ASIGQ/12/00006 Relatório final da CAE

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1 ASIGQ/12/00006 Relatório final da CAE 1. Introdução 1. Instituição de ensino superior / Entidade instituidora: Universidade De Évora 1.1.a. Identificação da Instituição de ensino superior / Entidade instituidora (Proposta em associação) Universidade De Évora 1.2. Unidade orgânica (faculdade, escola, instituto, etc.): Universidade De Évora 1.2.a. Identificação da Unidade orgânica (faculdade, escola, instituto, etc.) (Proposta em associação): Universidade De Évora 1.3. Breve descrição da forma como decorreu o processo de auditoria: A visita da CAE à Universidade de Évora (UE) decorreu nos dias 19, 20 e 21 de Novembro de Participaram na visita: António Guimarães Rodrigues (Presidente da CAE); Victor Pereira Crespo; Gemma Rauret Dalmau; Maria de Jesus Lima; Bruno Carapinha; Madalena Fonseca. O Plano de Reuniões foi previamente definido com a adaptação do Programa-Tipo aprovado pela A3ES à IES. Realizaram-se reuniões com: 1- Autoridade académica máxima; 2- Equipa responsável pela autoavaliação; 3- Estrutura de coordenação estratégica; 4- Ensino e aprendizagem (vertente do ensino e aprendizagem no Sistema de Gestão da Qualidade da Universidade de Évora - e coordenação vertical no funcionamento do sistema); 5- Estudantes de 1º e 2º ciclos; 6- Estudantes de 3º ciclo; 7- A vertente investigação e desenvolvimento no SGQ; 8- Serviços de apoio; 9- Docentes; 10- Coordenação / Estruturas de colaboração interinstitucional e com a comunidade; 11- Autoridade académica máxima; 12- Autoridades académicas e individualidades por estas convidadas a estar presentes. Todas as reuniões decorreram nas instalações centrais da Universidade de Évora. Em todas as reuniões a CAE salientou a natureza voluntária do exercício de auditoria e enquadrou o objeto da sua visita, sublinhando que a sua função é avaliar a qualidade do Sistema de Gestão e Garantia da Qualidade da IES. No conjunto das reuniões realizadas foi ouvida e questionada uma significativa amostra de agentes internos, na perspetiva do sistema de gestão e garantia da qualidade, cobrindo as áreas de atividade. A CAE procurou construir gradualmente junto dos participantes nas diversas reuniões a perceção que tornasse compreensível a interpretação que veio a comunicar oralmente no final da visita. Durante o curso das reuniões da visita a CAE solicitou documentação complementar, que lhe foi sendo facultada. Genericamente os participantes nas reuniões estavam familiarizados com o sistema interno de garantia da qualidade. A Universidade de Évora assumiu a visita realizada no âmbito da auditoria ao sistema de garantia da pág. 1 de 19

2 qualidade com grande profissionalismo e seriedade. A visita decorreu de forma muito positiva, as reuniões foram muito produtivas e os interlocutores participaram ativamente. 2. Apreciação do grau de desenvolvimento do sistema interno de garantia da qualidade Nota Introdutória 2.1. Definição e documentação da política institucional para a qualidade Definição e documentação da política institucional para a qualidade (objectivos, funções, actores e níveis de responsabilidade do sistema, e documentação do sistema) Fundamentação da apreciação expressa: As funções, atores e responsabilidades no sistema de garantia da qualidade estão definidos nos Estatutos da Universidade de Évora, que reconhece o Conselho de Avaliação como responsável pela gestão da qualidade da instituição e atribui-lhe as funções de implementar mecanismos de autoavaliação do desempenho da UÉ, e promover e apoiar a avaliação externa e interna e monitorizar a aplicação das recomendações internas e externas decorrentes da avaliação. Ao nível da gestão de topo do sistema de garantia da qualidade, a composição e o funcionamento do Conselho de Avaliação são definidos por despacho reitoral, ouvido o Senado. Na composição determinada em Março de 2011 constam: o Presidente, designado pelo Reitor; representantes dos docentes, designados pelas Escolas; representantes dos alunos indicados pelos Conselhos Pedagógicos; representante dos trabalhadores não-docentes indicado pelo Administrador; Coordenador do Gabinete para a Avaliação e Promoção Institucional da Qualidade, representante dos docentes/investigadores indicados pelo IIFA (Instituto de Investigação e Formação Avançada); Presidente da Associação Académica da Universidade de Évora. Ao nível da gestão intermédia, são atribuídas aos Conselhos Pedagógicos das Escolas competências na área da qualidade, dos processos de ensino/aprendizagem, focalizando-os nos aspetos de natureza pedagógica, enquanto aos Conselhos Científicos compete a validação e certificação científica dos referidos processos. No plano mais operacional, as Comissões de Curso constituem os atores de campo da implementação e controlo da política de qualidade dos ensinos. As suas funções estão definidas nos Estatutos das respetivas unidades orgânicas. Em termos práticos, os circuitos e as competências são definidos em anexo ao Programa para a Promoção da Qualidade da Universidade de Évora (PROQUAL). O Sistema Interno de Garantia da Qualidade assenta no sistema de informação, encontrando-se quase todos os processos automatizados e desmaterializados. A importância da qualidade e a sua integração nos ciclos de planeamento e processos de gestão é pág. 2 de 19

