NBA 40 - CONTROLE DE QUALIDADE DAS AUDITORIAS REALIZADAS PELOS TRIBUNAIS DE CONTAS

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1 NBA 40 - CONTROLE DE QUALIDADE DAS AUDITORIAS REALIZADAS PELOS TRIBUNAIS DE CONTAS INTRODUÇÃO (Issai 40 - Introdução) 1. A NBA 40 tem como objetivo ajudar os Tribunais de Contas a elaborar, estabelecer e manter um sistema de controle de qualidade das auditorias por eles realizadas, apropriado aos seus mandatos e às circunstâncias e de forma a responder aos seus riscos de qualidade. 2. Esta norma foi baseada na Issai 40, que por sua vez se fundamentou nos princípios chave da Norma Internacional de Controle de Qualidade (ISQC-1) elaborado pelo Conselho Internacional de Auditoria e Garantia (IAASB) e publicado pela Federação Internacional de Contadores (IFAC). Também foi inspirada nas NAT, NAG e resoluções da Atricon. 3. Para que um sistema de controle de qualidade seja eficaz, os Tribunais de Contas devem ter por desafio realizar auditorias e outros trabalhos com alta qualidade de forma consistente. A ausência desse diferencial poder afetar a reputação, a credibilidade e, finalmente, a capacidade de exercerem as suas competências. 4. Sobre o tema, importante fazer a distinção entre controle de qualidade e avaliação de qualidade. 5. O controle de qualidade do processo de auditoria descreve a soma das medidas tomadas para assegurar a alta qualidade de cada produto de auditoria. É executado como parte integrante do processo de auditoria. Para que um sistema de controle de qualidade seja eficaz, precisa fazer parte da estratégia, cultura, políticas e procedimentos de cada Tribunal de Contas. Assim, a qualidade deve estar incorporada ao trabalho da entidade e à produção dos seus relatórios. 6. A avaliação de qualidade é uma avaliação periódica do processo de auditoria. É executada por pessoas independentes, ou seja, que não participaram do processo de auditoria avaliado. O processo de avaliação de qualidade deve abranger o exame de uma amostra de auditorias concluídas que represente todo o conjunto de auditorias realizadas por cada Tribunal de Contas. 7. Assim, os Tribunais de Contas devem estabelecer um sistema de controle de qualidade integrante da estratégia, da cultura, das políticas e dos procedimentos. A qualidade deve ser construída ao longo da elaboração dos seus trabalhos e relatórios, e não de forma adicional, após a finalização. 8. Cada Tribunal de Contas deve decidir como implementar estas orientações em conformidade com a sua competência, sua estrutura, seus riscos e o tipo de trabalho que realiza. Componente 1 - Os Tribunais de Contas são responsáveis por estabelecer um sistema de controle de qualidade que abranja políticas e procedimentos destinados a promover uma cultura que reconheça que a qualidade é essencial para a realização dos trabalhos. (Issai 40, componente 1)

2 9. A Presidência dos Tribunais de Contas deve assumir total responsabilidade pela implantação e manutenção de procedimentos que assegurem a qualidade de todo o trabalho realizado. (Issai 40, componente 1) 10. Os Tribunais de Contas devem empreender esforços para implantar uma cultura de reconhecimento que recompense trabalhos de alta qualidade realizados na instituição. Para isso, os Tribunais de Contas devem comunicar claramente, a partir da Presidência da instituição, que enfatizam a importância da qualidade em todos os trabalhos. Esta cultura depende também de ações claras, consistentes e frequentes, em todos os níveis de gestão dos Tribunais de Contas. (Issai 40, componente 1) 11. A estratégia dos Tribunais de Contas deve reconhecer requisitos primordiais para alcançar a qualidade em todos trabalhos realizados, de modo que considerações políticas, econômicas e outras pautas não comprometam a qualidade dos trabalhos produzidos. (Issai 40, componente 1) 12. Os Tribunais de Contas devem garantir que as políticas e os procedimentos de controle de qualidade sejam claramente comunicados a todas as suas equipes e àqueles contratados para atividades de apoio. (Issai 40, componente 1) 13. Os Tribunais de Contas devem assegurar que haja recursos suficientes para manter o sistema de controle de qualidade. (Issai 40, componente 1) Componente 2: Os Tribunais de Contas devem estabelecer políticas e procedimentos para fornecer segurança razoável de que todos os seus servidores e contratados para atividades de apoio cumprem exigências éticas relevantes na realização dos trabalhos. (Issai 40, componente 2) 14. Os Tribunais de Contas devem ressaltar a importância de serem observadas exigências éticas relevantes durante a execução dos trabalhos (Issai 40, componente 2). 15. A equipe de servidores dos Tribunais de Contas e todos os contratados para atividades de apoio devem demonstrar um comportamento ético adequado (Issai 40, componente 2). 16. As chefias e a Presidência dos Tribunais de Contas devem dar o exemplo de comportamento ético adequado (Issai 40, componente 2). 17. As exigências éticas relevantes devem incluir os requisitos previstos no marco legal e regulatório que regem as operações dos Tribunais de Contas. (Issai 40, componente 2) 18. Os Tribunais de Contas devem assegurar a existência de políticas e procedimentos que reforcem os princípios fundamentais de ética profissional, por exemplo: (Issai 40, componente 2) a) integridade; b) independência, objetividade e imparcialidade; c) sigilo profissional; d) competência. 19. Os Tribunais de Contas devem assegurar-se de que todos os contratados para atividades de apoio estejam sujeitos a acordos de confidencialidade adequados. (Issai 40, componente 2; NAT 122)

