Curso - Área Administrativa do Escritório Virtual

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1 Curso - Área Administrativa do Escritório Virtual MÓDULOS: ESCRITÓRIO (Cadastro; Departamentos; Usuários; Grupos; Clientes; Objetivos) e AGENDA (Mensagens; Tarefas). 23/10/2009 Contato com o suporte: Tel.: ramal 4 .: / Skype (chat).: suporte.webcontabil / juliana.webcontabil Através da área administrativa.: opção Suporte Através do site WEB Contábil.: opção Suporte Nome.: Empresa.: Data.: / / .: Atendimento: Tel : (11)

2 A WEB CONTÁBIL Nossa empresa, no mercado desde 2001, está sediada em São Paulo (SP), mas mantém atualmente relação com diversas outras empresas parceiras pelo País, que nos representam nos assuntos comerciais e/ou de suporte operacional. Podemos definir nossa empresa como um grupo que se mantém ligado às necessidades operacionais e de relacionamento dos profissionais contábeis para com seus clientes, buscando desenvolver e apresentar soluções simples e com custo acessível a todos. Sendo assim, trabalhamos cada vez mais no aperfeiçoamento e desenvolvimento de soluções que possam valorizar nosso trabalho. Somos especializados em sites para o ramo contábil PROPOSTA DE TRABALHO Nosso objetivo é de que os escritórios e/ou profissionais contábeis não tenham apenas um site estático (cartão de visitas), simplesmente com as opções padrões Quem Somos, Onde Estamos, O que fazemos, Etc.). Entendemos que este tipo de site, além de trazer um índice muito baixo de retorno, despresa o principal público do escritório: Seus Clientes. Estes já conhecem as informações que constam no site, e por esta razão, não o visitam. Assim, propomos aos contabilistas, apresentar em seu domínio (site), além da parte institucional (empresa), uma série de funcionalidades, valorizando o site, e possibilitando aos clientes acessar informações diversas, solicitar serviços, ou até mesmo acessar documentos contábeis em arquivos. Este site pode se tornar um escritório virtual, facilitando e muito a relação Contabilista X Clientes. Atendimento: Tel : (11) pag. 2

3 VANTAGENS São inumeras as vantagens que o sistema oferece, tanto para os profissionais prestadores dos serviços contábeis como para seus clientes. Dentre elas podemos citar como principais as seguintes: Vantagens aos Clientes : Acesso prático e rápido a uma grande quantidade de orientações; Calendário de eventos e obrigações; Relação links diversos; Solicitaçãode serviços de uma forma prática e objetiva; Possibilidade de acesso instantâneo a documentos; Obtenção de respostas e relatórios em tempo real; Tudo isto, em qualquer computador conectado à Internet. Vantagens aos Profissionais : Disponibilização de um escritório virtual personalizado; Maior agilidade na prestação dos serviços; Redução nos custos de operação; Ampliação da disponibilidade dos serviços (24 horas); Acompanhamento e controle das solicitações realizadas; Aplicativos que possibilitam o auto-atendimento on-line; Apresentação de um conteúdo interessante, inclusive personalizado; Sugestão de conteúdo por nossa equipe; Possibilidade de apresentação de conteúdo próprio; Personalização do sistema, conforme sua estrutura real; Integração periódicas de implementações no sistema. Atendimento: Tel : (11) pag. 3