3 realçada nos Planos de Atividades. É reconhecido que a articulação do SIGQ com o sistema de planeamento (Plano de Atividades/QUAR) permite a melhoria contínua do sistema e o aumento da eficácia da qualidade. Os objetivos, funções, atores e responsabilidades estão definidos de forma clara e objetiva Abrangência e eficácia dos procedimentos e estruturas de garantia da qualidade No ensino e aprendizagem Fundamentação da apreciação expressa: Há instrumentos para assegurar que a conceção de cursos e a monitorização da sua implementação vão ao encontro das expectativas identificadas. A qualidade da oferta formativa e dos processos de ensino e aprendizagem é aferida. Os objetivos de aprendizagem e estrutura dos cursos estão publicitados na página da UE, e nos Relatórios das Unidades Curriculares. Para cada UC estão definidas competências, programa, bibliografia, métodos de avaliação. O controlo dos ECTS é realizado com base em inquérito aos alunos. Estão definidos critérios para a criação, reestruturação e extinção de ciclos de estudo. Estão definidos, e são aplicados, critérios de sustentabilidade dos cursos. No acompanhamento do processo de ensino e aprendizagem são elaborados o Relatório de cada Unidade Curricular, Relatório de cada Curso, Relatório de cada Departamento, Dossier do Aluno. É recolhida informação e calculadas a taxa de sucesso, e a satisfação dos estudantes expressa no que é designado por índice de comparabilidade. É produzido um Relatório de Monitorização da Qualidade de Ensino para ser avaliado no Conselho de Avaliação, pelo Diretor da Escola, pelo Conselho Pedagógico e pelo Conselho Científico. Há um Regulamento Escolar Interno que define as Regras de avaliação dos estudantes. São aplicados inquéritos de 3 em 3 anos para determinar a integração profissional dos diplomados. A inserção dos alunos em mobilidade é acompanhada pela Divisão de Mobilidade e Relações Internacionais. O Gabinete de Apoio ao Aluno difunde as ofertas de emprego, promove a apresentação de empresas e a integração de estudantes no mercado laboral. É providenciado o apoio aos estudantes com deficiências visuais, bem como apoio psicológico. pág. 3 de 19

4 A avaliação dos docentes pelos estudantes é um dos elementos considerados na avaliação da qualidade de ensino. De acordo com a opinião dos estudantes e dos docentes, o seu peso é demasiado pequeno. O Instituto de Investigação e Formação Avançada (IIFA) constitui a unidade nuclear para as políticas de gestão da I&D, sendo o pivô para o progresso das condições de garantia de qualidade neste domínio. O IIFA definiu orientações para a melhoria da qualidade dos 3º ciclos. A CAE verificou a necessidade de incluir os procedimentos relativos às atividades de ensino e aprendizagem do 3º ciclo, no Sistema Interno de Garantia de Qualidade da Universidade de Évora. Estão definidos diversos procedimentos de gestão da qualidade do ensino. São analisados relatórios produzidos com base em inquéritos de opinião aos ingressados, alunos, diplomados e às entidades empregadoras para suportar a renovação da oferta formativa. Os Indicadores de monitorização da qualidade são revistos periodicamente, nomeadamente os indicadores do acompanhamento do ensino e aprendizagem com implicação na elaboração e controlo dos QUAR. Nas SWOT dos Planos de Ação Anuais, no Eixo Estratégico Desenvolver e valorizar a oferta formativa, tem sido estabelecido um conjunto de atividades e medidas para melhorar a articulação da oferta formativa e melhorar os índices de insucesso escolar. São analisados resultados da satisfação dos alunos com os ciclos de estudo, qualificação do respetivo corpo docente e análise da publicação científica, das parcerias e dos resultados dos processos de avaliação e acreditação dos cursos. O Relatório de Monitorização da Qualidade de Ensino é avaliado no Conselho de Avaliação, e analisado pelo Diretor da Escola, pelo Conselho Pedagógico, e pelo Conselho Científico. É assim possível afirmar que a maioria da informação é utilizada como ferramenta para a gestão da melhoria da qualidade. A CAE verificou que há processos de monitorização e análise de informação associados ao ensino aprendizagem: o resultado do processo de ensino e aprendizagem contem a taxa de sucesso e a satisfação dos estudantes, o Relatório da UC, Relatório do Curso, Relatório do Departamento, Dossier do Aluno; Relatório de Monitorização da Qualidade de Ensino. Estão definidas tipologias de intervenção sempre que os padrões detetados no ensino e aprendizagem se afastam dos objetivos. É possível corroborar que, desde a conceção dos cursos até à sua monitorização, passando pelos mecanismos que asseguram a reformulação dos mesmos e a sua adaptação, estão definidas estruturas e modelos para permitir respostas cabais que fomentem a confiança do estudantes e dos potenciais empregadores. Ou seja, o modelo tem a capacidade para assegurar a melhoria da qualidade. É significativa a abrangência dos procedimentos e estruturas de garantia de qualidade no ensino e aprendizagem. Ao nível dos Conselhos Pedagógicos a CAE identificou vulnerabilidades que podem constituir um obstáculo à credibilização, eficácia e adesão ao sistema, nomeadamente por parte dos estudantes e pág. 4 de 19

5 do próprio corpo docente. A alteração da organização orgânica da Instituição para adequação ao RJIES, criou novas entidades (Unidades Orgânicas/ Escolas) com os seus respetivos conselhos pedagógicos. Dada a sua criação relativamente recente e a grande diversidade de departamentos abrangidos os respetivos Conselhos Pedagógicos não têm funcionado de forma adequada. Importa garantir que aqueles órgãos cumprem a sua responsabilidade de reflexão estratégica e de efetiva coordenação. Há uma ligação próxima às direções de curso e é invocado um grau talvez excessivo de informalidade na resolução de disfunções. A CAE considera que, independentemente da qualidade que a conceção e implementação do SGQ no vetor do Ensino e Aprendizagem possa atingir, a sua eficácia fica definitivamente diminuída quando se verifica evidência de omissão continuada da constituição de algum Conselho Pedagógico, órgão estatutariamente definido, com competências inalienáveis na coordenação vertical do funcionamento do sistema. A abrangência e eficácia dos procedimentos e estruturas de garantia da qualidade no Ensino e Aprendizagem não poderão ser considerados como tendo atingido um nível de desenvolvimento adequado sem que esteja comprovada a constituição e o efetivo funcionamento de todos os Conselhos Pedagógicos Na investigação e desenvolvimento Fundamentação da apreciação expressa: O Instituto de Investigação e Formação Avançada define limiares de exigência para os Centros de Investigação avaliados pela FCT e de apoio aos que se preparam para aceder a este grupo, impondo o cumprimento de um conjunto de requisitos. Os requisitos de funcionamento para os CI baseiam-se em normas, rankings de periódicos científicos, ligação com o ensino, organização de eventos científicos e disponibilidade de informação. A integração de cursos de doutoramento/atividades dos CI é definida pelos seus regulamentos, os quais incluem disposições sobre a participação dos doutorandos nas atividades. A articulação investigação / ensino dos 1º e 2º ciclos é monitorizada no inquérito de opinião aos alunos, com uma questão sobre o contacto com atividades de investigação. Há um Repositório Digital de Publicações Científicas, onde são inseridos os artigos publicados. Os registos nas coleções são certificados por um investigador sénior que confere a qualidade e autenticidade dos dados. A qualidade da produção científica é assegurada por mecanismos de valorização das publicações (revistas agrupadas em 4 categorias), pela diferenciação do reconhecimento, pela qualidade dos projetos de I&DT e pela dimensão dos eventos científicos realizados. A avaliação da qualidade dos projetos de investigação é feita por entidades externas como a FCT; Gulbenkian; EDP; UE; UNIMED. pág. 5 de 19

