Guia do Usuário PRONAVTECH GUIA DO USUÁRIO EMISSOR DE NF-E

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1 GUIA DO USUÁRIO EMISSOR DE NF-E 1

2 Índice INTRODUÇÃO... 4 ACESSANDO O PRONAVTECH... 5 Primeiro Acesso... 6 Demais Acessos... 7 Esqueci Minha Senha... 8 Esqueci o usuário principal... 9 ÁREA DE TRABALHO DO PRONAVTECH... 9 Cabeçalho... 9 Campos: Menu Campos Obrigatórios Mensagens e Alertas Tela de Pesquisa CONTAS Empresas Aba Empresa Aba Insc. Est. Subst. Trib Aba Endereço Aba Configurações NF-e Aba CRM WEB Cloud Usuários Campos: Dados da Conta CADASTROS Parceiros de Negócios Aba Endereço Tributação Aba ICMS Aba ICMS ST PIS Aba Informações Adicionais Produto Aba Produto Aba Dados Complementares Alíquotas Interestaduais GERENCIAR NF-E Incluir Aba Dados da NF-e Aba Transporte Aba Exportação e Compras Aba Dados Adicionais Alterar Excluir NF-e Visualizar Copiar Assinar Validar Transmitir DANFE Enviar por CANCELAR Download XML Consulta SEFAZ Inutilizar NF-e Carta de Correção

3 Tipo de Emissão GERENCIAR SÉRIES Incluir Alterar Excluir Tela de Pesquisa NOTA FISCAL DE IMPORTAÇÃO Aba Dados da NF-e Aba Itens Sub-aba Produtos Sub-aba Tributação Sub-aba Declaração de Importação HISTÓRICOS Exclusões NF-e e Exclusões Inutilizações NF-e

4 Introdução O PRONAVTECH foi desenvolvido utilizando o conceito de Cloud Computing, conhecido no Brasil como Computação nas Nuvens ou Computação em Nuvem, refere-se à ideia de utilizarmos, em qualquer lugar e hora, os mais variados softwares por meio da internet com a mesma facilidade de tê-las instaladas em nossos próprios computadores. O emissor de Notas Fiscais Eletrônicas do PRONAVTECH disponibiliza telas dinâmicas e de fácil manuseio. Através de um acesso à internet será possível utilizar as variadas opções disponíveis no sistema PRONAVTECH, entre elas: Gerar, Assinar, Validar, Transmitir e Cancelar as Notas Fiscais Eletrônicas, visualizar e imprimir o DANFE, enviar por os arquivos XML, Carta de Correção e o DANFE, download do XML, permite consultar a situação da NF-e na SEFAZ, inutilizar a numeração da NF-e, emitir Carta de Correção e aceita os certificados do tipo A1, A3 e Token. 4

5 ACESSANDO O PRONAVTECH Para acessar o PRONAVTECH deve-se ter um computador conectado a Internet e utilizar um dos seguintes browsers para navegação: Chrome Firefox Safári Internet Explorer Acesse o navegador desejado; Digite o endereço eletrônico para acesso ao PRONAVTECH: 5

6 Clique em Login; Primeiro Acesso Clique em Primeiro Acesso; Informe o código de usuário fornecido pela Contmatic Informe a senha fornecida pela Contmatic 6

7 Nome: Informe o nome do usuário. Usuário: Informe o usuário. Este será a informação a ser utilizada no login do sistema. Senha: Informe a senha. Confirmar Senha: Informe novamente a senha. Apelido: Informe o apelido. Informe o . Demais Acessos Informe Usuário e Senha; Clique em Logar; 7

8 Selecione a empresa; Clique em Acessar; Esqueci Minha Senha Na página de login do PRONAVTECH, terá os seguintes recursos: Não Consegue acessar a conta? Primeiro acesso Página inicial Esqueceu usuário ou Senha, tem como redefinir ao entrar no recurso Não consegue acessar a conta? Ao acessar este recurso, o sistema apresenta uma tela com as seguintes opções: Esqueci minha senha e Esqueci o usuário Principal. Selecionando a opção Esqueci minha senha e clicando no campo Continuar, o sistema abre uma caixa de texto nesta mesma tela, com uma mensagem em cima: Para redefinir sua senha, digite o usuário que você utiliza para fazer o login no PRONAVTECH. Digitando usuário correto e a nova senha, será gerada aleatória e enviada automaticamente para o , que está cadastrado nas informações do usuário. 8

9 Esqueci o usuário principal A tela que será apresentada é semelhante à de login porém nesta tela em vez de entrar com os dados de usuário e senha, que foi cadastrado no PRONAVTECH, será pedido as informações do Código de Cliente e Senha de Cliente que foram fornecidas pela Contmatic. Quando digitar as informações corretas nos campos Códigos do Cliente e Senha do Cliente o sistema exibe a mensagem: O Usuário Principal foi enviado com Sucesso. Em alguns instantes você irá recebê-lo no . ÁREA DE TRABALHO DO PRONAVTECH O PRONAVTECH é visualizado na área de trabalho do Browser. Cabeçalho 9

10 Campos: Usuário Ativo: O sistema apresenta automaticamente o usuário logado no sistema. Empresa Ativa: O sistema apresenta automaticamente a empresa logada no sistema, é possível clicar no combo box e selecionar outra empresa. Botão Sair: quando selecionado este botão o sistema retorna a tela de login. Ao clicar no logotipo, o sistema redireciona a tela para a página principal. Menu Nesta área apresentam-se todas as opções de processo do sistema PRONAVTECH. E no final será mostrado a versão em que o sistema está e a data da última atualização que foi feita. Ao clicar em o Menu será ocultado. Para que o Menu seja apresentado novamente, clique em que está posicionado do lado esquerdo da tela. Campos Obrigatórios Nos processos que possuírem Inclusão / Alteração será apresentado nos campos obrigatórios o símbolo asterisco (*) e no final da tela a frase: (*) Campo de preenchimento obrigatório. Estes campos são obrigatórios e caso não sejam preenchidos o sistema exibirá mensagens de erros/alertas. 10

11 Mensagens e Alertas As mensagens e alertas gerados pelo sistema são apresentados dentro do processo utilizado, no lado direito superior. Conforme o caso será apresentada uma ou várias mensagens. O sistema fecha estas mensagens automaticamente após aproximadamente 6 segundos ou o usuário poderá fechá-las clicando no X em azul. Se posicionar o mouse sobre as mensagens, elas não serão fechadas. Outras formas de apresentação de alertas: Tela de Pesquisa Alguns processos possuem tela de pesquisa, com um ou vários campos para filtrar as informações. Como padrão sempre que acessar um processo que possua tela de pesquisa, o sistema automaticamente efetua a busca das informações, apresentando os dados. Se necessário é possível a aplicação de nova pesquisa. Clique em Pesquisar para que o sistema aplique o novo filtro. 11

12 Clique em Limpar para que o sistema apague as opções de filtros efetuados e retorne ao filtro padrão do processo. Quando são listados os registros, é possível definir a quantidade de registros a serem visualizados por páginas e a opção de selecionar a página ou clicar na opção >>, > ou <, <<. Imprimir Alguns processos possuem a opção de imprimir os dados gerados em tela. Nestes casos será apresentado o botão CONTAS Nesta opção do menu encontra-se as informações sobre empresas, usuários, dados da conta e alteração de senha. Empresas Nesta tela será complementado o cadastro da empresa, pois alguns dados virão preenchidos ao validar o usuário e senha fornecidos pela Contmatic no processo de instalação. Novas empresas vinculadas à principal serão cadastradas através deste processo. Atenção É necessário após o primeiro acesso, que os dados da empresa principal sejam completados, como por exemplo: Inscrição Estadual, Regime Tributário, etc. Acesse o Menu Contas Empresas 12