4 IMPORTÂNCIA DO ATENDIMENTO VIRTUAL O crescimento da informatização no ambiente empresarial é evidente, e a internet, com certeza, se mostra como o maior referencial deste processo. Cada vez mais, os profissionais têm aproveitado as facilidades de divulgação, pesquisa e principalmente de comunicação que este universo virtual possibilita. Exemplos disso são o uso de s, transferência de arquivos, entre outros. Assim, é importante que as empresas disponibilizem aos seus clientes opções de atendimento na internet, o que se mostra interessante às duas partes, se avaliarmos os seguintes fatores: Disponibilidade de informações, nos mais diversos padrões; Facilidade na atualização destas informações, sempre que necessário; Possibilidade de prestação de serviços, sem a necessidade de interferência humana; Possibilidade de comunicação, com informações objetivas, filtradas através de formulários; E o mais importante, tudo a disposição 24 horas por dia. Considerando o valor que a internet representa na sociedade atual e principalmente futura, a opção que ora apresentamos é uma solução necessária para os que pretendem se manter atuantes no mercado. No entanto devemos chamar sua atenção de que no mercado eletrônico, assim como no mercado real, não é suficiente ESTAR, é necessário AGIR. Gostaríamos então de lhe pedir um momento de atenção para que possamos apresentar uma opção para a AÇÃO de sua empresa no mercado virtual: Web Contábil O QUE É UM SITE WEB CONTÁBIL O modelo que propomos é um site desenvolvido para ser mais do que uma apresentação institucional, reunindo múltiplas funcionalidades objetivando a interação entre os profissionais do ramos contábil e seus clientes, trazendo vantagens em termos de interatividade, agilidade no atendimento e custos operacionais. A qualquer hora do dia ou da noite, seus clientes poderão acessar guias e/ou relatórios contábeis, declarações de imposto de renda, etc. Estes documentos que em geral são impressos e enviados aos clientes, passarão a ficar disponíveis para eles, no site do contador. Sempre que queiram, os clientes também poderão pesquisas informações atualizadas da área contábil, além de orientações sobre procedimentos contábeis. O site servirá ainda, como um canal de comunicação, pois o cliente poderá solicitar serviços através dele, de forma objetiva, e o escritório poderá disponibilizar o resultado da solicitação ao cliente. Analisando nosso trabalho, o contador perceberá que: Não basta estar na internet, é preciso interagir com seu cliente. Atendimento: Tel : (11) pag. 4

5 PRINCIPAIS OBJETIVOS São muitos os objetivos buscados através da utilização do sistema, tanto para os profissionais prestadores dos serviços contábeis como para seus clientes. Dentre eles podemos citar como principais os seguintes: Acesso prático e rápido a uma grande quantidade de orientações; Solicitação de serviços de uma forma prática e objetiva Possibilidade de acesso instantâneo a documentos; Disponibilização de um escritório virtual personalizado; Maior agilidade na prestação dos serviços; Redução nos custos de operação; Ampliação da disponibilidade dos serviços (24 horas); Possibilidade de apresentação de conteúdo próprio; Personalização do sistema, conforme sua estrutura real; Utilização de futuras implementações sem custo adicional; Tudo isto, em qualquer computador conectado à Internet. Logicamente, para chegar a estes objetivos é necessário um empenho de ambas as partes, em um processo que costumamos chamar de reeducação do atendimento. Seguindo esta linha de pensamento é que nos propomos a orientar aos profissionais, tentando facilitar este processo e ampliar os resultados conquistados. AMBIENTES DISPONIBILIZADOS A apresentação dos sites Web Contábil se faz através dos seguintes ambientes: Área Institucional: Conhecida como Site, é onde o Escritório apesenta a empresa, seus serviços, etc. Esta área pode ser desenvolvida por nós, tendo como base o material (textos, imagens, etc.) disponibilizado pelo Escritório. Este ambiente também reúne diversas funcionalidades que possibilitam a interatividade com os Clientes, possibilitando que estes possam acessar informações, seus documentos, solicitar serviços, etc. Área de Administração: O acesso a esta área permitirá a operação, o controle e a gerência das ferramentas do sistema, funcionando como um painel de controle das funcionalidades do site. Sendo assim, este acesso será restrito aos usuários do escritório. Área de Cadastro: Onde os clientes irão definir quais pessoas poderão acessar as informações disponibilizadas no site ( definição de usuários), assim como configurar as limitações de seus respectivos acessos. Atendimento: Tel : (11) pag. 5

6 ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO A Área de Administração (ADM) do sistema é o ambiente por onde você poderá configurar e controlar todas as ferramentas Web Contábil integradas ao seu site. :: Acesso O acesso a este ambiente é controlado através de senhas individuais para cada usuário do escritório. Acesse o endereço: será apresentada uma tela conforme imagem ao lado. Informe o Login e a senha e clique em Entrar. A Senha de Acesso é criada pelo sistema, num padrão placa de automóvel ( AAA9999 ) e enviada para o do usuário. :: Tela Inicial Acessando a Área de Administração será apresentada a tela abaixo: Tela Inicial da Área de Administração. Atendimento: Tel : (11) pag. 6

