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2 Com esse guia, nós vamos te ajudar a organizar a gestão das viagens da sua empresa. Economizar é a prioridade e sabemos que é possível ter até 40% de economia se a empresa nunca teve nenhum tipo de controle em suas viagens, com organização e gerenciamento. Atualmente, o budget de viagens corporativas é o 3º maior investimento dentro das empresas e o Brasil é o 7º país que mais investe em viagens corporativas e com tanto volume, nossas dicas certamente serão eficientes para você mostrar resultados na sua empresa. Vamos começar?

3 1. Qual o tamanho da sua empresa? 2. Qual o objetivo da sua empresa? 3. Qual o nível de organização da sua empresa? Essas perguntas são primordiais para a gestão de viagens! Por quê? Quanto maior a empresa e a utilização de viagens, mais você vai conseguir economizar; O objetivo da sua empresa é economizar? disciplinar pessoas? Ou organizar fluxos? Isso ajudará a começar a planejar as melhorias; Quanto mais organizada for, mais fácil será de montar fluxos e políticas que vão contribuir para o processo como um todo.

4 Arrumando a casa Com seus objetivos definidos, é necessário agora, fazer um apanhado de informações, a primeira é: Onde estão os maiores gastos com viagens? 25% 35% 10% Dentro desses itens, qual empresa, departamento, centro de custo ou ainda funcionário tem o maior gasto - o que chamamos de saving lost - no fluxo geral da empresa? 10% 5% 15%

5 Começando as mudanças Agora com tudo relacionado, existem ações que vão ajudar na sua organização e economia! Acordos Comerciais: Aproveite o volume de utilização com seus fornecedores e abuse das negociações que podem ser imensamente satisfatórias para sua empresa. Aéreo - Você pode falar com uma cia aérea ou com a aliança que é o grupo de cias que podem oferecer melhores condições ao seu negócio. 1) Trecho específico: Se o maior fluxo da sua empresa é do trecho São Paulo x Rio de Janeiro x São Paulo, você poderá ter vantagens sobre esse trecho; 2) Volume geral da empresa: Existe uma grande quantidade de viagens sendo feita pela sua empresa, então, você precisa de um acordo especial. Tanto em um caso, quanto em outro, você pode obter vantagens fazendo acordo com a aliança, pois dentro dela, você pode usufruir de um acordo mesmo não tendo um grande volume para as outras cias que estão dentro desse grupo.

6 Começando as mudanças Hotel O acordo neste caso, poderá ser feito direto no hotel ou agência de acordo com a frequência de suas viagens ou ainda com os canais on-line que você pode eleger: Channel Manager : Controla distribuição das OTA (agências de viagens on-line). Operadoras: São agências de viagens que vendem ao consumidor final ou distribuem em rede de agências de viagens. Redes hoteleiras: São redes de hotéis que possuem suas próprias bandeiras. GDS: São sistemas que intermediam agências de viagens, cias aéreas, hotéis, locadoras de veículos, operadoras, etc. Locação de carro Também de acordo com o volume de utilização os fornecedores oferecem boas condições financeiras e grandes vantagens em se fidelizar a eles. Traslado e outros serviços 1) Frota interna: Controle a frota interna da sua empresa, por exemplo: todos os dias saem 5 pessoas com destino ao mesmo aeroporto, ao invés de um carro para cada colaborador, deixe agendado um horário em comum para otimizar esse serviço; 2) Controle de fornecedores grandes ou particulares: Mantenha o cadastro de todas as empresas atualizado e tenha o histórico de serviços prestados para projeções de custos e credibilidade.

7 Fazendo ajustes Cada empresa tem uma necessidade, e por conta disso, é necessário que você monte o que o mercado chama de políticas de viagens, para organizar o processo de compra. Exemplos: Política de antecedência - Programando as viagens corporativas, você verá que há garantia de ótimas oportunidades em obter melhores tarifas. Separamos pra você uma amostra de como se comportaram as tarifas de mercado de janeiro a agosto de 2014 no trecho São Paulo (Congonhas) x Rio de Janeiro (Santos Drumont). Verifique que o termômetro mostra que se você comprou uma passagem com um dia de antecedência, você pagou R$693,03, se comprou com 14 dias, você pagou R$382,08. É uma grande diferença não? *ATP - Average Ticket Price - preço médio do bilhete nos pares de cidade. Fonte: Ferramenta de Business Intelligence Lemontech.

8 Tome cuidado! Se a sua empresa não seguir uma cultura de cumprimento de prazos, não adianta ter uma política de antecedência, se o viajante alterar de última hora que foi contratado, ou der no show, isso aumentará o índice de remarcações de passagens e com isso, multas e taxas serão superiores as vantagens adquiridas. Dias da semana Além da antecedência, tente marcar seus compromissos em dias que as passagens aéreas são mais baratas, veja esse outro exemplo: Até agosto desse ano, a média mostra que terças e quartas são os melhores dias para viajar a trabalho! *ATP - Average Ticket Price - preço médio do bilhete nos pares de cidade. Fonte: Ferramenta de Business Intelligence Lemontech.

