Treinamento do Sistema RH1000

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1 Treinamento do Sistema RH1000 = Bloco Seleção = Ohl Braga Desenvolvimento Empresarial Atualizado em 23Jul2015 1

2 Estrutura do Sistema RH1000 Gerenciar e administrar Sistema RH1000 Planejamento Estratégico Cadastro Geral Treinamento Seleção Sistemas para RH Relatórios Banco de Talentos Gerenciais Avaliação de Qualificações Avaliação de Competências Avaliação de Metas Plano de Desenvolvimento Foco deste treinamento 2

3 Bloco Seleção Tópico Slide Dinâmica da Seleção no sistema 4 Cadastro de Candidatos via Internet 6 Cadastro de Candidatos 10 Cadastro de uma Vaga (RH e Gestores) 13 Divulgação da Vaga 17 Aprovações requeridas 20 Perfil da vaga 21 Etapas do processo da vaga 22 Participantes da vaga talentos internos 24 Participantes da vaga candidatos externos 26 Participantes da vaga currículos 28 Avanço de etapa 29 Custos da vaga 30 Relatório individual da Vaga 31 Relatório Gerencial de Vagas 32 Pesquisa avançada de vagas 36 3

4 Dinâmica da Seleção no sistema Cadastro da Vaga (gestor na própria área ou RH) Registra as aprovações requeridas Registra Perfil da Vaga e Dados de Divulgação Registra as Etapas do processo da vaga Contrata os Aprovados no processo da vaga Registra os Custos do processo da vaga Realiza as Etapas com os participantes Pesquisa Talentos internos (e Candidatos externos) Ação do Gestor ou RH Ação do RH (da vaga) Ação feita pelo sistema Criação da vaga é cadastrada direto pelo gestor ou por RH; Sistema comunica a criação da vaga ao RH (responsável geral por Seleção); RH (responsável geral por Seleção) registra o responsável direto de RH pela nova vaga; RH responsável da vaga registra as Aprovações necessárias para iniciar a vaga; Sistema envia s solicitando aprovação da vaga para decisão dos responsáveis; Após a última aprovação ou em caso de reprovação, envia ao RH da vaga avisando; RH da vaga complementa dados no Perfil da vaga (Dados de RH e Dados a divulgar); RH da vaga determina as Etapas a serem trabalhadas com os Participantes (usar padrões). 4

5 (continuação...) Dinâmica da Seleção no sistema Pesquisa e inclusão de Participantes internos (talentos) conforme Política de Movimentação; Emissão de currículo do talento com análise das Qualificações para o cargo; Pesquisa e inclusão de Participantes externos (candidatos) conforme Política de Movimentação; Emissão de currículo dos candidatos com análise das Qualificações para o cargo; Executa as etapas com os participantes e registra os resultados (Avanço de Etapa); RH da vaga registra os Custos da vaga; Contratação dos Aprovados no processo da vaga. Controles e Relatórios: Situações da vaga: Em aprovação (buscando a aprovação dos responsáveis para RH iniciar os trabalhos); Em aberto (sendo trabalhada pelo RH após a aprovação); Suspensa (deverá ser reaberta); Cancelada (não deverá ser reaberta); Relatório Individual da Vaga (posição atual dos trabalhos a qualquer momento); Pesquisa avançada de vagas; Relatório Gerencial de Vagas. 5

6 Cadastro de Candidatos via Internet Para habilitar o Cadastro de Candidatos via Internet, siga os seguintes passos: Cadastre os Cargos que deverão ficar disponíveis no site, com as Qualificações requeridas de cada um; Habilite esses Cargos e coloque o texto de cada cargo que será apresentado aos candidatos ao se cadastrarem; Habilite o Cadastro de Candidatos no RH1000 e obtenha o endereço da página de cadastro da sua empresa; Envolva a área de TI para vincular esse endereço ao Trabalhe Conosco no site da sua empresa; A página de Cadastro de Candidatos será apresentada com o logotipo da sua empresa; Os dados (Currículos - CVs) serão armazenados em uma tabela, evitando digitação; O limite é 20 (vinte) vezes o limite de talentos contratado. 6