3 20. Os Tribunais de Contas devem considerar o uso de declarações escritas de seus servidores para confirmar o cumprimento das exigências éticas. (Issai 40, componente 2) 21. Os Tribunais de Contas devem assegurar-se da existência de políticas e procedimentos para notificar imediatamente a chefia sobre o descumprimento dos requisitos éticos e permitir que ela adote as medidas apropriadas para encaminhar estas questões. (Issai 40, componente 2) 22. Os Tribunais de Contas devem assegurar-se da existência de políticas e procedimentos que mantenham a independência das suas chefias, de todos os seus servidores e de quaisquer pessoas contratadas para atividades de apoio. (Issai 40, componente 2; NAG ) 23. Os Tribunais de Contas devem assegurar-se da existência de políticas e procedimentos que destaquem a importância do rodízio de pessoal chave nas auditorias, quando apropriado, de modo a reduzir o risco de familiarização com a jurisdicionada que está sendo auditada, dentre outras medidas. (Issai 40, componente 2; NAG ) Componente 3: Os Tribunais de Contas devem estabelecer políticas e procedimentos projetados para fornecer segurança razoável de que as auditorias e outros trabalhos somente serão realizados quando eles:(issai 40, componente 3) a) forem competentes para executar os trabalhos e possuírem habilidades, incluindo tempo e recursos, para isso. b) conseguirem cumprir as exigências éticas relevantes; c) considerarem a integridade da jurisdicionada auditada e como tratar os riscos à qualidade que possam surgir." 24. Os Tribunais de Contas devem considerar os riscos para a qualidade que surgem na realização de auditorias e de outros trabalhos. (Issai 40, componente 3) 25. Os Tribunais de Contas devem considerar em suas programações anuais e nos programas de trabalho os recursos que dispõem para executar suas atividades no nível de qualidade desejado, devendo estabelecer um sistema que os priorize, considerando a necessidade de manter a qualidade. (Issai 40, componente 3) 26. Os Tribunais de Contas devem ter procedimentos para assegurar que a insuficiência de recursos com risco para a qualidade seja levada ao conhecimento da sua Presidência e, quando apropriado, ao Poder Legislativo ou à autoridade orçamentária. (Issai 40, componente 3) 27. Os Tribunais de Contas devem considerar se há um risco material para a independência e, quando identificado, reconhecer e documentar como pretendem lidar com esse risco e garantir que haja um processo de aprovação devidamente documentado. (Issai 40, componente 3) 28. Os Tribunais de Contas devem assegurar que os procedimentos de gerenciamento sejam apropriados para mitigar os riscos na realização da auditoria. A resposta aos riscos pode incluir: (Issai 40, componente 3) a) determinar cuidadosamente o escopo da auditoria; b) designar servidores mais experientes do que se designaria geralmente;

