A Solution for. Inspections & Audits

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1 A Solution for Inspections & Audits Pro-Inspector An Introduction Version / 47

2 Objectives Agenda Benefits Overview Concepts ipad Back Office How to start 2 / 47

3 Pro-Inspector aims to: Increase Quality and Security of Inspections Results Reduce Inspections Life Cycle costs Make the Lives of the Inspectors easier At the same time make the Inspection Companies Lot more Productive Lot more Profitable 3 / 47

4 Pro-Inspector is a Versatile Solution for Inspections Verifications Certifications Audits Quality Control Evalutions Check Up s 4 / 47

5 Primary Benefits Flash Presentation Case Studies Less Administrative Costs (Locate, Prepare, Data Entry, Editing, Register, archive,...) Ex: 1 Administrative/ 5 Inspectors 1 Administrative for upto 20 Inspectors Eliminate Paper Ex: Cost of Paper per Inspector / Month : 24 3 Rolls of Paper for mobile / month : 3 - Optional Realtime Reporting Ex: 1 Certificate was sent in 1 a 2 weeks after inspection Sent from Inspection Site, real time Uniform Quality of Inspections across team Ex: Each Inspector had his own way of reporting All Inspectors Reports are of a uniform model Historic data made available (for various reaons) Ex: Historic Information was available only in Paper in archives All data available in clicks 5 / 47

6 Real example (Values in Euro) TANGIBLE benefits / Month Flash Presentation WITHOUT Pro-Inspector WITH Pro-Inspector Cost for the Company Cost/month Value/Month Cost/month for Qty/Month Unit for the Qty/Mont Unit Value/Month per Qty of Qty of the Inspection and per Unit Price Inspection h and per Unit Price per Inspector Inspector Inspectors Inspectors Company Inspector (Euro) Company Inspector (Euro) (Euro) (Euro) (Euro) (Euro) Pads of paper used by inspectors 2 Paper Pads 12,00 24, ,00 0 Paper Pads 12,00 0, ,00 Printer paper rolls Zebra Paper Paper 0,00 1,00 3,00 imz320 0 rolls 0,00 0, rolls 20 60,00 Administrative work to manage and produce the Schedules, Reports and Certificates. (Ratio = 1 Administrative for 5 Inspectors) 32 Hours 12,50 400, ,00 8 Hours 12,50 100, ,00 Month Total 8.480,00 Month Total 2.060,00 Delivery of detailed Inspection Report Delivery Inspection Certificate Quality of the Reports Customer Service Invoicing Inspections and Audits WITHOUT Pro-Inspector WITH Pro-Inspector 1 to 2 weeks after the Inspection Report delivered immediately after Inspection on local of Inspection 1 to 2 weeks after the Inspection Report delivered into one hour after the Technical Director signs it in backoffice. Depending on the Inspector / the Report producer Standard report produced automatically always with the same format and content. Receive documents by or mail or portal (?) Invoices performed manually or by interfacing with accounting TANGIBLE benefits Access to documents in the Customer Portal or on paper or Invoices made and printed on-site of inspection Accounting Management Management of equipment used Geographical location / Geofencing Brand image of the company No automatic interface with accounting Manual check of the validity and calibration of equipment used in the Measurement and Control of the Inspections / Audits. No geofencing of Inspectors Normal Possibility of full integration and online interface with accounting Availability of an "Equipments used in Inspections" database with control of the Equipments validity and calibration. Geofencing of Inspectors Company Image of Innovation, Progress and Modernity 6 / 47

7 Concepts Generalist Specialists 7 / 47

8 Concepts 1- Pro-Inspector Nucleus Flexibility 4-Customer Specifications 3-Country Specifications Brasil Product Core Nucleus (Common for all)... X... 2-Business Specifications Multi Business Multi Country Multi Client Spec s Multi Language Multi Company Multi Vocabulary 8 / 47

9 Concepts Integration with ERP and Legacy Applications Service-Oriented Architecture (SOA) PRO-Inspector can Integrate with any other Application Market ERP s packages Customized Applications WS1 WS2 WS3 WSn ERP Mobile Apps Products Customers Orders Inventory Suppliers Collaborators Products catalogs Accounts Customer Orders Availability Accounts Timesheets Specifications Account Balance Deliveries Stock inventories Account Balance Vacations Technical Manuals Activity History Invoices Goods receipt Orders Approval Tasks 9 / 47

10 Concepts Transparent Integration UNIVERSAL BANK Company: GMS Soluções de Mobilidade Customer global Overview Agenda Companies Contacts Treasury Cards Financing Insurance Contact: Rodrigo Frazão Tel: Function: Corporate Solutions Manager Mobile: PATRIMONY Resources Applications on Hand Applications to Term Insurance savings Portfolio Bonds Other Investments , ,00 Debt Lisboa ,00, 1 de Agosto Visa de Electron , , ,00 0,00 Responsabilities ,00 Popular Credit ,00 Financial Credit ,00 Loans 0,00 Credit Cards ,00 Other Credits 0,00 CARDS Visa Electron Privilege Credit Classic INSURANCE Accidents at Work Popular Car Safety Group Life Insurance Civil Responsibility Business Risks 10 / 47

