IMPLANTAÇÃO DE PMO NA VALE UMA VISÃO PRÁTICA

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1 25/09/12 IMPLANTAÇÃO DE PMO NA VALE UMA VISÃO PRÁTICA ROGÉRIO BUENO GALVÃO

2 OBJETIVO DA PALESTRA Dividir com o público interessado em gerenciamento de projetos, a experiência de implantação de um PMO na Vale, ofertando uma visão mais prática associada aos contextos teóricos de gestão.

3 AGENDA Sistema de Gestão de Projetos na Vale - Histórico Planejamento e implantação do PMO na Vale Diagnóstico de Maturidade Visões práticas agregadoras de valor Resultados alcançados e trocas de experiências

4 Currículo Graduado em Engenharia Civil pela UFMG em 1989 Pós Graduado em Gestão de Negócios pelo IBMEC em 2002 Especialização em Gestão de Projetos pelo IBMEC em 2008 Projetos Implantados: Beneficiamento Coque Petrobrás Betim (MG) Cervejaria Brahma São Luiz (MA) Cervejaria Skoll Guarulhos (SP) Fábrica de Cimento Grupo Matsulfur Brumado (BA) Fábrica Coca Cola Taguatinga (DF) e Porto Alegre (RS ) Forno Reaquecimento Placas e Galvanização IQ Usiminas Ipatinga (MG) Fábrica Kaiser Araraquara (SP) Estação BHBus Barreiro Belo Horizonte (MG) Fábrica de Cal Votorantim Arcos (MG) Minas Pico, VGR, Capão Xavier, Tamanduá da MBR Nova Lima (MG) Mina de Brucutu da Vale São Gonçalo do Rio Abaixo (MG) 3ª Usina de Pelotizaçãoda Samarco Mariana (MG) PMO Vale Belo Horizonte (MG)

5 AGENDA Sistema de Gestão de Projetos na Vale - Histórico Planejamento e implantação do PMO na Vale Diagnóstico de Maturidade Visões práticas agregadoras de valor Resultados alcançados e trocas de experiências

6 A Vale está presente em 38 países Sede: Rio de Janeiro, Brasil A Vale emprega em torno de pessoas*

7 ...com um portfólio cada vez mais diversificado Minério de Ferro Logística Níquel Fertilizantes 323 milhões de toneladas (2011) Operação de Portos e Km de ferrovias 242 mil toneladas (2011) 7.4 milhões de rocha fosfática (2011) Carvão Cobre Investimentos em Siderurgia Energia 7.3 milhões de toneladas (2011) 302 mil toneladas (2011) 2 operações (joint-ventures) e 1 projeto aprovado Hidroelétricas no Brasil, Canadá e Indonésia & Biodiesel no Brasil 7

8 Missão, Visão e Valores da Vale Missão Transformar recursos naturais em prosperidade e desenvolvimento sustentável Visão Ser a empresa de recursos naturais global nº 1 em criação de valor de longo prazo, com excelência, paixão pelas pessoas e pelo planeta Valores A vida em primeiro lugar Valorizar quem faz a nossa empresa Fazer acontecer Agir de forma correta Cuidar do nosso planeta Crescer e evoluir juntos 8

9 Histórico - Investimentos da Vale ,2 Crescimento de cerca de 700% do nível dos investimentos ¹ a preços de dezembro de 2008, valores nominais ajustados pelo índice PPI EUA ² excluindo aquisições média : US$ 12,0 bilhões média : US$ 4,5 bilhões média : US$ 782 milhões média : US$ 977 milhões média : US$ 553 milhões

10 Investimentos em Projetos de Capital - 4 continentes Canadá- 6 Projetos Omã-2 Projetos Guiné & Libéria -1 Projeto Malásia - 1 Projeto Peru-1 Projeto Indonésia - 1 Projeto Brasil Projetos Argentina - 1 Projeto Moçambique & Malaui - 4 Projetos Austrália - 1 Projeto 10

