Sistema Integrado de Gestão

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1 Sistema Integrado de Gestão HAFID Tudo on-line! Software de Gestão Consultoria em T.I. Manutenção de Equipamentos Redes Hospedagem de Sistemas Web Design Distribuidora de Informática

2 Nossas Empresas Green Systems e Ecomsys Para você que procura o máximo em atendimento! A Green Systems é uma empresa especialista em Sistemas de Informação com foco em Sistemas de Gestão e Automação Comercial, para atacadistas, varejistas, distribuidores e representantes, de todo ramo e porte (pequenas, médias e grandes Empresas). Em 1994 desenvolveu o Sistema HAFID de Gestão e Automação Comercial. Em 2004, após 10 anos de uso pelo mercado, desenvolveu o Sistema HAFID-Web, que pode ser operado via Internet ou numa rede própria (intranet). O Sistema e-hafid de e-commerce, integrado ao HAFID-Web, é acionado mediante um link na homepage do Cliente. É a loja virtual, pela internet, um recurso indispensável para aumentar as vendas, ampliar o mercado e reduzir custos das Empresas que usam o Sistema HAFID-Web. Em 2003, desenvolveu o Sistema Páginas Verde Amarelas, site de busca inteligente de Empresas, produtos e pessoas na internet, que agora se integra ao Sistema HAFID-Web e e-hafid. A Ecomsys Serviços Tecnológicos é uma conceituada Empresa de informática que atua tanto na área de distribuição de equipamentos quanto na área tecnológica. A Ecomsys está preparada para oferecer soluções integradas e personalizadas para a sua Empresa, através de completa consultoria em tecnologia de redes de computadores, manutenção e assistência técnica de equipamentos, hospedagem de sistemas em seus servidores, criação de website, banner eletrônico e outros mecanismos de comunicação digital. A Ecomsys é representante exclusiva do HAFID, parceira da Green Systems e responsável pela comercialização, implantação, treinamento e suporte técnico do sistema. Nossa permanência no mercado, desde 1994, se deve à seriedade e responsabilidade perante os Clientes e à qualidade de nossos produtos e serviços, destacando-se: Suporte Total na implantação, treinando todo o pessoal do Cliente. Curto tempo de implantação e início de uso do Sistema. Suporte total pós-implantação, a qualquer hora, por telefone e pessoalmente. Compromisso com a melhoria contínua do sistema. Custo baixo e alto retorno para o Cliente (redução do custo operacional, redução do estoque e do capital de giro, aumento na qualidade de atendimento). Facilidade de uso do Sistema.

3 Sobre o Sistema Sobre o Sistema Apresentamos o HAFID - Sistema de Gestão, completo e integrado, como a solução imediata e mais econômica para a informatização de comércio varejista, atacadista, distribuidores e representantes. Com o HAFID, você não precisa estar dentro da sua loja para gerenciá-la, você pode estar viajando, de férias, e acessar o sistema de qualquer lugar do mundo. Seus Vendedores externos também, fazendo o atendimento completo pela Internet (verificando estoque, preço e crédito), no Cliente e ao fechar a venda é emitido o relatório de separação no seu almoxarifado. Com o e-hafid, você terá sua Loja na Internet, integrado com o HAFID, vendendo para Clientes cadastrados (B2B) e consumidores finais (B2C), com segurança e agilidade. Acreditamos que a informática somente traz retorno para o Empresário se os sistemas produzirem informações que apóiem a gestão, produzindo maior eficácia empresarial (competitividade, produtividade, rentabilidade). O Sistema HAFID, fácil de ser operado e estável, além do apoio operacional que se traduz em melhor atendimento, produz informações gerenciais completas que vão propiciar melhoria significativa no gerenciamento, controle e resultado do seu negócio, focando o gerenciamento nos Centros de Resultados: CLIENTE, VENDEDOR, PRODUTO e LOJA. Todo sistema de informação tem que evoluir continuamente, acompanhando a dinâmica do mercado quanto a novos conceitos, tecnologias, métodos e a novas legislações. Neste contexto, a GREENSYS acompanha e avalia a adequação do HAFID às necessidades reais dos Clientes, promovendo melhorias e ampliações continuamente. O Sistema HAFID, projetado por uma equipe de profissionais com experiência de mais de 35 anos em informática e comércio e, adotando técnicas e métodos de ponta, está desde 1994 no mercado, em uso por dezenas de empresas dos mais diversos segmentos. Atende como exemplo: posto de combustível, lojas de vestuário, material esportivo, material de construção, material hospitalar, produtos de limpeza, pet shop, parafusos e ferramentas, informática, decoração, embalagens, chaves, EPI, peças, autopeças, papelaria, calçados, eletrônicos, lojas de departamento, móveis, tecidos, acessórios, etc. Agende uma demonstração do HAFID para o dia e horário de sua conveniência.