7 Qualificações Marque como Padrão as qualificações que serão utilizadas pela organização Utilize Nova com sugestões para incluir ou consultar modelos de Qualificações (290) poderá alterar depois para ajustar para o seu negócio; Marque como Interna as qualificações que não quiser apresentar no Cadastro de Candidatos via Internet (exemplo: QE Quociente Emocional). 7

8 Qualificações - Unificação As Qualificações que não forem Padrão serão apresentadas em Vermelho. Clique em Unificar Qualificações e serão apresentadas somente as Não Padrão. Clique na qualificação a unificar, e na janela escolha a Padrão para a qual será unificada. Ao clicar em Unificar, a qualificação será alterada: (1) na tabela de Qualificações, (2) nas Qualificações por Cargo, (3) nas Qualificações dos Talentos e (4) nas Qualificações dos Candidatos. 8

9 Cadastro de Qualificações requeridas pelo Cargo Acesse cada Cargo e registre as qualificações requeridas do ocupante pelo cargo; Para cada Qualificação indique o Nível requerido (Básico, Intermediário ou Avançado); Observe se cada nível da qualificações tem a descrição do que é esperado (isso dá qualidade ao trabalho executado, diminuindo a subjetividade das avaliações). 9

10 Habilitar o Cargo para o Cadastro de Candidatos Para habilitar o Cargo, basta acessar o cargo, e na aba Seleção externa marcar o check Desejo tornar este cargo disponível na seleção externa de candidatos ; Registre as informações do cargo que deverão ser apresentadas aos candidatos sobre cada cargo; Algumas dicas: O cargo pode não ser conhecido - explique; Cuidado - não revele dados confidenciais e estratégias da empresa; Remuneração e benefícios podem ser atrativos para determinados cargos; Desafios e oportunidades de desenvolvimento podem ser interessantes para atrair determinados candidatos. 10

11 Habilite o Cadastro de Candidatos (endereço da página) Será apresentada a página de cadastro de Candidatos na Internet com logotipo e nome da sua empresa. O objetivo não é divulgar as vagas existentes, mas cadastrar candidatos interessados em trabalhar na sua empresa nas eventuais vagas; Acesse o grid de Candidatos em Seleção >> Candidatos Externos (cadastros feitos pela Internet ou aqui diretamente pelo RH). Observe a Situação na última coluna; Marque o check Seleção externa não habilitada. (acima do grid); Copie o endereço da página de cadastro de candidatos que será apresentado: Envie por ao responsável de TI pelo site da empresa, para associar ao link Trabalhe Conosco ; Divulgue o site da empresa para os candidatos se cadastrem diretamente nele, evitando enviar s. Tenha um banco proativo divulgue mesmo sem ter vagas. 11

12 Banco de Candidatos externos (para uso interno) Os candidatos cadastrados podem ser pesquisados, consultados e terem seus dados atualizados a qualquer momento; Altere ou complemente os dados quando o candidato participar de um processo seletivo; O sistema controla automaticamente se o candidato é um talento ativo a partir do CPF; Caso marque que o candidato foi Indicado, é possível indicar o talento que o indicou; Análise da empresa - permite registrar: (1) se é candidato a uma Posição Estratégica, (2) se Não deve ser contratado devido a problemas descobertos, e (3) se já foi Contratado Anteriormente pela própria empresa. 12

13 Cadastro de uma Vaga (RH e Gestores) Conceito de Vaga: uma Vaga deve tratar de um único Cargo em uma única área do Organograma. Indique a quantidade de posições a serem contratadas para a vaga. A Vaga poderá ser criada por um usuário RH (Seleção) ou por um Gestor (Requisitante); Um Gestor - somente poderá criar vagas na sua área ou em áreas subordinadas no organograma. Ele sempre será o Requisitante das vagas que criar; Para habilitar os Gestores a criarem novas Vagas, acesse: Configurações >> Parâmetros do sistema >> aba Seleção; Marque Habilitar o cadastro de novas Vagas pelos gestores ; Um Gestor somente poderá consultar as vagas da sua área ou áreas subordinadas. 13

