MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. Como Fazer: Gestão Responsável GESTÃO DA DESPESA1

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1 MARCELO DE ALMEIDA BRAGA Como Fazer: Gestão Responsável GESTÃO DA DESPESA1 CADERNO 14 CONCESSÃO DE BENEFÍCIO AJUDA FINANCEIRA. EVENTUAL atualizado em 17/03/2014.

2 Não chore por ter perdido o por do sol, pois as lágrimas te impedirão de contemplar as estrelas. Frase de Antoine de Saint-Exupéry

3 Sumário I - ATO ADMINISTRATIVO... 3 II REQUISITOS DO ATO ADMINISTRATIVO... 3 COMPETÊNCIA... 3 FINALIDADE... 4 FORMA... 4 MOTIVO (ou CAUSA)... 5 OBJETO (ou CONTEÚDO) MOTIVAÇÃO PROTOCOLO AUTORIZAÇÃO PROCESSO ADMINISTRATIVO INDICAÇÃO DE RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS FORMALIZAÇÃO DA CONCESSÃO EMPENHO 1 a FASE CONTÁBIL DA DESPESA LIQUIDAÇÃO 2 a FASE CONTÁBIL DA DESPESA (CASP) CONTROLE INTERNO PAGAMENTO ARQUIVO CORRENTE GLOSÁRIO SOBRE O AUTOR AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 2

4 I - ATO ADMINISTRATIVO Na Administração pública brasileira, um ato administrativo é o ato jurídico que concretiza o exercício da função administrativa do ente público (União, Estado ou Município). Por ser um ato jurídico, constitui, modifica, suspende ou revoga situações jurídicas. O ato administrativo é a exteriorização da determinação da lei (vinculado) e a vontade de agentes da Administração Pública ou de seus delegatários (discricionário) que, sob regime de direito público, visa à produção de efeitos jurídicos, com o fim de atender ao interesse público. Segundo o Professor Hely Lopes Meyrelles, "o ato administrativo é toda manifestação unilateral de vontade da Administração Pública que, agindo nessa qualidade, tenha por fim imediato adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos, ou impor obrigações aos seus administrados ou a si própria." Já para Celso Antônio Bandeira de Mello, o ato administrativo é a "declaração do Estado (ou de quem lhe faça as vezes - como, por exemplo, um concessionário de serviço público), no exercício de prerrogativas públicas, manifestada mediante providências jurídicas complementares da lei a título de lhe dar cumprimento, sujeitas a controle de legitimidade por órgão judicial." II REQUISITOS DO ATO ADMINISTRATIVO Na doutrina administrativa, são cinco os requisitos necessários à validade dos atos administrativos, 3 vinculados (Competência, Finalidade e Forma) e 2 discricionários (Motivo e Objeto). COMPETÊNCIA Nenhum ato será válido se não for executado por autoridade legalmente competente. A competência é condição para validade do ato administrativo. É a delimitação das atribuições, decorrente sempre de lei, que dá ao órgão público e, por investidura, no exercício das atribuições do cargo, ao agente administrativo a capacidade de praticar o ato administrativo. Desde que permitido pela lei, admite DELEGAÇÃO, que é a transferência de competência da autoridade superior para o seu subordinado. Da mesma forma, a lei pode permitir a AVOCAÇÃO, que é o chamamento de competência do subordinado pela autoridade superior. Se a competência for legalmente, exclusiva de certo órgão ou agente, não poderá ser delegada ou avocada. Portanto, é um requisito VINCULADO, não pode ser alterado discricionariamente, só pode ser alterado ou retirado por lei. Analisa-se a competência sobre três aspectos: 1.) Se o órgão público tem atribuição definida em lei que alcance o ato administrativo; 2.) Se o agente administrativo está investido de capacidade para a prática do ato; e 3.) Se o agente competente praticou o ato administrativo no exercício das atribuições do cargo. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 3