13 Aba Empresa Campos: Data do Cadastro: O sistema preenche automaticamente esta informação com a data do servidor, não é possível alterar. Nome/Razão Social: Informe a Razão Social. Nome Fantasia: Informe o Nome Fantasia. CNPJ: Informe o CNPJ. Inscrição Estadual: Informe a Inscrição Estadual se houver, ou caso a empresa seja não possua marque a opção Isento. CNAE Fiscal: Informe o CNAE Fiscal. Inscrição Municipal: Informe a Inscrição Municipal. Regime Tributário: Informe o Regime Tributário em que a empresa está enquadrada no momento. Aba Insc. Est. Subst. Trib. 13

14 Campos: I.E. (Subst. Trib) UF: Informe a UF onde a empresa possui outra inscrição estadual. I.E. (Subst. Trib): Informe a inscrição estadual para a UF selecionada. Clique no botão Incluir; Aba Endereço Informe os dados do endereço e telefone da empresa. Aba Logotipo 14

15 Campos: Clique em Procurar e selecione a imagem referente ao Logotipo da empresa. Esta imagem será apresentada na geração do DANFE. Aba Configurações NF-e Campos: Ambiente NF-e: Selecione o ambiente para onde serão enviadas as notas fiscais, entre as opções: 1 Produção: utilizado para emissão de NF-e oficiais, ou seja, válidas. 2 Homologação: utilizado apenas para testes, as NF-es geradas neste ambiente não possuem validade fiscal. Escolha do Certificado: Selecione qual o tipo de certificado será utilizado: A1 Arquivo Extensão pfx ou A3 Smart Card / Token. Certificado Digital A1: Selecione o arquivo referente ao certificado A1. Após selecionar o certificado, o sistema automaticamente apresenta os dados e o campo Solicitar senha a cada operação (Recomendado), que ao ser selecionado faz com que o usuário tenha que informar a senha a cada processo onde o certificado for utilizado. 15

16 Clique no botão Salvar para efetivar inclusão/alteração. Aba CRM WEB Cloud Esta aba, servirá para inserir os dados do CRM possibilitando a integração dos arquivos de NF-e com o G5 Phoenix. Os dados que o usuário deverá inserir nessa aba serão gerados pelo CRM Web Cloud. É preciso que os dados sejam informados, pois uma vez gerado o arquivo txt no PRONAVTECH será enviado para esses dados constantes na aba CRM Web Cloud. 16

17 Campos: Código do Cliente: O usuário deverá informar o código do cliente CRM. Usuário: Informar o usuário. Senha: Informar a senha. Esses dados na aba CRM devem ser preenchidos caso o usuário queira integrar as notas emitidas pelo PRONAVTECH com o sistema G5 Phoenix via CRM Web Cloud. Usuários Neste processo é possível a inclusão de usuários para acesso ao sistema. Atenção Somente terá acesso a esta opção o usuário cadastrado como principal, ou seja, o usuário cadastrado na opção de Primeiro Acesso. Acesse o Menu Contas Usuários Campos: Nome: Informe o nome do usuário. Usuário: Informe o usuário. Este será a informação a ser utilizada no login do sistema. Apelido: Informe o apelido. Informe o . Confirmação de Informe novamente o . Senha: Informe a senha. Confirmar Senha: Informe novamente a senha. Perfil Empresa: Selecione a empresa que o usuário terá acesso. Perfil: Selecione o perfil que o usuário terá para a empresa selecionada. Atenção O sistema controla o usuário, não permitindo o cadastro do mesmo usuário mesmo que para empresas diferentes. O processo é o mesmo de criação de uma conta de , não é permitido dois usuários com o mesmo conteúdo. Para facilitar utilize no usuário nome e sobrenome. É permitido a utilização de símbolos para separação dos nomes, como por exemplo _,, /, etc. 17

18 Dados da Conta Neste processo serão exibidas automaticamente pelo sistema as informações referentes à conta do usuário. Campos: Informações Gerais São exibidos informações sobre a empresa logada e no grid são listadas todas as empresas cadastradas/vinculadas a empresa principal. A empresa principal é a utilizada pela Contmatic para cobrança. Dados da Licença São apresentados os dados da licença adquirida pela empresa principal para utilização dela e de todas as demais vinculadas. É possível verificar o total de licenças para cada processo, a quantidade utilizada e o total disponível por processo. Alterar Senha Através deste processo é efetuada a alteração da senha do usuário logado. Acesse o Menu Contas Alterar Senha Campos: Senha Atual: Informe a senha atual do usuário logado. Nova Senha: Informe a nova senha para o usuário logado. Confirmar Nova Senha: Informe novamente a nova senha. Clique no botão Salvar para concluir a alteração da senha. 18

19 CADASTROS Parceiros de Negócios Entenda-se por parceiros de negócios o cadastro que contêm clientes, fornecedores, transportadoras e fabricantes. Os parceiros de negócios serão utilizados emissão de notas fiscais eletrônicas. Acesse o Menu Cadastros Parceiros de Negócios; Clique no botão Incluir ; Aba Cadastro Data do Cadastro: o sistema apresentada automaticamente baseado na data do servidor. Situação: o sistema apresenta automaticamente como Ativo, podendo ser alterada a qualquer momento para Inativo. Código: Informe um código alfanumérico para identificar o Parceiro de Negócio. Tipo de pessoa: Selecione se o parceiro de negócios é uma pessoa física ou jurídica. Ao selecionar o sistema automaticamente habilita o CNPJ ou CPF conforme o tipo escolhido. Razão Social/Nome: Informe a Razão Social ou Nome. Esta informação será utilizada na emissão da NF-e. Nome Fantasia: Informe o nome fantasia ou apelido. Esta informação é utilizada normalmente para pesquisas. CNPJ / CPF: Será habilitado o CNPJ ou CPF conforme o tipo de pessoa. Informe um CNPJ ou CPF válido. O sistema validará a informação. Inscrição Estadual: Informe a Inscrição Estadual ou marque a opção Isento. Quando marcada a opção Isento, no lugar do número da inscrição estadual será apresentada a palavra ISENTO sem as aspas. O sistema validará a Inscrição Estadual, quando a mesma for preenchida, com base nos validadores de cada Estado. Insc. SUFRAMA: Informe a Inscrição da SUFRAMA. O sistema validará se a UF do parceiro de negócios pertence a Zona Franca. Informe o do parceiro de negócios. Esta informação será utilizada para o envio de de 19

20 XML e DANFE. Tipo de Cadastro: Marque o tipo de cadastro a que se refere o parceiro de negócios. Obs.: Com um único cadastro pode se identificar se o parceiro de negócio é um Cliente, Fornecedor, Transportadora ou Fabricante se ele for mais que uma opção basta marcar as opções desejadas. Não Contribuinte: Informe se o parceiro de negócios será contribuinte ou não do ICMS. Aba Endereço Informe os dados do endereço principal do parceiro de negócios. Se a entrega de mercadorias for em outro endereço, marque a opção Endereço de Entrega (Diferente do Principal) para que o sistema habilite uma nova aba com os campos do endereço de entrega. Aba Endereço de Entrega Informe os dados do endereço de entrega. Clique em Salvar para concluir o cadastro. 20

