MANUAL DE PROCEDIMENTOS SISTEMA DE PROTOCOLO ÚNICO

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1 MANUAL DE PROCEDIMENTOS SISTEMA DE PROTOCOLO ÚNICO Revisão 2 junho/2004 COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 1

2 APRESENTAÇÃO O Sistema de Protocolo Único SPU foi instituído por meio da Resolução SF 67, de 15 de dezembro de 1.999, e regulamentado pela Portaria CGA-01 de 30 de outubro de 2003 para administrar e controlar a entrada, tramitação, instrução, arquivamento e a destinação final de documentos no âmbito da SEFAZ. Todas as ações citadas neste Manual serão operacionalizadas pela ferramenta de Gestão de Documentos em vigor. O Sistema de Gestão de Documentos GDOC tem por objetivo armazenar e fornecer informações que identifiquem a existência e localização de documentos que envolvam o registro de atos e fatos de natureza administrativa/jurídica na Secretaria da Fazenda. Integram o SPU as seguintes Unidades: - Núcleo de Protocolo e Arquivo NPA - Núcleo de Finanças, Suprimento e Atividades Complementares das Divisões Regionais de Administração - NFSAC - Demais Unidades Administrativas. As atribuições e responsabilidades dos Núcleos acima referenciados encontram-se detalhadas nos artigos 2º a 8º da Portaria CGA 01 de 30 de outubro de 2003, bem como em seus parágrafos únicos. A coordenação geral do Sistema de Gestão de Documentos GDOC é de responsabilidade da Coordenaria Geral de Administração e do Grupo de Trabalho integrado por representantes do Gabinete do Secretário e das Coordenadorias, que deve orientar e definir procedimentos, de forma a garantir a adequada operação. COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 2

3 SUMÁRIO 1 Entrada de Documentos - Cadastro Cadastro de Documento Alteração dos Dados Cadastrais 5 2 Autuação 5 3 Movimentação de Documentos 6 4 Instrução de Documentos 7 5 Apensamento de Documentos 7 6 Desapensamento de Documentos 8 7 Juntada de Documentos 8 8 Desentramento de Folhas 8 9 Abertura de Volume de Documentos 9 10 Encerramento / Conclusão de Documentos 9 11 Arquivamento de Documentos Consultas / Vistas a Documento Reabertura de Documentos Reabertura de Expedientes Reabertura de Processos Reconstituição de Documentos Destinação de Documentos - Eliminação ou Transferência Eliminação ou Expurgo Recolhimento ao Arquivo do Estado 13 ANEXOS Legislação 14 COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 3

4 1 ENTRADA DE DOCUMENTOS - CADASTRO Todo documento deve ser protocolado ao dar entrada na Secretaria da Fazenda. Ao protocolar um documento, para procedimentos administrativos ou instrução de processos, deve-se verificar: a) se a solicitação é documento original; b) se a cópia é autenticada c) se cópia reprográfica sem autenticação, apresentar o original para confrontação (lei estadual nº8.263 de 24 de março de 1993) d) se há registro de entrada de documento anterior sobre o mesmo assunto e mesmo interessado; se houver cadastrar como expediente. 1.1 Cadastro de Documento No cadastramento considerar: a) interessado ou interessados - pessoa física, funcionário, pessoa jurídica ou Unidade Administrativa cujo assunto do documento lhe interessar diretamente; no caso em que o signatário do documento representar pessoa jurídica, considerar como interessado a instituição que ele representa; b) espécie de documento: - processo - expediente autuado pelo NPA / NFSAC; - processo externo - processos formados em outros órgãos que tramitam pela SEFAZ para providências e que devam retornar ao órgão de origem; Obs.: processos de outras secretarias que fazem referência à vida funcional e, portanto não retornam ao órgão de origem, devem ser cadastrados como expediente para serem incorporados aos PUCTs já existentes no acervo da Secretaria da Fazenda. - expedientes: cartas, memorandos, ofícios, requerimentos; c) identificação do documento de origem: sigla do órgão de origem, número e ano f) assunto - objeto do documento. Os assuntos estão agrupados por: Grupo: representa a atividade geral das Coordenadorias; Subgrupo: representa as atividades específicas das áreas responsáveis pelo assunto; Assunto: assunto do documento g) complemento do assunto descrição mais detalhada do assunto; COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 4