14 Cadastro de Vaga por um Gestor da empresa Quando o gestor fizer o cadastro da nova vaga, ele será registrado automaticamente como Requisitante (e será o responsável pela vaga) e a Situação será Em aprovação; Indique em Urgência quando a vaga deverá estar preenchida; Marque o campo Anúncio Interno para anunciar a vaga internamente no RH1000; O Gestor poderá registrar detalhes da vaga no campo Observações após Salvar a vaga; O sistema enviará um ao RH responsável por Seleção comunicando a nova vaga. 14

15 Cadastro de Vaga por um usuário RH Quando um usuário RH cadastrar uma vaga deverá indicar o Requisitante, o Cargo e a Quantidade (de posições da vaga), a área do Organograma da vaga, Tipo e Condição; A Situação Em aprovação indica que a vaga aguarda aprovações para ser trabalhada; Após aprovada, a situação Em aberto indica que a vaga já está sendo trabalhada pelo RH; Quando for finalizado o processo da vaga, utilize a função Fechar Vaga. Ela colocará a Situação como Fechada e registrará a data de Término (depois poderá ser alterada); Se necessário, a vaga poderá ser reaberta pelo usuário RH Responsável da vaga. 15

16 Controles Especiais da Vaga O sistema apresenta alguns Controles Especiais para trabalhar as vags: Urgência Campo para indicar a data em que a vaga devera estar preenchida. Essa informação permite priorizar o trabalho com as vagas, otimizando os resultados. Referência Permite registrar um código (com no máximo 10 caracteres) para facilitar a localização de uma vaga ou de um grupo de vagas. Por exemplo, o projeto GDW poderá ter os códigos GDW01, GDW02,... Para cada vaga. Confidencial caso a vaga esteja com este campo marcado, ela não será apresentada ao gestor da área da vaga. Utilizado quando a vaga se refere à substituição do próprio gestor da área, e o fato não foi comunicado ao gestor. 16

17 Divulgação da Vaga no RH1000 (habilitação) Ao divulgar internamente a vaga aos usuários do sistema RH1000, estes poderão manifestar seu interesse em participar do processo da vaga, ou indicar outros talentos ou candidatos externos, através do envio de ao RH Responsável da vaga; Para habilitar a Divulgação interna das Vagas no sistema, acesse Configurações >> Parâmetros >> aba Seleção marcar o check Habilitar a Divulgação Interna de Vagas (no destaque). Além disso é, necessário marcar as vagas que desejar divulgar no RH1000, marcando o check Anúncio Interno de cada vaga que quiser divulgar. 17

18 Divulgação da Vaga no RH1000 (consulta) Caso a Divulgação de Vagas esteja habilitada, a opção será apresentada aos talentos no menu Seleção. Quando os talentos acessarem, as vagas que estiverem em andamento e com a divulgação habilitada serão apresentadas para serem consultadas; Basta clicar no link para consultar uma vaga; serão apresentados os detalhes da vaga; O botão Enviar possibilita comunicar o interesse em participar da vaga, ou indicar alguém (outro talento ou um candidato externo) para a vaga. 18

19 Divulgação da Vaga no RH1000 (comunicação) Ao acionar o botão Enviar , serão apresentadas as opções acima (no destaque); Caso seja marcada uma das opções de Indicação (talento ou candidato), será apresentado o campo Indicação (texto) adicional para ser preenchido com os dados da indicação; Os s de Interesse ou Indicação serão enviados ao usuário RH responsável pela vaga. 19