4 Objetivos e abrangência Objetivos Melhorar a qualidade do atendimento aos Clientes, através da agilidade e flexibilidade nas negociações e disponibilidade de produtos na medida certa; Reduzir custos da Empresa, através do aumento da eficiência operacional, da maximização do giro (Just in Time) e da eliminação de desvio de produtos; Promover maior eficácia empresarial, (competitividade, produtividade, rentabilidade) através da disponibilidade de informações para gerenciamento, auditoria e controle; Em resumo, comprar bem e vender mais e melhor. Abrangência Gestor on-line! Linha de Frente Vendas por telefone, balcão, self-service e no campo; TEF (Transferência Eletrônica de Fundos); Vendas pela internet (e-commerce) integrado com o sistema na Loja. Retaguarda Compras, estoque, distribuição; Administração de contratos; Controle de ordens de serviço/produção; Contas a pagar, fluxo de caixa; Cobrança escritural e livros fiscais. Gestão Com informações em relatórios e consultas no vídeo, com valores monetários a valor histórico e a valor presente, enfocando os centros de resultado do negócio: Produto, Cliente, Vendedor e Loja.

5 Recursos Recursos Multi-Loja. Facilidade de Uso o O Sistema é configurado pela Empresa, adaptando-se à sua operacionalidade; o Operação via menu, configurado pela própria Empresa; o Ajuda na tela, sensível ao contexto. o Nenhum código precisa ser memorizado, quando necessário é apresentada lista para escolha de um item; Segurança/Privacidade. o Cada operador é identificado individualmente com senha individual e criptografada; o Cada operador recebe autorização prévia dos procedimentos necessários ao desempenho de seu trabalho; o Toda mudança realizada no banco de dados registra o operador que a realizou e a data. Custo Baixo - garantia de redução de custo e ganhos, superando muitas vezes o custo do Sistema. Requisitos mínimos de hardware. Manual do sistema on-line; Qualquer relatório pode ser enviado via ou exportado para Word/Excel. Interface gráfica em Web, opera em uma rede interna (INTRANET) ou via INTERNET. Telas e Relatórios configuráveis pela Empresa. Suporte on-line via internet.

6 Suporte Técnico On-Line Tudo on-line mesmo! A Ecomsys, conceituada empresa de informática, atuando nas áreas de distribuição de equipamentos há vários anos, consolidou em 2007 uma sólida parceria com a Green System que envolve a exclusividade de representação comercial, incluindo vendas, implantação, treinamento e suporte aos clientes HAFID. Com esta parceria, as Empresas usuárias do Hafid podem contar com uma empresa extremamente atuante na área corporativa, com cerca de quinze anos de conhecimento de mercado e no atendimento a Clientes. Nosso atendimento de suporte técnico envolve o atendimento on-line e de forma extremamente ágil, uma vez que o Sistema Hafid possui todos os recursos necessários para funcionamento através da internet. Basta o cliente possuir uma conexão banda larga normal em sua Empresa que o suporte técnico passa a ser on-line. Além disso, dispomos de suporte via Messenger ou por telefone, durante todo o horário comercial. Possuímos técnicos de suporte para atendimento em campo, no local do cliente, para atendimento de questões mais complexas e treinamentos. Além destes serviços, oferecemos: Suporte total na implantação, treinando todo o pessoal do Cliente. Curto tempo de implantação e início de uso do Sistema. Suporte total pós-implantação, on-line, por telefone e pessoalmente. Nossos técnicos de suporte são rigorosamente selecionados, treinados e supervisionados com o objetivo de superar as expectativas dos nossos Clientes. Na Ecomsys não nos contentamos em ter nossos Clientes satisfeitos, mas sim SUPER SATISFEITOS!

