O meu. Às vezes penso em como seria bom se o dia tivesse 35. Tempo 194 [ SAÚDE] Aprenda a gerir o seu dia-a-dia e ganhe espaço para tudo

Transcrição

1 194 [ SAÚDE] O meu Aprenda a gerir o seu dia-a-dia e ganhe espaço para tudo Especialistas e gestores de topo juntam-se num guião em 16 passos para esticar o tempo e ganhar uma vida nova por Carmen Saraiva Tempo Às vezes penso em como seria bom se o dia tivesse 35 horas. Acho que só assim a divisão entre o tempo dedicado ao trabalho e a vida pessoal, o chamado «work-life balance», poderia ser equilibrada. E tenho a certeza de que não estou sozinha. Não é fácil gerir 24 horas de um dia quando estas simplesmente voam. Algumas tarefas acabam sempre por se perder pelo caminho, porque ainda ninguém inventou uma varinha de condão que faça o tempo esticar. Mas existem alguns passos essenciais que podem ajudar a controlar melhor a sua rotina. Com a ajuda de Nicole Eifler, psicóloga organizacional, e dos conselhos de Cláudia Goya, directora geral da Microsoft Portugal e Cristiani Oliveira, managing director da Fohat, construímos um verdadeiro kit da boa gestão do tempo. Tenha o poder sobre os ponteiros do relógio, a partir de hoje. TFALCETTA SIMONE/aNNA/RCS/ATLÂNTICOPRESS Estas imagens de moda não foram produzidas para este artigo

2 O fim-de-semana «Não vale a pena levar consigo documentos que não vai ter tempo para ler ou relatórios que não vai conseguir acabar isso vai arruinar todo o seu fim-de-semana», afirma Nicole Eifler. 2 Defina 1 Conheça o seu ritmo Quando programa o seu plano diário precisa de ter em conta o seu ciclo de energia. Todas temos o nosso «horário nobre»: descubra o seu e reserve as tarefas mais difíceis para esse período. Por exemplo, se for de manhã, deixe as actividades menos exigentes, como responder a s ou telefonemas, para depois de almoço, e vice-versa. Nicole Eifler afirma que «os s que precisem de menos atenção, porque são rotina ou são respondidos em duas frases, são tarefas ideais para depois de almoço, quando a nossa concentração está em baixo e o corpo foca a energia na digestão». prioridades Pergunte a si própria qual é a melhor utilização que pode dar ao seu tempo. Se tiver duas tarefas em mãos, em que uma é importante e a outra urgente, a maior parte das pessoas opta por começar e concluir a urgente, para a colocar de parte e poder passar à seguinte. Isto não está correcto, já que o «importante» tem de ter prioridade sobre o «urgente». Cristiani Oliveira considera que «um inimigo da eficiência é achar que é tudo urgente, que é tudo para ontem». É importante saber diferenciar a ordem de tarefas. Geralmente, as tarefas importantes são aquelas que contribuem para os resultados que quer alcançar, e as urgentes são as que têm um prazo limite próximo. Mas nem sempre são realmente importantes. Planeie pausas de 15 minutos de duas em duas horas para relaxar e parar por alguns momentos 3 Delegue Tenha a capacidade de delegar sempre que possível. Pode estar a desperdiçar tempo com tarefas que são de nível inferior às suas competências e em que alguém poderia facilmente substitui-la. Delegar só tem vantagens: terá mais tempo para desempenhar funções importantes, e a sua equipa tornar-se-á mais qualificada e empenhada. Além disso, demonstrará as suas excelentes capacidades de gestão. «Quando faço o planeamento das minhas tarefas, avalio sempre o que posso delegar à minha equipa, tendo sempre o cuidado de não sobrecarregar ninguém», explica Cristiani Oliveira.

