Trabalho Realizado por: Nuno Silva nº7 12ºS

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1 Trabalho Realizado por: Nuno Silva nº7 12ºS

2 Índice Introdução... 6 Organizações de Inventos... 7 Definição de evento... 7 Definição de organizador de evento... 8 Eventos com fins lucrativos e sem fins lucrativos... 8 Tipos de inventos... 8 Conferências, reuniões e acções de formação... 9 De carácter académico... 9 De carácter comercial De carácter governamental Exposições / feiras De carácter público De carácter comercial Eventos de incentivo Outros eventos Espectáculos temáticos, festivais e concertos Espectáculos de fogo-de-artifício Eventos desportivos Eventos privados Os vários tipos de organizadores Organizadores internos Funções e responsabilidades Estabelecimento de relações Organizadores externos Agências Organizadores independentes Serviços especializados Funções e responsabilidades de um OPC Estabelecimento de relações Questões culturais Tipos de questões culturais Socialização Receber e cumprimentar

3 Refeições Vestuário Religião Idioma Impacte das questões culturais e as diferenças linguísticas Ética profissional Tipos de ética profissional Regras profissionais e de concorrência Acordo de cavalheiros Vestuário e comportamento dos funcionários Contratos Impacte da ética profissional Regras das relações profissionais Questões ambientais Tipos de questões ambientais Minimização do consumo Reciclagem Utilização de correio electrónico interno Local do evento Medidas eficientes Impacte das questões ambientais Questões culturais, ambientais e de ética profissional Identificar questões Os requisitos dos clientes e a forma de os identificar As expectativas dos clientes e a forma de as identificar As restrições e a forma de as identificar Que informação é necessária? Utilizando informações do mercado Caderno de Encargos Avaliar até que ponto estas questões podem ser tomadas em consideração Os 10 Principais Erros Cometidos pelas Organizações no Desenvolvimento de Programas de Ética Globais Regulamentação, códigos e standards que afectam os Projectos de organização de eventos.. 21 A importância da regulamentação, códigos e standards

4 Efeitos dos diferentes tipos de regulamentação, códigos e Standards Efeito das leis O planeamento de projectos de eventos A importância do planeamento Quem está envolvido As cinco etapas do planeamento de projectos de eventos Conceptualização Desenvolver conceitos Estudo de viabilidade Aperfeiçoar conceitos Planeamento geral Planeamento detalhado Gestão do evento Avaliação dos resultados Descrição geral do planeamento de projectos de eventos Objectivo de cada etapa Actividades envolvidas em cada etapa A relação entre as etapas Consequências de um mau planeamento Consequências para o evento Consequências para os organizadores Liderar comités e equipas de projecto / trabalhar eficazmente com os colegas As características especiais dos projectos de organização de eventos A organização de projectos como uma forma de organização de eventos A gestão de projectos como o método adequado de gestão de eventos Requisitos para a criação de relações de trabalho produtivas na organização de projectos. 29 Equipas de projecto Os comités critérios de coordenação Trabalhar de forma eficaz com contactos externos Trabalhar com pessoas exteriores à organização A estrutura dos projectos de organização de eventos A gestão de projecto nos eventos Métodos de gestão profissional Modelo de cinco fases

5 O planeamento fundamental Definir os objectivos Identificar o público-alvo Definir o enfoque do evento Estruturar as linhas gerais do programa do evento Definir o design do evento Definir a equipa do projecto Análise da viabilidade do evento Obter aprovação para avançar Planeamento organizacional Planeamento estrutural Planeamento das actividades Planeamento de recursos Planeamento financeiro A preparação do evento A realização do evento A avaliação do evento Definição dos objectivos do evento Definição de objectivos Como os objectivos precisos ajudam o organizador Realizar pesquisa adequada Identificar a procura de mercado potencial de um evento O público-alvo Identificar o público-alvo de um evento O design do evento Visão geral Objectivos do evento e diferentes formas de eventos Métodos e técnicas Ambiente Identificar o que é necessário fazer Identificar os requisitos Requisitos Contratuais Expectativas dos clientes Imagem organizacional

6 As consequências das restrições Consultar as pessoas adequadas Indivíduos Autoridades Organizações Delinear as acções necessárias Satisfazer as necessidades Tomar em consideração os requisitos dos outros Melhorar o evento O timing e o encadeamento das actividades Promover as actividades Tirar o maior partido dos recursos Como o encadeamento das actividades Monitorização do Planeamento ATRIBUIR RESPONSABILIDADES Identificar funções e responsabilidades Elaborar um plano geral Pormenores do plano Nível de pormenor requerido Fornecer pormenores para permitir aos outros cumprirem os requisitos Interacção entre os diferentes aspectos do evento Consequências de planos inadequados ou incompletos Parte prática Conclusão Bibliografia Introdução Nesse trabalho irei abordar a organização de eventos, irei demonstrar tudo e como se organiza um invento. problemas. Os cuidados a ter para o realizar, as etapas necessárias para não decorrerem 6

7 Também terá uma parte pratica, que incluirá tudo o que a parte teórica tem. Organizações de Inventos Definição de evento Um evento pode ser definido da seguinte forma: um acontecimento com início e fim definidos, que é concebido para responder a uma necessidade específica numa determinada altura. 7

