Capítulo XV Elaboração e Gerenciamento de Projeto - EGP

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1 Capítulo XV Elaboração e Gerenciamento de Projeto - EGP 1.TEMAS CORRENTES PARA REFLEXÃO A disciplina é a parte importante do êxito (Gandhi) 2. ORIENTAÇÕES INICIAIS 2.1 Generalidades Antes mesmo de ser definido o que é um Projeto, acredita-se importante entender o que vem a ser PLANEJAMENTO e GERENCIAMENTO. Segundo o dicionário Aurélio, existem as seguintes definições aplicáveis ao Programa Excelência Gerencial e aceitas pela Instituição: - Planejamento: ato ou efeito de planejar; trabalho de preparação para qualquer empreendimento seguindo roteiro e métodos determinados; elaboração, por etapas, com bases técnicas, de planos ou programas com objetivos definidos. - Gerenciamento: ato ou efeito de gerenciar; gerenciar: exercer as funções de gerente. Quanto à importância, tratando-se do assunto projetos ou processos, é óbvio que tanto o planejamento quanto o gerenciamento são fundamentais. No entanto, estatísticas revelam que, na literatura existente sobre os assuntos mencionados, o Planejamento (Elaboração) possui maior atenção no caso da realização de projetos. Com apoio do ciclo PDCA, de conhecimento geral, e com analogia aos processos (rotina), pode-se materializar esta importância. Projetos Processos (rotinas) Plan Planejamento Definir atividades e metas Do Execução Treinar e executar as atividades Check Verificação Medir os resultados das atividades Action Correção Corrigir, aprender e melhorar. PDCA Alguns autores, ainda, entendem que planejar decorre da necessidade de algo (recursos, insumos, tempo, conscientização, etc.), que pode originar um projeto, e que, portanto, precisa ser muito bem utilizado e explorado para atender ao objetivo proposto. Daí surge a importância significativa que vem sendo conferida. O que vem a ser um projeto? As fontes são diversas. Abaixo são elencadas diferentes definições, mas que, em síntese, possuem entendimentos semelhantes: - Segundo Colbert Boiteaux, é uma subdivisão do macroprojeto/programa em que as ações estão bem definidas e os recursos perfeitamente delineados, em nível de aprovação, por quem o encomendou ou pelo órgão financiador a que vai ser apresentado ;

2 - Segundo Antônio César Maximiano, é atividade ou empreendimento, dentro de um macroprojeto/programa, que tem começo e fim programados, e que deve resultar num produto final singular, o qual procura resolver um problema específico Segundo o PMBOK 2000, Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. Ressalta-se de forma bem clara e simples que: 3. PROJETO É O OPOSTO DE ROTINA Há necessidade, ainda, de entendimento do seguinte conceito: - Macroprojeto/ Programa: conjunto de Projetos e atividades que concorrem para um objetivo comum (EME). 3.2 Níveis de Decisão sobre as Oportunidades de Inovação e Melhoria (OIM) Ação de Comando (ações a realizar) Após o levantamento das OIM na auto-avaliação da organização, estas serão analisadas e algumas poderão ser resolvidas pela ação direta da Alta Administração, podendo ser inovadora ou de melhoria. Exemplo: na auto-avaliação de uma OM observou-se que o Boletim Interno (BI) atrasava quase todos os dias; a causa desse atraso era a demora das seções e subunidades em apresentarem suas matérias (notas). A OIM levantada nesse caso foi que o BI saísse sem atrasos. Para isso, a intervenção direta do comando determinando o período diário de entrega das matérias para o boletim resolveu o problema Projeto de Inovação e Melhoria (PIM) As OIM que não puderem ser resolvidas pela ação de comando da Alta Administração da organização deverão resultar em um PIM para cada oportunidade, com a nomeação de um gerente para cada projeto. Os projetos poderão ser SIMPLES ou COMPLEXOS. A definição ocorrerá por ocasião da etapa Estudos Preliminares da fase de Elaboração de Projetos, que será discorrida mais adiante. No momento, há que se entender que projetos de inovação se referem a atitudes inéditas; e que projetos de melhorias focam aperfeiçoamentos a serem implementados em processos já existentes. Vale ressaltar que o documento mestre de todas as decisões a serem tomadas é o Relatório de Auto-Avaliação realizado pelas OM, posteriormente validado. 3.3 Ciclo de Elaboração e Gerenciamento de Projetos Inicia após a definição da MISSÃO, pela Alta Administração, a qual pode vir de maneira imposta, deduzida ou como uma OIM obtida na auto-avaliação da Organização. Todo projeto se desenvolve através de um ciclo de vida que constitui um conjunto de fases que vai desde a idéia inicial (Missão) até o seu encerramento. Nem sempre as fases do projeto são seqüenciadas. A quantidade de fases e o nome destas variam com o tipo de projeto e com a necessidade de controle que a organização tem. O ciclo de vida do projeto define o que é necessário para realizar o trabalho do projeto. Ele mostra qual trabalho técnico deve ser realizado em cada fase e quem deve ser envolvido. 2

3 Missão 6.Encerramento 1. Estudo Preliminar 5.Monitoramento e Avaliação 2. Anteprojeto 4. Execução 3. Projeto Definitivo Gerenciamento Elaboração Modelo de ciclo de vida A partir da definição das fases do ciclo de vida de um projeto deve-se identificar as perguntas mais relevantes relacionadas com cada uma, elaborando uma lista de verificação (check-list, em anexo) para a condução desse projeto. 2. MISSÃO Nesse instante, a Missão, que vem a ser o ponto de partida para a Elaboração (Planejamento) de Projetos, deve ser bem analisada e entendida. O(s) objetivo(s) deve(m) ser definido(s) e as melhores estratégias identificadas e selecionadas para a execução do projeto. É o momento, também, de uma primeira avaliação de recursos (pessoal, material e financeiros). Alguns autores englobam esses questionamentos em uma fase denominada Iniciação. 3. ELABORAÇÃO DE PROJETOS (PLANEJAMENTO) É a fase responsável por detalhar tudo aquilo que será realizado pelo projeto, incluindo cronogramas, interdependências, atividades, alocação dos recursos envolvidos, análise de custos, etc. Ao seu final, o projeto deverá estar suficientemente detalhado para ser executado sem dificuldades e imprevistos. Normalmente, essa fase divide-se em: a. Estudos Preliminares. 3

