MANUAL DO EXPOSITOR. ExpoIN 2015

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1 SP- NOVEMBRO/2014 MANUAL DO EXPOSITOR ExpoIN 2015 Prezado Expositor, Para melhor orientar a participação da sua empresa como Expositora na ExpoIN Exposição Internacional de Produtos e Serviços para Implantodontia e afins, evento integrante do IN Latin A- merican Osseointegration Congress, com realização prevista para 1 a 3 de outubro de 2015, no Palácio das Convenções do Anhembi em São Paulo, você está recebendo o MANUAL DO EXPOSITOR, parte integrante do contrato de locação de espaço para estande promocional, conforme o acordado. O Manual do Expositor é um roteiro pormenorizado que auxilia em todas as fases da preparação, montagem e desmontagem de estande na ExpoIN Seguindo normas, critérios, prazos funcionais, legislações de órgãos governamentais, pagamento de taxas e demais providências no tempo certo, temos certeza que a sua empresa realizará um excelente evento, atingindo todas as suas metas. ExpoIN 2015 VERDE. Visando atender normas e critérios de sustentabilidade para que a ExpoIN 2015 seja um evento inserido nas práticas de melhoria ambiental, foram adotados os 3R: REDUZIR, REUTILIZAR E RECICLAR. Assim, este será o primeiro evento odontológico com a proposta de emprego de materiais reutilizáveis; menor uso de energia elétrica; água; papel e plástico e seus derivados. Esperando contar com a sua empresa na preservação do meio ambiente, ficamos a disposição para assessorar nas eventuais dúvidas e procedimentos, através do Depto. de Eventos da VM Comunicações - Silvia Bruna. Até a ExpoIN Dr. Paulo Henrique O. Rossetti Haroldo J. Vieira Presidente da ExpoIN 2015 Coordenador Executivo da ExpoIN

2 MANUAL DO EXPOSITOR ExpoIN 2015 Apresentação... 1 Localização, promotores e fornecedores oficiais... 3 e 4 1. INFORMAÇÕES GERAIS Período e horário oficial do evento Horários para acesso de montadoras e expositor Anvisa Acesso de expositores Intransferibilidade Responsabilidades do expositor Responsabilidades da promotora Responsabilidades sobre vendas Vias de circulação Brindes e norma de proibição de sorteios Sonorização e direitos autorais Demonstração Participação de menores Entrada e saída de equipamentos ou mercadorias Carga e descarga I.P.I I.C.M.S Seguro DRT-SP - documentos exigidos Disposições gerais Alimentação Acesso de público Estacionamento PROVIDÊNCIAS IMPORTANTES Credenciais Segurança Limpeza/Extintores Telefone e internet Taxas municipais Montagem (Normas) Guia de Boas Práticas Ambientais Energia elétrica Hidráulica

3 PROMOTORES E FORNECEDORES OFICIAIS* ExpoIN 2015 APOIO REVISTAS IMPLANTNEWS, PERIONEWS e PRÓTESENEWS. P-I BRANEMARK INSTITUTE APCD, ABCD, ABO, ABROSS, ALAO, SÃO LEOPOLDO MANDIC, ANHEMBI PROMOÇÃO, PLANEJAMENTO E REALIZAÇÃO VM Comunicações Ltda Rua Gandavo, 70 - Vila Mariana São Paulo - SP Responsável: Haroldo J. Vieira Contato: Sra. Silvia Bruna Contato comercial: Sr. Adriano Rodrigues atendimento.adriano@vmcom.com.br tel.: (11) fax: (11) SECRETARIA EXECUTIVA Rua Gandavo, 70 - Vila Mariana São Paulo - SP tel.: (11) fax: (11) eventos.claudia@vmcom.com.br Contato: Srta. Cláudia Pini MONTADORA OFICIAL* Hotma Arquitetura de Eventos Responsável: Getúlio Tamada Contato: Fernanda Chiarella Rua Moisés Kauffman, São Paulo - SP tel.: (11) fernanda@hotma.com.br ou hotma@hotma.com.br *Esta página e seus itens estão sujeitos a alterações. 3

4 EMPRESA PARA SERVIÇOS DE SEGURANÇA E LIMPEZA* Grupo World Contato: Erik Ribeiro Tel.: Cel.: ID. 9* erik@grupoworldservice.com.br ENERGIA ELÉTRICA E HIDRÁULICA* Alpha Plug - Infra-estrutura em eventos Contato: Sra. Gabriela tel: (11) fax: (11) comercial@alphaplug.com.br AGÊNCIA DE TURISMO OFICIAL* A DEFINIR CARTÕES DE CRÉDITO CÓDIGO CIELO A DEFINIR* Devido problemas de atrasos na entrega de máquinas em evento anterior, sugerimos que sejam locadas máquinas com antecedência, caso a empresa não as possua. O EVENTO NÃO SE RESPONSABILIZA POR PROBLEMAS COM OPERADORAS. NÃO HAVERÁ SUPORTE DESSE SERVIÇO NO CENTRO DE CONVENÇÕES. LOCAL DO EVENTO Palácio das Convenções do Anhembi Av. Olavo Fontoura, 1209 Santana São Paulo - SP Telefax: (11) *Esta página e seus itens estão sujeitos a alterações. 4

5 ExpoIN EXPOSIÇÃO PROMOCIONAL COMERCIAL 1. INFORMAÇÕES GERAIS Período e horário oficial do ExpoIN 2015 * Data Dia Início Término 30/09/2015 QUARTA-FEIRA 8h 19h 01/10/2015 QUINTA-FEIRA 8h 19h 02/10/2015 SEXTA-FEIRA 8h 19h 03/10/2015 SÁBADO 8h 18h Período e horário para acesso de montadoras* Montagem Data Dia Início Término 27/09/2015 DOMINGO 9h 24h 28/09/2015 SEGUNDA-FEIRA 7h PERNOITE ATÉ 8h DO DIA 29/09/15 29/09/2015 TERÇA-FEIRA ATÉ 9h ATENÇÃO: O PERÍODO DE MONTAGEM PARA MONTADORAS ENCERRA-SE DIA 29/09/2015 ÀS 8H. Desmontagem Data Dia Início Término 03/10 SÁBADO 20h PERNOITE até 12h DO DIA 04/10/15 04/10 DOMINGO ATÉ 12h ATENÇÃO: O PERÍODO DE DESMONTAGEM PARA MONTADORAS ENCERRA-SE DIA 04/10/2015 ÀS 12H Período e horário para montagem do expositor* Montagem Decoração do Expositor Data Dia Início Término 29/09 TERÇA-FEIRA 9h 20h Desmontagem Retirada de produtos do Expositor* Data Dia Início Término 03/10 SÁBADO 18h 20h AS INFORMAÇÕES DESTES ITENS ESTÃO SUJEITAS A ALTERAÇÕES. 5

