Global Contract Solution MASTER HANDBOOK FOR ALL END USERS. Manual para Usuário Final

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1 Global Contract Solution MASTER HANDBOOK FOR ALL END USERS Manual para Usuário Final

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3 3 Copyright Versão: 1.0 (29 de maio de 2013) Versão 2.0 (20 de junho de 2013) Versão 3.0 (08 de julho de 2013) Versão 4.0 (20 de julho de 2013) Versão 5.0 (15 de agosto de 2013)

4 4 Índice Prefácio... 7 Introdução... Error! Bookmark not defined. Login... 9 Unidades Organizacionais, Funções e Segurança Navegação Alteração de Senha Como utilizar a Ajuda Ausência do Escritório Assinaturas de Novos Cargos no GCS Processo do Fluxo de Trabalho Criação e Manutenção de Contratos Duas Formas de Iniciar um Contrato Criação de Contrato (Cabeçalho) Campos do Cabeçalho do Contrato Criação, Edição e Visualização do Cabeçalho do Contrato Solicitações de Contrato (Elaboração Legal) A Função do Distribuidor de Contrato Encontre um Contrato Listas de Controle para Restringir ou Permitir o Acesso ao Contrato Gestão de Documento do GSC Gestão de Documento do GCS Documento Principal (Editor de Documento) Introdução ao Editor de Documento Inserção de Item Colar a partir do Word Painel de Marcadores de Espaço Formatação do Painel Painel de Notas Encontre e Substitua o Painel Anexos Ordem de Impressão s Customizados Word IO... Error! Bookmark not defined. Marca de Revisão no Contrato e Comparação de Documento

5 5 Análise das Alterações Importação da Publicação... Error! Bookmark not defined. Comparação de Documentos Alinhamento das Marcas de Revisão... Error! Bookmark not defined. Impressão das Marcas de Revisão Painel de Visualização de Versões... Error! Bookmark not defined. Revisores Legais Listas de Controle Criação de Entidades Jurídicas Aprovação ou Rejeição de Contrato Aprovação ou Rejeição de Contrato Assinatura no Contrato DocuSign Outras Funções do Sistema Visualizações Configuradas - Introdução Acréscimo ou Edição de Visualização Configuração da Grade Pesquisa Global Encontre um Contrato (Busca de Texto) Impressão de Anexo Criação de Aditamento Introdução... Error! Bookmark not defined. Materiais de Referência Ícones, Tipos de Campo e Legenda das Caixas Tabelas de Referência de Caractere Geral Funcionalidade Futura Aprovação de Nível de Cláusula de Fluxo de Trabalho Aprovação de Fluxo de Trabalho Detalhes do Contrato Organização de Pastas Ajuste de Registro Desempenho da Entidade Legal Introdução... Error! Bookmark not defined. Relatórios do Upside Web

6 6 Relatórios do UpsideForms Gerente de Importação do Marcador de Espaço Conservação do Documento Relacionado Cópia a partir de um Documento

7 7 PREFÁCIO Por que a Goodyear está implementando este novo sistema? O departamento jurídico corporativo, em conjunto com o departamento de Procurement emprega a iniciativa de aprimoramento da qualidade e da eficiência do ciclo de vida de contratos na Goodyear, e auxilia na garantia de que as melhores práticas sejam implementadas globalmente para a contratação. Uma vez que esteja totalmente implementado, o Global Contract Solution (GCS) será o One Goodyear Way para: Racionalização e Padronização dos Processos de Contratação Reduz o tempo do ciclo do contrato Maior produtividade e economia de custo Depósito Eletrônico Localização central Fácil armazenamento e acesso Fluxo de Trabalho Automatizado Possibilita visibilidade aprimorada do status do contrato Processo de aprovação padronizado Capacidade de Assinatura Eletrônica Rotação mais rápida para ambas as partes Passível de auditoria Modelos e Cláusulas Padronizadas de Contrato Protege os interesses da Goodyear Contrato sempre atualizado Melhores Capacidades de Relatório e Acompanhamento Identifica as tendências nos principais atributos Melhores decisões comerciais O que há no Manual? Este manual contém informações precisas para a utilização do GCS para criação, aprovação, assinatura e manutenção dos contratos da Goodyear. O Manual inclui o processo passo a passo para os Autores do Contrato, Revisores Legais, Aprovadores e Signatários. ACESSO AO SISTEMA: https://gcs.goodyear.com/ ACESSO ÀS INFORMAÇÕES ADICIONAIS E MATERIAIS DE TREINAMENTO:

8 8 INTRODUÇÃO

9 9 Login O Global Contract Solution (GCS) é um aplicativo baseado na web. Para acessar o sistema vá em: https://gcs.goodyear.com ETAPAS PARA ENTRAR NO SISTEMA 1. URL: https://gcs.goodyear.com 2. Insira o Username [Nome de Usuário]: GoodyearAID 3. Insira a Password [Senha]: GoodyearAID Selecione o idioma de preferência Certifique-se de MARCAR este endereço.

10 10 Unidades Organizacionais, Funções e Segurança Seu login e senha estão ligados às funções específicas de usuário e associados às Unidades Organizacionais com base em suas responsabilidades dentro da organização. Unidades Organizacionais Os usuários recebem acesso para uma ou mais unidades organizacionais. Os usuários somente terão acesso aos Contratos dentro da Unidade Organizacional designada para o Usuário. Funções do Usuário Os usuários recebem Funções de Usuário específicas, tal como, Autor de Contrato ou Revisor Legal com base nas funções de trabalho específicas para trabalhar com fornecedores e contratos. O acesso da Unidade Organizacional e das Funções do Usuário Associado da Goodyear é designado pela descrição do trabalho e será atualizado por meio do GAIMS. Se for necessário um contrato altamente confidencial, o sistema oferece acesso ao usuário restrito e limitado dentro de uma Unidade Organizacional. Conselho Geral Aquisição Propriedade Intelectual Vendas Lei Geral GSGPC Global Corporativo América do Norte EMEA América Latina Ásia Pacífico Supervisão GSGPC Frete Marítimo GSGPC Supervisão Global CAPEX Global RDEQ Desenvolvimen to Interno de Polímero Desenvolvimen to Externo de Polímero Tecnologia da Informação Químico

11 11 Navegação Uma vez dentro do sistema, você verá a página Home ou, frequentemente mencionada como Dash Board [Painel]. A Navegação Geral inclui: Navegação Global Home Page Dashboard/Painel Janelas de Tópicos Navegação Global A seção principal da janela do aplicativo, conhecida como Navegação Global, não muda. Os itens nessa área são usados para se mover pelo aplicativo e estabelecer suas configurações do aplicativo. Menu Bar [Barra do Menu] A Barra do Menu contém os menus do módulo do aplicativo. Faça uma pausa em um item do menu para abrir um campo de lista do menu suspenso para esta área. Selecione um item do campo de lista do menu suspenso para abrir a janela do tópico. Personal Settings [Configurações Pessoais] Gerenciamento de Senha, Assinaturas de e configurações de Ausência do Escritório são gerenciados a partir do campo de lista do menu suspenso das Configurações Pessoais. Help Menu [Menu de Ajuda] Encontre os arquivos de Ajuda selecionando o módulo adequado a partir do campo de lista do menu suspenso. Log Off [Desconexão] Clique no botão Off para sair do aplicativo. Global Search [Busca Global] Os campos de Busca Global permitem que você procure por um item em múltiplas áreas do aplicativo. Insira o texto no campo de texto de Busca Global e clique no ícone Search [Busca] no lado direito para encontrar todos os registros relacionados. Clique no ícone de filtro () no lado direito para restringir sua seleção de busca. Recent Items [Itens Recentes] Expande o menu da lista do menu suspenso dos Itens Recentes para links das últimas cinco páginas que você visitou. Pin/Scroll Screen [Fixação/Rolagem da Tela] O ícone de Fixação/Rolagem age como um interruptor para fixar a tela, ou permitir a rolagem da tela. Screen Columns [Colunas da Tela] Clique no ícone da coluna para configurar quantas colunas você quer visualizar na tela.