4 b. Anteprojeto. Guia de Projeto Definitivo (project charter). c. Projeto Definitivo Estudos Preliminares É o tempo, logo após o recebimento da missão, em que o gerente, individualmente ou em pequeno grupo, analisará os aspectos que são inerentes ao projeto; entre estes podendo citar: recursos, complexidade técnica e outros que julgar necessário. Baseado nos aspectos levantados, em um cenário atual relevante para o projeto e em um cenário futuro desejado, que vem a ser a conseqüência do primeiro, o gerente decidirá se o projeto é simples ou complexo, e, em conseqüência, os integrantes da equipe, local, material necessário, prazo, etc. Como subsídio para a decisão podem ser utilizados os seguintes aspectos: recursos vultuosos, interfuncionalidade, complexidade técnica, prazos e outros julgados necessários. Não existem parâmetros rígidos para esses critérios. O gerente, numa avaliação pessoal, decidirá qual o de maior impacto no seu projeto. Exemplo: Um projeto previsto para durar um ano poderá ser considerado simples por não utilizar recursos vultuosos. Em contrapartida, um projeto de três meses que utilize recursos elevados poderá ser considerado complexo. Em anexo, sugere-se uma matriz de controle de projeto de inovação e melhoria que pode ser utilizada com os projetos simples. Ainda nessa Nota outras informações serão transmitidas, a fim de auxiliarem o gerente de projeto quanto ao tipo de PIM a ser adotado. Nesse momento, inicia-se, também, um processo de levantamento e identificação de riscos que, ainda que de forma incipiente, poderá impactar o projeto, e que permeará todas as fases posteriores. Cabe salientar, ainda, que esta nota não esgota o entendimento do assunto, e que para maiores conhecimentos e melhor entendimento recomenda-se a leitura da bibliografia em anexo. 3.2 Anteprojeto O anteprojeto constitui, de forma bem simples, a idealização de linhas de ação, pelo gerente de projeto, para atender às OIM. Assim sendo, com visão na missão e de posse dos estudos preliminares, são realizados estudos de viabilidade nas áreas técnica, financeira, demanda, sócioeconômico, legal, riscos, e outros julgados necessários. Sugere-se, em cada estudo: - técnica: concluir que há viabilidade técnica e/ou tecnológica para implementar o projeto e apresentar a síntese dos aspectos que levaram a esse parecer; - demanda: apresentar quantitativa e qualitativamente quais e quantos clientes podem ser beneficiados pelo projeto; - financeira: viabilizar o orçamento que deve estar disponível para a realização do projeto, desde a iniciação até seu encerramento; - sócio-econômico: apresentar os principais aspectos sócio-econômicos do universo de clientes que podem ser beneficiados pelo projeto; 4

5 - legal: listar todos os aspectos legais que podem interferir no projeto, não havendo necessidade de explorar detalhes, bastando concluir se os efeitos do projeto estão dentro dos aspectos legais, normativos, etc; - riscos: analisar permanentemente o gerenciamento, buscando a próatividade. (depende muito da experiência e conhecimento do gerente do projeto e sua equipe); e - outros julgados necessários: considerar as especificidades de cada projeto, pois outros estudos poderão ser necessários para a elaboração do anteprojeto, a fim de que sejam levantadas as linhas de ação com maior quantidade de informações, facilitando a decisão da Alta Administração. Ao terminar os estudos, estes serão apresentados à Alta Administração, a quem caberá decidir pelo prosseguimento, ou não, do projeto, tomando por base a linha de ação mais exeqüível, fundamental para a formalização do Guia do Projeto Definitivo Guia do Projeto Definitivo 1 (project charter) Após a decisão da Alta Administração pelo prosseguimento do projeto, o gerente elaborará o Guia do Projeto Definitivo (project charter), que vem a ser o documento legal que reconhece a sua existência. Ele serve como base para a elaboração do projeto definitivo e contém diversas informações, incluindo prazo destinado, recursos necessários, orçamento disponível, etc. A proposta é que esse guia contenha, normalmente: - título do projeto; - resumo das condições que definem o projeto (introdução); - nome do gerente do projeto e suas responsabilidades e autoridades; - necessidades básicas do trabalho a ser realizado; - descrição do produto do projeto; - cronograma básico do projeto; - estimativas iniciais de custo; - necessidades de recursos (financeiros, pessoal e material); - necessidade de suporte pela organização; - controle e gerenciamento das informações do projeto; - aprovações com assinatura do executivo responsável pelo documento (elemento externo ao projeto). - nome da organização; - nome dos integrantes da equipe do projeto; - montagem da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) (Modelo em anexo); e - escopo: nome da pessoa que elaborou o documento; restrições; objetivo do projeto; justificativa do projeto; produto do projeto; expectativa do cliente/patrocinador; fatores de sucesso do projeto; premissas; exclusões específicas (tudo o que não será abordado pelo projeto); principais atividades e estratégias do projeto; principais entregas do projeto; plano de entregas e marcos do projeto; registro de alterações no documento; aprovações. 3.3 Projeto Definitivo De posse de todas as informações, com o entendimento exato da missão e com o Guia do Projeto Definitivo aprovado, o gerente elaborará o Guia 2 Global de 1 Tradução adotada pelo PEG 2 Alguns autores denominam de Plano Global 5

