INTELIGÊNCIA EM COMPRAS: O NOVO DESAFIO DA BOLSA ELETRÔNICA DE COMPRAS DE SÃO PAULO

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1 Centro de Convenções Ulysses Guimarães Brasília/DF 16, 17 e 18 de abril de 2013 INTELIGÊNCIA EM COMPRAS: O NOVO DESAFIO DA BOLSA ELETRÔNICA DE COMPRAS DE SÃO PAULO Maria de Fátima Alves Ferreira

2 2 Painel 01/003 Experiências e metodologias para a qualidade do gasto público INTELIGÊNCIA EM COMPRAS: O NOVO DESAFIO DA BOLSA ELETRÔNICA DE COMPRAS DE SÃO PAULO Maria de Fátima Alves Ferreira RESUMO A contribuição dos sistemas eletrônicos de compras públicas para a melhoria do gasto é de reconhecimento amplo e é objeto de inúmeros registros e artigos. Apenas o Estado de São Paulo, que iniciou a aquisição de bens e serviços por meio eletrônico em 2000, já gerou neste período uma economia de cerca de R$ 7,4 bilhões. (fonte:sitewww.bec.sp.gov.br -consulta em 11/03/2013). O desafio apresentado no momento é de promover inovações para ampliar ainda mais sua colaboração. Como planejar melhor as compras ou torná-las ainda mais ágeis e com menores custos? O que é necessário fazer para oferecer melhor condição de negociação de preços com fornecedores? Como dar maior transparência e confiabilidade? Estas são algumas das questões que têm orientado as ações da Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contratações Eletrônicas da Sefaz na implantação de um processo contínuo de melhoria. Este artigo narra a experiência recente de implantação de uma solução Business Intelligence que permita criar uma inteligência em compras, aprimorando o planejamento, criando preços de referência, e facilitando o processo de negociação.

3 3 INTRODUÇÃO A Bolsa Eletrônica de Compras do Governo do Estado de São Paulo BEC/SP foi implantada em setembro de 2000, para aquisição de bens, com o procedimento de Dispensa de Licitação, pelo valor, para aquisições até R$ 8.000,00, sendo que em setembro de 2001 a Bolsa Eletrônica iniciou as operações com a modalidade Convite, envolvendo aquisições de até R$ ,00. No ano de 2002 ampliou sua atuação com a introdução de negociação de medicamentos e correlatos e, a partir de 2003, ocorreu a expansão do Sistema BEC/SPpara procedimentos de Dispensa de Licitação aos Municípios Paulistas, Universidades e Sociedades de Economia Mista, não dependentes, do Estado de São Paulo. Esse sistema opera na plataforma internet. A garantia aos princípios da legalidade, moralidade, impessoalidade, publicidade e eficiência, além da manutenção da probidade administrativa encontram-se presentes reforçadas pela automação do Sistema BEC/SP, sistema que retira qualquer ingerência humana da etapa de apuração de preços e pela maior rapidez na realização dos próprios procedimentos. Em 2005 foi regulamentado o Pregão Eletrônico para a Secretaria da Fazenda e, em 2006, para a Administração Direta, Autárquica e Fundacional do Estado de São Paulo. O Decreto n º , de 2 de janeiro de 2007, determinou que a utilização da modalidade Pregão, em sua forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns, fosse obrigatória para toda a Administração Pública estadual, por meio da Bolsa Eletrônica de Compras do Governo do Estado de São Paulo Sistema BEC/SP. Essa medida foi adotada não somente para dar mais transparência ao processo de aquisição de bens e serviços comuns pelo setor público,mas também para abrir o acesso das compras governamentais ao mercado. Entre os resultados estão a tendência de queda nos preços praticados, pela ampliação da competitividade, reunindo um maior número de fornecedores envolvidos e despertando o interesse dos que jamais haviam participado de processos licitatórios convencionais, pela abrangência que o processo oferece. As principais vantagens para o Estado concentram-se na redução do custo processual e das negociações,

