SECRETARIA DE EDUC.CONT.ALF. DIVERSIDADE E INCLUSÃO

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1 Unidade Auditada: SECRETARIA DE EDUC.CONT.ALF. DIVERSIDADE E INCLUSÃO Exercício: 2012 Processo: Município: Brasília - DF Relatório nº: UCI Executora: SFC/DSEDU II - Coordenação-Geral de Auditoria da Área de Educação II Análise Gerencial Senhor Coordenador-Geral, Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.º , e consoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC n.º 01, de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestação de contas anual apresentada pela SECRETARIA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA, ALFABETIZAÇÃO, DIVERSIDADE E INCLUSÃO. 1. Introdução Os trabalhos de campo conclusivos foram realizados no período de 15/04/2013 a 30/04/2013, por meio de testes, análises e consolidação de informações coletadas ao longo do exercício sob exame e a partir da apresentação do processo de contas pela Unidade Auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames. 2. Resultados dos trabalhos Verificamos na Prestação de Contas da Unidade a existência das peças e respectivos conteúdos exigidos pela IN-TCU-63/2010 e pelas DN TCU 119/2012 e 124/

2 #/Fato# Em acordo com o que estabelece o Anexo IV da DN-TCU-124/2012, e em face dos exames realizados, efetuamos as seguintes análises: 2.1 Avaliação da Conformidade das Peças A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se as seguintes questões de auditoria: (i) A unidade jurisdicionada elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de referência? (ii) As peças contemplam os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos da DN TCU nº 119/2012, da DN TCU nº 124/2012 e da Portaria-TCU nº 150/2012? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise censitária de todos os itens que compõem o Relatório de Gestão e as peças complementares. A partir dos exames referentes ao Relatório de Gestão, concluiu-se que a Unidade elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de Além disso, as peças contemplam os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos da DN TCU nº 119/2012 e 124/2012 e da Portaria-TCU nº 150/ Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão No que tange a avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos alcançados pela Unidade no exercício de 2012, quanto à eficácia e eficiência dos objetivos e metas físicas planejadas para o exercício, foi utilizada como estratégia metodológica a análise documental dos seguintes Programas, selecionados pelos critérios de materialidade e criticidade: Programa Nacional do Livro Didático - PNLD Campo; PDDE Campo e PDDE Água e Esgotamento Sanitário; Programa Escola Acessível PDDE. Nesse contexto, o resultado dos exames evidenciou a seguinte situação: CÓDIGO/TÍTULO UG: SECADI CÓDIGO/TÍTULO DO PROGRAMA: Programa Nacional do Livro Didático - PNLD Campo Meta Física Previsão Execução Execução/Previsão (%) alunos alunos 66,78% CÓDIGO/TÍTULO DO PROGRAMA: PDDE Campo Meta Física Previsão Execução Execução/Previsão (%) escolas escolas 82,17% 2

3 #/Fato# CÓDIGO/TÍTULO DO PROGRAMA: PDDE Água e Esgotamento Sanitário Meta Física Previsão Execução Execução/Previsão (%) escolas 902 escolas 90,2% CÓDIGO/TÍTULO DO PROGRAMA: Programa Escola Acessível PDDE Meta Física Previsão Execução Execução/Previsão (%) escolas escolas 99,61%. Fonte: Relatório de Gestão SECADI 2012 No tocante ao PNLD Campo, há inconsistências entre a meta atingida informada e as informações constantes no Relatório de Gestão e em documentos de acompanhamentos disponibilizados à equipe de auditoria, os quais foram esclarecidos após manifestação da Unidade, conforme descrito na Informação deste Relatório. Em relação aos Programas PDDE Campo e PDDE Água e Esgotamento Sanitário, a SECADI apontou como limitações para o atingimento das metas propostas: escolas que estão inadimplentes com o PDE e por esta razão não podem receber os recursos, mesmo existindo a necessidade; dificuldades para acessar o sistema, entre outras. Quanto ao acompanhamento da execução dos citados programas, a SECADI informou que: Considerando que os recursos foram liberados no final de 2012, o acompanhamento está previsto para ser desenvolvido em 2013, por meio do encaminhamento de uma ficha de acompanhamento que servirá de base para a visita in loco, por amostragem. No que se refere ao Programa Escola Acessível PDDE, a Unidade informou que as 39 escolas cujas Unidades Executoras estavam sem habilitação poderão ser atendidas em 2013, desde que regularizem o seu funcionamento. Diante do exposto, apesar do alto percentual de execução física em relação ao planejado, verificam-se fragilidades no acompanhamento dos Programas analisados. Em consonância ao disposto em constatações deste relatório, verificamos déficit de servidores para a execução das atividades relacionadas aos Programas e ausência de normativos internos que contemplem a definição de papéis dos envolvidos nas atividades de acompanhamento, controle e monitoramento da execução e avaliação dos resultados referentes aos Programas sob responsabilidade da SECADI. Verificamos que a Unidade desempenhou importante papel na elaboração das políticas públicas, entretanto os resultados das metas físicas traçadas ocorreram mesmo com as fragilidades reportadas nas atividades de acompanhamento. 3

