VI ESTUDO PARA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO DO PROCESSO DE LICENCIAMENTO NA FUNDAÇÃO ESTADUAL DE PROTEÇÃO AMBIENTAL - FEPAM

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1 VI ESTUDO PARA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO DO PROCESSO DE LICENCIAMENTO NA FUNDAÇÃO ESTADUAL DE PROTEÇÃO AMBIENTAL - FEPAM Araí Maria Aparecida dos Santos Paz Engenheira Química, formada pela Escola de Engenharia Mauá do Instituto Mauá de Tecnologia/SP em Especialista em Projetos de Sistemas de Tratamentos de Resíduos Industriais: Sólidos, Líquidos e Gasosos, pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul. Funcionária da Fundação Estadual de Proteção Ambiental do Estado do Rio Grande do Sul desde julho de 1979 até a presente data. Nara Rosane do Carmo (1) Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul em Especialista em Toxicologia Aplicada, pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul. Funcionária da Fundação Estadual de Proteção Ambiental do Estado do Rio Grande do Sul desde agosto de 1982 até a presente data. Atualmente exercendo o cargo de chefia da Divisão de Informação e Sistematização. Tânia Regina Prauchner Engenheira Química, formada pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul em Especialista em Geoprocessamento, pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul, funcionária da Fundação Estadual de Proteção Ambiental do estado do Rio Grande do Sul desde março de 1980 até a presente data. Endereço (1) : Rua Carlos Chagas, 55 - sala Porto Alegre - RS - Tel: (51) nararc@fepam.rs.gov.br RESUMO O presente trabalho tem por finalidade apresentar uma análise do estudo de viabilidade de implantação de um sistema de procedimentos de licenciamento em ambiente totalmente eletrônico. O Sistema de Informação do Processo de Licenciamento Ambiental - SINPLI, foi concebido para suprir a carência de recursos humanos no atendimento da demanda crescente de processos de licenciamento ambiental, além de auxiliar o trabalho de análise técnica através da substituição das pastas em papel e da agilização na tramitação dos documentos indo ao encontro dos objetivos institucionais: MELHORIA DA GESTÃO AMBIENTAL. Na elaboração deste trabalho realizou-se o levantamento das condições motivadoras à tentativa de implantação do sistema, o histórico das ações técnicas e administrativas que viabilizaram a realização do teste piloto e a atual situação da informatização do sistema de licenciamento ambiental na FEPAM. O projeto inicial, com duração de 13 meses, foi desenvolvido pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul - UFRGS e acompanhado por um Conselho constituído por funcionários da FEPAM e pelo coordenador do projeto por parte da UFGRS. Neste período foram desenvolvidas as atividades de: complementação e otimização da modelagem do banco de dados já existente na Fundação; desenvolvimento de um sistema de workflow; treinamento dos futuros usuários do sistema e testes do sistema em escala piloto. Todo o estudo foi desenvolvido nas dependências da FEPAM, tendo constituído uma experiência bastante complexa, pois envolveu o trabalho de diversas equipes multidisciplinares e de três empresas diferentes, quais sejam: FEPAM, UFRGS e Empresa de Consultoria CTZ. Contou-se também com a parceria da Oracle do Brasil na fase inicial de testes com o software de workflow. Durante o desenvolvimento do sistema foram detectados alguns pontos críticos, tais como procedimentos não padronizados; falta de uniformidade de fluxos de atividades; resistência a mudança de cultura; número reduzido de pessoas com conhecimento no banco de dados existente; falta de equipamentos e espaço físico adequados etc. PALAVRAS-CHAVE: Agilização, Licenciamento, Banco de Dados e Workflow. ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 1