7 Atendimento: Tel : (11) pag. 7

8 :: Estrutura e Navegação A Área de Administração é dividida em Módulos, cada um deles se sub-dividindo no que chamamos de Aba(s). Na parte superior da tela, são apresentados os Módulos ( Escritório / Documentos / Atendimento / Calendário / Orientações / Links /Ferramentas). E o Módulo Clientes: Na parte inferior da tela, são apresentados os Módulos (Agenda e Suporte) Ao acessar um dos Módulos será(ão) apresentada(s) a(s) Aba(s) relacionadas. Cada Aba dá acesso a uma tela contendo Ações Possíveis. Estas ações são acessadas através de um menu de Ações Possíveis ou através de Ícones, como por exemplo: = Editar dados = Excluir registro :: Níveis de Operação (Permissões) Cada uma das Ações Possíveis no sistema tem sua relacionada permissão, o que possibilita configurar o que cada Usuário do Escritório poderá ou não fazer. Existem três níveis padrão de usuários do escritório: Administração, Supervisão e Operação. O sistema prevê um conjunto de permissões para cada um desses, no entanto este conjunto pode ser individualizado por usuário, caso seja necessário. A definição do nível padrão é configurada no cadastramento do usuário. Este conceito será apresentado mais detalhadamente, neste manual, na descrição da rotina de cadastramento de usuários do escritório. Atendimento: Tel : (11) pag. 8

9 :: Módulo Escritório O módulo Escritório serve para que você possa configurar e gerenciar seu escritório virtual, com as mesma estrutura de seu escritório real, permintindo o cadastro de Usuários do Escritório (que utilizarão o sistema ), Departamentos ( existentes em sua empresa ) e Clientes ( que utilizarão o atendimento virtual através do seu site ), além de algumas configurações especiais como Grupo de Clientes e Objetivos de Mensagens. Este módulo apresenta seis abas: Cadastro, Departamentos, Usuários, Grupos, Clientes e Objetivos que passaremos a apresentar detalhadamente a seguir:.:. Aba Cadastro Esta opção permitirá a conferência dos dados de seu Escritório. Tela de Cadastro do Escritório No menu de Ações Possíveis desta tela será apresentada a opção Alterar Cadastro, que possibilitará realizar alterações nos dados cadastrados. Tela de edição do Cadastro da Empresa Selecionando a opção Efetuar Alteração no Cadastro do Escritório será apresentada a tela acima, com um formulário de edição de dados. Basta alterar os dados que achar necessário e clicar no botão Gravar Atendimento: Tel : (11) pag. 9

10 .:. Aba Usuários Esta opção permitirá o gerenciamento de dados dos Usúarios do Escritório, que terão acesso à Área de Administração do sistema (ADM). Tela listagem de Usuários do Escritório A listagem apresentará as seguintes colunas: Nível: apresentando o nível padrão de acesso do usuário no sistema; Acesso: indicando se o acesso do usuário à ADM está Bloqueado ou Liberado; Usuários: apresentando o nome do usuário; Apresentando o de contato com o usuário; Ações: com ícones relacionados as ações Editar Dados, Permissões, Enviar Senha, Gerar e Enviar Nova Senha, Mensagens e Excluir Usuário. No menu de Ações Possíveis desta tela será apresentada a opção que possibilitará o cadastramento de novos usuários, em seus respectivos níveis padrão de acesso. Observações Importantes: - O nível de cada usuário será definido no cadastro do usuário mas poderá ser individualizado na rotina de edição do cadastro deste; - Para liberar ou bloquear o acesso de um usuário basta que você clique no ícone de acesso ( ou ); - Evite utilizar o mesmo para mais de um usuário, pois toda a comunicação será realizada desta forma; - Para cada ação apresentada na tela existe uma permissão. Assim, caso a configuração de um usuário não permita alguma ação, o ícone aparecerá desabilitado ( ). Atendimento: Tel : (11) pag. 10

11 .:. Aba Usuários / Criar Novo Usuário ou Editar Cadastro Tela de edição do Cadastro de Usuários do Escritório Selecionando a opção Criar Novo Usuário ou Editar Usuário será apresentada a tela acima, com um formulário de cadastramento de dados. Basta preencher os dados da pessoa, vincular os departamentos que esta terá acesso e clicar no botão Gravar. Atendimento: Tel : (11) pag. 11

12 .:. Aba Usuários / Editar Permissões Tela Editar Permissões do Usuário do Escritório Selecionando a opção Editar Permissões será apresentada a tela acima, com a lista de Ações Possíveis e relacionadas Permissões. Escolhendo um dos níveis padrão (Administração, Supervisão ou Operação), o sistema gravará um conjunto de permissões pré-definidos para o usuário. Para individualizar as permissões do usuário basta marcar ( ) ou desmarcar ( ) as permissões para o usuário. Feito isto clique no botão Gravar. Observação: Para a conclusão desta ação será necessária a confirmação da contra-senha. Atendimento: Tel : (11) pag. 12