8 Deste modo, para que algo seja considerado como sendo um evento é necessário que tenha um início e um fim definido, embora a sua duração possa variar entre algumas horas e várias semanas. Os eventos podem ser quer isolados, como é o caso de um evento especial destinado a reconhecer ou a comemorar um acontecimento ou um feito excepcionais, como é o caso de uma empresa que celebre o seu 50º aniversário, quer assíduos, como é o caso de conferências, exposições e feiras anuais ou competições desportivas. Um evento não é algo já existente, mas sim algo que acontece e cuja concretização implica a realização de determinadas tarefas por parte de um indivíduo ou de um grupo. Definição de organizador de evento Os diversos países europeus têm designações próprias para descrever a pessoa responsável pela coordenação de um evento. Por exemplo, na Alemanha o termo veranstalter é utilizado para designar a pessoa ou organização que é globalmente responsável pelo evento. Por seu lado, o veranstalter irá contratar a organização do evento quer a um OPC (organizador profissional de conferências) quer a uma agência de organização de eventos. Eventos com fins lucrativos e sem fins lucrativos Existem inúmeros motivos para a realização de eventos. Poderão ter como objectivo a obtenção de lucros ou não ter qualquer fim lucrativo, ou seja, poderão ser totalmente financiados pelos organizadores ou destinar-se se a suportar apenas os custos de produção. Tipos de inventos Embora exista uma grande diversidade de tipos de eventos, em geral estes podem ser classificados em várias categorias diferentes. 8

9 (Figura 2 Exemplos de vários tipos de eventos adaptado da obra de Getz, D. (1997) Event Management and Event Tourism. Cognizant Communication Corporation, New York) Conferências, reuniões e acções de formação De carácter académico As conferências, congressos e reuniões de carácter académico, como é o caso dos eventos científicos e médicos, são realizadas para partilhar informações ou para divulgar os avanços nas áreas em questão. Estes eventos são realizados em benefício dos membros, para transmitir conhecimentos educativos sobre a área em questão e, normalmente, não têm fins lucrativos. Por vezes são organizadas por funcionários das próprias associações profissionais, mas também podem ser contratados agências de organização de eventos para as realizar. 9

10 De carácter comercial As conferências com fins comerciais podem ser organizadas por associações comerciais ou por uma única empresa e, dependendo do objectivo, podem ter ou não fins lucrativos. No entanto, as associações comerciais que realizam reuniões e acções de formação comerciais poderão fazê-lo com o intuito de transmitir informações e também de gerar rendimentos. Os eventos de carácter comercial podem ser organizados quer por funcionários internos querem externos, dependendo do número de eventos a organizar e de se justificar que a empresa disponha de um funcionário ou de um departamento específicos para desempenhar essa função. De carácter governamental As conferências e reuniões de carácter governamental são eventos sem fins lucrativos. O seu objectivo consiste em divulgar informações, partilhar experiências e formular políticas. Estes eventos podem ser organizados por funcionários internos específicos ou por agências externas. Exposições / feiras De carácter público Normalmente, as exposições de carácter público baseiam-se em interesses comuns ou têm uma função de entretenimento. Os eventos baseados em interesses comuns são realizados em prol de pessoas com um interesse específico no tema em questão, como é o caso das exposições de arte visitadas por entusiastas dessa área. As exposições de carácter público podem ser organizadas por funcionários internos ou externos. De carácter comercial As exposições de carácter comercial, como é o caso da EIBTM (European Incentive, Business Travel & Meetings Exhibition), proporcionam oportunidades de promoção de bens ou serviços de um determinado sector industrial. Podem incluir lançamentos, demonstrações e oportunidades de venda de produtos, bem como proporcionar informações e aconselhamento aos participantes. É provável que este tipo de eventos seja organizado por funcionários internos. 10

11 Eventos de incentivo Existe uma grande variedade de eventos de incentivo, que podem incluir viagens para destinos longínquos ou ser realizados a nível local. É frequente servirem como forma de recompensar os funcionários por desempenhos excepcionais, em particular na área das vendas, por vezes estes eventos podem ter actividades lúdicas como passeios, etc. Normalmente estes tipos de eventos são organizados por agências especializadas, visto que em grande parte das empresas não há pessoas especializadas no mesmo. Outros eventos Espectáculos temáticos, festivais e concertos Os espectáculos temáticos, festivais e concertos são eventos públicos realizados com o objectivo de entreter os habitantes e os visitantes dos locais onde têm lugar. Espectáculos de fogo-de-artifício É frequente os espectáculos de fogo-de-artifício serem realizados como complemento de outro evento e, normalmente, decorrem aquando do seu encerramento. Como este tipo de eventos atraem muitas pessoas, podem ocorre problemas, visto que tem muitos riscos. Eventos desportivos Os eventos desportivos, como é o caso dos Jogos Olímpicos, são extremamente diversificados no que se refere à natureza dos recursos necessários e cuja disponibilização tem de ser assegurada pelos organizadores. Eventos privados Tornou-se prática comum os eventos privados de grande dimensão serem organizados por organizadores especializados, por ex.: serviços de organização de casamentos e de festas, que organizam os eventos em nome dos clientes. 11

12 Os vários tipos de organizadores Organizadores internos Funções e responsabilidades Um organizador interno é responsável pela gestão de eventos organizados em nome dos funcionários ou membros da própria empresa. A necessidade de organização do evento será claramente identificada pela empresa, o mesmo se aplicando ao perfil dos participantes pretendidos, e o organizador utilizará recursos internos para pesquisar as potenciais necessidades dos participantes. Deste modo, as responsabilidades do organizador, definidas na respectiva descrição de funções, destinam-se especificamente a colmatar as necessidades da empresa e devem ser realizadas de forma a manter a imagem da mesma. Estabelecimento de relações Ao realizar as funções de gestão de eventos, os organizadores internos estabelecem relações estáveis e imediatas com os seus colegas, directores e subordinados. Organizadores externos Agências É frequente as empresas que não dispõem de funcionários internos de gestão de eventos recorrerem aos serviços de agências externas, que se encarregam de realizar o trabalho em seu nome. Organizadores independentes Os organizadores independentes podem assumir a gestão da totalidade do evento em nome de um cliente ou contratá-la externamente, tal como uma agência, podendo também desempenhar as suas funções no seio das empresas que os contrataram e utilizando os sistemas de apoio destas. Serviços especializados As empresas que recorrem a serviços de organização de eventos nem sempre contratam a prestação de um serviço completo de gestão de eventos. Esse papel poderá ser assumido por um funcionário interno como parte integrante das suas funções Funções e responsabilidades de um OPC A função do organizador externo consiste em gerir os eventos em nome de vários clientes diferentes. 12