21 Tributação Neste processo são cadastradas as possíveis tributações a serem utilizadas nos produtos, para cálculo das notas fiscais eletrônicas. O cadastro de tributação também será usado na tela de cadastro de nota fiscal caso seja necessário a diferenciação da tributação para determinada operação. Os campos apresentados no cadastro de tributação serão apresentados conforme o regime tributário definido no cadastro de empresa. Por exemplo, para empresas de regime tributário simples nacional não são apresentados os campos de Contribuição Social Apurada e Natureza da Operação, que são específicos de regime normal. Acesse o Menu Cadastros Tributação; Clique no botão Incluir ; Código: Informe um código alfanumérico para representar a tributação. Data do Cadastro: o sistema apresentada automaticamente baseado na data do servidor. Descrição: Informe uma descrição. Operação: Marque a opção para a tributação, se a mesma refere-se a Saídas e/ou Entradas. É permitida que as duas sejam marcadas e na emissão da nota fiscal será determinado qual operação utilizar. Após definir esta informação o sistema habilitará os campos necessários. Conforme selecionado a Situação Tributária de cada imposto novos campos serão abertos. Esta tela é dinâmica e apresenta apenas as informações pertinentes a cada CST escolhido. Exemplo de uma tributação preenchida: 21

22 Aba ICMS Os campos do ICMS será habilitado conforme a CST escolhida. Aba ICMS ST Substituto: Clicar no campo e informar a substituição para entrada ou saída se o produto que está sendo cadastrado for comprado com substituição tributária (entrada com imposto recolhido antecipadamente pelo fornecedor) ou se a empresa for substituta tributária (paga imposto sobre a venda subsequente). Para incluir uma UF, clicar em Gravar, caso queira apagar o que foi digitado clicar em Limpar. 22

23 IPI Informar o código da situação tributária do IPI para entradas e saídas, base legal se houver, as alíquotas de entrada e de saída. IPI por unidade / qtde pauta: Alguns produtos têm a tributação do IPI definida conforme a capacidade da embalagem ou por valores pré-definidos. Essas situações especiais estão definidas na legislação brasileira. PIS Informar a CST do PIS, para entrada se a operação for de entrada ou saída se a operação for de saída. Escolher o Tipo de cálculo e a alíquota. 23

24 COFINS Informar as CST e a alíquota, se o produto for tributado por pauta informar o valor da pauta. Aba Informações Adicionais Preencha este campo com informações pertinentes e relacionadas a tributação ou ao produto, pois as informações digitadas neste, serão levadas para os dados adicionais do documento fiscal. Produto Neste processo são cadastrados os produtos e/ou mercadorias comercializados pela empresa. Acesse o Menu Cadastros Produto; Clique no botão Incluir ; 24

25 Aba Produto Código: Informe um código alfanumérico para identificar o produto. Data do Cadastro: o sistema apresentada automaticamente baseado na data do servidor. Descrição: Informe a descrição. Esta informação será utilizada na emissão da NF-e. Tipo: Selecione o tipo do produto, por exemplo: mercadoria para revenda, material de embalagem, matéria prima, produtos intermediários etc. GTIN: Informe o código de barras. Unidade Comercial: Selecione uma das unidades de medida disponíveis, por exemplo: UN, CX, PCT, etc. Origem: Selecione a origem do produto: Nacional ou Estrangeira. NCM: Informe o código de NCM. A NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é composta de 8 dígitos, que posiciona a mercadoria, definindo as alíquotas, a incidência de tributos, os incentivos existentes, etc. EX TIPI: Se necessário, informe o EX TIPI que é um código complementar do NCM, pois alguns produtos possuem NCM idênticos, mas a informação EX (que significa exceção) é diferente. E nesses casos as alíquotas de IPI podem ser diferentes. O código EX é definido pela legislação. Valor Unit.: Informe o valor unitário do produto. Quando informado esta informação será automaticamente apresentada na emissão da nota fiscal. N º Controle da FCI: Informe o número de controle da FCI (Ficha de Controle de Importação), esse campo será apresentado caso seja informado um produto com origem 3,5 ou 8. Aba Tributação 25

26 Código: informe ou pesquise a tributação a ser relacionada com o produto. Após informar o código o sistema apresenta um resumo da tributação escolhida. Aba Dados Complementares Apresentar essas informações nos dados adicionais da NF: Marque esta opção para que os dados complementares sejam apresentados na NF. No campo dos dados complementares é permitido um texto até 300 caracteres. Clique no botão Salvar para finalizar o cadastro. Alíquotas Interestaduais UF Origem: Informe a UF de origem. UF Destino: Informe a UF de destino. Alíquota ICMS (%): Informe a alíquota de ICMS a ser utilizada nas operações interestaduais. 26

27 Clique em Gravar, para concluir o cadastro da Alíquota Interestadual, e em Cancelar, para cancelar o cadastro. GERENCIAR NF-E Neste processo é efetuado todo o gerenciamento de NF-es, como: emissão, assinatura, transmissão, cancelamento, inutilização, entre outros. Incluir Nesta opção é efetuada a inclusão da Nota Fiscal Eletrônica. Acesse o Menu NF-e Gerenciar NF-e Clique em Incluir; Aba Dados da NF-e Modelo: O sistema apresenta automaticamente o modelo 55 que é específico de Nota Fiscal Eletrônica. Série: Informe a série da nota fiscal. Número da NF: Informe o número da NF. Se já houver notas emitidas com a série informada, o sistema apresenta o número automaticamente. Data de Emissão: o sistema apresentada automaticamente baseado na data do servidor. Data da Saída: Informe a saída do produto da empresa. Tipo de Documento: Selecione se a NF-e é de Saída ou de Entrada. Finalidade: Selecione a finalidade: Normal, Devolução de Compras, Devolução de Vendas ou Importação. 27

28 Natureza da Operação: informe a natureza da operação, esta informação será apresentado no DANFE. Forma de Pagamento: Selecione entre as opções: À vista, À prazo e outros. Tipo de Emissão: Selecione entre as opções: Normal ou Contingência FS-DA. Impressão DANFE: Selecione entre as opções Retrato e Paisagem. Ambiente: Selecione entre as opções: 1 Homologação e 2 Produção. Incluir IPI na Base de Cálculo do ICMS: Marque esta opção para o valor do IPI ser incluso na base de cálculo do ICMS. Apresentar Valor Aproximado dos Tributos conforme a Lei /12: Este campo tem por objetivo demonstrar o valor total dos tributos conforme lei de transparência para operações de venda a consumidor final e/ou não contribuinte, no entanto a apresentação desses tributos será opcional. Parceiro de Negócios: Informe o código do parceiro de negócios ou pesquise na lupa o cadastro do parceiro de negócios que deseja utilizar. Somente após a definição do parceiro de negócios o sistema habilitará a aba itens. Aba Itens Produto: Pode-se digitar diretamente o código do produto ou efetuar uma pesquisa através da lupa. Un. Comercial: Este campo trará automaticamente a informação da unidade de medida cadastrado no produto ex: UN (unidade), PÇ (peça), etc. Complemento: Este campo será o complemento da descrição do produto, caso existir. Tributação: O sistema trará automaticamente a tributação que está cadastrado no produto. Observação: Se no momento da emissão da NF-e o usuário desejar alterar a tributação para um determinado produto, a alteração poderá ser feita através do botão Alterar Tributação, essa alteração só será feita na emissão da NF-e e não no cadastro do produto. CFOP: Selecione o CFOP compatível com a operação. Observação: Para operações de saída cujo parceiro de negócios seja do exterior, será possível informar CFOP que inicia com 7 ou 5. 28

