ESTUDO ORGANIZACIONAL REORGANIZAÇÃO FASES DA REORGANIZAÇÃO

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1 ESTUDO ORGANIZACIONAL 1 REORGANIZAÇÃO Meta: sinergia Momento certo: Elevados custos Problemas com pessoal Baixo nível de qualidade dos produtos Baixa competitividade do mercado Dificuldade de crescimento e expansão Dificuldade de desempenho operacional e administrativo Perdas de estoque Não atinge objetivos 2 FASES DA REORGANIZAÇÃO Determinação dos objetivos e abrangência do trabalho Identificação detalhada das causas do problema e suas variáveis e das circunstâncias que a determinaram Adoção de medidas corretivas que determinem o fim das causas e efeitos (analisando prós e contras) Aplicação de medidas corretivas testadas e aprovadas Avaliação dos resultados (reavaliações periódicas) 3

2 NOÇÕES GERAIS DE REORGANIZAÇÃO Proposta racional e não emocional Exeqüível (recursos da empresa) Falhas detectadas (informações reais e verificáveis) OM convicto (vender idéia e motivar; participação e colaboração) Auditoria esporádica (metas propostas) 4 O analista busca conviver com os problemas do órgão que assessora Coletar informações (avaliar qualidade) Colher opiniões dos usuários (discutir) Submete a apreciação Treina usuários Implementação e controle 5 OM Função de estudar e racionalizar certos componentes dos processos de negócio 6

3 ANÁLISE ORGANIZACIONAL Metodologia Projetos de analise, modelagem, organização e melhoria de processos de negócios Análise inicial Análise de processo atual Modelagem do novo processo Implantação do novo processo Gerenciamento do processo Tempo variável Tempo cíclico 7 ANÁLISE ORGANIZACIONAL Noções de Valor Pessoas Processos conjunto de meios destinado a produzir determinado fim. Tecnologias da informação 8 ANÁLISE ORGANIZACIONAL Noções de Valor acionista processos Leis mercado pessoas TI clientes concorrência economia governo 9

4 ANÁLISE ORGANIZACIONAL Noções de Valor Organização processos C pessoas TI Conjunto de elementos que tem por objetivo criar VALOR 10 ANÁLISE ORGANIZACIONAL Que é um Negocio Fornecedor insumos Produto Clientes Negocio Seu negocio será sempre um conjunto de processos 11 ANÁLISE ORGANIZACIONAL Que é um Negocio Objetivo Metas Plano Estratégico de Negócios Processos de Negocio Planos Operacionais 12

5 ANÁLISE ORGANIZACIONAL Fatores Críticos de Sucesso META OBSTÁCULO FATOR CRITICO DE SUCESSO 13 ANÁLISE ORGANIZACIONAL Documentação de Processos PROCESSOS DE NEGÓCIO 1a.FASE Documentar Organizar Melhorar Simular 2a.FASE Implantar Gerenciar Melhorar 3a.FASE Automatizar 14 Gerenciar Melhorar As estratégias são os caminhos escolhidos para o alcance dos objetivos Fator Critico de Sucesso são os pontos onde a organização deve se concentrar para ser vitoriosa no seu negócio e alcançar a visão desejada. 15

6 Metodologia para análise 1. Levantamento 2. Análise dos dados 3. Conclusões e formalizações de propostas 4. Planejamento das alternativas de solução 16 LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES 17 Identificação de problemas Pesquisa de causas Varáveis determinantes Levantamento prévio: Situação atual da instituição, natureza jurídica; Ramo de atividade; Principais atribuições no ramo que atua; Atividades complementares; Seus produtos; Efetivo pessoal; Estrutura funcional; Seu capital; Localização; Forma de funcionamento. 18

7 COMO É REALIZADO? a) Entrevista b) Questionário c) Observação direta d) Pesquisa bibliográfica 19 a) Entrevista Coleta de informações Roteiro prévio Minimiza resistência a mudança Co-responsável Marcada, confirmada Perfil do entrevistado Cargo, função posição hierárquica Neutralidade, receptividade e atenção Importância das questões crescente Se gravada, avisar 20 b) Questionário Levantamento de informações (também) Agiliza o processo (muitas pessoas envolvidas) Dispersão geográfica Quesitos objetivos Cálculo ou consulta ou tempo para responder Não permite captar: Críticas, sugestões, opiniões e emoções Mais formal Maior aversão 21

