A IMPORTÂNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA GESTÃO DE TRANSPORTES: ESTUDO DE CASO EXATA LOGÍSTICA

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1 1 A IMPORTÂNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA GESTÃO DE TRANSPORTES: ESTUDO DE CASO EXATA LOGÍSTICA Bruno Roberto; Clayton Yuri Lacôrte; Gustavo Melo; Humberto Guilherme; Jeferson Leles; Juliano Silva; 1 Carolina Nunan e Marisa Palhares 2 Resumo: O cenário empresarial no Brasil tem se baseado na utilização predominante do modal rodoviário, contudo a falta de investimento em infra-estrutura tornou-se um grande obstáculo para o desenvolvimento econômico. As empresas, portanto, a cada dia buscam alternativas para tornarem-se mais eficientes e conseqüentemente mais competitivas e um dos pontos mais críticos tem sido a questão do transporte. Dentro desse tema, pode-se dizer que não há mais espaço para controles manuais, que geram, na maioria das vezes, lentidão e ineficiência. Sendo assim, o trabalho propõe a realização de um estudo sobre a importância da utilização de tecnologias de informação na gestão de transporte, por meio de um estudo de caso. A Exata Logística, empresa escolhida para estudo, é provedora de serviços e soluções logísticas diferenciadas e inovadoras que surgiu em Hoje a empresa possui 14 filiais distribuídas estrategicamente em todo o território nacional, com 15 Centros de Distribuição. A distribuição referente a toda região metropolitana de Belo Horizonte é realizada pela Expresso Miller, que possui uma frota composta por 18 motos, 03 vans, 04 Fiorinos e um carro de passeio. Diariamente são transportados 500 volumes. O TMS, software utilizado para gerir o processo de distribuição da Exata Logística, é o MK desenvolvido pela MK Logistics. A empresa deste artigo está em processo de implantação de TI, mas, observa-se muitas falhas que podem comprometer a qualidade do processo e a satisfação do cliente. Palavras-chave: Logística, modal rodoviário, tecnologia da infornação. 1 Dicentes do Curso de Gestão Tecnológica em Logística do Centro Universitário Newton Paiva. 2 Orientadoras docentes do Centro Universitário Newton Paiva.

2 2 INTRODUÇÃO O cenário empresarial no Brasil tem se baseado na utilização predominante do modal rodoviário (LIMA, 2007), contudo a falta de investimento em infra-estrutura tornou-se um grande obstáculo para o desenvolvimento econômico (LIMA, 2007). Além disso, de um lado temos os elevados custos e os diversos problemas estruturais, e de outro a necessidade de sobressair no mercado e vencer as pressões por ele impostas, no que diz respeito à redução de custos e melhoria de qualidade dos serviços prestados. As empresas, portanto, a cada dia buscam alternativas para tornarem-se mais eficientes e conseqüentemente mais competitivas, e um dos pontos mais críticos tem sido a questão do transporte. Neste contexto uma gestão de transporte eficaz têm se tornado primordial no planejamento estratégico das organizações. Exige-se um planejamento estratégico cada vez mais preciso e integrado com os diversos stakeholders. É fato que tecnologia da informação está presente em todos os processos de uma organização moderna e esta, juntamente com a área de transportes, merece destaque no planejamento e na operacionalização do dia-a-dia. Portanto, qual a importância da Tecnologia da Informação na Gestão de Transportes? Qual o seu impacto perante a eficácia da Gestão de Transportes e resultado da organização? Para atender as exigências de um mercado competitivo e muito dinâmico, as organizações, a cada dia, buscam aprimorar seu nível de serviço, de forma a garantir seu market share. Pela dinâmica atual do mercado e o conseqüente aumento dos níveis dos serviços prestados, é exigido que as empresas tornem-se mais ágeis para atender toda a demanda e por isso, o investimento em tecnologias da informação se torna essencial, ou seja, a modernização é a peça chave para sua manutenção no mercado competitivo.

