Armazém Sistema de Recebimento

Transcrição

1 1 Armazém Sistema de Recebimento SDR 005 ARMAZÉM RECEBIMENTO DA TELA USUÁRIO MANUAL DE TREINAMENTO Versão 1.00

2 2 Tabela de Conteúdos Visão geral 3 Janela do recibo do armazem fluxograma do sistema 3 Como acessar a janela do recibo do armazem 4 Como gerar um novo recibo do armazem 6 Aprovação um recibo do armazem 9 Aprovação de financiamento de um recibo de deposito 10 Como imprimir um recibo de armazem 12 Como vizualizar um recibo de armazem existente 13 Como filtrar, classificar, agrupar e salvar a informação personalizada do recibo do armazem 14

3 3 VISÃO GERAL A funcionalidade do recibo de armazenamento é que permite ao usuário gravar um recibo de depósito para cada camião que é entregue em um local de depósito. Ele também permite que o funcionário do silo possa imprimir um documento do armazém como recibo para o agricultor como prova de sua entrega. Ele permite que o gerente do armazém aprove cada recibo se necessário. Cada recibo de armazém pode ser financiado através de um financiador registrado no sistema. Apenas quando o Recibo do armazém é registrado no sistema e aprovado, é que ele esta pronto para a venda a uma 3a parte. JANELA DO RECIBO DO ARMAZEM FLUXOGRAMA DO SISTEMA

4 4 COMO ACESSAR A JANELA DO RECIBO DO ARMAZEM 1. Em primeiro lugar, é necessario ter um perfil criado no sistema pelo administrador do sistema com um nome de usuário válido e senha e os direitos apropriados para criar, aprovar ou financiar os recibos de depósito. Se você não tiver um nome de usuário, entre em contacto com o administrador do sistema andre@grainmanagement.co.za ou ou Em segundo lugar, certifique-se de que adiciona grain@appsolve.co.za à sua lista de remetentes seguros para evitar que os s do sistema entrem para a sua pasta de spam. 3. Depois de ter seu nome de usuário, clique no link 4. Você será levado para a página principal de WRS. Clique na opção " LOGIN BANCO DE DADOS ONLINE" 5. Você será levado para a tela de login. Digite seu nome de usuário e senha e clique no botão Login:

5 5 6. Se tiver esquecido a senha, clique em "esqueci minha senha" link por baixo da caixa de senha. Sera enviada por por a nova senha. 7. Depois de ter acesso ao sistema, verá o seguinte menu principal exibido (será limitada as opções a que têm acesso): 8. Se você tem os direitos de acesso apropriados para exibir ou adicionar recibos de depósito, vai poder ver a opção de menu "operações" exibido 9. Clique na opção de menu Transações, seguido pela opção "Recibos de Armazém"

6 6 COMO GERAR UM NOVO RECIBO DO ARMAZEM 1. Deve se recordar que precisará ter o nível de acesso correto para ser capaz de capturar um recibo de depósito 2. Uma vez que clicou na opção de menu recibos de depósito, verá uma lista de todos os recibos de depósito existentes. Este é o chamado "Relatorio de Recibo de Armazém " 3. Se possui o nível de acesso apropriado, verá o botão "Criar Novo" exibido 4. Se apenas possui direitos para visualizar, não verá o botão "Criar Novo

7 7 5. Depois de ter clicado no botão "Criar", verá os seguintes campos de informação (os campos que exibirem um asterisco vermelho ao lado deles indicam que eles são obrigatórios): Lista de campos a preencher para gerar um recibo Receipt number (Número de recibo): Este campo não pode ser editado pelo usuário e é um número gerado pelo sistema. É um número único que será o número de referência para esta operação Warehouse (Armazém): O usuário deve selecionar um local de depósito de uma lista prédefinida. Ao clicar na seta para baixo na caixa, o usuário verá a lista de locais existentes. Se o local desejado não estiver na lista, você vai precisar entrar em contato com o administrador do sistema (os dados de contacto estão na página 3). Novo locais podem ser criados a partir do menu Administração por um usuário com os níveis de acesso apropriados. Farmer (Produtor): O usuário deve selecionar um agricultor de uma lista pré-definida. Ao clicar a seta para baixo na caixa, o usuário verá a lista de nomes de agricultores existentes. Se o agricultor desejado não estiver na lista, devera entrar em contato com o administrador do sistema (os dados de contacto estão na página 3). Novos agricultores podem ser criados a partir do menu Administração por um usuário com os níveis de acesso apropriados. Date in (Data de entrada): O usuário irá selecionar a data em que o camião chegou ao local. Este campo apresenta por defeito a data actual, mas ele pode ser alterado se a transação é efectuada após o facto Product (Produto): O usuário deve selecionar um produto a partir de uma lista pré-definida. Ao clicar na seta para baixo na caixa, o usuário verá uma lista de nomes de produtos

