Oracle Enterprise Content Management

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2 <Insert Picture Here> Oracle Enterprise Content Management Juliano Triska Gerente de Enterprise Content Management

3 Agenda ECM Posicionamento Oracle no Mercado de ECM Oracle Enterprise Content Management 3

4 Agenda ECM Posicionamento Oracle no Mercado de ECM Oracle Enterprise Content Management 4

5 5 A Era da Informação Documentos, Imagens, Papel, Video, , Processos

6 Onde estão as Informações? Gerenciado por um Banco de Dados Conteúdo Estruturado Oracle Applications, Demais Sistemas 10% Conteúdo Não-Estruturado (físico e eletrônico) Notas Fiscais, Processos, Contratos, Atas, s, Manuais de Aeroportos, Planilhas Eltrônicas, Diários de Bordo, Documentação de Manutenção, etc. 90% 6

7 Números Recentes % 100% 60% 40% 5% do contéudo de uma organização é não-estruturado Fonte OVUM e está dobrando de volume a cada ano dos colaboradores são de áreas de conhecimento que usam 40% do seu tempo para trabalhar com contéudo nãoestruturado e apenas 5% do investimento em contéudo estruturado é feito em gerenciamento de conteúdo não-estruturado 7

8 Dados Interessantes Durante sua vida útil um documento tem em média 17 cópias Fonte: AIIM.org Em média, 90% do tempo de vida útil de um documento é gasto em trânsito e filas. Ou seja, necessita de gerenciamento Fonte:Delphi Consulting Em cada 20 documentos, 1 se perde Fonte:Bitwaise As pessoas perdem entre 20% a 30% de seu tempo, localizando e recuperando informações Fonte:CYCO Processos trabalhistas são perdidos por não encontrarmos o documento correto no prazo estipulado por lei Fonte:FEM 8

9 Gestão de Conteúdo O que é ECM? São as tecnologias, ferramentas e metodologias para gerenciamento de todo o ciclo de vida do conteúdo (documentos) dentro da empresa: Criação(eletrônico)/Captura(físico) Armazenamento e Gerenciamento Publicação e Distribuição Recuperação Preservação Criar Capturar Armaz. Versionar Indexar Gerenciar Limpar Distribuir Reter Buscar Publicar 9

10 GED Vs. ECM GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos Digitalização e integração com os fluxos de negócio Necessidade de mais recursos: Segurança Web Retenção ECM GED + Novas tecnologias para novas necessidades Conceito Moderno 10

11 Tecnologias de ECM CONTRIBUIDOR TIPO DE CONT. CONTRIBUI VIA FORMATO DELIVERY/API CONSUMIDOR Individual Projeto Audio Video CAD files MS Office HTML pages Flash Multimedia Graphics Images JSP / ASP XML Web browser Aplicação Desktop Pastas Windows HTML form Auto Categorização ODMA Relatórios Integração Programática E C M XML HTML WML chtml HDML PDF Native JPEG TIF GIF WBMP Web services SOAP WSDL COM JAVA EJB HTTP FTP ICE RSS feeds Internet Extranet Intranet Aplicações Wireless Desconectado Repositório Repositórios 11

12 Exemplos de Aplicabilidade Aumento com do acúmulo de papel Conformidade com a legislação/regulamentação para retenção de documentos Manutenção de uma política de arquivamento sólida e versionada Criação de um ambiente colaborativo para os processos e documentos Confidencialidade de documentos sigilosos e sensísveis Única solução de busca Integração com o ERP Construção de portais/websites de conteúdo para clientes e colaboradores 12

13 Resultados Esperados Redução de Custos: Processos mais eficientes e colaboradores mais produtivos Redução de mão-de-obra de baixa qualificação Redução de custos diretos: papel, armazenamento, Redução de Riscos: Suporte a regulamentações e leis SOX, fisco, Rápida e eficaz entrega de informação a auditorias internas e externas Rápida e eficaz entrega de informação em processos litigiosos Redução de Tempo: Rápido acesso aos documentos (recuperação) Fácil e eficaz colaboração e publicação 13

14 Agenda ECM Posicionamento Oracle no Mercado de ECM Oracle Enterprise Content Management 14

15 15 Posicionamento Oracle

16 Avaliações Líder Plataforma ECM Gartner Líder Web Content Management Gartner Líder Records Management Gartner Líder Plataforma ECM Forrester 16