4 #/Fato# #/Fato# 2.3 Avaliação dos Indicadores de Gestão da UJ A SECADI apresentou no Relatório de Gestão os seus indicadores no item 2.4 (fls. 46 a 49), os Indicadores PPA e PNE ( ). 2.4 Avaliação dos Indicadores dos Programas Temáticos Considerando que na Lei N º12.593/2012 os indicadores são exigidos apenas para os programas temáticos, considerando que durante a gestão 2012 não foi publicado o decreto de Gestão do PPA , considerando ainda que não há definição quanto ao Gerente do Programa e Coordenador da Ação (agentes no modelo de gestão do PPA e que determinavam se a Unidade era ou não responsável pelo programa ou ação), a avaliação do item 4 do anexo IV da DN 124/2012 restou prejudicada. Dessa forma, o controle interno se abstém de emitir opinião sobre o item 4 na gestão Avaliação da Gestão de Pessoas A SECADI apresentou no Relatório de Gestão o demonstrativo da força de trabalho à sua disposição, o da estrutura de cargos em comissão e funções gratificadas e o da composição do quadro de estagiários, ressalvando que os demais quadros exigidos pela DN 108 do TCU, de 24/11/2010, Anexo II, Parte A, Item 5, as informações são de competência da Coordenação Geral de Gestão de Pessoas (CGGP) da Subsecretaria de Assuntos Administrativos (SAA) do Ministério da Educação. Destaca-se que durante a realização dos trabalhos, foi disponibilizado, mediante solicitação, um quadro demonstrativo, contendo o quantitativo de servidores em suas respectivas áreas de trabalho, cujo resumo transcreve-se em seguida: Quadro Força de Trabalho da SECADI Situação Quantitativo Servidor de Carreira 58 Cedido 1 Requisitado 12 Sem Vínculo 32 Estagiário 5 Total 108 Fonte: SECADI/MEC Da análise da área de recursos humanos, cumpre observar que aproximadamente 46% de sua força de trabalho está constituída de requisitados, DAS sem vínculo e estagiários. Verificou-se que a Secretaria trabalha com um quantitativo aquém do necessário para a execução dos trabalhos de sua competência, tendo em vista os diversos programas/ações sob sua responsabilidade e o reduzido número de servidores para acompanhar as atividades demandadas. Agrava-se a esse fato a ausência de estudos sobre a necessidade de pessoal nas principais áreas da SECADI, ou seja, ações que permitam a reposição do déficit de pessoal da unidade, tal como solicitação de autorização para a realização de concurso público aos órgãos competentes, para o ingresso de novos servidores. 4

5 #/Fato# #/Fato# #/Fato# Corroborando tal assertiva, verifica-se, ainda, que a Secretaria vem contratando consultores, por acordo de cooperação técnica, para executarem serviços comuns, visando suprir sua necessidade de recursos humanos, vez que a amostra dos produtos analisados por esta CGU feitos pelos consultores não demandam a expertise de organismo internacional e, a princípio, poderiam ser executados por servidores públicos da carreira do próprio órgão (Técnicos em Assuntos Educacionais), caso existisse quadro funcional suficiente. Ressalta-se que no exercício de 2012 havia na Secretaria 144 (cento e quarenta e quatro) consultores conforme listagem apresentada pela SECADI, o que corresponde ao percentual de quase 140% em relação ao número de servidores que compõem a força de trabalho da SECADI. Ademais, verificou-se ausência de avaliação crítica dos produtos analisados, análise e validação dos produtos sem a assistência técnica do organismo de cooperação técnica internacional e não agregação de expertise do organismo internacional à Secretaria. 2.6 Avaliação da Situação das Transferências Voluntárias A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise de 3 (três) Termos de Cooperação, definidos pelo critério de materialidade. Da análise, ressalta-se que o Gestor não possui o controle dos termos de cooperação firmados de forma tempestiva, conforme narrado na Constatação Ausência de normativos internos regulamentando atuação em processos administrativos. Fragilidade do ambiente de controle e na Constatação Falta de fiscalização e de controle nos recursos executados por meio de transferências (Termos de cooperação). Ausência de normativos internos para acompanhamento e execução dos Termos de Cooperação deste Relatório. Dentre as principais fragilidades que contribuem para a ausência de controles internos administrativos tempestivos destacam-se: ausência de normativos internos na área de transferências acarretando a sobreposição de funções e o não estabelecimento de rotinas para o desenvolvimento das atividades de aprovação, fiscalização, acompanhamento de prazos, monitoramento e prestação de contas da execução física dos Termos de Cooperação firmados; bem como ausência de mecanismos de informação e comunicação como indicadores na área de transferências. 2.7 Avaliação da Regularidade dos Processos Licitatórios da UJ Não houve no exercício de 2012, por parte da UJ, atos de gestão relacionados ao item 8 do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação da Gestão do Uso do CPGF 5

6 #/Fato# #/Fato# #/Fato# #/Fato# #/Fato# Não houve no exercício de 2012, por parte da UJ, atos de gestão relacionados ao item 9 do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação da Gestão de Passivos sem Previsão Orçamentária Não houve no exercício de 2012, por parte da UJ, atos de gestão relacionados ao item 10 do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação da Gestão de Tecnologia da Informação Não houve no exercício de 2012, por parte da UJ, atos de gestão relacionados ao item 11 do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação da Gestão do Patrimônio Imobiliário Não houve no exercício de 2012, por parte da UJ, atos de gestão relacionados ao item 13 do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação da Gestão Sobre as Renúncias Tributárias Não houve no exercício de 2012, por parte da UJ, atos de gestão relacionados ao item 14 do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações do TCU Não houve no exercício de 2012, Acórdão do TCU com determinação à Controladoria- Geral da União (CGU) para ser verificada junto à UJ, assunto referente ao item 15 do Anexo IV da DN TCU nº 124/2012. Entretanto, em atendimento ao Acórdão nº 2057/2008 TCU 1ª Câmara, item 06, o qual determina que a CGU se pronuncie sobre a prática de alteração de data de viagens incluindo finais de semana nas próximas contas da Secretaria, informamos, conforme 6