5 i) solicitante - quando o mesmo for diferente do Interessado, deve constar o nome da pessoa que encaminhou o documento; j) localidade domicílio do interessado Comprovante de Protocolo No ato do protocolo, a parte interessada ou o portador receberá um comprovante de entrega com o mesmo número de registro dado ao documento Formação do expediente Folha Líder Concluído o registro, emitir a Folha Líder onde constem os dados de identificação do documento (interessado, assunto, complemento) que deve preceder ao documento ou conjunto de documentos, identificando-a como fls Numeração de Folhas Deve-se apor em todas as folhas, no canto superior direito, a numeração seqüencial e a rubrica do servidor responsável pelo protocolo. As páginas em branco devem ser INUTILIZADAS. 1.2 Alteração dos Dados Cadastrais Para Processos, qualquer alteração no cadastro, só poderá ser feita, pelo NPA / NFSAC, mediante despacho do solicitante que identificou a incorreção dos dados. Para Expediente, as alterações só poderão ser realizadas pela unidade que efetuou o cadastramento, mediante despacho do solicitante que identificou a incorreção dos dados. No ato da alteração a folha líder deve ser substituída. 2 AUTUAÇÃO A autuação consiste na formação de um processo, a partir de um expediente, quando o assunto tratado exigir decisão. 2.1 A autuação é de competência exclusiva do NPA / NFSAC, atendendo à solicitação formal de autoridade competente. 2.2 São autoridades competentes para determinar a autuação de documento: - Secretário de Estado; - Secretário Adjunto; - Chefe de Gabinete; - Coordenador; COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 5

6 - Todas as autoridades até o nível hierárquico de Diretoria de Serviço e, - outros casos em que houver delegação em norma interna. 2.3 Na autuação, o sistema conservará o mesmo número de identificação inicialmente recebido no expediente; os documentos na SEFAZ terão um único número de identificação do cadastramento ao encerramento. 2.4 Os documentos que formam um Processo devem ser reunidos em um único conjunto, sendo desdobrados volumes, quando for o caso. 2.5 Na autuação se o NPA / NFSAC constatar que houve irregularidade no cumprimento das normas estabelecidas por este Manual, o expediente será restituído à unidade de origem para saneamento. 2.6 Expedientes de outros órgãos autuados na SEFAZ receberão número SF e passarão a ser considerados documentos SF. 3 MOVIMENTAÇÃO DE DOCUMENTOS 3.1 Considera-se movimentação de um documento sua circulação pelas unidades da Secretaria da Fazenda ou em outros Órgãos da Administração Pública Estadual, para manifestações e obtenção de subsídios necessários a sua solução final. 3.2 A movimentação dos documentos deve ser processada com a máxima rapidez e com rigorosa observância dos prazos especiais que estiverem fixados para cada caso, pelas autoridades competentes, segundo a natureza da matéria. 3.3 À exceção dos assuntos que tenham prazos previstos em regulamentação legal específica, os demais deverão ser observados os prazos determinados na Seção IV, Artigos 32 e 33, da Lei n. º , de 30/12/98 que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Estadual. 3.4 A movimentação de documentos deve ser feita por meio de formulários próprios (Relação de Remessa ou Relação de Transferência) para enviar um ou mais processos ou expedientes de uma Unidade Administrativa para outra. Cabe às chefias a responsabilidade de exercer o controle da movimentação de documentos. 3.5 Nenhum processo deve ter andamento sem que todas as suas folhas estejam devidamente numeradas, rubricadas e os espaços em branco regularmente inutilizados. 3.6 Não é permitida a movimentação de processos com capas dilaceradas. As unidades devem encaminhá-los ao NPA / NFSAC para substituição. 3.7 Só podem movimentar temporariamente na contracapa dos Processos, os documentos para assinatura, a saber: contratos, convênios, autorizações de pagamentos, certidões ou plantas fornecidas a terceiros e outros documentos que por sua natureza devam ser posteriormente retirados. COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 6

7 3.8 É proibida a movimentação de documentos com mais de 200 folhas ou quando o manuseio estiver sendo prejudicado, em virtude da natureza dos documentos que os compõem (como plantas, mapas, fotos, entre outros). 3.9 Processo SF apensado a Processo Externo não pode ser movimentado para Órgãos Externos. Deverão ser desapensados quando dessa movimentação Os Processos SEFAZ ficarão sob a responsabilidade do usuário que os enviou a órgãos externos, até seu retorno; 3.11 Expediente: quando solucionado o assunto referente a uma solicitação externa, o expediente deverá ser concluído; a resposta é que retorna ao solicitante. 4 INSTRUÇÃO DE DOCUMENTOS 4.1 Instrução de documento é a agregação de informações, manifestações e decisões a ele, de forma a contribuir para sua solução final. 4.2 As informações e os despachos devem ser redigidos, em folha de informação, com linguagem clara e precisa, fundamentados e conclusivos, em especial com relação à descrição dos fatos e do seu objetivo. Devem conter assinatura com identificação (NOME E RG) da autoridade responsável, seguido da designação do cargo ou função. 4.3 É proibido o despacho ou informação, bem como a aposição de Visto no verso e anverso dos Ofícios e demais documentos constantes do processo e ou expediente. 5 APENSAMENTO DE DOCUMENTOS 5.1 Apensamento é o ato de anexar um documento a outro, quando estes devam servir de elemento elucidativo ou subsidiário para instrução daquele, continuando ambos com existência própria e independente. É uma união de documentos em caráter temporário, e deve ser praticado pela Unidade que identificar a necessidade através do Termo de Apensamento. 5.2 Não se fará o apensamento quando desse ato resultar prejuízo para o andamento dos documentos que devam ser apensados ou quando a juntada de cópia de suas peças for suficiente 5.3 Termo de Apensamento utilizar este termo para despacho no: - Documento que receber o apenso - Documento que for apensado 5.4 No caso de apensamento de processos de órgãos externos, serão lavrados, em ambos, os mesmos termos, salvo nos de processos judiciais. 5.5 Processos SF apensados a Processos Externos, não poderão ser movimentados para Órgãos Externos; deverão ser desapensados quando da movimentação. COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 7

