CollaborativeBook. número 4. Feedback

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1 CollaborativeBook número 4 Feedback

2 Feedback 2

3 Nesta nova publicação abordaremos o tema feedback, usando com o objetivo de instrumentalizar o indivíduo para ação e desenvolvimento. Este tema está diretamente relacionado com a nossa missão Transformar conhecimento em ação e resultado com o desenvolvimento e aplicação de soluções de aprendizagem diferenciadas pela nossa natureza colaborativa, assim queremos gerar algumas reflexões e dar algumas dicas para que você possa utilizar esta ferramenta de gestão e desenvolvimento no seu dia a dia. Apoena CollaborativeBook #4 - Feedback 3

4 Alguns questionamentos surgem quando falamos deste tema:» O que é Feedback?» Qual o objetivo do Feedback?» Quais são os elementos de um processo de Feedback?» O que é um Feedback que gera resultado no desenvolvimento das pessoas? A essência do Feedback é a conversa. Não existe feedback sem observação, diálogo e acordo, ou seja, a prática do feedback exige um bom processo de Comunicação. Então, vamos falar sobre o que é Comunicação. Você já analisou esta palavra? COMUNicação comunicação comunicação O significado de Comunicação é a ação de tornar comum, onde o EMISSOR passa uma mensagem para o RECEPTOR através de um código verbal e não-verbal e o RECEPTOR interpreta esta mensagem. Porém o sucesso de quem comunica é o entendimento de quem recebe esta mensagem, por isso checar o entendimento da mensagem é essencial neste processo. Comunicação também é transferência e compreensão de mensagens. 4

5 FALAR (emissor) OUVIR COMPREENDER (receptor) CHECAR Para isso é que serve o Feedback: uma ferramenta de checagem para garantir que houve sucesso no processo de comunicação. A palavra Feedback significa retroalimentação. Nas organizações este processo tem sido usado como uma poderosa ferramenta para o desenvolvimento de pessoas, ou seja, para retroalimentar o indivíduo com a consciência de seu comportamento e impactos no resultados e nas relações. O Feedback deve dar informação sobre um comportamento passado, entregue no presente, e que deve influenciar um comportamento futuro. Como o foco organizacional é melhorar o desempenho futuro, o feedback tem sido o complementado com o tema Feedforward. Apoena CollaborativeBook #4 - Feedback 5

6 Feedforward Toda informação que leva uma pessoa a tomar CONSCIÊNCIA de que seu desempenho atingiu o padrão desejado ou que ficou abaixo das expectativas e que desperta RESPONSABILIDADE pela sua ação, encaminhando-o em direção ao padrão desejado. A melhor maneira de criar e manter a prontidão ideal para a performance é desenvolver constantemente CONSCIÊNCIA e RESPONSABILIDADE baseado em GOLDSMITH, Marshall (6) O feedback, quando bem utilizado, pode de maneira clara e construtiva demonstrar as oportunidades de melhoria do indivíduo e incentivar os progressos alcançados. FALAR (emissor) OUVIR COMPREENDER (receptor) CHECAR 6

7 Assim, podemos considerar o Feedback como uma dinâmica ferramenta de desenvolvimento. Porque... Dinâmica Ferramenta Desenvolvimento Como Depende do cenário e momento que o indivíduo está Existe uma técnica estruturada Impulsiona para um plano de ação Este processo envolve orientação e acompanhamento para que o indivíduo possa, além de preservar e maximizar seus pontos fortes, também promova mudanças de comportamento, melhora de seu desempenho e alcance de seus objetivos. O Feedback está intrinsecamente vinculado ao processo de aprendizagem e na possibilidade de aquisição de novos conhecimentos, no aprimoramento do comportamento e do desempenho. Ele é usado não apenas para corrigir comportamentos, mas para reforçar positivamente os que estão corretos. O Feedback é um incentivo para mudar Neste momento pode surgir o seguinte questionamento: É possível mudar comportamento? Apoena CollaborativeBook #4 - Feedback 7

