MASTER IN PROJECT MANAGEMENT

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1 MASTER IN PROJECT MANAGEMENT PROJETOS E COMUNICAÇÃO PROF. RICARDO SCHWACH MBA, PMP, COBIT, ITIL

2 Calendário das Aulas 12/08 19/08 26/08 02/09 06/09 Atividade Extra 09/09 16/09 23/09 30/09 07/10 - Avaliação Final

3 Atividades extras 1. Pesquisa sobre Artigos(2) de Gerenciamento das Comunicações 2. Apresentação de Cases 3. Projeto

4 Gerenciar as Comunicações

5 Questões 1. Descreva as regras para reuniões eficazes. 2. Indique as barreiras de comunicação. 3. Quais são exemplos de tecnologia da comunicação? 4. Quais são as principais saídas do processo Reportar o desempenho?

6 Respostas 1. Definir um limite de tempo, agendar com antecedência, criar uma pauta com a colaboração da equipe, distribuir a pauta com antecedência e liderar a reunião com um conjunto de regras. 2. Ruído, Distância, Codificação inadequada, Declarações negativas, hostilidade, Idioma e Cultura. 3. Interações face a face, telefone, fax, ,... O GP deve determinar a tecnologia apropriada a usar em cada situação. 4. Relatórios de desempenho e Solicitações de mudança.

7 Controlar as comunicações Controlar as comunicações é o processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas. O principal benefício desse processo: Garantir um fluxo de informações entre todos os participantes das comunicações, em qualquer momento.

8 Entradas, Ferramentas e Saídas

9 Planejar o gerenciamento das comunicações

10 Controlar as Comunicações do Projeto O processo Controlar as comunicações pode acionar uma iteração dos processos Planejar o gerenciamento das comunicações e/ou Gerenciar as comunicações. O impacto e as repercussões das comunicações do projeto devem ser cuidadosamente avaliados e controlados para assegurar que a mensagem correta seja entregue à audiência correta, no tempo certo.

11 ENTRADAS Plano de gerenciamento do projeto É o documento que descreve como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado. Fornece as seguintes informações para o processo Controlar as comunicações:

12 ENTRADAS Comunicações do projeto Envolve as atividades requeridas para que as informações e comunicações sejam monitoradas, analisadas e liberadas para as partes interessadas. As comunicações do projeto vêm de múltiplas fontes e podem variar de forma significativa no seu formato, nível de detalhe, grau de formalidade e confidencialidade.

13 ENTRADAS Registro das questões É usado para documentar e monitorar a solução das questões. Pode ser usado para facilitar a comunicação e garantir um entendimento comum das questões. Um registro por escrito documenta e ajuda a monitorar quem é o responsável pela resolução de questões específicas até um prazo definido. A resolução de questões aborda obstáculos que podem bloquear a equipe e impedir que ela alcance suas metas. São importantes porque fornecem um repositório para o que já aconteceu no projeto.

14 ENTRADAS Dados de desempenho do trabalho Incluem detalhes sobre que comunicações foram realmente distribuídas, feedback sobre comunicações, resultados de pesquisas sobre a eficácia das comunicações ou outras observações brutas identificadas durante as atividades de comunicação.

15 ENTRADAS Ativos de processos organizacionais Podem influenciar o processo Controlar as comunicações e incluem, mas não se limitam, a:

16 FERRAMENTAS E TÉCNICAS Sistemas de gerenciamento de informações Fornece um conjunto de ferramentas padrão para que o gerente de projetos possa coletar, armazenar e distribuir as informações para as partes interessadas sobre os custos, o andamento do cronograma e o desempenho do projeto.