11 Distribuição dos investimentos no segmento de Construção e Serviços Construção e Serviços (Global) Ferrovias Montagem Eletromecânica Terraplanagem Gerenciamento/ Engenharia Obras Civis 28% 25% 13% 8% 26% 11

12 Principais Investimentos Entrega dos principais projetos para suportar o crescimento da Vale Investimentos para 2012: US$ 12,9 bilhões Greenfield Brownfield 12

13 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Histórico Engenharia de Implantação de Projetos

14 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Histórico GEPFM A VALE criou uma área específica para gerenciar os projetos de capital de ferrosos, denominado GEPFM (Gerência Geral de Gestão Implantação de Projetos Ferrosos); Visando atingir a excelência, o conceito adotado pelo PMO Ferrosos envolve a integração da estratégia, processos, pessoas e tecnologia. Estratégia Pessoas Tecnologia Integração do Negócio Processos

15 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Histórico PMO PMO Objetivos Estratégicos Ferramentas e Processos Estrutura Resultados Pessoas Os projetos refletem os desejos dos acionistas da empresa. Portanto, o PMO deve representar um compromisso da alta administraçãopara com a gestão dos recursos na implantação de empreendimentos.

16 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Planejamento e Implantação Princípios fundamentais para a condução das ações dos PMOs 1 Independência em relação à equipe e lideranças do projeto 2 Imparcialidade nas análises e avaliações Transparência na condução das ações Não executar atividades dos projetos que serão alvo avaliação/análise do PMO Não assumir a execução de atividades/funções que são de responsabilidades do Dono do Projeto (Líder do Projeto)

17 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Planejamento e Implantação Objetivos Alinhar os objetivos do planejamento estratégico aos dos projetos de capital; Consolidar dados de planejamento e controle dos projetos do portifólio através de estudos analíticos e visão futura; Suportar as equipes dos projetos nas interfaces com outros departamentos da companhia; Estruturar e capacitar equipes com conhecimentos adequados; Integrar as ferramentas de trabalho e gestão de projetos; Padronizar e consolidar os registros e reports dos projetos; Atuarcomopontofocaldaáreadeprojetosdeferrososemrelaçãoàcorporação; Analisar casos de sucesso e disseminar lições aprendidas; Realizar Benchmarking.

18 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Planejamento e Implantação Objetivos Alinhar os objetivos do planejamento estratégico aos dos projetos de capital; Consolidar dados de planejamento e controle dos projetos do portifólio através de estudos analíticos e visão futura; Suportar as equipes dos projetos nas interfaces com outros departamentos da companhia; Estruturar e capacitar equipes com conhecimentos adequados; Integrar as ferramentas de trabalho e gestão de projetos; Padronizar e consolidar os registros e reports dos projetos; Atuarcomopontofocaldaáreadeprojetosdeferrososemrelaçãoàcorporação; Analisar casos de sucesso e disseminar lições aprendidas; Realizar Benchmarking.

19 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Planejamento e Implantação Objetivos Alinhar os objetivos do planejamento estratégico aos dos projetos de capital; Consolidar dados de planejamento e controle dos projetos do portifólio através de estudos analíticos e visão futura; Suportar as equipes dos projetos nas interfaces com outros departamentos da companhia; Estruturar e capacitar equipes com conhecimentos adequados; Integrar as ferramentas de trabalho e gestão de projetos; Padronizar e consolidar os registros e reports dos projetos; Atuarcomopontofocaldaáreadeprojetosdeferrososemrelaçãoàcorporação; Analisar casos de sucesso e disseminar lições aprendidas; Realizar Benchmarking.

20 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Planejamento e Implantação Objetivos Alinhar os objetivos do planejamento estratégico aos dos projetos de capital; Consolidar dados de planejamento e controle dos projetos do portifólio através de estudos analíticos e visão futura; Suportar as equipes dos projetos nas interfaces com outros departamentos da companhia; Estruturar e capacitar equipes com conhecimentos adequados; Integrar as ferramentas de trabalho e gestão de projetos; Padronizar e consolidar os registros e reports dos projetos; Atuar como ponto focal da área de projetos de ferrosos em relação à corporação; Analisar casos de sucesso e disseminar lições aprendidas; Realizar Benchmarking.