5 Diz-se excesso ou abuso de poder do ato administrativo praticado por agente administrativo fora do seu campo de suas atribuições. Nesse caso é um ato inválido e nulo de pleno direito por lhe faltar um elemento básico de sua perfeição, qual seja o poder jurídico para manifestar a vontade da Administração. FINALIDADE Se a lei dá à Administração os poderes de desapropriar, de requisitar, de intervir, de policiar, de punir, é porque tem em vista atender ao interesse geral, que não pode ceder diante do interesse individual. Em conseqüência, se, ao usar de tais poderes, a autoridade administrativa objetiva prejudicar um inimigo político, beneficiar um amigo, conseguir vantagens pessoais para si ou para terceiros, estará fazendo prevalecer o interesse individual sobre o interesse público e, em conseqüência, estará desviando na finalidade pública prevista na lei. Daí o vício do desvio de poder ou desvio de finalidade, que torna o ato ilegal. A finalidade é o resultado que a Administração pretende atingir com a prática do ato administrativo, sendo a finalidade que a lei instituir, explicita ou implicitamente. Explicita é a concepção de finalidade em seu sentido estrito: é o resultado específico que cada ato administrativo deve produzir, conforme definido em lei. Implícita é a finalidade na concepção de finalidade em seu sentido amplo: que corresponde à consecução de um resultado de interesse público (bem comum). É o legislador que define a finalidade do ato, não existindo liberdade de opção para o administrador. Portanto, é requisito VINCULADO. Entretanto é válido o ato visando ao interesse privado (desde que, cumulativamente, ele vise também ao interesse público). Diz-se que houve desvio de poder ou finalidade ao ato administrativo praticado sem observar a finalidade expressa ou implícita prevista na norma. Mesmo que haja relevância social. LEI 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993 Art FORMA Parágrafo único. É nulo e de nenhum efeito o contrato verbal com a Administração... A forma, em sentido estrito é o modo como se manifesta o ato administrativo na realidade. Portanto é a base física que permite aos destinatários o conhecimento do conteúdo do ato administrativo. É a materialização, é a exteriorização do ato. É prevista em lei, não há liberdade na forma para a prática de um ato administrativo. Também é um requisito VINCULADO e é imprescindível à validade do ato. Abster-se de vincular, o ato poderá ser nulo. Todo ato de gestão pública é um ato administrativo e também, em princípio formal e, a forma exigida pela lei quase sempre é a escrita, assim possibilita a prova de existência do ato. Delimitada, na realização, publicação e fiscalização. Diz-se que é quase sempre a forma escrita porque essa é a regra, porém existem exceções, podendo haver ordens exteriorizadas através de sinais luminosos, placas, apitos, gestos, etc. Contudo em consonância com o principio do paralelismo da forma, deve ser escrita. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 4

6 A ausência total de forma implica na nulidade do ato administrativo. Sendo nulidade absoluta se a forma for essencial ao ato (ex: ausência de assinatura do Ordenador da Despesa em uma Nota de Empenho). Uma vez que a materialização do ato administrativo deve revestir-se de forma legal, sendo necessária a modificação, revogação ou nulidade do ato administrativo, deve ser concretizada pela mesma forma do ato originário, segundo a teoria do paralelismo da forma. MOTIVO (ou CAUSA) Toda vontade emitida por agente da Administração resulta da impulsão de certos fatores fatídicos ou jurídicos. O motivo é a situação de direito que exige a prática do ato administrativo - motivação obrigatória - ato vinculado. Deve estar previsto em lei, obrigando a autoridade de forma que só poderá praticar o ato caso ocorra a situação prevista. Quando o motivo se baseia em situação fatídica, a ocorrência do fato autoriza a prática do ato administrativo - motivação facultativa - ato discricionário. Por não haver previsão legal o agente administrativo tem a liberdade de escolher o motivo em vista do qual editará o ato. A efetiva existência do motivo é sempre um requisito para a validade do ato. Quando o motivo não é exigido para a perfeição do ato, fica o agente administrativo com a faculdade discricionária de praticá-lo sem motivação. Mas, se o fizer, deverá expor os motivos de sua decisão, vinculando o ato administrativo aos motivos expostos. Passando a valer o ato se todos os motivos alegado forem verdadeiros. Portanto, se o agente administrativo invoca determinados motivos, a validade do ato fica subordinada à efetiva existência desses motivos invocados para a sua prática. É a teoria dos motivos determinantes. Segundo esta teoria, o agente administrativo fica vinculado aos motivos declinados para a prática do ato, sujeitandose à demonstração de sua ocorrência, mesmo que não esteja obrigado a explicitá-los. O motivo não deve ser confundido com a motivação do ato que é a exposição de motivos, isto é, a demonstração de que os pressupostos de fato realmente existiram. OBJETO (ou CONTEÚDO) o objeto deve ser lícito (conforme a lei), possível (realizável no mundo real e juridicamente), certo (definidos quanto aos destinatários, efeitos, tempo e lugar), e moral (em consonância com os padrões de comportamento aceitos pela sociedade) O objeto é o conteúdo do ato. É a própria alteração na ordem jurídica, é a constituição, declaração, modificação ou a extinção de uma relação jurídica. É aquilo que o ato decide, anuncia, diz ou dispõe. É o efeito imediato que o ato administrativo produz, enuncia, prescreve ou dispõe. Quando o objeto está determinado em lei é VINCULADO. Do contrário há uma margem de liberdade (DISCRICIONÁRIO) do agente administrativo para decidir o conteúdo do ato. Requer objeto lícito, possível, certo (determinado ou determinável) e moral. Por ele a Administração manifesta seu poder e sua vontade, ou atesta simplesmente situações preexistentes. REFLEXÃO À discricionariedade facultada aos requisitos motivo e objeto intitula-se Mérito Administrativo, uma vez que o motivo e o objeto ficam sujeitos à escolha do agente administrativo. Pode então, o Ministério Público pretender que o Poder Judiciário substitua a discricionariedade do agente administrativo pela do promotor? AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 5