7 #/Fato# descrito na Informação deste relatório, que a Unidade tem efetuado os registros das justificativas no Sistema de Controle de Diárias e Passagens - SCDP Avaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU Com base nos resultados do trabalho de auditoria da CGU, realizado no período de 15 a 31/10/2012, constantes no Relatório de Auditoria nº , foram apresentadas à SECADI as seguintes constatações e recomendações: CONSTATAÇÃO 005: Pagamento de diárias e passagens a consultor para prestar os serviços de consultoria em Brasília. RECOMENDAÇÃO: Adequar o planejamento no Termo de Referência para contratação de consultores, quanto à necessidade de viagens, devendo ser definidos, com o maior detalhamento possível, os deslocamentos necessários e os locais específicos que devam ser visitados para alcance dos objetivos esperados com os trabalhos de consultoria CONSTATAÇÃO 008: Contratação de consultores para realização de atividades que não se configuram como de cooperação técnica internacional. RECOMENDAÇÃO: Formular em conjunto com o organismo internacional rotina de acompanhamento, aprovação e validação dos trabalhos realizados pelos consultores contratados no âmbito do projeto, de forma a garantir a efetiva prestação de assessoria técnica e transferência de conhecimentos pela OEI CONSTATAÇÃO 012: Falta de registro dos procedimentos adotados (pesquisas ou consultas) pela SAA para elaborar resposta ao projeto quanto à disponibilidade de servidores para realização dos serviços para os quais serão demandadas consultorias. RECOMENDAÇÃO: Que o MEC/SECADI solicite à SAA a formalização da rotina dos servidores, demonstrando no processo a inexistência de servidores para realização das atividades solicitadas, resultado da declaração expedida pela SAA CONSTATAÇÃO 014: Ausência de critérios objetivos na realização das entrevistas no âmbito do Projeto BRA/10/001. RECOMENDAÇÃO: Nos próximos processos seletivos que for realizar para contratação de serviços de consultoria, utilize critérios de avaliação objetivos e especifique como foram atribuídas as pontuações de cada item da entrevista a cada concorrente do processo seletivo, descrevendo os aspectos qualitativos que levaram a atribuição da nota CONSTATAÇÃO 015: Execução do Projeto BRA/10/001 em desacordo com o firmado no PRODOC. 7

8 #/Fato# #/Fato# #/Fato# #/Fato# #/Fato# RECOMENDAÇÃO: Estabelecer rotinas de acompanhamento do projeto, de modo que os ajustes/alterações no PRODOC sejam realizados tempestivamente, por meio de revisões, a fim de que a execução esteja sempre respaldada no Documento de Projeto (PRODOC). Observou-se que houve um esforço da UJ para atender as recomendações citadas. Destaca-se que a UGP/SECADI apresentou a norma interna Documento Orientador para a Contratação de Consultorias no Âmbito dos Acordos de Cooperação Técnica Internacionais, publicada no Boletim de Serviço Nº. 20/2013 Suplemento B, de 29 de maio de 2013, na qual prevê a definição de rotinas, sistemas de autorizações e aprovações e o estabelecimento de procedimentos formais, fortalecendo doravante o ambiente de controle no tocante às contratações de consultores Avaliação da Carta de Serviços ao Cidadão A partir dos exames aplicados concluiu-se que a UJ não presta serviços ao cidadão, sendo uma unidade de apoio à gestão, assunto referente ao item 15 do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação do CGU/PAD A UJ não possui Sistema de Correição (Sistema CGU-PAD), assunto referente ao item 15 do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação do Parecer da Auditoria Interna A UJ não possui unidade de Auditoria Interna, assunto referente ao item 15 do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação do Cumprimento do TCJ - Terceirizações Embora o Ministério da Educação conste no Termo de Conciliação Judicial Geral TCJ, de 5/11/2007, à UJ SECADI não se aplica o procedimento haja vista que a mesma não é responsável pela gestão de recursos humanos do Ministério, assunto referente ao item 15 do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação do Conteúdo Específico do Relatório de Gestão Em relação ao Conteúdo Específico, exigido no item 16 da DN TCU nº 119/2012, as informações requeridas sobre as contratações de consultores na modalidade produto estão apresentadas às fls. 81 a 169 do Relatório de Gestão da SECADI, contudo esta 8

9 #/Fato# Equipe de Auditoria ressalvou o assunto, conforme tratado em itens próprios deste Relatório de Auditoria Avaliação dos Controles Internos Administrativos Com objetivo de avaliar a estrutura de controles internos instituída pela SECADI/MEC, foram analisados os seguintes componentes do controle interno: ambiente de controle, avaliação de risco, procedimentos de controle, informação e comunicação e monitoramento. I - Ambiente de Controle Conforme registrado no Quadro A.3.1 do Item 3.1 do Relatório de Gestão do Exercício de 2012 (fls. 50 a 52), a Unidade indicou em suas respostas que o ambiente de controle é neutro (2 itens), parcialmente válido (3 itens) e totalmente válido (4 itens). Em decorrência dos trabalhos realizados na Unidade, verificamos as seguintes fragilidades: a) Não utilização de mecanismos de divulgação e conscientização, a todos os níveis da Unidade, acerca da importância dos controles internos para a Unidade; e b) não estabelecimento de procedimentos e instruções operacionais padronizados e postos em documentos formais, prevendo sistemas de autorizações e aprovações, linhas de autoridade e segregação de funções nos processos internos e atividades de competência da UJ. Tais fragilidades no ambiente de controle podem comprometer o cumprimento da missão e o alcance dos objetivos da organização, bem como a eficácia do controle interno. Destaca-se que, no decorrer dos trabalhos, a SECADI elaborou e apresentou à equipe de auditoria o Documento Orientador para a Contratação de Consultorias no Âmbito dos Acordos de Cooperação Técnica Internacionais, publicado no Boletim de Serviço Nº. 20/2013 Suplemento B, de 29 de maio de 2013, que se caracteriza como norma interna a qual prevê a definição de rotinas, sistemas de autorizações e aprovações e o estabelecimento de procedimentos formais, fortalecendo doravante o ambiente de controle no tocante às contratações de consultores. II - Avaliação de Risco A Unidade Jurisdicionada, no Relatório de Gestão de 2012, classificou os 09 (nove) quesitos de Avaliação de Risco da seguinte forma: totalmente inválida (1), parcialmente válida (1) e totalmente válida (7). Porém, nas análises realizadas verificou-se que a UJ não dispõe de documento que permita a identificação dos processos críticos, além de não haver um diagnóstico dos riscos capaz de indicar a probabilidade de ocorrência desses riscos, o impacto dessas ocorrências no atingimento dos objetivos estratégicos da instituição e a consequente adoção de medidas para mitigá-las. Os riscos não são mensurados e classificados de modo a serem tratados em uma escala de prioridade e a gerar informações úteis para a tomada de decisão. 9

