Geração DEF Volkswagen Automóveis

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1 Geração DEF Volkswagen Automóveis Assunto Processo de geração do DEF (Demonstrativo Econômico Financeiro) bandeira Volkswagen Automóveis. Produto Bravos Menu Data 22/11/2017 Autor Área Karina Moraes de Oliveira Suporte DMS Sumário Cadastro das Fórmulas Contábeis Cadastro dos Relatórios Contábeis Geração do Relatório Montado Manutenção do DEF Automóveis Geração Informações Não Contábeis Cálculo/Consistência Verificando o Relatório do DEF DEF Consolidado Envio das informações para o Portal Rede VW Finalidade Esta página tem por finalidade demonstrar os procedimentos necessários para efetuar a geração do DEF no sistema Bravos. Abrangencia Esse processo é destinado às concessionárias da bandeira Volkswagen Automóveis que fazem a geração do DEF através do sistema Bravos.

2 Procedimentos Configuração das Fórmulas Contábeis e do Relatório Montado Geração do Relatório Montado Geração das Informações Não Contábeis Cálculo / Consistência Geração do arquivo para envio das informações para o portal Rede VW. Cadastro das Fórmulas Contábeis Aplicação As fórmulas devem ser cadastradas através de Contabilidade > Gerador de Relatórios > Cadastro Fórmula; Nesse menu devem ser configuradas as contas e as divisões contábeis cujos valores serão transportados para o DEF (através do Relatório Montado); Em Detalhes da Fórmula são incluídas as contas e divisões contábeis, e no campo Operação é informado o sinal da operação.

3 Cadastro dos Relatórios Contábeis Os relatórios devem ser cadastrados em Contabilidade > Gerador de Relatório > Cadastro de Relatório, observando os seguintes detalhes: Deve ser informada a categoria do DEF ( campo Cat. DEF) correspondente ao relatório que está sendo cadastrado; O campo Conta Mapa Montadora deve ser preenchido de acordo com o layout do DEF disponibilizado pela montadora; No campo Fórmula deve ser selecionada a fórmula cadastrada no passo anterior; No campo Saldo a Transportar deve ser definido se o saldo a ser transportado será o saldo do Mês, Acumulado ou Nenhum.

4 Obs.: Geralmente são cadastrados vários relatórios para uma mesma categoria do DEF, como por exemplo Ativo - MAT, Passivo - MAT, etc.. Categorias DEF Segue abaixo a listagem de categorias existentes: MAT - Matriz FIL - Filial PAT - Ponto Assistencial NOR - Normal CON - Consolidado (Para a categoria CON não é necessário realizar o cadastro do relatório. Detalhes sobre a geração do DEF Consolidado, serão demonstrados a seguir)

5 Geração do Relatório Montado Após ter realizado as configurações das fórmulas e dos relatórios contábeis, deve ser realizada a geração das informações para serem gravadas na manutenção do DEF. Para isso acesse o menu: Configuração > Consulta Gerencial > aba Contábil > sub aba Relatório Montado, observando o seguinte:

6 No campo Data de Referência deve ser preenchido o período de geração do DEF; Na aba Filtro Divisões, campo Revenda Origem é informado a Revenda para Integração Contábil, e no campo Revenda pode ser informada a revenda da divisão contábil dos lançamentos, caso queira utilizar esse filtro; Na aba Relatório Montado, campo Relatório seleciona-se o relatório cadastrado no passo anterior, no qual trará as informações referentes a respectiva categoria do DEF definida no relatório; Marcar a opção Gera Informações Mapa Fábrica e no campo Revenda p/ Gravação do Mapa Fábrica selecionar a revenda em que está sendo feita a geração o DEF. Nesse exemplo, estamos informando a Revenda 1, pois é a revenda referente a categoria MAT. Se a concessionária possuir filiais, no campo Relatório deverá ser informado o Relatório Contábil referente as filiais, como FIL e PAT. No campo Revenda p/ Gravação do Mapa Fábrica informa-se a revenda correspondente a filial do relatório que será gerado. Exemplo: Revenda 2: Categoria FIL. Revenda 3: Categoria PAT. Obs: A categoria CON (DEF Consolidado) não é gerada através do Relatório Montado.* Com os filtros preenchidos, clicamos em Procurar. O sistema trará os saldos que constam nas contas contábeis que estão informadas no cadastro das fórmulas. Nesse momento o sistema grava as informações que podem ser visualizadas no menu: Fábrica VW > Administração e Finanças > DEF Automóveis > Manutenção. Segue tela de exemplo de geração do DEF da categoria MAT para a revenda 1:

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8 Manutenção do DEF Automóveis A manutenção do DEF é realizada através do menu: Fábrica VW > Administração e Finanças > DEF Automóveis > Manutenção onde devem ser preenchidos os campos: Mês e A no de referência e a Categoria (categoria do DEF que está gerando). Na aba Dados Iniciais, informamos a data da geração do DEF no campo Data do Movimento. Preencher os demais campos e clicar em Salvar. Ao clicar em executar, o sistema trará as informações nas demais abas com os dados que foram gerados através dos Relatórios Montados. No caso da manutenção da categoria MAT (Matriz) esses campos devem ser preenchidos na revenda matriz (geralmente na revenda 1). As demais categorias, como FIL e PAT devem ser geradas nas suas respectivas revendas, ou seja, o usuário deverá estar logado na revenda para gerar as informações.