13 .:. Aba Usuários / Enviar Senha ( ) Selecionando a opção Enviar Senha será apresentada a mensagem ao lado. Confirme ou cancele a ação. Caso confirme, a senha será enviada para o cadastrado para o usuário, e o sistema apresentará uma mensagem confirmando o envio. Observações: - A senha é gerada pelo sistema, no padrão placa de automóvel (03 (três) Letras e 04 (quatro) números = WEB1234). - O sistema não permitirá visualizar a senha de nenhum usuário.:. Aba Usuários / Gerar e Enviar Nova Senha ( ) Selecionando a opção Gerar e Enviar Nova Senha, o sistema irá gerar e enviar uma nova senha ao usuário, sendo que a anterior deixará de existir. Caso confirme, a senha será trocada e enviada para o cadastrado para o usuário, e o sistema apresentará uma mensagem confirmando o envio. Atendimento: Tel : (11) pag. 13

14 .:. Aba Usuários / Mensagens ( ) Tela Mensagens do Usuário Selecionando a opção Mensagens será apresentada a tela acima, sendo possível verificar o histórico de mensagens enviadas e/ou recebidas pelo usuário selecionado, sejam estas internas ( enviadas ou recebidas por usuários do escritório) ou externas ( enviadas ou recebidas de ou para usuários dos clientes )..:. Aba Usuários / Excluir Usuário ( ) A seleção da opção Excluir Usuário, permitirá a exclusão de um Usuário do Escritório, sendo que para esta ação será necessário informar a Contra- Senha, como mostra a imagem ao lado. Atendimento: Tel : (11) pag. 14

15 .:. Aba Departamentos Nesta opção será necessário cadastrar os departamentos de seu escritório, sendo necessário indicar o seu respectivo responsável. Sendo possível Criar um Novo, Editar ou Excluir um departamento. Tela de Departamentos Cadastrados A listagem apresentará as seguintes colunas: Departamento: apresentando o nome do departamento; Responsável: apresentando o nome e de contato do responsável pelo departamento; Ações: com ícones relacionados as ações Editar Dados ou Excluir Departamentos. No menu de Ações Possíveis desta tela será apresentada a opção Criar Novo que possibilitará o cadastramento de novos departamentos. Tela de Edição de Departamentos Selecionando a opção Criar Novo ou Editar Departamento será apresentada a tela acima, com um formulário de cadastramento de dados. Atendimento: Tel : (11) pag. 15

16 Basta prencher os dados, selecionar um responsável para o departamento e clicar no botão Gravar. A definição deste responsável, definirá para qual pessoa receberá um aviso por quando um cliente entrar no site e cadastrar uma solicitação de serviço..:. Aba Grupos Em Escritório / Grupos, permite que seja visualizado os suas Tributações. detalhes e Grupos naturais de clientes com Tela Grupos de Clientes Em Ações Possíveis podem-se criar Grupos Particulares Podendo Editar ou Excluir este grupo. Que ao criar um grupo particular você terá um facilitador de comunicação, de forma que se possa cadastrar um grupo conforme as igualdade ou necessidade de comunicação. Atendimento: Tel : (11) pag. 16

17 .:. Aba Clientes Nesta opção serão listados os Clientes cadastrados para terem acesso ao atendimento virtual no seu site. Tela de Listagem de Clientes A listagem apresentará as seguintes colunas: Cód: apresentando o código do cliente, o qual sugerimos que seja igual ao utilizado em seu sistema contábil; Razão: apresentando a Denominação Social do cliente; Ações: com ícones relacionados as ações; Editar Dados: Permite a edição ou alteração dos dados cadastrais do cliente cadastrado. Usuários: Permite a inclusão, alteração e bloqueio dos usuários do seu cliente. Documentos: Permite que sejam vinculados os tipos de documentos a serem enviados aos clientes conforem a tributação deste. Arquivos: Permite a visualização dos arquivos disponibilizados (publicados) para o cliente. Atendimento: Informa quais solicitações estão disponíveis para este cliente no site e seu respectivo responsável. Solicitações: Informa quais solicitações já foram feitas pelo cliente e seu histórico de atendimento. Mensagens: Permite a visualização das mensagens que este cliente envio/recebeu. Desativar: Permite a desativação (exclusão) do cliente. Lembramos que após desativá-lo a reativaçaõ só permitida se solicitada ao suporte Web Contábil. No menu de Ações Possíveis desta tela será apresentada a opção Cadastrar novo Cliente que possibilitará o cadastramento de novos clientes. Listar Clientes Inativos permite a visualização dos clientes desativados (excluídos). Atendimento: Tel : (11) pag. 17