12 12 HOME PAGE A Home Page é a primeira tela que você vê ao entrar no aplicativo. Ela mostra o Dashboard, que pode ser configurado para exibir informações do sistema ou se conectar as áreas mais frequentemente usadas no aplicativo. CONFIGURAÇÃO DASHBOARD & PAINEIS PAINEL DE ATALHOS E DE AÇÕES Os atalhos possibilitam que você crie novos contratos com um clique, direto na sua Home Page. Esses atalhos são facilmente configurados no Dashboard. Selecione Shortcuts/Actions [Atalhos/Ações] a partir da lista do menu suspenso no Painel de Acréscimo no Dashboard: o Insira um Nome para seu Painel o Selecione os Tipos de Contrato que você quer que estejam disponíveis no dashboard O Painel do Dashboard exibirá links rápidos para a tela de Criação de Contrato para cada Tipo de Contrato PAINEL DE TAREFAS VISUALIZAÇÃO DE SUAS TAREFAS As tarefas são ações que foram designadas no aplicativo a você. Você pode visualizar suas tarefas pendentes selecionando View My Tasks [Visualizar Minhas Tarefas] a partir do menu Home, ou você pode configurar de modo que apareçam em seu Dashboard. Selecione My Tasks [Minhas Tarefas] a partir da lista do menu suspenso em Add Panel [Painel de Acréscimo] no Dashboard: o Insira um Nome para seu Painel o Selecione os Tipos de Documento para os quais você quer visualizar suas tarefas

13 13 O Painel Dashboard exibe um resumo de suas tarefas. Ao clicar no link View My Tasks [Visualizar Minhas Tarefas] você é redirecionado à tela View My Tasks [Visualizar Minhas Tarefas]. PAINEL DE ANÚNCIOS Os anúncios são mensagens criadas por um administrador e exibidas para todos os usuários no aplicativo. Os anúncios podem ser agrupados por Contratos ou por mensagens específicas do Sistema. Selecione Announcements [Anúncios] a partir da lista do menu suspenso do Add Panel [Painel de Acréscimo] no Dashboard: o Insira um Nome para seu Painel o Selecione um Tipo de Mensagem (Sistema e/ou Contrato) O Painel Dashboard exibirá o tipo de Anúncios selecionados. PAINEL DO LINK EXTERNO Os Links Externos são endereços de URL de Website que possibilitam que você exiba um website visível externamente dentro de um painel na Home Page. Selecione o Link Externo da lista do menu suspenso do Painel de Acréscimo no Dashboard: o Insira um Nome para seu Painel o Insira o URL para o website. Deve ser o endereço da web COMPLETO, incluindo o Por exemplo: O Painel Dashboard exibirá o website. PAINEL DE PRÓXIMOS EVENTOS Próximos Eventos são quaisquer eventos que são devidos em um contrato. O painel irá listar (em um calendário) todas as Tarefas Manuais, Conformidade/Desempenho, e Datas Finais dos próximos contratos que você deve acessar, isso significa que você é o Autor e/ou Gerente do contrato ou que você foi adicionado a uma Lista de Controle. Selecione os Próximos Eventos a partir da lista do menu suspenso do Painel de Acréscimo no Dashboard: o Insira um Nome para seu Painel

