REGIMENTO INTERNO DO COMITÊ ESTATUTÁRIO DE ELEGIBILIDADE

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1 REGIMENTO INTERNO DO COMITÊ ESTATUTÁRIO DE ELEGIBILIDADE Aprovado pelo CONAD da COPERGÁS em reunião do dia 29/06/2018 em conformidade às exigências da Lei de Junho de Recife,

2 Sumário Título I - DO COMITÊ E SEUS OBJETIVOS... 3 Título II - DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL... 3 Título III - DAS RESPONSABILIDADES... 4 Título IV - DAS FUNÇÕES DO COMITÊ ESTATUTÁRIO DE ELEGIBILIDADE... 5 Título V - DA FREQUÊNCIA E QUÓRUM DAS REUNIÕES... 6 Título VI - DOS PROCEDIMENTOS... 7 Título VII - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

3 Título I - DO COMITÊ E SEUS OBJETIVOS Art. 1º. O presente Regimento Interno ( Regimento ) tem por objetivo detalhar as atribuições e o funcionamento do Comitê Estatutário de Elegibilidade, bem como a atuação e as responsabilidades de seus Membros, respeitado o disposto no Estatuto Social, no Código de Conduta e Integridade e na Política de Indicação da COPERGÁS. Art. 2º. O Comitê Estatutário de Elegibilidade é um colegiado independente, de funcionamento permanente. O Comitê auxiliará o acionista controlador e o Conselho de Administração na verificação da conformidade do processo de indicação e de avaliação dos administradores, conselheiros fiscais e membros do Comitê de Auditoria Estatutário. Título II - DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Art. 3º. O Comitê será composto por 3 (três) membros, para um mandato de 2 (dois) anos, permitidas até 03 (três) reeleições consecutivas, eleitos e destituíveis pelo Conselho de Administração. PARÁGRAFO ÚNICO: Os membros do Comitê Estatutário de Elegibilidade deverão ser indicados das seguintes áreas da Companhia: 01 (um) membro da área jurídica; 01 (um) membro da área de recursos humanos; e 01 (um) membro da área de governança e conformidade. Art. 4º. O Comitê reportar-se-á diretamente à Assembleia Geral e Conselho de Administração da COPERGÁS, atuando com independência em relação ao Conselho de Administração, Diretoria e Gerências da Companhia. Art. 5º. Os membros do Comitê, por maioria simples, elegerão 1 (um) membro para ser o Coordenador do Comitê por um período de dois anos, findo o qual os membros do Comitê deverão avaliar se mantém o Coordenador no cargo por mais dois anos ou se designa outro Membro para ocupar a posição. Art. 6º. Os Membros serão investidos em seus cargos após terem sido nomeados por meio de ata de Reunião do Conselho de Administração e assinatura do termo de posse, condicionado à adesão imediata ao Código de Conduta e Integridade, ao presente Regimento e a outros manuais e/ou códigos internos que a COPERGÁS venha a adotar. Art. 7º. No caso de vacância de qualquer cargo de membro do Comitê, o Conselho de Administração nomeará substituto. 3

4 Art. 8º. A função de membro do Comitê é indelegável, devendo ser exercida respeitando os deveres de lealdade e diligência, bem como evitando quaisquer situações de conflito que possam afetar os interesses da COPERGÁS e de seus acionistas. Art. 9º. O Conselho de Administração, a qualquer tempo, destituirá qualquer membro do Comitê, se a sua independência tiver sido afetada por qualquer circunstância de conflito ou potencialmente conflituosa. Art. 10º. Caso um Membro do Comitê Estatutário de Elegibilidade desvincule-se definitivamente da COPERGÁS, o Conselho de Administração nomeará novo Membro em substituição. Art. 11. Os membros do Comitê não terão suplentes. Art. 12. A função de membro do Comitê não será remunerada. Art. 13. Os membros do Comitê serão reembolsados pela Companhia das despesas com locomoção, alimentação e hospedagem, necessárias ao desempenho da função. Título III - DAS RESPONSABILIDADES Art. 14. O Coordenador do Comitê Estatutário de Elegibilidade deverá estar sujeita aos seguintes critérios e responsabilidades: I - convocará e presidirá as reuniões do Comitê; II - avaliará e definirá os assuntos a serem discutidos nas reuniões, incluindo na pauta aqueles a serem apreciados; III - aprovará a participação de convidados durante as reuniões do Comitê Estatutário de Elegibilidade com o propósito de assessorar, fornecer informações adicionais ou atuar como observadores; IV- comunicará à COPERGÁS sobre as manifestações das reuniões do Comitê Estatutário de Elegibilidade; V - cumprirá e fará cumprir o Regimento Interno do Comitê; e VI - nomeará o Secretário da Mesa, que será o responsável pela elaboração das atas das reuniões do Comitê. Art. 15. Os Membros do Comitê Estatutário de Elegibilidade deverão estar sujeitos aos seguintes critérios e responsabilidades: I - terão voz ativa nos assuntos tratados pelos Membros do Comitê Estatutário de Elegibilidade; II - avaliarão e definirão os assuntos a serem discutidos nas reuniões, incluindo na pauta aqueles a serem apreciados; III - não poderão designar substitutos para as suas funções; IV - cumprirão o Regimento Interno do Comitê; V - deverão informar os demais membros Membro do Comitê Estatutário de Elegibilidade sobre qualquer assunto que afete as responsabilidades do Membro do Comitê Estatutário de Elegibilidade; VI - zelar pela confidencialidade das informações da companhia, prezando pela segurança da mesma; e 4