7 Áreas de Atuação Representação Comercial Totalmente Integrado ao HAFID-Web; Processa e controla Pedidos às Representadas, até a entrega e acerto de comissões; Emite Orçamento personalizado por Representada; Controla Orçamentos: emitidos, aprovados, pendentes e perdidos; Demonstra rentabilidade por Orçamento e Representada (Comissões - Despesas); Apura e mantém históricos das transações por Cliente, Representada e Vendedor. Administração de Contratos Processa Contratos de Serviço e Locação; Administra os contratos quanto a faturamento, reajustes, medições, expiração; Controla envio e retorno de equipamentos e materiais locados; Controla o estoque, disponível e locado, dos equipamentos de locação; Emite Mapa para Registro Áreas de Medição de Atuação Uso; Emite Nota Fiscal, Duplicata, Boleto Bancário, Recibo; Gerencia cada Contrato quanto a Custo, Faturamento e Margem; É integrado automaticamente com Contas a Receber.

8 Estrutura do Sistema Estoque Vendas Compras Gestão Receber Pagar Fluxo

9 Comercialização - Vendas Processa todo tipo de Atendimento - Telemarketing, Balcão, self-service e Venda no Campo; Nos pagamentos à vista processa o recebimento em dinheiro, cheque, cartão e TEF; Telemarketing Ativo; O atendente consulta e atualiza no vídeo, seu plano de contatos com Clientes; Permite análise da Margem de Lucro a cada negociação, antes de fechar o negócio; Consulta de preço e disponibilidade de produto, imediata, no terminal; Permite consultar no terminal o estoque de todas as lojas; Lê Código de Barras; Emite Orçamento; Emite Nota Fiscal, Cupom Fiscal (ECF); Emite Carnê, Nota Promissória, Duplicata e Bloquete Bancário; Emite comprovantes de venda, recibo de adiantamento; Emite Ordem de Serviço/Produção para Produtos fabricados/montados; Calcula encargos financeiros (juros e IOC); Emite Ficha de Separação de Produtos para o almoxarifado; O preço de venda é calculado automaticamente, conforme a Loja, o Cliente, o Produto, o Tipo de Venda e a Condição de Pagamento negociada; Consulta o Contas a Receber do Cliente no terminal, emitindo extrato; Verifica o crédito de Cliente; Calcula frete; Dá baixa instantânea no estoque ao fechar o negócio; Gera pedido de compra ou de transferência entre lojas quando não tem no estoque local; Totaliza o Caixa/Gaveta a qualquer momento, abrangendo o dia atual ou qualquer período; Acompanha o Ritmo de venda das promoções/campanhas de venda, por Produto; Acompanha o Ritmo de venda de cada Vendedor; Acompanha o Ritmo de venda de cada Loja; Controla atendimento com entrega total ou parcial ou com data marcada; Controla e limita a Concessão de Descontos, por Vendedor e por Cliente; Controla o estoque no balcão/gôndola, emitindo automaticamente o comando de reposição; Controla as Consultas/Orçamentos não fechados para "correr atrás" do Cliente; Controla vendas fechadas, aguardando chegada do produto (Venda casada). A Nota de Saída é emitida automaticamente quando da entrada do produto na Empresa; Registra automaticamente e controla os produtos enviados a terceiros em consignação, conserto, demonstração, empréstimo, venda condicional e venda no campo; É integrado automaticamente com Contas a Receber; Inclui nesta integração o registro dos cheques pré-datados e dos comprovantes de venda com cartão de crédito; Processa e controla o Limite de Crédito de Clientes; Processa devolução e/ou troca, emitindo Nota de Entrada, retornando produto para o estoque, ajustando comissão de Vendedor, registrando crédito para o Cliente ou emitindo Recibo de Credito.

10 Comercialização -Compras Compras Emite Pedido de Compra, Coleta de Preço e Ordem de Compra e controla todo o processo até o recebimento dos Produtos; Verifica Preço de Compra e Margem, antes de fechar a compra; Consulta a posição de estoque com custo e preço de venda; Emite relatório de venda histórica para análise reposição; Gera Sugestão de reposição do estoque, garantindo máximo giro, indicando o quê, quanto e de quem comprar e quanto vai custar; Gera automaticamente Pedidos de Compra nos casos de venda com compra na praça ou venda casada (compra quando vende); Gera automaticamente a Requisição nos casos de venda com transferência entre lojas; Controla Pedidos pendentes, atendidos parcialmente, em atraso; Registra automaticamente as compras realizadas, com quantidade, custo, preço e condições de compra, para consulta nas futuras negociações; Mantém os preços das compras anteriores para consulta; Permite cadastrar e consultar a Tabela de Preço de Compra, enviada pelo Fornecedor; Controla a entrada de produtos no almoxarifado, impedindo desvio de produto na recepção; No registro das Notas de Entrada: o Fecha todos os valores; o Apura impostos e custo contábil; o Apura custo gerencial (deflaciona e rateia despesas incorridas) o Atualiza Preço de Venda (custo do estoque ou de reposição mais Mark-up); o Baixa Pedido de Compra; o Baixa no estoque de produtos retornados de consignação, demonstração ou conserto; o Emite ficha de entrada; o Imprime etiqueta de identificação de Produto (convencional ou com código de barras); o Entra no estoque; o Registra automaticamente no Contas a Pagar; o Emite a Nota Fiscal de Entrada, conforme o caso.