29 Porém se o usuário inserir um CFOP que inicia com 7 para o primeiro item, os demais itens também deverão conter CFOP iniciado com 7, a mesma regra vale para itens com CFOP iniciado com 5. Quantidade: O sistema permite ao usuário informar a quantidade desejada, essa quantidade poderá ser números inteiros ou fracionados. Valor Unitário: Corresponde ao valor unitário do item, é incluso com o valor constante no cadastro do produto, podendo ser alterado manualmente. Pelo usuário de acordo com a necessidade da venda. Total Item: O sistema realiza o cálculo e exibe o valor, não permitindo alteração. Frete: O sistema permite ao usuário informar o valor de frete (se houver). Seguro: O sistema permite ao usuário informar o valor de seguro (se houver). Despesas: O sistema permite ao usuário informar o valor de despesa (se houver). Desconto: Este desconto se refere ao valor de desconto dado sobre o total da nota. Aliq. Tributos: Só será mostrado e habilitado caso o campo Apresentar Valor Aproximado dos Tributos conforme a Lei /12 estiver marcado. Nele deverá ser demonstrado a alíquota dos tributos conforme a Lei da Transparência, o sistema sugerirá a porcentagem conforme Tabela IBPT, para isso deverá considerar os parâmetros do cadastro do produto conforme NCM atribuído ao produto, caso o NCM conste na Tabela do IBPT o sistema sugerirá a porcentagem, permitindo alteração. Vlr. Aprox. Tributos: Neste campo será demonstrado o valor aproximado dos tributos por item, o campo ficará desabilitado para digitação, ou seja, o valor em nenhum momento poderá ser alterado, pois o resultado deste é a multiplicação do valor do item (Valor unitário x Qtde) com a alíquota dos tributos. Se o usuário decidir alterar o valor, será necessário alterar o campo Aliq. Tributos para que o sistema faça o cálculo e apresente nesse campo o novo valor. Aba Transporte Modalidade de Frete: Informar modalidade de frete: 0 Por conta do Emitente 1 Por conta do Destinatário 2 Por conta de Terceiros 29

30 9 Sem Frete Tipo de Entrega: Poderá informar as opções: Cliente Retira, Correios, Empresa de Entregas, Veículo Próprio e Transportadora. Transportadora: Poderá ser informado o código da transportadora cadastrada ou buscar através da lupa uma transportadora cadastrada. Qtde. de Volumes: Informar a quantidade de volumes que será transportado. Peso Líquido: Informar o peso líquido que será transportado. Peso Bruto: Informar o peso bruto que será transportado. Numeração: Informar a numeração dos volumes para controle do carregamento ou transporte, esta informação é opcional. Espécie: Informar como a mercadoria será transportada: Exemplo: caixas, fardos, pacotes, etc. Marca dos Volumes: Informar a marca das caixas ou pacotes que estão sendo transportados. Aba Exportação e Compras Local e UF de Embarque: Esses campos deverão obrigatoriamente ser preenchidos em processo de exportação, onde foi incluído um parceiro de negócios do exterior e uma operação fiscal de exportação que se inicia com 7. Nota de Empenho: Informar a identificação da nota de Empenho, quando se tratar se compras públicas. Pedido: Informar o número ou o código do pedido de compra. Contrato: Informar o número, código do contrato de compra. 30

31 Aba Cobrança Número da Duplicata: Informe o número da Fatura ou Duplicata para cobrança. Data de Vencimento: Informe a data do vencimento da Duplicata ou Fatura. Valor da Duplicata: Informe o valor para pagamento, tanto inferior quanto superior ao valor total da nota fiscal, pois existem casos em que há acréscimo ou abatimento na operação de cobrança. Só não poderá informar valor zerado nesse campo, pois desta forma nem precisaria gerar parcela. Caso seja informado valor zerado, o sistema não aceitará. No grid constarão os mesmos campos de inclusão da parcela: Número da Duplicata, Data de Vencimento e Valor da Duplicata. Para excluir uma parcela que estando grid basta clicar em cima da parcela no grid e clicar em Excluir, automaticamente o sistema excluirá essa parcela. Observação: Nenhum desses campos serão obrigatório o preenchimento, só tornara obrigatório se for preenchido um dos três campos. As parcelas incluídas, sairão na impressão do DANFE, podendo informar quantas parcelas desejar, no entanto apenas as 10 primeiras sairão no DANFE. Aba Dados Adicionais Neste campo poderá informar dados relevantes para inclusão da nota fiscal, esses dados ficarão gravados no XML e parte deles serão impressos no DANFE de acordo com os caracteres informados. 31

32 O sistema disponibiliza caracteres para preenchimento que são os permitidos na NF-e, porém parte desses caracteres já virão preenchidos do Cadastro de Tributação da aba Informação Complementar (se houver), do cadastro de Produtos da aba Dados Complementares e Desconto ICMS Zona Franca (se houver), nessa sequência, separando as através de um espaço. Podendo alterar e completar os dados, da mesma forma que poderá alterar a ordem das informações trazidas dos outros cadastros. Alterar O sistema permitirá alterações nas notas fiscais com situações: Digitada, Assinada, Rejeitada, Transmitida com Pendência e Validada, pois não foram efetivamente finalizadas. Para as demais situações o sistema emitirá uma mensagem para que o processo de alteração não seja realizado. Alguns campos o sistema não permite a alteração, Modelo e Data de Emissão não podem ser alterados, pois são campos fixos sem possibilidade de digitação. Excluir NF-e Através do botão Excluir será possível efetuar a exclusão das notas fiscais, independente da situação em que as mesmas se encontram. A exclusão poderá ser feita individualmente ou em lote, não podendo ultrapassar o limite de 100 registros selecionados. Desta forma se o usuário selecionar mais que 100 notas para exclusão, ao clicar no botão Excluir o sistema exibirá a mensagem: Não é permitido exclusão de mais de 100 registros em um único lote. Para Excluir notas fiscais, o usuário deverá ter selecionado notas com a mesma situação, pois existem algumas situações em que o sistema forçará o backup das mesmas na máquina deste. Desta forma se o usuário selecionar notas com situações divergentes, exemplo seleciona notas com situação Digitada, outras com situação Autorizada e outras com situação Rejeitada no mesmo lote para tentar excluir, o sistema não permitirá e exibirá a mensagem: Para efetuar o processo de exclusão, é preciso que as notas fiscais selecionadas estejam com a mesma situação. Se o usuário selecionar notas com as situações: Transmitida com Pendência ou Em Processamento na SEFAZ, o sistema não permitirá a exclusão, pois efetivamente essas notas ainda não tiveram um desfecho, sendo assim ao clicar no botão Excluir, o sistema exibirá a mensagem: A(s) nota(s) selecionada(s) não possuem situação permitida para exclusão. Para as situações Transmitida com Pendência ou Em Processamento na SEFAZ sejam atualizadas, o usuário terá que fazer a Consulta SEFAZ para o sistema atualizar a situação, para posteriormente poder efetuar a exclusão da NF-e. Selecionando o número permitido de notas e todas com a mesma situação, ao clicar no botão Excluir, o sistema exibirá a mensagem: Ao efetuar a exclusão das notas, as mesmas serão apagadas definitivamente do nosso banco de dados, não podendo mais serem resgatadas. OK e Cancelar 32