6 Implantação de Projetos (Definitivo), utilizando uma metodologia adequada e com a ferramenta correspondente ao seu projeto. Esse Guia é o documento formal que descreve os procedimentos a serem conduzidos durante a sua execução (gerenciamento). É o alicerce de toda a execução. Nele estão contidos todos os guias secundários, cronogramas, aspectos técnicos, etc. Existem diversas metodologias e ferramentas que poderão ser utilizadas, destas utilizaremos as seguintes: para a Elaboração (Planejamento), a metodologia ZOPP (Planejamento de Projeto Orientado por Objetivo), com as ferramentas Análise da Situação e Matriz de Planejamento de Projeto (Quadro Lógico); para o gerenciamento, o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) e a ferramenta MSProject ou a Matriz de Acompanhamento Vale ressaltar que, dependendo da complexidade do projeto e do conhecimento (ou opção) do gerente, outros modelos poderão ser utilizados. O entendimento que se deve buscar é o de que qualquer que seja o método ou ferramenta adotados ocorrerá uma adequação às características inerentes da Instituição, e, por conseqüência, ao projeto especificamente. Na referência bibliográfica encontram-se sugestões para estudos sobre as metodologias referenciadas. Em síntese, o Guia Global de Implantação do Projeto Definitivo poderá conter: - a visão geral dos objetivos, metas e escopo do projeto de uma maneira resumida para atender aos altos executivos do projeto (pequena introdução do assunto); - o objetivo detalhado do projeto para atender ao gerente e à equipe do projeto; - o nome e as responsabilidades do gerente e da equipe principal do projeto (matriz de responsabilidades); - o organograma do projeto; - estudo técnico da solução a ser adotada pelo projeto; - aspectos contratuais quanto à participação de elementos externos ao projeto; - Estrutura Analítica do Projeto (EAP); - cronogramas, diagramas de Gantt e Redes PERT/CPM; - principais marcos com suas datas; - utilização de recursos pelo projeto (relatório com as funções); - orçamento, análise de custos e fluxos de caixa; - formas previstas de avaliação dos índices de qualidade e performance a serem atingidos pelo projeto; - potenciais obstáculos a serem enfrentados pelo projeto e possíveis soluções; - lista de pendências; - Guias secundários 3, segundo o PMBOK, tais como: de Gerenciamento de Escopo; de Tempo; de Custos; de Qualidade; de Recursos Humanos; das Comunicações. Na bibliografia recomendada podem ser encontrados modelos de Guia do Projeto Definitivo (project charter). 3 Alguns autores denominam de Planos Secundários 6

7 4. GERENCIAMENTO DE PROJETOS É a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, de forma a atingir e exceder as necessidades e expectativas dos interessados pelo projeto. (Daniel G. Gasnier, PMP). Segundo o Estado-Maior do Exército, é uma atividade administrativa caracterizada por possuir fins específicos e bem definidos, podendo ser aplicado a qualquer campo de atividade, como nas aquisições e nos empreendimentos de cunho social e comercial. Resumindo, é a fase da Execução propriamente dita do projeto e o seu controle (monitoramento e avaliação). 4.1 Execução É a fase que põe em prática todas as tarefas planejadas, caracterizando-se por um alto trabalho da equipe, tendo como foco cumprir os objetivos de prazos, custos, qualidade, etc. Nesse momento, as ações gerenciais são descentralizadas, conforme os guias secundários, e o gerente do projeto realiza a coordenação geral. A interação com a fase de controle é contínua. Qualquer erro cometido nas fases anteriores fica evidente durante essa fase. Grande parte do orçamento e do esforço do projeto é consumida no gerenciamento de projetos. 4.2 Project Management Body of Knowledge (PMBOK) É uma metodologia internacional para realizar o gerenciamento de projeto. O PMBOK é um guia de orientação de profissionais sobre o conhecimento em gerenciamento de projetos, elaborado pelo PMI (Project Management Institute), que aborda as boas práticas já sedimentadas. Em síntese, trata-se de uma bibliografia de referência, praticamente uma bíblia para muitos usuários. Seu propósito é identificar e descrever conceitos e práticas do gerenciamento de projetos, padronizando os termos geralmente utilizados. Serve, também, como padrão para a certificação e como livro-texto para treinamento de profissionais dessa especialidade. Caso haja interesse em obter uma cópia do PMBOK pode-se realizar seu download pela página eletrônica De acordo com essa metodologia o gerenciamento ocorrerá em áreas de conhecimento e em processos decorrentes. Cada uma dessas áreas tem um detalhamento específico e uma abrangência própria, porém está integrada, a todo o momento, com as demais, formando um todo único e organizado. Cabe ressaltar que as áreas e os processos referenciados, total ou parcialmente, podem ser utilizados ou não; adaptados ou não, de acordo com as necessidades do projeto e à experiência e ao conhecimento do gerente Áreas de Conhecimento 7

8 Mapa das nove áreas do gerenciamento de projetos segundo o PMBOK Guide

9 Mapa mental dos trinta e nove processos do PMBOK Guide

10 4.3 Controle É a etapa que acontece concomitantemente à execução do Projeto. Tem como objetivo monitorar e avaliar aquilo que está sendo realizado pelo projeto de modo a propor ações corretivas e preventivas no menor espaço de tempo possível após a detecção da anormalidade. O objetivo do Controle é comparar o status atual do projeto com o padrão previsto pelo planejamento, tomando ações corretivas em caso de desvio Monitoramento O Monitoramento da evolução do projeto é realizado através da medição do andamento das atividades, realizada em formulários de apontamentos ou sobre o próprio cronograma, diretamente sobre o papel ou na ferramenta MS Project. Essa medição também pode ser apurada individualmente com cada membro da equipe ou em reuniões de acompanhamento do projeto, com todos presentes. Além do andamento, avaliam-se ocorrências relevantes, desvios, dificuldades, medidas corretivas, ânimo e moral das pessoas, riscos e a previsão da conclusão do projeto. É importante que esse monitoramento seja materializado em relatórios executivos que permitam à Alta Administração, de forma clara e objetiva, o conhecimento do andamento do projeto Avaliação A Avaliação do valor do trabalho realizado é uma técnica de gerenciamento do progresso por meio de indicadores de variação (desempenho) monitorados continuamente durante toda a execução do projeto Indicadores de Desempenho Os indicadores são sinalizadores de alcance de uma situação ou estado desejados. Podem ser traduzidos em número, percentual, descrição de processos ou fatos que indiquem a mudança qualitativa e/ou quantitativa de uma condição específica. Devem demonstrar, claramente, os resultados possíveis de perceber, medir, qualificar e avaliar. Os descritores dos problemas, ou seja, a forma como se manifestam, constituem insumos importantes para a elaboração dos indicadores de resultados. São instrumentos indispensáveis para monitoramento e avaliação do projeto executado. Haverá dificuldade na formulação dos indicadores com enfoque na diversidade de seus beneficiários se os resultados não contemplarem tal perspectiva. Os indicadores fornecem muitas informações sobre o projeto, mas são limitados em termos da dimensão qualitativa dos efeitos gerados. Por essa razão, em alguns casos, torna-se necessária a análise qualitativa dos resultados obtidos. Os indicadores são também classificados como quantitativos e qualitativos. Os quantitativos auxiliam na compreensão das mudanças sociais havidas, permitindo medir as alterações de uma situação inicial. (ex.: número de crianças vacinadas contra o sarampo durante uma campanha). Os qualitativos informam as alterações em termos de relação social, autoridade ou padrão (índice de emprego feminino X aumento da exploração do trabalho da mulher). É importante associar informações qualitativas e quantitativas no mesmo indicador, sempre que possível. 10