10 #/Fato# Essas conclusões são baseadas nos questionamentos sobre análise de risco nas áreas de transferências de recursos e avaliação dos resultados dos Programas: PNLD Campo; PDDE Campo e PDDE Água e Esgotamento Sanitário; Programa Escola Acessível PDDE. Na constatação Ausência de normativos internos regulamentando atuação em processos administrativos. Fragilidade do ambiente de controle está descrita a fragilidade na formalização de normas que compromete a avaliação de risco. Por oportuno, é importante lembrar que a ausência de uma política de gerenciamento de riscos impede a formação de uma base para o desenvolvimento de estratégias para tratamento dos riscos identificados (resposta a risco), de maneira a diminuir a probabilidade de sua ocorrência e/ou a magnitude de suas consequências. III - Procedimentos de Controle Neste item, o Gestor avalia como parcialmente válido (2 quesitos) e totalmente válido (2 quesitos). Entretanto, destacam-se a seguir os pontos fracos nas áreas auditadas, identificados por meio dos trabalhos de auditoria: a) Ausência de manuais com normas e procedimentos padronizados prevendo sistemas de autorizações e aprovações, linhas de autoridade definidas e o estabelecimento de práticas operacionais e de rotinas relacionadas às áreas de transferências voluntárias; gestão de pessoas; contratação de consultores no âmbito dos Projetos de Cooperação Internacional; e acompanhamento da execução e avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão dos Programas analisados: Programa Nacional do Livro Didático - PNLD Campo, PDDE Campo e PDDE Água e Esgotamento Sanitário, Programa Escola Acessível PDDE, sob responsabilidade da Unidade; b) Falhas na fiscalização e de controle nos recursos executados por meio de Termos de cooperação; c) Falhas na implementação de políticas capazes de diminuir a deficiência de força de trabalho. IV - Informação e Comunicação Em relação à adoção de práticas para divulgação e tratamento de informações relacionadas a atividades necessárias ao alcance dos objetivos da Unidade, o Gestor considerou os cinco aspectos avaliados como totalmente válido. Tendo em vista os trabalhos de auditoria executados na Unidade, destacamos a utilização do correio eletrônico institucional, disponibilidade de intranet, bem como de página na internet, em que são divulgados tanto os atos normativos como informações relacionadas às ações relevantes desenvolvidas pela SECADI, incluindo a realização de webconferências, de forma a atender à Lei de Acesso à Informação no que se refere à transparência ativa. V - Monitoramento Em consonância com as informações apresentadas no Relatório de Gestão, identificouse que os controles internos da UJ são avaliados como neutro (2) e parcialmente válido (1). Verificamos, no entanto, a falta de normatização/padronização que define a distribuição de responsabilidades e o monitoramento dos gestores que executam ações na SECADI. 10

11 2. 21 Ocorrências com dano ou prejuízo Entre as análises realizadas pela equipe, não foi constatada ocorrência de dano ao erário. 3. Conclusão Eventuais questões formais que não tenham causado prejuízo ao erário, quando identificadas, foram devidamente tratadas por Nota de Auditoria e as providências corretivas a serem adotadas, quando for o caso, serão incluídas no Plano de Providências Permanente ajustado com a UJ e monitorado pelo Controle Interno. Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável, submetemos o presente relatório à consideração superior, de modo a possibilitar a emissão do competente Certificado de Auditoria. Brasília/DF, 23 de Julho de Relatório supervisionado e aprovado por: Coordenador-Geral de Auditoria da Área de Educação II 11

12 Achados da Auditoria - nº Educação Básica 1.1 Gestão Educacional e Articulação com os Sistemas de Ensino ATUAÇÃO DO TCU/SECEX NO EXERCÍCIO INFORMAÇÃO Concessão de diárias e passagens Fato A equipe da CGU realizou análise do processo de concessão de diárias na SECAD, atual SECADI, referentes aos exercícios de 2005 e 2006, cujos resultados encontram-se descritos no Relatório de Avaliação de Gestão nº , item Constatação 009 Concessões de passagens, alteradas deforma contínua, em fins de semana e feriados, para a cidade de origem do Dirigente da SECAD (CPF nº *** **), sem comprovações dos produtos das viagens. ; e no Relatório de Avaliação de Gestão nº , item Constatação 015 Alteração de data de viagens incluindo finais de semana, respectivamente. Em decorrência dos trabalhos citados, o Tribunal de Contas da União expediu o Acórdão nº 2057/2008 TCU 1ª Câmara, item 06, o qual determina que a CGU se pronuncie sobre a prática de alteração de data de viagens incluindo finais de semana nas próximas contas da Secretaria. No Relatório de Auditoria Anual de Contas nº , referente ao exercício de 2007, item 5.8 Concessão de Diárias, informou-se o que se segue: (...) Os processos de concessão de diárias analisados seguem os normativos vigentes e os pagamentos estão devidamente justificados. Há comprovação de viagem com a apresentação dos bilhetes de passagens aéreas. Os processos com alterações de início ou término de afastamento do servidor vem apresentando justificativa expressa. Além disso, em pesquisa realizada ao Sistema de Controle de Diárias e Passagens - SCDP, verificou-se que a Unidade tem efetuado os registros das justificativas da alteração de data de viagens incluindo finais de semana no citado sistema. #/Fato# AUDITORIA DE PROCESSOS DE CONTAS INFORMAÇÃO. Fato Em análise documental e conferência de dados, a equipe de auditoria constatou a não conformidade com o inteiro teor das peças e respectivos conteúdos exigidos pela IN- 12