6 1.3 - ANVISA - AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA Nos termos da Lei Federal no 6.360/76, do Decreto Federal nº /77, da Lei Estadual nº /98, da Lei Municipal nº /04 e da Portaria Municipal nº 1.293/07, a empresa é obrigada a providenciar registro dos produtos nacionais e importados que pretenda expor ou comercializar junto à Anvisa - Agência Nacional de Vigilância Sanitária - órgão vinculado ao Ministério da Saúde. É de exclusiva e única responsabilidade da empresa o cumprimento de todas as normas estabelecidas pelas legislações supracitadas, bem como pela obrigatoriedade de apresentação da documentação relativa à autorização de funcionamento, licença de funcionamento e ou cadastro municipal de vigilância sanitária junto à Covisa - Coordenação de Vigilância Sanitária, órgão da Secretaria de Saúde do Município de São Paulo. A empresa deverá obrigatoriamente manter em seu poder, no estande, durante o período da exposição, toda a documentação que comprove sua situação regular perante os órgãos competentes da Vigilância Sanitária. A organização do evento, a qualquer momento, poderá solicitar a apresentação dos respectivos comprovantes mencionados nesta cláusula, ALÉM DA DECLARAÇÃO SOLICITADA PARA ENVIO JUNTO AO CONTRATO ASSINADO ACESSO DE EXPOSITORES A entrada de expositores para montagem final e decoração dos estandes será no dia 29/09/2015 das, 9h às 20h, e a desmontagem do material em exposição no dia 03/10/2015, das 18 às 20h. Favor seguir rigorosamente o cronograma de desmontagem do ExpoIN 2015, não deixando nenhum objeto e não permanecendo no local após o horário determinado, sob a pena de multa pecuniária de acordo com cálculos e taxas estabelecidas pelo PALÁCIO DAS CONVENÇÕES DO ANHEMBI. OBS.: A LIBERAÇÃO DA ENTRADA DO EXPOSITOR E MONTADORA POR ELE CONTRATADA ESTÁ CONDICIONADA AOS PAGAMENTOS DE SEU CONTRATO, TAXAS DE ENERGIA, LIMPEZA E PREFEITURA, ALÉM DA A.R.T. DE SEU ESTANDE INTRANSFERIBILIDADE O Expositor não poderá transferir total ou parcialmente qualquer direito ou responsabilidade com relação à Promotora, nem sublocar total ou parcialmente a área que lhe foi alocada ou cedida como item de patrocínio. 1.6 RESPONSABILIDADES DO EXPOSITOR Além de outros mencionados no presente Manual/Regulamento, são encargos do Expositor: 6

7 Contratar Montadora para montagem especial de seu estande, se assim optar dentro dos prazos e disposições estabelecidas pela Promotora, até 30 dias antes da data do evento; Enviar projeto de montagem, com perspectivas, cotas e elevação, identificando o evento, o expositor, a área e o projetista responsável (acompanhado da cópia da R.R.T de São Paulo ou A.R.T. e comprovante de pagamento) para aprovação da Montadora Oficial até dia 01/09/2015, (impreterivelmente). A falta de qualquer dos documentos implicará em não análise do projeto, e nesse caso, a montadora da empresa será impedida de acessar o Centro de Convenções para montagem. A montadora necessita de até 05 dias úteis para a aprovação dos projetos com documentação completa. Não serão aceitos projetos com menos desse prazo para análise, ficando a montadora responsável junto ao expositor, eximindo a Montadora Oficial e a Promotora de qualquer responsabilidade, inclusive nos prazos excedidos na montagem ou desmontagem de seu estande. Respeitar os prazos estabelecidos, relativos às solicitações adicionais de serviços e remessa de informações, bem como o pagamento das taxas devidas; Participar do ExpoIN 2015 durante o período de funcionamento, mantendo o seu estande em perfeitas condições, desde a abertura até o encerramento do evento. Fica, portanto, entendido que é absolutamente vetada a retirada de material de exposição, bem como de objetos de decoração do estande antes do encerramento do ExpoIN 2015; Divulgar, sempre que possível, sua participação no evento, em material promocional, em especial no período que antecede o ExpoIN 2015; Observar a contratação de serviços extras de limpeza e segurança com antecedência (formulários nº 4 e 5). O Expositor não poderá contratar empresas ou elementos avulsos, não credenciados pela Promotora; Todo o estande deverá possuir extintores de incêndio, conforme normas de segurança, o que será fiscalizado no início do Congresso, pelo Corpo de Bombeiros; Realizar a limpeza do estande diariamente às 8h, ficando o Expositor obrigado a remover todo o material remanescente de limpeza para um depósito comum. Deverá ser mantido, em cada estande, um recipiente para o acúmulo de material usado, sendo expressamente proibido colocar lixo nos corredores e/ou áreas comuns; Desmontar e retirar material do seu estande após o encerramento do ExpoIN 2015, de acordo com as normas já estabelecidas e mencionadas no presente Manual/Regulamento; Responsabilizar-se operacional e financeiramente pela desmontagem e remoção de produtos, material e estande, bem como do lixo disto resultante; Respeitar e fazer respeitar, em sua íntegra, todas as cláusulas e dispositivos do presente Regulamento, bem como outros que sejam estabelecidos pela Promotora; Providenciar devolução do contrato de participação assinado até 30 dias antecedentes ao evento. Manter informada a Promotora sobre eventuais alterações sofridas pela empresa, tais como: razão social, endereço, telefone, diretoria, linhas de produto, CNPJ/MF, inscrição estadual; Estar em dia com toda parte fiscal, fazendária, alfandegária, tributos federais, estaduais e municipais; 7