6 Há estruturas de apoio à investigação e desenvolvimento, como sejam a DPI (Divisão de Projetos e Informação) no apoio à elaboração dos projetos, e os Serviços Administrativos no controlo financeiro da execução dos projetos. A CAE pôde confirmar que se verifica ainda um insuficiente enquadramento formal de alguns procedimentos associados ao capítulo da investigação e desenvolvimento. É necessário promover a valorização económica do conhecimento gerado, e é necessária uma maior articulação com o contexto envolvente. Não existe um regulamento de propriedade intelectual, nem regulamentação para a criação e acompanhamento de spin-offs. É portanto possível afirmar que existem diversos procedimentos de Garantia da Qualidade (mas não todos). A avaliação dos docentes é considerada um incentivo à investigação, pois inclui os indicadores associados à Investigação, criação cultural e artística. Na sequência dos resultados da avaliação dos centros de investigação pela FCT estão previstas consequências. É portanto possível afirmar que a maioria da informação é utilizada como ferramenta para a gestão da melhoria da qualidade. Pode afirmar-se que as instâncias de qualidade deficiente são identificadas de forma eficaz na avaliação externa das Unidades de Investigação (FCT, EU, etc.). Contudo, esta delegação representa um processo passivo, em que uma política de qualidade da Universidade de Évora não tem uma expressão direta. É portanto possível afirmar que as instâncias de qualidade deficiente são identificadas de forma eficaz. A qualidade e autenticidade dos artigos publicados é conferida por um investigador sénior, para inserção no Repositório Digital de Publicações Científicas. Em 2011 observou-se um significativo aumento nas inserções. O IIFA definiu orientações para a melhoria da qualidade dos 2º ciclos Erasmus Mundus e de 3º ciclos e estipulou medidas para reforço da articulação entre a investigação e o ensino, reorganização dos currículos e de racionalização das UC, credenciação dos docentes, limite ao número de alunos sob supervisão de cada docente, e maior rigor nos critérios de seleção dos candidatos. A CAE constatou dificuldades na implementação destas orientações, nomeadamente no que respeita aos 3º ciclos. A abordagem à gestão da qualidade da atividade de investigação e desenvolvimento desenvolve-se mais como uma coleção de procedimentos orientados à promoção da Investigação e Desenvolvimento, mas não solidamente integrados no sistema de garantia da qualidade, com uma clara monitorização, deteção e retroação, garantindo a implementação de ações de índole estratégica na vertente de ID, no âmbito do SIGQ Na colaboração interinstitucional e com a comunidade pág. 6 de 19

7 Emergente (desenvolvimento parcial) Fundamentação da apreciação expressa: A DPI (Divisão de Projetos e Informação) apoia o desenvolvimento das atividades de colaboração interinstitucional e com a comunidade. Há uma uniformização e consolidação de critérios e procedimentos e a aplicação de princípios superiormente definidos na aprovação das propostas vindas das diversas estruturas da Universidade. A estratégia de apoio à inserção laboral dos alunos passa pela celebração de protocolos com empresas para realização de estágios curriculares e de trabalhos de dissertação de mestrado. A qualidade do trabalho é garantida por um orientador da UÉ, acompanhado por um tutor da empresa. A Universidade de Évora está empenhada no Sistema Regional de Transferência de Tecnologia, que integra mais de 20 entidades. A UÉ é acionista maioritária no Parque de Ciência e Tecnologia do Alentejo. Vai instalar laboratórios com componente de inovação e aptidão para prestar serviços em áreas prioritárias para o desenvolvimento regional. As funções de interface são naturalmente desenvolvidas no âmbito das Unidades Orgânicas, como as Herdades Experimentais, o Hospital Veterinário, o Laboratório da Água, a Orquestra da UÉ e a Escola Popular/Universidade Sénior Túlio Espanca. Há acordos com várias entidades no campo desportivo, como por exemplo a INATEL e o Comité Paraolímpico Português. As prestações de serviço com os agentes da comunidade envolvente são regulamentadas por despacho. O IIFA gere duas cátedras apoiadas por empresas exteriores (BES e DELTA). Pode afirmar-se que existem pontualmente procedimentos de garantia da qualidade. Há alguma especificação, regulamentação e estrutura de suporte à colaboração interinstitucional e com a comunidade. A própria Universidade de Évora assume que a informação não é usada de forma sistemática para a gestão da melhoria da qualidade na cooperação interinstitucional e com a comunidade. Há regulamentos e estruturas, mas que parecem funcionar de forma independente. Não há evidência de como planos de atividade orientados à colaboração interinstitucional e com a comunidade se articulam com o plano da instituição. Pode afirmar-se que a informação é utilizada como ferramenta para a gestão da melhoria da qualidade, mas de forma não sistemática. Haverá deteção de instâncias de qualidade deficiente, mas numa perspetiva totalmente interna às próprias ações de ligação ao exterior. As prestações de serviço são incentivadas pelo Regulamento de Avaliação dos Docentes através da atribuição de pontuação aos prestadores, e pela atribuição de parte dos overheads às Unidades Orgânicas ou serviços envolvidos. Não havendo metas estabelecidas, não há planos estabelecidos. Ou seja, não há possibilidade de pág. 7 de 19