33 Clicando em OK o sistema exigirá a senha do usuário logado habilitado para utilizar o Emissor de NF-e. Neste campo deverá ser informada a senha alfanumérica com no máximo 30 caracteres. E abaixo dessa informação o botão OK. Informando uma senha inválida ou de outro usuário que não seja o que está logado no sistema ainda que esta outra senha também tenha perfil para utilizar o emissor, o sistema não validará e exibirá outra mensagem: Senha inválida, tente novamente. Não haverá um número específico de tentativas, nem bloqueio, o usuário poderá tentar informar a senha quantas vezes lhe convier, pois informando a senha errada o sistema não efetuará nenhuma ação. Informando a senha correta do usuário logado e clicando em OK, o sistema procederá com a exclusão de todas as notas informadas nesse lote. Se nesse processo de exclusão foram selecionadas notas com situação DIGITADA, ASSINADA, VALIDADA, REJEITADA e INUTILIZADA, o sistema fará a exclusão do sistema sem mais nenhum questionamento e ao final do processo exibirá a mensagem: Exclusão efetuada com sucesso. Se nesse processo de exclusão foram selecionadas notas com situação AUTORIZADA, CANCELADA ou DENEGADA, antes de concluir o processo o sistema abrirá uma nova tela para que o usuário selecione um diretório para salvar os arquivos a serem excluídos, desta forma o sistema obrigará o usuário a efetuar o backup destes antes da exclusão definitiva. 33

34 Finalizando o procedimento de download dos arquivos na máquina do usuário, o sistema dará continuidade apagando/ excluindo os arquivos do sistema e banco de dados, ao final do processo também exibirá a mensagem: Exclusão efetuada com sucesso. Apagando as notas do banco de dados, seja em qual situação elas estiverem, não será possível consultálas em lugar algum do sistema. As notas que possuíam situação diferente de Autorizada e Cancelada serão excluídas da tela Gerenciar NFe não podendo mais ser pesquisadas. As notas que possuíam situação igual à Autorizada e Cancelada além de serem excluídas da tela Gerenciar NF-e, também terão seus arquivos xmls excluídos do armazenador na tela Gerenciar XML, caso o cliente tenha adquirido também o módulo Armazenador XML. Se houver carta de correção eletrônica registrada para uma nota autorizada a mesma também será excluída do banco de dados. Todas as funcionalidades posteriores a uma nota autorizada terá seu registro excluído. Em suma, excluindo uma nota fiscal do sistema, será apagada em definitivo do PRONAVTECH, como se ela nunca tivesse existido. Se o usuário clicar no botão Cancelar em vez de clicar em OK na informação da senha, ainda que a senha tenha sido digitada corretamente, o sistema não dará continuidade ao processo de exclusão e fechará a tela desmarcando as notas fiscais que foram selecionadas no grid. OBS: Caso o usuário tenha feito o backup de arquivos de notas autorizadas, mas não concluiu o processo de exclusão e posteriormente selecione as mesmas notas, o sistema obrigará que se faça novamente o backup, porém em outro diretório, pois não será permitido salvar a nota em um diretório que ela já tenha sido salva. Caso o usuário selecione o mesmo diretório para salvar uma nota a ser excluída mais de uma vez, o sistema não permitirá e exibirá a mensagem: Um ou mais arquivos já foram salvos nesse diretório. Selecione outro diretório para prosseguir com o backup. Emissor de NF-e sem o módulo Armazenador XML Para casos em que o cliente adquiriu o módulo Emissor NF-e, mas não adquiriu o módulo Armazenador, será estipulada uma cota para emissão de notas no total de 500 notas fiscais por empresa, este número poderá ser ultrapassado mas o cliente ou usuário terá o prazo de 5 dias para efetuar a exclusão de suas notas para continuar utilizando o emissor. As notas serão excluídas a critério do usuário, ou seja, poderão ser excluídas notas de forma aleatória, o usuário tanto poderá excluir as primeiras notas que foram inseridas no sistema como as últimas, independente das situações em que as mesmas se encontram. A contagem da cota de emissão se dará quando da inclusão da mesma no sistema, desta forma, ao Incluir uma nota e Salvá-la contamos uma nota e diminuímos da cota, independente se esta foi assinada ou transmitida, salvou a inclusão, contou. Efetuando a soma das notas que foram inseridas no sistema seja em qual status elas se encontram, ao chegar no número 500 (cota estipulada inicialmente), o usuário ainda terá 5 dias para continuar emitindo 34

35 mais notas, porém o sistema deverá avisá-lo desse prazo emitindo uma mensagem logo que o mesmo se logar no sistema, e isso independe do usuário master, pois outros tipos de usuários podem entrar no sistema para emitir notas. Logando-se no sistema com a cota já alcançada, ao clicar em ACESSAR o sistema exibirá a mensagem de alerta: "Faltam 5 dias para que o processo de emissão de notas seja interrompido. Adquira o Armazenador XML do PRONAVTECH para continuar emitindo notas e armazená-las. Ou, efetue o processo de exclusão de notas." OBS: Esta mesma mensagem deverá ser exibida quando faltarem 4, 3, 2 e 1 dia(s) para o bloqueio de emissão de notas. Para que o usuário continue emitindo notas sem armazenamento, o mesmo deverá excluir um número de notas que resulte em um saldo inferior a 500 (cota estabelecida). Exemplos: A) Emito 500 notas fiscais e faltando 1 dia para bloqueio da funcionalidade, meu saldo era de 576, pois no período de avisos emiti mais 76 notas. Para evitar o bloqueio, excluo 106 notas = (cota) (notas mantidas no sistema) = 30 (notas que tenho direito a emitir até atingir novamente a cota). Emitindo as 30 notas a que adquiri direito, chegando novamente no número 500, o sistema procederá da mesma forma emitindo mensagens da quantidade de dias (partindo do número 5) que tenho para utilizar o sistema, ou para adquirir o armazenador ou ainda para excluir novamente um número de notas. B) Seguindo o mesmo número do exemplo A emito 500 notas fiscais e faltando 1 dia para bloqueio da funcionalidade, meu saldo era de 576, pois no período de avisos emiti mais 76 notas. Excluo 50 notas = ultrapassou o número de cotas (500), o sistema continuará emitindo mensagens conforme o dia de tolerância em que o usuário se encontra como se nenhuma exclusão tivesse sido feita, se o mesmo se encontrava no último dia de tolerância, no dia seguinte não conseguirá emitir nenhuma nota fiscal, pois o sistema terá bloqueado esta funcionalidade. BLOQUEIO de Emissão de Notas Caso a empresa tenha chegado na cota de emissão de notas e no período de tolerância (5 dias) não fez o processo de exclusão ou não fez a exclusão de forma que dê o direito a emitir novas notas como o exemplo B acima detalhado, o sistema bloqueará a emissão de notas deste adquirente. Esse bloqueio será feito ao clicar no botão INCLUIR da tela Gerenciar NF-e, clicando neste o sistema exibirá a mensagem: "O processo de Inclusão de notas foi bloqueado pois a cota permitida foi ultrapassada. Adquira o Armazenador XML do PRONAVTECH para continuar emitindo notas e armazená-las. Ou, efetue o processo de exclusão de notas." Emissor com o módulo Armazenador XML Para casos em que o cliente adquiriu o Emissor NF-e, mas já possuía o Armazenador XML ou adquiriu o Emissor junto com o Armazenador XML, o sistema procederá da seguinte forma: O número de armazenamento definido será utilizado entre todas as empresas do adquirente, ou seja, se foi 35