4 4 o que imprime maior agilidade e confere transparência ao procedimento licitatório,além do benefício à economia paulista com a pulverização geográfica das empresas participantes que possibilita a ampliação da perspectiva de vendas e o desenvolvimento regional. Para o perfeito funcionamento do Sistema BEC/SP, a condição essencial foi a implantação do Sistema Integrado de Informações Físico-Financeiras - Siafisico, ocorrida em 02 de janeiro de 1998, pelo Decreto nº , de 09 de dezembro de 1997, que integra dados físicos do banco de itens de materiais e serviços, contemplando os respectivos preços de aquisição, com a execução orçamentária e financeira do Estado, registrada no Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios Siafem/SP, este implantado pelo Decreto nº , de 21 de dezembro de 1995, e utilizado por todos os órgãos e entidades que compõem a estrutura administrativa do Estado de São Paulo, operando na plataforma mainframe com o Sistema BEC/SP. Todos esses sistemas se integram independentemente da plataforma em que operam. O Siafisico promoveu a padronização da descrição de materiais e serviços contratados pelo Estado, possibilitando a identificação dos preços praticados nas regiões administrativas e dos fornecedores contratados, permitindo análises do comportamento desses dados, transformando em informações estratégicas para o Estado. Este sistema constitui-se basicamente em Cadastros Únicos de: a) Fornecedores b) Materiais e Serviços c) Banco de Preços. Para viabilizar essa comunicação e promover a efetiva integração de dados, a partir de 06 de abril de 1998, foi criado o documento de emissão obrigatória, denominado Oferta de Compra - OC, que desencadeia a reserva da dotação orçamentária, mediante a informação, pelas unidades compradoras, do preço estimativo para contratação. As condições necessárias para um salto de qualidade na gestão das negociações eletrônicas havia sido alcançado. A utilização das informações com a finalidade de serem respondidas questões essenciais para uma boa compra já existem:

5 5 O que comprar? De que forma comprar? Quanto comprar? Quando comprar? O novo desafio da BEC/SP concentrou-se na implantação de um Sistema de Gestão Estratégica, com a definição de missão, visão, princípios, padronização de processos e identificação de indicadores capazes de aprimorar o processo de contratação pública. Diante da imensidão de dados que são registrados na execução orçamentário-financeira, somente um sistema de extração de dados que pudesse combinar dimensões e fatos poderia colaborar na elaboração de diagnósticos e de previsões, visando mitigar riscos e aprimorar o processo de planejamento das compras governamentais. Para tanto, uma sucessão de medidas foi adotada, iniciando-se com o processo de certificação ISO 9001:2008, a definição de 44 indicadores de gestão envolvendo as camadas estratégicas, de gestão e operacionais, bem como a forma de seu monitoramento, a apuração de preço estimativo para contratação a partir da contratação de consultoria da Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas Fipe, para tratar o banco de preços praticados pelo Estado e para produzir informações de preços de mercado para balizar as aquisições de produtos pela administração pública. Essa prática será implementada a partir da seleção dos produtos mais adquiridos, que contemplam as aquisições mais frequentes. Todo esse processo de modernização foi viabilizado com o apoio do Banco Interamericano de Desenvolvimento - BID. O objetivo da Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contratações Eletrônicas Cedc, gestora da Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de São Paulo - BEC/SP, no escopo do programa de modernização do Estado, é aumentar a eficiência e a eficácia dos processos de trabalho e melhorar o controle do gasto público e dos serviços por ela prestados. A abrangência do Sistema BEC/SP engloba as Unidades Compradoras do Estado de São Paulo, Secretarias, Autarquias, incluindo as Universidades, Fundações, Sociedades de Economia Mista, Tribunal de Justiça, Tribunal de Contas, Municípios Paulistas e Entidades conveniadas, tais como Sebrae e Investe SP.