8 6 DESAPENSAMENTO DE DOCUMENTOS 6.1 O desapensamento é o procedimento inverso ao apensamento. Consiste em desanexar um ou vários documentos do documento principal, independente se o assunto estiver ativo ou inativo. 6.2 Solucionado o assunto do documento principal, deve-se desapensar os demais documentos, por meio do Termo de Desapensamento, para que prossigam com tramitação independente. Os processos externos deverão ser devolvidos aos respectivos órgãos de origem. 6.3 O desapensamento deve ser feito pela mesma autoridade que procedeu ao apensamento. 6.4 O Termo de Desapensamento deve ser colocado: - no processo a ser desapensado - no processo do qual se desapensar outro 7 JUNTADA DE DOCUMENTOS 7.1 Entende-se por juntada o ato pelo qual, definitivamente, insere-se um documento a outro que, por sua natureza, dele deva ser parte integrante. Só é possível entre processos da mesma procedência. 7.2 O documento que receber a juntada é considerado documento piloto. 7.3 A juntada de documentos deve ser feita pela unidade de posse dos documentos a serem juntados, emitindo-se o Termo de Juntada. Cabe às chefias a responsabilidade de exercer o controle pela juntada de processo a processo. 7.4 Este Termo deverá ser incorporado tanto no documento que receber a juntada, como no documento que for juntado, imediatamente após o documento incorporado. 7.5 Feita à juntada de quaisquer documentos, as informações, pareceres e despachos posteriores serão sempre dados na folha de informação que a eles se seguirem. 7.6 A juntada de documentos feita indevidamente, só pode ser anulada antes da primeira movimentação do documento pela Unidade. 8 DESENTRANHAMENTO DE FOLHAS 8.1 O Desentranhamento consiste na retirada de folhas de um documento para devolução a pedido do interessado ou de seu representante legal ou para formar ou instruir novo expediente ou processo. 8.2 Deve ser feito à vista do requerimento, desde que devidamente autorizado por autoridade competente. COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 8

9 8.3 Os documentos indispensáveis ao processo, não podem ser desentranhados, podendo, entretanto, ser fornecida ao interessado certidão dos mesmos, mediante requerimento. 8.4 Quando da retirada de uma ou mais folhas de um processo, deverá ser emitido e juntado neste o Termo de Desentranhamento constando à numeração da (s) folha (s) retirada (s) e seu (s) destino (s). 9 ABERTURA DE VOLUMES DE DOCUMENTOS 9.1. Sempre que o volume do documento atingir aproximadamente 200 páginas ou quando o manuseio estiver prejudicado, deve ser aberto um novo volume pela unidade de posse do mesmo. 9.2 A unidade deve emitir o Termo de Encerramento de Volume e nova Folha Líder para cada volume a ser aberto. 9.3 Na abertura de um novo volume, será mantido o número e o ano do documento originário, independente do ano que se processar a abertura do novo volume. A numeração das folhas será seqüencial à última folha do volume anterior. 9.4 O Termo de Encerramento de Volume e a Folha Líder devem ser numerados. 9.5 O processo, com todos os seus volumes, deve ser encaminhado ao NPA / NFSAC, para validação dos volumes abertos e colocação das respectivas capas. 10 ENCERRAMENTO / CONCLUSÃO DOCUMENTOS 10.1 O encerramento do processo ou conclusão do expediente é o ato formal que atesta que todas as decisões e providências esperadas em relação ao assunto objeto tenham sido tomadas e registradas, considerando que: - documentos apensados, não serão encerrados; - nenhum documento deve ser encerrado, sem despacho conclusivo de autoridade competente. - os expedientes serão concluídos na Unidade pelos usuários. - documentos SEFAZ somente podem ser encerrados por usuário SEFAZ Após o encerramento / conclusão, a destinação do documento será de acordo com os critérios estabelecidos pela Tabela de Temporalidade que determina os prazos para transferência, eliminação ou recolhimento dos documentos O Termo de Encerramento de Processo deve ser emitido com a mesma data constante no despacho conclusivo da autoridade que determinou o arquivamento. COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 9