9 Geração Informações Não Contábeis O próximo passo é realizar a geração das informações não contábeis, através do menu: Fábrica VW > Administração e Finanças > DEF Automóveis > Geração Informações Não Contábeis: No campo Mês/Ano preencha com o mês e ano de referência da geração do DEF, e no campo Categoria informe a categoria do DEF; Na aba Parâmetros Gerais, campo Revendas a Considerar na Geração das Informações (284) selecione as revendas que deverão ser consideradas na geração das informações. Obs.: O usuário precisa possuir a função 284 para selecionar as revendas nesse campo; Preencher também as abas Parâmetros de Veículos, Parâmetros de Financiamento de Vendas e Quadro Pessoal; Com todos os filtros preenchidos, clique em Executar. O sistema irá gravar as informações nos respectivos campos na manutenção do DEF. No caso da categoria MAT (Matriz) a geração deverá ser feita na revenda matriz (geralmente na revenda 1). As demais categorias, como FIL e PAT devem ser geradas nas suas respectivas revendas, ou seja, o usuário deverá estar logado na revenda para gerar as informações.

10 Cálculo/Consistência Após efetuar a geração das informações não contábeis, todas as informações necessárias para a geração do DEF já estarão gravadas no sistema, e o próximo passo é consistir os valores e gravar os campos totalizadores através do menu: Fábrica VW > Administração e Finanças > DEF Automóveis > Cálculo/Consistência, conforme será explicado a seguir: Informar o Mês, Ano de referência e a Categoria que deseja consistir; Clique em Executar. Nesse momento o sistema irá consistir e totalizar os valores gravados no DEF (valores gerados através do Relatório Montado e Geração Informações Não Contábeis); Se não for encontrado nenhum erro na consistência, será apresentada a mensagem: Registros Processados com Sucesso.

11 Obs: Se forem encontradas divergências, as mesmas serão listadas na aba Log de Erros. Após corrigi-las, deverá ser efetuada nova consistência até que os registros sejam processados com sucesso. No caso da geração da categoria MAT (Matriz) a consistência deverá ser feita na revenda matriz (geralmente na revenda 1). As demais categorias, como FIL e PAT devem ser consistidas nas suas respectivas revendas, ou seja, o usuário deverá estar logado na revenda para consistir as informações. Verificando o Relatório do DEF No relatório é possível visualizar todos os valores gravadas no Demonstrativo. Acesse o menu: Fábrica VW > Administração e Finanças > DEF Automóveis > Relatórios, informe os campos Mês, Ano de referência e a Categoria. Clique em Imprimir. O relatório aparecerá na tela com todos os dados. No caso da geração da categoria MAT (Matriz) a geração do relatório deverá ser feita na revenda matriz (geralmente na revenda 1). Para as demais categorias, como FIL e PAT o relatório deve ser gerado nas suas respectivas revendas, ou seja, o usuário deverá estar logado na revenda para gerar o relatório.

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13 DEF Consolidado Acesse o menu: Fábrica VW > Administração e Finanças > DEF Automóveis > Manutenção e preencha os campos Mês, Ano de referência e no campo categoria informe CON. N a aba Dados Iniciais, informar a data no campo Data do Movimento, preencher os demais campos e clicar em Salvar; Logo, acesse o menu: Fábrica VW > Administração e Finanças > DEF Automóveis > DEF Consolidado, selecione o Mês e Ano de referência e no campo Empresas/Revendas selecione todas as revendas que irão compor as informações no DEF Consolidado. Clique em Executar; Na aba Resultado aparecerá as informações do DEF Consolidado. Ao clicar em Salvar DEF Consolidado o sistema apresentará uma mensagem: Informações lançadas anteriormente no D.E.F Consolidado serão sobrepostas. Confirma? Clica em YES onde o sistema apresentará outra mensagem: Registro processados com sucesso; O DEF Consolidado (categoria CON) consolida todas as categorias já processadas: CON = MAT + FIL + PAT, e deverá ser gerado somente quando a geração das demais categorias estiver concluída com sucesso, ou seja, sem inconsistência. O DEF Consolidado sempre deve ser gerado na revenda 1 (Matriz).

14 Em seguida, será necessário realizar a consistência dos saldos para gravar as informações. Esse processo é realizado através do menu: Fábrica VW > Administração e Finanças > DEF Automóveis > Cálculo/Consistência. Informe o Mês, Ano de referência e Categoria CON, e clique em Executar:

15 Envio das informações para o Portal Rede VW Após gerar o DEF, é necessário gerar o arquivo para envio ao Portal Rede VW. As categorias MAT e CON devem ser enviados pela Revenda Matriz. As demais categorias FIL e PAT devem ser enviadas em suas respectivas Revendas. No menu: Fábrica VW > Parâmetros > aba Diretórios verifique o Diretório Entrada Autocom VW e Diretório Saída Autocom VW estão mapeados corretamente; Após acesse o menu: Fábrica VW > Processos > Rede-Fábrica > Montagem Arquivo p/ Transmissão e marque a opção D.E.F. Automóveis, onde deverá ser preenchido os campos Categoria, Mês/Ano; Com os campos preenchidos clique em Procurar. Aparecerá a aba D.E.F (Automóveis) com os dados da Revenda. Marque a opção Confirma emissão do D.E.F. e clique em Exportar. Dessa forma será gerado o arquivo correspondente no diretório de saída definido nos parâmetros.

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