36 adquirido armazenamentos, essa quantidade será dividida entre todas as empresas aleatoriamente, conforme necessidade. Se o adquirente possui 10 empresas cadastradas e a empresa número 1 armazenar arquivos, ficarão disponíveis divididos entre todas as empresas. A empresa que for armazenando primeiro conta da cota adquirida. As empresas vão emitindo suas notas até chegar na cota estipulada para o emissor e por empresa, no caso 500 notas por empresa. Chegando nessa cota, o usuário com perfil para utilizar o emissor e o armazenador poderá optar por armazenar as notas com situação AUTORIZADA, CANCELADA E DENEGADA. Para isso o usuário deverá selecionar as notas no grid e clicar no botão ARMAZENAR XML, seguindo as seguintes regras abaixo: Caso o usuário não selecione nenhuma nota e clique no botão ARMAZENAR XML o sistema exibirá a mensagem: Selecione ao menos 1 (um) registro para armazenar. Se forem selecionadas notas com situação diferente de Autorizada, Cancelada e Denegada, exemplo: Digitada, Rejeitada, o sistema não prosseguirá com o processo e exibirá a mensagem: "Existem notas selecionadas com situação impeditiva. Selecione apenas notas com situação Autorizada, Cancelada ou Denegada." O usuário poderá selecionar até 100 notas no mesmo lote para mandar armazenar, caso ultrapasse essa quantidade o sistema não dará continuidade e ao clicar em ARMAZENAR XML exibirá a mensagem: Não é permitido armazenar mais de 100 registros em um único lote. Caso seja selecionado um número de notas maior que o número disponível de armazenamentos, exemplo: Tenho 60 notas autorizadas para armazenar, porém no armazenador só possuo 50 armazenamentos. Se o usuário selecionar essas 60 notas e clicar em Armazenar XML, mesmo não possuindo espaço de armazenamentos suficiente, o sistema não permitirá e exibirá a mensagem: "O processo de armazenamento dos arquivos foi interrompido pois o limite de armazenamentos será ultrapassado. Selecione menos registros ou adquira uma quantidade maior de armazenamento." Como o limite de armazenamento é definido por faixas, o cliente terá adquirido um número X de armazenamento, diferentemente do emissor que não é definido por faixas. Em cima dessa faixa de armazenamento adquirida, o usuário emitirá suas notas e o armazenamento dos arquivos XML das notas Autorizadas e Canceladas serão feitos automaticamente. Quando chegar em 90% do limite de armazenamento adquirido no NAV, ao se logar no sistema clicando no botão ACESSAR, o mesmo deve disparar a mensagem: "Está se aproximando o limite de armazenamento dos arquivos XML. Faça a aquisição de mais armazenamentos do PRONAVTECH para continuar emitindo notas e armazená-las. Ou, efetue o processo de exclusão de notas." Esta mensagem deverá ser exibida até atingir o limite de armazenamentos adquirido ou até que a empresa faça a aquisição de mais uma faixa de armazenamentos de arquivos xml ou ainda faça a exclusão de notas fiscais e seus respectivos arquivos xmls liberando espaço para mais armazenamentos, lembrando que só é armazenado arquivos de notas com situação Autorizada e Cancelada. Se o usuário excluir notas com outras situações, a quantidade de arquivos armazenados ficará intacto. Supondo que o usuário chegou no limite de armazenamento dos xmls, sendo através da aquisição do Emissor posteriormente ou aquisição em conjunto e não fez a aquisição de mais armazenamentos, o sistema não dará direito ao usuário de emitir novas notas, desta forma será efetuado o bloqueio de inclusão de notas. 36

37 Este bloqueio também será feito ao clicar no botão Incluir na tela Gerenciar NF-e, porém a mensagem a ser exibida neste caso será: "O processo de inclusão de notas foi interrompido pois o limite de armazenamentos foi alcançado. Adquira o Armazenador XML do PRONAVTECH para continuar emitindo notas e armazená-las." Ou, efetue o processo de exclusão de notas." Se o cliente adquirir um pacote maior de armazenamentos será liberado a função Armazenar XML, para o usuário armazenar as notas criadas no emissor liberando espaço para emitir novas notas fiscais. Ou o usuário poderá excluir arquivos do armazenador liberando espaço para que novos arquivos sejam armazenados. A quantidade de notas excluídas ou armazenadas no módulo Armazenador liberará espaço para novas emissões. Visualizar Com visualização o sistema permite entrar no cadastro, independente como esteja a situação da nota, porém todos os campos estarão bloqueados para que não haja alteração nos dados cadastrados. O sistema permite a visualização de uma nota por vez. Copiar O campo Copiar será um facilitador para a situação em que o usuário necessita criar uma nova NF-e com informações iguais, para que o mesmo utilize ou altere parte dessas informações sem necessitar redigitar todos os dados. Ficará sempre habilitado para acionamento e o sistema permitirá copiar a NF-e com qualquer situação (Autorizada, Cancelada, Digitada, Validada, Assinada, Inutilizada, Anulada, Substituída, Denegada). Para acionar o botão COPIAR será necessário selecionar ao menos um registro no grid, caso não seja selecionado nenhum registro e acione o botão Copiar o sistema exibirá a mensagem: Selecione 1(um) registro para utilizar o serviço Copiar NF-e. O sistema permitirá copiar apenas uma NF-e por vez, portanto se for selecionado mais de um registro no grid e acionar o botão COPIAR, o sistema exibirá a mensagem: Para Copiar uma NF-e é permitido a seleção de apenas 1(um) registro. Selecionando apenas uma NF-e no grid e acionando o botão COPIAR, o sistema apresentará uma telinha com os campos Série e Novo Número da NF sinalizados com asterisco, indicando que para concluir esse processo é obrigatório o preenchimento desses dois campos. Série: O sistema sugerirá a mesma série da nota fiscal que está sendo copiada possibilitando alteração, se 37