6 6 Os números do Sistema BEC/SP descrevem a grandeza de sua atuação: 900 Unidades Compradoras;155mil itens cadastrados no Cadastro Único de Materiais e Serviços, sendo 43 mil da área da saúde e 11 mil da área metroferroviária, utilizada pelo Metrô e Companhia de Trens Metropolitanos de São Paulo. Em sintonia com a proposta de sustentabilidade do Governo do Estado de São Paulo, a BEC/SP também desenvolveu o Catálogo Socioambiental, em parceria com a Secretaria de Meio Ambiente, atualmente composto por mais de 850 itens. Esse selo é conferido pela Secretaria de Meio Ambiente, que identifica os produtos e serviços que atendam os seguintes critérios socioambientais:redução de emissão de poluentes; racionalização do uso de matérias primas; utilização de produtos de baixa toxicidade; minimização da geração de resíduos de produção; e utilização de produtos de baixa toxicidade. Dentro do processo de melhoria contínua, a implantação de um Cadastro Unificado de Fornecedores do Estado de São Paulo Caufesp que pudesse padronizar e unificar procedimentos, agilizar e reduzir o custo dos fornecedores para o cadastramento, já que uma vez cadastrado poderá fornecer para todas as Unidades Compradoras do Estado, se tornou imprescindível e foi implantado por meio do Decreto nº , de 27 de setembro de 2007, de uso obrigatório pelo Estado. Hoje já são 43 mil fornecedores inscritos, sendo 20% de micro e pequenas empresas. Uma nova expansão aconteceu a partir do Decreto , de 20 de abril de 2012, com a autorização da celebração de convênios com municípios paulistas para utilização da modalidade pregão eletrônico, envolvendo aquisição de bens e contratação de serviços comuns, independentemente do valor, ampliando ainda mais a perspectiva de negócios. As prefeituras de São Paulo e São Caetano do Sul foram as primeiras a participar do sistema, atualmente estendido a outras cidades como Piquete, Limeira, São João da Boa Vista e Pederneiras. A adesão das prefeituras traz um potencial ainda maior de negócios, de economia e de eficiência nos gastos. Desde o ano 2000 até fevereiro de 2013, foram adquiridos, entre bens e serviços, 2,5 milhões de itens, movimentando compras no valor de R$ 23 bilhões, com a economia de 22% gerada no período, ou seja, 7,4 bilhões de reais.(fonte: site de 11/03/2013).

7 7 Só no ano de 2012,foram adquiridos,entrebens e serviços, aproximadamente 307 mil itens,movimentando compras novalor der$9,1 bilhões, com 23% de economia gerada no período.(fonte: sitewww.bec.sp.gov.br, de11/03/2013). Melhorias constantes são implantadas visando ampliar o nível de transparência para os usuários e cidadãos, como a modernização do site da BEC/SP que facilitou a usabilidade e navegabilidade pelo sistema; o registro damarca BEC/SP no Instituto Nacional da Propriedade Industrial INPI, demonstrando a credibilidade que o governo paulista deposita no sistema;a realização de auditoria independente visando assegurar os procedimentos que envolvem a política de segurança do Sistema; a Implantação de Sistema de Gestão da Qualidade e a conquista, em 2010, da Certificação ISO 9001:2008. Todas as iniciativas demonstradas e a constante melhoria e expansão do sistema indicam ser a Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de São Paulo BEC/SPum projeto de gestão pública que alimenta a economia paulista e contribui para a melhoria do gasto público. OBJETIVO Com a exigência cada vez maior por transparência, agilidade nos processos e qualidade nos resultados obtidos nas aquisições de bens e serviços pela administração pública estadual, é premente a necessidade de se adotar instrumentos mais eficazes para apuração de estimativa de preços de produtos a serem negociados por meio da Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de São Paulo - BEC/SP. Atualmente o desafio da BEC/SP é promover inovações de gestão e de inteligência em compras que contribuam para atingir este objetivo. Desta forma, a Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contratações Eletrônicas da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, gestora da BEC/SP, com o apoio da tecnologia da informação e foco no processo contínuo de melhoria, promoveu a implantação do Sistema de Business Intelligence BEC/SP, que visa dotar a Administração Pública de instrumentos que lhe permitam obter visão estratégica de suas ações, conduzindo-a a tornar-se um modelo de administração baseado em