13 Isso significa que as tarefas que tem de desempenhar variam consoante o cliente em questão, dependendo do tipo de evento, da respectiva natureza, do mercado alvo, do orçamento disponível e das necessidades ou objectivos específicos do cliente. Estabelecimento de relações É imperativo que os organizadores externos estabeleçam um boa relação com o seu cliente. Têm de compreender integralmente os objectivos e requisitos do cliente e partilhar do conceito de evento pretendido por este. Provavelmente, os organizadores externos terão de estabelecer novas relações com empreiteiros, fornecedores, funcionários de instalações e patrocinadores de eventos, dado que normalmente estes serão diferentes em cada evento, dependendo da localidade, do tipo de evento e das especificações do cliente. Questões culturais Tipos de questões culturais Os comportamentos e os costumes, que podem ser iguais ou muito diferentes de uns para os outros, são as questões culturais mais importantes. Num só invento podem estar pessoas de pontos diferentes do mundo, e a organização deverá fazer com que se sintam bem-vindos e seguros. Socialização A socialização é um aspecto importante e habitual nos eventos. Em eventos internacionais, os acontecimentos sociais permitem às pessoas de todas as nacionalidades encontrarem-se e conversarem num ambiente mais informal e descontraído. Isto pode incluir um espectáculo, teatro, etc, é uma oportunidade para as pessoas socializarem. Receber e cumprimentar Os organizadores de eventos têm de saber receber e cumprimentar alguém de acordo com os seus hábitos culturais. 13

14 Refeições As refeições são muitas vezes um dos aspectos mais importantes de um evento. Elas garantem que os delegados estão confortáveis e satisfeitos, mas também proporcionam oportunidades de socialização. A inclusão de refeições durante um evento depende geralmente do orçamento disponível, poderão estar incluídas no programa ou ser pagas à parte. Ao escolher a ementa de uma refeição é importante tomar em consideração os diferentes hábitos alimentares dos participantes. Em muitas ocasiões são oferecidas bebidas e entradas logo no inicio do mesmo. Vestuário As formas de vestir de algumas culturas podem ser muito diferentes do que é hábito no Ocidente. Qualquer que seja o tipo de vestuário escolhido pelos delegados internacionais, de acordo com a sua cultura, este deve ser sempre respeitado. Certos países como os Árabes, as mulheres não podem mostrar as pernas e os braços, e é necessário ter isso em conta. Religião ser respeitada. Para muitas pessoas a religião é uma questão muito importante e deve, por isso, Idioma O idioma é um dos aspectos mais importantes a considerar em eventos internacionais. Nos últimos anos a tendência tem sido a de adoptar o inglês como língua oficial neste tipo de eventos, disponibilizando-se em alguns casos serviços de tradução simultânea para permitir há diferentes nacionalidades acompanharem o evento na sua própria língua. Porém, mesmo quando o evento tem uma única língua oficial, como o inglês, é importante que os organizadores tomem em consideração os significados das palavras usadas em diferentes culturas. 14

15 Impacte das questões culturais e as diferenças linguísticas Os participantes de eventos internacionais são geralmente pessoas de várias nacionalidades que têm consciência das diferenças que irão encontrar noutros países. Eles sabem que alguns artigos e serviços que seriam disponibilizados nos seus países durante o evento, poderão não estar imediatamente acessíveis noutros países. Para além de determinados alimentos e bebidas, isto pode incluir períodos para a prática de actividades religiosas, diferentes tipos de voltagem e tomadas eléctricas, etc. Os organizadores devem tentar antecipar e tomar em consideração o maior número de requisitos possível. Infelizmente, é frequente oferecerem uma alternativa vegetariana durante as refeições e nada mais. Em muitos países há gestos, palavras, cores que são pecados, mesmo na maneira de ler. Ética profissional Tipos de ética profissional Regras profissionais e de concorrência Não existem regras profissionais específicas que os organizadores possam seguir. Eles devem seguir os códigos de conduta profissionais adequados no seu país e identificar as regras aplicáveis ao seu evento para cumprir essas regras e evitar problemas futuros. Acordo de cavalheiros Os acordos de cavalheiros são muitas vezes usados nas relações comerciais. Nalguns países eles têm um estatuto legal, enquanto noutros é essencial que existam acordos escritos, assinados e testemunhados para que tenham força legal. Os responsáveis do local actuam, por vezes, de forma menos escrupulosa, aceitando a reserva mais lucrativa, mas isto pode destruir a sua imagem e as relações profissionais futuras com o primeiro organizador. 15