8 1.7 - RESPONSABILIDADES DA PROMOTORA Colocar à disposição de cada Expositor sua respectiva área locada pelo período integral do ExpoIN 2015 (início: 27/09/2015 à partir das 9h); Manter a área da exposição promocional em operação durante o período integral do ExpoIN 2015, em especial no horário de funcionamento; Promover todos os serviços básicos, tais como: iluminação geral, central de informações, recepção do ExpoIN 2015, portaria, segurança, limpeza dos corredores e sanitários; Manter um serviço de informações aos visitantes sobre os Expositores do ExpoIN 2015; Divulgar a realização do ExpoIN 2015 e a participação de seus Expositores; Fornecer aos Expositores e seus funcionários, credenciais para o ingresso no recinto do ExpoIN 2015 (formulário nº 1), conforme quantidades estabelecidas em contrato; Manter os serviços acima não implica em responsabilidade da Promotora por qualquer perda, dano, roubo, extravio, avaria ou destruição referentes a bens ou pessoas; Estabelecer normas que se façam necessárias para o funcionamento do ExpoIN 2015; Manter um serviço de atendimento de urgência médica e remoção no local do evento. O atendimento em PS, hospitais e domicílios correrão por conta do interessado; Arbitrar casos omissos neste Manual/Regulamento RESPONSABILIDADES SOBRE VENDAS A Promotora não se responsabiliza pela realização de negócios entre expositores e congressistas/compradores. A responsabilidade da Promotora atém-se à organização, promoção e divulgação do evento junto à classe odontológica brasileira VIAS DE CIRCULAÇÃO AÇÕES DE MARKETING As vias de circulação (ruas e corredores entre estandes, corredores de acesso aos auditórios e semelhantes) do ExpoIN 2015 são de uso comum, não sendo permitida, em hipótese alguma, a distribuição de ingressos e folhetos promocionais, bem como a colocação de faixas, painéis ou outras peças promocionais BRINDES E SORTEIOS O Expositor poderá, exclusivamente, dentro dos limites da área locada, distribuir brindes ou lembranças aos congressistas, desde que expressamente vinculados ao seu nome e/ ou respectivos produtos, que estes produtos não sejam medicamentos, e desde que a taxa da prefeitura esteja quitada. Esta promoção deverá ser em escala compatível com as dimensões do estande, de forma a evitar formação 8

9 de filas ou aglomerações. A PROMOTORA poderá sustar qualquer promoção que a seu critério venha prejudicar o ExpoIN 2015, o acesso e a visitação a qualquer estande e/ou livre circulação do público. Está proibida a realização de sorteios, sem autorização do órgão competente: a operacionalização, e- missão das autorizações e a fiscalização das atividades relativas à distribuição gratuita de prêmios efetuada mediante sorteios, vales brindes, concursos ou apurações assemelhadas é da competência da Caixa Econômica Federal. O pedido de autorização para a distribuição de prêmios deve ser formulado à CEPCO-Centralizadora de Promoções Comerciais da CAIXA, tel.: (61) e A autorização deverá ser concedida especificamente para o evento em questão, no caso concreto o LATIN AMERICAN OSSEOINTEGRATION CONGRESS IN Esse documento deverá ser apresentado à PROMOTORA antes da data do início do evento. O material promocional (folhetos, cartazes etc.) que faça menção ao sorteio, concurso ou operação semelhante deverá conter, obrigatoriamente, o número da autorização. A realização de sorteios sem autorização poderá ser feita, se o concurso for exclusivamente cultural, artístico, desportivo ou recreativo, desde que não haja subordinação a qualquer modalidade de sorte ou pagamento pelos concorrentes, nem vinculação destes ou dos contemplados à aquisição ou uso de qualquer bem, direito e serviço SONORIZAÇÃO E DIREITOS AUTORAIS Os Expositores poderão manter som ambiental em seus estandes, somente no horário de visitação, desde que o volume seja inferior a 30 decibéis, e não venha prejudicar aos demais. É expressamente proibido o uso de amplificadores de som para mensagens de venda de produtos expostos ou outras promoções, sob pena de ser suspensa sua utilização, pela direção do ExpoIN Direitos Autorais Os expositores que utilizarem promoções musicais e/ou som ambiental deverão comprovar o recolhimento das taxas de direitos autorais devidas ao: ECAD - Escritório Central de Arrecadação e Distribuição Av. Paulista, 171-3º andar - São Paulo - SP - tel.: (11) DEMONSTRAÇÃO A direção do ExpoIN 2015 poderá sustar a demonstração de todo e qualquer material que não seja produto destinado ao setor, que a seu critério possa apresentar riscos a pessoas, mercadorias ou estruturas e elementos de estandes ou do próprio PALÁCIO DAS CONVENÇÕES DO ANHEMBI. É proibido o funcionamento de motores de combustão interna, utilização de explosivos, gases não inertes, tóxicos, combustíveis, GLP e líquidos inflamáveis. É PROIBIDA QUALQUER ATIVIDADE COM FOGO. 9