8 8 transparência e eficiência, estimulando a profissionalização dos setores envolvidos, aprimorando o planejamento, criando preços de referência, e facilitando o processo de negociação. Este projeto contribui, ainda, para transformar os dados das aquisições efetuadas nos últimos anos no Estado de São Paulo, armazenados na BEC/SP, em informações estratégicas para a tomada de decisões nos níveisestratégico, tático e operacional permitindo a melhoria da eficiência nos processos de compras futuras, como ilustrado na figura abaixo: O projeto conta com a prestação de serviços técnicos especializados da Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo Prodesp, para implementação de um Sistema de Informações para a Bolsa Eletrônica de Compras - BEC/SP, bem como acompanhamento de processos de comprascom apoio da tecnologia de Business Intelligence BI e Business ActivityMonitoring BAM utilizando a plataforma coorporativa da Prodesp. Atualmente, a Prodesp garante o funcionamento, a manutenção, a evolução e hospedagem do sistema. Criada em 1969, pelo Decreto Estadual nº 137, a Prodesp é a empresa de Tecnologia da Informação do Governo de Estado de São Paulo vinculada à Secretaria de Estado de Gestão Pública, que construiu e consolidou um diferencial único: a união de sua expertise tecnológica a um profundo conhecimento da administração pública.criada há mais de 40 anos, é uma das maiores empresas estaduais de tecnologia da informação do País.

9 9 A Prodesp colocou em produção seu ambiente de Business Intelligence BI Corporativo e com ele passou a oferecer a seus clientesa modalidade SaaSSoftware as a Service (em português, software como serviço). Como parte deste projeto também consta a implantação de metodologia estatística para tratamento do Banco de Preços oriundo das negociações eletrônicas realizadas na Bolsa Eletrônica de Compras - BEC/SP e produção de relatórios gerenciais, com o objetivo de consolidar a visão estratégica das compras governamentais. Para a consecução desse projeto,foi contratada a Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas Fipe - instituição de notória especialização e reconhecido conceito em realização de projetos na Administração Pública, entidade vinculada à Universidade de São Paulo, para prestação de serviços técnicos especializados,com o intuito de desenvolver os dois produtos, apartir de estudos e pesquisas nos bancos de dados que apoiam o Sistema BEC/SP, É inquestionável a sedimentação de uso de tecnologia da informação para aprimoramento das compras públicas; por isso, a preocupação de se adotarem instrumentos mais eficazes para a apuração de uma estimativa de preços dos produtos a serem negociados por meio da BEC/SP um dos elementos chave do sucesso do sistema. A ampla utilização do Sistema BEC/SP faz com que medidas como essas, que proporcionem redução de tempo dos processos realizados, bemcomo o aprimoramento dos instrumentos empregados na sua gestão, sejamcondições essenciais para a sua modernização. Assim, contextualizado o Profisco e os seus objetivos no âmbito da Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contratações Eletrônicas - Cedc, os projetos Implantação de metodologia estatística para o Banco de Preços na BEC/SP e Produção de relatórios gerenciais, são especificamente voltados ao incremento da eficiência e eficácia do funcionamento da Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de São Paulo BEC/SP, bem como para usufruir do potencial de informações que esse sistema oferece, capaz de imprimir uma política de suprimentos do Estado, dentro de um processo de melhoria do gasto público, direcionado para o desperdício zero.

10 10 A visão compartilhada possibilita aperfeiçoar o processo de tomada de decisão levando em consideração os mais diversos aspectos: dados de atendimento, comportamento dos usuários e clientes do sistema, gerenciamento e desenvolvimento da carteira de fornecedores, dados financeiros, de economia, desempenho do portfólio de compras de produtos e serviços, além de diversas outras análises, cuja necessidade se detectar. METODOLOGIA O termo Business Intelligence (BI) pode ser traduzido como inteligência de negócios ou inteligência empresarial. É uma tecnologia inovadora que permite transformar dados, por meio do processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento, em informação qualitativa e importante à tomada de decisão. Com a utilização de ferramentas de software BI, BAM, GEO, ETL, Base de Dados DW, o Sistema de Business Intelligence BEC IBEC permite a obtenção de informações gerenciais, com acesso em tempo real aos indicadores de desempenho críticos, para tomada de decisões de maneira mais ágil e com melhor efetividade das operações, proporcionando informações confiáveis, velocidade, visão corporativa, escalabilidade, descentralização da informação, enfim, a informação a serviço de todos. A ferramenta Business ActivityMonitoring BAM - é uma solução completa para a construção de uma visão interativa e em tempo real de painéis gerenciais, por meio de alertas que monitoram processos de negócio e níveis de serviço.