8 confrontar o que é realizado em relação ao que foi planeado. E não há, portanto, planos de correção e retroação que conduzam à melhoria da qualidade. Pode afirmar-se que as instâncias de qualidade deficiente são identificadas, mas sem um contributo para a melhoria da qualidade. Foi possível confirmar a preocupação da instituição na promoção da articulação com a envolvente. A CAE reconhece no entanto que ela ainda não promove suficientemente o desenvolvimento de investigação aplicada Nas políticas de gestão do pessoal Fundamentação da apreciação expressa: Há um Ciclo de gestão do pessoal que inclui a identificação de necessidades, o recrutamento, a avaliação e a formação. Os procedimentos e estruturas estão descritos no PROQUAL, e são vertidos em normas internas que regulam estes processos. Permitem o reconhecimento do mérito, afetação e formação. O Ciclo de Gestão do Pessoal é síncrono com o Ciclo Anual de Gestão. A DRH organiza as propostas das unidades e, com base nos recursos disponíveis, o Conselho de Gestão define orientações e constrói o mapa de pessoal agregado por carreira e posto laboral. O processo que garante o cumprimento do SIADAP é suportado em aplicação informática que recolhe a informação relativa ao planeamento, autoavaliação, avaliação, apreciação pela Comissão Paritária, homologação e reclamação. O Sistema Integrado de Informação disponibiliza o histórico avaliativo de cada trabalhador, contendo alterações de posição, perdas de pontos. Foi criado um Calendário de Planeamento que permite suportar o ciclo anual de planificação, alinhando os objetivos institucionais da UE com os das estruturas orgânicas e funcionais e a sua participação na gestão e monitorização. Os procedimentos para a avaliação dos docentes estão desmaterializados. O sistema recolhe de forma automática parte da informação na fase de autoavaliação, em que o avaliado faculta os dados relevantes e informa o avaliador das suas expectativas. Há regulamentos para o recrutamento de docentes, em cumprimento do ECDU. É portanto possível afirmar que existem diversos procedimentos de Gestão da Qualidade. O sistema auxilia a definição da estratégia da UE. Dá coerência ao desdobramento dos objetivos num processo em cascata pelos vários níveis. Facultam-se aos avaliadores orientações, como objetivos transversais por carreira / conteúdo funcional, mapas de monitorização, grelha avaliativa por estrutura e quotas para atribuição de menções de mérito e excelência. É portanto possível afirmar que a maioria da informação é utilizada como ferramenta para a gestão da melhoria da qualidade. A Avaliação de Docentes permite identificar instâncias de qualidade deficiente. Baseia-se no ECDU/RJIES. Com periodicidade trienal, a avaliação cobre as funções gerais do docente, incidindo no Ensino, Investigação, Criação Cultural e Artística, Extensão Universitária, Divulgação Científica, Valorização do Conhecimento e Gestão Universitária. pág. 8 de 19

9 Os avaliadores consultam os processos de autoavaliação e produzem relatórios com recomendações que permitem aos docentes planear as suas atividades, constituindo a avaliação um apoio à melhoria do desempenho. Pode portanto afirmar-se que as instâncias de qualidade deficiente são identificadas de forma eficaz. Neste capítulo, o sistema é reconhecido como providenciando uma estrutura que suporta a definição da estratégia da UE, e dá coerência ao desdobramento dos objetivos num processo em cascata pelos vários níveis Nos Serviços de Apoio Fundamentação da apreciação expressa: É realizada uma avaliação dos diversos serviços com base no inquérito de opinião aos estudantes. É verificado o grau de cumprimento do QUAR. Os Relatórios de Atividade são também referidos como elemento de avaliação. A avaliação dos serviços é submetida ao Conselho Geral. As disfunções detetadas são analisadas ao nível da reitoria. Da informação sobre disfunções nos serviços, e da sua análise ao nível da reitoria derivam reajustamentos e alterações na gestão e composição dos recursos humanos. Com base nos inquéritos aos estudantes é possível identificar instâncias de qualidade deficiente no que respeita a instalações letivas, espaços de estudo, bibliotecas, áreas de informática, instalações e equipamentos para práticas desportivas, atividades culturais, refeitórios, serviços académicos, serviços de ação social, serviço de reprografia, núcleo de apoio ao estudante, secretariados dos departamentos e gabinete de relações internacionais. A instituição reconhece a reduzida eficácia do sistema de avaliação da qualidade dos serviços que não potencia a melhoria contínua. Contudo, considerando que existe uma anterior experiência da avaliação das unidades de serviço, mesmo que não uniformizada, que conduz à melhoria do desempenho das unidades de serviço, e que a instituição desenvolveu e tem em implementação um novo modelo homogéneo, a CAE concluiu que, embora a um nível ainda pouco desenvolvido, o sistema de garantia de qualidade deve ser considerado como em desenvolvimento no que se refere à abrangência e eficácia nos serviços de apoio Na internacionalização Fundamentação da apreciação expressa: Está formalmente definida a estrutura política, técnica e administrativa de apoio às Relações Internacionais, na dependência do Vice-Reitor com o pelouro das relações internacionais. Os processos associados à gestão dos programas de mobilidade estão especificados. A DMRI (mobilidade e relações internacionais) definiu um fluxograma e um mapa de processos que permite apurar a responsabilidade de cada interveniente nas várias fases. A CAE apreciou o bom funcionamento dos serviços de apoio aos estudantes estrangeiros e aos estudantes portugueses que participam em ações de mobilidade. pág. 9 de 19