4 c) realizar uma revisão da qualidade da auditoria de uma maneira mais meticulosa antes da publicação do relatório. Componente 4: Os Tribunais de Contas devem estabelecer políticas e procedimentos destinados a fornecer segurança razoável de que têm pessoal suficiente, competente, capaz e comprometido com os princípios éticos para: (Issai 40, componente 4; NAG 4603, , ) a) executar trabalhos de acordo com as normas profissionais, a legislação e as exigências regulamentares correspondentes; b) permitir aos Tribunais de Contas emitir relatórios adequados às circunstâncias. 29. Os Tribunais de Contas podem utilizar diferentes fontes para garantir que seus servidores tenham as habilidades e a experiência necessárias para executar os vários trabalhos, quer pela equipe, quer por contratados para atividades de apoio. (Issai 40, componente 4) 30. Os Tribunais de Contas devem se assegurar que as responsabilidades estejam claramente designadas em todos os seus trabalhos. (Issai 40, componente 4) 31. Os Tribunais de Contas devem garantir que suas equipes tenham as competências coletivas necessárias para a realização de seus trabalhos. (Issai 40, componente 4) 32. Os Tribunais de Contas devem reconhecer que, em certas circunstâncias, os seus servidores e, quando for o caso, o pessoal contratado para atividades de apoio, podem ter obrigações pessoais de cumprir exigências das ordens profissionais, além dos requisitos da própria instituição. (Issai 40, componente 4) 33. Os Tribunais de Contas devem assegurar-se de que as políticas e os procedimentos dos recursos humanos contemplem: (Issai 40, componente 4) a) as competências necessárias ao pessoal recrutado; b) avaliação de desempenho; c) desenvolvimento profissional; d) competências pessoais, técnicas e gerenciais; e) tempo suficiente para realização das tarefas como padrão de qualidade exigido; f) plano de carreira; g) política de promoção; h) remuneração; e i) estimativa das necessidades do pessoal. " 34. Os Tribunais de Contas devem promover a aprendizagem e formação de todos os servidores para facilitar o desenvolvimento profissional e ajudar a garantir que estes sejam capacitados com relação ao estágio de evolução da profissão. (Issai 40, componente 4; NAT 52; Declaração de Lima, seção 14, 3) 35. Os Tribunais de Contas devem assegurar que os servidores e o pessoal contratado para atividades de apoio tenham o conhecimento adequado do setor público em que operam e uma boa compreensão das auditorias que precisam executar. (Issai 40, componente 4)

5 36. Os Tribunais de Contas devem assegurar que a qualidade e os seus princípios éticos sejam os principais motores das avaliações de desempenho dos servidores e do pessoal contratado para atividades de apoio. (Issai 40, componente 4) Componente 5: Os Tribunais de Contas devem estabelecer políticas e procedimentos destinados a fornecer uma segurança razoável de que suas auditorias e outros trabalhos estão sendo realizados de acordo com as normas profissionais e as exigências legais e regulamentares aplicáveis, e que emitem um relatório apropriado às circunstâncias. Esses instrumentos devem incluir: (Issai 40, componente 5) a) questões relevantes que promovam consistência na qualidade do trabalho realizado; b) responsabilidades de supervisão; c) responsabilidades de revisão. 37. Os Tribunais de Contas devem assegurar a existência de políticas, procedimentos e ferramentas, tais como metodologias de auditoria, para realizar os vários trabalhos de sua responsabilidade, incluindo os trabalhos específicos realizados por terceiros. (Issai 40, componente 5) 38. Os Tribunais de Contas devem estabelecer políticas e procedimentos que incentivem a alta qualidade e desencorajem ou previnam a má qualidade, incluindo a criação de um ambiente que promova o uso adequado de juízo profissional e a melhoria da qualidade. (Issai 40, componente 5) 39. Os Tribunais de Contas devem garantir que todo trabalho seja objeto de revisão, como forma de contribuir para a qualidade e promover a aprendizagem e o desenvolvimento dos seus servidores. (Issai 40, componente 5) 40. Os Tribunais de Contas devem garantir que recursos adequados, inclusive opinião de especialistas, sejam utilizados para resolver questões difíceis ou controversas. (Issai 40, componente 5) 41. Os Tribunais de Contas devem assegurar que a totalidade das normas relevantes sejam seguidas em todos os trabalhos realizados e garantir que eventuais razões pela inobservância sejam devidamente documentadas e aprovadas. (Issai 40, componente 5) 42. Os Tribunais de Contas devem assegurar que qualquer divergência de entendimento na equipe ou com especialistas seja claramente documentada e resolvida antes que o relatório seja emitido. (Issai 40, componente 5) 43. Os Tribunais de Contas devem reconhecer a importância das revisões do controle de qualidade dos trabalhos e, quando realizadas, qualquer questão identificada deve ser satisfatoriamente resolvida antes da emissão do relatório. (Issai 40, componente 5) 44. Os Tribunais de Contas devem garantir a existência de procedimentos para a autorização da emissão de relatórios, em especial dos trabalhos complexos e muito importantes, exigindo controle de qualidade intensivo antes de serem emitidos. (Issai 40, componente 5)

