POLÍTICA DE AUTO-ARQUIVO

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1 Repositório Institucional - Universidade da Beira Interior POLÍTICA DE AUTO-ARQUIVO O Ubithesis Conhecimento Online é o Repositório Institucional Digital da Universidade da Beira Interior. Tem como objectivo divulgar e preservar conteúdos de natureza científica de autores ligados à Universidade e, simultaneamente, aumentar a visibilidade e dar uma maior projecção à investigação realizada na UBI. O projecto inerente à sua criação insere-se no movimento de Acesso Livre à Literatura Científica (Open Access). 1. OBJECTIVOS Divulgar a produção científica da UBI; Organizar de forma sistemática os documentos resultantes da produção científica e técnica da UBI; Contribuir para dar visibilidade e aumentar o impacto da investigação desenvolvida na UBI; Permitir o acesso livre, através da Internet, à produção científica e técnica da UBI; Preservar o trabalho científico e técnico da UBI; Participar nos projectos relativos ao domínio do acesso livre onde se inserem os Repositórios Científicos a nível nacional e internacional (por ex. RCAAP e DRIVER) 2. ORGANIZAÇÃO O UbiThesis está organizado em comunidades que correspondem às unidades orgânicas da Universidade da Beira Interior (Faculdades, Departamentos, Unidades de Investigação e Centros Associados). 1

2 Cada comunidade pode reunir os seus documentos em diferentes colecções. As comunidades podem manter um número ilimitado de documentos em diferentes colecções. As colecções são organizadas por tipo de documento ou informação (por exemplo, teses de doutoramento, artigos, comunicações em conferências, etc.). Os documentos são aceites pelo administrador, desde que reúnam as condições mencionadas nos pontos 3 e QUEM PODE DEPOSITAR NO UBITHESIS Autores ou co-autores de documentos que sejam: Docentes da UBI Investigadores da UBI Alunos da UBI Alunos doutras Instituições em co-autoria com docentes ou investigadores da UBI Bolseiros em co-autoria com docentes ou investigadores da UBI Funcionários e colaboradores de projectos com ligação à UBI O depositante é responsável pelos conteúdos por ele colocados no Ubithesis. 4. DOCUMENTOS QUE PODEM SER DEPOSITADOS NO UBITHESIS 4.1 Artigos Publicados em Revistas e Procedings de Conferências; Livros; Teses e outras Publicações Tipo de Documento Artigos em revistas nacionais e Comunicações em conferências nacionais e Dissertações de mestrado nacionais e Descrição Artigo publicado em revista científica nacional ou internacional com peer review Documentos relativos a conferências nacionais ou, como: - artigos apresentados; - artigos publicados em proceedings; - actas, relatórios; - palestras; - relatórios; - posters. Após aprovação por um júri 2

3 Livros nacionais e Teses de doutoramento nacionais e Revistas Publicações da UBI Livros ou partes de livros Após aprovação por um júri Publicações periódicas da UBI em que participem no corpo editorial os autores autorizados Edições da Universidade 4.2 Outros Documentos Resultantes de actividades de investigação e desenvolvimento ou ensino; De natureza científica ou técnica; Que estejam em formato digital. Os formatos aceites são: HTML (páginas web) PPS (Power Point) GIF (imagens) JPEG (imagens) MOV (vídeo) WMV (vídeo) SWF (flash) PDF (texto) Outros Em texto integral e formatado para "publicação"; Que tenham sido previamente objecto de arbitragem científica; No caso dos documentos reunirem as condições acima descritas: O autor deve estar disposto a, conceder à UBI o direito não-exclusivo de preservar e dar acesso ao seu trabalho através do UbiThesis. Isto é, os documentos devem estar completamente disponíveis e respeitar os direitos dos autores e das editoras para serem disponibilizados. No caso das teses, dissertações, trabalho de projecto ou relatório de estágio deverão ser acompanhadas de uma declaração assinada, que autorize a divulgação não exclusiva do documento, assinada pelo respectivo autor. 5. CONTROLO DA INFORMAÇÃO O depositante só poderá fazer a sua autenticação com o da UBI, outros endereços não são considerados válidos; O depositante tem autonomia para submeter os seus próprios documentos dentro dos critérios estabelecidos; 3