14 14 O Painel Dashboard exibirá o Calendário dos Próximos Eventos. Passe o mouse sobre as datas destacadas para visualizar os detalhes sobre o próximo evento. PAINEL DE RELATÓRIOS DA WEB (PARA SELEÇÃO DE USUÁRIOS) Os relatórios da web são relatórios que foram criados na área do aplicativo de Relatórios da Web dentro de Admin and Contracts [Admin. e Contratos]. O painel exibirá uma lista de relatórios; selecionando um nome de relatório o relatório correspondente será exibido no formato HTML. Para visualizar o relatório em outro formato, você deve navegar na área de Relatórios da Web do aplicativo. Selecione os Relatórios da Web a partir da lista do menu suspenso do Painel de Acréscimo em Dashboard: o Insira um Nome para seu Painel o Verifique cada nome de relatório que você deseja listar no painel O Painel Dashboard exibirá os relatórios selecionados. Ao clicar no Nome do Relatório ele será exibido no Formato HTML. PAINEL DE VISUALIZAÇÃO CONFIGURADO (NÃO USADO DESTA VEZ) As Visualizações Configuradas são pesquisas que foram criadas nas telas de listagens dentro do aplicativo. Essas pesquisas também podem ser criadas pelo usuário conectado no aplicativo o por um administrador. Selecione a Visualização Configurada a partir da lista do menu suspenso do Painel de Acréscimo no Dashboard: o Insira um Nome para seu Painel o Selecione um Tipo de Visualização (um para Contratos, Biblioteca de Modelos, ou para Entidades Jurídicas) o Selecione uma ID de Visualização Configurada. Isto determinará que os resultados da Listagem Virtual seja exibida O Painel Dashboard exibirá a Listagem Virtual selecionada. Clique no ícone Editar ( ) ao lado, um registro o redirecionará para aquele registro.

15 15 JANELAS DE TÓPICO Quando você está trabalhando em um Contrato, você consegue ver uma Barra de menu no canto esquerdo da tela. Selecione um tópico a partir da Barra do Menu para abrir uma janela de tópico. As janelas de tópico contêm um Painel de Navegação no lado esquerdo da tela, e uma área de trabalho no lado direito da tela. As seleções disponíveis em cada área mudam dependendo da ação ou do item selecionado. Painéis de Ação Tópico Área de Busca Grade Painel de Navegação Tela da Listagem Painel de Navegação O Painel de Navegação contém uma lista de itens de ação para o tópico. Essas são as ações que estão disponíveis para serem realizadas em um item na área de trabalho. Os itens de ação relacionados estão organizados em grupos e painéis. Os grupos de ação incluem: Actions [Ações] Lista ações que podem ser realizadas no item selecionado. Para iniciar uma ação, destaque um item no dashboard, clique em uma ação no grupo de ação. Operations [Operações] Lista as funções gerais que podem ser realizadas. Tasks [Tarefas] Contêm as tarefas de fluxo de trabalho e suas respostas, por exemplo, liberação ou aprovação de um Contrato. Shortcuts [Atalhos] Proporciona links rápidos para outras áreas do sistema.

16 16 Área de Trabalho A área no lado direito do Painel de Navegação é usada para pesquisar itens, e para preencher ou alterar dados. A tela tem uma aparência um pouco diferente, dependendo do que você está fazendo: Listing screens [Listagem de telas] é exibida quando você busca por um item. Por exemplo, se você selecionar Encontre um Contrato a partir do menu Contratos, os campos de busca de contrato será exibido na parte superior da área de trabalho, e os resultados da busca são exibidos na grade na parte inferior. A combinação dos campos de busca e da lista dos resultados de busca é mencionada como uma tela de Listagem, por exemplo, a tela de Listagem de Contrato. Ao clicar em um item nos destaques da grade ele fica azul e o seleciona para a ação que você quer realizar. Working screens [Telas de trabalho] é exibida quando estiver trabalhando com um item, tal como na criação de um contrato, ou na atualização de um modelo. Os campos adequados para o item e ação selecionados são exibidos.