7 13 CONCESSÃOE DE BENEFÍCIO EVENTUAL AJUDA FINANCEIRA CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL DE 1988 Art. 6º São direitos sociais a educação, a saúde, a alimentação, o trabalho, a moradia, o lazer, a segurança, a previdência social, a proteção à maternidade e à infância, a assistência aos desamparados, na forma desta Constituição. (Redação dada pela Emenda Constitucional nº 64, de 2010)... Art A saúde é direito de todos e dever do Estado, garantido mediante políticas sociais e econômicas que visem à redução do risco de doença e de outros agravos e ao acesso universal e igualitário às ações e serviços para sua promoção, proteção e recuperação. "Consolidou-se a jurisprudência desta Corte no sentido de que, embora o art. 196 da Constituição de 1988 traga norma de caráter programático, o Município não pode furtarse do dever de propiciar os meios necessários ao gozo do direito à saúde por todos os cidadãos. Se uma pessoa necessita, para garantir o seu direito à saúde, de tratamento médico adequado, é dever solidário da União, do Estado e do Município providenciá-lo." (AI AgR, rel. min. Joaquim Barbosa, julgamento em , Segunda Turma, DJE de ) O recebimento de medicamentos pelo Estado é direito fundamental, podendo o requerente pleiteá-los de qualquer um dos entes federativos, desde que demonstrada sua necessidade e a impossibilidade de custeá-los com recursos próprios. Isso por que, uma vez satisfeitos tais requisitos, o ente federativo deve se pautar no espírito de solidariedade para conferir efetividade ao direito garantido pela Constituição, e não criar entraves jurídicos para postergar a devida prestação jurisdicional. (RE AgR, Rel. Min. Luiz Fux, julgamento em , Primeira Turma, DJE de ) No mesmo sentido: AI AgR, Rel. Min. Ricardo Lewandowski, julgamento em , Primeira Turma, DJE de ; AI AgR, Rel. Min. Eros Grau, julgamento em , Segunda Turma, DJ de O direito a saúde é prerrogativa constitucional indisponível, garantido mediante a implementação de políticas públicas, impondo ao Estado a obrigação de criar condições objetivas que possibilitem o efetivo acesso a tal serviço. (AI AgR, Rel. Min. Ellen Gracie, julgamento em , Segunda Turma, DJE de )Vide: RE AgR, Rel. Min. Celso de Mello, julgamento em , Segunda Turma, DJ de ; RE AgR, Rel. Min. Celso de Mello, julgamento em , Segunda Turma, DJ de "O direito público subjetivo à saúde representa prerrogativa jurídica indisponível assegurada à generalidade das pessoas pela própria Constituição da República (art. 196). Traduz bem jurídico constitucionalmente tutelado, por cuja integridade deve velar, de maneira responsável, o Poder Público, a quem incumbe formular e implementar políticas sociais e econômicas idôneas que visem a garantir, aos cidadãos, inclusive àqueles portadores do vírus HIV, o acesso universal e igualitário à assistência farmacêutica e médico-hospitalar. O direito à saúde além de qualificar-se como direito fundamental que assiste a todas as pessoas representa consequência constitucional indissociável do direito à vida. O Poder Público, qualquer que seja a esfera institucional de sua atuação no plano da organização federativa brasileira, não pode mostrar-se indiferente ao problema da saúde da população, sob pena de incidir, ainda que por censurável omissão, em grave comportamento inconstitucional. A interpretação da norma programática não pode transformá-la em promessa constitucional inconsequente. O caráter programático da regra inscrita no art. 196 da Carta Política que tem por destinatários todos os entes políticos que compõem, no plano institucional, a organização federativa do Estado brasileiro não pode converter-se em promessa constitucional inconsequente, sob pena de o Poder Público, fraudando justas expectativas nele depositadas pela coletividade, substituir, de maneira ilegítima, o cumprimento de seu impostergável dever, por um gesto AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 6

