Manuais de Utilização Nuvem

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2 Apresentação A CTI apresenta a todos o manual de utilização da solução de acesso ao repositório de arquivos institucionais através da internet. O serviço está disponível a todos os servidores ativos com cadastro no IFSP câmpus São Carlos. O sistema é implantado através do sistema Open Source OwnCloud e foi adaptado pela CTI para atender várias funcionalidades de acesso e compartilhamento de arquivos. Página 2

3 Motivo da Implementação Primeiramente temos que deixar claro que a reitoria do IFSP já oferece um serviço de utilizando o mesmo software e dá toda garantia de funcionamento. Todos os servidores tem acesso através do endereço O motivo desta implementação local no câmpus São Carlos foi focado em uma melhoria no acesso e facilidade de compartilhamento aos arquivos institucionais do câmpus. O acesso ao servidor de arquivos interno do câmpus São Carlos, por razões de segurança, não pode ser realizado externamente, o que impossibilita de que a da reitoria possa realizar um acesso como o implementado na do câmpus São Carlos. Página 3

4 Acesso ao Sistema O acesso ao sistema é realizado através do endereço e é acessível de qualquer local através de internet. Para realizar o acesso deve ser inserido o nome de usuário e senha institucionais do câmpus São Carlos do IFSP (o mesmo do nosso Moodle e do Servidor de Arquivos e Impressão). Página 4

5 Tela Inicial A tela inicial oferece as opções detalhadas na imagem, sendo elas: 1 Navegação principal e escolha de funcionalidades (arquivos, documentos, marcadores, calendário, etc.); 2 Navegador de fontes de dados (para filtrar os arquivos pelas opções disponíveis); 3 Opções Raiz do seu disco, criação de novos arquivos e pastas e envio de arquivos (limite máximo atual 200Mb); 4 Tela de navegação dos arquivos, a tela inicial exibe todos os arquivos e conexões com pastas configuradas. Página 5

6 Tela Inicial Detalhando o item 1: o menu dá acesso aos serviços atualmente instalados na nuvem. O de interesse no momento é o Arquivos que provê o acesso remoto a arquivos e a possibilidade de compartilhamento dos mesmos. Os outros itens como Documentos, Marcadores, Calendário e outros estão em teste de funcionalidade e ainda não recomendamos sua utilização mas podem ser acessados normalmente. Página 6

7 Tela Inicial Detalhando o item 2: opções de filtragem. - Todos os arquivos: apresenta todos os arquivos armazenados na nuvem e em todos os armazenamentos externos conectados. - Favoritos: mostra os itens marcados como favorito pelo usuário. - Compartilhado com você: mostra todos os itens que foram compartilhados com você. - Compartilhado com outros: mostra todos os itens que você compartilhou com outros usuários. - Compartilhado por link: mostra todos os links de compartilhamento externo criados por você. - Armazenamento Externo: mostra todas as unidades de compartilhamento externo conectadas na sua nuvem. Página 7

8 Tela Inicial Detalhando o item 3: Criação de arquivos e pastas e envio de arquivos. - Criação de arquivos e pastas: esta opção possibilita a criação de pastas na nuvem ou em qualquer unidade de rede (Armazenamento Externo) conectada e também de arquivos de texto. - Envio de Arquivos: esta opção permite o envio de arquivos para a nuvem ou para as unidades de rede conectadas. Pedimos atenção para o tamanho máximo de envio de 200 Megabytes. Página 8

9 Tela Inicial Detalhando o item 4: Tela de exibição dos arquivos e unidades conectadas. Esta tela serve para navegação nos arquivos e unidades de rede conectadas na nuvem. Na parte da esquerda estará o nome da pasta ou compartilhamento e na direita as informações de espaço utilizado e última modificação realizada. Página 9

10 Tela Inicial Detalhando o item 4 (continuação): Unidades de Rede conectadas (Armazenamento Externo). São unidades de rede externas ao servidor da nuvem que podem ser conectadas para serem acessadas fora da rede interna do IFSP. Por padrão as duas unidades de rede disponíveis automaticamente para todos os usuários são a pasta pessoal de cada usuário no servidor de arquivos e a pasta digitalizações que recebe automaticamente os documentos digitalizados na impressora Lexmark X950 na sala da Direção. Página 10

11 Área do Usuário No canto superior direito fica localizado o menu do usuário. As opções disponíveis são Pessoal, Ajuda e Sair. Utilize a opção pessoal para ver suas preferências de utilização do sistema e para realizar conexões de Unidades de Armazenamento Externo. Na próxima página detalhamento desta opção. A opção Ajuda mostra alguns tópicos de funcionamento do Owncloud (ainda em inglês). A opção Sair serve para encerrar a sessão do usuário no navegador e garantir uma saída segura do sistema. Página 11