17 17 Alteração de Senha A área de Gerenciamento de Senha é usada para alterar sua senha no sistema. Etapas para Alterar sua Senha 1. Clique na seta do menu suspenso próxima ao seu Username [Nome de Usuário]. Em seguida, clique em Password Management [Gerenciamento de Senha]. 2. Os campos a seguir devem ser preenchidos na alteração de sua senha: Password [Senha] Insira sua senha atual neste campo. New Password [Nova Senha] Insira sua nova senha neste campo. Confirms New Password [Confirme a Nova Senha] Insira sua nova senha para verificação. Nota: Se sua senha for restaurada por um administrador do sistema, ela é configurada para seu login mais o mês e o ano que foi restaurada. Por exemplo, se seu login for USER e for restaurado em março de 2013, sua senha será USER0313.

18 18 Como utilizar a Ajuda Há diversos modos de acessar os arquivos de ajuda no aplicativo. 1. Expanda o campo do menu suspenso de Help [Ajuda] e selecione um módulo para encontrar todos os arquivos de ajuda para aquele módulo. Expanda para abrir a lista dos módulos. Clique para visualizar as páginas de Ajuda para todos os módulos. 2. Em uma janela de tópico, clique no ícone Help [Ajuda] para abrir o arquivo de Ajuda apropriado. Clique em para abrir a janela das páginas de Ajuda específicas.

19 19 Ausência do Escritório É importante que se você for se ausentar do escritório e não for verificar o designe alguém para gerenciar seus contratos enquanto estiver ausente. A não organização enquanto estiver ausente resultará no atraso de contratos durante o processo de negociação e na aprovação do ciclo de fluxo de trabalho. A função Ausência do Escritório possibilita que você selecione um usuário para realizar as tarefas relacionadas ao fluxo de trabalho em seu nome por um período prolongado. A Ausência do Escritório redireciona as novas tarefas que são geradas enquanto você estiver fora do escritório; ele não redireciona tarefas existentes para o usuário selecionado. Quando você voltar, quaisquer tarefas existentes que não tiverem sido concluídas pelo usuário designado devem ser designadas novamente para você por um administrador do sistema. ETAPAS PARA CONFIGURAR A FUNÇÃO OUT OF OFFICE [AUSÊNCIA DO ESCRITÓRIO] 1. Passe o mouse sobre o Ícone Expandir ao lado do seu nome de usuário para expandir o campo do menu suspenso. 2. Selecione Out of Office [Ausência do Escritório]. 3. No Painel de Navegação embaixo de Actions [Ações], clique em Add [Adicionar]. 4. Clique no Ícone de Busca para buscar pelo Nome de Usuário desejado. Um filtro de listagem de busca é exibido.

20 20 5. Destaque o nome de usuário adequado na tela da Listagem. 6. No Painel de Navegação, embaixo de Actions [Ações], clique em Select [Selecione]. A tela Out of Office [Ausência do Escritório] é exibida, e o usuário selecionado aparece no campo User Name [Nome de Usuário]. 7. Insira quaisquer comentários no campo Comment [Comentário], se desejado. 8. Clique no Ícone do Calendário ou insira manualmente a Start Date [Data de Início] para indicar o primeiro dia que você deseja que suas tarefas sejam encaminhadas para o usuário selecionado. 9. Clique em Save [Salvar].

