AUDITORIA INTERNA: AUDITORIA OPERACIONAL DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL DE UMA EMPRESA

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1 1 UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL DEPARTAMENTO DE ECONOMIA E CONTABILIDADE CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS AUDITORIA INTERNA: AUDITORIA OPERACIONAL DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL DE UMA EMPRESA MARIO LUIS LORENZON IJUÍ(RS) 2010

2 2 UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL DECON - DEPARTAMENTO DE ECONOMIA E CONTABILIDADE CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS AUDITORIA OPERACIONAL DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL DE UMA EMPRESA Trabalho de Conclusão de Curso apresentado no Curso de Ciências contábeis da UNIJUI, como requisito para obtenção do titulo de Bacharel em Ciências Contábeis. Acadêmico: MARIO LUIS LORENZON Profa. Orientadora: Euselia P. Vieria Ijuí (RS), Novembro/2010

3 3 Dedico este trabalho, de maneira muito especial, aos meus pais, que me oportunizaram a conclusão desta etapa da minha vida.

4 4 AGRADECIMENTOS A Deus, acima de tudo, pela vida, força e coragem. A Professora Euselia, por me passar confiança e pela competente orientação. Agradeço também, aos demais professores que me acompanharam nestes anos e que muito contribuíram para minha formação, não apenas como professores, mas também como amigos.

5 5 SUMÁRIO INTRODUÇÃO Área de Conhecimento Contemplada Caracterização da Organização Problematização do tema Objetivos Objetivo Geral Objetivos Específicos Justificativa Metodologia do Trabalho Classificação da pesquisa Do Ponto de Vista de sua Natureza Do Ponto de Vista de seus Objetivos Do Ponto de Vista dos Procedimentos Técnicos Plano de Coleta de Dados (Instrumento de coleta dados) Plano de analise e interpretação dos dados REVISÃO BIBLIOGRÁFICA Contabilidade Conceito da Contabilidade O Objeto da Contabilidade A Finalidade da Contabilidade As Funções e Objetivos da Contabilidade... 21

6 Os Princípios da Contabilidade As Normas de Contabilidade aplicada a Auditoria Operacional Os Campos de Atuação da Contabilidade Auditoria Origens e Evolução da Auditoria Conceituação e Definição da Auditoria Objeto e Fins da Auditoria Objetivos da Auditoria Técnicas da Auditoria Limitação da Auditoria Formas de Auditoria De acordo com a Extensão do Trabalho De acordo com a Profundidade dos Exames De acordo com a sua Natureza De acordo com Fins a que se Destina De acordo com a relação do auditor com a entidade auditada Normas de Auditoria Normas relativas a pessoa do Autor Normas relativas a execução do trabalho Normas relativas ao parecer de Auditoria Provas de Auditoria Teoria das Provas de Auditoria Natureza das Provas de Auditoria Tipos de provas Auditoria Papeis de Trabalho Conceito dos Papeis de Trabalho Finalidade de Papeis de Trabalho Tipos de Papeis de Trabalho Aspectos Fundamentais dos Papeis de Trabalho Programa e Planejamento de Auditoria Relatórios de Auditoria Tipos de Auditoria Auditoria Operacional Conceito de Auditoria Operacional... 46

7 Objetivos da Auditoria Operacional Tipos de Auditoria Operacional Auditoria de Recursos Humanos Admissão de Pessoa Documentação Necessária Jornada de Trabalho e Duração Banco de Horas e Acordo de Compensação Contratos de Trabalho Contrato por Prazo Determinado Contrato por Prazo Indeterminado Outros (Menor Aprendiz) Registro dos Empregados no Livro/Ficha Exigências Legais Livro de Inspeção do Trabalho Livro ou Relógio Ponto CAGED Cadastro Geral de Empregados e Desempregados CIPA Comissão Interna de Prevenção de Acidente PCMSO Programa de Controle Medico de Saúde Ocupacional PPP Perfil Profissiografico Previdenciário Folha de Pagamento Salários Horas Extras Adicional de Insalubridade Adicional de Periculosidade Adicional Noturno Salário Família Salário Maternidade Repouso Remunerado Dissídio e Acordos Coletivos Décimo Terceiro Salário Faltas justificadas INSS Instituto Nacional do Seguro Social IRRF Imposto de Renda Retido da Fonte Contribuição Sindical... 62