8 irresponsável de infidelidade governamental ao que determina a própria Lei Fundamental do Estado. (...) O reconhecimento judicial da validade jurídica de programas de distribuição gratuita de medicamentos a pessoas carentes, inclusive àquelas portadoras do vírus HIV/Aids, dá efetividade a preceitos fundamentais da Constituição da República (arts. 5º, caput, e 196) e representa, na concreção do seu alcance, um gesto reverente e solidário de apreço à vida e à saúde das pessoas, especialmente daquelas que nada têm e nada possuem, a não ser a consciência de sua própria humanidade e de sua essencial dignidade. Precedentes do STF." (RE AgR, Rel. Min. Celso de Mello, julgamento em , Segunda Turma,DJ de ) No mesmo sentido: AI AgR, rel. min. Joaquim Barbosa, julgamento em , Segunda Turma, DJE de ; RE , Rel. p/ o ac. Min. Marco Aurélio, julgamento em , Primeira Turma, DJE de ; STA 175-AgR, Rel. Min. Presidente Gilmar Mendes, julgamento em , Plenário, DJE de Vide: AI AgR, Rel. Min. Ellen Gracie, julgamento em , Segunda Turma, DJE de "Doente portadora do vírus HIV, carente de recursos indispensáveis à aquisição dos medicamentos de que necessita para seu tratamento. Obrigação imposta pelo acórdão ao Estado. Alegada ofensa aos arts. 5º, I, e 196 da CF. Decisão que teve por fundamento central dispositivo de lei (art. 1º da Lei 9.908/1993) por meio da qual o próprio Estado do Rio Grande do Sul, regulamentando a norma do art. 196 da CF, vinculou-se a um programa de distribuição de medicamentos a pessoas carentes, não havendo, por isso, que se falar em ofensa aos dispositivos constitucionais apontados." (RE , Rel. Min. Ilmar Galvão, julgamento em , Primeira Turma, DJde ) "Acórdão recorrido que permitiu a internação hospitalar na modalidade diferença de classe, em razão das condições pessoais do doente, que necessitava de quarto privativo. Pagamento por ele da diferença de custo dos serviços. Resolução 283/1991 do extinto Inamps. O art. 196 da CF estabelece como dever do Estado a prestação de assistência à saúde e garante o acesso universal e igualitário do cidadão aos serviços e ações para sua promoção, proteção e recuperação. O direito à saúde, como está assegurado na Carta, não deve sofrer embaraços impostos por autoridades administrativas, no sentido de reduzi-lo ou de dificultar o acesso a ele. O acórdão recorrido, ao afastar a limitação da citada Resolução 283/1991 do Inamps, que veda a complementariedade a qualquer título, atentou para o objetivo maior do próprio Estado, ou seja, o de assistência à saúde." (RE , Rel. Min. Ilmar Galvão, julgamento em , Primeira Turma, DJ de ) No mesmo sentido: RE , Rel. Min. Moreira Alves, julgamento em , Primeira Turma, DJ de AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 7

9 1. MOTIVAÇÃO Motivação é a exposição de motivos que tem por finalidade caracterizar o objeto pretendido. Esta, por si só, deve justificar a criação de obrigação pecuniária para o ente público, seja o dispêndio com o objeto para satisfazer a necessidades precípuas ao funcionamento da máquina administrativa ou com vista ao atendimento das necessidades coletivas, transformadas pelo poder político em necessidades públicas. Produzir os seguintes documentos: 1.1 SOLICITAÇÃO Instrução documental: - Requerimento relatando a situação de necessidade. OBSERVAÇÃO: De preferência, por se tratar de pessoa carente, o requerimento deve ser redigido de próprio punho. Tratando-se de pessoa menor de 18 anos, quem deve representá-la são os pais (pai ou mãe). Nesse caso a documentação deve ser tanto do requerente como do menor a ser assistido. - CPF. - Cédula de Identidade (R.G.). - Comprovante de Residência. - Encaminhamento ou requisição médica, quando for o caso. Encaminhamento: - Divisão de Protocolo para registro e movimentação. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 8