8 Regras para questionário Propósito explícito, claro (evitar suspeitas) Menor número de perguntas (atenção do pesquisado) Preferir questões objetivas Agrupar logicamente as questões Assunto pessoal confidencial (anônimo) Texto em linguagem clara e precisa Nível cultural do pesquisado) Perguntas curtas, específicas e incisivas Respostas facilmente tabulável 22 c) Observação direta Enriquece e valida conclusões (entrevistas e questionários) Confrontação: informações recolhidas X realidade Impressões escoriais erradas (analista) Discrição: receio, constrangimento 23 d) Pesquisa bibliográfica Livros técnicos, relatórios, estudos, documentos Não necessariamente a última etapa Simultaneamente Auxílio a outras formas de coleta Visualização: organização ideal X organização real Mais profunda e específica que o levantamento prévio 24

9 2. Análise dos dados Problemas e falhas detectados com relação as: Políticas e diretrizes organizacionais Organização (atribuições, poderes e competências) Pessoal (motivação, treinamento, flexibilidade as mudanças) Sistema de comunicação Sistema material da empresa Arranjos físicos Sistema de controle Fluxo de operações Distribuição do trabalho Conclusões e formalizações de propostas Elementos indispensáveis ao aconselhamento seguro Relacionar irregularidades cuja eliminação é necessária Descrições, gráficos, tabelas, fluxogramas, manuais Distribuir material: conhecimento, envolvimento e viabilidade Prazo de devolução Analisar comentários, sugestões e propostas Aproveitamento ou não Planejamento das alternativas de solução Necessidades X recursos Seleção de prioridades Viabilidade das proposições Prazo para execução das propostas Acesso aos recursos humanos, técnicos, financeiros e materiais (custos) Anteprojeto de reorganização Executivo máximo ou órgão para exame e deliberação 27

10 Roteiro básico para projeto de Análise Administrativa Amplia o campo de visão do analista Memória para o desenvolvimento da análise Soluciona problemas localizados 28 Diagnóstico e prognóstico de empresas 1. Introdução 2. Situação atual 3. Estudo de reorganização 4. Analise geral dos procedimentos 5. Alternativas de solução Introdução Exposição de motivos e síntese dos estudos desenvolvidos Abordagem sintética do objetivo Origem do trabalho 30

11 2. Situação atual Localização Da competência Atribuições específicas da área Do pessoal Dos bens e equipamentos Do layout Do fluxo das rotinas Dos sistemas automatizados Dados gerais da empresa Estudo de reorganização Do pessoal Dos bens e equipamentos Do layout Do fluxo das rotinas Sistemas automatizados Analise geral dos procedimentos Proposições e vantagens Formalização de propostas Alternativas de intervenção (soluções) Custos das propostas Identificação das fontes previstas de recursos Orçamento viabilidade 33

12 5. Alternativas de solução Participação dos usuários Estabelecimento de prioridades Produto final A solução Implantação, acompanhamento e ajustes Através dos analistas 34 Passos para o desenvolvimento e a metodologia de análise dos sistemas administrativos 1. LEVANTAMENTO (Definição dos objetivos) a. Contatos preliminares b. Entrevistas c. Desenvolvimento O&M 2. ANÁLISE (Plano de ação) a. Análise do levantamento b. Conclusões do levantamento 3. DISGNÓSTICO (Execução) a. Correção b. Conclusão 4. PROGNÓSTICO (implantação) a. Proposição b. Manutenção c. Acompanhamento 5. AVALIAÇÃO Controle dos resultados) a. Verificação periódica b. Correção c. Otimização do sistema O&M e Informática 35 A metodologia em 3 etapas 1. Atividades preliminares do diagnóstico a. Localização b. Competência c. Atribuições d. Pessoal e. Bens e equipamentos f. Layout g. Fluxo de rotinas h. Sistemas informatizados 2. Análise da situação rela do órgão a. Comentários analíticos (diagnóstico) 3. Alternativas de solução a. Proposições e resultados b. debate com usuários c. Estabelecimento de prioridades d. Produto final (modelo de analise adm) e. Implantação f. Acompanhamento g. ajustes Elaboração de: Organogramas QDT Layout Fluxograma Reunião de debate com os usuários Confronto dos dados com usuários Estudos e conclusões da análise 36