21 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Planejamento e Implantação Qual nível queremos atingir? Qual o tempo que precisamos para atingir este nível? O que devemos fazer para atingir o nível desejado?

22 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Planejamento e Implantação Estrutura Organizacional PMO INTEGRAÇÃO, COMUNICAÇÃO GEPFM 13 Apoio Adm 1 Gerência de Gestão Econômica Analista Econômico Financeiro Analista Econômico Financeiro Analista Econômico Financeiro Engenheiro 1 5 Gerência de Planej. e Controle Engenheiro Planej. Macro Engenheira Padronização Eng Engenheiro Controle Engenheiro Ferramentas T.I 1 1 Gerência de Diligenc. dos Processos de Gestão 1 Equipe Mobilizada (13) CUSTOS ESCOPO, PRAZO, QUALIDADE, RISCOS, SSO & MA

23 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Planejamento e Implantação Estrutura Organizacional PMO INTEGRAÇÃO, COMUNICAÇÃO GEPFM 23 Apoio Adm 1 Gerência de Gestão Econômica Analista Econômico Financeiro Analista Econômico Financeiro Analista Econômico Financeiro CUSTOS Engenheiro 1 Engenheiro/Analista 1 6 Gerência de Planej. e Controle Engenheiro Planej. Macro 1 Engenheira 1 Padronização Eng. Engenheiro Saúde & Segurança 2 Engenheiro Meio Ambiente 1 12 Engenheiro Controle Engenheiro Ferramentas T.I ESCOPO, PRAZO, QUALIDADE, RISCOS, SSO & MA 1 Analista de Riscos 1 1 Gate Keeper 3 Gerência de Diligenc. dos Processos de Gestão Analista Comércio Exterior 3 1 Analista Tributária 1 Equipe Mobilizada (13) Equipe a Contratar (10)

24 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Planejamento e Implantação Curto Prazo Análise do Forecast; Revisão do Relatório de Progresso Mensal (best practices); Implementação do PMO; Alinhamento Estratégico (BSC); Diagnóstico de Maturidade; Gestão de Meio Ambiente; Gestão de SSO; Previsibilidade Financeiras Mar/08 a Jul /08 Médio Prazo Utilização de Normas e Padrões; Controle de Mudança de Escopo; Estabelecer metodologia de Apoio aos Processos de Suprimentos e Importações nas dimensões prazo e custo Ago/08 a Dez /08 Longo Prazo Diagnóstico de Maturidade; Sistema de Informação / Gestão Integrado; Looping de Equipe; Melhorias qualitativas na Gestão de Riscos; Excelência na Gestão de Implantação de Projetos Jan/09 a Dez /09

25 AGENDA Sistema de Gestão de Projetos na Vale - Histórico Planejamento e implantação do PMO na Vale Diagnóstico de Maturidade Visões práticas agregadoras de valor Resultados alcançados e trocas de experiências

26 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Diagnóstico de Maturidade Identificar as necessidades do diagnóstico Selecionar o método mais adequado Aplicar e apurar questionários Diagnosticar a situação / cenário atual 5 Desenvolver / implantar plano de ação

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29 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Diagnóstico de Maturidade NÍVEL 2 Representa um cenário em que foi feito um esforço coordenado pelo setor para criar uma linguagem comum para o assunto gerenciamento de projetos: Alinhada às tendências mundiais; 4 -GERENCIADO 5 -OTIMIZADO Adequadaaotipodeempresa; Respeita a cultura gerencial existente 2 -CONHECIDO 1 -INICIAL 3 -PADRONIZADO NÍVEL 4 Alinhamento dos projetos às estratégias da empresa; Relacionamentos Humanos eficientes Evoluir na arte de gerenciar: Gerenciamento de pessoas; Negociações