3 3 Pelo fato de, no Brasil, o modal rodoviário ser predominante, faz-se necessário a adoção de medidas e ferramentas que busquem aprimorarem o sistema logístico. Por meio da identificação das necessidades e gargalos da empresa é possível o desenvolvimento de técnicas que venham possibilitar o atingimento dos níveis de excelência exigidos. Dentro desse tema, pode-se dizer que não há mais espaço para controles manuais, que geram, na maioria das vezes, lentidão e ineficiência. É prioridade o investimento em Tecnologias da Informação para gerir o sistema de transporte das organizações, uma vez que proporciona melhor planejamento, maior controle, organização e integração das atividades relacionadas a esta área. Sendo assim, a realização de pesquisas voltadas para o conhecimento da importância de sistemas de tecnologias na gestão de transporte dentro das organizações, torna-se muito relevante, uma vez que, para que a automatização de um sistema seja bem sucedida, o planejamento, os procedimentos de implantação e a operação dessas ferramentas devem ser bem estruturados, resultando em ganhos reais. No presente trabalho se apresenta um estudo sobre o impacto da tecnologia da informação na gestão de transporte da Exata Logística e tem como objetivo geral: realizar um estudo sobre a importância da utilização de tecnologias de informação na gestão de transporte em uma empresa prestadora de serviços logísticos. E como objetivos específicos: realizar o levantamento dos processos executados pelas empresas que estão relacionados à Gestão de Transportes; identificar e analisar os processos críticos; enumerar as tecnologias de informação utilizadas; indicar propostas de melhoria à Gestão de Transportes.

4 4 METODOLOGIA A metodologia utilizada será a pesquisa exploratória, através de estudo de caso. Para a execução desta, será realizado, primeiramente, levantamento bibliográfico, através de livros, periódicos revistas científicas e internet. Além desses, será utilizada uma pesquisa documental na organização estudada, bem como observação direta e entrevistas com os profissionais da área. REFERENCIAL TEÓRICO Transporte e logística segundo Saliba (2000) são fatores extremamente importantes para a economia do país e do mundo, tendo evoluído muito nos últimos anos e que certamente terá uma evolução ainda maior para os próximos anos. Segundo Saliba (2000; p.15) transporte é a movimentação física de mercadorias ou pessoas entre pontos e mercadoria é todo bem econômico tangível, em distinção à prestação de serviços, destinado à vendas, às operações de comércio ou mercadoria. Ainda segundo Saliba (2000), a logística passou a ganhar importância na segunda guerra mundial ingressando a partir daí no mundo dos negócios, significando a administração do fluxo de mercadorias, quer sejam matérias-primas, parte, peças ou produtos acabados. Assim, logística coordena as atividades de transporte, estoque, armazenagem, embalagem, processamento de pedidos, documentação etc. Dentro do atual cenário de competição global, as empresas buscam novos mercados, ultrapassando barreiras e assim, buscando novos horizontes. Desta forma, para uma empresa se tornar competitiva mundialmente é preciso que ela realize suas atividades a um custo mais baixo ou de forma mais eficiente do que seus concorrentes. Segundo Rocha (2001), a melhor opção para maior competitividade é a de buscar

5 5 agregar o máximo de valor possível, com o menor custo possível. A solução então, seria desenvolver atividades da empresa de forma mais eficiente, gerando um melhor valor de compra. Surge então, a necessidade de integração destas atividades com o meio externo, incluindo fornecedores e consumidores. Segundo Ballou (2001), a logística empresarial é o estudo da administração de bens e serviços de forma a promover maior nível de rentabilidade através de planejamento, organização e controle das atividades produtivas. As atividades chave da logística empresarial, segundo Ballou (2001), são transportes, manutenção de estoques, processamento de pedidos e sistema de informação. Neste contexto, pode se afirmar que a logística compreende um conjunto de meios interconectados (objetos, seres humanos, informação) que se utilizam de um processo dinâmico com o fim de alcançar determinados objetivos. Desta forma a meta de nível de serviço logístico é providenciar bens ou serviços corretos, no lugar certo, no tempo exato e na condição desejada ao menor custo possível. Para definir-se na origem a palavra logística, segue abaixo: A expressão deriva do verbo francês loger (alojar), e foi utilizado inicialmente no meio militar significando a a rte de transportar, abastecer e alojar as tropas. A expressão evoluiu, e atualmente significa o método de administrar o fluxo de materiais e produtos da origem até o usuário dos mesmos. (SOUZA, 2003, P.89) Atividade de transporte Segundo Rocha (2003), o transporte consiste na distribuição efetiva do produto, ou seja, refere-se ao vários métodos utilizados para movimentar os produtos. Assim podemos definir objetivamente que transportar uma carga é o ato de transferi-la