13 TCU-63/2010 e pelas DN TCU 119/2012, 121/2012 e 124/2012, bem como a ocorrência das seguintes inconsistências no Relatório de Gestão da SECADI: a) não apresentou informações quanto ao item Acumulação Indevida de Cargos, Funções e Empregos Públicos e o item Providências Adotadas nos Casos de Acumulação Indevida de Cargos, Funções e Empregos Públicos da Portaria TCU nº 150, de ; b) faltam informações referentes à coluna 3 do Quadro Composição do Quadro de Estagiários, item do Relatório de Gestão; c) dados equivocados sobre egressos no exercício dos Quadros do item e do Relatório de Gestão; A equipe de auditoria, por meio da S.A. nº /003, de , solicitou esclarecimentos e a Unidade respondeu o que se segue: Subitem a: Informamos que o item Acumulação Indevida de Cargos, Funções e Empregos Públicos e o item Providências Adotadas nos Casos de Acumulação Indevida de Cargos, Funções e Empregos Públicos não se aplica a esta Secretaria, sendo de competência da Subsecretaria de Assuntos Administrativos SAA, através da Coordenação Geral de Gestão de Pessoas CGGP/MEC. Esclarecemos que será incluída a justificativa no Relatório de Gestão. Subitem b: As informações referentes à coluna 3 do Quadro Composição do Quadro de Estagiários, item do Relatório de Gestão (fl75) é de competência da Subsecretária de Assuntos Administrativos-SAA através da Coordenação Geral de Gestão de Pessoas CGGP/MEC. Informamos que será incluída a justificativa no Relatório de Gestão. Subitem c: Informamos que o número apresentado no Quadro Qualificação de Força de Trabalho, na coluna Egresso no Exercício, foi inserido por falha de digitação. Portanto solicitamos desconsiderá-lo, esclarecendo que será corrigido no Relatório de Gestão conforme solicitado. e) os quadros A.7.1 e A.7.2 do Item 7 - Deliberações do TCU e do OCI Atendidas no Exercício (fls. 76 a 78 do Relatório de Gestão) apresentam informações em desacordo ao disposto na Portaria TCU n 150, de , no tocante ao preenchimento dos campos Descrição da Deliberação (TCU), Descrição da Recomendação (OCI), Síntese da providência adotada e Síntese dos Resultados Obtidos. Os citados campos não descrevem a deliberação do TCU, as recomendações exaradas pela OCI, nem as providências adotadas e resultados obtidos. Em resposta a S.A /007, de , quanto ao subitem e, a despeito das alterações realizadas, persistem as inconsistências observadas. 13

14 f) divergência entre as informações dos Quadros A.6.1 Força de Trabalho à Disposição da Unidade Jurisdicionada e A.6.2 Detalhamento da estrutura de cargos em comissão e funções gratificadas da UJ e a planilha do quantitativo de pessoal disponibilizada em resposta à S.A. nº /003. Ao ser questionada por meio da S.A. nº /009, de , A Unidade justificou que a informação do Relatório de Gestão seria relativa somente à situação em 31 de dezembro de 2012, não tendo sido considerada a força de trabalho egressa no exercício, e informou que procedeu as correções devidas. g) constam no Relatório de Gestão da Unidade, item 2.1- Planejamento das Ações da Unidade Jurisdicionada, informações sobre o Programa Mais Educação Campo, executado por meio do PDDE, entretanto, a SECADI informou, mediante solicitação, que se trata de dados sobre o Programa Mais Educação, o qual tem por órgão responsável a Secretaria de Educação Básica SEB/MEC. Portanto, a Unidade inseriu no Relatório de Gestão informações sobre o Programa Mais Educação que, na realidade, é gerido por outro órgão do MEC. h) Termos de Cooperação: o Relatório de Gestão reporta que os processos nºs / , / e / já estariam arquivados em Entretanto, da análise dos processos, verificamos que esses não foram concluídos, conforme descrito na Constatação deste Relatório. Ademais, no Quadro A.5.2 Caracterização dos instrumentos de transferências vigentes no exercício de referência, o processo nº / está em duplicidade e há erro nos códigos das UGs beneficiárias informados, a saber: códigos ,15232 e Outrossim, dos 4 (quatro) termos celebrados em 2012 apresentados no quadro A Resumo dos instrumentos celebrados pela UJ nos três últimos exercícios, apenas 1 (um) é demonstrado no quadro A.5.2, restando demonstrar 3 (três) processos de termos de cooperação, os quais representam 84,57% dos recursos repassados em i) Programa Nacional do Livro Didático (PNLD Campo): a comparação entre a meta atingida informada e as informações constantes no Relatório de Gestão e em documentos de acompanhamentos disponibilizados à equipe de auditoria revela inconsistências. Por meio do Ofício nº 1356/GAB/SECADI/MEC, de , a Unidade também informou que: (...) Em relação ao subitem e do Fato 8.2, do Registro 8, no campo Descrição da Deliberação foram descritas de forma pontual conforme consta na documentação do TCU e CGU, por sua vez as áreas responsáveis providenciaram as respostas por meio de Notas Técnicas de acordo com o que foi requisitado nas demandas, sendo assim, no entendimento desta Secretaria o item em questão está de acordo com a Portaria nº. 150, do TCU. Destaca-se 14

15 ainda, que os ajustes realizados, em atendimento à S.A. nº /007, seguiram as orientações da equipe de auditoria solicitante. Em relação ao item h, do Fato 8.2, os processos / ; / e / foram informados que já estavam arquivados em razão de estarem guardados na Assessoria Técnica, Administrativa de Apoio à Gestão do Gabinete, aguardando a finalização da sua execução; sendo que, na portaria 150, não consta opção para a situação apontada, ou seja, quando o processo está aguardando finalização, por isso foi preenchida a opção Arquivado. Ainda no item h, em relação ao processo n / informamos que houve erro na descrição da UG, sendo que a UG correta é ; em relação à UG informada 15232, constante do processo / , a UG correta é ; Em relação à UG informada , do processo / , a UG correta é ; em relação ao processo / a UG correta é Em relação aos 04 (quatro) processos de 2012, apresentados no quadro A.5.3, em que somente 01 (um) foi descrito no quadro A.5.2, cabe esclarecer que houve o entendimento de que os Termos de Cooperação constantes deste quadro seriam somente os vigentes até 2012, neste caso, o processo teve sua vigência até Os outros três estão vigentes até o ano de 2013, sendo eles os processos / , / e / Sobre o item i, informa-se que houve um equívoco no registro no Relatório de Gestão no se refere para escolas, o correto é entidades, ou seja, redes de ensino municipais e estaduais que fizeram a escolha dos livros. Por fim, da análise sobre a manifestação da Unidade, verificou-se que a UJ ratificou o posicionamento exposto acerca das inconsistências verificadas no Relatório de Gestão da SECADI referente ao exercício de Não obstante o alegado, persistem informações que necessitam serem ajustadas. Em resposta ao Ofício nº 19180/DSEDU II/DS/SFC/CGU/PR, de , que trata do encaminhamento do Relatório Preliminar de Auditoria, a SECADI, por meio do Oficio nº 1546/GAB/SECADI/MEC, de , informou que: Quanto aos procedimentos para efetuar a atualização, a SECADI aguarda as orientações do TCU para promover as alterações e republicar o relatório de gestão na página do Tribunal. As orientações já foram solicitadas pela Assessoria Especial de Controle Interno do Gabinete do Ministro do MEC. #/Fato# AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS 15