2 INTRODUÇÃO A FEPAM iniciou o uso de microinformática em algumas de suas atividades em 1989 e nestes nove anos evoluiu bastante tanto no número de equipamentos como em tecnologia utilizada. Durante todo este período nunca contou com um quadro de recursos humanos especializado na área, sempre se utilizando de consultorias e, por alguns períodos, de técnicos em função especial FE. Além disso, no único concurso público realizado não houve preenchimento de nenhuma vaga de nível superior nesta área. A Figura 1 apresenta o organograma institucional: Figura 1: Organograma da FEPAM. PRESIDÊNCIA DIRETORIA TÉCNICA DEPTO. DE LABORATÓRIO DEPTO. DE QUALIDADE AMBIENTAL DEPTO DE CONTROLE DIRETORIA ADMINISTRATIVA DEPTO. DE ADM GERAL DEPTO. FINANCEIRO DIV. DE SANEAMENTO DIV. DE MINERAÇÃO DIV. DE CONTROLE DA POLUIÇÃO INDUSTRIAL SERV. AGROSILVOPASTORIL SERV. PÓLO PETROQUÍMICO DIV. DE LICENCIAMENTO SERV. DE EMERGÊNCIA AMBIENTAL Procurou-se então uma solução mais ampla que contemplasse a informatização de toda a Instituição de forma integrada e continuada através da terceirização dos serviços de informática, para garantir que houvessem técnicos capacitados para o atendimento das demandas, tais como projetar as ampliações da rede e do banco de dados, implantá-los e mantê-los operando adequadamente. Portanto, a contratação da Empresa de Consultoria CTZ, através de licitação foi basicamente para atender duas grandes áreas: a de sistemas de banco de dados Oracle e a de suporte técnico para hardware e software. Essa equipe tinha a responsabilidade de inicialmente manter em funcionamento, organizar, documentar, propor e implementar melhorias no sistema de dados de licenciamento ambiental existente, tendo em vista que estava sendo descentralizado com a implantação da rede lógica dos computadores. A descentralização gerou uma demanda crescente de solicitações de melhorias e alterações no sistema existente, tendo em vista o aumento de pessoas que tinham acesso simultâneo às informações. Paralelo a isso, ocorria um acréscimo constante das solicitações anuais de licenciamento ambiental devido a maior conscientização da sociedade, gerando um aumento no tempo de tramitação dos processos administrativos. ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 2

3 A instituição deparou-se com a seguinte situação: número reduzido de funcionários para atender a demanda de processos de licenciamento ambiental; demora na tramitação desses processos; ausência de perspectiva de contratação de recursos humanos a curto prazo; pequena equipe especializada de informática para atender paralelamente a mais essa demanda; desperdício de tempo e de recursos devido a falta de sistematização e armazenamento da informação. Esta situação motivou, em meados de 1997, a utilização do conhecimento tecnológico da UFRGS para realizar um estudo de viabilidade técnica visando a criação de um sistema automatizado de licenciamento ambiental integrado ao sistema de informação ambiental já em desenvolvimento pela equipe terceirizada da CTZ. Em 23 de setembro de 1998 foi assinado o Contrato de Prestação de Serviços para Desenvolvimento do Sistema Informatizado de Licenciamento Ambiental pela reitora da UFRGS e pelo Diretor-Presidente da FEPAM com o objetivo de desenvolver um sistema de informações integrando banco de dados, documentos digitalizados, programas aplicativos e controle do fluxo de tarefas do processo de licenciamento de fontes poluidoras. METODOLOGIA A metodologia de trabalho proposta no projeto previa o atendimento das seguintes condições gerais, estabelecidas no contrato firmado entre a FEPAM e a UFRGS: Deveria ser constituído um Conselho (Conselho do SINPLI), composto de funcionários técnicos e administrativos para coordenar, junto à equipe do projeto, as ações do mesmo relacionadas aos processos de licenciamento ambiental e administrativo-financeiros. O Conselho deveria cumprir a função de fórum para discussões relacionadas com o andamento do projeto e deveria ser coordenado pelo Diretor Técnico da FEPAM, segundo sugestão da UFRGS. Qualquer proposta de modificação do mesmo, ou de algum de seus resultados, deveria ser encaminhada à equipe da UFRGS através deste Conselho. O Conselho do SINPLI teria como atribuição avaliar e homologar os resultados parciais do projeto. Após a homologação dos resultados de uma ação, esta seria considerada terminada e não poderia mais ser modificada, estendida e/ou repetida no contexto do projeto, a não ser com a expressa concordância do coordenador geral do mesmo. O Conselho do SINPLI, tendo em vista o contrato ter sido assinado em final de gestão da diretoria da FEPAM, só foi constituído nos últimos cinco meses do cronograma inicial