6 6 utilizando algum meio de transporte, de um local para outro. Podemos afirmar que neste contexto o transporte aproxima os produtores e consumidores, aumentando a acessibilidade do produto para o consumidor, agregando valor ao produto, sendo considerado pelo autor como a atividade mais importante da logística, pois trata-se da atividade responsável pela maior parte dos seus custos e cria possibilidades para agregar valores ao produto. Segundo Rocha (2001), com o passar dos milênios, e dotado de grande criatividade, o ser humano chegou aos modais de transportes hoje existentes e utilizados por todos, que são: o modal aquaviário, com navios apresentando capacidades extraordinárias de transporte de carga; o modal terrestre que é composto pelo transporte rodoviário, feito através de rodovias com caminhões; o transporte ferroviário feito através das ferrovias com trens; o modal aéreo representado pelos aviões e o dutoviário representado por dutos. Cada um possui suas especificidades, proporcionando diferentes alternativas para o transporte da carga. Neste estudo, o modal rodoviário será foco. Modal Rodoviário Segundo Souza (2003), o transporte rodoviário responde por aproximadamente 70% da movimentação de carga no Brasil. E é a modalidade de transporte mais flexível, já que o caminhão pode ir até o armazém do fornecedor, onde se efetua o carregamento das mercadorias que seguirão para o consumidor. O transporte é exercido com veículos denominados caminhões, carretas e treminhões: os caminhões são aqueles que juntam a cabine e a sua carroceria num único bloco. As carretas são veículos compostos de mais de uma parte, sendo a primeira a sua cabine com todos os seus equipamentos de tração, denominado cavalo mecânico, e a

7 7 segunda o semi-reboque, que é arrastado pelo cavalo. O treminhão é parecido com a carreta, tendo uma terceira parte, denominada reboque e engata ao semi-reboque. Segundo Keedi (2002) este é um transporte que apresenta um frete, que conceitualmente por Souza (2003. p.104) definirá como: é valor pago pelo transporte de uma mercadoria, em consonância com os termos de um contrato de transporte. Atualmente, o panorama brasileiro apresenta predominância do modal rodoviário, segundo Ballou (2010) este modal é recomendado para rotas curtas, entretanto no Brasil é utilizado em rotas longas e carregando mercadorias cujo transporte é mais apropriado se realizado em outros modais. A concentração do modal rodoviário contrasta com a situação das rodovias brasileiras, de acordo com dados da confederação nacional do transporte para o ano de 2007, 54,5% das malha rodoviária brasileira encontra se com o pavimento em estado regular, ruim ou péssimo, no que diz respeito a sinalização, 65,4% das estradas apresentam problemas, vale destacar que 50 % das rodovias privatizadas receberam nota superior a 50% comparando as com às administradas pelo poder público.(frederico, LANG; 2007) Tecnologia da Informação Considera-se informação todo dado coletado, tratado e estruturado de forma a gerar algo útil para a tomada de decisão (BIO, 1996). Contudo, para que as informções obtidas possam gerar uma certa competitividade entre as empresas, faz-se necessário, que o gerenciamento das mesmas seja realizado de forma sistemática e dinâmica, acompanhando as mudanças constantes do mercado globalizado. Tem-se portanto que, Tecnologia da Informação é o conjunto de de tecnologias resultantes da utilização simultânea e integrada de informática e telecomunicações (GRAEML, 2000). A Tecnologia da Informação tem sido a principal