10 10.4 Estando o processo encerrado, não mais será permitida a juntada de novos documentos ou registro de novas decisões ou providências. Ocorrendo essa necessidade, a unidade deverá solicitar a reabertura do mesmo, ao NPA / NFSAC Havendo reabertura, a contagem do prazo de guarda será cancelada, reiniciando-se por ocasião de novo encerramento O expediente que cuida do pedido de vistas de documento encerrado não poderá ser juntado a este, devendo se, depois de atendido, arquivado na Unidade que procedeu a vista Não se emite Termo de Encerramento para expedientes. 11 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 11.1 Arquivamento é o ato de classificar, ordenar e guardar, em local apropriado, os documentos produzidos e acumulados pela SEFAZ no decurso das atividades, de modo a conservar e preservar informações São responsáveis pelos danos causados a SEFAZ, as autoridades que determinarem o arquivamento de processos, ainda pendentes de solução administrativa A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), elaborada pela Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA), aprovada pelo Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP) e homologada pelo Secretário da Fazenda determinará os prazos de arquivamento dos documentos bem como sua destinação final Na Tabela de Temporalidade de Documentos, constará o rol dos assuntos a serem atribuídos aos documentos que tramitam na Secretaria da Fazenda Todo expediente deve ser arquivado na unidade, após despacho conclusivo Todo processo deve ser enviado para arquivamento no NPA / NFSAC, quando houver prazo previsto na Tabela de Temporalidade de Documentos para guarda em arquivo intermediário Não deve ser encaminhado para arquivamento processos com documentos na contracapa. É de responsabilidade da área detentora proceder à incorporação dos mesmos antes do envio ao NPA / NFSAC Processos de outros órgãos, inclusive os da Procuradoria Geral do Estado, não serão arquivados no NPA / NFSAC, devendo depois de esgotada sua tramitação na Secretaria da Fazenda, serem devolvidos ao órgão de origem Cabe aos Arquivos do NPA e dos NFSAC verificar a regularidade dos processos antes de proceder ao seu arquivamento, observando: - a existência de despacho conclusivo; - a existência do Termo de Encerramento; - a regular numeração de todas as folhas; COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 10

11 - a inutilização de todos os espaços em branco; - a inexistência de documentos apensados; - a inexistência de documentos na contracapa. A vista de qualquer irregularidade, o processo será devolvido à unidade para saneamento É terminantemente proibida a juntada de qualquer documento ao processo encerrado. 12 CONSULTAS/VISTAS A DOCUMENTO 12.1 O documento arquivado é passível de consulta cabendo a unidade detentora disponibilizá-lo para esse fim, conforme legislação vigente Cabe ao NPA / NFSAC disponibilizar para consulta, em local próprio para esse fim, os processos arquivados sob sua guarda, e às Unidades Administrativas os expedientes Ao interessado ou seu representante legal, que venha requerer vistas fora da repartição, de processo arquivado no NPA / NFSAC, a área responsável pelo assunto deverá solicitá-lo e proceder conforme legislação vigente Quando da solicitação de cópia de qualquer folha (s) do documento, a unidade de posse deste providenciará as cópias solicitadas, observando: - requerimento fundamentado do interessado; - deferimento do pedido pelo dirigente; - pagamento das taxas devidas Em se tratando de cópias de processos encerrados, o requerimento e a guia paga devem ser arquivados em separado, como expediente na Unidade As cópias reprográficas de atos relativos à situação dos servidores públicos ativos e inativos, estão isentas do pagamento da taxa conforme disposto no inciso II, do artigo 3º da Lei n. º 7645 de REABERTURA DE DOCUMENTOS 13.1 Reabertura de Expediente Os expedientes arquivados sempre no Arquivo da Unidade, podem ser reabertos e desarquivados pela unidade em poder dos mesmos Reabertura de Processos COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 11

12 O processo arquivado poderá ter sua tramitação reaberta mediante despacho exarado por autoridade indicada no Parágrafo Único do artigo 8º da Portaria CGA nº 01 de 30 de outubro de O Termo de Reabertura será emitido pelo usuário de posse do processo e será assinado pela autoridade que determinou sua reabertura, antes de ser encartado neste Após a reabertura de um processo, todas as juntadas de documentos ou folhas, ou qualquer despacho, serão obrigatoriamente lavrados na última folha do último volume, ainda que se refira a atos e fatos registrados nos volumes anteriores Os prazos de destinação final dos processos reabertos serão considerados a partir de um novo encerramento O processo administrativo disciplinar só poderá ter sua tramitação reaberta com autorização expressa de autoridade competente para instaurá-lo. 14 RECONSTITUIÇÃO DE DOCUMENTO 14.1 Todo documento cujo original tenha sido roubado, extraviado, mutilado ou danificado em sinistro será obrigatoriamente reconstituído por determinação de autoridade competente designada para esse fim Se existirem certidões, cópias autenticadas do documento, informações constante em fichas, segundas vias de documentos ou demais assentamentos referentes ao assunto estes serão considerados como original Quando da reconstituição de um documento, este terá um novo número de cadastro mantidos o mesmo assunto e interessado Se aparecerem os autos originais, as peças faltantes no mesmo serão desentranhadas do processo reconstituído para juntada no processo original. O documento restaurado deverá ser encerrado e arquivado. 15 DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS - ELIMINAÇÃO OU TRANSFERÊNCIA A destinação final dos documentos será dada pela Tabela de Temporalidade de Documentos, que determina os prazos de arquivamento, sua eliminação ou recolhimento ao Arquivo do Estado de São Paulo, conforme legislação vigente. A Tabela de Temporalidade de Documentos é de responsabilidade da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, constituída pela Resolução SF n. º 06 de 28 de fevereiro de 2000 e alterada pela Resolução SF n. º 11 de 17 de abril de Eliminação ou Expurgo COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 12