11 11 Para viabilizar a construção da solução de Business Intelligence que atendesse os indicadores mapeados, consideraram-se dados de sistemas interligados com o Sistema BEC/SP. O Geoprocessamento GEO- é um ramo do processamento de dados que opera transformações nos dados contidos em uma base de dados referenciada territorialmente (geocodificada), usando recursos analíticos, gráficos e lógicos, para a obtenção e apresentação das transformações desejadas.

12 12 De forma genérica: Se onde é importante para seu negócio, então Geoprocessamento é a sua ferramenta de trabalho. Qualquer setor que trabalhe com informações que possam ser relacionadas a pontos específicos do território pode, em princípio, valer-se das técnicas e ferramentas de Geoprocessamento. De acordo com Laudon (2005), o software pode reunir armazenar, manipular e exibir informações geograficamente, amarrando dados com pontos, linhas de um mapa. Assim, o GEO pode ser usado em apoio à decisões que requerem conhecimento sobre a distribuição geográfica de pessoas ou de outros recursos de pesquisa científica, gerenciamento de recursos e planejamento de desenvolvimento. No caso da BEC/SP, por exemplo, o GEO pode ser utilizado para ajudar as unidades compradoras no processo de decisão nas análises de concentração de fornecedores por região, identificação de polos de desenvolvimento regional, potencializando o poder de compra do Estado. De acordo com Turban (2005), um Data Warehouse é um repositório de dados históricos orientados a assunto, que são organizados para serem acessíveis em uma forma prontamente aceitável para atividades de processamento analítico (como data mining, apoio à decisão, consulta e outras aplicações). As características de um DataWarehouse incluem:

13 13 Organização: Os dados são organizados por assunto (por exemplo, por cliente, fornecedor, produto, nível de preço e região), e contêm informações relevantes apenas para o apoio à decisão. Consistência: Os dados nos diferentes bancos de dados operacionais podem ser codificados de forma diferente. Variante de tempo: Os dados são mantidos por muitos anos, de modo que possam ser usados para tendências, previsão e comparações com o tempo. As ferramentas de backend são as responsáveis pelo processo de extração, limpeza, carga e restauração dos dados utilizados num sistema de Data Warehouse (DW). Essa etapa é também denominada de ETL - Extração, Limpeza, Transformação e Carga dos Dados. A consolidação da utilização dessas ferramentas representa um processo gradativo e sistemático de absorção das técnicas administrativas de decisão e vem agregar conhecimento e habilidade gerencial aos integrantes da administração da Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de São Paulo BEC/SP. Quanto à apuração de estimativa de valores de preços para as compras do Estado e modelagem para extração de relatórios que permitam o controle ainda mais eficaz dos procedimentos realizados pela Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de São Paulo - BEC/SP foram desenvolvidos dois produtos distintos, compreendendo: metodologia para tratamento do atual banco de preços existente - compreendendo a análise econômica e estatística dos dados referentes às aquisições do Estado de São Paulo a qual contribui para o seu aperfeiçoamento permitindo aprimorar a estimativa de preços para contratações e minimizar distorções oriundas de sazonalidade e oscilações atípicas do mercado; modelagem de relatórios - a partir de mineração nos bancos de dados que compõem o Sistema BEC/SP, utilizando ferramentas específicas já disponíveis para esse fim - relatórios esses voltados para diferentes públicos-alvo, com o propósito de dotar a Administração Pública de instrumentos que lhe permitam obter uma visão estratégica de suas ações, dotando-a dos instrumentos necessários para orientar a tomada de decisão e fornecer aos clientes, internos e externos, maior informação, orientação e serviços ainda mais eficientes.