10 A cada protocolo internacional é associado um responsável pela sua dinamização. É referido que não é mantida a afiliação em redes que não tenham atividade relevante. A instituição oferece cursos de mestrado e doutoramento aprovados no âmbito do Programa Erasmus Mundus. Tem protocolos e convénios que permitem a dupla titulação, e apoia cursos superiores nos países lusófonos. A UE estabelece acordos, protocolos e parcerias em redes de natureza vária com instituições de ensino superior, empresas e outras organizações internacionais. Existe um Gabinete específico para os estudantes da CPLP. A UE possui um Departamento de Projetos Internacionais que apoia os investigadores na elaboração de candidaturas e na procura de parceiros para acesso a financiamento do 7º programa quadro. A aposta da internacionalização ao nível da mobilidade - centra-se no programa Erasmus, no programa Almeida Garret (que não é da UE) e na difusão de programas para estágios no estrangeiro. A qualidade dos projetos e dos resultados é avaliada pelas entidades financiadores. Em síntese, há especificação de processos associados à gestão da internacionalização. Existem estruturas de apoio. É feita difusão dos programas de apoio. A qualidade dos projetos e dos resultados está sujeita a avaliação pelas entidades financiadoras. Pode afirmar-se que existem diversos procedimentos de gestão da qualidade. As propostas de acordos e parcerias são avaliadas de acordo com o prestígio e os padrões de exigência das instituições parceiras, e atestados pelas informações colhidas nas páginas web, relatórios e informações disponibilizadas por agências nacionais ou internacionais, consulta de rankings e experiências anteriores. Como indicadores sobre a internacionalização são coligidos o número de protocolos internacionais, o número de projetos internacionais aprovados, o número de artigos científicos publicados com autores estrangeiros, o número de alunos, docentes e funcionários em mobilidade, o número de estudantes estrangeiros a frequentar a UE. Mas não é porém explicado estando definidos os indicadores - como são fixados planos e metas, nem o que é feito com os valores observados. No caso de protocolos o responsável pela sua dinamização apresenta os resultados do processo. Os projetos com financiamento externo são objeto de relatórios exigidos pelas agências nacionais e internacionais e ao controlo de qualidade próprios de cada programa. A CAE é de opinião que deverá haver uma melhor integração entre o processo de internacionalização e o SGGQ e um acompanhamento científico sistemático e estruturado dos projetos. É de sublinhar que os acordos e protocolos são elaborados de acordo com procedimentos específicos definidos pelo Conselho Científico. Os Núcleos possuem manuais de procedimentos associados à mobilidade e aos projetos internacionais. O processo de candidatura para o programa de mobilidade possui suporte informático, e é aplicado um inquérito de satisfação dos alunos. pág. 10 de 19

11 2.3. Articulação entre o sistema de garantia da qualidade e os órgãos de governação e gestão da instituição Articulação entre o sistema de garantia da qualidade e os órgãos de governação e gestão da instituição Fundamentação da apreciação expressa: O SIGQ foi inicialmente desenvolvido com base na vertente do Ensino. Atualmente abrange todas as áreas de atividade da instituição. Os relatórios e as informações produzidas são uma base crucial para a tomada de decisões e da governação. Os elementos produzidos ao longo do ciclo de gestão da qualidade fornecem a informação essencial à realização do ciclo de planeamento e de acompanhamento da execução do plano estratégico. O ciclo de planeamento desenvolve-se na lógica top-down a partir dos objetivos gerais até aos objetivos individuais, e é concretizado nos planos de atividades e nos QUAR da UÉ. É feito o acompanhamento do grau de cumprimento dos Planos e QUAR. Há pois confrontação. São utilizados os Indicadores do PROQUAL. As atividades relacionadas com a garantia da qualidade são definidas no plano de atividades da UÉ e reportadas depois no respetivo relatório de atividades. Há articulação entre o sistema de garantia da qualidade e a gestão e governação da Universidade, garantindo o envolvimento permanente entre a melhoria da qualidade das atividades e o funcionamento da UÉ. O Relatório da UC inclui informação que serve de base à avaliação da UC para a sua classificação e avaliação dos docentes. O Relatório de Curso dispõe de informação para o processo de reestruturação dos ciclos de estudo. O Relatório do Departamento fornece elementos sobre o funcionamento do curso capazes de apoiar um processo de reorganização administrativa. O Relatório da Escola oferece informação para prestação de contas à comunidade académica e ao exterior. O Relatório da Universidade insere informação sobre as atividades da UÉ e constitui o principal meio de prestação de contas à academia, à tutela e à comunidade em geral. O Relatório dos Ingressados fornece informação para apoiar a decisão anual relativa à oferta formativa. O Relatório de Monitorização da Qualidade do Ensino provê informação de apoio à decisão para a elaboração de planos de melhoria dos cursos e das UC. O Relatório dos Indicadores do PROQUAL constitui a base de informação sobre os indicadores do QUAR e o meio de controlo dos resultados em termos do progresso institucional. O Relatório da Empregabilidade e dos Diplomados fornece informação para a reestruturação dos ciclos de estudo e de revisão da oferta formativa. 2.4 Participação das partes interessadas (internas e externas) nos processos de garantia da qualidade Participação das partes interessadas (internas e externas) nos processos de garantia da qualidade pág. 11 de 19

12 2.4.2 Fundamentação da apreciação expressa: Os alunos intervêm por via da participação nos inquéritos de opinião. Os docentes intervêm através de relatórios das UC. As UO intervêm através das Comissões de Curso (integra um estudante), dos Conselhos Pedagógicos e dos Conselhos Científicos. Os Departamentos participam na organização e monitorização dos ensinos que superintendem. Os estudantes participam no Conselho Geral, Conselho Científico da UÉ e das Escolas, Conselho de Avaliação, Senado, Assembleia de Representantes, Conselho de Departamento, Comissões de Curso. Os funcionários não docentes estão nos mesmos órgãos que os estudantes, exceto Comissões de Curso. São referidas 5 categorias de participação: Definição da política de qualidade; Provimento de informação; Apuramento da qualidade percebida; Autoavaliação do desempenho individual ou das entidades; Análise de resultados e decisão para melhoria. Existe um Conselho de Avaliação, constituído pelo responsável pela implementação, acompanhamento e revisão do programa de promoção da qualidade, sendo apoiado pelo GAPIQ, presidido por uma entidade externa a convite do reitor. Inclui 1 aluno, 1 docente por cada Escola, 1 funcionário não-docente, o pró-reitor para a Avaliação e Promoção da Qualidade. A informação provém essencialmente das UO, Serviços e unidades de apoio. Permite construir os indicadores do Programa da Qualidade, que abarcam toda a instituição. São elaborados relatórios de autoavaliação que servem para o nível seguinte produzir o respetivo relatório com informação mais agregada. Estes processos de autoavaliação são executados com base nos referenciais do PROQUAL e atendem à análise dos dados disponíveis, por via de indicadores e inquéritos. Os inquéritos de opinião visam conhecer a opinião de alunos, docentes, funcionários não docentes. Os resultados de um ciclo de avaliação são analisados nos diversos órgãos da UÉ, os quais integram personalidades internas e externas, e fundamentam as decisões. As personalidades externas são envolvidas no processo de garantia da qualidade, através da participação direta no Conselho Geral, Conselho de Avaliação e Senado. As entidades externas participam nos inquéritos de opinião a diplomados, a empregadores e utentes dos serviços. 2.5 Sistema de informação (mecanismos de recolha, análise e divulgação interna da informação; abrangência e relevância da informação gerada) Sistema de informação (mecanismos de recolha, análise e divulgação interna da informação; abrangência e relevância da informação gerada) pág. 12 de 19

