 Introdução Normas ABNT e ISO Governança de projetos Gerenciamento de projetos Set/2012, ABNT NBR ISO 21500:2012 Orientação sobre gerenciamento de projeto Está em Consulta Nacional até 07/11/2014 a Norma Gerenciamento de riscos em projetos - Princípios e diretrizes gerais. Estão sendo desenvolvidas a ISO/WD 21503, Guidance on governance of projects, programmes and portfolios. Auditoria de projetos Mar/2014, ABNT/NBR 16277:2014 Auditoria de projetos Requisitos Implementação da auditoria de projetos no contexto do gerenciamento do projeto em atendimento à governança organizacional.

4 O que é Governança?

5 Governança Governança Corporativa pode ser definida como um conjunto / sistema integrado de controles internos e externos, que harmonizam os CONFLITOS DE INTERESSE entre gestores e a demais partes interessadas, dada a separação entre PROPRIEDADE E GESTÃO Foco na MELHORIA DO PROCESSO DECISÓRIO, reduzindo a probabilidade de erros e, principalmente, aumentando a velocidade de ações corretivas Fonte: Estudos de Benchmarking em Governança Corporativa

6 Governança O nível de propriedade e de gestão se baseiam em 4 pilares para a boa Governança. Governança Corporativa Pilares Delegação Auditoria Interna Auditoria Independente TCU Propriedade Comitê de Auditoria Governo Conselho de Administração z Gestor do Órgão Diretores/ Secretários Administradores Gestão Comitês Comunicação Transparência Mais do que a obrigação de informar é o desejo de disponibilizar informações para as partes interessadas. Prestação de Contas Prestar contas de sua atuação, assumindo integralmente as consequências de seus atos e omissões. z Equidade Tratamento justo de todos os stakeholders/ Atitudes ou políticas de ocultação são totalmente inaceitáveis. Responsabilidade Corporativa Zelar pela sustentabilidade das organizações, visando à sua longevidade. Fonte: Código Melhores Práticas de Governança Corporativa IBGC

7 Governança Falhas comuns observadas em um Sistema de Governança mal estruturado. Fixação de objetivos : Incoerentes com o apetite a riscos Desalinhados com os objetivos do Órgão Reporte inadequado: Sem trilha de auditoria Com omissão de fatos, riscos, problemas Imposição de metas não factíveis Estruturas organizacionais inadequadas: Acúmulo de funções Não definição clara de papéis e responsáveis z Delegação Fonte: Código Melhores Práticas de Governança Corporativa IBGC Comunicação

8 Governança em Projetos

9 Governança de projetos Papéis e responsabilidades na estrutura de projetos. Executivo Responsável por manter o equilíbrio entre os interesses do Usuário e do Fornecedor Executivo Usuário Fornecedor Comitê diretivo 1. Executivo - Diretoria 2. Fornecedor Principal - Gerente do Projeto 3. Usuário Principal - Diretor Operacional

10 Boiler & Mechanical Turbines Electrical Controls & Instrumentation Civil & Buildings Coal & Ash Balance of Plant Coal, Water, Tx, Gx Canteiro de Obras Comissionamento & Integração SMS Engenharia Qualidade Medupi Organisation Assessment and Re-Alignment Governança de projetos Papéis de Governança na estrutura de projetos (exemplos) Gestão executiva do projeto Patrocinadores do Projeto Reporte externo de segurança e saúde Auditoria de projeto independente Diretor de construção Comitê Diretivo Usuário senior Suporte do projeto Controle do projeto Gestão de contratos e mudanças Campo Suporte do Projeto Controles do Projeto Gerente Comercial Jurídico Pessoas Custo Adm. de contratos Documentos Cronograma Pleitos Administração Riscos Documentação e issues Compras

11 Boiler & Mechanical Turbines Electrical Controls & Instrumentation Civil & Buildings Coal & Ash Balance of Plant Coal, Water, Tx, Gx Canteiro de Obras Comissionamento & Integração SMS Engenharia Qualidade Medupi Organisation Assessment and Re-Alignment Governança de projetos Papéis de Governança na estrutura de projetos (exemplos) Gestão executiva do projeto Execução Campo Diretor de construção Comitê Diretivo Usuário senior Patrocinadores do Projeto Suporte do projeto Reporte externo de segurança e saúde Controle do projeto Auditoria de projeto independente Gestão de contratos e mudanças Suporte do Projeto Controles do Projeto Gerente Comercial Jurídico Pessoas Custo Adm. de contratos Documentos Cronograma Pleitos Administração Riscos Documentação e issues Compras