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11 2. PROTOCOLO Protocolo é o número único que a Repartição Pública determina e, geralmente, registra em um comprovante atestando que um documento foi recebido. LEI , DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 Art. 9 O. O acesso a informações públicas será assegurado mediante: I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para: a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações; b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades; c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e Produzir os seguintes documentos: 2.1 Comprovante de registro de documento com numeração única. - Folha de rosto ou etiqueta emitida por programa de computador ou, - bater carimbo e registrar a caneta: número, data e identificação do servidor na primeira folha do documento. Obs: ter o devido cuidado para que o carimbo não fique sobre o texto do documento. Se necessário apor o carimbo no verso da folha em local que não sobreponha ou danifique o teor do documento. Encaminhamento: - Gabinete do Ordenador de Despesas. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 10

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13 3. AUTORIZAÇÃO Autorização é o ato administrativo emanado pelo gestor público, na condição de Ordenador de Despesa, que autoriza a continuidade do pleito e imediata formação do processo administrativo com vistas a documentar todos os demais atos necessários à comprovação da realização de despesa pública. LEI 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993 Art. 38. O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa, e ao qual serão juntados oportunamente: Produzir os seguintes documentos: 3.1 Despacho Autorizativo. Encaminhamento: - Divisão de Protocolo para formação do processo administrativo. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 12

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15 4. PROCESSO ADMINISTRATIVO Processo administrativo são a juntada sucessiva de todos os atos administrativos e documentos, em ordem cronológica destinados a atingir um resultado final, que se consubstancia em uma decisão administrativa, desde sua autuação até seu arquivamento. Por falta de norma específica se utiliza como norma subsidiária a Lei N o 9.784, de 29 de janeiro de 1999, que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal e mais especificamente a Lei 8.666/93, a Estatuto das Licitações e Contratos Administrativos. LEI 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993 Art. 38. O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa, e ao qual serão juntados oportunamente: I -... Produzir os seguintes documentos: 4.1 Capa de Processo com número único para identificação permanente do conjunto de documentos que passa a ser chamados Autos_do_Processo_N o _xxxxxxxx.xxx. OBSERVAÇÃO: Na capa deverá constar a identificação da unidade administrativa executora da despesa; o número seqüencial do processo; a data do protocolamento, o nome do interessado e o assunto. Apor Carimbo de Junção de Documentos no canto superior direito, em todas as folhas produzidas até o momento, tendo o cuidado de colocar o carimbo em local sem qualquer impressão gráfica. Ou seja, o ideal é que nenhum texto do papel fique por baixo do carimbo. Numerar as folhas em ordem crescente iniciando a sequência com o número 1. Rubricar cada uma das folhas e colocar o número da matrícula funcional. Apor o carimbo EM BRANCO em todas as folhas cujo verso esteja em branco. Apor o carimbo AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS na última folha dos documentos. Informar a quantidade de documentos autuados. O número do primeiro documento e o número do último documento. A data em que os documentos foram autuados. Rubricar e colocar o número da matrícula funcional. Encaminhamento: - Setorial Contábil para verificação e classificação orçamentária. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 14

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17 5. INDICAÇÃO DE RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS Indicação de Recursos Orçamentários é o ato administrativo em forma de despacho, informando a existência de previsão, em forma de programas, ações e metas e os recursos necessários à sua execução, consignados na lei orçamentária anual cuja compatibilidade se adéqua com o objeto da motivação solicitada. LEI 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993 Art. 38. O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa, e ao qual serão juntados oportunamente: Produzir os seguintes documentos: 5.1 Informação sobre a existência de programação orçamentária. Encaminhamento: - Comissão Permanente de Licitação. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 16

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19 6. FORMALIZAÇÃO DA CONCESSÃO Formalização da concessão é o procedimento administrativo em que é avaliada pela Assistente Social a de intervenção do município a fim de garantir o direito social previsto no art. 6 o, da CF/88. Produzir os seguintes documentos: 6.1 Cadastro do Beneficiário. 6.2 Requerimento (opcional) 6.3 Ficha de Atendimento Social (visita e relatório do agente administrativo). 6.4 Recibo (comprovante de pagamento). 6.5 Declaração de Beneficiado. OBSERVAÇÃO: O Requerimento só deve ser utilizado caso o requerente não apresente um redigido por ele próprio. De preferência, por se tratar de pessoa carente, o requerimento deve ser redigido de próprio punho. Tratando-se de ajuda financeira para menor de 18 anos o cadastro será dos pais ou responsável. Encaminhamento: - Setorial Contábil. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 18