14 14 DETALHAMENTO: ESTIMATIVA DE VALORES DE PREÇOS A dinamização da gestão da BEC/SP passa pelo aprimoramento de seus componentes, em especial, no presente caso, o tratamento dos dados do banco de preços negociados pelo Governo do Estado de São Paulo, objetivando o estabelecimento de estimativa de valores de preços a ser utilizada como apoio às contratações do Estado. Este produto será obtido mediante o desenvolvimento de metodologia de análise estatística e econômica do banco de preços que é parte integrante da BEC/SP, compreendendo: a avaliação da distribuição estatística dos preços pagos pelo Estado com vistas à análise de sua variabilidade; o estabelecimento da relação entre preços pagos pelo Estado e o volume de compras; o tratamento dos preços já pagos pelo Estado com o objetivo de identificar os melhores valores de referência a serem utilizados como parâmetro para contratações e o comportamento destes no tempo; a identificação do padrão regional dos preços pagos pelo Estado; a produção de índices de Preços (diário/mensal/anual) praticados pela BEC, tais como: volume global de negócios (Índice BEC); preços por Secretarias, Fundações, Autarquias, Empresas, Municípios; preços por ramo de atividade/linha de fornecimento (Grupo/Classe/Material/Item). Ao final, será oferecido, aos agentes responsáveis pela operação da BEC/SP e às unidades compradoras, o preço estimado tratado que se apurou para as aquisições negociadas pelo Estado, o que viria facilitar a aceitação dos preços oferecidos nas Dispensas de Licitação, a classificação ou desclassificação das propostas nos Convites e subsidiar a negociação com os fornecedores e a análise de aceitabilidade dos preços pelos Pregoeiros. Será, ainda, oferecida, a especificação da metodologia utilizada em novos preços que vierem a fazer parte do referido bando de dados.

15 15 DETALHAMENTO: MODELAGEM DE RELATÓRIOS A partir de três macrovisões de atuação da BEC/SP - estratégica, gerencial e pública adiante detalhadas, disponibiliza relatórios modelados e customizados que visam: possibilitar pesquisas e análises flexíveis e pró-ativas das informações para tomada de decisões estratégicas; facilitar a gestão da BEC/SP pelo monitoramento operacional dos procedimentos de compra nela operados, envolvendo a aplicação das regras de negócios e a análise das tendências; VISÃO ESTRATÉGICA Disponível para os gestores da Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de São Paulo - BEC/SP e para as outras instâncias administrativas superiores da Secretaria da Fazenda e do Governo do Estado de São Paulo, a visão estratégica permite, em nível mais elevado, o acompanhamento e a análise das operações da BEC/SP com utilização de gráficos, relatórios e alertas de negócios, propiciando a tomada de decisões estratégicas. A visão estratégica permite, ainda, em meio eletrônico, a movimentação diária das operações do Sistema BEC/SP concernente a valores negociados, compradores, unidades gestoras que operam, fornecedores, bens e serviços negociados, bem como identificação geográfica, no Estado de São Paulo, das negociações e atividades do sistema.

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18 18 VISÃO GERENCIAL DAS OPERAÇÕES DO SISTEMA Na visão gerencial, as informações disponíveis sãoajustadas às regras de negócio para a Dispensa de Licitação, para o Convite e para o Pregão. A metodologia também permitea visualização das operações feitas pelas unidades compradoras, administração direta e indireta, autarquias, fundações, municípios, empresas não dependentes, universidades e outros entes federativos, estabelecendo em tempo real o monitoramento dessas operações. Contempla, ainda, identificações para eventos importantes, como alertas de exceções e mudanças de comportamento em relação às regras de negócio. Oferece, ainda, informações detalhadas dos diferentes cadastros existentes na retaguarda da BEC/SP, tais como: Cadastro Único de Materiais e Serviços Cadmat;Cadastro Unificado de Fornecedores do Estado de São Paulo Caufesp; cadastro de unidades compradoras; cadastro de operadores das unidades compradoras e cadastro de operadores dos fornecedores; e assim como indicadores de controle e alertas associados a esses cadastros, em função de suas respectivas regras de negócios.

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22 22 VISÃO PÚBLICA A Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de São Paulo - BEC/SP pode assumir a função de servir como banco de informações e referências para o mercado de físicos, em função dos valores, do número e da diversidade de bens e serviços que são negociados por seu intermédio. Por um lado, os fornecedores terão informações suficientes à disposição para praticarem preços justos nas vendas ao Estado e por outro, a administração pública terá ferramenta importante para a negociação. Essas informações são apresentadas na forma de indicadores, que não identifiquem operações individuais efetuadas pelo Sistema BEC/SP. Os indicadores gerados nesta visão pública também oferecem ao Governo uma ferramenta importante para negociação com os ramos de negócio/linhas de fornecimento do mercado, podendo até levar à criação de fóruns setoriais.