8 Contribuição Assistencial Contribuição Confederativa Desconto de Atendimento de Salários Vale Transporte FGTS Fundo de Garantia por Tempo de Serviço PIS/PASEP Cadastramento RAIS - Relação Anual de Informações Sociais Férias Do Direito e Duração das Férias Da Perda do Direito á Férias Período de Aquisição das Férias Abono Pecuniário Abono de Décimo Terceiro Constitucional Remuneração e Prazo de Pagamento das Férias Férias em Dobro Rescisão de Contrato de Trabalho Aviso Prévio Prazo de Pagamentos das Verbas Rescisórias Documentação Necessária para Homologação Seguro Desemprego PAT Programa de Alimentação do Trabalhador FGTS Guia de Recolhimento e Informações Previdenciária Social GRFP Guia de Recolhimento rescisório do FGTS AUDITORIA OPERACIONAL DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL DA EMPRESA X: ESTUDO APLICADO Auditoria Operacional do Departamento de Pessoal no Setor de Faturamento da Empresa Descrição do Setor de Recursos Humanos da Empresa Identificação dos pontos de controle Avaliação dos Controles de Verificação Objeto e Procedimentos de verificação Elaboração dos Papeis de trabalho Relatório de Auditoria

9 9 CONCLUSÃO BIBLIOGRAFIA

10 10 LISTA DE QUADROS QUADRO 01: Programa de Auditoria para o setor de Recursos Humanos...77 PAPEIS DE TRABALHO DE AUDITORIA Quadro 02: Exames médicos...81 Quadro 03: Contrato de trabalho...82 Quadro 04: Livro Registro Empregados...83 Quadro 05: Carteira Profissional e LRE...84 Quadro 06: Comprovante de Entrega e devoluções das CTPS...85 Quadro 07: Declaração do Vale transporte...86 Quadro 08: Salário Família...87 Quadro 09: Cadastro PIS e FGTS...88 Quadro 10: Existência real funcionários...89 Quadro 11: Ficha ponto...90 Quadro 12: Descontos legais e facultativos...91 Quadro 13: Direitos legais...92 Quadro 14: RAIS e CAGED...93 Quadro 15: Faltas...94 Quadro 16: Férias...95 Quadro 17: Ordenados...96 Quadro 18: Folha Pagamento...97 Quadro 19: Guias e Contribuições Quadro 20: Quitação da Folha de Pagamento Quadro 21: Admissão Quadro 22: Exame demissional Quadro 23: Cálculos das Verbas Quadro 24: Homologação...105

11 11 INTRODUÇÃO O presente Trabalho de Conclusão do Curso de Ciências Contábeis, consiste na fundamentação de teoria e pratica na área de Auditoria Operacional Interna, no setor de Recursos Humanos da empresa X. A realização desse trabalho tem por objetivo ampliar os conhecimentos na área de auditoria e suas aplicações no setor de recursos humanos, contribuindo assim com a empresa, caso seja apontado irregularidades, sugerindo as correções junto à mesma, bem como, para o devido crescimento e aprendizado do acadêmico, por meio de estudo de caso e da pesquisa. A auditoria operacional interna no setor de recursos humanos vem sendo usada cada vez mais por diversos tipos de empresa, pois busca o aperfeiçoamento no sentido da contratação de um colaborador para a mesma até o seu desligamento, e a auditoria, esta aí para fiscalização destes procedimentos neste setor. A auditoria interna proporciona a empresa certa tranqüilidade em relação aos seus procedimentos internos. Ela verifica todas as atividades relacionadas ao setor de recursos humanos: desde a contratação até o desligamento, verificando se não existe nenhum equívoco nos documentos, para prevenir qualquer contratempo com uma fiscalização ou ação judicial de um ex-colaborador insatisfeito com possíveis erros ou fraude que possam ter ocorrido no seu tempo de trabalho na empresa.

12 12 Nesse contexto, o relatório apresenta na primeira parte a contextualização do estudo, privilegiando a escolha do tema; identificando a área do conhecimento contemplada; a caracterização da organização; à problematização do tema; os objetivos geral e específicos, a justificativa e a metodologia do trabalho. Na segunda etapa do estudo, relaciona-se a revisão bibliográfica, baseada na pesquisa em livros, apostilas, legislação e outros assuntos de conhecimentos teóricos sobre auditoria interna, auditoria de recursos humanos, papéis de trabalho e relatórios de auditoria. No terceiro capítulo consta o estudo de caso, onde foi desenvolvida uma auditoria operacional aplicada a empresa objeto de estudo, no setor de recursos humanos. Inicialmente, são caracterizados os processos do setor de recursos humanos da empresa, os controles internos, seguidos da elaboração do programa de auditoria, da aplicação dos papeis de trabalho, culminando com o relatório de auditoria. Finalmente, o estudo apresenta a conclusão e a bibliografia que foi utilizada na sua realização.