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25 7. EMPENHO 1 a FASE CONTÁBIL DA DESPESA O empenho é a primeira fase da despesa e pode ser conceituado conforme prescreve o art. 58 da Lei n o 4.320/64. LEI 4.320, DE 17 DE MARÇO DE 1964 Art. 58. O empenho de despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição. Produzir os seguintes documentos: 7.1 Nota de Empenho. Encaminhamento: LEI 4.320, DE 17 DE MARÇO DE 1964 Art. 61. Para cada empenho será extraído um documento denominado "nota de empenho" que indicará o nome do credor, a representação e a importância da despesa bem como a dedução desta do saldo da dotação própria. - Secretaria que originou a despesa. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 24

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27 8. LIQUIDAÇÃO 2 a FASE CONTÁBIL DA DESPESA (CASP) A liquidação é a segunda fase da despesa e pode ser conceituado conforme prescreve o art. 63 da Lei n o 4.320/64. LEI 4.320, DE 17 DE MARÇO DE 1964 Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. Produzir os seguintes documentos: 1.1 Ordem de Pagamento. LEI 4.320, DE 17 DE MARÇO DE 1964 Art. 64. A ordem de pagamento é o despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga. Parágrafo único. A ordem de pagamento só poderá ser exarada em documentos processados pelos serviços de contabilidade. 1.2 Nota de Liquidação de Pagamento. A legislação pertinente (Lei Nº 4.320/64) não faz qualquer referência a qualquer outro documento que não a ordem de pagamento. Porém, é comum a emissão desse documento. Particularmente, não vemos qualquer fundamentação para a necessidade de emissão de tal documento uma vez que o art. 62, da Lei Nº 4.320/64, diz que O pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após regular liquidação. Ou seja, institui a fase da liquidação. O art. 63, da mesma lei, fixa as regras que devem ser observadas nessa fase, sendo que em momento algum estatui que tal ato deva culminar com emissão de um documento formal. Finalmente, o art. 64, conceitua o que é uma ordem de pagamento, determina o tipo de documento que deve ser utilizado para materializá-la, nesse caso o despacho que é um ato administrativo formal. Concluindo o seu raciocínio, o legislador, fez constar no parágrafo único do art. 64, de quem é a competência para emissão da respectiva ordem de pagamento. Pela redação do dispositivo a Setorial Contábil é quem tem competência para fazê-la. No art. 65, o legislador se refere à fase do pagamento. Ou seja, os artigos que fazem referência à fase de liquidação são os artigos 62, 63 e 64. Como em nenhum desses artigos é citado, ou até mesmo, induzido à existência de qualquer outro documento que não a ordem de pagamento, afirmamos que o documento que formaliza a materialização da fase da liquidação é a ordem de pagamento em detrimento de qualquer outro documento que não tenha fundamentação legal para a sua existência. Ademais, quando a Setorial Contábil emite da Ordem de Pagamento atende a todos os requisitos necessários ao ato administrativo juridicamente perfeito: competência, finalidade, forma, motivo e objeto. REFLEXÃO: Se a competência, a finalidade e a forma são requisitos vinculados à lei e condição básica para a validade jurídica do ato administrativo qual norma provê esses requisitos para nota de liquidação de pagamento? Encaminhamento: - Tesouraria. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 26