13 2.5.2 Fundamentação da apreciação expressa: O Sistema de Informação assegura desde a publicação de inquéritos pedagógicos, a resultados estatísticos de inquéritos de disciplina, aos resultados do desempenho de cada docente, à recolha e publicação de estatísticas académicas, à publicação de material didático, à publicação de sumários, ao apoio à comunicação no âmbito de uma Unidade Curricular. O Sistema de Informação foi criado em 1999, e teve uma profunda reformulação em Integra as áreas administrativa, académica, e investigação. A ênfase situa-se na área académica. Existem procedimentos bem estabelecidos para recolha, tratamento e análise de informação. Há um conjunto de funcionalidades desenvolvidas para apoio aos processos que correm na instituição. Alguns com implicação próxima para a construção de indicadores do sistema de qualidade: Avaliações dos estudantes, progressão escolar dos alunos, taxas de sucesso; Procedimentos de avaliação do desempenho dos docentes, Registo da atividade de investigação por docente/investigador. Tipologias de projetos em curso. O Sistema de informação é um sistema sólido, flexível, ancorado numa plataforma desenvolvida e controlada internamente, permitindo um elevado grau de desmaterialização da documentação de suporte e automatização dos procedimentos inerentes, traduzida numa sólida integração e abrangência do sistema de garantia da qualidade. 2.6 Publicação de informação relevante para as partes interessadas externas Publicação de informação relevante para as partes interessadas externas Emergente (desenvolvimento parcial) Fundamentação da apreciação expressa: A UE possui um Portal institucional alimentado pelo sistema de informação. Está implementada uma Área do Estudante que agrega informação relativa às características da oferta formativa, às candidaturas, aos modos de acesso, ao número de vagas, às provas específicas, às notas de entrada de anos anteriores. Reúne ainda informação académica, como sejam os planos de estudo, os editais de abertura, o valor, calendários e modalidades de pagamento das propinas, regulamento escolar e os procedimentos académicos, bem como a informação sobre as diferentes vertentes do apoio ao Estudante. Há ligação a uma página orientada à promoção da qualidade de que consta informação sobre resultados da avaliação e acreditação dos ensinos dos vários ciclos de estudos; divulgação dos vários componentes do PROQUAL, especialmente indicadores de monitorização da qualidade; estudos sobre a temática da qualidade e da avaliação; relatórios de avaliações externas, relatório sobre O Acesso ao Ensino Superior, relatório Monitorização da Qualidade do Ensino; estudo Contributos para um Diagnóstico do Insucesso Escolar no Ensino Superior, estudo Oferta de Emprego em Portugal por Áreas Científicas; Análise do inquérito de opinião aos funcionários não docentes. É igualmente facultado acesso a documentação de enquadramento dos processos de avaliação e acreditação, legislação, Guiões da A3ES, dados para a elaboração dos relatórios de autoavaliação dos cursos. O Moodle suporta a comunicação interna, no apoio ao ensino. O Webmail representa um serviço pág. 13 de 19

14 disponibilizado à comunicação da comunidade interna. Alguma da informação anteriormente referida é igualmente dirigida ao exterior, nomeadamente a potenciais alunos, como seja informação relativa às características da oferta formativa (candidaturas, modos de acesso, números de vagas, provas específicas, notas de entrada de anos anteriores), ou informação académica (planos de estudo, valor, calendários e modalidades de pagamento das propinas, procedimentos académicos, informação sobre as diferentes vertentes do apoio ao Estudante). A partir do Portal institucional é facultado acesso ao Jornal eletrónico e ao Repositório Digital de Publicações Científicas da UE. Não há definição de uma política de auto arquivo. As ligações a páginas próprias dos Serviços, Escolas, Departamentos, Centros de Investigação, Biblioteca facultam informação de interesse simultâneo interno e externo. Verifica-se que não existe, ainda, uma política de divulgação suficientemente definida que identifique a informação relevante que deve ser providenciada, para além da que é obrigatória. Também não se verifica que esteja garantida a geração automática da informação dirigida aos perfis específicos (empregadores, ministério, empresas, candidatos), naturalmente sujeita a análise prévia dos órgãos responsáveis. 2.7 Acompanhamento, avaliação e melhoria contínua do sistema de garantia da qualidade Acompanhamento, avaliação e melhoria contínua do sistema de garantia da qualidade Fundamentação da apreciação expressa: Compete ao Conselho de Avaliação promover a revisão periódica da política de promoção da qualidade, a monitorização, a avaliação permanente do sistema interno de garantia da qualidade e, no fundo, a responsabilidade pela sua melhoria continua, adaptando-a às exigências externas e aos documentos estratégicos da instituição. Ou seja, estatutariamente está definida a função de acompanhamento. O que não foi evidenciado foi a sua revisão periódica. O Conselho de Avaliação realiza reuniões periódicas e analisa relatórios. Deteta anomalias no sistema. Discute e corrige. Garante a melhoria contínua. (Como exemplos de aspetos menos positivos que foram objeto de reflexão do Conselho de Avaliação, são apontados: baixa taxa de preenchimento dos relatórios de UC; baixas taxas de resposta ao inquérito de opinião aos alunos; dificuldade em saber como atuar devido à diluição de responsabilidades nas fases do ciclo de avaliação e pela ausência de critérios para fecho do ciclo; insuficiente definição da política de divulgação dos resultados; necessidade de aperfeiçoamento do processo de calendarização das rotinas de avaliação; necessidade de alargar o PROQUAL a outras vertentes da UÉ, nomeadamente a inclusão da avaliação dos serviços). As anomalias anteriormente referidas, que foram objeto da reflexão do Conselho de Avaliação, são efetivamente do tipo que uma meta-avaliação deve analisar. Ou seja, não se limita à análise sobre valores de desempenho, mas reflete sobre a validade dos instrumentos e modelos do sistema de garantia da qualidade. É referido que os elementos de reflexão são extraídos periodicamente do Sistema de Informação. pág. 14 de 19