23 23 Assim como a consolidação da utilização das ferramentas de BI representa um processo gradativo e sistemático de absorção das técnicas administrativas de decisão e vem agregar conhecimento e habilidade gerencial aos integrantes da administração da Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de São Paulo BEC/SP, o mesmo se aplica para as análises estatísticas e econômicas dos bancos de dados gerados neste sistema. Os serviços foram realizados pelas etapas a seguir, de forma simultânea ou sequencial: Levantamento de dados, inclusive do arcabouço jurídico, coleta de informações, detalhamento do projeto, apontamento de todas as necessidades da BEC/SP e das diferentes áreas que fazem uso da nova metodologia. Definição, discussão e aprovação de todos os parâmetros criados e modelados no projeto.

24 24 Estudo das regras de negócios e documentação dos critérios para construção das visões de indicadores e de relatórios gerados pela nova metodologia. Análise das informações coletadas nas etapas anteriores e definição estatística da apresentação das informações. Modelagem da metodologia com base na estrutura de dados do Sistema BEC/SP. Validação da metodologia, em discussão com as equipes internas alocadas no projeto. Conclusões e recomendações, inclusive quanto à regulamentação jurídica eventualmente a se alterar, teste dos modelos e cálculos, preparação dos relatórios e finalização do projeto. As equipes da Cedc acompanharam todas as etapas do projeto e foram capacitadas na interpretação das inovações implementadas, bem como na operacionalização das ferramentas de análise utilizadas. Da mesma forma foi alocada pela Prodesp equipe técnica para dar suporte ao uso das ferramentas da plataforma de BI para absorção da tecnologia utilizada e futura manutenção dos produtos gerados. APRENDIZADO ORGANIZACIONAL A utilização das ferramentas de Business Intelligence BI representa um processo gradativo e sistemático de absorção e fortalecimento das técnicas administrativas de decisão e deve agregar conhecimento e habilidade gerencial às equipes de profissionais que operam a Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de São Paulo e aos integrantes da Administração Pública Estadual que venham a utilizá-lo.

25 25 CONCLUSÃO Com a implantação do Sistema de Business Intelligence BEC/SP IBEC, as áreas de gestão do Estado - com destaque para a Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contratações Eletrônicas Cedc, a superior administração da Secretaria de Fazenda e o Governo do Estado de São Paulo, terão a visão consolidada das atividades da Bolsa Eletrônica de Compras BEC/SP em conjunto com as diversas bases de dados correlatos existentes, de acordo com o perfil e o nível hierárquico de cada usuário final. Os gestores terão como ferramenta para a tomada de decisão, comparativos históricos das negociações;ofertas de compras e seus itens negociados e não negociados; compras por faixa de valor; volumes comprados; análise específica do pregão e do registro de preço; movimentação mensal de fornecedores por unidade compradora; materiais e serviços mais adquiridos por unidade compradora; ranking dos fornecedores; movimentação diária das negociações de materiais e serviços; preço indicativo por item; média, desvio padrão, intervalos de confiança e dispersão dos preços; economia orçamentária; valor da economia orçamentária por região; índices de preços BEC/SP; indicadores de qualidade da administração do sistema; comparação do previsto com o realizado; monitoramento mensal. Os servidores que fazem parte da administração da Bolsa Eletrônica de Compras BEC/SP foram capacitados na ferramenta e consta do Plano de treinamento para os gestores da Administração Pública Estadual. Por sua vez, a análise estatística e econômica dos dados das compras de materiais e contratação de serviços da Administração Pública deverá fornecer, às áreas de gestão do Estado, um diagnóstico mais apurado sobre a formação dos preços pagos. A estipulação de preços de referência adequados é importante para preservar o orçamento público, evitando gastos excessivos com compras. Para isso, é fundamental que se tenha informações sobre a distribuição de preços, levando-se em consideração diversos cenários. Um preço de referência excessivamente alto poderá levar a Administração Pública a realizar aquisições a um custo maior que o necessário. Por outro lado, um preço de referência excessivamente baixo pode

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