20 Aprovações requeridas da Vaga (workflow) O usuário RH ao cadastrar ou receber comunicação de uma nova vaga, deverá indicar quais são as Aprovações necessárias para iniciar o trabalho efetivo da vaga. Essas aprovações requeridas dependem dos procedimentos internos de cada organização; As Aprovações devem ser incluídas na ordem em que deverão ser requisitadas; Após incluir as Aprovações, clique em Enviar para a primeira aprovação; Quando a 1ª aprovação for registrada, o sistema enviará ao segundo da lista; Após a última aprovação (ou caso alguém reprove a vaga), o sistema enviará ao RH responsável para iniciar os trabalhos com a vaga (ou contatar o requisitante). 20

21 Perfil da Vaga A partir do cargo registrado na vaga, o sistema acessa o Perfil do Cargo e apresentará as Qualificações requeridas pelo cargo na aba Perfil da vaga >> Qualificações; Na aba Dados de RH são registrados os dados fornecidos pelo requisitante para uso interno do RH, tais como: detalhes dos requisitos, orientações específicas da vaga, horários para as entrevistas,... Estes dados não são divulgados aos participantes; Na aba Dados a divulgar são registrados os dados que serão divulgados internamente aos talentos, fornecendo detalhes da vaga conforme a política da organização (requisitos, funções a desempenhar, remuneração, benefícios, etc...). 21

22 Etapas a serem trabalhadas na Vaga Ao incluir as Etapas em uma vaga nova, pode-se escolher um Padrão de Etapas já cadastrado anteriormente ou escolher Lançar todas as etapas existentes ; Nesse caso serão apresentadas todas as Etapas pré-definidas no sistema (acima na imagem), possibilitando criar um novo padrão. 22

23 Etapas a serem trabalhadas na Vaga A aba Etapas do processo contem as Etapas (ações) que serão realizadas na vaga e com cada Participante (talento ou candidato externo) no processamento da vaga; À esquerda, mostramos a tela de edição de uma etapa; pode-se determinar a ordem (indicando a etapa anterior) e adicionar observações (detalhes da execução da etapa); Note que uma etapa pode ocorrer duas vezes na vaga; por exemplo, Entrevista com o Requisitante no início (triagem) e no final (para escolher um entre poucos). Para facilitar e padronizar o trabalho dos selecionadores, o sistema possibilita criar Padrões de Etapas (à direita) conforme o tipo de vaga trabalhada (Operacional, Comercial, Gerencial, Administrativa,...); Ao iniciar o trabalho das primeiras vagas, não existirão esses Padrões. Quando criar um conjunto de Etapas e quiser transformá-lo num Padrão, basta clicar em Padrão de Etapas, marcar o check e registrar o nome do novo padrão. 23

24 Participantes da Vaga Pesquisar Talentos É importante que a Política de Movimentação Interna considere e valorize os talentos no processo das vagas que surgirem. Isso aumenta, e muito, a retenção dos talentos. Se já tiver feito avaliação, pesquise aqueles com conceito Alto (ou no mínimo Médio); Pesquise por Área de Interesse quem quer trabalhar nessa Área de Atuação; Pesquise por Área de Atuação para descobrir profissionais com qualificações semelhantes e com um tempo de experiência mínimo na área; Se tiver feito Avaliação de Potencial, busque os talentos com conceito Alto ou Médio. Inclua Formações na pesquisa caso tenha requisitos essenciais de Formação; Pesquise a capacitação para o cargo o quanto os talentos atendem às qualificações requeridas pelo cargo da vaga (indique o valor mínimo). Quanto maior o índice, mais rápido será a adequação à nova posição, e melhores os resultados; Utilize Organograma e Cargo atual quando quiser restringir a população pesquisada. 24