3 4 Cumpra o «coffee break» É importante ter tempo para recuperar a energia, mesmo que tenha um projecto importantíssimo em mãos. Estar activa de manhã à noite não é uma boa utilização do tempo. Planeie pausas de 15 minutos de duas em duas horas para relaxar e parar por alguns momentos. Ninguém trabalha sempre ao melhor nível, sem parar. Nicole Eifler explica porquê. «As pausas são necessárias para a recuperação da nossa concentração e da nossa produtividade. Para sentir os efeitos relaxantes desta pausa deve caminhar no jardim, ou pelo menos fora do edifício, e evitar qualquer actividade que exija atenção, como ler jornais, revistas ou pesquisar na Internet. Ficar eternamente em frente ao computador para finalizar o trabalho em menos tempo tem, na realidade, o efeito contrário.» 5 Diga «não» Em determinadas alturas todos temos solicitações de tempo que excedem o limite da nossa capacidade. É nestas ocasiões que deve dizer «não». Quando aceita mais do que consegue cumprir, a qualidade e o timing de entrega de todos os projectos podem ficar comprometidos, por isso só deve aceitar até ao ponto em que sabe que pode concretizar. Cláudia Goya não contabiliza as vezes que é obrigada a dizer «não», mas sabe que o faz «as vezes necessárias para assegurar uma gestão eficiente das tarefas que requerem execução imediata». Cristiani Oliveira utiliza a mesma estratégia. «Digo não sempre que sei que, ao aceitar aquela tarefa, estarei a prejudicar o cumprimento de outros compromissos assumidos. Mas como gestora, tenho também que avaliar qual é o impacto que um não pode ter, quer para os clientes, quer para a minha equipa. O mesmo acontece na vida pessoal», explica. 6 Usufrua dos transportes públicos Se trabalha no centro de uma cidade com uma boa rede de transportes públicos, comece a tirar mais partido dessa vantagem. Se for possível, vá de metro, comboio ou autocarro. Poupa tempo, dinheiro e paciência (no trânsito, e depois a procurar um lugar para estacionar), e também ajuda o ambiente, além de optimizar a sua eficiência. Cristiani Oliveira afirma que «mesmo detestando andar de metro, prefiro 15 minutos de sofrimento subterrâneo a uma hora de desespero no trânsito». O planeamento Deve planear a sua semana com antecedência. A melhor altura para o fazer é durante a tarde de sexta-feira. Depois, deve guardar o final da tarde de cada dia para planear o seguinte. «Uma hora de almoço vai contribuir para recuperar melhor a concentração», explica a especialista 7 Reserve tempo para almoçar Não vale a pena comer à secretária para tentar aproveitar todos os momentos disponíveis e adiantar o trabalho. Isso vai acabar por se tornar contraproducente. Nicole Eifler assegura que «a pausa de uma hora durante o almoço vai contribuir para recuperar melhor a concentração. Além disso é importante que seja uma refeição completa, ainda que leve, para reduzir a quebra de energia após o almoço. Mesmo que o nosso cérebro tenha apenas dois por cento do nosso peso, precisa de 20 por cento da energia dos alimentos que consumimos. Estudos científicos provam que a melhor alimentação para o cérebro é à base de peixe, legumes, e fruta.» 8 Siga o ABC da reunião As reuniões são um inimigo frequente da gestão do tempo, porque muitas são desnecessárias, mal planeadas e têm objectivos pouco claros. Uma das formas de libertar tempo e se tornar mais produtiva é pôr um fim às reuniões que não têm qualquer finalidade e aperfeiçoar aquelas que são mesmo indispensáveis. Cristiani Oliveira confessa que «relativamente às reuniões, tenho sempre uma agenda e sou rigorosa quanto ao tempo. Uma das armadilhas mais comuns é o que chamo de Síndrome da Reunião Interminável.» Cláudia Goya afirma que as normas chave para uma reunião são «a definição prévia da agenda, tempos atribuídos a cada ponto da ordem de trabalhos, hora para começar e para terminar». A psicóloga Nicole Eifler aponta as 10 principais regras para uma reunião eficaz e concisa. 1. Definir claramente o tema da reunião. 2. Assegurar que são convocadas apenas as pessoas para quem o tema tem relevância. 3. Elaborar uma agenda com hora de início e fim da reunião, e tempos limite atribuídos a cada ponto. 4. Distribuir a agenda a todos os participantes. 5. Manter a agenda visível durante toda a reunião. 6. Acordar com os participantes a autoridade de quem preside à reunião. 7. O presidente deve apresentar cada ponto da agenda, facilitar a discussão e tomar nota da conclusão. 8. O presidente deve certificar-se que o tempo limite para cada ponto é cumprido. 9. Fecho da reunião na hora prevista, com um resumo das conclusões. 10. Envio posterior da acta com as conclusões a cada um dos participantes.

