Instrução nº 018 de 27 de dezembro de 2006 da Bahia

Transcrição

1 Instrução nº 018 de 27 de dezembro de 2006 da Bahia Orienta os órgãos da Administração Pública do Poder Executivo Estadual sobre a operacionalização do Sistema de Controle de Bens Imóveis - SIMOV. A SECRETÁRIA DA ADMINISTRAÇÃO DO ESTADO DA BAHIA no uso das atribuições que lhe confere a alínea h, do inciso I, do art. 21, do Decreto nº 9.502, de 02 de agosto de 2005, e tendo em vista a necessidade de disciplinar os procedimentos a serem aplicados no gerenciamento das compras públicas, em conformidade com o Sistema de Controle de Bens Imóveis - SIMOV, resolve expedir a seguinte, INSTRUÇÃO 1. Os órgãos da Administração Pública do Poder Executivo Estadual, que compõem a Administração Direta, observarão as disposições desta Instrução e da legislação em vigor. 2. São responsáveis pelo cumprimento desta Instrução: a Secretaria da Administração SAEB, por intermédio da: Superintendência de Serviços Administrativos SSA/Diretoria de Patrimônio - DPA; Coordenação de Gestão de Tecnologias da Informação e Comunicação CGTIC as Diretorias Gerais DG ou Unidades equivalentes dos órgãos, usuárias do SIMOV, por intermédio das: Diretorias Administrativas ou Unidades equivalentes; Diretorias de Finanças ou Unidades equivalentes. 3. Para fins de utilização desta Instrução, são consideradas as seguintes definições: 3.1. Bem Imóvel bem que não pode ser removido sem alteração de sua substância, tais como: terrenos, edifícios, construções e benfeitorias incorporados de modo permanente Cedido por Terceirização imóvel próprio cedido por força de instrumento de gestão Cedido por Convênio imóvel cedido por força de Convênio firmado por órgão da Administração Pública Estadual Cedido por Termo imóvel cedido a entidade não integrante da Administração Direta do Poder Executivo Estadual, podendo ser dos tipos: Cessão de Uso, Permissão de Uso, Concessão de Uso e Concessão de Direito Real de Uso Cobertura de Seguro forma de cobertura do seguro contratado para os imóveis Imóvel Próprio imóvel de propriedade do Estado, que esteja sendo utilizado pelo mesmo ou por terceiros.

2 3.7. Imóvel de Terceiro imóvel que não integra o patrimônio imobiliário do Estado, mas utilizado por este por força de negócio jurídico celebrado com terceiro Ocupação Compartilhada - imóvel ocupado por dois ou mais órgãos integrantes da Administração Direta Situação de Ocupação estado de ocupação do imóvel, podendo ser: Desocupado imóvel disponível para utilização;

3 Ocupação Individual imóvel ocupado apenas por um órgão integrante da Administração Direta; Invadido imóvel ocupado sem autorização da Administração Pública Tipo de Edificação classificação utilizada no SIMOV para imóvel próprio. 4. O SIMOV contempla funcionalidades destinadas ao registro das seguintes atividades: 4.1. registro dos dados cadastrais técnicos e legais para imóveis próprios; 4.2. registro dos contratos de locação de imóveis de terceiros; 4.3. acompanhamento dos processos administrativos relativos a imóveis próprios; 4.4. controle físico e financeiro dos imóveis; 4.5. registro da depreciação dos imóveis próprios; 4.6. alteração da unidade de vinculação do imóvel; 4.7. acompanhamento do consumo de água, energia elétrica e telefonia fixa dos imóveis próprios e de terceiros; 4.8. registro e acompanhamento dos seguros contratados para imóveis próprios ou de terceiros; 4.9. controle dos termos para utilização de imóveis próprios por terceiros; associação dos imóveis aos cartórios de Notas e Registros Públicos; livre elaboração de relatórios sobre imóveis próprios ou de terceiros; registro das ampliações, reformas ou reavaliações de imóveis próprios; registro das construções em andamento. 5. Compete à Secretaria da Administração - SAEB: 5.1. através da Superintendência de Serviços Administrativos SSA/Diretoria de Patrimônio - DPA: manter atualizado no SIMOV o cadastro dos seguintes itens tabelados: Cartório de Registro unidade do Poder Judiciário encarregada de realizar os registros imobiliários Cartórios de Notas unidade do Poder Judiciário onde são lavradas as escrituras resultantes das operações imobiliárias Cobertura do Seguro tipo de cobertura passível de ser contratada para cada imóvel Concessionária pessoa jurídica fornecedora de água, energia elétrica e telefonia fixa utilizados nos imóveis da Administração Direta Estado de Conservação do Imóvel é a avaliação do estado de conservação do imóvel, como também a permanência de suas instalações e equipamentos Funções permissões de acesso ao SIMOV disponibilizadas para cada usuário.