17 FERRAMENTAS E TÉCNICAS Opinião Especializada Essa técnica é utilizada para avaliar o impacto das comunicações do projeto, a necessidade de ação ou intervenção, as ações que devem ser tomadas, a responsabilidade pela tomada de tais ações e o período de tempo para a tomada das ações. Essa opinião especializada pode precisar ser aplicada a detalhes técnicos e/ou de gerenciamento, e pode ser fornecida por qualquer grupo ou indivíduo com conhecimento ou treinamento especializado, como:

18 FERRAMENTAS E TÉCNICAS Reuniões O processo Controlar as comunicações requer a discussão e o diálogo com a equipe do projeto para determinar a maneira mais apropriada de atualizar e comunicar o desempenho e responder às solicitações de informações das partes interessadas. As discussões e diálogos são geralmente facilitados através de reuniões, que podem ser conduzidas presencialmente ou online e em vários locais, tais como no local do projeto ou no local do cliente. As reuniões de projeto também incluem discussões e o diálogo com fornecedores e vendedores, e outras partes interessadas.

19 SAÍDAS Informações sobre o desempenho do trabalho Solicitação de mudança Atualizações nos documentos do projeto Atualizações nos ativos de processos organizacionais

20 SAÍDAS

21 SAÍDAS

22 SAÍDAS

23 SAÍDAS

24 PROJETOS

25 PROJETOS

26 Simulado

27 SIMULADO 1. Correspondências formais por escrito com o cliente são necessárias quando: A. São detectados defeitos B. O cliente solicita trabalho adicional que não está incluído no contrato C. O projeto tem um atraso no cronograma que inclui mudanças no caminho crítico D. O projeto possui estouro de custos

28 SIMULADO 2. Quando um gerente de projetos se envolve em negociações, habilidades e comunicação não verbal são: A. De pouca importância B. Muito importante C. Importantes somente quando objetivos de custo e cronograma estão envolvidos D. Importantes somente para garantir que ele vença a negociação

29 SIMULADO 3. O relatório de desempenho do projeto é um exemplo de qual forma de comunicação? A. Comunicação escrita formal B. Comunicação verbal formal C. Comunicação escrita informal D. Comunicação verbal informal

30 SIMULADO 4. A comunicação é essencial para o sucesso de um projeto. Como gerente de projeto, você tinha três partes interessadas com quem precisava se comunicar. Portanto, tinha seis canais de comunicação. Uma nova parte interessada foi adicionada com quem você também precisa se comunicar. Quantos canais de comunicação você tem agora? A. 7 B. 10 C. 12 D. 16

31 SIMULADO 5. Duas pessoas estão discutindo sobre o que precisa ser feito para completar um pacote de trabalho. Se a gerente do projeto deseja saber o que está ocorrendo, ela deve prestar MAIS atenção: A. O que está sendo dito e quando B. O que está sendo dito, quem está dizendo e a hora C. Maneirismos físicos e o que está sendo dito D. A altura e o tom das vozes, e os maneirismos físicos.

32 SIMULADO 6. A reunião de acompanhamento do projeto não está indo bem. Muitos participantes estão falando ao mesmo tempo, algumas pessoas não estão participando e muitos assuntos estão sendo discutidos aleatoriamente. Qual das seguintes normas para reuniões eficazes NÃO está sendo seguida? A. Demonstrar cortesia e consideração para com os outros e controlar quem tem permissão para falar B. Agendar reuniões com antecedência C. Ter um objetivo para a reunião, com a presença das pessoas certas D. Criar e divulgar uma pauta e um conjunto de normas para controlar a reunião.

33 SIMULADO 7. Quando as partes interessadas têm MAIS influência em um projeto? A. No início do projeto B. No meio do projeto C. No fim do projeto D. Durante todo o projeto

34 SIMULADO 8. A finalidade de reunião de acompanhamento é: A. Trocar informações sobre o projeto B. Fazer com que os membros da equipe relatem o que estão fazendo C. Emitir autorizações de trabalho D. Confirmar a precisão dos custos informados pela equipe

35 SIMULADO 9. As partes interessadas podem ser identificadas em quais grupos de processos de gerenciamento de projetos? A. Iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento B. Iniciação e planejamento C. Planejamento e monitoramento D. Monitoramento e encerramento

36 SIMULADO 10. As comunicações referentes a um contrato devem tender para: A. Escrita formal B. Verbal formal C. Escrita informal D. Verbal informal

37 Ricardo Garrido Schwach Obrigado PROF. RICARDO SCHWACH MBA, PMP, COBIT, ITIL

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