8 8 forma utilizada para agilizar os processos logísticos, possibilitando que esses sejam realizados com uma maior rapidez e também que as informações sejam repassadas com fidelidade. Tendo em vista que a gestão do sistema de tranportes de uma organização é algo essencial dentro de um sistema logístico, pois, esta é a atividade responsável pelos fluxos de matéria prima e produto acabado entre todos os elos da cadeia logística, é de extrema importância que haja a implantação de um software adequado e com as funcionalidades adequadas para atender o tipo específico de atividade de forma a garantir uma implementação bem sucedida e o alcance dos resultados desejados. No caso da gestão de transportes, o TMS (Transportation Management System) é o principal sistema para o gerenciamento dessas atividades. O TMS pode ser definido como um software que auxilia no planejamento, execução, monitoramento e controle das atividades relativas a consolidação da carga, expedição, emissão de documentos, entregas e coletas de produtos, rastreabilidade da frota e de produtos, auditoria de fretes, apoio à negociação, planejamento de rotas e modais, monitoramento de custos e nível de serviço e planejamento de execução de manutenção da frota (MARQUES, 2000). É considerado um software para a melhoria da qualidade e produtividade de todo o processo de distribuição, permitindo controlar toda a operação e gestão de transportes de forma integrada (GASNIER et al., 2001). Sua finalidade é identificar e controlar os custos inerentes a cada operação, sendo importante identificar e medir os custos de cada elemento existente na cadeia de transporte, a qual envolve não só o veículo em si, mas também a gestão dos recursos humanos e materiais, o controlo das cargas, os custos de manutenção da frota e índices

9 9 de discrepâncias nas entregas, bem como as diversas tabelas de fretes existentes (peso, valor, volume) apresentando o modelo que melhor se ajusta (NAFAL). As funcionalidades do TMS podem ser divididas em três grupos principais: monitoramento e controle; planejamento e execução e apoio à negociação e auditoria de frete. Monitoramento e controle O monitoramento dos custos e serviços acontece por meio das informações disponíveis, essas informações são referentes à performance dos transportadores, modais de transporte, fretes, cargas expedidas, número de veículos utilizados, entre outros fatores. Já o controle de custos é utilizado para orçamentos, acompanhar valores pagos por rota ou por cliente e/ou produto, entre outros. O controle de serviço serve tanto para medir o desempenho de entregas quanto para o nível de utilização da frota. Dentro deste grupo de funcionalidade destacase o tracking. Utilizado para monitorar frota e produtos, esta função pode agregar valor por meio da disponibilização de informações para o cliente sobre o status e localização de seus pedidos. Com o TMS ainda é possível controlar e monitorar tempos de carga e descarga; sendo que, a veracidade dos resultados obtidos esta diretamente ligada à qualidade dos dados fornecidos. (MARQUES, 2000) Planejamento e execução É possível determinar a roteirização (definição de rotas e a programação dos veículos), sequenciar as paradas dos veículos e o tempo estimado de cada uma delas, preparar os documentos necessários para o despacho dos veículos e verifica a disponibilidade dos mesmo. O tamanho da frota também pode ser determinado. O TMS pode indicar uma maior ou menor necessidade de veículos. (MARQUES, 2000)

10 10 Apoio à negociação e auditoria de frete O software compara o valor cobrado pelo prestador do serviço de transporte com o que foi calculado e apresenta as diferenças encontradas. Para isso, mantem-se uma base de dados das tarifas de frete praticadas para remunerar o serviço prestado e para o processo de auditoria. Para que haja o apoio à negociação o software permite o cadastro de novas tabelas de frete ou novas condições comerciais para que assim, possam ser identificados quais serão os impactos da condição atual sobre o custo do frete. (MARQUES, 2000) Diante disso, é possível perceber que os benefícios da implantação do TMS são muito relevantes. Contudo, a escolha deste software deve basear-se em estudos significativos, para que os resultados desejados sejam alcançados. PESQUISA A Exata Logística é uma empresa provedora de serviços e soluções logísticas difereciadas e inovadoras que surgiu em 1998, pela demanda dos clientes do Grupo Arex por serviços especializados. A empresa possui 14 filiais distribuídas estratégicamente em todo o território nacional, com 15 Centros de Distribuição. Este artigo focou o estudo da operação de distribuição de celulares da empresa Vivo, que funciona na filial de Belo Horizonte, localizada na Via Municipal Vereador Joaquim Costa, 1405, Galpão 5A e 5B - Bairro Campina Verde / Contagem - Minas Gerais, Cep Figura 1: Centro de Distribuição da Exata Logística em Belo Horizonte.