5 VII - possuir profundo conhecimento da Política de Indicação bem como visão geral das operações da COPERGÁS. Art. 16. Os Membros do Comitê Estatutário de Elegibilidade deverão ser suportados por um(a) Secretário(a) escolhida entre os empregados da Companhia, que estará sujeito(a) aos seguintes critérios e responsabilidades: I - deverá ser nomeado pelo Coordenador do Comitê Estatutário de Elegibilidade; e II - terá sob sua responsabilidade as seguintes tarefas: a) elaboração e distribuição antecipada da agenda e documentos com os assuntos que deverão ser tratados pelo Membro do Comitê Estatutário de Elegibilidade durante suas reuniões; b) redação das atas das reuniões do Membro do Comitê Estatutário de Elegibilidade e circulação entre seus Membros, a Assembleia Geral, o Conselho de Administração da Companhia e a Diretoria Executiva; c) organização e conservação dos arquivos do Membro do Comitê Estatutário de Elegibilidade, bem como sobre as informações utilizadas durante cada uma de suas reuniões; e d) preparação dos documentos de comunicação a serem emitidos pelo Membro do Comitê Estatutário de Elegibilidade ao Conselho de Administração, Assembleia Geral e Diretoria Executiva da Companhia sobre os planos de ações que deverão ser cumpridos, originados durante as reuniões do Membro do Comitê Estatutário de Elegibilidade. Título IV - DAS FUNÇÕES DO COMITÊ ESTATUTÁRIO DE ELEGIBILIDADE Art. 17. Compete ao Comitê Estatutário de Elegibilidade: I - opinar de modo a auxiliar os acionistas na indicação de Membros do Conselho de Administração, Diretoria Executiva, de membros dos comitês de assessoramento ao Conselho de Administração e de Conselheiros Fiscais, sobre o preenchimento dos requisitos e a ausência de vedações para as respectivas eleições; II - verificar a conformidade do processo de avaliação dos administradores, dos membros dos comitês de assessoramento ao Conselho de Administração e dos Conselheiros Fiscais; III - agir em conformidade com a Política de Indicação dos membros da Diretoria, do Conselho de Administração, do Conselho Fiscal e dos Comitês Estatutários, bem como de suas alterações; IV - prestar apoio metodológico ao Conselho de Administração que fará avaliação de desempenho dos membros da Diretoria e dos Comitês Estatutários a ele vinculados; e V - avaliar anualmente seu desempenho, submetendo os resultados à análise do Conselho de Administração. Parágrafo único - A manifestação do Comitê é meramente opinativa e não tem caráter decisório, não afastando o dever de exame e decisão dos órgãos competente sobre as indicações que lhe forem submetidas. 5

6 Art. 18. Os membros do Comitê Estatutário de Elegibilidade terão total independência no exercício de suas atribuições, devendo manter sob caráter de confidencialidade as informações recebidas. Título V - DA FREQUÊNCIA E QUÓRUM DAS REUNIÕES Art. 19. O Comitê Estatutário de Elegibilidade reunir-se-á ordinariamente sempre que houver indicação, por algum dos acionistas ou pelo(s) órgão(s) competente(s) para as indicações, para membros do Conselho Fiscal, do Conselho de Administração, da Diretoria Executiva e do Comitê de Auditoria Estatutário. 1º. O Coordenador do Comitê Estatutário de Elegibilidade poderá, mediante prévia concordância por escrito dos demais, convidar terceiros, colaboradores ou não da COPERGÁS, para participar de reunião do Comitê Estatutário de Elegibilidade, acompanhando e assessorando, exclusivamente, para o tema em razão do qual fora convidado. 2º. Os assuntos da reunião serão registrados em Atas assinadas pelos Membros do Comitê e representantes da administração quando presentes. As atas das reuniões do Comitê conterão os seguintes itens: a) numeração para identificação da reunião; b) data, hora e local; c) lista de participantes da reunião; d) agenda de trabalho; e) deliberações tomadas; f) cópia da documentação utilizada pelo Comitê Estatutário de Elegibilidade para referência; e g) as atas deverão ser mantidas pelo período mínimo de 5 (cinco) anos. 3º. É indispensável à obtenção das assinaturas dos participantes da reunião e que as atas, por sua vez, estejam formalmente autorizadas e façam parte de um livro de atas do Comitê Estatutário de Elegibilidade. 4º. Cópias das atas serão distribuídas aos Membros do Comitê e enviadas ao Conselho de Administração, Assembleia Geral e Diretoria Executiva. 5º. As atas das reuniões deverão ser divulgadas se solicitadas por algum membro da COPERGÁS, à exceção de casos em que a maioria dos membros deste Comitê entender que a divulgação poderá colocar em risco interesse legítimo da Companhia. Art. 20. Os membros do Comitê Estatutário de Elegibilidade poderão participar de qualquer reunião do Comitê Estatutário de Elegibilidade por meio de conferência telefônica, vídeo conferência ou qualquer outro meio de comunicação, no qual todos os membros possam escutar uns aos outros e o membro que participe da reunião dessa maneira será considerado como presente à reunião. 6