13 Fluxogramas Mapeamento de Processos 37 Mapeamento e Desenho de Processos Técnica do Fluxograma O fluxograma é a representação gráfica de rotinas e procedimentos em que estejam envolvidos documentos, informações recebidas, processadas e emitidas, bem como seus respectivos responsáveis e/ou unidades organizacionais. A utilização de fluxogramas se dá, principalmente, na pesquisa de falhas na distribuição de cargos e funções nas relações funcionais, na delegação de autoridade, na atribuição de responsabilidade e em outros aspectos do funcionamento do processo administrativo. 38 Mapeamento e Desenho de Processos O fluxograma objetiva: Padronizar a representação dos métodos e procedimentos administrativos maior rapidez na descrição destes métodos facilitar a leitura e entendimento destes facilitar a localização e identificação dos aspectos mais importantes melhor grau de análise 39

14 Vantagens do Fluxograma O uso do fluxograma apresenta uma série de vantagens: Apresentação real do funcionamento de todos os componentes de um método administrativo, facilitando a análise da eficiência do sistema Permite a apresentação de uma filosofia de administração Permite uma visualização integrada de um método administrativo 40 Vantagens do Fluxograma Tanto os usuários quanto os especialistas têm facilidade de leitura em função do uso de simbologias convencionais Propicia o levantamento e a análise de qualquer método administrativo Identificação mais fácil e rápida dos pontos fortes e fracos do método administrativo considerado Propicia a atualização e manutenção do método administrativo de maneira mais adequada 41 Informações Básicas de um Fluxograma As operações que integram o circuito de informações O sentido de circulação ou fluxo de informação As unidades organizacionais em que se realiza cada operação O volume de operações efetuadas (opcional) Os níveis hierárquicos que intervêm nas operações do método administrativo (opcional) 42

15 Análise pelo Fluxograma Algumas perguntas são essenciais para a análise do fluxograma: 1. Para que serve esta fase? (utilidade) 2. Por que esta fase é necessária? (influência no resultado final) 3. Onde esta fase deve ser feita? (localização ideal) 4. Quando essa fase deve ser feita? (sequência) 5. Quem deve executar a fase? 6. Como a fase está sendo executada? 43 Simbologia do Fluxograma Os símbolos têm por objetivo evidenciar origem, processo e destino da informação escrita e/ou verbal. É possível utilizar símbolos diferentes dos convencionais, desde que não ofereçam dificuldade de compreensão para o leitor e que sejam definidos previamente. 44 Fluxograma Vertical O fluxograma vertical também pode ser chamado folha de análise, folha de simplificação do trabalho ou diagrama de processo. Este se destina à representação de rotinas simples As vantagens deste tipo de fluxograma incluem a possibilidade de ser impresso em papel padronizado, na rapidez do preenchimento, na maior clareza de apresentação e na facilidade de leitura por parte dos usuários 45

16 Fluxograma Vertical Pela análise do fluxograma vertical, a empresa pode obter melhoramentos que resultam em eliminação, combinação, reclassificação, redistribuição e simplificação dos detalhes e grupos de detalhes. Informações contidas no fluxograma vertical: no lado esquerdo da folha (símbolos), centro da folha (áreas de responsabilidade por onde circulam documentos e informações), lado direito da folha ( descrição dos passos do sistema) 46 Fluxograma Parcial ou Descritivo Descreve o curso de ação e os trâmites dos documentos É mais utilizado para levantamentos É de elaboração mais complexa do que o fluxograma vertical É mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais 47 Fluxograma Global ou de Coluna Esse é o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas. É utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e procedimentos. Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informações e documentos dentro e fora da unidade organizacional considerada. Apresenta maior versatilidade pela maior diversidade de símbolos. 48

17 Simbologia do Fluxograma Vertical Símbolo Siginificado Análise ou operação Transporte Arquivo definitivo Símbolo Siginificado Execução ou Arquivo inspeção provisório Demora ou atraso 49 Simbologia do Fluxograma Parcial Terminal Executa nte Arquivo Conferê ncia Conector Rotina Operação Documento Decisão Conector Página Material Circulação doc Circulação inf. orais 50 Simbologia do Fluxograma Global Terminal Conector Página Arquivo Decisão Demora ou atraso Documento Material Informação oral Conector Rotina Destruição de doc Circulação doc Circulação inf. orais 51

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