30 Diagnóstico de Maturidade

31 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Planejamento e Implantação Dimensão da Maturidade 1 Inicial 2 Conhecido Nível de Maturidade 3 4 Padronizado Gerenciado 5 Otimizado 1. Conhecimento de Gerenciamento Disperso Básico Básico Avançado Avançado 2. Metodologia Não há Tentativas isoladas Implantada e padronizada Melhorada Estabilizada 3. Informatização Tentativas isoladas Tentativas isoladas Implantada Melhorada Estabilizada 4. Estrutura Organizacional Não há Não há Implantada Melhorada Estabilizada 5. Relacionamentos Humanos Boa vontade Algum avanço Algum avanço Avanço substancial Maduro 6. Alinhamento Estratégico Não há Não há Não há Alinhado Alinhado

32 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Planejamento e Implantação Atribuições das Áreas de Gestão Planejamento e Controle Gestão Econômica EPO Comunicação Recursos Humanos PMO Integração Planej. tributário e Importação Suprimentos Gate Keeper Compliance Jurídico

33 Sistema de Gestão de Projetos na Vale Atribuições das Áreas de Gestão Consolidar e analisar dados de planejamento e execução dos empreendimentos Planejamento Macro e o seu alinhamento com o plano estratégico Planejamento e Controle Acompanhamento dos Indicadores de Performance dos Projetos(BSC) Disseminar as melhores práticas e lições aprendidas Acompanhamento da carteira geral de projetos da DIEF ApoioàgestãodeSaúde,SegurançaeMeioAmbiente Estruturação do GPO Apoio ao processo de monitoramento e análise de riscos dos projetos Ponto focal perante à DISI, DIPC, DIOD e outras áreas corporativas

34 Normatizar e gerenciar o processo de orçamentação; Consolidar e analisar mensalmente as informações orçamentárias; Suporte às equipes de projetos no processo de gestão; Gestão do orçamento/realização do quadro de Pessoal e de TI; Gestão Econômica Acompanhar realizações financeiras/econômicas dos projetos; Analisar e avaliar projeções orçamentárias anuais e plurianuais; Analisar e avaliar projeções financeiras mensais(fluxo de caixa); Gerir os processos de definição e apuração dos indicadores; Monitorar o processo de criação de ativos dos projetos; Acompanhar Projetos de Coligadas e Controladas; Analisar e avaliar atualizações dos investimentos de capital(capex); Monitorar e acompanhar a evolução dos mesmos;

35 Auferir ganhos para os projetos de capital de ferrosos em desenvolvimento e em implantação, através de planejamento tributário e da legislação de comércio exterior; Planejamento Tributário e Importação Apoiar negociações nacionais e internacionais, buscando a melhor relação custo/benefício através da maximização das técnicas de sourcing, na captura de ganhos de escala, no estudo logístico internacional e disponibilizando informações e soluções a nível global; Priorização de processos com visão holística de toda área de negócio; Participar da elaboração da parte tributária do CAPEX e OPEX dos projetos da DIEF; Assegurar a correta gestão dos recursos humanos para atingir os objetivos da gerência, através do treinamento, desenvolvimento e retenção de talentos, do controle dos riscos à saúde e segurança operacional e da manutenção do clima organizacional em níveis adequados; Desenvolver estratégias através de estudo legal que considerem ganhos em termos de cenários e/ou regiões de atuação dos projetos.