16 Vestuário e comportamento dos funcionários O vestuário, o comportamento e a imagem dos funcionários são muito importantes, porque fazem parte da imagem profissional da equipa de organização do evento. Os funcionários devem ter sempre uma atitude aberta e disponível para resolver quaisquer problemas levantados pelos delegados de forma rápida, serena e eficiente. O seu vestuário deverá ser adequada e facilmente identificável pelo uniforme. Contratos Forma e especificações É importante definir em todos os contratos: As áreas de responsabilidade e as funções do agente ou principal; Comissões e pagamentos; Montante total previsto no caso de cancelamento; Os termos do caderno de encargos, incluindo prazos e actividades previstas. Em função das áreas de negócio podem existir os seguintes tipos de contratos: O contrato do organizador com o cliente, que pode ser de três tipos: Contratos formais (relativamente caros e habitualmente escritos por advogados que não estão envolvidos em eventos); Contratos padrão (cobrem os requisitos legais e baseiam-se na proposta de acordo com os termos da IAPCO International Association of Professional Congress Organizers); Troca de correspondência ligeiramente mais seguro que um acordo de cavalheiros, embora não possa ser usado como prova em tribunal. O contrato do organizador com o fornecedor, que pode ser de três tipos: Contratos formais com fornecedores (por exemplo o contrato entre o cliente e o centro de congressos); Contratos com fornecedores regulares; Contratos com novos fornecedores Estes podem ser celebrados de diversas formas: Através de um contrato formal escrito e assinado; Através de uma troca formal de correspondência; Através de um entendimento baseado em discussões; Através de um acordo verbal. 16

17 O contrato do organizador com o local do evento A contratação de um Hotel para alojamento dos participantes é um dos aspectos mais difíceis. A grande questão é conseguir determinar da forma mais rigorosa possível as necessidades em termos de quartos. Muitas vezes são reservados uma grande quantidade de quartos e depois a reserva é cancelado no último minuto devido a overbooking. O contrato entre o organizador e os expositores O próprio prospecto da exposição constitui um contrato que está dividido em três secções: informação sobre o evento, regras e forma de reserva. O contrato entre o organizador e os delegados Os contratos de uma conferência não têm uma natureza tão vinculativa. Condições É importante que ambas as partes tenham condições idênticas (direitos e deveres), mas o mais importante são os preços e as condições de cancelamento, que devem ser claras, simples e acordadas entre as partes. Igualdade Uma política de preços transparente é muito importante para manter boas relações comerciais. Não há nada mais negativo para a credibilidade de uma empresa do que não ter uma política de preços transparente. As empresas mais profissionais na indústria de eventos têm uma atitude de transparência para com os clientes, estando dispostas a apresentar os seus contratos com os fornecedores e a acordar os preços e condições, antecipadamente e de forma transparente, respeitando depois as condições acordadas. Se um organizador celebrar um contrato com os responsáveis do local do evento três anos antes deste ocorrer, é natural que a inflação ou variações cambiais façam subir os preços durante este período. Impacte da ética profissional O efeito da ética profissional nos eventos é muito importante. Ela pode influenciar o planeamento, a contratação, os termos e condições, bem como a política de cancelamento. Por mais perfeita que seja a preparação de um evento, é muito provável que nem todos os aspectos sejam antecipados. 17

18 Regras das relações profissionais As principais regras de relacionamento profissional são geralmente indicadas nos Códigos Comerciais de cada país e, por isso, é hábito utilizar-se como referência o Código do país em que decorre o evento. É recomendável que conheça e siga as regras nacionais para evitar o embaraço de violar uma regra que desconhecia. Questões ambientais Tipos de questões ambientais Minimização do consumo Na indústria de eventos existem diversos tipos de consumos que podem ser facilmente controlados e mantidos a níveis reduzidos. Reciclagem Existem muitas coisas que o organizador pode fazer para garantir a reciclagem dos materiais e os clientes devem também ser informados sobre as medidas adoptadas para contribuírem também para este objectivo. Utilização de correio electrónico interno O correio electrónico interno é muito mais económico do que o correio tradicional em papel. Local do evento Serviços oferecido pelo local do evento A escolha do local do evento é um aspecto importante do ponto de vista ambiental. Há que ponderar se ele dispõe de um sistema de aquecimento e de ar condicionado económico e eficaz; se os percursos de transporte são curtos e funcionais. Transporte Existem muitos meios de transporte alternativos, mas alguns são preferíveis a outros do ponto de vista ambiental. Tratamento de lixos Durante um evento é normal gerar-se uma grande quantidade de lixo. O lixo mais complicado é geralmente produzido na preparação de uma exposição (nomeadamente, com as embalagens dos materiais utilizados), no decorrer da própria exposição e durante a desmontagem. 18

19 Medidas eficientes As medidas mais eficientes são: Escolha do local do evento; Meios de transporte eficazes; Inscrições via Internet; Correio electrónico interno; Crachás de plástico reciclados; Papel reciclado; Limites ao número de materiais impressos/internet; Redução da preparação que exija materiais; Utilização do sistema de orientação local; Sistema de tratamento de lixo eficaz; Montagem e desmontagem eficaz. Impacte das questões ambientais Os efeitos mais evidentes são: a utilização de menor quantidade de papel; circulação de anúncios do evento; convites à apresentação de comunicações e sistema de inscrição através da Internet; menor número de funcionários necessários para fazer cópias e assegurar a respectiva distribuição, etc. O organizador deverá estar ciente de que a preocupação com o meio ambiente dará os seus frutos. Questões culturais, ambientais e de ética profissional Identificar questões Os requisitos dos clientes e a forma de os identificar Os clientes querem geralmente poder escolher entre hotéis de diferentes preços, próximos do local do evento, o que nem sempre é fácil. Se os hotéis estão relativamente distantes do local onde se realiza o evento é necessário considerar os meios de transporte existentes como, por exemplo, o metropolitano ou o autocarro. O alojamento é um aspecto muito importante para os delegados: eles esperam conseguir um bom preço, elevada qualidade e bons serviços de catering. As expectativas dos clientes e a forma de as identificar É muito importante identificar as expectativas dos clientes relativamente ao alojamento alguns eventos são de tal forma prestigiados que apenas utilizam hotéis de 19