11 5. ENCERRAMENTO O encerramento é a última fase do ciclo de vida de um projeto, quando se realiza a entrega o fechamento e a avaliação final deste. Esse processo consiste na verificação e na documentação dos resultados do projeto pela Alta Administração e usuários, e também possibilita uma reflexão final. 5.1 Satisfação Em linhas gerais, significa buscar a aceitação dos resultados do projeto pela Alta Administração. Na entrega do produto esperado haverá questionamento quanto à sua exatidão e/ou impacto esperado. A equipe do projeto (ou seu gerente) deve estar fundamentada para demonstrar e atestar a qualidade do produto elaborado. A sua aceitação formal, pela Alta Administração, significa que o trabalho está encerrado. 5.2 Procedimentos É importante ressaltar que o projeto só poderá ser efetivamente encerrado quando todas as pendências estiverem sanadas, tendo o produto/serviço alcançado o regime de operação. Ou seja, quando a inovação assumir totalmente as características de um processo; ou no momento em que a melhoria definida esteja implementada. É a transição do projeto em uma operação continuada (rotina). Depois de concluído o projeto e realizados todos os encerramentos contratuais (se for o caso), torna-se possível a realização de uma auditoria final sobre os resultados e a elaboração de um relatório de encerramento do projeto. O relatório final deve possibilitar uma consulta esclarecedora a todas as etapas do projeto, seja para as futuras modernizações ou ampliações seja como roteiro e recomendações para outros projetos. É preciso arquivar os dados com uma sistemática que assegure o resgate das informações necessárias de forma imediata. É válido, também, entender que existe algo além da conclusão de um projeto. Alguns autores tecem considerações sobre o conceito de ciclo de vida estendido do projeto em virtude de que, na prática, somente a partir de um razoável período em regime de operação é possível avaliar se os objetivos foram plenamente atingidos. Assim sendo, pode ser interessante a participação daqueles que atuaram na sua concepção em reuniões periódicas dos processos implementados por um período determinado. Julga-se de extrema relevância dentro do processo de encerramento o debate e o registro das lições aprendidas Encerramento junto à equipe do projeto O que se percebe em várias organizações é que pessoas entram e saem de projetos sem ao menos saberem se este teve sucesso ou não. É fundamental para o moral da equipe saber se a Alta Administração ficou satisfeita com o trabalho realizado. Mais que isso, a equipe espera um reconhecimento interno (da organização empreendedora) do trabalho e do empenho despendidos. Valorizar o trabalho da equipe é uma ação estratégica para conseguir apoio e empenho em empreendimentos futuros. 11

12 Não se pode esquecer que, mesmo após a formalização do encerramento, os integrantes de uma equipe de projeto são valiosos em virtude de que conhecem os detalhes do planejamento e da sua implementação e poderão auxiliar em eventuais pequenos ajustes. Procedimentos para a dissolução da equipe de projeto devem ser planejados. 5.3 Lições Aprendidas Todo final de projeto ou fase sugere uma oportunidade de aprendizado para a equipe do projeto e para a instituição empreendedora. A gestão do conhecimento apontada em organizações como elemento estratégico para a sobrevivência destas ainda encontra alguma resistência observada na sua prática. Se perguntarmos quantas instituições fazem, de forma sistematizada, o registro de informações (acessíveis) de seus projetos, certamente a resposta positiva não será muito expressiva. Parte do sucesso de projetos futuros é encontrado em iniciativas do passado. E não basta apenas manter os registros, é preciso torná-los ativos e disponíveis dentro da organização. O compartilhamento do conhecimento deve ser realizado entre equipes de projeto e até mesmo, se julgado pertinente, internalizado na organização. É importante, para que esse processo seja efetivo, escutar todos aqueles que, de alguma forma e em algum momento, participaram da elaboração e gerenciamento do projeto. Todos os comentários devem ser registrados com paciência e compreensão e não devem ser motivos de justificativa a erros e nem detonadores de óbices que venham a prejudicar o ambiente de trabalho. Na seqüência, será apresentada uma matriz que serve como entrada de dados de um processo de avaliação de projetos para um sistema que sistematize e disponibilize as informações para a organização e, em anexo, há um modelo de um formulário para avaliar lições aprendidas. DO Projeto Planejado ID Produto / Resultado P1 Produto a Impacto / Metas Gerente do projeto Impacto Real Análise final Problemas Detectados Data Principais Causas Lições Aprendidas P2 Produto b Matriz para avaliação de resultados finais 12