4 O erro mais comum «As pausas são necessárias para recuperar a concentração e a produtividade. Ficar eternamente em frente ao computador para finalizar o trabalho em menos tempo tem, na realidade, o efeito contrário», defende Nicole Eifler, psicóloga organizacional. 9 Evite levar trabalho para casa Deve conseguir diferenciar o horário de trabalho e o tempo que dispõe para os assuntos pessoais. Cláudia Goya afirma que «é preciso planear bem a hora em que o dia começa e termina e jamais deixar que a vida pessoal e familiar saiam sucessivamente prejudicadas a favor dos imperativos profissionais». Mas se tem mesmo que levar trabalho para casa durante o fim-de-semana, não faça disso um hábito, e tenha em mente que tem de reservar tempo para essa tarefa. «Não vale a pena levar consigo documentos que não vai ter tempo para ler ou relatórios que não vai conseguir acabar isso vai arruinar todo o seu fim-de-semana», afirma Nicole Eifler. Tanto as chamadas recebidas como as efectuadas podem ser uma perda de tempo. Utilize o sempre que possível

5 10 Não adie Quando o trabalho não nos agrada, ou se não nos sentimos seguras quanto à execução, temos tendência para o adiar continuamente. Há sempre algo mais importante ou mais urgente para fazer. Mas se não começar, não pode acabar, e não poderá pôr de parte essa tarefa, que vai estar continuamente pendente e, pior, deixá-la mais frustrada quando perceber que terá de a completar num espaço de tempo ainda menor. Decida-se a começar agora! Assim que a tiver iniciado, vai parecer-lhe menos «assustadora». Um truque: dê a si própria uma recompensa por terminar uma parte do trabalho (pode ser algo tão simples como um chocolate ou um café), e acabe com as interrupções. 11 Prefira o Tanto as chamadas recebidas como as efectuadas podem ser uma perda de tempo. Pense nas chamadas que faz que são completamente desnecessárias ou nas várias tentativas que faz para ligar a alguém que nunca está disponível para atender, ou já saiu. Por estas razões deve preferir sempre o , a não ser que o assunto seja de grande urgência. Nicole Eifler refere que «em situações urgentes o telefone é mais eficaz porque permite obter a informação num menor espaço de tempo. Mas se tivermos de enviar uma informação de alta importância ou muito complexa, o é mais indicado.» Cristiani Oliveira também prefere o . «Acho-o mais útil, porque permite consultar posteriormente a informação trocada.» Se o volume de trabalho começa a acumular-se, faça uma lista e analise o que pode ser eliminado da sua agenda 12 têm algumas vantagens, nomeadamente ao nível da sincronização e actualização constante de tarefas, entre o Blackberry e o Outlook». Cláudia Goya afirma que «as novas tecnologias tornaram-se aliadas imprescindíveis de um bom planeamento ou organização. Confio no meu Outlook para me indicar a urgência e a importância das tarefas pendentes, que previamente defini.» No caso de Cristiani Oliveira, a vantagem de ter um Blackberry é sobretudo «poder aproveitar tempos mortos para enviar s ou ler notícias. Muitas vezes quando chego ao escritório já li e respondi a todos os s.» Tire partido da tecnologia Aproveite a ajuda preciosa das novas tecnologias e substitua a agenda em formato papel. Compre um Blackberry ou um PDA. Nicole Eifler diz-nos que «temos de reconhecer que as agendas electrónicas Presente envenenado «O grande risco dos gadgets portáteis é a ligação permanente ao trabalho. Ter a possibilidade de verificar o a qualquer hora do dia e em qualquer lugar, mesmo ao fim-desemana, impede-nos de relaxar», considera Nicole Eifler. 13 Organize a secretária Limite o espaço da sua secretária ao absolutamente essencial. Nicole Eifler afirma que «para uma concentração óptima na tarefa devemos evitar qualquer tipo de distracção. Cada item a mais na nossa mesa pode desconcentrar-nos.» Cláudia Goya explica que armazena a maior parte dos documentos importantes no computador portátil que transporta consigo, evitando assim o excesso de papelada supérflua. Cristiani Oliveira considera-se bastante organizada. «Na minha secretária só tenho os papéis com que estou a trabalhar nessa semana. E quando saio, ao final do dia, deixo tudo arrumado», afirma a gestora.