8 As pessoas sempre querem se aprimorar, gostam de se superar ou melhorar sua performance independente do cenário que atuam. Este é um desafio que está presente no dia a dia dos seres humanos. O profissional de alta performance reconhece suas falhas e aprende com elas buscando acertar sempre, mesmo sabendo que em algum momento terá que recuar ou poderá cometer alguma falha. (4) As pessoas gostam de saber se estão indo bem, se tomaram o caminho correto, se atingiram satisfatoriamente os resultados esperados. (5) Porém ouvir as avaliações, aceitar nossas deficiências, enxergar nossos gaps, analisar nossas fraquezas e trabalhar nossos erros exigem maturidade e reflexão. Porém falar do outro exige respeito, responsabilidade e tranquilidade. Em ambas as posições, o equilíbrio emocional é fundamental. Para dar um Feedback devemos minimizar ao máximo as questões subjetivas, pois nós trazemos conosco nossa bagagem interna de conhecimento, emoções, sentimentos, pensamentos, suposições, opiniões e significados particulares de linguagem que podem impactar negativamente em nossa comunicação e consequentemente no entendimento adequado da mensagem e nas informações que queremos transmitir. E para tanto, os dois lados (quem dá e quem recebe Feedback) devem se preparar, sendo necessário assumir algumas premissas que auxiliam neste momento. 8

9 Premissas para o Feedback PROPÓSITO OBSERVAÇÃO COMUNICAÇÃO Estas premissas ajudam a tratar o Feedback como um processo conjunto de confiança, onde ambos devem ter a habilidade de falar e de escutar. O propósito é a primeira premissa a ser garantida em um processo de Feedback, ou seja, deve existir uma intenção e uma finalidade dos envolvidos que buscam alcançar algo ao longo deste processo. O Feedback só será útil quando houver um propósito comum, alinhado com os objetivos do negócio e principalmente com o desejo de gerar desenvolvimento. Portanto em relação ao propósito do feedback Ao receber Feedback você......deve ter clareza dos seus objetivos e o que está disposto a fazer para alcançar estes objetivos....deve saber, ou esclarecer, o que é esperado de você na situação em questão. Ao dar Feedback você......deve expor e orientar quais são os objetivos....tem a responsabilidade de acompanhar, afinal, você desencadeou um processo de desenvolvimento....deve direcionar para aspectos sobre os quais quem recebe tenha controle - lembrar alguém de uma falha sobre a qual ela não terá qualquer controle servirá, somente, para gerar frustações. Apoena CollaborativeBook #4 - Feedback 9

10 A observação é a segunda premissa a ser considerada, isto porque o Feedback deve ser feito baseado em fatos e dados e não sobre julgamentos e inferências. Observar é preservar o que está a sua frente. O Feedback jamais deve ser baseado em julgamento, inferência, imaginação ou suposição. Ele deve ser fundamentado a partir de uma constatação que será descrita e relatada, ou seja a partir de um fato real. Ao receber Feedback você......deve pensar e organizar evidências do seu comportamento e resultados já alcançados....deve ouvir e sentir-se à vontade para usar a informação recebida como achar conveniente, sem ter reações defensivas....deve entender o desenvolvimento como um processo contínuo e solicitar novos Feedbacks sempre....deve estar disposto a ouvir. Ao dar Feedback você......deve documentar fatos observados e sua frequência....deve evidenciar o comportamento esperado, estabelecendo o padrão de comportamento desejado....coletar observações com outras pessoas que estejam dispostas a colaborar positivamente com o processo....deve ser específico, ao invés de genérico, ou seja, pontuar o cenário em que observou tal fato que desencadeou o comportamento observado....deve descrever a situação e não emitir sua avaliação, ou seja, não deve julgar reações ou comportamentos....deve ser oportuno, ou seja, procurar fazer no momento do evento observado, porém deve se atentar ao clima emocional do outro. 10

11 A comunicação é a premissa final a ser considerada e é ela que garante a clareza do processo. Então é importante solicitar ao receptor a descrição do Feedback com suas próprias palavras, para verificar a exatidão da sua compreensão. Ao receber Feedback você......deve escutar ativamente o que está sendo dito, ou seja, ter a capacidade de escutar a mensagem inteira na sua integridade (verbal, não verbal, simbólica)....deve tirar todas as suas dúvidas a respeito do fato....deve checar suas conclusões, para evitar qualquer erro de interpretação.... deve anotar os acordos e desafios que está assumindo em prol de seu desenvolvimento. Ao dar Feedback você......deve garantir o SCI (veja na próxima página)....deve checar o entendimento....deve registrar o acordo, pois está assumindo um compromisso ao falar....deve escolher o momento e o local adequados....deve estar preparado para lidar com as reações imprevisíveis do outro. Apoena CollaborativeBook #4 - Feedback 11