12 Boiler & Mechanical Turbines Electrical Controls & Instrumentation Civil & Buildings Coal & Ash Balance of Plant Coal, Water, Tx, Gx Canteiro de Obras Comissionamento & Integração SMS Engenharia Qualidade Medupi Organisation Assessment and Re-Alignment Governança de projetos Papéis de Governança na estrutura de projetos (exemplos) Gestão executiva do projeto Patrocinadores do Projeto Reporte externo de segurança e saúde Auditoria de projeto independente Supervisão Diretor de construção Comitê Diretivo Usuário senior Suporte do projeto Controle do projeto Gestão de contratos e mudanças Campo Suporte do Projeto Controles do Projeto Gerente Comercial Jurídico Pessoas Custo Adm. de Contratos Documentos Cronograma Pleitos Administração Riscos Documentação e issues Compras

13 Boiler & Mechanical Turbines Electrical Controls & Instrumentation Civil & Buildings Coal & Ash Balance of Plant Coal, Water, Tx, Gx Canteiro de Obras Comissionamento & Integração SMS Engenharia Qualidade Medupi Organisation Assessment and Re-Alignment Governança de projetos Papéis de Governança na estrutura de projetos (exemplos) Gestão Gestão executiva do do projeto projeto Auditoria Patrocinadores do Projeto Reporte externo de segurança e saúde Auditoria de projeto independente Diretor de construção Comitê Diretivo Usuário senior Suporte do projeto Controle do projeto Gestão de contratos e mudanças Campo Suporte do Projeto Controles do Projeto Gerente Comercial Jurídico Pessoas Custo Adm. de Contratos Documentos Cronograma Pleitos Administração Riscos Documentação e issues Compras

14 Governança de projetos Papéis e responsabilidade na estrutura de projetos (exemplo) Auditoria de projeto independente Perfil 1. Formada por competências básicas de auditoria interna e de gestão de obras 2. Equipe com conhecimento da natureza da indústria Processos 1. Processos e controles definidos de forma clara Ferramentas 1. Ferramentas de TI seguras, com rastreabilidade de informações Benefícios Aumento da transparência Aumento da qualidade das informações Ganho de eficiencia na gestão dos riscos Melhoramento do processo de tomada de decisão

15 Boiler & Mechanical Turbines Electrical Controls & Instrumentation Civil & Buildings Coal & Ash Balance of Plant Coal, Water, Tx, Gx Canteiro de Obras Comissionamento & Integração SMS Engenharia Qualidade Medupi Organisation Assessment and Re-Alignment Governança de projetos Disputas entre intervenientes (exemplos) Gestão executiva do projeto Patrocinadores do Projeto Reporte externo de segurança e saúde Auditoria de projeto independente Execução do projeto Diretor de Construção Comitê Diretivo Usuário senior Suporte do projeto Controle do projeto Gestão de contratos e mudanças Campo Engenharia Vs. Produto Suporte do Projeto Controles do Projeto Gerente Comercial Jurídico Pessoas Custo Adm. de Contratos Documentos Cronograma Pleitos Administração Riscos Documentação e issues Compras

16 Boiler & Mechanical Turbines Electrical Controls & Instrumentation Civil & Buildings Coal & Ash Balance of Plant Coal, Water, Tx, Gx Canteiro de Obras Comissionamento & Integração SMS Engenharia Qualidade Medupi Organisation Assessment and Re-Alignment Governança de projetos Disputas entre intervenientes (exemplos) Gestão executiva do projeto Patrocinadores do Projeto Reporte externo de segurança e saúde Auditoria de projeto independente Execução do projeto Diretor de Construção Comitê Diretivo Usuário senior Suporte do projeto Controle do projeto Gestão de contratos e mudanças Campo Suporte do Projeto Controles do Projeto Gerente Comercial Jurídico Pessoas Engenharia Vs. Escopo contratual Custo Adm. de Contratos Documentos Cronograma Pleitos Administração Riscos Documentação e issues Compras

17 Plano de Contratação

18 Medupi Organisation Assessment and Re-Alignment Plano de Contratação A importância do Plano de Contratação... Nada do que foi discutido anteriormente sobre Governança pode ser desconexo do Plano de Contratação. O Plano de Contratação é o resultado da estratégia de transferência e absorção dos riscos de acordo com os seguintes fatores: Cultura Apetite a risco Percepção do risco Valores Plano de contratações Estrutura organizacional Processos Pessoas Ferramentas

19 Medupi Organisation Assessment and Re-Alignment Plano de Contratação Planejamento a longo prazo através da Gestão de Portfólio. Fatores de investimento: Necessidades técnicas do Brasil + Agenda política Prioridades do projeto Sem considerar as dependências Considerando as dependências Razão custo-benefício (P) (P) Prioridade de financiamento Prioridade de financiamento Benefícios Equilíbrio entre agenda politica e necessidade técnica do País; Cadeia estruturada de projetos