4 Ocupante pessoa física ou jurídica usuária de imóvel da Administração Direta, por força de termo de cessão Seguradora pessoa jurídica contratada para cobertura de seguro de imóvel próprio ou de terceiro Situação da Ocupação forma de ocupação do imóvel próprio Terceiro pessoa física ou jurídica proprietária de imóvel utilizado pela Administração Direta, por força de contrato de locação, cessão ou comodato Termo de Responsabilidade instrumento utilizado para alteração da vinculação do imóvel, tendo como destinatário um órgão da Administração Direta Tipo de Incorporação cadastramento, compra, construção, dação em pagamento, desapropriação, doação, extinção de órgão, permuta e reversão Tipo de Baixa forma de lançamento mediante as quais um bem patrimonial é excluído do estoque ou do cadastro patrimonial e, contabilmente, gera registro de diminuição do saldo de uma conta patrimonial, em decorrência de consumo, transferência, extravio, destruição, inutilização, obsolescência, desuso ou alienação Tipo de Termo autorização, cessão, concessão, concessão de direito real de uso, municipalização do ensino, municipalização da saúde, permissão, responsabilidade e terceirização Unidade Organizacional unidade que integra um órgão da Administração Direta, que possa ter imóvel vinculado Usuário servidor indicado pela Unidade Organizacional para operacionalizar o SIMOV cadastrar no sistema os imóveis próprios; realizar no sistema o registro das reavaliações, baixas, ampliações e reformas de imóveis; registrar no sistema a transferência da unidade de vinculação do imóvel; registrar no sistema os casos de desmembramento de imóvel; cadastrar no sistema os processos administrativos relativos a imóveis próprios; registrar no sistema a cobertura contratada para cada imóvel segurado; cadastrar os instrumentos de cessão de uso de imóvel próprio, sob a sua vinculação; registrar no sistema o custo e a depreciação dos imóveis próprios; registrar no sistema as construções em andamento; realizar o registro dos dados de consumo de água e energia elétrica, a partir de arquivo magnético disponibilizado pela concessionária de serviço público através da Coordenação de Gestão de Tecnologias da Informação e Comunicação CGTIC: manter os equipamentos e sistemas necessários ao pleno funcionamento do SIMOV, no âmbito da Superintendência de Serviços Administrativos;

5 prover a hospedagem do SIMOV; prover a manutenção e integridade da base de dados do SIMOV. 6. Compete às Diretorias Gerais DG ou Unidades equivalentes dos órgãos: 6.1. através das Diretorias Administrativas DA/DG ou Unidades equivalentes: encaminhar Escritura e Registro para a SSA/SAEB realizar o registro do imóvel no SIMOV; manter atualizados no SIMOV os dados de contrato relativo a fornecimento de água, energia elétrica e telefonia fixa, necessários para o registro mensal dos dados de consumo a partir de meio magnético disponibilizado pelas concessionárias de serviços públicos; encaminhar para a SSA/SAEB a documentação original relativa aos dados técnico e legal do imóvel de sua vinculação; realizar inspeção do imóvel, previamente a sua incorporação; manter atualizado no SIMOV o cadastro do imóvel de terceiros, com ou sem ônus; acompanhar no SIMOV a tramitação do processo relativo a imóvel de sua vinculação; consultar no SIMOV a disponibilidade de imóveis, previamente ao início do processo para contratação de locação; solicitar a atualização de dados cadastrais do imóvel, a partir da rotina Solicitação de Atualização de Imóveis, do módulo Imóveis Próprios ; comunicar a SSA/SAEB a ocorrência de erros no sistema, bem como a necessidade de implementação de caráter evolutivo; indicar para a SSA/SAEB o nome do Supervisor do SIMOV no âmbito da unidade usuária; comunicar a SSA/SAEB a necessidade de inclusão ou exclusão de usuário do SIMOV; instaurar processo administrativo com vista a desocupação de imóvel de sua vinculação, ocupado irregularmente; viabilizar a segurança e conservação do imóvel de sua vinculação; manter atualizados, junto às concessionárias de serviços públicos, os dados cadastrais do responsável pelo contrato de fornecimento de água, energia e telefonia fixa; comunicar a SSA/SAEB o início e a conclusão de reforma ou ampliação no imóvel, para fins de verificação da necessidade de incorporação; solicitar da SSA/SAEB a incorporação ou baixa de imóvel através das Diretorias de Finanças DF/DG ou Unidades equivalentes: conferir processos de pagamento de aluguéis de imóveis, para fins de verificação do registro do contrato de locação no SIMOV. 7. Competirá à Secretaria da Administração decidir sobre os casos omissos nesta Instrução. 8. Esta Instrução entrará em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as disposições em contrário. ANA LÚCIA CASTELO BRANCO Secretária da Administração