PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO SUBCONTROLADORIA DE INTEGRAÇÃO DE CONTROLES AUDITORIA GERAL

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1 PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO SUBCONTROLADORIA DE INTEGRAÇÃO DE CONTROLES AUDITORIA GERAL ÓRGÃO/ENTIDADE: TÍTULO DO TRABALHO: Análise contábil das operações, saldos e registros ORDEM DE SERVIÇO: SEÇÃO: PROVISÕES PASSIVAS E DEPÓSITOS JUDICIAIS OBJETIVO: verificar se: a) os saldos apresentados, quando necessário, foram confirmados, mediante consulta a fontes externas à empresa (Circularização); b) possíveis contingências deixaram de ser registradas/divulgadas, tendo por base documentos pesquisados na empresa, principalmente, ata dos órgãos de deliberação colegiada e relatórios com recomendações dos Órgãos de Controle Interno e Externo; c) a execução contratual está adequada, através da análise dos termos contratuais, das correspondências e das faturas dos Escritórios de Advocacia contratados, incluindo a contabilização e respectiva documentação suporte e a verificação da conformidade às cláusulas dos instrumentos jurídicos celebrados e demais legislações pertinentes; d) existe controle da posição atualizada e detalhada dos saldos, segregado por área e, esta, pelo grau de risco e prazo previsto para desembolso; e) os saldos apresentados estão razoáveis e exatos e os cálculos adequados, efetuados com base em estudo do Órgão Técnico correspondente e/ou com base de cálculo determinada em legislação específica; f) a contabilização foi realizada de acordo com os princípios contábeis e o determinado na Resolução CFC Nº 1.180/09, que aprova a NBC TG 25 Provisões, Passivos e Ativos contingentes, se confere com os livros contábeis e outras fontes e se está suportado por documentação hábil; g) as provisões e os depósitos judiciais estão corretamente divulgados nas Demonstrações Contábeis, conforme NBC TG 25; h) existem justificativas para variações relevantes, nas entradas, nas baixas, nas mudanças na classificação do risco da provisão ou nas alterações significativa do valor desse risco, se comparadas com períodos anteriores; i) os fatos relevantes com relação aos passivos contingentes foram adequadamente divulgados em Notas Explicativas, conforme NBC TG 25; j) a entidade possui alguma restrição em suas certidões negativas emitidas por órgãos públicos (CEF, INSS, SRF, Prefeitura, Estado, etc.) e se está compatível com os registros contábeis; k) existem recomendações não atendidas dos Órgão de Controle Interno e Externo. ITEM DESCRIÇÃO REF. 1. Das Provisões 1.1 Circularização dos Escritórios de Advocacia contratados, através da direção da entidade, a fim de obter confirmação independente das informações fornecidas pela administração referentes a situações relacionadas a litígios, pedidos de indenização ou questões tributárias. 1

2 1.2 Revisar as atas de reuniões da diretoria, conselho fiscal e de administração e das assembleias ordinárias e extraordinárias com objetivo de identificar possíveis contingências não registradas/divulgadas. 1.3 Analisar os termos contratuais, as correspondências e as faturas dos Escritórios de Advocacia contratados, com o objetivo de verificar a adequada execução contratual, incluindo a contabilização e respectiva documentação suporte e a verificação da conformidade às cláusulas dos instrumentos jurídicos celebrados e demais legislações pertinentes. (Elaborar Programa de Trabalho Específico ou Check List com os principais pontos a serem analisados) Obter junto à Contabilidade, a posição atualizada e detalhada dos saldos das Provisões para Contingências, segregada por área - Fiscal, Trabalhista, Cível, Previdenciária etc - em que a empresa seja ré ou autora, contendo no mínimo os seguintes campos: Data de início do processo Tipo de causa Réu Autor Número do processo Advogado responsável Valor pedido Valor inicial da causa Valor atualizado da causa Classificação do risco Provável data de desembolso (Curto/Longo prazo) Valor do depósito judicial 1.5 Para as provisões identificadas através da aplicação do passo acima: a. avaliar a razoabilidade de montantes das mesmas; b. verificar se os saldos de provisões apresentados estão exatos e os cálculos adequados, efetuados com base em estudo do órgão técnico correspondente; c. verificar se foram utilizadas as bases de cálculo determinadas pela legislação; d. certificar-se de que as provisões estão corretamente divulgadas nas demonstrações contábeis, conforme NBC TG 25 (Itens 84 e 85); 2