17 <Insert Picture Here> ECM Unificado Vs. ECM Integrado 17

18 Passado para o Presente Originalmente, gerenciamento de conteúdo consistia em aplicativos departamentais, para criar e gerenciar conteúdos específicos Passado algum tempo, os usuários demandaram por mais, fornecedores adquiriram tecnologias para coexistir ou embutir e finalmente integrar Surge o conceito de ECM Movimento para ECM unificado com plataforma única, eliminando repositórios/serviços especialistas desintegrados Departamental Enterprise Content Management Unificado - Enterprise Content Management Uma aplicação Diferentes plataformas Dezenas de Aplicações Única Plataforma Centenas de Aplicações Única Plataforma Soluções separadas Fornecedores Distintos Dif. plataformas Único Fornecedore Plataforma Integrada Único Fornecedor Plataforma Unificada, Único Fornecedor 18

19 Sistemas de Gerência de Conteúdo COLABORAÇÃO Ger. de Projetos Discussões Ger. de IM & Ingestão Identificação Revisão Acesso Armazenamento Busca Segurança Administração Auditoria Integração Metadados Uso Workflow REGISTROS Tabela de Temporalidade Arquivo Inativo Ingestão Identificação Revisão Acesso Armazenamento Busca Segurança Administração Auditoria Integração Metadados Uso Workflow ATIVOS DIGITAIS Organização Transformação Entrega e Acesso Ingestão Identificação Revisão Acesso Armazenamento Busca Segurança Administração Auditoria Integração Metadados Uso Workflow CONTEÚDO WEB Edição WYSIWYG Contribuição no contexto Múltiplos Web Sites Publicação Ingestão Identificação Revisão Acesso Armazenamento Busca Segurança Administração Auditoria Integração Metadados Uso Workflow GERENCIAMENTO DOC/IMAGEM Transformação Ger. Documentos Doc. Virtuais Ingestão Identificação Revisão Acesso Armazenamento Busca Segurança Administração Auditoria Integração Metadados Uso Workflow 19

20 ECM via Integração DESAFIOS Múltiplos pontos de integração Múltiplos repositórios Múltiplas arquiteturas (.net, java etc) Metadados sem coerência API s sem coerência RESULTADOS Problemas de performance Aumento do risco de falha Tempo de administração e manutenção Upgrades complicados Cópias redundantes Image Management Document Management Digital Asset Management Records Management Collaboration Management Web Content Management 20

21 <Insert Picture Here> Oracle Enterprise Content Management 21

22 Oracle Fusion Middleware Content Management Web Content, Digital Assets, Documents, Records, Images 22

23 Gestão de Conteúdo Repositório de Conteúdo Repositório único de conteúdo para colaboração Armazenamento no banco de dados e file server Metadados centralizados Busca centralizada Arquitetura escalável e robusta Aberto para integração Arquitetura Web 23

24 Gestão de Documentos Repositório de Conteúdo Dificuldades culturais: Usuário acostumado com o papel Usuários acostumados com ferramentas como Windows Explorer, Clientes de Procurar por soluções que amenizem estas dificuldades 24

25 Gestão de Documentos Repositório de Conteúdo Integração ERP Pastas dos Windows Atas, contratos, minutas, manuais, normas e procedimentos, notas fiscais, CAD, registros Outlook/Notes Acesso 100% Web 25

26 Gestão de Documentos Windows Folders 26

27 Gestão de Documentos Outlook e Notes 27

28 Gestão de Conteúdo Integração com AutoVue Arqs. Office 28

29 Gestão de Conteúdo Integração com AutoVue AutoCAD 3D 29

30 Gestão de Conteúdo Integração Windows Folders e Office Check-in Check-out Busca Acesso Off-line Sincronização 30

31 Gestão de Conteúdo Integração Notes Check-in Check-out Busca Acesso Off-line Sincronização 31

32 Gestão de Conteúdo Vídeos, Imagens e Sons 32

33 Gestão de Conteúdo Documentos Virtuais 33

34 Gestão de Conteúdo Projetos 34

35 Gestão de Conteúdo Versionamento e Revisões Revisões: Major: range1, range 2, range 3, Minor: range Exemplo: Major: 1-2, 1-4 Minor: a-b 1.1.a, 1.1.b, 1.2.a, 1.2.b, 1.3.a, 1.3.b, 1.4.a, 1.4.b, 2.1.a, 35