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29 9. CONTROLE INTERNO Controle Interno é o procedimento administrativo utilizado pela unidade administrativa, interna do órgão executor da despesa, competente para exercer a fiscalização dos atos da administração, com a finalidade de comprovar a legalidade e avaliar os resultados da gestão dos recursos públicos. CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL DE 1988 Art. 31. A fiscalização do Município será exercida pelo Poder Legislativo Municipal, mediante controle externo, e pelos sistemas de controle interno do Poder Executivo Municipal, na forma da lei. LEI 4.320, DE 17 DE MARÇO DE 1964 Art. 76. O Poder Executivo exercerá os três tipos de contrôle a que se refere o artigo 75, sem prejuízo das atribuições do Tribunal de Contas ou órgão equivalente. Art. 77. A verificação da legalidade dos atos de execução orçamentária será prévia, concomitante e subseqüente. Art. 78. Além da prestação ou tomada de contas anual, quando instituída em lei, ou por fim de gestão, poderá haver, a qualquer tempo, levantamento, prestação ou tomada de contas de todos os responsáveis por bens ou valores públicos. Art. 79. Ao órgão incumbido da elaboração da proposta orçamentária ou a outro indicado na legislação, caberá o contrôle estabelecido no inciso III do artigo 75. Parágrafo único. Êsse controle far-se-á, quando fôr o caso, em têrmos de unidades de medida, prèviamente estabelecidos para cada atividade. Art. 80. Compete aos serviços de contabilidade ou órgãos equivalentes verificar a exata observância dos limites das cotas trimestrais atribuídas a cada unidade orçamentária, dentro do sistema que fôr instituído para êsse fim. Produzir os seguintes documentos: 1.1 Despacho, ou 1.2 Diligência, ou 1.3 Certificação. Encaminhamento: - Setorial Contábil. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 28

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31 10. PAGAMENTO Pagamento é o procedimento administrativo que visa documentar a quitação do credor atestando o recebimento, de quantia líquida e certa, a que tem direito por ter executado o objeto nos termos pactuados e observada a legislação pertinente. LEI 4.320, DE 17 DE MARÇO DE 1964 Art. 65. O pagamento da despesa será efetuado por tesouraria ou pagadoria regularmente instituídos por estabelecimentos bancários credenciados e, em casos excepcionais, por meio de adiantamento. Produzir os seguintes documentos: 1.1 Ordem bancária, ou 1.2 Comprovante de Transferência Eletrônica, ou 1.3 Cópia do cheque nominativo emitido, ou 1.4 Recibo do servidor, assinado por este atestando o efetivo pagamento. Encaminhamento: - Setorial Contábil. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 30

32 AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: 31

33 11. ARQUIVO CORRENTE Arquivo Corrente ou de Gestão também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e freqüência de uso. São muito usados pela administração. LEI 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. É costume nas administrações municipais que o arquivo corrente fique sob a responsabilidade da Setorial Contábil uma vez que corriqueiramente a documentação é solicitada pelos órgãos de Controle Externo. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 32

34 GLOSÁRIO Arquivo Corrente ou de Gestão Também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e freqüência de uso. São muito usados pela administração. Autorização É o ato administrativo emanado pelo gestor público, na condição de Ordenador de Despesa, que autoriza a continuidade do pleito e imediata formação do processo administrativo com vistas a documentar todos os demais atos necessários à comprovação da realização de despesa pública. Controle Interno É o procedimento administrativo utilizado pela unidade administrativa, interna do órgão executor da despesa, competente para exercer a fiscalização dos atos da administração, com a finalidade de comprovar a legalidade e avaliar os resultados da gestão dos recursos públicos. Empenho É a primeira fase da despesa e pode ser conceituado conforme prescreve o art. 58 da Lei no 4.320/64. Formalização da concessão É o procedimento administrativo em que é avaliada pela Assistente Social a de intervenção do município a fim de garantir o direito social previsto no art. 6o, da CF/88. Liquidação É a segunda fase da despesa e pode ser conceituado conforme prescreve o art. 63 da Lei no 4.320/64. Motivação É a exposição de motivos que tem por finalidade caracterizar o objeto pretendido. Esta, por si só, deve justificar a criação de obrigação pecuniária para o ente público, seja o dispêndio com o objeto para satisfazer a necessidades precípuas ao funcionamento da máquina administrativa ou com vista ao atendimento das necessidades coletivas, transformadas pelo poder político em necessidades públicas. Pagamento É o procedimento administrativo que visa documentar a quitação do credor atestando o recebimento, de quantia líquida e certa, a que tem direito por ter executado o objeto nos termos pactuados e observada a legislação pertinente. Processo administrativo São a juntada sucessiva de todos os atos administrativos e documentos, em ordem cronológica destinados a atingir um resultado final, que se consubstancia em uma decisão administrativa, desde sua autuação até seu arquivamento. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 33

35 Protocolo É o número único que a Repartição Pública determina e, geralmente, registra em um comprovante atestando que um documento foi recebido. Indicação de Recursos Orçamentários É o ato administrativo em forma de despacho, informando a existência de previsão, em forma de programas, ações e metas e os recursos necessários à sua execução, consignados na lei orçamentária anual cuja compatibilidade se adéqua com o objeto da motivação solicitada. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 34