12 Pontos que facilitam o processo de DAR Feedback» acreditar no potencial do outro.» não se sentir superior ou querendo demonstrar ser mais competente ou importante que o outro.» manter a calma e não reagir às reações do outro, manter suas colocações sobre os comportamentos observados.» estar preparado para o não preparo ou falta de maturidade do outro.» ter uma percepção e sensibilidade para não insistir no processo caso o outro não esteja preparado para ouvir. Pontos que facilitam o processo de RECEBER Feedback» estar aberto para aceitar e admitir seus gaps.» estar aberto para ouvir coisas que o incomodem.» ter confiança na pessoa que dá o Feedback e que também participa do seu processo de desenvolvimento.» querer realmente resolver a questão e trabalhar para o seu desenvolvimento.» estar aberto ao apoio que virá com esse compromisso estabelecido com a outra pessoa.» não reagir defensivamente.» não querer apontar os erros do outra pessoa envolvida no processo.» estar aberto para o auto-conhecimento.» estar aberto para ouvir informações que podem alterar suas percepções.» não racionalizar ou querer justificar os pontos abordados, dar atenção aos fatos observados. 12

13 Dando a devida atenção a todas essas premissas, cria-se um ambiente colaborativo que pode gerar uma ação concreta de desenvolvimento: PROPÓSITO OBSERVAÇÃO COMUNICAÇÃO PROPÓSITO OBSERVAÇÃO COMUNICAÇÃO = tomar iniciativa pessoal pelo seu crescimento e desenvolvimento no âmbito onde ocorreu o Feedback = criar um plano de desenvolvimento PROPÓSITO OBSERVAÇÃO COMUNICAÇÃO = criar e explorar novas oportunidades Lembrando que toda AÇÃO gerada é de responsabilidade do indivíduo que recebeu o Feedback e é este quem deve tomar iniciativa pessoal pelo seu crescimento, explorando as oportunidades para seu auto-desenvolvimento. Feedback gerando desenvolvimento e causando impacto O Feedback para gerar ação deve ser construtivo e verdadeiro. Se ele for camarada causa estagnação, a curto prazo, pode motivar e gerar alivio, mas é uma satisfação imediata que com certeza não vai movimentar para o desenvolvimento no longo prazo. Já se ele for verdadeiro auxiliará o indivíduo a dar passos a frente e a ter um desenvolvimento que se sustentará a longo prazo. Apoena CollaborativeBook #4 - Feedback 13

14 Estrutura para a prática do Feedback O Feedback não deve expor o indivíduo, mas deve ser específico, baseado em fatos e que tenha uma ação como resultado. Para tanto, a sua estruturação é importante e o uso da abordagem SCI (Situação Comportamento Impacto) ou PCI (Padrão Comportamento Impacto) ou SBI (Standard Behavior Impact) (6) auxilia e fornece um embasamento para o processo. Esta abordagem tem três etapas que auxiliam na construção de um Feedback eficaz...que ajuda a manter o seu Feedback específico, relevante, e aumenta a probabilidade dele ser recebido de forma clara, e não-defensiva. S Situação Circunstâncias, lugar, tempo em que o comportamento aconteceu. Esclarecer a situação específica na qual o comportamento ocorreu. C Comportamento Ações observadas. Descrever o comportamento. I Impacto Consequência do comportamento observado. Retransmitir o impacto que o comportamento da outra pessoa teve nos resultados e nas relações.... a motivação da pessoa para melhorar a produtividade em sua tarefa aumenta (aproximadamente 60% em esforço de desempenho) somente quando ela possui uma meta desafiadora e recebe Feedback sobre o seu progresso... meta sem Feedback... têm pouco efeito sobre a motivação (2) 14

15 Enfim, como você utiliza o Feedback? Apoena CollaborativeBook #4 - Feedback 15

16 Anotações 16

17 Apoena CollaborativeBook #4 - Feedback 17

18 Convidamos você a entrar no nosso site e fazer o download e responder o teste, para avaliar o seu estilo de Feedback. Transformar conhecimento em ação! Fontes Mistas Cert no. COC nov/2014

19 Bibliografia DINIZ, Arthur. Líder do Futuro a transformação em líder coach. São Paulo: ABTD, (1) Jornal de Personalidade e Psicologia Social, 2008 (2) MOREIRA, Bernardo L. Dicas de Feedback: a ferramenta essencial da liderança. Rio de Janeiro: Qualitymark, (3) MOSCOVICI, Feia. Desenvolvimento interpessoal: Treinamento em Grupo. Rio de Janeiro: José Olympio Editora, PAULA, Maurício de. O A do CHA: a avaliação por competências pelo líder-coach: o Feedback com evidências. São Paulo: All Print Editora, (4) WILLIAMS, Richard L. Preciso saber se estou indo bem uma história sobre a importância de dar e receber Feedback. Rio de Janeiro: Sextante, (5) reader405ccl.pdf, consultado em 24 de agosto de (6)

20 Tel Fax: (+55 11) Rua Lord Cockrane, conj Ipiranga - CEP São Paulo - SP

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