18 Tela Cadastro de Clientes Selecionando a opção Cadastrar novo Cliente, você terá que informar se o cadastramento será de um cliente Pessoa Física ou Pessoa Jurídica, podendo informar o CEP, o que facilitará o cadastramento. Será apresentada a tela acima, com um formulário de cadastramento de dados. Basta prencher os dados e clicar no botão Gravar..:. Aba Objetivos Na ação Objetivos é possível criar em Ações Possíveis, objetivo da mensagem entre Escritório e Cliente. Tela Objetivos do Escritório Com este campo é possível fazer um banco de dados em relação a quais foram as Dúvidas mais freqüentes ou ver oque os clientes sugerem em relação ao seu escritório, dimuindo o indice de reclamções uma vez que com esta ferramenta é possível saber onde deixa a desejar e evitar o mesmo em um futuro atendimento. Atendimento: Tel : (11) pag. 18

19 .:. Anotações /Exercícios: Rever todo o cadastro da Área administrativa ( ) / realizar processo e descrever: Divulgar para os clientes do Escritório (Fazer uso das cartas 1-2 e 3 ) / realizar processo e descrever: Entra em contato com o Suporte WEB A fim de esclarecer dúvidas e solicitar apoio quando necesário: Anotações: Atendimento: Tel : (11) pag. 19

20 :: Módulo Documentos O módulo Documentos serve para que você possa gerenciar os arquivos disponibilizados para os clientes no site. Com isto, você poderá disponibilizar em arquivo no site, todos aqueles documentos que normalmente são enviados de forma impressa, diminuindo o tempo e o custo de remessa. Este módulo apresenta três abas: Publicação onde é possivel efetuar a publicação de arquivos, Tipos para que você possa configurar quais os tipos de documentos poderão ser publicados e Arquivos para que você possa gerenciar os arquivos já publicados. Existem até o momento duas formas de publicação de arquivos: Publicação Individual: para publicação de um arquivo por vez; Publicação Múltipla: para publicação de vários arquivos de uma vez, desde que sejam do mesmo tipo de documento..:. Aba Publicação Acessando esta aba será apresentada a tela de Publicação Individual : Tela Publicação de Documentos Indiviual Os passos para a Publicação Individual são: 1- Selecionar o Cliente para o qual será publicado o Arquivo; 2- Selecionar o Tipo de Documento que será publicado. Obs: A lista de Tipos de Documentos poderá variar para cada Cliente, conforme a configuração realizada em ADM / Clientes / Documentos. Tela Publicação de Documentos Individual Atendimento: Tel : (11) pag. 20

21 Após esse processo deverão ser informados os dados do arquivo que será publicado, conforme imagem acima. Você deverá informar: Item 01: Onde foi selecionado o cliente; Item 02: Onde foi selecionado o tipo de documento a ser enviado; Item 03: O Título que será apresentado para o cliente; Item 04: Informe a Periodicidade deste documento. Ex.: Mês, Decêndio, Bimestre etc; Item 05: Informe o ano; Item 06: Informe a data de vencimento (salvo os casos onde não haja vencimento); Item 07: Informe o valor da guia a ser enviada; Item 08: Anexe ao sistema o arquivo que será enviado; Item 09: Validar nome do arquivo (veja explicação clicando sobre como funciona esta validação ); Item 10: Informe o limite de acessos (deixando em branco o acesso será ilimitado); Item 11: Informe data de expiração (para documentos com vencimento é necessáio preencher este campo com a mesma data do documento a vencer), para que não fique disponível um documento vencimento ; Item 12: Texto a ser incluído no aviso de publicação enviado por ; Item 13: Este item permite que seja enviado ao cliente um Aviso imediato do novo documento disponível no site; Item 14: Ao clicar em Gravar o documento e o aviso serão enviados. Após concluído processo o sistema apresentará uma mensagem de confirmação, conforme imagem a seguir: Atendimento: Tel : (11) pag. 21

