Oficina de Gestão de Contratos

Transcrição

1 I Seminário de Licitações e Contratos do DNIT Oficina de Gestão de Contratos

2 Agenda Mapa estratégico do DNIT Cadeia de Valor ou VAC Estrutura do Projeto Iniciativa Gestão de contratos Resultados da pesquisa

3 Mapa Estratégico do DNIT

4 DNIT Cadeia de Valor/ VAC

5 Estrutura do Projeto ESTRUTURANTES TRANSFORMAÇÃO ORGANIZACIONAL Aquisição de licenças para mapeamento de processos VAC Capacitação para formação de analistas e gestores de processos Avaliação CÍCLICO Modelagem e redesenho Estruturação de Escritório de Processos Implantação Suporte EGEP Estruturantes Em desenvolvimento Planejado

6 Estrutura da iniciativa de Gestão de contratos Mapeamento situação atual da DPP Mapeamento situação atual da DIR DIAGNÓSTICO da iniciativa Resultado da pesquisa de definição do perfil de gestão de contratos do DNIT

7 Estrutura dessa Iniciativa Diagnóstico da iniciativa Resultado das oficinas de trabalho do Iº Seminário de Licitações e Contratos do DNIT Redesenho dos processos de gestão de contrato

8 Resumo dos resultados da Pesquisa

9 Perfis dos participantes Gestor de contrato Fiscal de contrato Equipe de gestão de contratos não são designados formalmente, mas atuam no gerenciamento de contratos na autarquia.

10 Perfil geral dos entrevistados Destaque positivo: Rio Grande do Norte 8,47% Tocantis 7,63% Destaque negativo: Rio de Janeiro 0%

11 Perfil geral dos entrevistados

12 Distinção dos perfis de gestor x fiscal de contratos Não há uma clara separação de gestor e fiscal de contratos. Acredito que os contratos deveriam obrigatoriamente ter um gestor diferente do fiscal. Desta forma o fiscal conseguiria desempenhar as atividades técnicas com mais qualidade e eficiência, ficando as atividades burocráticas para o gestor. Necessário definir o que é competência do gestor de contratos e o que é prerrogativa da fiscalização de tal modo que o gestor não deixe para o fiscal decidir sobre questões contratuais, mas que esse possa se atentar ao serviço cuidando meramente das questões técnicas. É comum nesta unidade que o Fiscal do contrato seja o gestor e ordenador da despesa ao mesmo tempo. Não havendo uma segregação de função, para que um monitore o que o outro está fazendo. Como é a mesma pessoa, não existe monitoramento, ele decide tudo sozinho.

13 Perfil dos gestores e fiscais entrevistados Sendo que, dos entrevistados 11,50% são servidores efetivos em cargo comissionado e 88,50% são servidores efetivos.

14 Perfil dos gestores e fiscais entrevistados O DNIT poderia investir mais na preparação e no suporte aos servidores que atuam como fiscais dos seus contratos, tanto em capacitação quanto em estrutura física, de equipamentos e de colaboradores técnicos. Muitas vezes encaramos uma (ou mais) obras apenas eu e Deus. O servidor indicado para ser fiscal de contrato deve ser previamente qualificado e ser informado sobre todas as regras de condução dos trabalhos de fiscalização com definição clara das suas Sendo responsabilidades que, dos entrevistados e competências. 11,50% são servidores efetivos em cargo comissionado e 88,50% são Na minha opinião, os maiores gargalos no DNIT são a falta de capacitação dos servidores, a falta servidores efetivos. de padronização dos procedimentos em âmbito nacional e principalmente, a ausência completa da Gestão de Pessoas dentro do órgão. As escolhas para ocupação nos cargos não são feitas, em sua grande maioria, considerando as habilidades, afinidades e preferências do servidor.

15 Dedicação dos gestores e fiscais entrevistados O Fiscal de contrato, faz tudo: atendimento ao público, aprovação de projetos, aditamentos, levantamentos em campo de demandas do próprio órgão (U.L, SR e SEDE) ou política, acompanhamento de serviços em execução, etc.