10 É expressamente proibida a emissão de radiações ionizantes e aparelhos de locomoção elétrica circulando nos corredores da feira ou outros semelhantes que não sejam utilizados por deficientes físicos PARTICIPAÇÃO DE MENORES Os expositores que contratarem menores de idade para seus estandes deverão apresentar uma licença específica do Juizado de Menores. IMPORTANTE: DURANTE A MONTAGEM E DESMONTAGEM É PROIBIDA A ENTRADA DE MENORES DE 16 ANOS, MESMO QUE ACOMPANHADOS DE SEUS RESPONSÁVEIS. DURANTE O EVENTO, SOLICITA-SE A NÃO PERMANÊNCIA DE MENORES DE 12 ANOS. CASO SEJA IMPRETERÍVEL, SOMENTE SERÁ PERMITIDA ACOMPANHADA DOS PAIS E COM APRESENTAÇÃO DE DECLARAÇÃO ASSINADA DE COMPROMISSO DE RESPONSABILIDADE. (VÁLIDO PARA PARTICIPANTES E EXPOSITORES) ENTRADA E SAÍDA DE MERCADORIAS Após a inauguração do ExpoIN 2015, a entrada de mercadorias ou demais volumes será permitida somente no horário das 7h às 8h e das 19h às 20h (diariamente), e apenas Expositores e seus funcionários, pessoal de limpeza, segurança, todos portadores de identificação apropriada, receberão autorização para ingressar. É imprescindível que o Expositor possua registro na vigilância sanitária de cada um dos itens expostos (item 1.3 deste manual/regulamento). Instalação e remoção de cargas Estará a cargo e é de responsabilidade de cada Expositor. Emissão de documentos fiscais A Nota Fiscal deverá ser emitida com o CNPJ e nome do próprio Expositor constando o endereço: PALÁCIO DAS CONVENÇÕES DO ANHEMBI Av. Olavo Fontoura, 1209 Santana São Paulo - SP CARGA E DESCARGA Para carga e descarga durante o período da montagem e desmontagem dos estandes, o acesso será efetuado pela Rua Prof. Milton Rodrigues, portão 35. Existe cobrança de taxa para carga e descarga, por parte do Anhembi. 10

11 IPI a. Produtos para exposição Os produtos enviados por estabelecimentos industriais, com destino à exposição, sairão com suspensão do imposto sobre produtos industrializados e a empresa deverá proceder da seguinte forma: Envio - Emitirá Nota Fiscal para cobrir o trânsito das mercadorias, onde deverá constar a seguinte declaração: Suspensão de IPI por se tratar de simples remessa para a exposição no LATIN AMERICAN OSSEOINTEGRATION CONGRESS IN 2015, de acordo com o Artigo 36 - inciso X do RIPI - Decreto no de 23/12/82. Retorno - Para o retorno dessas mercadorias, o Expositor deverá emitir Nota Fiscal de entrada (Modelo 3 - série E) e obrigatoriamente fazer anexar à 1ª via da Nota Fiscal (Modelo 1), as quais servirão para cobrir o trânsito das mercadorias. b. Transferência a terceiros Se os produtos forem transferidos a terceiros, a qualquer título, emitir simultaneamente: Nota Fiscal de Entrada, para registro no livro próprio, fazendo constar a indicação: outras entradas não especificadas - retorno simbólico de mercadorias, além do número, série e subsérie da Nota Fiscal de Remessa Originária. Nota Fiscal Usual, com lançamento do imposto, se devido, para acompanhar os produtos no qual será feita a indicação da Nota Fiscal de Entrada prevista no inciso anterior e a declaração: Saída com suspensão do imposto sobre produtos industrializados. Obs.: na hipótese do produto ser isento ou estar amparado por suspensão do imposto, indicar o respectivo dispositivo legal ICMS O tratamento fiscal que disciplina a remessa de mercadorias para Exposições ou para o ExpoIN 2015, varia conforme sejam ou não realizadas vendas ao consumidor final no local do evento. A) PARTICIPAÇÃO SEM VENDA DE MERCADORIA Estão amparadas pela isenção do ICMS as remessas de mercadorias com destino a Exposições ou ExpoIN 2015, com a finalidade exclusiva de exposição ao público em geral (inclui bens que integrem o ativo fixo, tais como móveis, aparelhos projetores, DVD, televisores. máquinas de café expresso, refrigeradores, amplificadores, microfones, utensílios e instalações). A concessão desse benefício está condicionada a que as mercadorias se destinem, efetivamente, às exposições e ao ExpoIN 2015, e que retornem obrigatoriamente ao estabelecimento de origem, dentro do prazo máximo de 60 dias, contando da data da respectiva saída originária. 11

12 Ao promover a saída das mercadorias, deverá o contribuinte remetente emitir a respectiva Nota Fiscal, conforme seja a operação interna interestadual, sem qualquer destaque do ICMS, contendo, além das indicações comuns, observação referente à circunstância da isenção e o dispositivo legal que a concede. 1-Envio Isento de ICMS por se destinar a simples Exposição no LATIN AMERICAN OSSEOINTEGRATION CONGRESS IN 2015, de acordo com o Art. 5o Inciso L do RICMS. 2-Retorno A Nota Fiscal de Entrada que acompanhará os produtos no retorno ao estabelecimento de origem deverá conter número, data e valor da Nota Fiscal de Remessa ordinária (artigo 102, Inciso III, 3), apresentando esclarecimento de operação a ser isenta do ICMS.. Ao término do evento, esse documento deverá ser apresentado na portaria, ao responsável pela segurança no momento da retirada do equipamento, para que sejam evitados furtos ou transtornos semelhantes. A título de orientação, estas são as classificações por Estado: São Paulo 1 - Nota Fiscal: Modelo 1 - Série A ou B ou única 2 - Natureza da Operação: Remessa para Exposição Cód ICMS com isenção do Imposto: Art. 5o Inciso L do Decreto /81 Rio de Janeiro 1 - Nota Fiscal: Modelo 1 - Série C 2 - Natureza da Operação: Remessa para Exposição Cód ICMS com isenção do Imposto: Art. 8o Inciso IV Decreto 1086/72 Minas Gerais 1 - Nota Fiscal: Modelo 1 - Série C 2 - Natureza da Operação: Remessa para Exposição Cód ICMS com suspensão do Imposto: Art. 8o Inciso IV Decreto /82 Paraná 1 - Nota Fiscal: Modelo 1 - Série C 2 - Natureza da Operação: Remessa para Exposição Cód ICMS com suspensão do imposto: item 20, sub 20.2 Instrução SEFI/76 Demais Estados 1 - Nota Fiscal: Modelo 1 - Série C 2 - Natureza da Operação: Remessa para Exposição com cód ICMS - Consulte a Fiscalização do ICMS local 12