25 Participantes da Vaga Adicionar Talentos Como Adicionar Talentos como Participantes da vaga a partir da pesquisa realizada: Após pesquisar os talentos, analise os resultados e escolha os talentos com melhor capacitação para o cargo da vaga, observando que não estejam em posições estratégicas ou já ocupem cargos superiores ao da vaga; Marque e adicione aqueles que irão participar do processo da vaga; basta marcar o check dos talentos escolhidos, e clicar em Adicionar participantes; Se não encontrar ninguém na pesquisa, verifique se o grau de exigência pesquisado não foi muito alto (por exemplo, que atendam 100% das qualificações do cargo). É interessante que os participantes tenham algumas qualificações a desenvolver para atender a 100% do requerido pelo cargo. 25

26 Participantes da Vaga Pesquisar Candidatos Caso a Política de Movimentação Interna valorizar os talentos no processo das vagas, somente serão pesquisados os Candidatos Externos se não houver talentos elegíveis. Pesquise por Área de Atuação quem já trabalha na área (devem ter qualificações semelhantes) e um tempo de experiência mínimo; Inclua Formações na pesquisa, se tiver requisitos essenciais de Formação na vaga; Utilize CEP (utilize o CEP parcial do local de trabalho) para restringir aos candidatos que residem próximo ao local da vaga; Coloque Faixa Etária, Sexo e outros dados conforme os requisitos da vaga; Pesquise a capacitação para o cargo o quanto os candidatos atendem às qualificações requeridas pelo cargo da vaga. Quanto maior o índice, mais rápido será a adequação à nova posição, e melhores os resultados; Se tiver poucos pesquisados, analise se não foi muito exigente nos requisitos. 26

27 Participantes da Vaga Adicionar Candidatos Como Adicionar Candidatos como Participantes da vaga a partir da pesquisa realizada: Após a pesquisa, analise os resultados e escolha os candidatos melhor capacitados para o cargo da vaga, que já não ocupem cargos superiores ao da vaga; Se não encontrar ninguém, verifique se o grau de exigência da pesquisa não foi muito alto (por exemplo, que atendam 100% das qualificações do cargo). É interessante que os participantes tenham algumas qualificações a desenvolver para atender a 100% do requerido pelo cargo (propiciar o crescimento na função); Marque e adicione os candidatos que irão participar do processo da vaga; basta marcar o check dos candidatos escolhidos, e clicar em Adicionar participantes. 27

28 Participantes da Vaga (currículos) Resumo dos currículos: Candidatos e Talentos Clique no link dos participantes para emitir o currículo com análise para o cargo da vaga. Os participantes da vaga podem ser os Talentos (Movimentação Interna) e/ou os Candidatos externos. É possível visualizar algumas informações do participante posicionando o mouse no ícone de informações, ou ainda emitir o currículo dos participantes. 28

29 Participantes da Vaga Avanço de Etapa Capacitação indica o nível de preparação do participante para o cargo da vaga; Pode-se registrar as Etapas realizadas por cada participante clicando em Aprovar ou Reprovar; o participante aprovado avançará automaticamente para a próxima etapa; Clique no link da etapa para consultar todas as etapas já realizadas pelo participante. Pode-se editar as Etapas para registro de detalhes da atuação do participante em cada etapa (observações, resultado de testes, porque foi reprovado, etc...); Também é possível incluir etapas extras (não previstas) realizadas pelo participante. 29

30 Custos da Vaga Na aba Custos podem ser registrados os custos ocorridos no processamento da vaga; Conhecer os custos de cada vaga é uma informação gerencial importante a ser divulgada aos requisitantes e gestores. É comum os gestores não terem noção dos custos para a empresa do processamento de uma vaga; Um custo difícil de ser levantado com exatidão é o da Mão de obra da área de RH. Sugestão: contabilizar o custo total das vagas de um período e dividir pela quantidade de vagas, para ter um custo médio por vaga (atualize o valor trimestralmente). Esta solução é melhor do que não contabilizar nada para este tipo de custo. 30