16 CONSTATAÇÃO Ausência de normativos internos regulamentando atuação em processos administrativos. Fragilidade do ambiente de controle. Fato Em entrevista e análise documental, a equipe de auditoria identificou que a SECADI não possui processos operacionais normatizados internamente com uma identificação formal dos papéis e formas de atuação nas ações relacionadas a gestão de pessoas, transferências e acompanhamento da execução e avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão dos Programas: Programa Nacional do Livro Didático - PNLD Campo, PDDE Campo e PDDE Água e Esgotamento Sanitário, Programa Escola Acessível PDDE, sob responsabilidade da Unidade. Para verificação deste aspecto, a equipe de auditoria solicitou o seguinte: S.A /003 No tocante à gestão de pessoas: 1.3 Disponibilizar os normativos internos elaborados pela SECADI que: formalizem as atividades e procedimentos relacionados à gestão de pessoas; determinem os responsáveis pela gestão de pessoas determinem o organograma hierárquico dos departamentos/secretarias com respectivas atribuições e responsabilidades S.A /002 Em relação às transferências: 1. Informar os normativos internos que formalizem as atividades (aprovação, fiscalização e prestação de contas) e procedimentos relacionados aos Termos de Cooperação. S.A /001 - Quanto à avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão dos Programas citados: 1.3 Informar os atos normativos internos da SECADI que determinem os responsáveis pela avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão dos referidos Programas, acima citados. Em resposta, a Unidade informou que: Pessoal: Decreto nº 7.690, de 2 de março de 2012, que aprova a Estrutura Regimental e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão e das Funções Gratificadas do Ministério da Educação. Transferências: Todas as informações relativas aos convênios e Termos de Cooperação são acompanhadas sistematicamente pela equipe técnica da diretoria responsável, por meio de monitoramento, envio de diligências e de cobrança de relatórios parciais e finais de cumprimento do objeto, conforme resoluções específicas e outras normas vigentes e aplicáveis. Programas: A SECADI se fundamenta no Decreto nº 7.690, de 2 de março de 2012, que aprova a Estrutura Regimental e o Quadro Demonstrativo dos Cargos 16

17 em Comissão e das Funções Gratificadas do Ministério da Educação, compreendendo que esta responsabilidade está nas atribuições dos diretores da áreas correspondentes aos programas. Em relação ao acompanhamento da execução dos programas elencados (Programa Nacional do Livro Didático - PNLD Campo, PDDE Campo e PDDE Água e Esgotamento Sanitário, Programa Escola Acessível PDDE), não há rotina estabelecida (instruções normativas) em caso de identificação de inconformidades nas atividades para assegurar que as providências adotadas sejam tempestivas. A SECADI informou, em resposta à S.A /001, que se atende ao que está previsto na legislação, não informando como e quais são os agentes responsáveis pela identificação de inconformidades. Ademais, por meio da S.A /001 a equipe solicitou a descrição da organização administrativa da SECADI para execução das atividades relacionadas aos programas identificados: - indicar a distribuição de atribuições, como divisão hierárquica interna, quantitativo de servidores alocados e suas metas, no acompanhamento dos referidos programas e apresentar os procedimentos estabelecidos para execução e monitoramento, indicando os meios de comunicação; bem como informar como a Unidade identificou a adequação dos custos a serem implementados. Por conseguinte, segue a manifestação da Secretaria: Conforme os Artigos 21 e 24 do Decreto nº 7.690, de 2 de março de 2012, que aprova a Estrutura Regimental e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão e das Funções Gratificadas do Ministério da Educação, as atribuições de cada diretoria responsável pelos programas citados, são as seguintes: [...] Art. 21. À Diretoria de Políticas de Educação do Campo, Indígena e para as Relações Étnico-raciais compete: I - planejar, coordenar e orientar a implementação de políticas educacionais que promovam o acesso, a participação e a aprendizagem das populações do campo, dos povos indígenas e dos remanescentes de quilombos, em todos os níveis e modalidades de ensino; II - acompanhar a implementação das diretrizes do Conselho Nacional de Educação referentes à educação do campo, educação escolar indígena e à educação das relações étnico-raciais; III - promover ações de melhoria da infraestrutura escolar, de formação de professores e de desenvolvimento de materiais didáticos e pedagógicos específicos para a educação escolar indígena, do campo e nas áreas remanescentes de quilombos; e 17