36 Suprimentos Realizar aquisições para os projetos de capital de valores inferiores a norma e fora das categorias estratégicas Desenvolver, implantar e monitorar os padrões a serem seguidos pelas áreas de suprimentos Centralizar recursos para dar apoio aos projetos e às áreas de suprimentos delegadas Gerar informações gerenciais de suprimentos e controlar os processos de compra através de sistema específico Gerenciar as atividades e as interfaces das áreas de Suprimentos com o CSC Desenvolver melhorias e produtos (portfólio de fornecedor, contratos guarda-chuva de materiais e serviços e etc) para agregar valor aos projetos Apoiar na análise de orçamento de aquisições e na formação de capexdos projetos Gerir o IDF (Índice de Desempenho de Fornecedores) nos contratos

37 Jurídico Atuação preventiva com atendimentos às consultas das áreas locais com emissão de pareceres, recomendações, verificação do conteúdo de legalidade de termos, convênios, etc. Identificação de pontos críticos no curso do desenvolvimento/implantação dos projetos, que tenham impactos jurídicos. Assessoria jurídica e interface com projetos e áreas de saúde e segurança, meio ambiente, suprimentos, comunicação, fiscal, segurança empresarial, recursos humanos, dentre outras a serem identificadas Suporte e acompanhamento de diligências perante os órgãos estaduais, federais e municipais Compliance Processo para assegurar à alta administração, de maneira transparente, o atendimento às normas internas, leis e regulamentos da Vale

38 Recursos Humanos Prover os projetos de diretrizes básicas de RH; Garantir o alinhamento entre os projetos e as políticas corporativas; Coordenar o desenvolvimento dos projetos em estudos de RH; Gerir estudos sócio-educacionais e de mercado para FEL 1; Disseminar boas práticas de planejamento de RH e implantação. Comunicação Compartilhar permanentemente a leitura de cenário de aspectos relevantes para o processo de comunicação; Contribuir para definição de interlocutores para diferentes stakeholders; Aprovar e viabilizar orçamento, estrutura e cronograma da comunicação; Atuar como ponto focal de comunicação da área de projetos de ferrosos em relação à corporação; Garantir o alinhamento no planejamento, gestão, execução, monitoramento e avaliação das estratégias e produtos de comunicação de acordo com as especificações de cada etapa do desenvolvimento e construção dos projetos.

39 Estrutura Organizacional PMO Apoio Administrativo Gerência Geral PMO GEPFM (48) Engenheiros Especialistas (2) Gerência de Gestão Econômica / Finan. GAPFM (6) Gerência de Planej. E Controle GAPPM (9) Gerência de Suporte Estratégico GADLF (6) Gerência de Compliance GACSM (4) Gerência de S&S COSEF (7) Gerência de Meio Ambiente COMAF ( 12 ) Analista Econ. / Financ. 3 Engenheiro 2 Engenheiro de Planejamento 3 Engenheiro de Ferramentas TI Analista Tributário Analista Comércio Exterior Analista Compliance 3 Engenheiro de S&S 2 Técnico S&S 2 Tecnologias de Controle Ambiental Licenciamento 5 Engenheiro de Prontidão Operacional Analista Comunicação Psicóloga do Trabalho SGA 3 Analista de Riscos 2 Analista Jurídico Analista Recursos Humanos Médico do Trabalho Gestão e Controle 2

40 AGENDA Sistema de Gestão de Projetos na Vale - Histórico Planejamento e implantação do PMO na Vale Diagnóstico de Maturidade Visões práticas agregadoras de valor Resultados alcançados e trocas de experiências

41 Visões práticas agregadoras de valor SECTION III The Construction Extension Unique Project Management Knowlodge Areas: 13. Project Safety Management 14. Project Enviromental Management 15. Project Financial Management 16. Project Claim Management

42 Visões práticas agregadoras de valor THINK BIG, start small, move fast! A simplicidade é a máxima sofisticação! Foco em processos, depois em estrutura Investimento forte em Capacitação dos Profissionais O PMO Ferrosos capacitou e formou 16 Gerentes Trabalhe com poucos mas com os melhores Job Rotations Ser reconhecido como uma Área de Suporte Identidade Ponto focal corporativo Ter um Sponsor forte Benchmarking interno e externo Participação em Congressos, Seminários, Feiras etc.

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45 Resultados alcançados e trocas de experiências