13 Vencido o prazo de guarda, a Unidade deve elaborar a Relação de Eliminação conforme modelo e enviar à Comissão Permanente de Avaliação para referendar os prazos e encaminhar ao Arquivo do Estado para aprovação. Modelo: Fundo: Secretaria da Fazenda Grupo: denominação da unidade Série Documental: assunto cadastrado Data limite: data do 1º e do último documento Após aprovação e publicação no Diário Oficial, a unidade deverá proceder à eliminação dos documentos, emitir o Termo de Eliminação e encaminhá-lo à Comissão com a cópia do ofício de envio das aparas de papel ao Fundo Social de Solidariedade Recolhimento ao Arquivo do Estado O Recolhimento dos documentos ao Arquivo do Estado deverá ser feito depois de cumpridos os prazos de guarda no Arquivo Intermediário, para as séries documentais consideradas de valor permanente ou histórico. COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 13

14 Resolução SF-67, de D.O.E. de 16/12/1999 O Secretário da Fazenda resolve: Institui o Sistema de Protocolo Único na Secretaria da Fazenda e dá outras providências. Artigo 1º - Fica instituído o Sistema de Protocolo Único (SPU), que terá a incumbência exclusiva de administrar e controlar a entrada, tramitação, instrução, arquivamento e a destinação final de documentos e processos no âmbito da Secretaria da Fazenda. Parágrafo único - O Sistema, ora instituído, será operado por processamento eletrônico de dados. Artigo 2º - Integram o Sistema de Protocolo Único (SPU): I - o Núcleo de Protocolo e Arquivo (NPA), como órgão central; II - os Núcleos de Finanças, Suprimentos e Atividades Complementares das Divisões Regionais de Administração (NFSACs), como órgãos setoriais; III - as Unidades Administrativas até o nível hierárquico de diretoria de serviço, como órgãos sub setoriais. Artigo 3º - Ficam extintos todos os protocolos setorizados existentes na Secretaria da Fazenda, não integrados no Sistema de Protocolo Único (SPU). Parágrafo único - Os processos em andamento, vinculados aos protocolos ora extintos serão cadastrados obrigatoriamente no Sistema de Protocolo Único (SPU). Artigo 4º - Fica vinculado à Coordenadoria Geral da Administração (CGA) o Sistema de Protocolo Único (SPU), que, através de Portaria Regulamentar, disciplinará a aplicação, as atribuições e o funcionamento regular do Sistema, bem como fixará critérios de temporalidade para arquivamento de documentos e processos. Artigo 5º - Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se às disposições em contrário. Parágrafo único - As disposições do Ato A-341/63 ficam expressamente revogadas a partir da publicação da Portaria a que se refere o artigo 4º desta resolução. COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 14

15 Resolução SF 6, de 28 de fevereiro de DOE em 29/02/2000 Institui Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo da Secretaria da Fazenda. O Secretário da Fazenda, em cumprimento ao disposto no artigo 2º do Decreto , de 18 de abril de 1989, considerando a importância para a implantação do processo de avaliação e da Tabela de Temporalidade dos documentos mantidos nos arquivos da Secretaria da Fazenda; considerando a urgente necessidade de liberar espaços, reduzindo ao mínimo essencial a documentação acumulada, sem prejuízo à Administração e à comunidade; considerando a necessidade da agilização das comunicações administrativas, bem como racionalizar a produção de documentos e a normatização do fluxo dos mesmos; considerando a instituição do Sistema de Protocolo Único (SPU), através da Resolução SF n.º 67, de 15 de dezembro de 1999, regulamentado pela Portaria CGA n.º 02, de 16 de dezembro de 1999, especialmente na parte que prevê a elaboração de uma Tabela de Temporalidade; Resolve: Artigo 1º - Fica instituída, junto à Coordenadoria Geral de Administração - CGA, a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo da Secretaria da Fazenda, visando a implantação da Tabela de Temporalidade dos documentos mantidos nos arquivos desta Pasta. Artigo 2º - Ficam designados os servidores, abaixo indicados, para constituírem a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo da Secretaria da Fazenda, na seguinte conformidade: I - como representante do Gabinete do Secretário: Cassio Rampazzo Rosário - RG Assistente Técnico de Gabinete II; II - como representante da Coordenação da Administração Financeira: Arthur Corrêa de Mello Netto - RG Diretor Técnico de Departamento da Fazenda Estadual; III - como representante da Coordenadoria da Administração Tributária: Emílio Bruno - RG Assistente Fiscal (DEAT); IV - como representante da Coordenadoria Estadual do Controle Interno: Maria de Fátima Alves Ferreira - RG Assistente Técnico de Coordenador da Fazenda Estadual; V - como representante da Coordenadoria Geral de Administração: Enésio Mangerona - RG Assistente Fiscal (CAT) VI - como representante do Núcleo de Protocolo e Arquivo: Enoi Batista de Barros - RG Diretor de Serviço. Artigo 3º - À Comissão instituída pelo artigo 1º, cabe: I - indicar representantes para comporem Grupos de Trabalho - Comissões Setoriais - para cada uma das áreas designadas na composição da Comissão - responsáveis pela execução dos seguintes procedimentos metodológicos: a) avaliar a proposta da Tabela de Temporalidade apresentada pela Coordenadoria Geral de Administração; b) complementar o levantamento e a identificação das séries de documentos contemplada na Tabela de Temporalidade; c) submeter à avaliação e a complementação da proposta da Tabela de Temporalidade de documentos à Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, para referendar os prazos de guarda e destinação. COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 15