11 Ideal Configuration + + ipad Application ipad Mini Zebra imz320 (Optional) BackOffice Application Ideal Configuration 11 / 47

12 Pro-Inspector on ipad 12 / 47

13 What is Inside? Important Functionalities Digital License of Inspector W/ Equiment Control Agenda of Inspector Possibility to create Inspection on the field (New cliente / Existing) Doing Inspection Generate and Send reports by Checklists very dynamic Photographs Comments Manual / Standard Results - Automated but overridable ipad Application Generate Certificates with / without WorkFlow Print Tickets Print Invoice and Receipt Technical Documents available Cash Managemnet Dashboard of Inspector 13 / 47

14 1-Login 14 / 47

15 2-List of Inspections Pending / Completed 15 / 47

16 3-Entity to be Inspected 16 / 47

17 4-Locate the Inspection Site on Maps 17 / 47

18 5- Identify Inspector Credentials + Inventory of his equipemnts 18 / 47

19 6-Type of Audits 19 / 47

20 7-Checklists Just as simple as they are on Paper 20 / 47

21 8-Results of Inspections based on Automatic Scoring 21 / 47

22 9-Digital Signature of all Entities Involved 22 / 47

23 10-Automatic Generation of Inspection Reports 23 / 47

24 11-Inspection Reports with Images and Comments 24 / 47

25 12-Inspection Report with Conclusitons and Recommendations 25 / 47

26 HI John, Annex sending Audit Results on Food Security made the restaurant, Cruz Velmelha for the year 2014 Points If the audit result is positive, it is considered complete. If the audit result is negative, the new audit Should be completed Within 30 calendar days. Congratulations! The result of this audit is positive with advice that should apply within 30 days. Any additional clarification. Responsible for Quality You can obtain the audit report by click here 13-Inspection Report sent by with Content Configurrable 26 / 47

27 Print Inspection Ticket, Invoice & Receipt Send SMS Inspection Reports also available on a Client Portal 27 / 47

28 28 / 47

29 Back Office 29 / 47

30 O QUÊ? PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES Manage Employees Base Parameters Manage Inspection Company / Branches, Subsidaries Manage Clients Integrate with ERP Contactos Sites / Objects to be Inspected Contactos of each Site / Object Configuration & Manage Checklists Extremly Dynamic BackOffice Application Manage Inspection Requests Agenda of Inspectors Generate Reports and Certificates Manage Technical Documents (Manuals, Legal References, ) Cash Managemnet of Inspector Dashboard of Inspector 30 / 47

31 01- Login Screen 31 / 47

32 Registered Scheduled In Process Inspection completed Report sent Closed Initial Other Periodic Initial Other Periodic Conform Pending Not Conform 02-Inspections Dashboard 32 / 47

33 03-Configure Base Parameters 33 / 47

34 04-Check List Questions/ Answers Configurable 34 / 47

35 05-Lista of Inspections Compelted or Pending 35 / 47

36 06-Register and Inspection Request 36 / 47

37 07-Reports & Certificates of Inspection 37 / 47

38 08-Agenda of Inspectors, available to Inspectors 38 / 47

39 09-Agenda of Inspectors Monthly, Weekly, Daily 39 / 47

40 10-Appprove Reports with Digital Signatures or Manual Deliver by or Print the Certificates of Inspections 40 / 47

41 How to Start? 41 / 47

42 How to start? First Contact Present Pro-Inspector(PI) OK? Identify the Context Analyze the Business (2h), Analyze the Inspection Reports Present possible Solutions Presentation oriented to a concrete response to Clients Pain Points OK? Pilot Project Proposal Descriibe the solution,the cost Invovled and OK? Organization of Projects Installation of Pro-Inspector ( 4 h) Create Check List ( 4 h) Test Check List ( 4 h) Training Start in realtime 42 / 47

43 Hardware 43 / 47

44 ipad Mini + Robust Covers Equipamentos ipad Preços em Euros sem IVA Ref. Descrição Qde Unidade P.Unitário Total 1 ipad Mini com Wifi e Cell 16Gb 1 Un 330,43 330,43 2 Capa protectora Survivor 1 Un 43,89 43,89 Total 374,32 44 / 47

45 Questions 45 / 47

46 Contact Us PORTUGAL SHLOK LABS Largo de São Sebastião de Pedreira, Nº 44 Lisboa Portugal PH : / Fax : BELGIUM SHLOK LABS Rue des Pères Blancs, , Etterbeek (Brussels) Belgium Mobile : INDIA SHLOK LABS #22, Ohm Sakthi Nagar Ramanathapuram Coimbatore PH : Fax : / 47

47 Thank You! 47 / 47

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