8 8 existentes. Se o produto pretendido não consta da lista, devera entrar em contato com o administrador do sistema (os dados de contacto estão na página 3). Novos productos pode ser adicionados a partir do menu Administração por um usuário com os níveis de acesso apropriados. UOM (Unidade de Medição): O usuário deve selecionar uma unidade de medida (UOM) a partir de uma lista pré-definida. Ao clicar na seta para baixo na caixa, o usuário verá a lista de unidades de medida existentes. Se a unidade de medida não está na lista, devera entrar em contacto com o administrador do sistema (os dados de contacto estão na página 3). Unit Price (Preço unitário): Este campo não pode ser editado. O sistema irá apresentar uma base de preços das Finanças que tenham sido pré-carregados no sistema. Este preço é especifico para o produto, unidade de medida em combinação com a data. Se o campo preço permanecer em branco, devera entrar em contacto com o administrador do sistema (detalhes de contato estão na página 3). Novas bases de preços nas finanças podem ser criadas a partir do menu Administração por um usuário com os níveis de acesso apropriados. Gross Qty in (Quantidade em Bruto de entrada): O usuário irá capturar a massa bruta do produto entregues na unidade de medida capturada. Esta é a massa antes de quaisquer deduções, etc. Adjustment% (Percentagem de Ajustamento): O usuário irá capturar a % do montante das deduções a subtrair a massa bruta Net Qty In (Quantidade liquida depositada): Este é um valor calculado: a massa bruta - opercentagem de ajuste. Transaction Value (Valor da Transição): Este é um valor calculado. É a quantidade liquida multiplicada por pelo preço unitário Finance Flag (requisição de crédito / Empréstimo): O usuário pode indicar se o recibo precisa de um financiamento ou não 6. Depois de ter capturado todas as informações, clique no botão "Criar" no lado superior direito 7. O recibo de depósito é guardado e será atribuído um número de recibo gerado pelo sistema 8. O usuario será redirecionado para a tela de relatório de recibo do Armazém

9 9 APROVAÇÃO UM RECIBO DO ARMAZEM Se o usuário que capturou o recibo de depósito (geralmente o financeiro do armazém) foi configurado para precisar da aprovação do gerente no recibo, em seguida, todos os seus recibos vão precisar de uma aprovação antes de poderem passar para a próximo passo. Uma vez,que o financeiro tenha criado um recibo, este terá um status de "Aprovação do Gerente Pendente". O gerente do armazem terá que entrar no sistema e acessar a tela de Recibo de Armazém a partir do menu de transacções. Ele vai ver uma lista de recibos com um status " Aprovação do Gerente Pendente ". O gerente terá que colocar o recibo que pretende aprovar no modo "Editar" clicando no ícone de atualização ao lado do número do recibo O recibo será exibido eo gerente pode clicar no botão "Aceitar" no lado superior direito da tela:

10 10 Se foi solicitado um financiamento, o estado do recibo será alterado para "Aprovação financeira pendente" e exige uma segunda aprovação do financeiro, abordado na seção abaixo. Se o financiamento não era solicitado, o status do recibo será alterado para "venda pendente" e está pronto para uma operação de venda. As vendas são abordadas no manual do usuário venda do stock. APROVAÇÃO DE FINANCIAMENTO DE UM RECIBO DE DEPOSITO Todos os financiadores activos carregados no sistema receberão uma notificação por que existe no armazém uma recepção aguardando por financiamento. Em outras palavras, uma notificação é enviada para cada depósito a todos os financiadores. A notificação será semelhante a imagem abaixo: O primeiro a fazer login e aprovar o financiamento, essencialmente, leva o negócio. O financiador terá que efectuar o login no sistema e ir para a opção de menu aprovação financiamento: O financiador irá ver uma lista de recibos que requerem financiamento. O usuário terá que clicar no ícone de atualização

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12 12 O financista irá rever as informações, confirmar a conta bancária do agricultor e detalhes pessoais no sistema interno bancario, e, em seguida, se tudo estiver em ordem, deverão clicar no botão "Aceitar" O status do recibo irá agora mudar para "venda pendente" e está pronto para uma operação de venda. As vendas são explicadas no manual do usuário "Venda de stock". COMO IMPRIMIR UM RECIBO DE ARMAZEM Acesse a opção de menu Recibos de Armazém, edite o recibo pretendido e clique no botão "Imprimir"

13 13 O PDF será exibido da seguinte forma COMO VIZUALIZAR UM RECIBO DE ARMAZEM EXISTENTE Acesse a opção de menu Recibo de Armazém e uma lista dos recibos a que tem acesso para visualizar irá aparecer. Isto é chamado de relatório de recibo de armazém.

14 14 COMO FILTRAR, CLASSIFICAR, AGRUPAR E SALVAR A INFORMAÇÃO PERSONALIZADA DO RECIBO DO ARMAZEM Uma vez que o relatório do recibo de armazém é exibida, você tem tera uma série de opções: Clique no topo da coluna desejada, por exemplo "estado do documento", que pretende ordenar / filtrar / agrupar dai em diante. Verá o aparecimento da seguinte caixa:

15 15 1. Filtro A lista de valores que existem na coluna irá aparecer. Pode filtrar os dados, selecionando um das valores e o sistema irá selecionar apenas linhas com esse valor. Por exemplo, se você selecionar "Fechado", em seguida, vai ver apenas os recibos com o status "Fechado. 2. Classificar Você pode selecionar as opções abaixo para ordenar a coluna em valores ascendente ou descendente: 3. Agrupamento Ao clicar na opção de agrupamento, podera agrupar os dados por esse valor: 4. Remover o filtro a. Para remover todo o filtro / classificação / agrupamento, clique na cruz vermelha

16 16 Poderá notar também um botão "Ações" ao lado da caixa de pesquisa: Se clicar nesta opção, verá o seguinte: Linhas: Isso permite que selecione o número de linhas a serem exibidos por página

17 17 "Guardar Relatório" Isso permite salvar a exibição personalizada do usuário para mais tarde. Escolha um nome e ele irá mostrar na caixa de relatório: Filtro: Isso permite que adicione um filtro avançado aos seus dados:

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19 19 Formato: Isso permite que formate a cor da visualização, "Download" Permite que salve o relatório em outro formato: Flashback:

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