13 6. CONCLUSÃO A cultura de elaboração e gerenciamento de projetos precisa, necessariamente, ser implementada em todos os níveis de uma organização. Mercê de que vários autores consideram o tema gerenciamento de projetos o cerne de uma revolução nas próximas décadas, em termos de mudanças e progresso da humanidade, qualquer instituição, mesmo secular, possui áreas que podem realizar inovações e melhorias em sua gestão. A importância do gerenciamento de projetos vem subindo tão rapidamente que, tanto em empresas públicas quanto em privadas, já são encontrados Escritórios ou Centros de Planejamento e Controle de Projetos. Seu objetivo é o de auxiliar no planejamento e acompanhar todos os projetos da organização; estes encontram-se diretamente subordinados à Alta Administração e partem do princípio de que as estratégias da organização estão plenamente definidas e assimiladas por todos os seus integrantes. Essa cultura que possui uma visão de futuro sem deturpar, esquecer ou relegar conhecimentos peculiares de padrões já consagrados, precisa ser totalmente disseminada e incorporada por todos os seus integrantes. Neste momento procurou-se, de forma objetiva, apresentar uma seqüência lógica do assunto, adaptando-se alguns itens para a terminologia militar sem contrariar os aspectos doutrinários contidos na bibliografia sugerida. Esta Nota não tem a pretensão de esgotar o assunto que se atualiza rapidamente e que possui uma bibliografia extensa e variada. Afirma-se que não existe um modelo padronizado e cada organização, com base em fundamentos adequados, deve procurar o seu próprio caminho. Cabe ressaltar, ainda, que o trabalho desenvolvido não substitui ou revoga orientações setoriais específicas anteriores. Como foi visto, é simples, mas não é fácil. Tem-se que comprometer os envolvidos e procurar enfatizar que o tempo investido na elaboração e gerenciamento de projetos é um investimento de excelência que agrega valor às OIM, produzindo retorno de sucesso. Por fim, estão citadas algumas causas que normalmente conduzem um projeto ao fracasso: - indefinição de um gerente para o projeto; - inexperiência (falta de competências, habilidades e/ou metodologias); - falta de apoio da Alta Administração; - falta de comprometimento; - falta de credibilidade; - falta de perseverança; - resistência das pessoas às mudanças; - informações erradas, insuficientes ou incompletas; - falha na compreensão dos problemas; - subestimar importância do planejamento; - falta ou sobrecarga de recursos; - rodízio de pessoas; - falta de treinamento; - estimativas de prazos mal dimensionadas; - indefinição ou inversão das prioridades; 13

14 - equipe do projeto não envolvida com o planejamento; - falta de gerenciamento de riscos; - falhas na comunicação; - inexistência ou inadequação de um orçamento; - sistema ineficaz de controle do projeto; - inexistência de um sistema para controle de mudanças; - prometer acima da capacidade de entregar; e - interferências externas; Deve-se ter em mente que não há nada mais difícil de executar, nem de sucesso mais duvidoso, nem mais perigoso de se conduzir, do que iniciar uma nova ordem de coisas. Nicolau Maquiavel 14

15 SUGESTÃO DE MODELO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO (CHECK-LIST) Questões Fundamentais: A partir da definição das fases do ciclo de vida de um projeto, procura-se identificar as perguntas mais relevantes relacionadas com cada fase, listando-as na forma de uma lista de verificação. Sim Não 1. Missão 1. A proposta é coerente com a visão e o planejamento estratégico da organização patrocinadora do projeto? 2. A proposta possibilita resultados e retorno sobre o investimento compatíveis com as expectativas da organização? 3. As premissas relevantes foram estabelecidas e validadas? 4. Os recursos estratégicos estarão disponíveis para condução do projeto? 5. Foi formalizada uma proposta executiva, que define o objetivo, os resultados e especificações, os indicadores de acompanhamento, as premissas e os obstáculos do projeto? 6. A estratégia e o escopo do projeto estão claramente definidos? 7. A avaliação qualitativa e quantitativa da viabilidade do projeto é consistente e defensável? 8. Uma avaliação global de riscos foi realizada? O grau de certeza das estimativas é suficiente para o nível de risco que a organização possa tolerar? 9. As principais partes interessadas e afetadas foram adequadamente envolvidas? 10. Já foi definido quem será o gerente deste projeto, com a capacitação e experiência requeridas? 11. A equipe necessitará de alguma forma de suporte, treinamento, direcionamento e/ou acompanhamento diferenciados? 12. Toda informação relevante necessária para prosseguir o projeto está disponível e organizada? 13. A proposta executiva foi submetida e aprovada pela organização? 14. Existe a necessidade de um evento ou documento para formalizar o lançamento do projeto e o comprometimento das pessoas envolvidas? 15

16 Sim Não 2. Fase de Elaboração 1. O escopo foi detalhado e consensado pela equipe do projeto? 2. Está definida a metodologia de implementação e a sistemática de gerenciamento do projeto? 3. Existem cronogramas, marcos e orçamentos estabelecidos? 4. Os recursos foram adequadamente alocados? 5. As responsabilidades estão claramente definidas? 6. O processo de desenvolvimento de fornecedores e aquisição está sistematizado e é conhecido? 7. Os termos de referência para usuários estão definidos? 8. Um plano de qualidade visando assegurar os resultados e especificações foi estabelecido? 9. Foi realizada uma avaliação detalhada de riscos? Medidas contingenciais foram previstas? 10. O sucesso do projeto está assegurado? 11. Existe um sistema para documentação do projeto? 12. Foi estabelecido um plano de comunicação para todos os envolvidos (relatórios e eventos)? 13. Toda a documentação gerada foi integrada em um guia detalhado do projeto? 14. O guia do projeto foi submetido e aprovado pela organização? 15. Existe a necessidade de um evento ou documento para formalizar o início da execução e o comprometimento das pessoas envolvidas? Sim Não 3. Fase de Execução 1. A equipe está integrada e motivada para a execução das atividades do projeto ( team-building )? 2. A liderança é reconhecida pela equipe, pela sua habilidade na comunicação, administração de conflitos e influência de pessoas? 3. A equipe requer treinamento específico nas tecnologias envolvidas? 4. A equipe está capacitada na solução de problemas e tomada de decisão? 5. Os fornecedores e interfaces da organização estão integrados ao projeto? 6. O processo de negociação com fornecedores tem sido harmonioso e próspero (ganha-ganha)? Sim Não 4. Fase de Controle 1. Estão definidos indicadores de progresso e foi sistematizado seu acompanhamento? 2. Os relatórios de acompanhamento estão sendo gerados e avaliados periódicamente? 3. As reuniões de acompanhamento estão ocorrendo conforme programado? 4. Os desvios entre planejado e realizado estão sendo identificados? 5. As medidas corretivas estão sendo analisadas e implementadas? 16