16 II - consolidar as propostas de complementação e avaliação encaminhadas pelas comissões setoriais; III - analisar a proposta, sugerindo alterações ou aprovando-a na íntegra; IV - submeter à proposta à apreciação da Divisão de Arquivo do Estado; V - proceder à publicação da Tabela de Temporalidade mediante ato legal por 3 (três) dias consecutivos, estabelecendo prazo máximo de 15 (quinze) dias para possíveis manifestações; VI - orientar a implantação e execução das decisões registradas na Tabela de Temporalidade; VII - referendar as eliminações de processos e documentos, recolhimentos ou transferências para a Divisão de Arquivo do Estado de acordo com o estabelecido na Tabela de Temporalidade; VIII - aprovar a amostragem das séries de documentos que serão eliminados; IX - propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade atualizando-a sempre que necessário. Artigo 4º - O prazo para a apresentação da forma final da Tabela de Temporalidade é de 20 (vinte) dias corridos, a partir da publicação desta resolução. Artigo 5º - A Tabela de Temporalidade, em sua forma final, será submetida ao Secretário da Fazenda para fins de homologação, cujo despacho será publicado no órgão oficial. Artigo 6º - Os trabalhos desenvolvidos pelo Programa de Modernização ficarão disponíveis para serem aproveitados pela Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo da Pasta. Artigo 7º - As funções de membros da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo da Secretaria da Fazenda não serão remuneradas e serão prestadas sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções, consideradas, porém, de serviço público relevante. Artigo 8º - A execução das determinações fixadas na Tabela de Temporalidade caberá às unidades responsáveis pelos arquivos da Secretaria da Fazenda. Artigo 9º - Esta resolução entra em vigor na data da sua publicação. COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 16

17 Portaria CGA-01, de DOE em 1º de novembro de 2003 Regulamenta o Sistema de Protocolo Único (SPU) da Secretaria de Estado dos Negócios da Fazenda, instituído pela Resolução SF-67 de 15 de dezembro de 1999 O Coordenador Geral de Administração, com fundamento no artigo 4º da Resolução SF-67 de 15 de dezembro de 1999, expede a seguinte Portaria: Artigo 1º - O Sistema de Protocolo Único (SPU), instituído pela Resolução SF-67 de 15 de dezembro de 1999, tem suas disposições regulamentadas pela presente Portaria. 1º - O Sistema de Protocolo Único (SPU) será operacionalizado pela ferramenta informatizada denominada Sistema de Gestão de Documentos (GDOC). 2º - O detalhamento dos procedimentos e instruções do Sistema de Protocolo Único (SPU) será estabelecido em manuais, elaborados e divulgados sob a responsabilidade da Coordenadoria Geral de Administração (CGA), com apoio de Grupo de Trabalho constituído para este fim. 3º - O Grupo de Trabalho de que trata o parágrafo anterior será integrado por representantes indicados pelas demais áreas desta Secretaria. 4º - O Sistema de Gestão de Documentos (GDOC) estará sob a responsabilidade, para o seu desenvolvimento e manutenção, do Departamento de Tecnologia da Informação - D.T.I., em conformidade com o artigo 48 do Decreto n.º de 22 de setembro de Artigo 2º - São atribuições do Núcleo de Protocolo e Arquivo (NPA) e dos Núcleos de Finanças, Suprimentos e Atividades Complementares (NFSAC), em relação ao Sistema de Protocolo Único (SPU): I - receber, registrar, autuar, expedir e controlar a distribuição de documentos; II - informar sobre a localização de documento em andamento; III - providenciar os serviços de classificação, organização e conservação de arquivos; IV - fornecer cópia do material arquivado sob sua guarda; V - arquivar e dar destinação final a processos; Artigo 3º - São atribuições das demais unidades da Secretaria da Fazenda, em relação ao Sistema de Protocolo Único (SPU): I - receber, registrar, instruir e encaminhar documento, cumprindo os prazos estabelecidos em legislação pertinente; II - informar sobre a localização de documento em andamento; III - concluir documento; IV - arquivar e dar destinação final a documento não autuado; V - fornecer cópia de documento sob sua guarda; VI - fiscalizar e controlar a tramitação de documento, especialmente no caso de remessa a órgão externo ao âmbito da Secretaria da Fazenda. Parágrafo Único - Os dirigentes responderão por perda, extravio, rasura ou qualquer outra irregularidade praticada em documento, ocorrida no âmbito da sua respectiva Unidade. Artigo 4º - A entrada de documentos na Secretaria da Fazenda far-se-á por qualquer de suas Unidades, devendo, obrigatoriamente, ser através do Sistema de Protocolo Único (SPU), devidamente registrada no Sistema de Gestão de Documentos (GDOC). Artigo 5º - Na entrada de documento será providenciada: I -classificação da espécie de documento e identificação interessado; COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 17