9 Montando Fluxos Para manter um padrão e automatizar o seu processo, monte fluxos que além de disciplinar os colaboradores da sua empresa, facilitará, que outra pessoa execute os procedimentos na sua ausência, dando continuidade ao trabalho. Hierarquia Vamos te mostrar um modelo de fluxo básico de viagem desde a necessidade a conclusão. Viajante Solicitante Aprovador Agência Indica a necessidade de viajar; Executa o pedido, pesquisa melhores opções e reserva. Autoriza e emite o pedido, agilizando o processo e garantindo a melhor tarifa. A empresa pode utilizar uma agência para auxiliar no orçamento e emissão da viagem. Obs.: Os fluxos podem ser diferentes de acordo com a característica e necessidade de cada empresa.

10 Montando Fluxos Categoria Você pode especificar quais as classes (econômica, executiva e primeira) de aéreo, ou montar um limite de valor de diária de hotel, de acordo com o perfil de cada viajante. Exemplo: Presidente Diretor Demais cargos Classe Limite de Diária Classe Limite de Diária Classe Limite de Diária Primeira classe Executiva Econômica Executiva R$1.000,00 Econômica R$500,00 R$200,00 Econômica Caso os envolvidos não obedeçam esse fluxo estipulado, poderá ser exigido uma justificativa ou um bloqueio daquela solicitação, isso é importante para que você entenda e acompanhe como está processo.

11 Controlando os gastos É de extrema importância que você controle todos os gastos das viagens da empresa, sabendo quanto você tem disponível, quanto você efetivamente gastou e qual a verba restante para o próximo período (geralmente mensal ou anual). Exemplo: Acumulativo: Todo mês o centro de custo tem um budget de 1.000,00 para viagens, este valor pode ser acumulativo, ou seja, se você gastou R$900,00, no mês seguinte, seu budget será de R$1100,00. Imprevisto: Se no meio do caminho houve um imprevisto, pode ser feito uma inclusão de um valor a parte para compensar o que está faltando, ou seja, se você gastou R$1.100,00 você pode adicionar ou transferir de outro centro de custo mais R$100,00.

12 Conciliando seus pagamentos Para controles financeiros, a empresa geralmente possui um cartão virtual destinado para pagamentos de viagens, após isso você recebe a fatura e necessita comparar o previsto com o realizado, tanto de débito quanto de crédito. Para evitar duplicidades, valores inconsistentes é necessário um processo de conciliação de faturas. Hoje em dia existem dentro de algumas ferramentas de On-line Booking Tools, formas de fazer essa conciliação em poucos minutos. A Lemontech conta com esse módulo que com certeza ajudará a sua empresa a economizar tempo operacional, te deixando livre para pensar outras estratégias. Fatura do cartão CONCILIAÇÃO Banco de dados Informações Financeiro

13 Gerando relatórios Melhor do que organizar todos os seus processos é mensurar a eficiência disso tudo. Agora chegou a hora de ver o que está dando certo e o que pode e precisa ser melhorado. A maior vantagem de fazer análises gerenciais é conseguir ter cenários de oportunidades para aplicar novas estratégias. A seguir podemos ver alguns tipos de relatórios e análises que contribuem para a mensuração de seus resultados: 1) Volume geral de produtos aéreo e hotel Volume geral de transações Volume aéreo por mês Indicadores de performance Aéreo Participação cia nacional e internacional Market Share Top 5 rotas Análise de antecedência x oportunidades Saving lost Comparativo anual Bilhetes utilizados x não utilizados Top viajantes Evolução mensal

14 Ferramenta OBT Para facilitar a sua vida, existem ferramentas de On-line Booking Tool que ajudam, e muito, a gerenciar todo o processo de gestão das suas viagens. A Lemontech, é uma delas, com nosso sistema você consegue configurar todas as políticas que a sua empresa necessita, o sistema te envia alertas, gera relatórios e envia para seu automaticamente. Para mensurar seus processos, temos a plataforma de Business Intelligence, onde você pode gerar mais de relatórios que ajudarão nas suas tomadas de decisão. Conciliar suas faturas em poucos minutos é outra vantagem do sistema, além do Expense Management que vai controlar todos os adiantamentos e prestação de contas dos colaboradores da empresa. Tudo isso em uma ferramenta, rápida, fácil e completa. Quer saber mais sobre como melhorar a gestão de viagens da sua empresa? Mande um pra gente. Teremos muito prazer em ajuda-lo!

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