12 Área do Usuário Após acessar a opção Pessoal no menu usuário a tela de configuração de preferências do usuário se abrirá e um novo menu na parte esquerda estará disponível para ajudar a navegação desta área. - A opção Clientes de Sincronização exibe opções para download de clientes que executam a sincronização dos arquivos da nuvem com seu computador. Por este não ser o propósito do sistema a CTI não recomenda e nem dará suporte na utilização dos mesmos. Só alertamos que utilizar este tipo de conexão com unidades de Armazenamento Externo podem causar problemas e serão verificados para garantir a estabilidade do servidor de arquivos da instituição. As outras opções são informações pessoais do usuário como e- mail e grupos no qual está inserido, opção de alteração de imagem, configuração de notificações (como e quando o sistema envia s para você). Página 12

13 Armazenamento Externo Armazenamento Externo: esta opção serve para realizar conexão com unidades de rede internas e este é o propósito da implantação desta nuvem, fornecer acesso externo a arquivos do servidor de dados da instituição. Você somente poderá conectar em compartilhamentos de arquivos no qual você tenha permissão de acesso (lembrando que o usuário e senha da nuvem é o mesmo do servidor de arquivos). Página 13

14 Armazenamento Externo Para iniciar a configuração de uma unidade armazenamento externo coloque primeiro o nome que você quer que o compartilhamento apareça para você na nuvem. Escolha também o tipo de conexão SMB/CIFS para realizar a conexão. Página 14

15 Armazenamento Externo Após selecionar a opção SMB/CIFS preencha os seguintes campos com as seguintes configurações: - Host: gateway.ifspsaocarlos.edu.br - Usuário: seu nome de usuário - Senha: sua senha - Pasta Remota: nome do compartilhamento que quer se conectar (no caso foi escolhido a pasta PUBLICO do servidor de arquivos) - Não é necessário salvar, caso o indicador verde seja exibido na configuração a conexão está correta Página 15

16 Armazenamento Externo Finalizando a configuração pode retornar para a página inicial que a unidade de rede estará disponível para ser utilizada e terá o nome que foi informado no primeiro campo da configuração. Página 16

17 Compartilhando Arquivos A outra finalidade da implantação do sistema é o compartilhamento de arquivos de maneira mais fácil, tanto dentro da instituição quanto para fora quando necessário. Existem dois tipos de compartilhamento que são com usuários ou grupos internos do câmpus e através de link que pode ser distribuído externamente. Página 17

18 Compartilhando Arquivos A outra finalidade da implantação do sistema é o compartilhamento de arquivos de maneira mais fácil, tanto dentro da instituição quanto para fora quando necessário. Existem dois tipos de compartilhamento que são com usuários ou grupos internos do câmpus e através de link que pode ser distribuído externamente. Para compartilhar com uma pessoa ou grupo de dentro da instituição basta digitar o nome (que será autocompletado baseado nos nossos usuários e grupos cadastrados e definir as permissões). Página 18

19 Compartilhando Arquivos Para o compartilhamento interno podem ser inseridos múltiplos servidores ou grupos para acessar o arquivo. Também devem ser definidas permissões de acesso aos arquivos (por padrão o compartilhamento permite editar e realizar mudanças nos arquivos, sugerimos desabilitar esta configuração sempre que necessário). Também é possível notificar por para o usuário para informar que o item foi compartilhado. Página 19

20 Compartilhando Arquivos Para o compartilhamento por link a funcionalidade é prover acesso (somente leitura) externamente a nossa rede e pode ser realizado: - De forma simples (somente marcar o item Compartilhar link). - Protegido com Senha (inserir a senha que será solicitada quando alguém tentar acessar o link compartilhado). - Com definição de expiração (definir a data de validade do compartilhamento, sendo que após esta data o mesmo deixará de existir). - Também é possível uma combinação destes três itens para dar mais segurança ao compartilhamento. Página 20

21 Orientações Finais Para finalizar gostaríamos de solicitar que todos utilizassem com cuidado, estando cientes que estamos tratando de arquivos institucionais e do acesso aos mesmos. Seguem algumas orientações: - Não compartilhe itens da pasta do setor sem anuência da chefia do mesmo. - Sempre que possível utilize datas de expiração nos compartilhamentos criados. - Utilizem as pastas pessoais para armazenar seus arquivos de trabalho que são separados do setor (estas são de uso e acesso exclusivo da pessoa). - A não ser que seja absolutamente necessário não compartilhe pastas. - Sempre lembre de cancelar o compartilhamento que realizou após o mesmo não ter mais utilidade. - A utilização do sistema está condicionada a monitoramento da utilização, principalmente no que se aplica às pastas de setores da instituição. - O usuário se responsabiliza totalmente por suas ações no sistema. Dúvidas adicionais devem ser comunicadas para a CTI através do cti@ifspsaocarlos.edu.br Página 21