de nove meses, ou seja, no início do mês de junho de 1999, tendo ocorrido sua primeira reunião em 04/06/99. Em agosto de 1999, dois meses depois da primeira reunião, houve uma segunda troca de Direção da FEPAM, assumindo um novo Diretor-Presidente e um novo Diretor Técnico, que mantiveram o Conselho e a rotina de reuniões da mesma forma anterior. Tendo em vista que a coordenação do Conselho era exercida pelo Diretor Técnico, isto constituiu-se na primeira dificuldade de atuação do mesmo, uma vez que constantemente não havia horário em sua agenda para participar das reuniões semanais. Esta freqüência era necessária para o atendimento das demandas do projeto e as reuniões eram normalmente longas com inúmeras minúcias a serem debatidas e deliberadas. Optou-se então por uma agenda fixa semanal, onde o Diretor participaria sempre que pudesse e nomeou-se uma Secretária Executiva para coordenar as reuniões, organizar as pautas e as atas, além de servir de elo entre a Direção e o Conselho. Quando da instalação do Conselho do SINPLI, a situação do projeto apresentava-se da seguinte maneira: - o cronograma físico estava completamente defasado, faltando poucos meses para o término do contrato; - a instituição possuía um sistema gerenciador de banco de dados Oracle, modelado pela empresa ComputerLife, em fase de otimização pela empresa CTZ e pela UFRGS; ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 3

4 - o sistema de workflow para o processo de licenciamento ambiental estava em desenvolvimento, contemplando a maioria dos setores envolvidos; - insuficiência de equipamentos e de software adequados para a implantação do SINPLI, mesmo em escala Piloto; - indefinição de infra-estrutura física e de recursos humanos para a instalação de setores de digitalização e central de documentação, imprescindíveis para a operação do Sistema. A proposta do projeto, quanto à automação dos fluxos dos processos do SEAMB, setor pelo qual se iniciaria o teste, está representada na figura 1. Figura 1: Fluxo do Processo de Licenciamento no SEAMB Neste contexto então foram iniciados os trabalhos para a implementação do SINPLI, em escala piloto, com as seguintes etapas: - execução de uma auditoria no banco de dados antigo com a finalidade de garantir a integridade necessária à migração dos dados para a nova base; - validação do banco novo por uma equipe de trabalho constituída por técnicos da FEPAM; - definição de perfis de usuários para o novo banco; - estabelecimento de critérios de emissão de documentos licenciatórios; - inserção de dados nas diversas tabelas do novo banco de dados; - adequação dos ramos de atividades; - estabelecimento de sistema de hierarquia de acesso aos usuários para o banco de dados e o SINPLI; - migração da base de dados antiga para os novos sistemas modelados; - treinamento dos participantes do teste do sistema, tanto no banco de dados, como no workflow e na digitalização; - instalação de um local para se realizar as atividades de digitalização. Em outubro foi iniciado o teste piloto, tendo sido envolvidas as seguintes áreas da FEPAM: Protocolo, incluindo o ainda inexistente setor de digitalização, Divisão de Licenciamento - DL, Serviço de Emergência Ambiental - SEAMB, Serviço de Avaliação e Diagnóstico da Poluição Industrial - SEDAPI, Divisão de Controle da Poluição Industrial - DICOPI, Diretoria Técnica, Assessoria Jurídica - ASSEJUR e Presidência. ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 4

5 TESTE PILOTO As definições da Direção e do CONSELHO para os testes de implantação do SINPLI, em escala piloto, foram: 1) o treinamento no software gerenciador de documentos digitalizados para 4 a 5 pessoas, na digitalização de documentos, os quais participariam dos testes de implantação do SINPLI; após os teste a Direção definiria a estrutura definitiva para este setor, bem como as pessoas que deveriam ser treinados por estas pessoas que receberam o treinamento; 2) o Diretor-Presidente estaria presente no início dos testes para demonstrar à FEPAM que a Direção estava não só apoiando, mas também que considerava prioritário este projeto; 3) uma sala seria disponibilizada durante o mês de outubro para a digitalização de documentos os testes seriam realizados nas duas últimas semanas de