22 .:. Anotações /Exercícios: Atendimento: Tel : (11) pag. 22

23 Observações Importantes Sobre o Arquivo: - Por padrão o Título do arquivo aparecerá igual ao Tipo de Documento, mas poderá ser alterado se preciso; - A Periodicidade solicitada estará de acordo com a que foi configurada para o Tipo de Documento - O Arquivo poderá estar em qualquer extensão, excetuando-se.exe Observações Importantes Sobre as opções de Limitação de Acesso: - Se o Limite de Acessos e/ou a Data de Expiração ficarem em branco, o arquivo ficará no site por tempo indeterminado; - Se a quantidade de acessos informada no Limite de Acessos for atingida, o arquivo deixará de aparecer no site; - O arquivo deixará de aparecer no site as 23:59 da Data de Expiração informada; - Se as duas formas de limitação forem informadas, o arquivo de aparecer no site quando qualquer uma delas for atingida; - A Limitação de Acesso tira o arquivo do site mas continua apresentando-o na ADM. Observações Importantes Sobre Avisos de Publicação: - O objetivo destes avisos é o de informar aos clientes sobre a disponibilidade de arquivos no site; - Os avisos são enviados por , para os Usuários do Cliente selecionados; - Atualmente o sistema emite 3 tipos de Aviso de Publicação de Arquivo: 1: Aviso Imediato de Publicação de Arquivo: - Este aviso pode ser emitido logo após a publicação, bastando para isso selecionar a opção Avisar imediatamente ; - Sugerimos que este tipo de aviso seja utilizado apenas para publicações de arquivos que os clientes estejam esperando com urgência, a fim de evitar o encher a caixa postal deles, provocando incômodos; 2: Resumo Diário de Arquivos Publicados - Este aviso é emitido diariamente, a partir das 20 horas, para os Usuários dos Clientes para os quais tenham havido publicações durante o dia. - Neste aviso são relacionados todos os arquivos publicados durante o dia, mesmo que já tenham sido avisados através de Aviso Imediato 3: Aviso de Segurança para Documentos de Pagamento não Acessados - Cliente - Este aviso é emitido diariamente, a partir das 3 horas, para os Usuários dos Clientes para os quais hajam arquivos de pagamento, cujo vencimento seja na próxima data útil e que não tenham sido acessadas no site nenhuma vez. 4: Aviso de Segurança para Documentos de Pagamento não Acessados Escritório - Este aviso é emitido diariamente, a partir das 4 horas, para os Colaboradores do Escritório, envolvidos com o documento para os quais hajam arquivos de pagamento, cujo vencimento seja na data útil (no dia do vencimento) e que não tenham sido acessadas no site nenhuma vez. 5: reenvio do Aviso para Documentos Disponibilizados Escritório/Cliente - Este aviso é emitido a qualquer instante, quantas vezes fizer necessário o seu envio. Alertando o cliente sobre a disponibilização do arquivo/documento no site. 6: Protocolo dos Documentos Disponibilizados Escritório/Cliente - Este Protocolo é emitido a qualquer instante, quantas vezes fizer necessário o seu envio, para todos os usuários com acesso ao sistema. Disponibilizando todas informações desde o envio até o acesso; Infomando dados do tipo: Quando foi disponibilizado, quem diponibilizou, quantos e quando os avisos foram emitidos e quem os recebeu, qual o peso em Kb e formato do arquivo, qual a data de vencimento e expiração. Atendimento: Tel : (11) pag. 23

24 Observações Importantes Sobre Gerenciamento de Arquivos Publicados: - Apesar dos avisos de publicações, é importante que se crie o procedimento de verificar a possível existência de arquivos de pagamento não acessados pelos clientes, a fim de evitar problemas à sua empresa. Este procedimento é possível acessando ADM / Documentos / Arquivos, e também está descrita neste manual..:. Publicação Múltipla Na Publicação Múltipla deve-se indicar um tipo de Documento e o sistema irá listar todos os clientes que tenham esse tipo de documento vinculado (como serviço prestado ao mesmo). Tela Publicação de Documentos Múltipla Após esse processo deverão ser informados os dados do documento a ser publicado. Conforme imagem acima Informando: Periodicidade do documento Procurar onde este arquivo foi salvo e Anexá-lo a cada cliente listado Informar se este arquivo terá ou não Limite de acessos (deixando em branco o sistema entenderá que não a limite de acessos) Data de Expiração que deixará de ser visualizada pelo cliente. Clicar em Gravar.:. Anotações /Exercícios: Atendimento: Tel : (11) pag. 24

25 .:. Aba Tipos No Módulo Documento / AbaTipos, é possível visualizar os tipos de documentos (Titúlos) cadastrados em sua empresa. Tela Tipos de Documentos Sendo possível adequar cada documento a uma formatação em Editar..:. Anotações /Exercícios: Publicar documentos individual ( ) / realizar processo e descrever: Publicar documentos múltiplos ( ) / realizar processo e descrever: Criar novo tipo de documento ( ) / realizar processo e descrever: Anotações: Atendimento: Tel : (11) pag. 25