31 Relatório Individual da Vaga Para emitir este relatório, basta acessar a vaga desejada e clicar no botão Relatório da Vaga. O relatório incorpora todos os dados atuais da vaga. O relatório será emitido automaticamente, com os seguintes dados: Dados gerais da vaga: Cargo trabalhado e quantidade; Requisitante (gestor) e Referência (projeto); Responsável (do RH pela vaga); Área do organograma da vaga; Situação da vaga, Tipo da vaga e Condição da vaga; Data de início (e término). Aprovações requeridas, com status atual: Data de Envio do , se foi Analisado e a Situação da aprovação; Participantes da vaga: nome, tipo (talento ou candidato externo), última data e etapa realizada, e Situação (Ativo ou Reprovado); Etapas previstas e já trabalhadas na vaga: ordem, etapas e totalização dos dias decorridos por etapa; Custos da vaga: tipo de custo, data, valor e observações. Totaliza ao final. 31

32 Relatório Gerencial de Vagas Opções Este relatório gerencial pode ser emitido a partir de 2 locais: ao acessar o Controle de Vagas ou em Relatórios Gerenciais. Situação de vagas: Em Aberto: são as vagas que estão em andamento (não estão Fechadas, Suspensas, Canceladas ou Em Aprovação); Trabalhadas: são as vagas que ficaram Em aberto ao menos um dia no período indicado (atualmente podem estar Fechadas, Suspensas, Canceladas, ou permanecer Em aberto); Referência: permite pesquisar por projeto. Exemplo: NUT para todas as vagas do projeto NUT (NUT01, 02,...) ou uma vaga específica (FAV05); Urgência: pesquisa as vagas que devam estar preenchidas no período selecionado. 32

33 Relatório Gerencial de Vagas (aplicações) Permite diversas análises conforme a combinação das variáveis: Relacionar as Vagas Em aberto, por área do organograma ou global, para análise das vagas críticas; Relacionar as Vagas Em aberto por Responsável do RH (selecionador) para reuniões com o gestor da área (visando analisar as dificuldades encontradas); Analisar a sazonalidade das vagas (períodos x cargos x tipo das vagas); Analisar o Turnover, por área do organograma ou global da empresa, cruzando cargos x entrevistas de desligamento; Indicador: mensurar o tempo de fechamento das vagas (analisar em conjunto com a assertividade das movimentações ou contratações); Analisar as vagas registradas na condição Aumento de Quadro Não Orçado, buscando minimizar essas situações (melhorar o planejamento); Analisar o motivo das vagas Canceladas ou Suspensas, buscando eliminar estas situações (trabalho desperdiçado melhorar o planejamento). 33

34 Relatório Gerencial de Vagas (listagem) O cálculo do Turnover considera somente as vagas na condição Substituição. Calcula o percentual destas vagas sobre o quadro ativo de talentos atual; O cálculo do Período médio que as vagas estão (ou ficaram) em aberto considera a quantidade de dias da aprovação de cada vaga até o seu fechamento (ou suspensão ou cancelamento), ou para as vagas em aberto até a data da emissão do relatório. 34

35 Relatório Gerencial de Vagas (gráficos) 35

36 Pesquisa Avançada de Vagas Permite a pesquisa de vagas pelos campos acima, destacando: Análise de determinado Cargo em certo período (sazonalidade da função); Análise das Vagas em determinada área do Organograma (problema localizado); Análise das Vagas por Tipo ou Condição x período; Anúncio Interno lista as vagas marcadas para serem divulgadas no RH1000, considerando as demais opções feitas na pesquisa; Vagas com Padrão de Etapas lista somente as vagas que são Padrões de Etapas, desconsiderando outras opções marcadas na pesquisa. 36

37 Importante Como direcionar os trabalhos na área de Seleção ao RH de Resultados Perfil do Cargo Política de Movimentação e Contratação Processo seletivo com foco nos objetivos da empresa Contratações assertivas 37

38 Treinamento do Sistema RH1000 Envie sugestões para aprimorar o sistema, o manual e as apostilas para o ou Tel.: ou Skype: contato_ohlbraga. Agradecemos sua colaboração

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