7 Art. 21. Serão consideradas válidas as reuniões compostas pela maioria dos membros. Título VI - DOS PROCEDIMENTOS Art. 22. Para o exame do Comitê deverão ser seguidos os seguintes procedimentos: 1º - Deverá o acionista ou órgão(s) competente(s) para as indicações apresentar à Secretária nomeada do Comitê toda a documentação contida no artigo 24 deste Regimento, sem prejuízo de outras que entenda pertinentes, desde que relacionadas ao seu candidato e ao desempenho da função de Conselheiro Fiscal, Conselheiro de Administração, Diretor Executivo e membro do Comitê de Auditoria Estatutário. 2º - Uma vez recebida a documentação pela Secretária, esta apresentará o material para os membros do Comitê em até 3 (três) dias a partir do recebimento. 3º - A Comissão deverá examinar o material recebido e manifestar-se em até 8 (oito) dias úteis, após o encaminhamento pela Secretária. 4º - Caso a Comissão identifique que existe a necessidade de complementação e/ou de retificação da documentação encaminhada, irá solicitar ao(s) emitente(s) que providencie(m) tal complementação/retificação com a maior brevidade possível, ocasião em que o prazo de exame ficará suspenso até que seja sanada a inconformidade. Art. 23. Dentre a documentação apresentada, deverão constar as seguintes: I curriculum vitae; II formulário padronizado, devidamente preenchido, assinado pelo candidato, acompanhado da documentação pertinente, para membros do Conselho Fiscal, do Conselho de Administração e da Diretoria Executiva; III documentos comprobatórios exigidos no formulário padronizado; IV declaração de desimpedimento para membros do Comitê de Auditoria Estatutário; V carta de encaminhamento da indicação. 1º - Os modelos dos documentos referidos nos incisos I, II e IV deste artigo constam nos Anexos do presente Regimento. 2º - A ausência dos documentos referidos neste artigo implicará em não aceitação imediata do formulário, sendo de responsabilidade do acionista/órgão responsável pela indicação a reapresentação, após sanadas as omissões. 3º - Os documentos previstos nos incisos II e IV deste artigo deverão ser preenchidos, rubricados em todas as suas páginas e assinados, de forma completa e sem rasuras. 4º - Os signatários do formulário e declaração são os únicos responsáveis pela veracidade das informações constantes dos mesmos e demais documentos apresentados à Secretária. 5º - Caso seja constatada, durante ou após o processo de indicação, falsidade material ou ideológica nos documentos recebidos pela Secretária, tal fato será comunicado aos órgãos competentes. Art. 24. O Comitê deverá se ater exclusivamente a analisar os requisitos e vedações previstos na Política de Indicações da Companhia e nos artigos correspondentes da Lei 7

8 nº /2016 para a verificação da documentação apresentada pelos acionistas ou pelo(s) órgão(s) competente(s) para as indicações. Parágrafo único - A inocorrência das vedações previstas na Lei nº /2016 e na Política de Indicações da Companhia será verificada por meio da autodeclaração apresentada pelo candidato, nos moldes dos formulários padronizados e declarações de desimpedimento em anexo. Art. 25. Se o Comitê apontar restrições à indicação, o acionista ou órgão competente poderá avaliar o interesse de mantê-la ou substituí-la. Para manter a indicação, o acionista ou órgão competente deverá refutar de forma fundamentada os argumentos do Comitê e submeter ao órgão da Companhia a quem cabe a eleição. Título VII - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 26. Este Regimento entra em vigor na data de sua aprovação, mediante deliberação do Conselho de Administração, e somente poderá ser alterado, parcial ou totalmente, por proposta de qualquer dos acionistas, Conselheiro da Companhia ou do Comitê Estatutário de Elegibilidade, mediante nova deliberação do Conselho de Administração ou da Assembleia Geral. Art. 27. Os casos omissos relativos a este Regimento serão submetidos ao Conselho de Administração. ANEXO I FORMULÁRIO para Diretor Executivo e Conselheiro de Administração; ANEXO II FORMULÁRIO para membro independente do Conselho de Administração; ANEXO III FORMULÁRIO para Conselheiro fiscal; ANEXO IV Declaração de desimpedimento para membro do Comitê de Auditoria Estatutário; ANEXO V Declaração de desimpedimento para membro independente do Comitê de Auditoria Estatutário; ANEXO VI Modelo de curriculum vitae. 8