26 Em Tipos / Ações Possíveis, é possível Cadastrar um novo Tipo de Documento. Tela Tipos / Ações Possíveis / Criar Novo Tipo de Documento Informando o Título, o sistema Contábil utilizado e o Departamento Responsável. Informe a Periodicidade deste documento e a pessoa responsável por ele no departamento. Vincule o documento as Formas de Tributação. Obs* Os dados dentro do Quadro vermelho só se aplicam aos arquivos TEXTO. Atendimento: Tel : (11) pag. 26

27 .:. Aba Arquivos O Módulo Documentos / Aba Arquivos permite o gerenciamento de arquivos publicados aos clientes. Sendo possível as conferências atráves de filtros como: Somente Relatorios / Pagamentos, Todos os arquivos / Somentes os não baixados, Publicados entre / Com vencimentos entre. Tela Listagem de Arquivos É possivel ver nesta tela se o documento publicado se trata de um Relátorio ou Pagamento, para a visualização clicar sobre o titulo do documento. Será listado as seguintes informações : Data de Referência, Acessos, Data da Publicação, Em caso de pagamento a data do Vencimento e o Razão Social do Cliente. Atendimento: Tel : (11) pag. 27

28 Em Documentos / Arquivos / Ações: É possível enviar ou acompanhar os avisos já enviados sobre este arquivo ao cliente. Em Extrato é possivel conferir o arquivo, o (cliente) e quando recebeu o aviso sobre o arquivo disponibilizado. Vendo o Status. Clicando no ícone aparecera a mesma mensagem vista pelo cliente com os dados de quando foi enviado e quem o recebeu e oque esta disponibilizado pelo sistema. Sendo possível ter acesso ao Extrato do Aviso Ou ao Extrato de Acessos: Atendimento: Tel : (11) pag. 28

29 Em Ações o segundo ícone é responsável por fornecer todas as informações sobre o arquivo. Tendo como opção Emitir o Protocolo deste envio de arquivo Onde será apresentado: O Protocolo do arquivo disponibilizado com opções de Imprimir ou Enviar por , ou apenas visualizar. Atendimento: Tel : (11) pag. 29

30 :: Módulo Atendimento O módulo Atendimento serve para que você possa gerenciar as solicitações e atendimento disponibilizados para os clientes no site. Com isto, você poderá disponibilizar solicitações (formulários) no site, todos aqueles atendimentos que normalmente são feitos por telefone, ou de forma impressa, será feito pelo site onde o cliente do escritório faz o preenchimento do formulário e envia as informações necessárias para se gerar esta solicitação, diminuindo o tempo e o custo de remessa, bem como centralizando e evitando o desencontro de informações. Este módulo apresenta duass abas: Solicitação onde é possivel visualizar as solicitações feitas ao seu escritório, Opções para que você possa configurar quais os tipos de solicitação poderão ser feitas ao seu escritório pelo cliente atravéz do site. Existem até o momento oito solicitações criadas (padrão) para disponibilizar aos clientes, podendo incluir e excluir solitações conforme necessidade de atendimento do escritório..:. Aba Solicitação Esta opção permitirá o gerenciamento do atendimento as solicitações do Usúarios do Escritório, que terão acesso ao Site. Tela Atendimento / Solicitações Nesta tela é possível verificar as solicitações feitas pelos Clientes do Escritório, e todo processo deste sua abertura ao status. Para visualizar as informações fornecidas clique em, onde será os detalhes da Solicitação. Atendimento: Tel : (11) pag. 30

31 Nesta tela é apresentado o conteúdo da solicitação onde é necessário alterar o status da mesma após sua conclusão. Podendo tambem acompanhar o hitórico sobre esta clicando sobre o título da solicitação..:. Aba Opções Esta opção permite a liberação e o cadastro das solicitações disponíveis ao Cliente do Escritório. A Web Contábil disponibilza na àrea administrativa / Atendimento / Opções: Solicitações de atendimento (Formulários on-line), para disponibilizá-lo ao cliente do escritório é necessário cadastrar os dados de atendimento a esta solicitação em da Solicitação de Bloqueada,para Liberada., feito isto altere o Status Para editar o Formulário, nesta opção é possível editar e adequar o formulário. Em editar as etapas envolvídas é possível distribuir fases da solicitação conforme a necessidade e atuação de seu escritório. E em exclui solicitação. Tela Cadastro de Tipos de Solicitações Atendimento: Tel : (11) pag. 31