20 cinco estrelas, enquanto outros recorrem a alojamento barato, como residenciais universitárias e pousadas de juventude. É importante fazer uma visita às alternativas de alojamento antes de escolher, para que a escolha que é feita satisfaça as exigências dos clientes. As restrições e a forma de as identificar Podem não existir bons hotéis na proximidade do evento. Neste caso, é necessário oferecer transporte de e para o local do evento ou, em alternativa, alterar o local do evento para satisfazer as necessidades dos clientes. Que informação é necessária? A informação mais importante é: Quantos delegados/dormidas são necessárias? Qual é o nível do hotel que procura? Prefere um alojamento no próprio local do evento? Considera a hipótese de transportar os delegados para o local do evento? Utilizando informações do mercado Existe muita informação disponível na Internet para apoiar os organizadores de eventos. Tomar em consideração estas questões Caderno de Encargos Ao considerar as questões ambientais, é muito útil elaborar uma lista daquilo que você pretende cumprir para que os fornecedores estejam informados e possam fazer os possíveis por satisfazer os seus desejos. Avaliar até que ponto estas questões podem ser tomadas em consideração Nem sempre é possível tomar em consideração todas as questões ambientais que você gostaria. 20

21 Os 10 Principais Erros Cometidos pelas Organizações no Desenvolvimento de Programas de Ética Globais 1. Não conseguem obter consensos sobre os objectivos para a globalização 2. Não integram funcionários estrangeiros no processo de desenvolvimento 3. Subestimam a importância de promover o programa como uma vantagem competitiva 4. Baseiam as políticas organizacionais nos requisitos legais do mercado doméstico 5. Não instalam gabinetes de ética ou recursos em localizações internacionais 6. Nomeiam funcionários da sede ou expatriados (isto é, funcionários não estrangeiros) para preencher cargos de ética 7. Preparam materiais de formação apenas em língua inglesa 8. Utilizam extensivamente a palavra "ética" nos materiais do programa 9. Traduzem o código sem traduzir efectivamente o código 10. Centram-se no pequeno número de diferenças culturais existentes em vez de reconhecerem as inúmeras semelhanças culturais. Regulamentação, códigos e standards que afectam os Projectos de organização de eventos A importância da regulamentação, códigos e standards Um Organizador de Eventos Internacionais tem de tomar em consideração as diferentes leis, regulamentação e standards do país em que irá decorrer o evento. Durante todas as etapas do planeamento, execução e avaliação do evento, o organizador tem de cumprir estes requisitos. Isto significa que todos os contractos de fornecimento de bens ou prestação de serviços, têm de cumprir a regulamentação, códigos e standards nacionais e internacionais. Efeitos dos diferentes tipos de regulamentação, códigos e Standards Efeito das leis Todas as actividades num projecto de organização de eventos são afectadas pelas leis. Os membros desta equipa e o seu trabalho serão regulados pelas leis do trabalho, 21

22 pelas leis que regulam os contratos, pelas que regulam as responsabilidades das entidades patronais, etc. O planeamento de projectos de eventos A importância do planeamento A razão pela qual o planeamento é tão essencial é para assegurar que o processo de gestão do evento corra sem problemas, bem como certificar-se de que nada é deixado ao acaso. O planeamento é o processo de estabelecer metas e decidir a melhor maneira de as atingir. As coisas não acontecem simplesmente, têm de ser produzidas através de um raciocínio cuidadoso e de um planeamento eficaz. Quem está envolvido Todas as entidades interessadas no evento estarão envolvidas nas diversas etapas do processo de planeamento. As principais entidades interessadas, que incluem os organizadores, os clientes e patrocinadores, estarão provavelmente envolvidas em todas as etapas da organização do evento. As cinco etapas do planeamento de projectos de eventos Conceptualização Desenvolver conceitos Esta é a parte de discussão do planeamento. Estudo de viabilidade Uma vez chegado a acordo no que respeita à ideia, é essencial realizar um estudo de viabilidade. O estudo de viabilidade procura dar respostas a questões relacionadas com o evento, tais como: Porquê realizar o evento? Qual será a natureza do evento? Onde será realizado? Qual a logística necessária? Quanto irá custar? Que recursos serão necessários? Poderá ser realizado no prazo pretendido? 22

23 Que pesquisa de mercado será necessária? Existirá mercado para o evento? Quem irá participar? Como será publicitado? Existem eventos similares? Quem irá organizá-lo? Serão as metas e objectivos do evento congruentes com as metas e objectivos da organização? Quanto tempo demorará a organizar? Temos a equipa, fundos e empenho para o organizar? Aperfeiçoar conceitos O estudo de viabilidade permite determinar se o evento é ou não viável e, em caso afirmativo, quais as alterações terão ser introduzidas nas ideias originais para garantir que ele será bem sucedido. Planeamento geral Uma vez avaliado o conceito original do evento e depois de considerado viável e de introduzidos eventuais melhoramentos, pode iniciar-se o planeamento geral. Ele deverá identificar: Quem serão os participantes Os recursos específicos necessários Um prazo para as tarefas a ser executadas Quem irá dirigir o evento Quem irá tomar decisões Funções chave e responsabilidades Estrutura do pessoal Serviços de apoio necessários Acções e tarefas necessárias Financiamento necessário Estimativas de custos Orçamento Instalações necessárias Transportes necessários Actividades de marketing necessárias 23