18 II - enquadramento do assunto nele tratado; III - registro e atribuição de seu número no sistema informatizado; Artigo 6º - Os documentos de outras Secretarias ou de outros Órgãos de Governo darão entrada através Sistema de Protocolo Único (SPU), devidamente registrada no Sistema de Gestão de Documentos (GDOC) e terão seu encaminhamento segundo a destinação nele especificada. Parágrafo único - Tratando-se de processo, não haverá reautuação e, após sua tramitação, será obrigatoriamente devolvido ao órgão de origem, excetuado o processo que trata do assunto "Processo Único de Contagem de Tempo - PUCT" de funcionário inativo do Estado que integra o acervo desta Secretaria. Artigo 7º - Sempre que o documento por seu conteúdo e objetivo exigir tramitação, por várias unidades da Secretaria, para colher manifestação e/ou decisão será determinada sua autuação. Parágrafo único - Quando da autuação de um documento seu número de identificação no sistema informatizado será mantido. Artigo 8º - A autuação será feita, exclusivamente, pelo Núcleo de Protocolo e Arquivo (NPA) ou pelos Núcleos de Finanças, Suprimentos e Atividades Complementares das Divisões Regionais de Administração (NFSACs), atendendo a despacho da autoridade competente. Parágrafo Único - São autoridades competentes para determinar a autuação e reconstituição de um documento: I - Secretário de Estado; II - Secretário Adjunto; III - Chefe de Gabinete; IV - Coordenador; V - Diretor de Departamento, Divisão e de Serviço. Artigo 9º - Na instrução de um documento poderá ocorrer: I - juntada de outros documentos; II - desentranhamento de folhas de documento; III - apensamento e desapensamento de processos Artigo 10 - Entende-se por juntada o ato pelo qual, definitivamente, insere-se um documento a outro que, por sua natureza, dele deva ser parte integrante. Artigo 11 - Entende-se por desentranhamento o ato pelo qual se procede à retirada de folhas de um documento para a devolução a pedido do interessado ou para instrução de novo documento. Artigo 12 - Entende-se por apensamento a união, temporária, de um processo a outro, quando aquele servir de elemento elucidativo e subsidiário para instrução deste. Parágrafo único - Não se fará apensamento quando deste resultar prejuízo para o andamento do documento que deva ser apensado ou quando a juntada de cópias de suas peças for suficiente. Artigo 13 - Como meio de facilitar a consulta e preservar as informações nele contidas, o documento deverá ser desdobrado em volumes ao atingir cerca de 200 folhas. COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 18

19 Artigo 14 - Após a conclusão do assunto, os processos deverão ser encerrados mediante despacho conclusivo subscrito por uma das autoridades de que trata o parágrafo único do artigo 8º. Parágrafo Único - Os expedientes serão concluídos na Unidade pelos usuários. Artigo 15 - Arquivamento é o ato de classificar, ordenar e guardar, em local apropriado, os documentos produzidos e acumulados pela SEFAZ no decurso das atividades, de modo a conservar e preservar informações. A destinação dos documentos, após prescrição dos prazos de guarda será dada pela Tabela de Temporalidade de Documentos. Parágrafo Único - Os expedientes concluídos serão arquivados na Unidade pelos usuários; os processos, após prazo de arquivamento na Unidade, segundo a Tabela de Temporalidade de Documentos, serão encaminhados ao NPA / NFSACs. Artigo 16 - A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), elaborada sob responsabilidade da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA), aprovada pelo Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP) e homologada pelo Secretário da Fazenda, determinará os prazos de arquivamento dos documentos nas Unidades de que tratamos artigos 2º e 3º desta Portaria, bem como sua destinação final. Parágrafo Único - Na Tabela de Temporalidade de Documentos constará o rol dos assuntos a serem atribuídos aos documentos que tramitam na Secretaria da Fazenda. Artigo 17 - O documento arquivado é passível de consulta, cabendo a unidade detentora disponibilizá-lo para esse fim, conforme legislação vigente. Parágrafo único - A disponibilização de que trata o caput não acarretará sua reabertura. Artigo 18 - Por motivo superveniente o processo arquivado poderá ter sua tramitação reaberta mediante despacho exarado por autoridade indicada no Parágrafo Único do artigo 8º, ressalvado o disposto no artigo 19. Parágrafo Único - O prazo de destinação final do documento reaberto será considerado a partir do novo encerramento. Artigo 19 - O Processo Administrativo Disciplinar só poderá ter sua tramitação reaberta com autorização expressa de autoridade competente para instaurá-lo. Artigo 20 - Deve ser reconstituído o documento, cujo original tenha sido roubado, furtado, mutilado, danificado em sinistro ou extraviado. Parágrafo Único - O documento reconstituído receberá um novo registro de protocolo, mantendose o mesmo interessado e assunto do documento extraviado. Artigo 21 - Os casos omissos e as dúvidas, advindas da aplicação desta Portaria serão dirimidas pela CGA e pelo Grupo de Trabalho previsto no 2º do artigo 1º supra. Artigo 22 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação ficando revogada a Portaria CGA-02 de 16 de dezembro de 1999, publicada no DOE de 17 de dezembro de COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 19