13 B) VENDA DE MERCADORIA FORA DO ESTABELECIMENTO - CFOP: 1- Envio CFOP (para operações interestaduais, se for indústria); CFOP (para operações interestaduais, se for comércio); Destaca-se o ICMS nesta nota fiscal, mas cita-se que o imposto já foi pago anteriormente, quando da emissão da nota fiscal de remessa para venda fora do estabelecimento de nº, Série (quando houver) emitida em / /. Na entrega da mercadoria por preço superior, ao utilizado na composição da base de cálculo ICMS, será devido o imposto sobre a diferença, a ser pago em qualquer município paulista, conforme 3º do art. 433 do RICMS/SP. 2.Retorno No término do evento e havendo mercadorias que não foram comercializadas, o comerciante deverá emitir nota fiscal de entrada para acobertar o retorno das referidas mercadorias. Natureza da Operação: Retorno de remessa para venda fora do estabelecimento; CFOP: (para operações interestaduais); Fazer o destaque do ICMS, em dados adicionais e/ou informações complementares da nota fiscal, citar: os números e séries (se adotadas) do talonário Mod. 1 ou 1-A, conforme o caso, que acompanharam as mercadorias em seu trânsito e não utilizadas. OBS.: caso o comerciante esteja obrigado a emissão do documento fiscal eletrônico, deverá informar que está obrigado a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Exposição de Produtos Importados Poderão ser apresentados produtos importados pelos respectivos fabricantes, importadores e representantes dos mesmos, conforme as normas do LATIN AMERICAN OSSEOINTEGRATION CONGRESS IN 2015, respeitando as legislações alfandegária e fazendária correspondentes, bem como as Normas da Vigilância Sanitária - Anvisa. Os expositores deverão cumprir as exigências OBRIGATÓRIAS, impostas pelo Ministério da Fazenda, que coordena e autoriza as IMPORTAÇÕES DESTINADAS A FEIRAS E EXPOSIÇÕES. É importante ressaltar que o não cumprimento das exigências da legislação alfandegária e fazendária, PODERÁ IMPEDIR O INGRESSO DAS MERCADORIAS NO PAÍS, ao mesmo tempo em que os Organizadores não assumirão qualquer responsabilidade pela NÃO LIBERAÇÃO das cargas destinadas ao evento SEGURO Recomenda-se ao expositor que contrate seguros específicos de RISCOS DIVERSOS - RD e RESPONSABILIDADE CIVIL - RC, os quais ofereçam cobertura suficiente aos riscos envolvidos durante a montagem e desmontagem do estande e durante o período de realização do evento. As apólices de se- 13

14 guro deverão ser suficientemente amplas para dar cobertura total. Caso isso não ocorra, caberá ao Expositor/Montador complementar os custos daí decorrentes, cabendo-lhes indenizar e recompor todos os danos perante a Promotora, a área de exposições do PALÁCIO DAS CONVENÇÕES DO ANHEMBI e/ou a terceiros Responsabilidade A Promotora exime-se de toda e qualquer responsabilidade, por danos ou prejuízos causados a pessoas e/ou produtos expostos durante o período integral do ExpoIN 2015, causados por incêndio, raios, tempestades, terremotos, explosão, penetração de água, umidade, deficiência ou interrupção de energia elétrica, greves ou convulsão social DOCUMENTOS EXIGIDOS PELA DRT/SP A Delegacia Regional do Ministério do Trabalho/São Paulo - nas recentes fiscalizações realizadas em pavilhões de exposições, solicita dos montadores de estandes, prestadores de serviços e expositores, os seguintes documentos: Funcionários da empresa expositora: segunda via da ficha de registro de empregados e cartão de ponto externo Funcionários da empresa prestadora de serviço: contrato de prestação de serviços; segunda via da ficha de registro de empregados ou cartão de identificação com nome completo, função, data de admissão e número do PIS/PASEP (por exemplo, crachá), e cartão de ponto externo Temporários: contrato firmado com a empresa de trabalho temporário; registro desta empresa junto ao Ministério do Trabalho; relação de funcionários em serviço e cartão de ponto externo Autônomos: cópia da inscrição junto à Prefeitura e ao INSS Segurança: contrato de prestação de serviços; segunda via de registro de empregados ou crachá; registro dos vigilantes no MTBE; cartão de ponto externo e estar de acordo com o ofício circular no 1783/97 da Polícia Federal Participação de menores: os Expositores que contratarem menores de idade para seus estandes deverão apresentar uma licença específica do Juizado de Menores. IMPORTANTE: DURANTE A MONTAGEM E DESMONTAGEM É PROIBIDA A ENTRADA DE MENORES DE 16 ANOS, MESMO QUE ACOMPANHADOS DE SEUS RESPONSÁVEIS. DURANTE O EVENTO, SOLICITA-SE A NÃO PERMANÊNCIA DE MENORES DE 12 ANOS. CASO SEJA IMPRETERÍVEL, SOMENTE SERÁ PERMITIDA ACOMPANHADA DOS PAIS E COM APRESENTAÇÃO DE DECLARAÇÃO ASSINADA DE COMPROMISSO DE RESPONSABILIDADE Nota: como a maior parte da área de vendas das empresas é composta por representantes comerciais, estes devem ter consigo documentos inerentes à sua profissão. 14