17 6. Existe uma sistemática para o gerenciamento da mudança de escopo? O impacto das mudanças é simulado, avaliado e, após implementado, recoloca o projeto na trilha de seu objetivo? 7. O progresso e as auditorias estão sendo registradas e arquivadas? Sim Não 5. Fase de Encerramento 1. Foram realizados os procedimentos de encerramento do projeto (auditoria de resultados, encerramentos contratuais e administrativo)? 2. O processo de transição esta encaminhado, assegurando a operação do produto do projeto? 3. A organização patrocinadora do projeto, os clientes e/ou usuários e a equipe do projeto estão satisfeitos com os resultados? 4. Foi conduzida uma reunião de balanço do projeto, concluindo-se as lições aprendidas (o que fizemos bem e onde podemos melhorar)? 5. Que resultados podem ser compartilhados e utilizados com propósitos institucionais e/ou mercadológicos? Obs: É uma sugestão, que os itens a serem verificados podem ser modificados de acordo com o projeto. 17

18 Cmdo Mil A / ODS / ODG EXEMPLO DE MATRIZ DE CONTROLE DE PROJETO DE INOVAÇÕES E MELHORIAS NOME DO PROJETO: EQUIPE DE PROJETO: Cel A, Cel B, TC C, TC D, TC E, TC F, TC G OIM (S); MISSÃO: Acompanhar mensalmente os Projetos de Inovações e Melhorias Meta de Melhoria 1 - Criar a estrutura necessária à atuação efetiva nas ações subsidiárias determinadas pelo Comando do Exército até março de Gerente: TC Z Item de Avaliação Relacionado critério 3.3 (de acordo com a avaliação PEG EB) QUANDO Indicadores/Informação qualitativa: Total de Ações Subsidiárias desenvolvidas no Ano (TASA) Taxa de Satisfação da Sociedade com a execução das Ações Subsidiárias (SSAS) ATIVIDADE QUEM COMO Designação e reunião do grupo para dar suporte às ações S Ch EM subsidiárias 1.2 Identificar as ações subsidiárias em que poderá estar TC H envolvido o Comando Militar de Área 1.3 Elaborar uma proposta de planejamento para cada tipo de TC H ação em que poderá se envolver o Cmdo Mil A. 1.4 Desdobrar o planejamento para as unidades que serão TC L empregadas em cada uma das ações subsidiárias 1.5 Colher as informações necessárias ao gerenciamento das TC L ações subsidiárias (*) No modelo os números correspondem aos trimestres dos anos referenciados. (Encerramento) Os objetivos deste PIM foram atingidos em ; ; Assinatura: (*) 18

19 Criando EAP A Estrutura Analítica do Projeto, também usualmente denominada de Work Breakdown Structure (WBS), define o escopo do projeto relacionando hierarquicamente o conjunto de atividades necessárias e suficientes para se atingir os objetivos. A EAP é uma aplicação prática do princípio analítico de Descartes: decomponha um problema complexo em pequenos problemas mais simples, fáceis de serem resolvidos. Existem diversos formatos para a sua elaboração, entretanto a sugestão apresentada, em forma de desenho, o que assegura melhores resultados, consiste na utilização da técnica de rede neural (ou mapa mental) apresentada a seguir. Escreva o nome do projeto no centro de uma folha, dentro de um retângulo (ou círculo). A partir desse ponto de partida identifique progressivamente em camadas concêntricas, as etapas, as atividades e as tarefas necessárias. É um método prospectivo que não assegura incluir todas as atividades essenciais, mas constitui uma excelente prática auxiliar. O resultado é uma visão geral do projeto e permite atualizações constantes na sua elaboração. 19

20 EAP da composição desta nota, no formato de uma rede neural SUGESTÃO DE FORMULÁRIO PARA AVALIAR LIÇÕES APRENDIDAS Observação: outros aspectos poderão ser incluídos de acordo com a especificidade do projeto e da sensibilidade do gerente e sua equipe. Projeto: Gerente: Referência: Data: Sim Não ASPECTOS COMENTÁRIOS 1. Os produtos entregues correspondem aos descritos no Guia do Projeto Definitivo? 2. Foi elaborado um relatório de auditoria final dos resultados? 3. Houve desvios entre os prazos realizados e programados? 4 Houve desvios entre os custos efetivos e os orçados? 5. Os desvios poderiam ter sido evitados? 6. Ocorreram riscos não previstos? 7. Os clientes/usuários estão satisfeitos? 8. A equipe ficou satisfeita com o apoio dos colaboradores? 9. Houve cooperação e comprometimento das pessoas? 10. O projeto foi bem administrado? 11. O projeto foi bem documentado? 12. Houve problemas de comunicação? 13. Os fornecedores entregaram seus produtos/serviços em conformidade com as especificações combinadas? 14. O que faríamos da mesma forma? 15. O que faríamos de maneira diferente? 16. O que sabemos hoje, e que não sabíamos antes do projeto? 17. Que recomendações devemos incluir para melhorar os próximos projetos? 20

21 MEMENTO REDUZIDO 1. MISSÃO. - Imposta. - Deduzida. - Decorrente de OIM. - Avaliação preliminar de recursos. 2. ELABORAÇÃO Estudos Preliminares - Análise de aspectos inerentes (recursos, complexidade técnica). - Definição de Projeto Simples ou Complexos. - Definição de equipe, local, material necessário e prazo. - Levantamento e identificação inicial de Riscos Anteprojeto - Idealização de Linhas de Ação. - Realização de estudos de viabilidade. - Definição da Linha de Ação mais exeqüível. - Aprovação pela Alta Administração Guia do Projeto Definitivo (PC). - Diversas informações. - Escopo. - EAP. - Definição metodológica e ferramenta Projeto Definitivo - Elaboração Guia Global. - Juntada de todos os dados. - Elaborar guias secundários. 3. Gerenciamento 3.1- Execução - Descentralização das ações. - Baseada nos guias secundários. - Interação total. - Definir metodologia e ferramenta Controle Monitoramento - Medição do andamento das atividades. - Trabalho por equipe ou individual. - Ocorrências relevantes. - Previsão da conclusão do projeto. - Relatórios executivos Avaliação - Montagem e utilização de ID. 4. Encerramento - Entrega do Projeto. 21

22 - Fechamento do Projeto - Avaliação final do Projeto. - Apresentação para a Alta Administração. - Auditoria final. - Verificar satisfação. - Desmobilização de equipe. - Lições aprendidas. 22