24 Pessoal/voluntários necessários Quando terá lugar o evento (hora / dia / mês mais apropriados) Onde terá lugar o evento (localização geográfica e edifício) Logística, tal como acesso ao edifício, interfaces, etc. Quem serão os clientes Especialistas necessários (ex. planeamento de emergência, assistentes, empreiteiros) Efeitos e consequências da análise SWOT Metas e objectivos claros Políticas e regras Flexibilidade da estrutura do plano (para permitir alterações à medida que a organização do evento progride). Planeamento detalhado O planeamento detalhado fornece o enquadramento operacional e a estrutura organizacional para a gestão de operações do evento. 24

25 Além de definir as funções e tarefas necessárias, o planeamento detalhado atribui essas funções ao pessoal individualmente, em conjunto com os prazos nos quais as tarefas devem ser concluídas. prazos. Exemplo de como as tarefas chave podem ser representados no plano com Gestão do evento Os planeamentos geral e detalhado acima discutidos, dão-lhe a orientação para obter e organizar os recursos e soluções necessários para o evento a ser realizado. Avaliação dos resultados Quando o evento termina, os resultados devem ser avaliados para verificar se atingiu os objectivos. Descrição geral do planeamento de projectos de eventos Objectivo de cada etapa A etapa de «conceptualização» é a etapa das ideias em que vários pensamentos são apresentados e discutidos. O seu objectivo é proporcionar uma base para o início do desenvolvimento do evento e é também a altura em que se decide realizar ou não o evento. A etapa do «planeamento geral» proporciona a oportunidade para organizar os pensamentos e colocá-los numa sequência lógica. O seu objectivo é definir para onde vai e o que irá necessitar ao longo do caminho para o seu destino. 25

26 A etapa do «planeamento detalhado» descreve as operações a serem levadas a cabo para produzir o evento. O seu objectivo é descrever como irá atingir os seus objectivos, isto é, os métodos, procedimentos e processos que devem ser realizados por cada indivíduo envolvido, de forma a conseguir o resultado desejado. A etapa da «gestão do evento» é o culminar de meses de árduo trabalho de preparação e realização de tarefas para permitir a realização do evento. O seu objectivo é monitorizar o que é necessário que aconteça durante o evento, para que este decorra sem problemas e com sucesso, e para que se consiga agir de imediato caso algo corra mal. A etapa de «avaliação dos resultados» é a etapa final e, apesar dos resultados finais serem importantes, a avaliação não acontece apenas no fim do evento. Os resultados devem ser monitorizados ao longo das cinco etapas do projecto, para que se possam introduzir alterações no seu planeamento se necessário. O objectivo desta etapa final é confrontar os resultados reais do evento com os critérios de sucesso previamente estabelecidos, bem como identificar áreas a melhorar em eventos semelhantes no futuro. Actividades envolvidas em cada etapa 26

27 A relação entre as etapas Embora as etapas sejam identificadas separadamente, cada uma proporciona uma ligação à etapa seguinte. O planeamento detalhado não pode ser realizado enquanto o plano geral e o rumo estratégico para o evento não tenham sido definidos. Consequências de um mau planeamento Consequências para o evento Um mau planeamento pode ter graves consequências, resultar em rupturas, num evento de fraca qualidade, num número reduzido de participantes e em clientes e patrocinadores insatisfeitos. As consequências mais graves poderão resultar de negligência no planeamento da saúde e segurança do pessoal e dos participantes no evento, o que pode resultar em danos físicos ou mortes. 27

28 Consequências para os organizadores Para além da perda de reputação e da má imagem, um acidente que ocorra no evento seu poderá resultar em acções legais, má publicidade, perda de futuros negócios e no pagamento de compensações financeiras às vítimas do acidente, o que poderá levar o seu negócio à falência. Liderar comités e equipas de projecto / trabalhar eficazmente com os colegas As características especiais dos projectos de organização de eventos Os projectos de organização de eventos têm características idênticas, nomeadamente: Decorrem num determinado período de tempo (com início e fim definidos); Existe uma definição clara de funções e responsabilidades em relação ao resultado final; Cada projecto é único; São definidas tarefas com riscos conhecidos; Os recursos disponíveis são limitados; Existem tarefas interdependentes; A organização depende do plano. A organização de projectos como uma forma de organização de eventos As características típicas de uma organização de projectos no sector de eventos são as seguintes: Um reduzido número de níveis hierárquicos; Diversos projectos em simultâneo; Um elevado grau de autonomia dentro dos projectos em relação ao seu conteúdo e gestão financeira; Flexibilidade na composição das equipas de projecto e na liderança das equipas; Criação de grupos de trabalho transversais no funcionamento dos serviços (recursos humanos, gestão financeira, equipamento técnico, etc.); Liderança orientada para as equipas 28

29 A gestão de projectos como o método adequado de gestão de eventos Embora diferentes eventos possam partilhar funcionários e recursos, cada evento individual é um projecto independente. Requisitos para a criação de relações de trabalho produtivas na organização de projectos Os membros de um pequeno grupo de trabalho com funções limitadas têm de ter: Objectivos comuns; Sólidas relações de trabalho; Um compromisso com o trabalho em equipa; Um espírito de comunidade extraordinário; Uma capacidade para desenvolver uma forte coesão de grupo. O sucesso do trabalho em equipa é baseado na integração: Das pessoas numa equipa de trabalho; Das funções das diferentes pessoas numa função de equipa; Dos diferentes pontos de vista numa maior unidade. O trabalho em equipa constitui a base de uma relação de trabalho produtiva, uma vez que promove: Uma consciência das funções e responsabilidades de cada indivíduo e também as funções e responsabilidades dos outros colegas de equipa; O estabelecimento de relações construtivas; O fornecimento, procura e troca de informação; Uma resolução construtiva dos desacordos e conflitos; A utilização de métodos de comunicação adequados às necessidades individuais; A motivação dos membros da equipa. Para a liderança de projectos de organização de eventos, isto implica: Uma elevada aceitação pessoal por parte dos outros membros da equipa; Uma capacidade para representar a equipa e as suas funções a outras pessoas fora da equipa; Uma autoconfiança e competência social elevadas; 29