16 Padronização do processo... informações são repassadas informalmente de colega para colega sem nenhuma padronização. Existe um processo padronizado para gestão/fiscalização de contratos no DNIT? Para mim é novidade, pois me jogaram como fiscal de 3 contratos, não tenho a mais vaga ideia do que tenho que fazer e acabo não fazendo nada. Nunca tive sequer um treinamento e essa autarquia é o reinado do oba-oba. Com relação a fiscalização de contratos, não há nenhuma espécie de treinamento para o servidor que vai desenvolver esse tipo de atividade, não existe uma equipe que o auxilie de forma direta na fiscalização para que esta seja feita da melhor forma possível, ou seja, o servidor muitas vezes vai sem o conhecimento dos mecanismos e ferramentas necessárias para fiscalizar. Algo extremamente danoso para o serviço público e principalmente servidores que serão e são cobrados com rigor por suas ações. Melhorar o sistema de contratos, com inclusão de anexos, como Termo de Referência, Cronograma, Contrato, Técnicos indicados para a realização dos serviços, Publicações, Termos aditivos, etc. Gestores / Fiscais de contratos Equipe de gestão de contratos

17 Sistema de gestão de contratos Funcionalidades existentes no sistema de gestão de contrato Controle das atividades de encerramento do contrato. Controle de penalidades aplicadas. Controle de vigência de prazos do contrato Controle de valor e validade de garantia. Controle de saldo de empenho. Controle de reajustamento dos valores do contrato. Controle da medição de serviços. Controle do histórico de aditamentos. Controle de pagamentos realizados.

18 Revisão de projeto em fase de obra

19 Planejamento de aquisições A gestão de aquisições e contratos na sua unidade aprovou e publicou: Nenhuma das opções anteriores descreve a situação desta unidade. Política de gestão de contratos de obras. Política de gestão de contratos de bens e serviços complexos. Política de gestão de contratos de bens e serviços simples. Política de estoques. Política de compras. Estratégia de terceirização (execução indireta de serviços, com ou sem cessão de mão de obra)

20 Planejamento de aquisições

21 Qual dessas fases de planejamento da contratação foram executadas? Foram identificadas as necessidades de materiais, equipamentos, serviços e obras. 98 Foram identificadas as partes interessadas da contratação. 58 O escopo foi definido de forma integrada com os participantes. 38 Foram elaboradas as especificações técnicas. 76 Foi elaborado o cronograma de atividades da contratação. 55 Os custos da contratação foram orçados (não somente os custos diretos do contrato, mas os custos indiretos do DNIT). 70 Foi definido um plano de integração entre os participantes do DNIT. 12 Foram definidos os requisitos de qualidade da contrato e a forma com a qual os requisitos serão gerenciados. 41 Foram planejadas as demais aquisições decorrentes da obra. 12 Foi definida a forma de comunicação entre os atores envolvidos. 18 Foram identificados os riscos da contratação. 19 Foi definido o plano de gestão dos riscos da contratação. 8 Foi elaborado um plano de gerenciamento da obra com a definição dos papeis e responsabilidades, bem como dos reports de informação à alta gestão da autarquia. 12 Nenhuma das opções anteriores condizem com a realidade de planejamento da contratação na minha unidade. 46

22 Planejamento de aquisições

23 Planejamento de aquisições

24 Acompanhamento da execução do contrato

25 Medição e pagamento Notamos algumas dificuldades, em termos de prazos de execução e de vigência e de pagamento das medições, que poderiam ser evitadas de maneira simples adequando o cronograma à realidade das etapas efetivamente percorridas tanto da contratada quanto do DNIT.

26 Alterações de contrato

27 Oficinas!

28 OFICINAS Divisão por tipo de gestão de contratos: Contratação integrada Auditório Gestão / Supervisão Ambiental Aquário no mezanino Estudos e projetos Sala de reunião CGCL no mezanino Crema 2ª etapa Mini Auditório no 2º andar Supervisão de obras Sala da Assessoria da CGCL no mezanino Bens e serviços gerais Fundo do auditório no térreo TI e serviços de consultoria Fundo do auditório no térreo

29 MOMENTOS DA OFICINA 1º - dinâmica de discussão das causas e soluções de alguns problemas identificados na pesquisa Planejamento da contratação Acompanhamento da execução Processo de pagamento Alterações de contrato Encerramento de contrato Apuração de responsabilidades 2º - discussão de cláusulas dos contratos com vistas à definição de minutas padrão

30 Monica Dias Tatiana Riera