15 DISPOSIÇÕES GERAIS Os Expositores são responsáveis por qualquer incidente que ocorra em consequência da presença ou intervenção na ExpoIN 2015, de seus empregados, permanentes ou temporários, dos prestadores de serviços, convidados ou pessoas as quais seja facilitado o acesso ao evento. SOLICITAMOS ATENTAR PARA AS IDENTIFICAÇÕES EM CRACHÁS Para dirimir as dúvidas ou questões relativas ao ExpoIN 2015 e à aplicação deste Manual/Regulamento, os Expositores se submeterão à Jurisdição e Foro dos Tribunais da Cidade de São Paulo - SP, com expressa renúncia de qualquer outro que possa correspondê-lo Todas as necessidades quanto à montagem de estandes omitidas no presente Manual/Regulamento serão diretamente equacionadas pela Promotora Ao se inscreverem para participar do ExpoIN 2015, os Expositores aceitam integralmente o presente Regulamento e Manual do Expositor, os quais doravante irão regular seus direitos e obrigações Os Expositores concordam que a simples participação no ExpoIN 2015 não lhes assegura a concretização de negócios durante o evento, ficando a Promotora isenta de responsabilidade sobre este assunto. OBS.: ESSE MANUAL/REGULAMENTO É PARTE INTEGRANTE DO CONTRATO DE LOCAÇÃO Alimentação Para maior comodidade dos expositores haverá lanchonetes e cafeterias no local, com cardápio variado e acessível Visitação e acesso de público Para acesso ao ExpoIN 2015, o visitante terá que se credenciar na secretaria do evento, com pagamento de taxa de R$ 100,00. Caso já tenha adquirido a adesão ao Congresso, o acesso será livre e permanente. É proibida a entrada e permanência de pessoas sem camisa ou trajando shorts, calções, ou bermudas durante os períodos de montagem, realização e desmontagem, sendo esta regra aplicada aos expositores e seus contratados Estacionamento Para carga e descarga utilizar o portão 35 Com taxa definida pelo Anhembi (SUJEITO A ALTERAÇÕES): Montagem: R$ 20,00, com tolerância de 2h (caminhões) Taxa para permanência na data de realização do evento: R$ 40,00, sem permissão de saída e retorno. 2. Providências Importantes 15

16 2.1 - CREDENCIAIS Crachás de expositor Importante: os crachás somente serão fornecidos mediante a quitação das parcelas de contrato e taxas municipais, energia e limpeza. A identificação será obrigatória a qualquer profissional que esteja trabalhando no estande durante o período do evento. Para obter as credenciais, preencher o formulário nº 1 até 01/09/2015 com o nome das pessoas e cargo. Os crachás serão fornecidos na seguinte proporção: Metragem Qtde crachás ATÉ 40 M² 25 ACIMA DE 40M² Os crachás de Expositor não dão acesso às salas do setor de atividades científicas do evento. Importante: as empresas que não enviarem a solicitação até a data mencionada, ficarão sujeitas à espera determinada pela Secretaria do evento. CRACHÁS EXCEDENTES À QUANTIDADE LIMITE DEVERÃO SER AUTORIZADOS PELA COORDENAÇÃO, E A TAXA POR UNIDADE SERÁ DE R$ 50, CREDENCIAL ESPECIAL DE SEGURANÇA Para os funcionários de expositor, que estarão prestando serviços como segurança, será solicitado cadastramento junto a Promotora. (formulário nº 04) E PAGAMENTO DE TAXA NO VALOR DE R$ 200,00. DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA PRESTADORES DE SERVIÇOS DE SEGURANÇA: contrato de prestação de serviços; segunda via de registro de empregados ou crachá; registro dos vigilantes no MTBE; cartão de ponto externo e estar de acordo com o ofício circular no 1783/97 da Polícia Federal. A Promotora manterá um serviço de segurança geral do ExpoIN 2015, durante o período de realização do evento. A Promotora não se responsabiliza pelas mercadorias em exposição nos estandes. Importante: é proibido contratar, sob qualquer hipótese, pessoas não vinculadas à empresas de segurança, especialmente os free-lancers. SOMENTE SERÃO ACEITOS PAGAMENTOS REALIZADOS PELAS EMPRESAS EXPOSITORAS NÃO SERÃO ACEITOS PAGAMENTOS DE PESSOAS FÍSICAS OU EMPRESAS TERCEIRAS. 16

17 2.2 - LIMPEZA O Expositor efetuou, no ato do contrato, o pagamento da taxa mínima de limpeza, no valor de R$ 6,00 por m², assim, a organização do evento manterá um serviço de limpeza no recinto do ExpoIN 2015 para manutenção das áreas comuns. A limpeza interna dos estandes será de responsabilidade do próprio Expositor, o qual poderá ter um funcionário credenciado para a execução deste serviço (formulário nº 05). SOMENTE SERÃO ACEITOS PAGAMENTOS REALIZADOS PELAS EMPRESAS EXPOSITORAS NÃO SERÃO ACEITOS PAGAMENTOS DE PESSOAS FÍSICAS OU EMPRESAS TERCEIRAS. Em hipótese alguma, os resíduos oriundos da limpeza dos estandes, poderão ser jogados nas áreas comuns ou de circulação, ficando o Expositor sujeito à advertência e multa. Os detritos de cada estande somente poderão ser colocados nas vias de circulação após o encerramento das atividades do dia, desde que devidamente acondicionados em sacos plásticos EXTINTORES Todos estandes deverão ter, A CADA OU ATÉ 25m², 1 extintor de incêndio devidamente posicionado, identificado e sinalizado, obedecendo às normas técnicas do Corpo de Bombeiros. Observar a legislação vigente. Poderão ser unidades extintoras de pó ABC com capacidade extintora de no mínimo, 2-A:20-B:C. A empresa de segurança oficial do evento poderá locar este equipamento. Obs.: o pagamento não está incluso nas taxas cobradas pelo evento TELEFONE E INTERNET Para locar uma linha direta no estande, basta solicitar ao ANHEMBI TELECOM - tel.: (11) / 7505 / 7507 / 7512, fax: (11) Entrar em contato até 01/09/2015. Esse pagamento não está incluso nas taxas cobradas pelo evento Taxas municipais Em obediência às instruções contidas no modelo exigido pela Prefeitura do Município de São Paulo para a obtenção da Licença de Funcionamento de estande, bem como taxas de fiscalização de Anúncios e Distribuição de Folhetos e Brindes, referente à sua participação no ExpoIN 2015 fica a promotora responsável pelo recolhimento das mencionadas taxas DARM (Documento de Arrecadação de Tributos Mobiliários), que serão ressarcidas pelo Expositor em data anterior a suas quitações, através do pagamento de boletos bancários expedidos pela Promotora - vencimento 01/09/2015. boleto será encaminhado via correio Taxa de licença para localização, funcionamento e instalação. Esta taxa enquadra-se no código 34932, (leis e 13477) TFE Taxa de fiscalização de anúncios e distribuição de folhetos e brindes. 17