15 A candidatura à auditoria pela A3ES é apontada como uma evidência do cuidado colocado na melhoria contínua do sistema. A auditoria pela A3ES cumpre o requisito da submissão regular do sistema de garantia da qualidade à avaliação por entidades externas. Como razões para revisão efetuada ao Sistema de Garantia da Qualidade são apontadas quer as especificações publicadas pela A3ES, quer a experiência adquirida. A instituição afirma que os referenciais para a autoavaliação, os instrumentos de recolha de opinião e os indicadores de monitorização da qualidade devem ser periodicamente revistos, atendendo às necessidades da instituição e às exigências externas, nacionais e internacionais. A perspetiva de periodicidade de revisão ocorre como indexada às necessidades da instituição e às exigências externas. 2.8 O sistema interno de garantia da qualidade, visto no seu todo O sistema interno de garantia da qualidade, visto no seu todo Fundamentação da apreciação expressa: O sistema interno de garantia da qualidade cobre todas as áreas de missão da Universidade: Ensino, Investigação e Extensão. Cobre, igualmente, todas as áreas de suporte da Universidade: Recursos humanos, Serviços de Apoio, Modelo de Gestão, Estrutura organizacional. Para todas as áreas define objetivos, e estabelece padrões de qualidade. O Conselho de Avaliação, os diretores das escolas, os diretores de curso, os docentes, os investigadores e funcionários não docentes estão envolvidos em processos de autoavaliação. Nos processos de autoavaliação são ainda envolvidos os estudantes, através da aplicação de inquéritos. No seu conjunto, o processo é coordenado por um pró-reitor para a Avaliação e Promoção da Qualidade. Há integração e retroação. A metodologia tipo bottom-up seguida na produção dos relatórios de autoavaliação permite a análise sucessiva dos resultados e o consequente processo de tomada de decisão para melhorar o desempenho aos diferentes níveis da hierarquia. Os resultados são tidos em conta pela maioria dos Departamentos e Escolas, que identificam as necessidades de melhoria ou de reforço dos padrões de exigência e os integram nos planos de atividades. São desenvolvidos Planos de Melhoria, em função da tipificação das situações extraordinárias detetadas no funcionamento das unidades curriculares. O modelo de planeamento operacional segue uma lógica top-down, a partir dos objetivos anuais da Universidade para os vetores de missão e de suporte, que são sucessivamente refletidos nos Planos de Atividades das Escolas, Departamentos, ciclos de estudos, serviços e, mais recentemente, até nos objetivos de desempenho dos funcionários avaliados no SIADAP. Os objetivos são refletidos no Quadro de Avaliação e Responsabilidade da Universidade, Unidades Orgânicas e Serviços, através da definição de metas muito precisas para os indicadores de qualidade. A definição de metas para o ano seguinte, e o progresso institucional no desenvolvimento do plano estratégico, são baseados nos indicadores definidos e na observação dos desvios e resultados atingidos. pág. 15 de 19

16 A CAE concorda que, no seu todo, o sistema interno de garantia da qualidade, ao pretender exigir o envolvimento e a participação de todos, contribui para a consolidação da cultura de qualidade desenvolvida ao longo dos anos no sentido da melhoria contínua, com a determinação e definição clara de responsabilidades, competências, funções, direitos e deveres adstritos a cada serviço e a cada pessoa. 3. Pontos fortes e boas práticas 3.1. Principais pontos fortes do sistema: Há um claro envolvimento e empenhamento do reitor e da sua equipa no desenvolvimento de um Sistema de Garantia da Qualidade. O Sistema de informação é sólido, flexível, e está ancorado numa plataforma desenvolvida e controlada internamente, permitindo um elevado grau de desmaterialização da documentação de suporte e automatização dos procedimentos inerentes, traduzida numa sólida integração e abrangência do sistema de garantia da qualidade. É reconhecida a valorização institucional da produção científica. Está implementado um Regulamento de Avaliação de Desempenho dos Docentes, ligado aos requisitos do programa da qualidade. A Universidade participa em diversas iniciativas, em prol do bem-estar da população e, em especial, do progresso e difusão do conhecimento na região Boas práticas, passíveis de difusão: Participação dos representantes dos estudantes no Conselho de Avaliação da Qualidade. 4. Recomendações para melhoria do sistema 4.1. Recomendações essenciais aspectos a requerer acção correctiva A CAE considera que a eficácia do SGQ fica definitivamente diminuída quando se verifica evidência de omissão continuada da constituição de algum Conselho Pedagógico, órgão estatutariamente definido, com competências inalienáveis na coordenação vertical do funcionamento do sistema na vertente do ensino e aprendizagem. Esta vulnerabilidade ao nível dos Conselhos Pedagógicos constitui um obstáculo à credibilização, eficácia e adesão ao sistema, nomeadamente por parte dos estudantes e do próprio corpo docente. É imperativo que esta fragilidade seja comprovadamente superada. A fragilidade apontada poderá ser rapidamente superada, sendo para tal necessário que a Reitoria da Universidade de Évora assegure a constituição formal dos conselhos em falta, e produza evidência do seu regular funcionamento dentro dos seis meses seguintes. É importante garantir que o desenvolvimento do sistema interno de garantia de qualidade ocorre também de forma independente das exigências externas. Pretende-se um sistema de avaliação da qualidade menos dominantemente baseado nas exigências dos promotores dos programas financiados, contemplando um leque alargado de vetores de afirmação estratégica institucional. A insuficiente articulação entre a estrutura orgânica IIFA - de natureza científica - e as outras unidades orgânicas, não garante que sejam reunidas as condições necessárias, ao nível dos recursos pág. 16 de 19