21 21 Assinaturas de A função de Assinatura de possibilita que você assine as notificações de que são enviadas pelo sistema. Há dois modos diferentes para assinar um Evento de Individual [Individual] Você recebe uma notificação de toda vez que ocorre um evento no sistema. Summary [Resumo] Você escolhe uma programação que determina quando você recebe o resumo dos s. Esses s contém uma listagem resumida de quantos itens necessitam de ação no sistema. Um Resumo de e- mail pode ser configurado por hora, dia, semana, mês ou mediante solicitação. Na opção mediante solicitação, um é enviado uma vez e não se repete. Algumas notificações de podem ser configuradas para Mandatory [Obrigatório] por padrão, isso significa que você não precisa assinar para recebê-las já que serão enviadas automaticamente. Após assinar um Evento de , você somente receberá s relacionados às tarefas pelas quais você é responsável. Por exemplo, se você assinar um Evento de Approve Contract [Aprovar Contrato], mas não é um Aprovador de Contrato designado, você não receberá nenhum relacionado à aprovação. Há duas telas na área de Assinaturas de Subscriptions [Assinaturas de ] Na tela de Subscriptions [Assinaturas de ], você pode assinar novos Eventos de e visualizar as assinaturas existentes. Schedule [Programação] Na tela de Programação, você pode configurar uma programação para receber os e- mails do sistema. A tela de programação somente está disponível se a Preferência de selecionada for do tipo Summary [Resumo]. Os campos abaixo são disponibilizados ao assinar os s: Event [Evento] Seleciona o Evento do para o qual você deseja assinar. Preference [Preferência do ] Pode ser configurado como Individual [Individual] ou Summary [Resumo]. Frequency [Frequência] Seleciona a frequência para o resumo de . As diferentes frequências que você pode selecionar incluem por Hora, Dia, Semana, Mês, ou Mediante Solicitação. Dependendo da frequência que você selecionar, campos adicionais podem ser disponibilizados.

22 22 Frequency No [N de Frequência] Insira um número de frequência para o Tipo de Frequência selecionado. Isto determina a frequência das notificações de que são enviadas para você. Por exemplo, se você seleciona o tipo de frequência Hourly [Hora] e insere 5 como seu número de frequência, você recebe uma notificação a cada cinco horas. Este campo somente aparece quando você seleciona os Tipos de Frequência por Hora, Dia ou Mês. Day of Month [Dia do Mês] Insira o dia do mês que você quer receber seu Evento de . Este campo somente é disponibilizado quando você seleciona a frequência Monthly [Mês]. Date [Data] Insira a data que você quer começar a receber as notificações de relacionadas ao evento selecionado. Você também pode clicar no Ícone do Calendário para selecionar a data. Este campo somente aparece quando você seleciona os tipos de frequência 'Daily', 'Monthly' ou 'On Demand' [Dia, Mês, ou Mediante Solicitação]. Time [Hora] Selecione a hora que você quer receber a notificação de . Este campo aparece para qualquer tipo de frequência selecionada. Days of the Week [Dias da Semana] Verifique os dias da semana que você quer receber sua notificação de e- mail. Essas caixas de verificação somente aparecem quando você seleciona o tipo de frequência 'Weekly' [por Semana]

23 23 Novos GCS User Roles Principais Funções no GCS Função Cargo Responsabilidade Seleção de Procurement Autor de Contrato Criação de novos contratos (Modelo ou estrutura) Condução de negociações com o fornecedor, proprietário legal ou comercial. Envolve finanças e tributos conforme necessário Criação de Aditamentos Seleção Legal Revisor Legal Criação de Contratos Revisão Legal dos Contratos Preenche Listas de Controle Liberações para Aprovações e Assinaturas Aprovadores Seleção de Advogados Finanças, Procurement e Stakeholders. Participação em negociações, modificações de contrato ou análises necessárias (conduzido pelo Autor do Contrato) Análise e aprovação do contrato final, conforme necessário.

24 24 Principais Funções na GCS Função Cargo Responsabilidade Seleção de Usuários Solicitantes de Contrato Solicitação de Contratos via Formulário da GCS Deve estar na unidade organizacional de solicitante Distribuidores de Contrato Análises de Solicitações Determinação de Solicitação de Contrato Seleção de General Counsel. Signatários E-signatários Assinaturas manuais Facilitadores Administrativos Legais Seleção de??????