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25 1. TEMAS CORRENTES PARA REFLEXÃO A estação do ano adequada não é tão importante quanto as vantagens do terreno; estas não são tão importantes quanto as relações humanas harmoniosas. (Sun Tzu, Arte da guerra) CONCLUSÃO De acordo com a definição de Logística adotada, em 1998, pelo Council of Logístics Management, Logística é a parcela do processo da cadeia de suprimento que planeja, implanta e controla o fluxo eficiente e eficaz de matérias-primas, estoques em processo, produtos acabados e informações relacionadas, desde seu ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender aos requisitos dos clientes. Observa-se que este conceito foi estipulado concordante a um sentido estrito em relação àquele adot ado ao longo da história da humanidade, no qual a Logística engloba atividades mais amplas, não somente em relação ao material, mas também ao pessoal, serviços, etc. Atualmente, nenhum dos conceitos adotados basta para corresponder à complexidade dos pro cessos logísticos que envolvem organizações civis e militares. A Logística relacionada às pessoas exige especificidade, tratamento muitas vezes customizados e crescente qualidade. Muitos projetos e processos logísticos necessitam ser reinventados. Costuma-se dizer que no transporte de material a carga não reclama, mas com pessoas isso é diferente. A Logística de carga viva, como por exemplo eqüinos e bovinos, exige o cumprimento de inúmeras especificidades, levando em consideração, principalmente, a raça, informações sanitárias, acomodação, ração, água e isolamento, que varia de acordo com as normas de cada país, exceção feita para animais de exposição ou competição, quando os mesmos são isoladas por 7 dias apenas na origem. A Logística, relacionada com obras de arte, cargas indivisíveis, produtos congelados, materiais perigosos e outras que requeiram tratamento diferenciado, exige, cada vez mais, aperfeiçoamento na capacitação de recursos humanos para que tenham uma visão mais ampla e profunda de toda a cadeia logística. Alguns estudiosos aceitam a definição de Supply Chain Management (Gestão da Cadeia de Suprimento) como sendo a integração dos diversos processos de negócios e organizações, desde o usuário final até os fornecedores originais, que proporcionam os produtos, serviços e informações que agregam valor para o cliente, considerando a Logística como uma parcela desta Cadeia. 25

26 Dessa maneira, Cadeia de Suprimento é o somatório de Logística e Produção. Entretanto, para uma considerável parcela de experientes profissionais, a Logística congrega esta Cadeia, que inclui a Produção, Armazenagem, Transporte, e Distribuição, e todo o conjunto de suportes de tecnologia de informação, as pessoas e serviços intangíveis relacionados com a excelência gerencial (Gerência Cognitiva e Emocional), com acompanhamentos e controles permanentes (follow up), que busca relações de parcerias de longo prazo. Resumindo, em qualquer definição adotada, a Logística sempre foi e continuará sendo um dos grandes diferencias na cadeia de valor, valorizada pelos resultados positivos que alcança e aumento da efetividade de uma organização ou país. A definição é o que menos importa. O importante são os resultados. 26

27 GLOSSÁRIO TÉCNICO Acionistas (shareholders): Pessoas ou organizações que patrocinam o projeto, usualmente através de recursos financeiros, sendo responsáveis imediatos e os mais penalizados com os riscos do mesmo. Atividade (activity): Um elemento de trabalho executado durante o curso do projeto. Uma atividade usualmente tem um tempo estimado de execução, um custo esperado e uma expectativa quanto às necessidades de recursos. As ativid ades podem ser subdivididas em tarefas. Atividade crítica (critical task): Na técnica PERT, é definida como uma atividade que não possui folga. Qualquer atraso verificado em uma atividade deste tipo implica em atraso na conclusão do projeto. Benchmark: Resultado ou prática que é considerado um referencial ou padrão de excelência o melhor da classe. Benchmarking: Atitude de comparar processos, práticas, funções e resultados com os líderes reconhecidos para identificar as oportunidades para melhoria do desempenho. Trata-se de um processo contínuo, que pode incluir a comparação de estratégias, produtos, serviços, operações, processos e procedimentos. Essa comparação pode ser feita inclusive com líderes de ramos de atuação diferentes da organização. Brainstorming: Procedimento utilizado para auxiliar um grupo a criar o máximo de idéias no menor tempo possível. Caminho crítico (critical path): Numa rede de atividades, é o caminho de duração mais longa, isto é, a seqüência de atividades que determina o tempo de execução de todo o projeto, desde seu início até a sua conclusão, sem folgas. Cliente: é qualquer setor, pessoa ou organização que recebe, é usuário ou se beneficia dos resultados (produtos/serviços) de um processo. Clientes: São as pessoas físicas e/ou jurídicas (públicas ou privadas), que demandam ou utilizam diretamente serviços/produtos fornecidos por organizações públicas. São denominados também usuários. Controle (controling processes): É o processo de medir e acompanhar o progresso e tomar as devidas ações corretivas quando necessário, visando assegurar que o projeto alcance seus objetivos. Eficácia: Representa o grau de atingimento dos resultados institucionais ou o nível de atingimento de uma meta. Eficiência: Define a taxa de valor agregado do desempenho institucional, ou seja, a relação entre o custo e o benefício envolvido na prestação de um determinado serviço. Está relacionada com o modo pelo qual são utilizados os recursos disponíveis. Encerramento (closing process) : É o processo de formalizar o 27