36 SOBRE O AUTOR Marcelo de Almeida Braga, 45 anos, Consultor de Empresas e Analista de Sistemas, autodidata, com vários cursos na área de Gestão Pública e Privada (administração, finanças, contabilidade, legislação e tecnologia de informação), atualmente prestando consultoria e assessoria a diversas Prefeituras, Câmaras Municipais, Cooperativas, Associações e Empresas Privadas, com vinte e oito anos de experiência comprovada. Autor de trabalhos na área de gestão contábil, administrativa e financeira. É autor dos livros: Tratamento do Restos a Pagar e das despesas sem disponibilidade financeira no encerramento do exercício, 2004; Compras no Setor Público, 2005; e Implantando a cultura do controle interno nos pequenos municípios brasileiros, Idealizador da coleção livros de gestão pública batizada de COMO FAZER: GESTÃO RESPONSÁVEL. É proprietário do sítio, na Internet: onde comercializa programas de computador aplicativos auxiliares na gestão administrativa e contábil, para empresas públicas (prefeituras e câmaras) e empresas privadas. Ministrante de vários cursos sobre gestão pública, para empresas privadas e Órgãos Públicos Federais, Estaduais e Municipais, tais como: Prefeitura Municipal de Alto do Rodrigues-RN, Prefeitura Municipal de Ipanguassu-RN, Prefeitura Municipal de Assu-RN, Prefeitura Municipal de Carnaubais-RN, Prefeitura de Natal-RN; Prefeitura de Caicó-RN; Prefeitura de Porto do Mangue- RN; Prefeitura de Parnamirim-RN; Prefeitura de Vila-Flor-RN; Prefeitura de Canguaretama-RN; Prefeitura de São Gonçalo do Amarante-RN; Prefeitura de Felipe Guerra-RN; Prefeitura Municipal de Santa Cruz-RN; Prefeitura Municipal de Arez-RN; Prefeitura Municipal de Janduís; Prefeitura Municipal de Marituba-PA, Prefeitura Municipal de Conde-BA; Prefeitura Municipal de Bananeiras-PB; Câmara Municipal de Macaíba-RN; Câmara Municipal de Canguaretama-RN; Escola de Magistratura do RN; CAERN; CRC/RN; FEMURN; ADOTE; APAMIM; SAAE Serviço Autônomo de Água e Esgoto; Fundação Assistencial da Paraíba; FIEP Federação das Indústrias do Estado da Paraíba, SENAI Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial, SESI Serviço Social da Indústria dentre outras. AUTOR: MARCELO DE ALMEIDA BRAGA. CONTATO: marcelo@salimar.com.br 35

37 As nossas soluções são desenvolvidas utilizando-se o conceito de computação em nuvem (em inglês, cloud computing) refere-se à utilização da memória e das capacidades de armazenamento e cálculo de computadores e servidores compartilhados e interligados por meio da Internet, seguindo o princípio da computação em grade. O armazenamento de dados é feito em serviços que poderão ser acessados de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, não havendo necessidade de instalação de programas ou de armazenar dados. O acesso a programas, serviços e arquivos é remoto, através da Internet - daí a alusão à nuvem. O uso desse modelo (ambiente) é mais viável do que o uso de unidades físicas. Num sistema operacional disponível na Internet, a partir de qualquer computador e em qualquer lugar, pode-se ter acesso a informações, arquivos e programas num sistema único, independente de plataforma. O requisito mínimo é um computador compatível com os recursos disponíveis na Internet. O PC torna-se apenas um chip ligado à Internet -- a "grande nuvem" de computadores -- sendo necessários somente os dispositivos de entrada (teclado, mouse) e saída (monitor). Conheça as nossas soluções para as diversas atividades da administração pública: Protocolo, Processo e Arquivo Comprovação de Despesa Pública SAC, Ouvidoria e SIC Gerenciador Financeiro Arquivo Permanente com GED Visite o nosso site e conheça nossos sistemas: A TECNOLOGIA É FUNDAMENTAL PARA MELHORAR O PADRÃO DOS SERVIÇOS PÚBLICOS Tendo interesse em saber mais entre em contato conosco através dos telefones: (TIM) (OI) (CLARO). marcelo@salimar.com.br.