25 25 Realização de Negociações Inicie com o Contrato da Goodyear Edite no Sistema Atenda o Fluxo de Trabalho Use o do Contrato para Enviar para a Outra Parte Use o Word I/O para Importar o Contrato de volta do Vendedor Compare e Aceite

26 26 O Processo do Fluxo de Trabalho Preciso de um contrato Usuário Cria um Contrato Fluxo de Trabalho: Validação de Campos Comparar Revisão por um Interno Editar e Negociar Aceitar/Reje itar Editar Exportar para o Fornecedor Use a GCS para: Editor de Documento para o Cliente IO do Word Marcas de Revisão da Comparação Aceitação/Rejeição Fluxo de Trabalho: Enviar para a Outra Parte Parte Interna De volta da Outra Parte Fluxo de Trabalho: Liberação para Aprovação (Goodyear) A Goodyear assina vai DocuSign e então o Fornecedor assina O Fornecedor Aprova Fluxo de Trabalho: Revisão da Outra Parte Final Fluxo de Trabalho: Liberação para o Jurídico e o Jurídico Toma a Propriedade Revisor Legal Verificações duplas nos termos do contrato Garantia da proteção da Goodyear Aplicação de Alertas Acréscimo de Aprovadores Fluxo de Trabalho das aprovações e assinatura do contrato

27 27 Fluxo de Trabalho do Autor do Contrato Status do Contrato: Modo Edição Status do Contrato: Aguardando Propriedade Legal Status do Contrato: Análise Legal Status do Contrato: Análise da Outra Parte

28 28 Fluxo de Trabalho do Revisor Legal Status do Contrato: Aguardando Propriedade Legal Status do Contrato: Análise Legal Status do Contrato: Aguardando Aprovações Status do Contrato: Pronto para Aprovações Status do Contrato: Análise da Outra Parte

29 29 CRIAÇÃO E MANUTENÇÃO DE CONTRATOS

30 30 Duas Formas de Iniciar um Contrato Há 2 processos para a criação de um contrato; Autoria do Cliente e Autoria Legal. Na Autoria do Cliente O Autor do Contrato faz a maioria do trabalho do contrato iniciando com a Criação de um Cabeçalho no Contrato. Veja a imagem abaixo. Autoria do Cliente Autorizada Cliente Autor Usuários Seleção do Modelo Goodyear Apropriado Divulgação do Cabeçalho do Contrato Negociação dos Termos Comerciais Circulação pela Opção do Associado Interno da GCS para Análise e Entrada Liberação para o Jurídico Usuários Legais Análise Legal do Contrato Obtenção da Aprovação da Outra Parte Preencher Listas de Controle junto aos Aprovadores Liberações para Aprovações Na Autoria Legal Uma Solicitação de Contrato é iniciada por um Solicitante. Uma vez que a solicitação foi feita, via GCS, um Distribuidor de Contrato analisa a solicitação e designa o trabalho para alguém no jurídico. No caso de Autoria Legal, a maioria do trabalho do contrato é feita pelo jurídico. Veja a imagem abaixo. Somente Autoria do Departamento Jurídico Autor Legal Usuários (Funcionalidade da Solicitação do Contrato) Preenchimento do Cabeçalho Liberação para o Distribuidor do Contrato Legal Usuários Legais Seleção do Modelo Goodyear Adequado Preenchimento do cabeçalho Negociação dos Prazos Circulação pela Opção do Associado Interno no GCS para Análise e Entrada Análise Legal do Contrato Obtenção da Aprovação da Outra Parte Preencher Listas de Controle com os Aprovadores Liberações para Aprovações