28 aceite da entrega do projeto, fase e/ou produto/serviço, conduzindo sua conclusão com a devida documentação. Escopo: É o somatório de produtos e serviços realizados como um projeto. Escritório (Centro) de Projetos (project office): Trata-se de uma estrutura organizacional desenhada para ambientes de projetos. Também denominado superintendência de projetos. Estratégia São os caminhos escolhidos para alcançar os objetivos da organização. Estrutura analítica do projeto (EAP): Também chamada Estrutura de Divisão do Trabalho ou Work Breakdown Struture (WBS). É um agrupamento dos elementos do projeto que organiza e define o escopo global do projeto. Cada nível inferior representa uma definição crescentemente detalhada de um componente do projeto. Os componentes do projeto podem ser produtos, ou serviços (vide anexo B). Estrutura por processo: é uma forma de organização do trabalho em que as atividades se agrupam em função dos processos a que se referem, podendo coincidir com a estrutura organizacional ou não. Execução (executing processes): É o processo de conduzir as pessoas e os demais recursos durante o andamento do plano. Expectativas: Necessidades importantes dos clientes ou das demais partes interessadas, em relação à organização, que normalmente não são explicitadas. Fatores críticos de sucesso: são áreas de atividades nas quais o alcance de resultados favoráveis é absolutamente necessário para o êxito da implantação da visão da organização. Fluxograma: Diagrama que apresenta um fluxo ou seqüência normal de um trabalho ou um processo, através de uma simbologia própria. Maneira gráfica de se visualizar as etapas de um processo. Fornecedor: é qualquer setor, pessoa ou organização que fornece insumos (produtos / serviços) a outro processo ou organização. Garantia da qualidade: parte da gestão da qualidade focada em prover confiança em que os requisitos da qualidade serão atendidos. Gerenciamento (management): Processo de controlar aquilo que foi planejado, acompanhando e conduzindo pessoas e os acontecimentos através da tomada de decisões, visando alcançar os resultados desejados. (Este é um outro entendimento) Gerenciamento de riscos (risk management): Processo de planejar, identificar, caracterizar, quantificar, responder e controlar os riscos de um projeto Gestão da mudança (change management): Processo de avaliação e revisão do escopo. Devido à alteração de nece ssidades ou premissas após a aprovação original do plano pelos acionistas Gestão pela Qualidade: Ação gerencial participativa, baseada em dados e fatos, voltada para a satisfação do cliente. 28

29 Gestão pela qualidade: ação gerencial participativa, baseada em dados e fatos, voltada para a satisfação do cliente. Gestão Pública Empreendedora: Forma de exercer a gestão pública, centrada em resultados benéficos para o cidadão, caracterizada pelo compromisso, inovação, liderança, parceria e melhoria contínua. Guia do Projeto Definitivo (project charter): Parte integrante do plano (guia) global do projeto, que trata da caracteri zação formal do projeto (descrição). Alguns autores entendem como Termo de Abertura ou Proposta Executiva.. Implementação (I mplementation): Termo mais abrangente que lançamento, onde a ênfase é assegurar a continuidade e independência do projeto, alcançando seu regime normal de operação. Indicador: : um conjunto de dados que geram informações quantitativas, possibilitando análise e ações gerenciais. Indicadores de desempenho: Dados ou informações numéricas que representam e quantificam um determinado fenômeno. Podem ser, também, simples específicos de uma atividade ou processo globais da organização. Indicadores de processo: são formas de representação objetiva de características do processo que devem ser acompanhadas ao longo do tempo para avaliar e melhorar o seu desempenho. Medem o esforço que é reali zado nas atividades do processo. Índice: expressão numérica do indicador, uma relação entre medidas. Insumos: são matérias-primas, equipamentos, serviços e informações, necessários à transfo r mação em produto. Os provedores de insumos são os fornecedores internos ou externos à organização. Interessados (stakeholders): São todas as pessoas e organizações que têm interesses ou que são direta e ou indiretamente afetados (penalizados ou o beneficiados) pelo projeto. Macroprocessos: : conjunto de processos que se interrelacionam diretamente com os clientes e fornecedores, fundamentais no desempenho da missão da organização e no atendimento às expectativas dos clientes. Marco (milestone): Ponto de controle, indicando um evento de duração nula. Geralmente define um momento, com data e/ou hora especifica. Exemplos: Data de início, conclusão, entrega de um produto, pagamento. Também é possível associar uma despesa ou receita ao marco. Metas: objetivos mensuráveis a serem alcançados em um prazo. Necessidades: Conjunto de requisitos, expectativas e preferências dos clientes ou das demais partes interessadas. Orçamento (budget): Demonstrativo da composição dos valores financeiros previstos para a execução do projeto. 29

30 Padrão: referenciais escolhidos para comparação do desempenho. Padronização: Ato ou efeito de padronizar, de estabelecer padrões. A padronização é considerada a mais fundamental das ferramentas gerenciais nas empresas. Parceiros: Organizações públicas ou privadas que mantêm uma atuação conjunta na consecução de projetos comuns, em regime de colaboração e co- responsabilidade. Partes interessadas: São todas as pessoas físicas ou jurídicas (públicas ou privadas) envolvidas ativa ou passivamente no processo de definição, elaboração, implementação e prestação de serviços/produtos públicos. Podem ser servidores/empregados públicos; organizações públicas; instituições privadas; cidadãos considerados individualmente ou em grupos ou associações; sociedade como um todo; na qualidade de clientes, agentes, fornecedores ou parceiros. PERT Program Evolution and Review Technique: Técnica de Avaliação e Revisão de Projetos. Desenvolvido pela Marinha Americana, em 1957, para a construção de um submarino nuclear, o Projeto Polaris. Planejamento {planning processes): É o processo de dividir, estruturar e manter uma seqüência de trabalho que conduza o empreendimento ao sucesso. Método de aprimoramento de programação e controle de projetos (outra definição). Plano (Guia) global do projeto (project plan): Envolve toda a documentação formal e de gestão, servindo como guia para o planejamento, execução, controle e encerramento de um projeto. Pode ser resumido ou detalhado. (Este é um outro entendimento). Plano de ação: É o plano setorial ou funcional que estabelece o conjunto de ações a serem desenvolvidas num período determinado, com detalhamento das metas físicas e orçamentárias em nível temporal e operacional, de modo a permitir o adequado acompanhamento. PMBOK: Sigla de Project Management Body of Knowledge. Trata-se de um guia sobre o conjunto de conhecimento em gerenciamento de projetos, sistematizado pelo PMI. PMI: Sigla da organização internacional Project Management Institute. Precedente (predecessor): Atividade predecessora de outra. Necessariamente, a atividade predecessora deve ser concluída antes que a sucessora se inicie. Problema: é a diferença entre a situação atual e a situação desejada. Procedimento: Forma especificada de executar a atividade. Processo: Conjunto de ações pelo qual insumos transformam-se em bens ou serviços. Processos: conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos ou serviços (saídas). 30