18 Através da Lei Municipal n de 27/12/84, alterada pelas leis e 13477, de 01 de janeiro de 2003, foi criada a TAXA DE FISCALIZAÇÃO DE ANÚNCIOS. No que diz respeito ao anúncio colocado nos estandes de Expositores, a lei considera como localizados no próprio estabelecimento do anunciante e tributa conforme tabela específica. Assim, todo e qualquer ANÚNCIO e ou PUBLICIDADE nestas condições deve recolher a referida taxa, a qual está enquadrada no código TAXA DE PUBLICIDADE Taxa de Distribuição de Folhetos e Brindes está enquadrada no código MONTAGEM (NORMAS) Montadora oficial Hotma Arquitetura de Eventos Responsável: Getúlio Tamada Contato: Fernanda Chiarella Rua Moisés Kauffman, São Paulo - SP tel.: (11) fernanda@hotma.com.br ou hotma@hotma.com.br O Expositor que pretende contratar Montadora especializada para a montagem do seu estande, deverá credenciá-la junto à Promotora. (formulário nº 2) até 01/09/2015. Consultar na página 5 os horários para montagem e desmontagem de seu estande. Caso a montadora contratada pelo Expositor exceda os horários, será efetuada cobrança de multa no valor de R$ 500,00 por hora excedida. (vide também item sobre responsabilidade conjunta) Padrão dos Estandes Os estandes não poderão ter padrão inferior ao estabelecido na Montagem Básica. As taxas, serviços e outros encargos pertinentes e previstos nos itens seguintes são de responsabilidade exclusiva do EXPOSITOR e deverão ser saldados previamente junto à Promotora. Não são permitidos quiosques ou padrão semelhantes. ESTANDES ESPECIAIS DECORADOS Visando a segurança dos participantes e a satisfação final da empresa expositora, sugerimos que contratem somente montadoras de estandes filiadas ao SINDIPROM e exijam o CECAM - Certificado de Capacitação das Montadoras e que seja providenciado contrato entre as partes Montagem Básica Caso o Expositor opte por montagem básica, ela somente poderá ser executada pela Montadora Oficial, devido a padronização de material. Composição da montagem básica contratada pelo expositor: Carpete - Forração na cor cinza aplicada diretamente sobre o piso existente. 18

19 Paredes - divisórias em sistema modular de estrutura de alumínio anodizado na cor branca com painéis TS em módulos de 1,00 x 2,50 de altura, montadas nas áreas limítrofes com os estandes vizinhos. Pergolado - estrutura parcial de alumínio sobre o estande, para estruturação das divisórias e colocação da iluminação. Fachada - Todos os estandes terão suas frentes abertas para as ruas, com testeira em travessa de alumínio tipo Z-500 e uma placa 109 x 0,27 cm com o nome do expositor, em letras fonte arial pretas, até o limite de 14 letras. Iluminação - Cada estande será iluminado através de lâmpadas 100 W, na proporção de uma lâmpada para cada três metros quadrados. Tomadas - Cada estande será equipado com 01 tomada com capacidade de 110 volts. Mobiliário - Cada estande terá 1 mesa redonda base prata com tampo de vidro, 2 cadeiras fixas com base prata e assento branco e 01 lixeira tubo preta. Montagem básica. A solicitação E PAGAMENTO da montagem básica deverão ser feitos diretamente à montadora oficial até 01/09/2015. O valor deverá ser pago diretamente para a Montadora Oficial: todos os elementos da montagem básica dos estandes serão cedidos em regime de locação pela Montadora Oficial RELAÇÕES ENTRE PROMOTOR, EXPOSITOR E MONTADOR A Promotora não se responsabiliza pelas relações contratuais e/ou outras entre o Expositor e a Montadora. Relacionado ao estande locado, nos casos de danos ao Centro de Exposições, acidentes pessoais, prejuízos diversos, prazos de montagem/desmontagem excedidos, o Expositor é responsável em conjunto à montadora por ele contratada. Montagens, adaptações, retirada ou colocação de tapetes, painéis, arandelas e outros materiais, afixação de materiais promocionais, quadros e objetos de decoração poderão ser feitos somente por pessoal especializado Normas de Montagem Além das normas estabelecidas pelo regulamento UBRAFE/SINDIPRON, devem ser respeitados o que segue: Piso elevado: será permitida a instalação de PISO TÉCNICO, desde que não ultrapasse 05 cm de altura. O piso elevado com até 05 cm de altura poderá ser de material de livre escolha da empresa expositora As alturas máximas permitidas para quaisquer elementos componentes do estande são consideradas a partir do piso do Palácio das Convenções e os recuos mínimos a partir dos limites entre vizinhos das áreas locadas. Deverão respeitar a seguinte tabela: (Pé direito foi padronizado para todos os espaços) Recuo mínimo Altura máxima incluindo PISO TÉCNICO de até 05 cm 2,50m 0 19

20 Obs.: entende-se por estande especial aquele cujas características suplantem a característica da montagem básica e suas opções de complemento. Estande especial caracteriza-se com os painéis especiais pintados, torre, salas, vitrines, depósitos, displays e balcões específicos, devendo todo o conjunto vir previamente preparado, NÃO SENDO PERMITIDO QUALQUER TRABALHO COMPLEMENTAR NO ESPAÇO DE EXPOSIÇÕES, COMO MARCENARIA, SERRALHERIA OU PINTURA, QUE RESULTEM EM DANO OU SUJEIRA DO LOCAL DEIXAR ESPAÇO PARA CIRCULAÇÃO ESTANDES ILHAS - As paredes dos estandes que configurarem Ilha poderão ser construídas com painéis cegos, sem transparência, no máximo até 50% da metragem linear total de cada face do estande. Acima desta metragem somente serão permitidas paredes de vidro ou material similar que possuam transparência, devendo ter sinalização de segurança. Caso a parede com painéis cegos sem transparência exceda 50%, terá obrigatoriamente que obedecer ao recuo de 0,50 m das ruas de circulação. Caso haja descumprimento das normas aqui estabelecidas por parte de alguma empresa expositora ou da montadora por ela contratada, será cobrada multa no valor de R$ 500,00 (Quinhentos reais) referente a cada norma descumprida TRAJES NA MONTAGEM É proibido entrada de pessoas sem camisa ou trajando shorts, calções, bermudas, tamancos, sandálias, calçados de salto ou chinelos, (sendo obrigatória a utilização de calçado fechado - tênis/sapato/botas) durante os períodos de montagem e desmontagem, sendo esta regra aplicada aos expositores e seus contratados. A utilização de E.P.I, é de obrigação e responsabilidade das empresas montadoras/expositoras, conforme determinações do Ministério do Trabalho Material opcional A locação de material extra para complemento de estandes com montagem básica (spots, tomada para computador, mesas, cadeiras, balcões, vasos com plantas e outros) deverá ser direto com a Montadora Oficial até 01/09/ Para conhecimento das montadoras Lembramos que a montagem somente poderá ser iniciada se cumpridos os itens: O projeto deverá estar aprovado pela montadora oficial e deverá ser apresentada ART/RRT acompanhada de comprovante de pagamento. - seguir NORMATIVA 2 ITEM 1.6 ENCARGOS DO EXPOSITOR. O acesso ao local do evento é restrito às pessoas devidamente credenciadas (formulários nº 2 e 3). A entrega das credenciais para montagem no local do evento está condicionada a apresentação dos documentos citados, além do Termo de Responsabilidade e nomes para crachás até 01/09/2015. A remoção de todo material e entulho decorrentes da montagem é de responsabilidade do Expositor e sua respectiva Montadora. 20