36 Gestão de Conteúdo Subscrição 36

37 Gestão de Conteúdo Discussões 37

38 Gestão de Conteúdo Busca Única ferramenta para busca Busca pelo conteúdo dos documentos Full text search Busca pelos METADADOS dos documentos Autor Revisões Datas Processo Estágio do processo Pendentes de aprovação 38

39 Gestão de Conteúdo Busca Buscas mais recentes Buscas salvas Formato de saída de busca Sentenças de busca 39

40 Gestão de Conteúdo Segurança Proteger e rastrear o uso de documentos e s sensíveis mesmo quando cópias estão fora da rede da empresa: Copy/Paste, Print, PrintScreen, 40

41 Gestão de Conteúdo Segurança 41

42 Gestão de Conteúdo Segurança Grupos de Segurança: Exemplos: TI Engenharia Jurídico Permissões: Ler Escrever Apagar Administrar metadados Direitos de uso do ambiente: Adminstração de Usuários, Editor de Layout Web, Gerenciamento de Metadados, Administração de Workflow, Gerenciamento de Configuração, 42

43 Gestão de Conteúdo Web Solução completa de Web Content Management (WCM) Habilitar outras aplicações com WCM (Open WCM) Facilidade de Uso 43

44 Gestão de Documentos Archiving Archiving: Backup Duplicação: cópia Sincronização: ambiente de desenvolvimento para produção Backup incremental (por pasta) Restore parcial (por pasta) 44

45 Compliance Aderência a regulamentações e leis Conformidade com regulamentações e leis para guarda e retenção de documentos (físicos e digitais) Redução e melhor controle do espaço para documentos físicos (papel) e digitais Tabelas de Temporalidade Relatórios Ferramenta para Arquivista Gerenciamento de outros repositórios (adaptadores) Certificado DoD

46 Compliance Aderência a regulamentações e leis Discovery Services Central Policy Management Records Manager Physical Records Manager Notifier* Adapter Services Adapter Adapter Adapter Adapter Adapter Adapter Oracle UCM Oracle IPM File Servers* Microsoft SharePoint Symantec Vault Custom 46

47 Gestão de Processos Administrador Arquitetura Simulação 47

48 Gestão de Processos Usuário Supervisores acessam tarefas das equipes Filtro por Categoria (atribuido a quem), Prioridade ou Status Organizar o trabalho em Visões 48

49 Gestão de Processos Usuário APROVAR / REJEITAR / ESCALAR TAREFAS Delegação Visualizar dados Alterar Documentos Comentários Histórico 49

50 Gestão de Processos Monitoração 50

51 Integração Java API Component Object Model (COM) Java Server Page (JSP) Common Object Request Broker Architecture (CORBA) Open Document Management API (ODMA) SOA Web Services Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV) Portlets (Oracle Portal, WebLogic, Plumtree, SunOne e Web Sphere) 51

52 Web 2.0 GUO-RS Enterprise Search Notifications Events, RSS Presence Discussions Q3 Budget Review Capital Expenses, KIA Analysis Employee Reviews Acquisition Analysis Stress Reduction Tips Q2 Competitive Analysis Documents Sharing Context Delivers Web 2.0 Applications Collaboration Communication Composites Search Group Spaces BLOG / Wiki 52

53 Cases e Projetos Grupo Odebrecht Intranet para workflow e gestão documental Documentação organizada por departamentos TI, Obras, Financeiro, Delegação de controle de acesso para as áreas Definição de fluxos de trabalho pelos responsáveis (notificações via e worklist) Relatórios de auditoria Gerenciamento do ciclo de vida (temporalidade) do conteúdo digital Integração com o ERP TI deixou de ser gargalo 53

54 54

55 Oracle Enterprise Content Management Gestão de Ativos Digitais Aplicações e Web Sites Universal Content Management Integração com Desktop, Interface Web, API Gestão de Conteúdo Web Gestão Documental (Records Management) Serviços de Conteúdo Gerenciamento de Documentos e Imagens, Segurança, Workflow, Busca, Metadados Repositório Gerenciamento de Conteúdo, Arquivos e Dados 55

56 Arquitetura Socket (J2EE, COM, Command Line ) Web Server (HTTP, SOAP, WebDAV ) Enterprise Content Management Arquitetura 100% SOA based DM WCM RM DAM CLBM Shared Services security, personalization, search, metadata, etc. Repository Services content, files, data ADSI LDAP Relational Database Search Index File System Content Metadata Workflow Information Security Information Product Information Full Text Index of Content Metadata Index of Content Security Information Vault - Source File Web Layout - Renditions directly available from the web server (Web Server Cache) 56

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