17 humanos e materiais, para a primeira atingir os seus objetivos. È essencial que seja desenvolvido um adequado nível para a articulação entre o IIFA, como unidade de gestão de projectos, e as unidades científico-pedagógicas que disponibilizam os recursos humanos Recomendações adicionais, colocadas à consideração da instituição A CAE concorda com a preocupação que a Universidade de Évora coloca na revisão dos Estatutos para permitir os ajustamentos ao modelo organizacional e sistema de decisão e de responsabilização, capaz de tornar a promoção da qualidade um elemento transversal a todos os domínios da instituição. Neste sentido, importa reforçar a cadeia de dependência funcional apelando à participação das representações por inerência funcional em níveis de coordenação. A CAE considera que o alargamento da constituição do Conselho de Avaliação, por forma a incluir os Presidentes dos Conselhos Pedagógicos, facilitaria a monitorização próxima do funcionamento destes órgãos e, simultaneamente, reforçaria a sua intervenção, bem como o reconhecimento do seu papel na contribuição para a garantia da qualidade do processo de ensino e aprendizagem. É referido pela Instituição que a insuficiente eficácia do sistema decorre de alguma incapacidade de atuação perante situações concretas, que pode ser encarada como uma insuficiente internalização e apropriação pela instituição da cultura qualidade, sendo, por vezes, as ações de recolha e tratamento da informação encaradas como um processo burocrático. Um levantamento objetivo das principais situações que constituem pretexto de reclamação invocando a carga burocrática associada, permitiria investir no esforço necessário à sua máxima simplificação e à disponibilização do apoio necessário por forma a desmistificar o argumento da burocracia. Deve ainda ser completada a aplicação em curso do novo modelo homogéneo para avaliação dos serviços. 5. Conclusão 5.1. O sistema interno de garantia da qualidade auditado cumpre os requisitos mínimos para a sua certificação, de acordo com os critérios definidos no Manual para o Processo de Auditoria? O sistema de garantia da qualidade auditado cumpre os requisitos para a sua certificação condicionado à comprovação da superação da situação que se considera limitativa na área do ensino e aprendizagem, nos moldes sugeridos nas recomendações essenciais (2º parágrafo de 4.1) Fundamentação da apreciação de cumprimento assinalada A área do ensino e aprendizagem foi avaliada como em desenvolvimento. A CAE considera que, independentemente da qualidade que a conceção e implementação do SGQ no vetor do Ensino e Aprendizagem possa atingir, a sua eficácia fica definitivamente diminuída quando se verifica evidência de omissão continuada da constituição de algum Conselho Pedagógico, órgão estatutariamente definido, com competências inalienáveis na coordenação vertical do funcionamento do sistema. A abrangência e eficácia dos procedimentos e estruturas de garantia da qualidade no Ensino e Aprendizagem não poderão ser considerados como tendo atingido um nível de desenvolvimento adequado sem que esteja comprovada a constituição e o efetivo funcionamento de todos os Conselhos Pedagógicos. A área O sistema no seu todo, é considerada como em desenvolvimento, e nenhuma das áreas em análise é considerada como inexistente. O PROQUAL define os objetivos, orientações gerais e específicas e a política de qualidade do programa. Comporta a identificação dos diferentes níveis de responsabilidade e as competências pág. 17 de 19

18 imputadas a cada sector. Existem diversos procedimentos de Gestão da Qualidade do Ensino. O processo de monitorização e análise de informação, bem como o entrosamento na malha científico-pedagógica estão acautelados. Existem diversos procedimentos de Gestão da Qualidade orientados à ID. A valorização económica do conhecimento gerado requer atenção, não se verificando a existência de um regulamento de propriedade intelectual, nem um regulamento para a criação e acompanhamento de spin-offs. A articulação com o contexto envolvente é reconhecida como insuficiente. Na Colaboração interinstitucional e com a comunidade verifica-se a existência de estruturas de suporte, e de algum grau de especificação e regulamentação. São celebrados protocolos com empresas para realização de estágios curriculares e de trabalhos de dissertação de mestrado. A informação não é usada de forma sistemática para a gestão da melhoria da qualidade na cooperação interinstitucional e com a comunidade. Há regulamentos e estruturas que parecem funcionar de forma independente. Não se evidencia como os planos de atividade se articulam com o plano da instituição. A deteção de instâncias de qualidade deficiente ocorrerá numa perspetiva totalmente interna às próprias ações de ligação ao exterior. Não se verifica a existência de um órgão coordenador. Não se evidencia a importância estratégica associada por exemplo à superintendência por parte de um elemento da equipa reitoral. Há um Ciclo de Gestão do Pessoal, síncrono com o Ciclo Anual de Gestão: Foi desenvolvido um novo modelo de avaliação dos Serviços, com características mais homogéneas. É aparente que a instituição considera que com este novo modelo em implementação seja possível potenciar a melhoria contínua. Os processos associados à gestão dos programas de mobilidade estão especificados. Há um Departamento de Projetos Internacionais que apoia os investigadores na elaboração de candidaturas e procura de parceiros. A aposta da internacionalização ao nível da mobilidade - centra-se no programa Erasmus. As diversas ações empreendidas são objeto de relatórios exigidos pelas agências nacionais e internacionais e ao controlo de qualidade próprios de cada programa. Ou seja, onde há financiamento e avaliação externa, essa é a estrutura assumida de garantia da qualidade. A CAE concorda com a autoavaliação de em desenvolvimento em relação aos capítulos: Articulação entre o sistema de garantia da qualidade e os órgãos de governação e gestão da instituição; Participação das partes interessadas nos processos de garantia da qualidade; Sistema de informação; Acompanhamento, avaliação e melhoria contínua do sistema de garantia da qualidade. O capítulo O sistema interno de garantia da qualidade, visto no seu todo, é avaliado como em desenvolvimento. O sistema cobre todas as áreas de missão da Universidade. Para todas as áreas define objetivos, e estabelece padrões de qualidade. Há um elevado grau de integração entre as áreas e há retroação. O capítulo Publicação de informação relevante para as partes interessadas externas é avaliado como emergente. Não é possível considerar que as partes interessadas externas sejam pág. 18 de 19

19 identificadas e as suas necessidades de informação sejam tomadas em consideração. pág. 19 de 19

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