20 Portaria CGA - 02, de DOE em 31 de outubro de 2003 Dispõe sobre a composição do Grupo de Trabalho previsto no 2º do Artigo 1º da Portaria CGA - 01, de 30 de Outubro de 2003 O Coordenador Geral de Administração, com fundamento no disposto no 2º do Artigo 1º da Portaria CGA - 01, de 30 de Outubro de 2003, considerando que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de seus arquivos; considerando constituir-se o documento público em elemento de prova e informação; considerando a necessidade da racionalização da produção de documentos e a normatização do fluxo dos mesmos, inclusive, das comunicações administrativas; considerando a necessidade de ser estabelecido efetivo controle sobre os documentos produzidos e tramitados nesta Secretaria, expede a seguinte Portaria: Artigo 1º - É de responsabilidade da Coordenadoria Geral de Administração (CGA), promover o detalhamento dos procedimentos e instruções do Sistema de Protocolo Único (SPU), previsto na Resolução SF - 67 de 15 de dezembro de 1999, tendo como representante: Nome: Orlando Justino de Sousa - RG.: Cargo: Assistente Técnico de Coordenador da Fazenda Estadual e, suplente: Nome: Edenir Pedrini - RG Cargo: Diretor de Serviço da Fazenda Estadual Artigo 2º - Fica instituído, junto à Coordenadoria Geral da Administração - CGA, sob coordenação do representante da CGA, o Grupo de Trabalho destinado a centralizar as demandas específicas de sua área para subsidiar o detalhamento de procedimentos e instruções do Sistema de Protocolo Único (SPU). Artigo 3º - O Grupo de Trabalho, composto pelos servidores abaixo indicados, desenvolverá suas atividades sob a coordenação do representante da CGA, indicado no artigo 1º supra. I - como representante do Gabinete do Secretário: Nome: Maria José Machado - RG.: Cargo: Secretário II - como representante da Coordenadoria da Administração Tributária: Nome: Nizabete Aparecida Alves de Mattos Martins - RG.: Cargo: Assistente Fiscal III - como representante da Coordenadoria da Administração Financeira: Nome: Rubens Peruzin - RG.: Cargo: Diretor Técnico de Divisão da Fazenda Estadual IV- como representante da Coordenadoria Estadual de Controle Interno: Nome: Maria Claricinda Mangini - RG.: Cargo: Diretor de Serviço da Fazenda Estadual Artigo 4º - As funções dos integrantes do Grupo de Trabalho não serão remuneradas e serão prestadas sem prejuízo das suas atribuições. Artigo 5º - Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação. COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 20

21 Portaria CGA-1, de , DOE em 18 de junho de Altera a redação do artigo 3º da Portaria CGA-02 de 30 de outubro de 2003, que dispõe sobre a composição do Grupo de Trabalho previsto no 2º do Artigo 1º da Portaria CGA - 01, de 30 de outubro de O Coordenador Geral de Administração, considerando: A criação da Coordenadoria de Planejamento Estratégico e Modernização Fazendária e a alteração da denominação da Coordenadoria Estadual de Controle Interno, em face de edição do Decreto nº , de 22 de Janeiro de 2004, e, A indicação de novos representantes para o Gabinete do Secretário e para a Coordenação da Administração Financeira expede a seguinte portaria: Artigo 1º - Passa a vigorar com a seguinte redação o dispositivo adiante enumerado da Portaria CGA-02, de 30 de Outubro de 2003: I - artigo 3º: Artigo 3º - O Grupo de Trabalho composto pelos servidores abaixo indicados, desenvolverá suas atividades sob a coordenação do representante da CGA, indicado no artigo 1º supra. I - como representante do Gabinete do Secretário: Valdete Brito Calazans Reis - RG Cargo: Técnico de Apoio à Arrecadação Tributária 2D II - como representante da Coordenadoria da Administração Tributária: Nizabete Aparecida Alves de Mattos Martins - RG Cargo: Assistente Fiscal III - como representante da Coordenação da Administração Financeira: Iracema Paes Landim Neves - RG Cargo: Assistente Técnico da Fazenda Estadual I IV-como representante da Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contratações Eletrônicas: Maria Claricinda Mangini - RG Cargo: Diretor de Serviço da Fazenda Estadual V-como representante da Coordenadoria de Planejamento Estratégico e Modernização Fazendária: Débora Conceição Dias da Silva - RG.: Cargo: Controlador de Pagamento de Pessoal I (NR). Artigo 2º - Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação. COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 21

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