18 IV - promover o desenvolvimento de ações para a formação de professores e o desenvolvimento de materiais didáticos e pedagógicos, visando à valorização da diversidade étnico-racial e das línguas indígenas nos sistemas de ensino. Distribuição hierárquica: Diretoria de Politicas de Educação do Campo, Indígena e para as Relações Étnico- Raciais Coordenação Geral de Políticas de Educação do Campo Servidores alocados: 01 [...] Art. 24. À Diretoria de Políticas de Educação Especial compete: I - planejar, orientar e coordenar, em parceria com sistemas de ensino, a implementação da política nacional de educação especial na perspectiva da educação inclusiva; II - definir e implementar ações de apoio técnico e financeiro aos sistemas de ensino, visando a garantir a escolarização e a oferta do Atendimento Educacional Especializado - AEE aos estudantes públicoalvo da educação especial, em todos os níveis, etapas e modalidades; III - promover o desenvolvimento de ações para a formação continuada de professores, a disponibilização de materiais didáticos e pedagógicos e a acessibilidade nos ambientes escolares; e IV - promover a transversalidade e a intersetorialidade da educação especial, visando a assegurar o pleno acesso, a participação e a aprendizagem dos estudantes público-alvo da educação especial no ensino regular, em igualdade de condições com os demais alunos. (Decreto nº 7.690, de 2 de março de 2012). Distribuição hierárquica: Diretoria de Politicas de Educação Especial Coordenação Geral da Política de Acessibilidade na Escola Servidores alocados: 02 Da análise, verifica-se a carência de pessoal para a realização das atividades relativas ao Programa Nacional do Livro Didático - PNLD Campo, PDDE Campo e PDDE Água e Esgotamento Sanitário, Programa Escola Acessível PDDE, e corrobora a afirmação de ausência de normativos internos para acompanhamento da execução e avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão dos Programas sob responsabilidade da SECADI. 18

19 Pelo exposto, não pode ser evidenciado a existência de normativos internos que estabeleçam definições dos papéis e metas a serem desempenhados pelos responsáveis e colaboradores do processo, impedindo que estes tenham uma compreensão definida de suas responsabilidades e limites, bem como uma noção de realização de atividades de maneira correta, fragilizando, assim, o ambiente de controle da SECADI. #/Fato# Causa Ausência de normativos internos que reforcem o ambiente de controle, definindo papéis e orientações dos envolvidos nas atividades da SECADI. #/Causa# Manifestação da Unidade Examinada Em resposta aos fatos apresentados por meio da Solicitação de Auditoria nº /11, a Unidade, mediante o Ofício nº 1356/GAB/SECADI/MEC, de , informou que: Faz-se necessário explicitar que esta descrição sumária não evidencia o descumprimento de nenhuma norma legal, não podendo se constituir, portanto, em uma constatação. Trata-se, neste caso, de uma orientação dos ambientes de controle para o aprimoramento dos atos e processos administrativos do Ministério da Educação e não uma recomendação fragmentada para a SECADI, uma vez que não há fato especificado. Com relação aos normativos internos relacionados à gestão de pessoas, reafirma-se que a SECADI, assim como os demais órgãos e unidades do MEC, ampara-se legalmente pelo que é disposto no Decreto Nº 7.690/2012, que aprova a estrutura regimental e o quadro demonstrativo dos cargos em comissão e das funções gratificadas do Ministério da Educação. Ainda, destaca-se que o MEC possui, em sua estrutura regimental, conforme Anexo I do referido Decreto, a Subsecretaria de Assuntos Administrativos SAA, que tem entre as suas competências, a gestão de pessoas, conforme segue: I - planejar, coordenar e supervisionar a execução das atividades relacionadas com os sistemas federais de Organização e Inovação Institucional e de Serviços Gerais, no âmbito do Ministério; II - planejar, coordenar e supervisionar a execução das atividades relacionadas com o sistema federal de Administração de Pessoal Civil no âmbito do Ministério, inclusive as atividades de capacitação e desenvolvimento dos servidores do Ministério e suas entidades vinculadas, executadas pelo Centro de Formação e Aperfeiçoamento do Ministério da Educação; (grifo próprio) III - promover a articulação com o órgão central dos sistemas federais referidos nos incisos I e II do caput, informando e orientando os órgãos do Ministério quanto ao cumprimento das normas administrativas; (grifo próprio) IV - promover a elaboração e a consolidação dos planos e programas das atividades de sua área de competência e submetê-los à decisão superior; V - assessorar os dirigentes e gestores em matéria de planejamento, gerenciamento e organização de suas respectivas atividades e processos de trabalho; e 19

20 VI - assessorar as áreas e unidades do Ministério, especialmente no planejamento, sistematização, padronização e implantação de técnicas e instrumentos de gestão. (Art. 5º, Anexo I, Decreto Nº 7.690/2012). Com relação às transferências, a SECADI segue a legislação vigente relativa a Convênios e Termos de Cooperação, sendo o acompanhamento realizado por um técnico da área correspondente à transferência, indicado pela Diretoria em que está vinculada. Neste contexto, o Relatório de Atingimento de Objeto é um instrumento de controle de cumprimento da meta física estabelecida no momento da pactuação da transferência, sendo solicitado ao final da vigência do processo, analisado pelo técnico responsável, que emite parecer conclusivo sobre a execução física, de acordo com o que dispõem a Portaria Interministerial nº 507, quando trata da Prestação de Contas, incumbindo o convenente a fornecer diversas informações e documentos, entre eles: Art. 74. A prestação de contas será composta, além dos documentos e informações apresentados pelo convenente no SICONV: I - Relatório de Cumprimento do Objeto; [...] Sobre o acompanhamento dos programas elencados PDDE Campo; PDDE Agua e Esgotamento Sanitário; PNLD Campo; PDDE Escola Acessível - destaca-se que as rotinas são estabelecidas pela legislação vigente e pela resolução específica de cada programa, tendo como responsáveis, pela implementação e acompanhamento, os coordenadores das áreas em que os programas estão vinculados, que também fazem as articulações necessárias com o órgão de origem dos programas - nos casos citados, o FNDE - fornecendo as informações e dados necessários para auxiliá-lo na execução dos mesmos. Ainda, outros instrumentos de acompanhamento são utilizados, como o caso de contatos telefônicos, aplicação de questionários e realização de visitas técnicas, já informados em outra Solicitação de Auditoria - S.A. A SECADI tem ciência da necessidade de qualificar o processo de acompanhamento de seus programas, por serem processos dinâmicos que evoluem e demandam novas necessidades, por isto, ao propor uma nova Resolução para o PDDE, indicou como atribuição da UEx a elaboração de um plano de execução, com fins de monitoramento, bem como define a utilização do PDE Interativo, o que possibilita maior controle e acompanhamento do programa. Ainda, a SECADI tem investido na utilização do Sistema de Avaliação Educacional SAE que possibilita a efetivação do Auxílio de Avaliação Educacional AAE, prevendo a avaliação de suas ações e programas, estando em elaboração 04 projetos, para avaliar o PBA, as ações do Plano Nacional Viver Sem Limite, as ações do Acompanhamento da Frequência do Bolsa Família, as ações e programas da Educação Escolar Indígena nos Territórios Étnico-Educacionais TEE s, entre outros que estão sendo organizados junto às diretorias, seguindo o que estabelece a resolução CD/FNDE Nº 24 de 24 de maio de Necessário, contudo, a tipificação de cada um dos fatos, de forma que a SECADI possa adotar medidas saneadoras com vista ao cumprimento da norma que, de acordo com a CGU, foi descumprida. Não sendo assim, corre-se o risco de concordar com recomendações inexequíveis ou inócuas. Assim, cabe 20