32 .:. Anotações /Exercícios: Verificar solicitação detalhes/a companhar e finalizar ( ) / realizar processo e descrever: Criar solicitação (atendendo ao cliente) via adm ( ) / realizar processo e descrever: Criar solicitação como cliente ( ) / realizar processo e descrever: Anotações: Atendimento: Tel : (11) pag. 32

33 .:. Aba Opções / Editar Formulário ( ) Esta opção permite editar e adequar o formulário, acresecentando ou excluindo itens (Ordem), indicando o Nome do Campo criado, em Tipo de Campo (o mesmo já esta configurado para preenchimento conforme necessidade do campo criado), em Requerido ao fazer o vincúlo a este item será de preenchimento obrigatório, em Excluir é possível excluir o Campo. Tela Criação de Formulários Atendimento: Tel : (11) pag. 33

34 .:. Aba Opções / Editar Etapas Envolvidas ( ) Esta Ação permite distribuir fases da solicitação conforme a necessidade e atuação de seu escritório. Onde é possivel distribuir a solicitação por etapas, responsável pela etapa, dar prazo para conclusão da solicitação e deixar o cliente com acesso ou não ao andamento de sua solicitação ao vincular em Pública, e excluir estapas..:. Anotações /Exercícios: Criar novo formulário( ) / realizar processo e descrever: Criare etapas envolvidas ( ) / realizar processo e descrever: Atendimento: Tel : (11) pag. 34

35 :: Módulo Agenda Este Módulo permite um canal direto de comunicação entre seus usuários do escritório, clientes e grupos de clientes, onde toda tarefa em atendimento fica registrada permitindo acompanhar o andamendo e conclusão da mesma. Sendo que toda comunicação pode ser acompanhada e ao longo do uso servirá como um "Histórico" de mensagens já que não há a possibilidade de exclusão do conteúdo. Permitindo a procura das mensagens por um filtro objetivo (categorias, grupos, assuntos).:. Aba Mensagens Esta opção permite o envio de mensagens entre usuários do escritório (intranet) e entre os usuários e seus clientes ou grupo de clientes (extranet), onde é possível aconpanhar as mensagens atravéz de filtros (Preferências ) e Legendas. Tela Mensagens.:. Aba Tarefas Nesta opção pode-se acompanhar as tarefas em andamento ou as já concluídas, de forma que o sistema indica quando foi criada, qual a previsão, oque esta sendo solicitado, quem solicitou, o status da tarefa e Editar ( ) os dados da tarefa. Tela Tarefas Atendimento: Tel : (11) pag. 35

36 .:. Aba Tarefas / Editar ( ) Minhas Tarefas Esta opção permite verificar os dados tarefa, permitindo a visualização do conteúdo e alterar seu status quando concluído ou cancelado. É possível também acompanhar as mensagens anteriores relacionadas a esta trafefa Tela Editar Minhas Tarefas Atendimento: Tel : (11) pag. 36

37 .:. Anotações /Exercícios: Criar mensagem para grupo envio em massa / comunicado ( ) / realizar processo e descrever: Programar cobrança / envio em massa / comunicado ( ) / realizar processo e descrever: Acompanhar envio ( ) / realizar processo e descrever: Feed back / objetivos ( ) / realizar processo e descrever: Acompanhado tarefas ( ) / realizar processo e descrever: Inserindo comentários ( ) / realizar processo e descrever: Anotações: Atendimento: Tel : (11) pag. 37

38 :: Módulo Suporte Esta opção permite um canal direto de atendimento com a Web Contábil, onde o atendimento pode ser solicitado aos departamentos de Suporte e Financeiro, seja uma dúvida, sugestão ou reclamação. O atendimento ocorre atravéz do envio de mensagens (registradas) permitindo o acompanhamento (histórico) das mensagens anteriores. Para enviar uma mensagem é necessário apenas selecionar o destinatário, assunto e objetivo do contato. Clique em enviar e aguarde o retorno com a reposta a mensagem enviada. Tela Contato com o Suporte.:. Dicas: Ler o manual, Participara de cursos de reciclagem, Utilizar o produto nas tarefas diárias, Divulgar para o cliente, Colher informações e sugestões sobre o sistema, Melhor do que saber o que o sistema faz, é saber o que ele não faz, Reeducar minha forma de atender utilizando o serviço oferecido pelo sistema, Reeducar meu cliente, Mostrar segurança e conhecimento, Sugerir / criticar sempre que necessário, Incentivar o uso aos demais colaboradores, Atendimento: Tel : (11) pag. 38

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