38 o usuário apagar essa informação o mesmo deverá preenchê-lo de acordo com sua conveniência, se não for preenchido a série e clicar em OK o sistema não criará a cópia e exibirá a mensagem: O preenchimento do campo Série é obrigatório. Novo Número da NF: Para se criar uma cópia será necessário informar o número desta nova NF-e, o sistema sugerirá o número de acordo com o próximo número referente a série que já foi informada e/ou sugerida pelo sistema. Se o usuário trocar a série, o sistema sugere o número de acordo com essa nova série (se houver), se mesmo sugerindo o usuário decida apagar e der um OK, o sistema não permitirá que este campo fique em branco e exibirá a mensagem: O preenchimento do campo Novo Número da NF é obrigatório. O sistema não permitirá que seja informada uma numeração de NF-e que já foi utilizada conforme a série, caso o usuário informe um número que já foi utilizado o sistema exibirá a mensagem: Esse número de NF já foi utilizado. Informando uma numeração que não foi utilizada e clicando em OK o sistema criará uma NF-e com os dados exatamente iguais a NF-e copiada. Se em vez de acionar o botão OK o usuário acionar o botão CANCELAR o sistema não criará a cópia da NF-e selecionada e fechará a tela voltando para a tela Gerenciar NF-e desmarcando a NF-e que seria copiada. Criando uma NF-e nova através de uma cópia, o usuário poderá alterá-la de acordo com sua conveniência. Assinar O processo de assinatura da NF-e serve para garantir a autenticidade da nota fiscal assinando digitalmente o XML. Para efetuar o processo de assinatura, a nota fiscal selecionada deverá estar com situação VALIDADA, ASSINADA OU DIGITADA. Quando o campo Assinar é acionado o sistema solicitará a digitação da senha do certificado digital que foi informado no cadastro da empresa. Após a confirmação da senha o sistema grava no banco de dados a NF-e assinada em formato de XML já com a chave de acesso. Não concluindo o processo de assinatura a situação da nota permanece como estava antes de acionar o campo Assinar. Assinatura em LOTE Seleção de mais de uma NF-e O sistema permite fazer assinatura em lote, selecionando mais de uma NF-e. Para isso na tela Gerenciar NF-e o usuário poderá fazer a busca das notas fiscais que deseja assinar através dos filtros já existentes. O sistema apresentará no grid as notas buscadas e ao lado do campo Número haverá um check box que quando marcado automaticamente marcará todos os boxes constantes ao lado de cada número de nota no grid. Validar O processo de validação da NF-e serve para verificar se não há erros no arquivo XML antes de transmitir a NF-e para a SEFAZ. A opção validar funciona somente com as situações: VALIDADA ou ASSINADA. Para validar uma NF-e o usuário terá que selecionar uma ou mais notas fiscais e deverá clicar na opção Validar. 38

39 Após clicar em Validar o sistema abrirá outra tela com as notas fiscais selecionadas e terá as opções Validar e Fechar. Clicando em Validar o sistema verificará se existem erros nos arquivos e clicando no campo Fechar o sistema fechará a tela sem validar as notas fiscais. Se no arquivo XML conter algum campo que poderá causar rejeição quando for transmitido para a SEFAZ o sistema abrirá uma outra tela com as ocorrências, informando o número e a série das notas fiscais além da descrição das ocorrências que foram detectadas no arquivo XML. Caso não exista erros o sistema Validará as notas fiscais e deixará sua situação como validada. Transmitir Este campo serve para transmitir uma NF-e para a SEFAZ, nesse processo o sistema transmite e busca o retorno junto à SEFAZ. Para efetuar o processo de transmissão as notas selecionadas deverão estar com as situações ASSINADA ou VALIDADA. Para notas que foram incluídas com o com o ambiente diferente do que está no cadastro da empresa o sistema não continuará com o processo de transmissão e exibirá a mensagem: Existem notas selecionadas com Ambiente NF-e diferente do cadastro de empresa. 39

40 Exemplo: a nota fiscal foi feita em ambiente de homologação e no momento da transmissão no cadastro da empresa o campo Ambiente de NF-e está como produção o sistema não dará seguimento a transmissão. Se no momento da transmissão a SEFAZ estiver fora do ar, não sendo possível prosseguir com o processo, o sistema exibirá a mensagem: Site da SEFAZ indisponível no momento. Estando tudo funcionando adequadamente quando o usuário clicar no campo transmitir o sistema abrirá uma outra tela com as notas fiscais selecionadas e terá as opções Transmitir e Fechar. Clicando em Transmitir o sistema transmitirá as notas fiscais para a SEFAZ e clicando no campo Fechar o sistema fechará a tela sem fazer as transmissões e retornará para a tela Gerenciar NF-e. Estando tudo funcionando adequadamente e a transmissão for bem-sucedida, o sistema retorna a informação da SEFAZ exibindo a mensagem: "1 Nota(s) Fiscal(is) transmitida(s) com sucesso." Se houver algum problema e a nota for rejeitada ou denegada, o sistema exibirá a mensagem: "0 Nota(s) Fiscal(is) transmitida(s) com sucesso." 1 Nota(s) com erro. + NF X <problema detectado> O sistema atualizará a situação da nota fiscal eletrônica conforme retorno da SEFAZ tanto na tela como no grid para as situações: Autorizada, Rejeitada, Denegada e raramente Transmitida com Pendência. Em Processamento na SEFAZ significa que ainda não concluiu o processo. NOTA: Ao transmitir as notas fiscais seja individualmente ou em lote, e as notas mudaram sua situação para Autorizada, a transmissão também terá a função de enviar o arquivo xml e o DANFE dessas notas para os s do contador constante no cadastro da empresa, do parceiro de negócios com qualificação cliente ou fornecedor e para a transportadora que foi utilizada nessa nota fiscal desde que haja informado no cadastro desses parceiros e/ ou contador. Se não tiver mencionado não envia e segue o fluxo normal. Transmissão em lote Nesse processo, o usuário terá a possibilidade de selecionar mais de uma nota para transmissão. Após ter efetuado a pesquisa através das opções de filtros existentes, o sistema apresentará as notas no grid, ao lado de cada nota haverá um check box para que o usuário possa marcar uma a uma e mandar Transmitir, também haverá um check box no título do grid ao lado do campo Número (à esquerda), para 40

41 que ao marcar este, automaticamente o sistema marque todas as notas do grid. Para transmitir as notas fiscais o usuário deverá marcar ao menos um nota no grid e esta(s) deverá(ão) estar com situação ASSINADA ou VALIDADA. O limite de notas para transmissão é de 50 por lote, não podendo ultrapassar esse número, se o usuário marcar mais de 50 notas e clicar no campo transmitir, o sistema não permitirá e exibirá a mensagem: Selecione no máximo 50(cinquenta) registros para realizar a transmissão da NF-e. Se o usuário marcar algumas notas na primeira página de notas apresentadas e avançar para próxima página e marcar outras notas, o sistema manterá as notas da primeira página marcadas, ou seja, a medida em que as páginas forem avançadas e houver marcação de notas nessas páginas para mandar transmitir, o sistema manterá o box das notas marcado, podendo avançar ou retroagir as páginas. Estando todas as notas com situação condizente para transmissão (ASSINADA) ou (VALIDADA) o usuário poderá acionar o botão TRANSMITIR, feito isso o sistema transmite as informações à SEFAZ. Exemplo: caso o usuário selecione 24 notas fiscais para transmissão e não houve problemas com nenhuma delas, o sistema exibirá a mensagem: 24 Nota(s) Fiscal(is) transmitida(s) com sucesso. Automaticamente o sistema atualizará a situação dessas notas no grid para Autorizada. Caso haja algum problema com uma ou mais notas informadas nesse lote para transmissão, o sistema informará a quantidade de notas que foram transmitidas com sucesso, a quantidade de notas que tiveram problemas de rejeição ou denegação e as notas que tiveram erro com o respectivo problema, conforme exemplo: Se o usuário selecionar 30 notas no grid, clicar em Transmitir e após a verificação desse lote o sistema detectar um problema em uma ou mais notas o sistema exibirá a mensagem: 28 Nota(s) Fiscal(is) transmitida(s) com sucesso. 2 Nota(s) com erro. + NF X <problema detectado> + NF Y <problema detectado> As notas que foram transmitidas com sucesso terão sua situação atualizada para Autorizada, as que tiveram problemas para Rejeitada ou Denegada de acordo com o problema detectado. DANFE Através desta opção é possível gerar um DANFE para NF-e com base no XML. Aplique o filtro desejado; Selecione o arquivo individualmente; Clique no botão DANFE; O sistema apresentará uma tela com as opções Visualizar, Download e Fechar. Clicando no campo Visualizar o sistema abrirá o DANFE para ser impresso. Se o usuário clicar no campo Download o sistema abrirá a tela para ser informado o local onde será salvo o arquivo em formato PDF. 41