30 Uma elevada competência pessoal na gestão de eventos; Uma confiança nas capacidades e competências dos colegas; Uma confiança na motivação dos membros da equipa para produzirem o máximo de resultados; Na medida do possível, actividades limitadas a funções de gestão (tornar recursos disponíveis, organização óptima do ambiente, manutenção do entusiasmo, evitar e resolver conflitos, identificar problemas e introduzir soluções, etc.); Delegação de tarefas para que os outros as executem; Identificar pontos fracos e problemas com a devida antecedência; Utilizar técnicas de intervenção adequadas; Motivar outros membros da equipa; Ser honesto e aberto com os membros da equipa; Mostrar respeito pelos outros membros da equipa; Proteger informação sensível sobre os colegas; Identificar factores psicológicos, sociais, organizacionais e económicos que podem afectar o funcionamento da equipa e tomar medidas para garantir que estes factores não prejudicam o cumprimento dos seus objectivos; Pensar e actuar de forma global; Tomar medidas decisivas e adequadas logo que seja necessário. Equipas de projecto Organizações em que existe uma única equipa de projecto, que trabalha simultaneamente em diferentes projectos. Os comités critérios de coordenação Para além da perspectiva económica, a coordenação dos comités tem que se basear em aspectos orientados para o trabalho de equipa. Trabalhar de forma eficaz com contactos externos Trabalhar com pessoas exteriores à organização Faz parte de qualquer projecto trabalhar em conjunto com contactos externos. Estes podem incluir contactos que fornecem ou que procuram serviços. 30

31 A estrutura dos projectos de organização de eventos A gestão de projecto nos eventos Quando nos referimos a projectos de organização de eventos, surge automaticamente a ideia da gestão destes projectos. O sector dos eventos está sujeito às seguintes pressões: Necessidade de sucesso; Aumento da concorrência no mercado; Requisitos de qualidade mais exigentes; Orçamentos mais reduzidos; Maior profissionalismo. Será possível gerir eventos utilizando estes métodos de gestão profissional? A gestão Profissional significa neste caso: A utilização de métodos e ferramentas de organizacionais eficazes; Uma liderança e organização eficazes das pessoas e recursos envolvidos; O desenvolvimento de processos eficazes para atingir os objectivos. Métodos de gestão profissional A utilização de métodos e ferramentas de organização eficazes; Liderança e organização eficazes das pessoas e recursos envolvidos; Desenvolvimento de processos eficazes para atingir os objectivos. Modelo de cinco fases 1. Identificação da ideia (tema, slogan, etc.); 2. Planeamento orçamental; 3. Aquisição de recursos; 4. Planeamento do processo; 5. Liderar a equipa do projecto. 31

32 O planeamento fundamental 1. Definir os objectivos; 2. Identificar o público-alvo; 3. Definir o enfoque do evento; 4. Estruturar as linhas gerais do programa do evento; 5. Definir o design do evento; 6. Definir a equipa de projecto; 7. Analisar a viabilidade do evento; 8. Obter aprovação para avançar. 32

33 Definir os objectivos Muitas vezes estes objectivos não são muito claros ou precisos, e é necessário definir os objectivos do evento de forma mais rigorosa, quer em termos do seu conteúdo quer da forma como o evento será realizado, para que a abordagem utilizada seja consistente com os objectivos e estilo da organização anfitriã. Identificar o público-alvo A definição precisa do público-alvo tem uma influência muito importante no conteúdo e programa do evento, na escolha do local, data e design do evento e ainda nas medidas de marketing, que devem ser adequadas à natureza do público-alvo. Definir o enfoque do evento Os principais temas e muitas vezes o slogan do evento são definidos durante a fase do planeamento fundamental. Numa fase posterior são analisados o conteúdo do programa detalhado e os métodos de transmissão. Estruturar as linhas gerais do programa do evento O conteúdo do evento é seu elemento "central" e deve ser definido na fase do planeamento fundamental. Em torno deste elemento central poderão ser organizados outros eventos. Definir o design do evento Na definição do design do evento estabelece-se o conteúdo e a respectiva forma de transmissão. Mais uma vez é importante não esquecer os objectivos do evento. Definir a equipa do projecto A gestão e as principais funções e responsabilidades são definidas durante a fase de planeamento fundamental. A escolha da estrutura da equipa e da gestão é influenciada pela natureza das diferentes actividades necessárias para atingir os objectivos do evento. Análise da viabilidade do evento Depois de concluídas as outras tarefas do planeamento fundamental, é possível tomar uma decisão quanto à viabilidade do evento. Se não for viável, o evento deve ser abandonado nesta fase ou deverá regressar-se à fase de conceptualização e analisar a possibilidade de introduzir alterações no conceito do evento que o tornem viável. Obter aprovação para avançar É nesta fase que, se for necessário, deverá obter-se aprovação para avançar com o evento. Só depois de um evento ser considerado viável e ter sido aprovado é que se deve avançar para a fase seguinte o planeamento organizacional. 33