11 11 O transporte da Exata Logística é realizado pela transportadora Expresso Miller e pelos Correios. A distribuição referente a toda região metropolitana de Belo Horizonte é realizada pela Expresso Miller, que possui uma frota composta por 18 motos, 03 vans, 04 Fiorinos e um carro de passeio. Diariamente são transportados 500 volumes. Há na determinação da distribuição das cargas um limite de valores: as motos transportam no máximo R$10.000,00 em mercadorias; as vans e fiorinos transportam no máximo R$ ,00 em mercadorias; já o carro de passeio transporta, o máximo, de R$ ,00 em mercadorias. A empresa não realiza entregas em áreas consideradas de risco (favelas, becos, bairros de alta periculosidade). Nestes casos as entregas são realizadas pelos Correios. Tecnologia da Informação Toda a frota de veículos da Miller Expresso é rastreada via satélite pela Opentech. Contudo, a empresa enfrenta algumas dificuldades relativas ao seu rastreamento. A Opentech tem sua matriz localizada em Santa Catarina e apenas uma filial no estado de São Paulo. Isso, gera transtornos em relação ao rastreamento dos veículos. Ocorre no processo de rastreamento algumas limitações, por exemplo, se o veículo estaciona embaixo de uma marquis, perde-se o sinal na central de rastreamento; as condições climáticas muitas vezes também interfere no rastreamento dos veículos. Outro problema frequente relativo as tecnologias utilizadas é o que diz respeito à geração do manifesto de carga. O manifesto de carga é um documento onde são compiladas todas as notas fiscais das mercadorias presentes no veículo. Esse documento é gerado no momento em que o veículo é carregado, e sua baixa, ou seja, a

12 12 confirmação das entregas, é realizada manualmente. O responsável pela entrega de mercadoria deve apresentar o comprovante na Exata Logística, onde, essas são confirmadas manualmente no sistema. Essas baixas manuais no sistema, têm aumentado significativamente o número de erros. No caso das motos, devido ao fato das entregas serem realizadas para pessoa física, a confirmação da entrega das mercadorias é realizada por meio do celular do responsável pela entrega, via WAP. WAP é a sigla em inglês para Wireless Application Protocol. Trata-se de um protocolo de comunicação para dispositivos portáteis do tipo sem fio, que se utilizam de micro brownsers, tais como os telefones celulares. No momento da entrega da mercadoria, o próprio funcionário realiza a confirmação da entrega. No entanto, a confirmação por meio da tecnologia WAP apresenta problemas: os erros de atualização são constantes; e muitas vezes o responsável pela atualização realiza a digitação de códigos de errados, o que gera falsas informações no sistema. Em caso do motoqueiro não localizar algum endereço, basta que o mesmo ligue para a Exata e um atendente irá consultar o CEP indicado na Nota Fiscal, no site Busca Fácil, abrindo assim o mapa da região, possibilitando a localização do endereço. No caso dos automóveis, não é utilizada a tecnologia WAP. Os veículos realizam entregas somente em hipermercados e maganizes, ou seja, em locais cuja janela de entrega é restrita, e geralmente se deslocam com apenas uma entrega por empresa, o que faz com que seja possível a confirmação da entrega diretamente na empresa. Esse procedimento traz vantagens relativas a custo, devido ao fato da tecnologia WAP ser muito onerosa.

13 13 Atualmente 70% das mercadorias (1200 vol/dia) são transportadas pelos Correios. O sistema de confirmação das entregas é realizado por meio do download de um arquivo no site do próprio Correio, onde consta a posição de momento das mercadorias ( entrega em andamento, entrega concluída, entrega impossibilitada, etc...) - Figura 2. Um grande problema enfrentado na gestão de informações com os Correios, diz respeito a demora em relação ao repasse de informações para que essas sejam disponibilizadas no sistema. TMS Exata Logística O TMS, software utilizado para gerir o processo de distribuição da Exata Logística, é o MK desenvolvido pela MK Figura 2: Local de rastreamento da mercadoria no site dos Correios, indicado pela seta. Logistics. Esse sistema é utilizado para gerar todos os documentos necessários para a liberação das mercadorias, como por exemplo, o manifesto de carga; monitoramento referente a entrega das mercadorias; custos; rotas; etc. - Figura 3. Contudo, o sistema apresenta várias instabilidades que podem comprometer a qualidade do serviço: lentidão no carregamento e erros de Java são constantemente vivenciados.