4 O depositante pode definir se o documento pode ser acedido na íntegra, aos metadados e ao resumo, assim como definir se o documento tem período de embargo; Os documentos depositados serão validados por técnicos dos Serviços de Documentação da UBI, de forma a garantir o respeito pelas regras e proceder à normalização dos dados. O que significa que: a) Aprovação - A colocação de quaisquer documentos no Repositório Institucional implica o cumprimento das regras previstas. - O documento é depositado e após aprovação pelo administrador é efectuada a validação dos metadados. - Em seguida o documento é depositado no repositório. b) Disponibilização Os documentos só serão disponibilizados após a validação dos metadados pelos respectivos responsáveis, de acordo com a seguinte sequência: Depositante Aprovação pelo Repositório Validação de Metadados Integração no Repositório Os metadados dos documentos submetidos para depósito são sempre verificados e validados pelos elementos do grupo de trabalho do Ubithesis, tendo como objectivo a descrição normalizada dos itens, garantindo desta forma a validação dos dados, e a maior finalidade do resultado final. A validação dos metadados será feita com base nas seguintes normas: NP 405-1: (1994) (Ed. 1) - Informação e Documentação. Referências bibliográficas: documentos impressos. NP 405-2: (1998) (Ed.1) - Informação e documentação. Referências bibliográficas. Parte 2: (Material Não-Livro) NP 405-4: (2002) (Ed. 1) - Informação e documentação. Referências bibliográficas. Parte 4: Documentos electrónicos. No que diz respeito, aos elementos relativos à data, a ordem de aparecimento poderá ser alterada, de acordo com o seguinte exemplo: Silva, A.M. (2009) Elaboração de manual. 4

5 6. DIREITOS DE AUTOR Quando for o autor a proceder ao auto-arquivo dos documentos é obrigatória a leitura e aceitação das condições de auto-arquivo. Os depositantes devem ainda validar a licença de divulgação não exclusiva indispensável para a disponibilização do documento no repositório. Sempre que um documento é disponibilizado no Repositório, o depositante é informado através de uma mensagem de correio electrónico gerada automaticamente. (Ver Anexo I) Para o repositório científico UbiThesis, os direitos de autor/copyright são sempre dos autores, excepto quando estes os tenham transmitido ou cedido de maneira formal e explícita a terceiros, como é de um modo geral o caso das publicações em revistas científicas. No entanto, políticas dos editores divergem, podendo permitir o auto-arquivo de uma cópia do trabalho em servidores institucionais ou pessoais. Caso os artigos a submeter ao Repositório já tenham sido publicados deverá o autor verificar junto das editoras respectivas, que condições lhe foram impostas quando da aceitação dos seu artigos para publicação. Se desconhecer a política da editora ou se não se lembrar da declaração que assinou e/ou se o documento já tiver sido publicado há algum tempo, pode solicitar autorização à editora para depositar o seu documento no UbiThesis. Para mais informação sobre as políticas de auto-arquivo e de direitos de autor poderão ser consultados os seguintes sites: - informação relativa a editoras: Sherpa Project em para os editores, - informação relativa a revistas: Romeo Project em 7. HARMONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS Quando uma publicação é de autoria partilhada, no caso do UbiThesis podem verificar-se três situações distintas: Autoria partilhada com autores de instituições externas à UBI: o depositante, após verificação, deve seguir as instruções normais de depósito; Autoria partilhada entre docentes/investigadores de várias Unidades Orgânicas da UBI: cada autor (de Departamentos diferentes) pode depositar o documento na respectiva colecção da sua comunidade; Autoria partilhada por docentes/investigadores do mesmo Departamento: o validador reserva-se o direito de apenas aprovar um depósito. Deverão os autores chegar a um consenso sobre quem vai depositar o documento ou então transferir o direito de depositar para os Serviços de Documentação 5