6 45. Os Tribunais de Contas devem seguir de forma consistente os procedimentos específicos de evidenciação necessários a processos que envolvam o julgamento de responsáveis. (Issai 40, componente 5) 46. Os Tribunais de Contas devem ter por objetivo finalizar as auditorias e todos os seus outros trabalhos no prazo, reconhecendo que o valor destes diminui se não for concluído tempestivamente. (Issai 40, componente 5) 47. Os Tribunais de Contas devem assegurar de que todo trabalho realizado seja documentado tempestivamente, inclusive, os papéis de trabalho da auditoria. (Issai 40, componente 5) 48. Os Tribunais de Contas devem assegurar a propriedade e a posse de toda a documentação, a exemplo dos papéis do trabalho de auditoria, independentemente se o trabalho foi realizado pela equipe de servidores ou terceiros. (Issai 40, componente 5) 49. Os Tribunais de Contas devem assegurar que foram seguidos os procedimentos adequados para conferir os achados e conclusões da auditoria, de modo a garantir que aqueles que forem diretamente afetados pelo trabalho tenham a oportunidade de comentar os resultados antes da sua finalização. (Issai 40, componente 5) 50. Os Tribunais de Contas devem assegurar que toda a documentação seja mantida durante os períodos previstos nas leis, nos regulamentos e nas normas. (Issai 40, componente 5) 51. Os Tribunais de Contas devem procurar um equilíbrio entre a confidencialidade dos documentos e informações e a necessidade de transparência e prestação de contas. (Issai 40, componente 5) 52. Os Tribunais de Contas devem estabelecer procedimentos transparentes para lidar com os pedidos de informação de acordo com as leis em sua jurisdição. (Issai 40, componente 5) Componente 6: Os Tribunais de Contas devem estabelecer um processo de monitoramento projetado para fornecer segurança razoável de que as políticas e os procedimentos relacionados com o sistema de controle de qualidade são relevantes, adequados e operam de maneira efetiva. (Issai 40, componente 6) 53. O sistema de monitoramento deve abranger a avaliação progressiva do sistema de controle de qualidade dos Tribunais de Contas, incluindo, a revisão de uma amostra de auditorias concluídas. A avaliação deve ser conduzida por profissionais com experiência e autoridade suficientes e apropriadas para assumirem essa responsabilidade, bem como não envolvidos na realização das auditorias e na execução dos controles pertinentes (Issai 40, componente 6; NAG ) 54. Os Tribunais de Contas devem garantir os resultados do monitoramento do controle de qualidade sejam relatados ao Presidente da instituição e à alta administração em tempo hábil para que possam tomar medidas apropriadas. (Issai 40, componente 6) 55. Os Tribunais de Contas devem considerar envolver-se entre si, quando apropriado, para realizarem, de forma periódica, revisões independentes do sistema de controle de qualidade em geral por meio de revisão por pares. Os revisores devem

7 elaborar relatórios, emitindo parecer sobre aspectos operacionais e de conformidade, e se necessário, apresentar recomendações para melhorias. (Issai 40, componente 6; NAG ; Anexo único da Resolução Atricon 06/2014, 8b) 56. Os Tribunais de Contas devem considerar outros meios de monitoramento sobre a qualidade das auditorias realizadas, que podem incluir, mas não se limitarem a: (Issai 40, componente 6) a) revisão acadêmica independente; b) acompanhamento da implementação das recomendações; c) comentários das organizações auditadas (por exemplo, questionários preenchidos pelo jurisdicionado). 57. Os Tribunais de Contas devem assegurar que existem procedimentos adequados para resolver as reclamações e denúncias sobre a qualidade das suas auditorias. (Issai 40, componente 6)

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