34 Planeamento organizacional 1. Planeamento estrutural; 2. Planeamento das actividades; 3. Planeamento dos recursos; 4. Planeamento financeiro. Planeamento estrutural O planeamento estrutural define a interdependência entre as diferentes pessoas, equipas, especialidades e áreas de toda a organização. Planeamento das actividades No planeamento das actividades, à semelhança de um puzzle, todas as actividades e responsabilidades têm de ser programadas. Planeamento de recursos A identificação dos recursos necessários para o funcionamento do evento é um aspecto essencial da fase de planeamento organizacional, uma vez que ela serve de base para a identificação dos custos. Planeamento financeiro O planeamento financeiro envolve a identificação de todos os custos e de todas as receitas previstos do evento para determinar depois o equilíbrio entre os dois. A preparação do evento 1. Inscrição dos participantes; 2. Marketing; 3. Encomendar materiais impressos; 4. Encomendar o equipamento técnico necessário; 5. Um convite para apresentação de comunicações; 6. Assinatura de contratos; 7. Cooperação com outros serviços; 8. Reuniões dos comités organizadores; 9. Escolha e convite de oradores; 10. Monitorização do orçamento. 34

35 A realização do evento Na fase de realização do evento é necessário ainda empreender as seguintes tarefas: 1. Liderar a equipa; 2. Estar preparado para uma "crise"; 3. Servir de "ponto de contacto" do evento; 4. Representar a equipa de organização. A avaliação do evento A última fase do projecto envolve a avaliação do sucesso ou insucesso do evento. Definição dos objectivos do evento Definição de objectivos Uma das acções básicas e, por isso, muito importante na preparação de um evento é a definição e explicação precisa do que o organizador pretende atingir relativamente ao público-alvo do evento. Os participantes deverão ser capazes de: Identificar a economia das centrais de energia solar; Identificar fontes de informação sobre a utilização da energia solar; Indicar o nome dos fornecedores de centrais de energia solar mais importantes; Recomendar e planear centrais de energia solar para empresas de arquitectura e construção. Como os objectivos precisos ajudam o organizador A definição precisa dos objectivos ajuda assim os organizadores do evento a: Concentrarem-se nos assuntos e conteúdos mais relevantes para o público-alvo; Escolherem os métodos e meios mais eficazes de transmitir os temas e conteúdos; Utilizarem locais para a realização do evento adequados aos objectivos e onde o ambiente e o equipamento sejam apropriados à mensagem que se pretende transmitir; Escolherem oradores capazes de captar o interesse dos participantes, pela sua personalidade e/ou competência; 35

36 Desenvolverem uma hierarquia do evento, obtendo dessa forma a estrutura do evento mais adequada; Manterem-se concentrados nas necessidades dos participantes durante a elaboração do programa; Utilizarem medidas de marketing e de relações públicas adequadas ao públicoalvo; Escolher um slogan que traduza a essência do evento; Desenvolverem um programa social que apoie e reforce os objectivos do evento; Definirem as tarefas de cada funcionário de forma objectiva; Promoverem a colaboração entre o promotor e o organizador, garantindo que ambas as partes trabalhem para os mesmos objectivos. Realizar pesquisa adequada Identificar a procura de mercado potencial de um evento No início da fase de planeamento fundamental, a análise das posições iniciais é muito importante para o planeamento de um evento. Para o realizar deve considerar: Existe procura pelo evento? Qual é o público-alvo? Quais são as suas necessidades? Existem eventos concorrentes? Que produtos, fundos, métodos, custos e preços permitirão realizar um evento bem sucedido? Todos os eventos para serem estudados devem ter os seguintes elementos relativos a esses eventos: Os guias dos programas; Os planos do evento; Os relatórios de avaliação. Com isto o realizador irá perceber: Os hábitos do evento; As datas adequadas para a sua realização; 36

37 A duração do evento; A capacidade do espaço do evento; O número de salas necessárias; As condições e preço dos bilhetes para os participantes. O público-alvo Identificar o público-alvo de um evento O público-alvo influencia decisivamente: O conteúdo e curso do evento; A escolha do local e data do evento; A escolha das medidas de marketing. O público-alvo é identificado durante a fase de planeamento fundamental. Porém, é necessário posteriormente fazer uma análise detalhada dos interesses, necessidades e atitudes do público-alvo seleccionado. O planeamento é muito mais fácil se o organizador conhecer bastante bem o público-alvo. O design do evento Visão geral Durante o processo de design, toda a estrutura do evento é analisada, por exemplo: De que tipo de evento se trata? Quais os métodos de comunicação usados? Qual é o ambiente? Quais são as possibilidades experimentais? Objectivos do evento e diferentes formas de eventos Para além de planear o evento, o organizador é responsável por realizar o evento. O objectivo de um evento deverá servir de base à escolha dos métodos sociais e de comunicação. 37

38 A definição precisa do objectivo contribui substancialmente para uma preparação e realização bem sucedidas. Métodos e técnicas Os métodos de atingir os objectivos são uma área muito importante para o organizador. A escolha de métodos possíveis é quase interminável e apenas limitada pelas capacidades individuais e pelo talento dos oradores, formadores, criadores de bancas de exposição, designers, apresentadores, etc. Ambiente Os eventos não decorrem de forma isolada. Os participantes percorrem muitas vezes longas distâncias para lá chegar, poderão ter de pernoitar diversas noites e têm de se orientar em ambientes que não lhes são familiares, quer no local do evento quer na cidade em que este decorre. Identificar o que é necessário fazer Identificar os requisitos Requisitos Contratuais Um contrato é um acordo escrito sobre a organização do evento, assinado por duas ou mais partes e vinculativo para todas. Existem acordos verbais, embora a utilização deste tipo de acordos não seja recomendada. A existência de contratos escritos devidamente assinados e datados são uma base essencial para uma organização bem sucedida e sem incidentes. O contrato deve incluir: Dados dos outorgantes (denominação social, endereço, representação); Dados das pessoas que de acordo com o contrato tenham poderes de decisão; O corpo do contrato, que inclui o objecto, as instalações, os serviços, etc.; Termos e condições de pagamento e obrigações contratuais. 38