3 e. comparar, tendo por base períodos anteriores, com o objetivo de identificar entradas, baixas, mudança na classificação do risco da provisão ou alteração significativa do valor desse risco etc. Obter entendimento das grandes variações; 1.6 Para os saldos das contas que compõem as Provisões para Contingências, obtidas no item 1.4: a. verificar se conferem com os saldos das contas registradas na contabilidade; b. verificar se conferem com as respostas da circularização dos Escritórios de Advocacia, incluindo Depósitos Judiciais; c. certificar-se de que os montantes das provisões e suas atualizações monetárias foram contabilizados / reconhecidas, periodicamente, no exercício, de acordo com os princípios contábeis e NBC TG 25 Provisões, Passivos e Ativos contingentes; d. verificar a adequada contabilização das baixas, de acordo com os princípios contábeis, checando a documentação e fazendo referência aos testes / áreas em contas de resultados; e. verificar se as baixas registradas contabilmente, por qualquer motivo, estão compatíveis com os valores provisionados, registrados com base em estimativas feitas pelo Órgão Técnico correspondente; f. verifique se foram baixados os Depósitos Judiciais correspondentes; 1.7 Verificar a existência de passivos contingentes e se os mesmos foram divulgados em Notas Explicativas, conforme NBC TG 25 (Item 86). 1.8 Pesquisar junto à entidade, a existência de registro de débito, através de certidão negativa, em entes governamentais (CEF, INSS, SRF, Prefeitura, Estado, etc.) e confrontar com os respectivos registros contábeis, arquivando na documentação comprobatória da pesquisa, as informações pertinentes às contingências. 2. Dos Depósitos judiciais 2.1 Levantar junto á contabilidade a composição dos saldos (item 1.4) ou controles auxiliares relativos aos Depósitos Judiciais e aos valores em conta-corrente bloqueados judicialmente. 3

4 2.2 - Para os saldos das contas que compõem os Depósitos e bloqueios Judiciais identificados através da aplicação dos passos acima: a. verificar se conferem com os saldos registrados na contabilidade; b. verificar se conferem com os saldos constantes dos os extratos bancários; (Na falta de apresentação de extrato, aplique o passo seguinte). c. verificar a existência de convênio com as instituições financeiras responsáveis pelas custódias dos depósitos judiciais (Ex: CEF, Banco do Brasil etc) para acesso e consultas on-line aos saldos e extratos das contas. d. Na impossibilidade de consulta on-line, selecionar os maiores depósitos e bloqueios judiciais (por antiguidade e valor), solicitando circularização às instituições através da direção da Entidade. e. selecionar os maiores Depósitos Judiciais (por antiguidade e valor) para verificar se as provisões as quais os mesmos estavam atrelados já foram baixadas contabilmente; f. certificar-se de que os Depósitos Judiciais atrelados as provisões estão corretamente divulgadas nas demonstrações contábeis, conforme NBC TG 25; 2.3. Verificar se as movimentações adições atualizações monetárias - baixas - estão sendo contabilizados, periodicamente, de acordo com os princípios contábeis, checando a documentação suporte e fazendo referência aos testes/áreas em contas de resultados; 2.4. Comparar com a base do período anterior com o objetivo de identificar mudança na classificação do risco da provisão ou alteração significativa do valor desse risco; 3. Das Demandas dos Órgãos de Controle 3.1 Diligências do TCMRJ Verificar a existência de Diligência baixada pelo TCMRJ, relacionada ao tema; Avaliar o cumprimento dessas diligências por parte da Entidade. 3.2 Conselho Fiscal Verificar a existência de Recomendação e/ou Sugestão expedida pelo Conselho Fiscal, relacionada ao tema; Avaliar o cumprimento dessas recomendações por parte da Entidade. 4

5 3.3 Do Follow Up Verificar no relatório do exercício anterior, a ocorrência de fragilidade de auditoria referente a área contábil. Caso exista, realizar Follow-Up para verificar as providências adotadas para sanar as deficiências detectadas e evidenciá-las em Papel de Trabalho. N/A - Não Aplicável 5