42 Clicando no campo Fechar o sistema não fará nenhuma ação e retornará para a tela Gerenciar NF-e. Enviar por Através desta opção é possível encaminhar o arquivo XML e o DANFE (PDF) por . Aplique o filtro desejado; Selecione o arquivo individualmente; Clique no botão Enviar por ; Informe o(s) (s) nos campos Para e se necessário no CC (Com Cópia). No campo Para: se a nota fiscal selecionada possuir a informação do do destinatário o sistema apresenta automaticamente a informação. Caso não tenha ficará livre para o usuário digitar. Será possível encaminhar para mais de um , para isto basta informar ";" ou "," para separar os s. O campo CC: ficará livre para ser digitado pelo usuário o . O campo Assunto:, será apresentado com o conteúdo padrão e não poderá ser alterado: XML chave nº <número da chave de acesso> No campo Anexo: será apresentado os arquivos que serão enviados e não será possível alterá-los. Deve constar como anexo: o DANFE em PDF o arquivo XML referente ao mesmo e a Carta de Correção se houver. No Corpo do será apresentado o corpo/conteúdo do , conforme exemplo abaixo: Segue em anexo cópia do DANFE e XML referente à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Número: Série: Emissão: 42

43 Chave Acesso: Site para consulta da Nota Fiscal Eletrônica: tipoconsulta=completa&tipoconteudo=xbseqxe8pl8= Estando preenchido o campo Para basta o usuário clicar no campo Enviar para o sistema prosseguir enviando o , caso o usuário clique em Cancelar o sistema fechará a tela e não enviará os arquivos. CANCELAR O Processo de cancelamento da NF-e será permitido para as notas fiscais com a situação AUTORIZADA, para cancelar uma nota fiscal o usuário deverá selecionar uma nota fiscal com essa situação. Acionando o recurso o sistema abrirá uma tela onde constará as notas fiscais selecionadas e o campo Justificativa onde o usuário terá que informar uma justificativa para o cancelamento com no mínimo 15 caracteres e no máximo 256 caracteres. Preenchido a justificativa e clicando no campo OK o sistema dará continuidade cancelando as notas fiscais, caso o usuário clique no campo Cancelar o sistema não dará continuidade ao cancelamento e retornará para a tela Gerenciar NF-e. O prazo para cancelamento da nota fiscal pode variar conforme a legislação de cada estado, hoje em São Paulo o prazo de 24 horas já está em vigor, porém não é possível precisar o prazo nos demais estados. Não havendo problemas, a SEFAZ confirma o cancelamento e o sistema exibe a mensagem: "1 Nota(s) Fiscal(is) cancelada(s) com sucesso." Se houver algum problema, especialmente com o prazo de cancelamento, a SEFAZ não confirma o cancelamento e o sistema exibe a mensagem: 1 Nota(s) com erro. NF-e X Rejeição: <motivo> O sistema atualizará a situação da nota fiscal de acordo com o retorno da SEFAZ, se o processo de cancelamento foi confirmado, o sistema atualiza a situação da nota para CANCELADA e grava o número de protocolo, data e hora do cancelamento, se houve problemas e a SEFAZ não confirmou o cancelamento, o sistema mantêm a situação da nota como AUTORIZADA. 43

44 Cancelamento em lote Nesse processo o usuário poderá selecionar mais de uma NF-e para o cancelamento. Após ter efetuado a pesquisa através das opções e filtros existentes, o sistema apresentará as notas fiscais no grid, o usuário poderá marcar as notas fiscais uma a uma através do check box existente ao lado de cada nota ou poderá clicar no check box ao lado do campo Número para marcar todas as notas que estão na tela. O sistema permitirá o cancelamento de no máximo 50 notas fiscais por lote, marcando notas na primeira página e conforme o usuário for avançando as páginas for marcando mais notas, o sistema manterá marcado as notas fiscais das páginas anteriores. Estando todas as notas com a situação condizente para o cancelamento ao acionar o botão CANCELAR o sistema abrirá a tela de justificativa seguindo o mesmo procedimento do cancelamento individual. A justificativa informada valerá para todas as notas selecionadas neste lote. Após o cancelamento o sistema atualizará a situação dessas notas fiscais no grid para CANCELADA. Caso haja algum problema com uma ou mais notas informadas nesse lote de cancelamento, especialmente com relação ao prazo para cancelamento, o sistema informará a quantidade de notas que foram canceladas com sucesso e a quantidade de notas que tiveram problemas no cancelamento. Essa informação será apresentada através da mensagem: 30 Nota(s) Fiscal(is) cancelada(s) com sucesso. 5 Nota(s) com erro. NF U <problema detectado> NF V <problema detectado> NF X <problema detectado> NF Y <problema detectado> NF Z <problema detectado> As notas que foram efetivamente canceladas mudarão sua situação para CANCELADA, além disso o sistema deve gravar o número do protocolo, data e hora do cancelamento. As que apresentaram algum problema, especialmente prazo de cancelamento, terão sua situação mantida como AUTORIZADA Download XML Através desta opção é possível fazer o download dos arquivos xml s do sistema. Aplique o filtro desejado; Selecione o(s) arquivos(s) individualmente; 44

45 Ou Selecione mais de um arquivo; Clique na opção Download; Quando selecionado mais de um arquivo o sistema efetuará o download dos arquivos zipados. O nome do arquivo zipado é constituído de: ano, mês, dia, hora, minutos, segundos e o CNJP da empresa ativa. Clicando na opção Download o arquivo será salvo em um determinado diretório (pasta) conforme o sistema operacional utilizado, caso o usuário clique no campo Fechar o sistema fechará a opção de download e voltará para a tela Gerenciar NF-e. Consulta SEFAZ Neste processo é efetuado a consulta da nota fiscal no ambiente da SEFAZ, para isto selecione a nota que deseja fazer a consulta e clique no botão Consulta SEFAZ, feito isso o sistema apresentará os dados da nota fiscal conforme exemplo abaixo: 45

46 Inutilizar NF-e O recurso Inutilizar NF-e servirá para inutilizar faixas de numeração de notas fiscais com as situações Digitada, Validada e Assinada. São notas que não tiveram nenhum desfecho e não terá mais utilidade para a empresa, tendo desta forma ser inutilizadas para a informação à SEFAZ. Acionando o botão Inutilizar, o sistema abrirá uma tela onde poderá ser informado a faixa de numeração da NF-e na qual o usuário deseja inutilizar, nesta tela teremos os campos: Série: este campo deverá obrigatoriamente ser informado para conclusão de inutilização das notas fiscais. Número Inicial: para inutilização das notas fiscais é obrigatório a informação do número inicial da faixa de notas que deseja inutilizar. Número Final: Para inutilização de notas é obrigatório a informação do numérico final da faixa de notas que deseja inutilizar, ainda que seja o mesmo número informado no campo Número Inicial, pois existem situações em que o usuário desejá inutilizar apenas um número de nota, devendo informar o mesmo número no campo Número Inicial e Número Final. Justificativa: Para conclusão do processo de inutilização de notas será necessário informar uma justificativa para tal procedimento, na qual justifique o motivo de inutilização das mesmas à SEFAZ, esse campo deverá ser informado obrigatoriamente, o preenchimento mínimo desse campo é de 15 caracteres. 46

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