outubro; 4) na primeira semana seriam testados os fluxos de trabalho do SEAMB e na segunda semana os do SEDAPI; 5) seriam escolhidos apenas processos de Licença de Operação. Inicialmente os de renovação, aumentandose então, gradativamente, a complexidade dos documentos constantes nos processos no decorrer das semanas. Sem plantas ou mapas, mas com diversos tipos de documentos a serem digitalizados (fotos, requerimentos, cópias de licenças, laudos, relatórios, planilhas etc.); 6) os processos administrativos seriam agora incluídos no banco de dados pelo Serviço de Protocolo e seriam encaminhados fisicamente a cada setor durante os testes. Os testes de implantação iniciaram-se no dia 11/10/99 e seguiram a seguinte rotina: - inclusão do processo no banco de dados pelo PROTOCOLO; - encaminhamento do processo para digitalização; - digitalização do processo e identificação dos documentos constantes no mesmo; - encaminhamento do processo físico para o SEAMB; - realização das atividades de licenciamento, em meio eletrônico, através das interfaces do sistema, tais como, utilização do editor de texto, banco de dados, browser, gerenciador de documentos digitais, etc.. Ocorreram problemas: - de acesso no workflow; - inadequação de configuração de software e hardware; - impossibilidade da digitalização de fotos e documentos coloridos; - alterações de funções de pessoas após o treinamento e falta de previsão de alguns perfis de usuários a serem treinados; - interpretação inadequada de determinados fluxos de atividades; - deficiência na comunicação entre os diversos atores envolvidos no teste; - falta de plantão de equipe de suporte; - de resistência humana às alterações na forma de execução de suas rotinas de trabalho. A maior parte dos problemas detectados foram solucionados ao longo do teste, que ocorreu até o final de outubro, quando foi considerada concluída esta etapa. AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS Como todo processo novo, a implantação do SINPLI apresentou uma série de problemas de todas as ordens, desde a demora de definições da Direção até a falta de disponibilização de material de consumo. Durante a execução do teste piloto foi observada a necessidade da total tutela dos conselheiros junto aos diversos setores para dar continuidade às etapas do SINPLI, já que por diversas vezes os setores ficaram aguardando a presença do CONSELHO, dificultando a avaliação de tempo e de eficiência do sistema. Observou-se também uma grande dependência da FEPAM junto ao suporte da UFRGS, o que evidenciou que, por um período de tempo razoável deveria haver uma equipe técnica que acompanhasse e monitorasse o fluxo do SINPLI internamente, assim como a continuidade de suporte da UFRGS ao sistema. ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 5

6 Apesar de todas as dificuldades este projeto propiciou um avanço significativo na organização e formalização geral dos procedimentos de licenciamento da Instituição, no momento em que exigiu uma reflexão e uma tomada de decisões para cada definição de fluxo e de responsabilidades. Um fator complicador do processo foi a falta de gerenciamento na área de informática da FEPAM, que obrigou o CONSELHO a dividir e executar tarefas para a viabilização do projeto tais como: a validação da nova base de dados, a verificação e ajuste dos dados para a migração e a inclusão de dados em novas tabelas, assumindo o papel de diversas áreas envolvidas no fluxo, mas ainda não preparadas nem treinadas para assumir o gerenciamento de seus dados, além de administrar a relação entre a equipe terceirizada de informática e a equipe que desenvolveu o projeto. Outro ponto importante é a própria manutenção da base de dados com integridade e confiabilidade. Com a implantação e difusão do uso do Sistema, cresce a responsabilidade sobre a base de dados que o suporta e a avaliação é que a instituição ainda carece de mecanismos que propiciem uma auditoria sistemática e continuada sobre os dados. Também foi gerada a definição dos perfis de acesso à base de dados e uma real reflexão sobre a fragilidade institucional com relação a inclusão, a atualização, a manutenção e o uso das suas informações. Foi observado também que seria fundamental a implantação de um sistema de