6 14 as tarefas que deverá iniciar/completar/terminar. A melhor altura para o fazer é durante a tarde de sexta-feira. Depois, deve guardar o final da tarde de cada dia para planear o seguinte. Cristiani Oliveira explica que planeia sempre a sua agenda semanalmente. «Mas deixo sempre uma parte livre, porque sei que surgem sempre reuniões de última hora.» Planeie a semana Esta é uma das regras de ouro. Deve planear a sua semana com antecedência e definir todas 15 Defina prazos e cumpra-os Chegar cedo e sair tarde não é sinónimo de produtividade. É necessário definir o tempo limite para cada tarefa e cumpri-lo, para evitar a dispersão e estar eternamente a trabalhar no mesmo assunto. Nicole Eifler explica um fenómeno interessante que acontece a muitas de nós. «O desempenho de uma tarefa leva exactamente o tempo que temos para a completar. Se tivermos pouco tempo, vamos conseguir fazer a tarefa dentro deste prazo. Se tivermos mais, vamos preenchê-lo todo na execução da mesma.» Imponha-se a si mesma o desafio de terminar o relatório em tempo limite, e surpreenda-se quando o conseguir. L I V R O S 16 Acabe com o inútil e desnecessário Se o volume de trabalho começa a acumular-se, faça uma lista e analise o que pode ser eliminado da sua agenda. Podem ser relatórios mensais cuja informação nunca mais vai ser consultada ou usada, reuniões a que não tem necessariamente de comparecer ou a que pode enviar alguém para a substituir, ou tarefas que pode começar a delegar aos membros da sua equipa. Cristiani Oliveira confessa que «tenho sempre muitas coisas para fazer, mas raramente assumo mais compromissos do que sou capaz de cumprir. Quando isso acontece, compenso de alguma forma, eliminando tarefas sem importância.» > Estique o seu tempo OS MELHORES TRUQUES PARA GERIR O TEMPO, DENTRO E FORA DO ESCRITÓRIO «Gestão do Tempo», Polly Bird, Actual Editora. «Gestão do Tempo», Marion E. Haynes, Monitor. «151 Ideias Práticas para Gerir Bem o seu Tempo», Robert E. Dittmer, Publicações Europa América. Wook HAPPY TIME Use o Voucher Happy Time e usufrua, até ao fim de Julho, de 20 por cento de desconto mais portes grátis* no site Wook, para os livros sugeridos. Para usufruir do Voucher na Internet use o código VZ36ZMQ7. Vá ao site e após ter adicionado ao cesto os títulos que pretende comprar, efectue o check-out, digitando o código do Voucher no espaço designado por «vale de compras», confirmando de seguida a sua encomenda. * PORTES GRÁTIS PARA PORTUGAL CONTINENTAL E 40 POR CENTO DE DESCONTO PARA AS REGIÕES AUTÓNOMAS DOS AÇORES E MADEIRA EM CTT EXPRESSO CLÁSSICO. Os s que precisem de menos atenção devem merecer resposta depois de almoço A especialista Nicole Eifler é autora de palestras sobre motivação, formadora e coach, e trabalha actualmente em Portugal e Alemanha.