11 Comercialização - Estoque Estoque Controla o estoque de almoxarifado por locação; Controla o estoque de balcão/gôndola com emissão automática da Ficha de Reposição de Balcão, na medida das vendas; Processa baixa automática no estoque no ato da venda; Processa entrada automática no estoque no recebimento dos produtos, emitindo Ficha de Entrada e Etiquetas de Produto, com código de barras ou convencional; Analisa e sugere reposição do estoque, garantindo Máximo Giro (Just in time); Totaliza a qualquer momento o estoque, a preço de custo, a preço de venda e a custo contábil; Controla os produtos com terceiros (consignação, conserto, demonstração, venda condicional); Realiza inventário Rotativo e Geral, demonstrando desvios, a custo e a preço de venda; Analisa estoque de Produtos de Grade, sugerindo descarte; Almoxarifado/Central de Distribuição: o Emite Roteiro de Entrega; o Emite Ficha de Separação por Rota; o Emite Romaneio da Carga; o Emite as Notas de Saída

12 Financeiro Contas a Receber Contas a Receber Controla Contas de qualquer natureza, incluindo Cheque Pré-datado, Carnê, Nota Fiscal, Duplicata, Nota Promissória, Cartão de Crédito, Convênios, Vales, etc.; Emite automaticamente Carnê e/ou Nota Promissória; Emite automaticamente Duplicatas e Bloquetes para qualquer Banco; Gera arquivo para SCI; Gera arquivo para SERASA; Cobrança Escritural - Gera arquivo Remessa para envio ao Banco e processa arquivo Retorno com baixas enviado pelo Banco; Emite Cartas de Cobrança e Extrato; Emite Relatório por qualquer critério de seleção e totalização; Analisa, limita ou bloqueia crédito por Cliente; Destina automaticamente para qualquer tipo de Carteira de Cobrança (Carteira, Cobrança, Desconto, Protesto, Factoring, Cobrador, etc.); Controla por Carteira, Portador, Cliente, Data, Situação; Calcula automaticamente multa, correção e juros Controla contas em qualquer moeda; Integrado com Vendas.

13 Financeiro Contas a Pagar Contas a Pagar Controla Contas de qualquer natureza além das contas geradas no módulo de Compras, incluindo todos os tipos de despesas como por exemplo, telefone, energia, aluguéis etc.; Programa e re-programa pagamentos; Emite Autorização de Pagamento garantindo controle total das contas; Emite Relatório por qualquer critério de seleção e totalização; Calcula automaticamente multa, correção e juros; Controla contas em qualquer moeda; Integrado com Compras.

14 Fluxo de Caixa, Precificação e Comissão Fluxo de Caixa Pode ser gerado a qualquer momento para qualquer período futuro; Agrega valores relativos a: Contas a Receber, Contas a Pagar, Pedidos de Compra, Aportes e Provisões de Caixa, Projeção de vendas à vista; Precificação Permite preço em qualquer moeda; Sugere preço de venda em função do custo a valor presente e do mark-up desejado; Emite relatório de Análise de Preço x Custo x Margem para atualização de preço preventivamente; Atualiza preço, produto a produto ou por grupo de produto, selecionando por qualquer critério. Em ambos os casos pode ser determinada uma data de vigência futura; Na venda calcula automaticamente o preço de venda e os impostos, conforme a Loja, o Cliente, o Produto, o Tipo de Venda e a Condição de Pagamento; Emite Etiqueta de Preço para cada item e também para balcão/gôndola; Emite Tabela de Preço em vários formatos; Processa todo tipo de Condição de Pagamento. Comissão de Vendas Apura comissão por Vendedor em qualquer período; O cálculo da comissão pode ser produto a produto ou pelo faturamento e pode ser paga após a venda ou só após receber do Cliente; A base de cálculo pode ser: o preço de venda bruto, o preço de venda líquido (sem impostos), a margem de lucro bruta. Devolução abate automaticamente da comissão.