20 Medupi Organisation Assessment and Re-Alignment Plano de Contratação Vamos devagar porque temos pressa! Fonte: Nuno Cobra, ex-preparador físico de Ayrton Senna 1 passo Estabelecer os parâmetros do projeto incluindo escopo, custo e cronograma Analisar o grau de exposição ao risco. Avaliar os direcionadores estratégicos e guide principles. Entender Timeline. 2º Passo Estabelecer escopo à ser contratado versus realizado Definir o escopo de contratação. Modelar a abrangência de contratação. Desenvolver indicadores de acompanhamento e performance. 3º Passo Avaliar opções organizacionais (EPC, EPCM entre outros) Avaliar os direcionadores do projeto, do mercado e da organização. 4º Passo Avaliar as opções de preço (Empreitada Global, Administração e Preço Unitário) Avaliar os riscos quantitativos e qualitativos. Desenvolver modelo de alocação e acompanhamento de riscos. Suportar habilidade de gerenciar e mitigar o risco. 5º Passo Avaliar opções para contratação (competição, negociação, prequalificação) Avaliar relacionamento, experiência e avaliação de experiências anteriores. Entender os requerimentos regulatórios e especialização. 6º Passo Avaliação de premissas Avaliar o perfil de riscos dos envolvidos (contratante e contratados) Consolidar avaliações. Analisar e suportar nas melhores opções. 7º Passo Emitir pedido para proposta Emitir o pedido de proposta para representantes de alto ranking.

21 Medupi Organisation Assessment and Re-Alignment Plano de Contratação Como melhorar o processo decisório? Projeto de Engenharia Orçamento Processo licitatório Projeto de engenharia deve ser desenvolvido juntamente com o licenciamento ambiental Definição dos requisitos de projeto incluindo tempo de vida útil e custo de operação BIM (Building Information Modeling) Verificação dos projetos por entidade independente Definição dos critérios de aceitação dos projetos Preços dos insumos atualizados Análise dos métodos executivos Análise dos critérios de segurança Requisitos de planejamento bem definidos de modo a orçar pelo preço justo Garantir a participação das empresas mais capacitadas através dos requisitos de habilitação

22 Medupi Organisation Assessment and Re-Alignment Plano de Contratação Exemplo da evolução da incerteza do orçamento durante a evolução do projeto 100 Definição do projeto (certeza escopo) 80 Precisão da estimativa (incerteza) (%) Taxa de contingência 0-20 Funil de precisão da estimativa - estreito Conceito Est. preliminar Funil de precisão da estimativa - amplo Estimativa orçamentada Ciclo de vida Construção Conclusão Fonte: IPA - Institute of Project Analysis

23 Medupi Organisation Assessment and Re-Alignment Plano de Contratação Regime Diferenciado de Contratações (RDC) O RDC prevê a possibilidade de contratação integrada: Projeto + Construção Risco: Obtenção de um produto não adequado às necessidades da operação! Baixa qualidade do projeto = produto desadequado

24 Medupi Organisation Assessment and Re-Alignment Plano de Contratação Como criar inteligência de suprimentos? Cadastro dos fornecedores (Ex: Proposição de lei similar a Petrobras) 1 6 Divisão do lote licitado em sub-lotes, com objetivos específicos de performance com a possibilidade de penalidades por descumprimento da contratada Ranking da performance dos fornecedores 2 Inteligência de Suprimentos 5 Identificação e análise das Causas- Raiz dos desvios 3 4 Remuneração variável de acordo com o desempenho Processo de lições aprendidas

25 Ranking de fornecedores

26 Medupi Organisation Assessment and Re-Alignment Ranking de Fornecedores Estabelecimento de parâmetros e critérios para avaliar a compatibilidade dos mecanismos de política e de Governança com o regime jurídico de direito público (exemplo) (i) Orientações expedidas pelos órgãos de controle (súmulas e recomendações dos Tribunais de Contas, normas contábeis adotadas pela STN e/ou SOF, jurisprudência dos tribunais superiores, etc.) (ii) Compatibilidade com os objetivos e diretrizes expedidas pela Pasta e pela esfera de Governo ao qual a EP está vinculada (aderência a políticas setoriais, aproveitamento de benefícios fiscais, tributários ou linhas de financiamento específicas do setor, etc.) (iii) Outros critérios, como incentivo a empresas de determinado porte, com políticas de contratação específica, etc.

27 Medupi Organisation Assessment and Re-Alignment Ranking de Fornecedores Ranking de fornecedores (exemplo) Prática comum nas empresas privadas, atualmente já adotada também em empresas estatais como a Petrobrás, a criação de um ranking de fornecedores é um dos possíveis mecanismos de Governança. A criação do ranking visa prestigiar os fornecedores que atendam às expectativas da empresa, que devem estar claramente definidas nos critérios de avaliação dos fornecedores. Além da valorização e reconhecimento dos bons fornecedores, muitas empresas privadas utilizam estes rankings para auxiliar em sua política e decisão de contratação, flexibilizando ou adotando regras diferenciadas para os fornecedores melhores classificados. A questão que se coloca é se tal prática também seria possível em entidades públicas, submetidas ao regime de direito público.