21 2.7 - GUIA DE BOAS PRÁTICAS AMBIENTAIS EVENTO VERDE As questões ambientais devem ser observadas ainda na etapa de planejamento do estande. Leve em conta: O material que será utilizado, dar preferência para materiais reciclados. O destino que o estande terá e também as possíveis sobras. Opte por materiais que tenham reciclagem e que permitam que o produto final (o estande) possa ser reutilizado ou que possa ser reaproveitado. Na iluminação, opte por lâmpadas que tenham maior eficiência e que não gerem calor, tipo HQI Na etapa de montagem, o expositor e a montadora devem minimizar os possíveis resíduos. Transforme a matéria-prima em produto e não em resíduos. Se o estande for pintado, use tinta a base de água. Ao descartar materiais, utilize o sistema de coleta seletiva, ou seja, locais adequados para que sejam separados os resíduos e dado o destino correto aos mesmos. A coleta seletiva depende das pessoas separarem corretamente para ser eficiente Além do estande, lembre-se dos materiais de divulgação que serão distribuídos. Utilize materiais reciclados e procure não desperdiçar os mesmos. Economize água. Reutilize o recurso para limpeza de objetos ou áreas que não necessitem de tratamento. Utilize descartáveis. Consuma com consciência ENERGIA ELÉTRICA A energia elétrica será cobrada à base de R$ 90,00 o KVA O consumo mínimo de energia do estande já foi pago PELO EXPOSITOR na assinatura do contrato (R$ 90,00 por KVA) Pedimos a gentileza de avaliar o consumo de energia que realmente irá utilizar. Caso necessite de energia adicional, favor preencher o formulário nº 6 e enviar até 01/09/2015, impreterivelmente. Em caso de montagem especial, a distribuição da rede de energia elétrica será de responsabilidade exclusiva da empresa expositora/montadora e deverá obedecer as normas da ABNT, provendo a entrada da(s) rede(s) com disjuntores adequados. 21

22 Para cálculo do número de KW necessários para o ESTANDE, o MONTADOR/EXPOSITOR deverá calcular a demanda em Watts de seu sistema de iluminação e equipamentos expostos, obtendo o total de KW a ser solicitado. Em nenhum caso o consumo poderá ser superior ao declarado inicialmente e nem mesmo a chegada de equipamentos de maior consumo de última hora será permitida. Curto circuitos e outros problemas, como corte de energia devido a má instalação, e todo o problema referente à instalações de má qualidade, serão da responsabilidade da montadora/expositor. A ILUMINAÇÃO DE SEU ESTANDE DEVERÁ SER DESLIGADA TODOS OS DIAS ATÉ 21H. Será cobrada multa de R$ 200,00 para empresas que deixarem qualquer tipo de iluminação ligados após esse horário. Lembramos que além da multa, o consumo de energia será verificado e a diferença excedente cobrada individualmente Tabela de referência para cálculo de energia elétrica. Procure economizar energia: Equipamentos KVA por equipamento Cafeteira Elétrica residencial com jarra 0,50 Cafeteira comercial 1,50 por bico Canhão Luz 300 Watts 0,30 - EVITAR Canhão Luz 500 Watts 0,50 - EVITAR Geladeira Tipo Frigobar 0,30 Geladeira Residencial 0,50 Freezer 0,50 Impressora jato de tinta/matricial/laser 0,30/0,50/0,50 Impressora linha PC 0,20 Microcomputador com Monitor 0,50 Lâmpada Incandescente 100 W 0,10 Lâmpada Incandescente 150 W 0,15 Lâmpada Fluorescente 20 W 0,03 Lâmpada Fluorescente 40 W 0,05 Refletor com Lâmpada Halógena HQI 150 W + reator 0,30 - EVITAR Laptop 0,03 Televisor 0,30 TV Plasma consumo médio 0,30 Circulador de Ar 0,15 Ventilador Grande 0,30 Aparelho DVD 0,40 Neon por metro 0,03 Laser 11,00 - EVITAR Forno de microondas 1,35 Forno elétrico caseiro pequeno 1,00 Forno elétrico comercial pequeno 2,40 22

23 Obs.: para os equipamentos especiais, que não constam desta lista, deverão ser observados os manuais técnicos ou plaqueta no corpo do aparelho com características de instalação INSTALAÇÃO HIDRÁULICA (PONTO DE ÁGUA) A instalação de pontos de água e deságue será efetuada SOB CONSULTA PRÉVIA À PROMOTORA e pagamento da taxa no valor de R$ 500,00 (ponto+deságue+pia) até 01/09/2015, após a autorização da empresa responsável pela hidráulica. FORMULÁRIO Nº 6 *ECONOMIZE ÁGUA, UTILIZE DESCARTÁVEIS. ATENÇÃO: Todos os formulários citados neste manual serão enviados posteriormente por , juntamente com as devidas atualizações. 23