21 questionar sobre a procedência de tais exigências para a SECADI, uma vez que outras secretarias do MEC não possuem tais normativos e nem a elas foram exigidos, indica-se, portanto, que a exigência seja ao Ministério da Educação e não a uma secretaria de forma isolada. A SECADI não se opõe em cumprir as recomendações, desde que integradas ao seu ambiente institucional o MEC. Em resposta ao Ofício nº 19180/DSEDU II/DS/SFC/CGU/PR, de , que trata do encaminhamento do Relatório Preliminar de Auditoria, a SECADI, por meio do Oficio nº 1546/GAB/SECADI/MEC, de , informou que: (...) 3º Com relação ao que é colocado na Análise do Controle Interno: [...] Sobre o assunto é pertinente a citação de que o ambiente de controle é efetivo quando as pessoas da entidade sabem quais são suas responsabilidades, os limites de sua autoridade e têm a consciência, competência e o comprometimento de fazerem o que é correto da maneira correta. [Grifo nosso] A SECADI solicita informações com relação à fonte da citação, ou seja, sua devida referência, para que possa consultá-la e assim passar a incorporar de maneira mais eficaz os elementos conceituais que estão sendo utilizados como critério dos trabalhos da CGU. Recomendações Recomendação 1: Instituir normativos internos que contemplem a definição de papéis dos envolvidos nas áreas de gestão de pessoas, transferências, acompanhamento da execução e avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão dos programas sob responsabilidade da SECADI. Posicionamento da SECADI (...) De acordo com o Quadro de Avaliação de Controles Internos contido no item A.3.1 da Portaria TCU nº 150, uma das características de um adequado ambiente de controle é a existência de procedimentos e instruções operacionais padronizados e postos em documentos formais, conforme questão 5 do questionário. É importante destacar que procedimentos postos em documentos formais não implica necessariamente em normativos internos, pois é possível que procedimentos estejam formalizados sem que necessariamente tenha ocorrido a edição de normas internas. É o caso, por exemplo, de procedimentos que estão padronizados por intermédio do uso de sistemas ou de orientações emitidas pelo gabinete da SECADI. 5º A SECADI compreende que a RECOMENDAÇÃO ficaria mais adequada, se assumisse um caráter pedagógico, no sentido de induzir à melhoria do ambiente de controle, evitando o enfoque pontual de instituir normativos, 21

22 mas compreendendo um conjunto de ações e procedimentos que contribuíssem para o desenvolvimento de um processo de reflexão e discussão interna sobre as competências de cada área, visando o aprimoramento do ambiente de controle. Assim, sugere-se que a recomendação seja: Fortalecer o ambiente de controle, a partir do mapeamento das atividades e competências de cada área da SECADI, contemplando a definição de papéis dos envolvidos e dos fluxos necessários para a gestão de pessoas, transferências, acompanhamento da execução e avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos dos programas sob a responsabilidade da SECADI. 6º Da mesma forma, a CONSTATAÇÃO pode ser ajustada, considerando a argumentação da SECADI, principalmente pela ponderação de que a construção de um ambiente de controle está ligada ao desenvolvimento de uma cultura de controle, o que não é determinado com o ato normativo por si. Assim, o texto da descrição sumária da CONSTATAÇÃO poderia ser: Necessidade de definição das competências e fluxos de cada área que compõem a SECADI. Fragilidade no ambiente de controle. #/ManifestacaoUnidadeExaminada# Análise do Controle Interno A equipe de auditoria buscou avaliar a estrutura de controles internos da Unidade Jurisdicionada em consonância ao estabelecido pelo Tribunal de Contas da União na Decisão Normativa TCU nº 124, de , Anexo IV, que descreve no item 5 a avaliação a ser contemplada no Relatório de Auditoria de Gestão acerca da qualidade e suficiência dos controles internos instituídos pela unidade jurisdicionada. Para avaliar o item citado, foram analisadas as áreas de gestão de pessoas, transferências e acompanhamento da execução e avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão dos Programas: Programa Nacional do Livro Didático - PNLD Campo, PDDE Campo e PDDE Água e Esgotamento Sanitário, Programa Escola Acessível PDDE, sob responsabilidade da Unidade. Destaca-se que, no decorrer dos trabalhos, a SECADI apresentou à equipe de auditoria o Documento Orientador para a Contratação de Consultorias no Âmbito dos Acordos de Cooperação Técnica Internacionais, publicado no Boletim de Serviço Nº. 20/2013 Suplemento B, de 29 de maio de 2013, que se caracteriza como norma interna a qual prevê a definição de rotinas, sistemas de autorizações e aprovações e o estabelecimento de procedimentos formais, fortalecendo doravante o ambiente de controle no tocante às contratações de consultores. Faz-se necessário mencionar, inclusive, que o manual citado foi aprimorado em decorrência de fatos apontados pela CGU no trabalho consubstanciado no Relatório nº , que analisou o Projeto de Cooperação Técnica Internacional OEI BRA/10/001. Assim, buscou-se verificar procedimento semelhante para as outras áreas analisadas. O estabelecimento de procedimentos 22