31 31 Criação de um Contrato (Cabeçalho) O Cabeçalho do Contrato contém as informações básicas sobre um contrato e as partes envolvidas no acordo. Na tela do Cabeçalho do Contrato, os Campos Padrões e Personalizados capturam as informações necessárias para a Goodyear. Os Campos são designados como obrigatório ou opcional. Os campos obrigatórios devem ser preenchidos antes de o contrato ser salvo. Uma vez que as informações do Cabeçalho do Contrato são salvas, o sistema gera automaticamente um número de contrato e você pode preencher o restante do contrato. Campos do Cabeçalho do Contrato O Cabeçalho do Contrato é composto por diversos painéis que capturam as informações pertinentes sobre o contrato. Abaixo há uma descrição detalhada de cada um dos campos. Painel Principal do Modelo Organizational Unit [Unidade Organizacional] Necessário no Salvar Inicial Este campo divulga automaticamente para a Unidade Organizacional primária designada a você como um Usuário. Pode ser alterado para qualquer outra Unidade Organizacional designada para você. Idioma Necessário no Salvar Inicial Inglês como padrão A Goodyear possui dois tipos de Modelos de Contrato: Modelo Shell e Modelos Aprovados da Goodyear. Os Modelos Aprovados são criados e aprovados pelo departamento jurídico da Goodyear. Os Modelos Shell são usados quando modelos de terceiros são usados. Modelo do Contrato Necessário no Salvar Inicial É um sistema de MELHOR PRÁTICA da Goodyear para usar um modelo aprovado. Action [Ação]: Selecione um modelo para o contrato. O aplicativo seleciona o primeiro modelo que é compatível com o Tipo de Contrato e com a Unidade Organizacional. Note [Nota]: Os Modelos Shell Templates são marcados com um (X).

32 32 Painel de Informações do Contrato O campo Parent Contract [Contrato Principal] é habilitado se um modelo tiver sido criado com uma transferência do principal designado. Parent Contract [Contrato Principal] Contract Number [Número do Contrato] Amendment [Aditamento] Jurisdiction [Jurisdição] Divulgação automática do Sistema Divulgação automática do Sistema Se aplicável, como no caso de uma Declaração de Trabalho e de um Contrato de Serviços, ou de um contrato VMOI que se relaciona a um contrato de fornecimento global, a partir da lista do menu suspenso no campo Parent Contract [Contrato Principal], selecione o número do contrato do contrato principal com o qual o novo contrato está relacionado. Isto associa o novo contrato a um contrato existente para criar um relacionamento entre ambos. Isto identifica o novo contrato como um subcontrato para o contrato principal selecionado. O Número do Contrato é gerado automaticamente pelo aplicativo após o cabeçalho do contrato ser salvo. Este campo é atualizado pelo aplicativo e captura a quantidade de vezes que o contrato foi aditado (complementado). Novos contratos possuem 0 como a Quantidade de Aditamento. Conforme o registro do contrato aprovado é aditado, este número aumenta. Digite na área geográfica da autoridade legal; a autoridade a analisar e determinar as causas da ação relacionadas ao contrato. Para Contratos que a Goodyear Tire & Rubber Company é parte, preferimos Ohio, se o contrato for global, acordamos em Nova York. Short Description [Breve Descrição] Necessário no Salvar inicial Insira o Tipo de Contrato #Item ou assunto que está sendo comprado# Nome Curto da Outra Parte. Exemplos: Matéria-prima do resorcinol INDSPEC Matéria-prima Carvão Negro da Cabot Confidencialidade do Benchmarking da P&G

33 33 Este campo aparece na tela View My Tasks [Visualizar Minhas Tarefas] e em algumas notificações por para identificar o contrato e como tal, é importante inserir as informações corretamente. Purpose [Finalidade] Necessário no Salvar inicial Fornece uma descrição do contrato (do por que é necessário). Exemplo: O contrato de fornecimento Global para a ABC química para todas as regiões, exceto AP. A SRI não é parte. A Empresa é o único fornecedor da ABC química no EUA. O contrato atual expira em 31/12/2013. Exigências do contrato. Goodyear / Interessados / Painéis de Outra Parte Selecione a entidade Goodyear apropriada a partir do menu suspenso. O sistema irá divulgar automaticamente o endereço correspondente, que é puxado do registro de Pessoa Jurídica da entidade. Goodyear Party [Parte Goodyear] Necessário no Salvar inicial As partes adicionais da Goodyear podem ser adicionadas se necessário, clicando no botão + Additional Goodyear Party [+ Parte Adicional da Goodyear]. Exemplos: A Goodyear Tire & Rubber Company e a Sumitomo Rubber Industries para compras de matéria-prima global; ou A Goodyear Tire & Rubber Company, Goodyear Canada Inc., A Goodyear Dunlop Tires North America, Ltd

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