15 Livros Fiscais Livros Fiscais Emite os Livros: o Registro de Entradas; o Registro de Saídas; o Registro de Inventário; o Registro de Operações Interestaduais; o Relatório Resumo Débito/Crédito de Impostos. Gera arquivo magnético para a Secretaria da Fazenda (SINTEGRA). Gera arquivo Relação de Produtos (ANEXO II). Gera arquivo para a Contabilidade que possibilitam a importação das informações sobre Vendas, Compras, Contas a Receber e Contas a Pagar.

16 Gestão e Controle Gestão e Controle Centrado nos 4 Centros de Resultado do negócio: CLIENTE, PRODUTO, VENDEDOR e LOJA, emite diversos relatórios e consultas na tela. Centro de Resultado: Cliente o Apura demanda e atendimento mês a mês; o Analisa as vendas realizadas mês a mês; o Analisa a margem bruta realizada mês a mês; o Calcula CURVA ABCEM das vendas realizadas; o Analisa compras dos Clientes conforme seu perfil; o Apresenta Clientes que não compram há x meses; o Emite de mala direta. Centro de Resultado: Produto o Apura demanda e atendimento mês a mês; o Apura demanda perdida e venda perdida; o Analisa as vendas realizadas mês a mês; o Analisa a margem bruta realizada mês a mês; o Analisa o custo mês a mês; o Apura o giro do estoque mês a mês; o Calcula CURVA ABCEM das vendas realizadas; o Calcula CURVA ABCEM da margem bruta realizada; o Calcula CURVA ABCEM do custo do estoque; o Gera pedidos de compra (sugestão para máximo giro), considerando: a demanda real, inclusive sazonalidade, o estoque disponível, o prazo de reposição, a freqüência de reposição e o nível de atendimento desejado; o Apresenta produtos com estoque sem venda desde uma data determinada; Centro de Resultado: Vendedor o Analisa as Vendas realizadas mês a mês; o Analisa a margem bruta realizada mês a mês; o Analisa o cumprimento das metas de venda mês a mês; o Acompanha o ritmo de venda no mês, a qualquer momento.

17 Gestão e Controle Centro de Resultado: Loja o Emite balanço instantâneo (financeiro e econômico) a qualquer instante; o Apura a demanda e o atendimento o Apura a demanda perdida e venda perdida; o Analisa as vendas realizadas mês a mês; o Analisa a margem bruta realizada mês a mês; o Analisa o custo do estoque mês a mês; o Acompanha o ritmo de venda da loja a qualquer momento; o Acompanha o ritmo de venda por vendedor a qualquer momento; o Acompanha o ritmo de venda por campanha de venda a qualquer momento; o Apura crédito e débito de impostos; o Analisa descontos concedidos, por vendedor e por Cliente; o Analisa negócios perdidos por Cliente e vendedor; o Totaliza o caixa/gaveta a qualquer momento; o Controla pedidos de compra pendentes ou em atraso; o Controla consultas não fechadas para análise da eficácia das vendas; o Controla as vendas fechadas, aguardando chegada do produto; o Controla produtos em poder de terceiros.

18 Principais Clientes INFORMÁTICA o o o ECOMSYS (31) (31) Mariano PANAMERICANA (31) João Carlos ORBIT (31) Dimas DENTAL o EMIGE MATERIAS ODONTOLÓGICOS (31) Maria Geralda PRODUTOS MÉDICO HOSPITALAR o GE HOSPITALAR (31) Ricardo Diniz MATERIAL DE CONSTRUÇÃO o PAVAN (32) Sérgio PRODUTOS PARA LIMPEZA o MERCADÃO DA LIMPEZA (31) Ângelo MATERIAL/EQUIPAMENTO ESPORTIVO o OFICINA DO TENISTA (31) Paulo de Tarso o TENNISPORT (32) Fernando PRODUTOS PARA INDÚSTRIA o DINOX (31) (31) Cristiano OBJETOS DE DECORAÇÃO o TOM SOBRE TOM (31) Simone

19 Principais Clientes SOLDAS, ABRASIVOS e EPI o SOLDA GERAIS ABRASIVOS (31) Antonio Carlos o o ESTOFER ACL COMERCIAL (31) Luis MR SOLDAS (31) Francisco EMBALAGENS o EMBRAMINAS (CEASA) (31) Geraldo CHAVES E EQUIPAMENTOS CORRELATOS o CHAVES GOLD (31) Elison ATACADISTAS/DISTRIBUIDORES o DLD COMERCIO E IMPORTACAO (31) Paulo de Tarso PARAFUSOS E FERRAMENTAS o IPEBRAL IRMAOS PEDROSA BRAGA (31) Adson Braga