auditoria sobre o banco, para minimizar a inclusão de dados inconsistentes. CONCLUSÕES A tecnologia é um dos mais fortes agentes de transformação do mundo moderno. E a tecnologia da informação é uma das mais poderosas formas de a tecnologia se manifestar. Ela viabiliza novas formas de pensar, de se relacionar, de fazer negócios, de trabalhar, de gerenciar, de comprar, de vender, etc. Essas formas rapidamente se constituem em novos paradigmas, em alguns casos tão superiores aos anteriores que às organizações pode não restar outra opção a não ser adotá-las. Pagando um preço muitas vezes elevado, as organizações estão descobrindo que somente a tecnologia da informação não basta; seus plenos benefícios só podem ser alcançados por meio das pessoas que dela se utilizam. (HEHN-1999) O SINPLI é basicamente um projeto de automação de fluxos, o que pressupõe uma reflexão profunda sobre as rotinas de trabalho visando sua alteração e otimização. É portanto extremamente dependente das pessoas, em todos os níveis da Instituição. As alterações de gestão e trocas de chefias interferiram diretamente no cumprimento dos prazos de diversas etapas do projeto que necessitavam definição de procedimentos e de responsabilidades. Também a natural resistência humana já esperada em processos de mudança transformaram quase todo o processo de testes em uma sucessão de pequenos empecilhos e pequenas dificuldades. De uma forma geral porém, a instituição está convencida que esta é uma ferramenta importante de quantificação e qualificação gerencial podendo ser utilizada como um instrumento de detecção de pontos críticos e principalmente de indução à otimização dos fluxos de trabalho. O processo de implantação em si também teve importância na organização já que induziu algumas discussões e melhorias tanto no banco de dados institucional como em normas e regras que existiam não formalmente e que no decorrer do processos foram institucionalizadas, documentadas e divulgadas, tanto em papel como em meio eletrônico, possibilitando assim o acesso simultâneo por todos interessados. A constatação mais contundente apreendida durante todo o processo é a enunciada na citação acima, ou seja, o ritmo das mudanças não é dado pelo ritmo da evolução tecnológica e sim pelo ritmo de incorporação e de aceitação destas tecnologias por todas as pessoas envolvidas no processo de mudança. Após o acompanhamento das atividades de projeto e do teste piloto do Sistema de Informação do Sistema de Licenciamento da FEPAM - SINPLI, concluiu-se que a implantação, em caracter definitivo do Sistema na ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 6

7 Fundação é perfeitamente viável e poderá contribuir substancialmente à agilização do licenciamento ambiental. Existem porém várias ações que necessitam ser previamente implementadas, tais como: inserir a variável mudança cultural no contexto do projeto até sua total assimilação na instituição; garantir um suporte contínuo para o treinamento, manutenção e atualização do Sistema; reformular o Serviço de Protocolo de modo a efetivar a implementação dos setores de Digitalização e Central de Documentação, estabelecendo as novas rotinas necessárias; reestruturar a Central de Atendimento; adquirir hardware e software em número necessário e com configuração compatível com o sistema, incluindo a área de digitalização. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1. HEHN, HERMAN F. Peopleware: como trabalhar o fator humano nas implementações de sistemas integrados de informação (ERP), - São Paulo; Editora Gente, AMARAL, Vinícius; IOCHPE, Cirano. Projeto de Informatização na Fundação Estadual de Proteção Ambiental. Apresentado no CONIP 99 - Congresso de Informática Pública. São Paulo, junho de UFRGS - Universidade Federal do Rio Grande Sul, FEPAM- Fundação Estadual de Proteção Ambiental. Projeto Sinpli. Armazenamento de Documentos: Volumes e Análise de Documentos, Levantamento e Estimativas. Relatório Técnico, Porto Alegre, fevereiro de UFRGS - Universidade Federal do Rio Grande Sul, FEPAM- Fundação Estadual de Proteção Ambiental. Projeto Sinpli. Módulo de Workflow: Manual Básico de Operação SEAMB. Relatório Técnico, Porto Alegre, fevereiro de ABES - Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental 7