14 14 Fluxo Operacional Com WMS/TMS Figura 3: Fluxograma Operacional CONCLUSÃO Nas atuais condições do mercado, não se pensa em logística de forma estratégica sem antes associá-la a tecnologia da informação, que se tornou uma ferramenta primordial na execução das atividades dentro das organizações. A Tecnologia da Informação vem ao longo do tempo permitindo que se tenha uma maior eficácia no desenvolvimento dos processos, e consequentemente, fazendo com que o mercado para as empresas que adotam essa ferramenta fique cada vez mais competitivo, não só pelo aumento da credibilidade, devido a sua funcionalidade facilitadora dos processos, mas, também pela geração de valores para as empresas.

15 15 Contudo, para que se obtenha sucesso não basta apenas implantar uma dessas ferramentas. É de extrema importância que seja utilizada o sistema adequado para as necessidades da organização e ainda, um gerenciamento dos negócios por profissionais cada vez mais qualificados e atualizados em relação as tendências e exigências que o mercado muitas vezes impõe. A empresa apresenta a implantação da Tecnologia da Informação, mas, ainda torna-se possível observa muitas falhas que podem comprometer a qualidade do processo e a satisfação do cliente. Sugere-se nesse caso que sejam realizados maiores investimentos em sistemas capazes de tornar a confirmação das entregas mais ágeis, onde as informações possam ser transmitidas em tempo real. É importante que esses sistemas sejam atualizados constantemente e que haja investimentos constantes nessa área. Paralelamente, faz-se necessário a criação de programas de capacitação, por meio de treinamentos, onde os profissionais serão instruídos a utilizarem os software e também a respeito de outros procedimentos da empresa; eliminado assim erros operacionais. Outro ponto relevante refere-se a um melhor planejamento junto aos clientes, com o intuito de agilizar o processamento de pedidos, é interessante uma maior integração da empresa com os Correios, pois, sabendo que este é responsável por 70% das entregas, o número de clientes impactados pela demora dos processos é muito alto e pode comprometer a imagem da empresa. É muito importante que mediante todos esses processos haja a implantação de reuniões quinzenais com equipes multi-áreas com o objetivo de levantar gargalos e propostas de melhoria.

16 16 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BALLOU, R. H.; Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos/Logística Empresarial. 5ª ed. Porto Alegre: Bookman, p. BIGATON, A. L. W.; FILHO, E. E. Logística e a Tecnologia da Informação. São Paulo BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de informação: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas GASNIER, Daniel; BANZATO, Eduardo - Distribuição inteligente. Ago/2001. Disponível em <http://www.guialog.com.br/artigo216.htm>. Acesso 29/mar/2010. GRAEML, Alexandre Reis. Sistemas de informação: o alinhamento da estratégia de TI com a estratégia corporativa. São Paulo: Atlas KEEDI, Samir. ABC do Comércio Exterior. São Paulo: Aduaneiras, LANG, R. A. S.; FREDERICO, V. K. S.; Inventário da Infraestrutura Logística Brasileira. Revista Mundo Logística. p LIMA, R. F. C.; Práticas da gestão do transporte rodoviário de cargas as empresas. Parte I. Coppead - UFRJ, p. LIMA, R. F. C.; Práticas da gestão do transporte rodoviário de cargas as empresas. Parte II. Coppead - UFRJ, p. MARQUES, Vitor. Utilizando o TMS para uma gestão eficaz de transportes. Copead UFRJ, p. NAFAL, Kalid. Sistema identifica e controla custos de toda operação de transporte. Disponível em <http://www.canaldotransporte.com.br/detalheopina.asp?id=81 >. Acesso 29/mar/2010. ROCHA, Paulo Cesar Alves. Logítica e aduana. São Paulo: Aduaneiras, SALIBA, Cristano. Manual do Comercio Exterior. São Paulo: Atlas, SOUZA, Cláudio. A teoria geral do comércio exterior. São Paulo: Líder, 2000.

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