13 13 1. CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO A contabilidade abrange diversos campos de atuação profissional sendo um deles a de Auditoria Interna, que tem o propósito de avaliar e analisar o desempenho da organização em todos os processos ou em partes, visando à elaboração de recomendações e comentários que contribuírem na melhoraria dos processos, quantos aos seus objetivos econômicos de eficiência, eficácia e economicidade dos processos, dos sistemas de informações e dos controles internos integrado na empresa, para ver se esta atingindo ou cumprindo seus objetivos desejados. A Auditoria destina-se em determinar se as operações da empresa estão transcorrendo de forma adequada, no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidade, avaliando a área de Recursos Humanos. 1.1 Área de Conhecimento Contemplada O trabalho de conclusão do curso foi realizado na área de auditoria operacional de recursos humanos, na empresa X. Neste sentido, o tema foi auditar a Empresa X no setor de Recursos Humanos, para verificar se a mesma está dentro das legislações trabalhistas e atendendo as normas de auditoria. 1.2 Caracterização da Organização Foi realizado o trabalho de conclusão de curso na Empresa X, fundada em julho de 2007, na cidade de Seberi/RS. É uma empresa familiar do ramo Agrícola, atua na área de comercialização de sementes, implementos agrícolas, defensivos e fertilizantes, sendo composto por três sócios. A Empresa X, destaca-se por ter solidificado um planejamento estratégico a curto, médio e longo prazo, que visa o crescimento. Pensando e desenvolvendo uma agricultura rentável e auto-sustentável para toda a sua região de atuação, trabalhando para o desenvolvimento regional

14 14 MISSÃO: Desenvolver tecnologia e sistemas de produção, que tornem a agricultura, um negocio auto-sustentável e altamente rentável ao nosso cliente VISÃO: Ser a melhor empresa no desenvolvimento de novas técnicas e na criação de novos sistemas na área agrícola, como também, se tornar uma referencia ao nível estadual. VALORES: Inovação e Criatividade Liderança e Auto gestão Senso de Equipe Dinamismo e profissionalismo Transparência e ética Integridade e Respeito Relacionamento produtivos Visão estratégica PRINCIPIOS: Honestidade Empenho Apreço ao que faz Foco no resultado Zelo a imagem da empresa e seus valores Respeito a rede de relacionamento Respeito ao Meio Ambiente

15 Problematização do tema Auditoria é uma técnica contábil, que consiste no exame de documentos e demonstrações contábeis, certificando a legalidade do mesmo, bem como a fidedignidade das informações reveladas. Auditoria Interna tem como propósito avaliar e prestar ajuda a gestão da empresa, desenvolvendo adequadamente suas atribuições, proporcionando-lhes analises, recomendações e comentários objetivos acerca das atividades examinadas, criando um plano de ação que auxilie a organização a alcançar os objetivos desejados. É uma abordagem sistêmica e disciplinada para a avaliação e melhoria da eficácia dos processos de gerenciamento de risco com o objetivo de adicionar valor e melhorar as operações e resultados da empresa. Na realização da auditoria operacional, é necessário algumas sequências de procedimentos, para analisar como é feita a verificação da documentação da empresa: - Quais os documentos analisados, sabendo-se que podem ser as analises e demonstrações, seguidos dos papeis de trabalho elaborados em meio físico ou eletrônico. Nestes fica registrado todas as informações e provas coletadas durante os levantamentos dos exames realizados nos documentos da empresa, tornando-se provas de auditorias, que dão suporte á sua opinião, crítica, sugestões e recomendações. Após o termino da auditoria é emitido um relatório com analise e interpretação, recomendações e sugestões dos fatos que foram constatados durante a auditoria na empresa, o qual serve como que base do parecer final de auditoria, onde consta a opinião do auditor sobre os dados auditados. A empresa objeto deste estudo deseja conferir se todos os procedimentos internos estão sendo seguidos. Se os cálculos da folha e os descontos estão corretos, se não estão acontecendo irregularidades que possam prejudicar a empresa com punições futuras, caso venha a ocorrer uma auditoria externa, para que não aconteça nenhum imprevisto, pois se apresentar alguma falha a auditoria externa, legal, fiscal, não perdoa e notifica a empresa com multas muitas vezes maiores do que o valor devido no prazo legal.

16 16 Diante do exposto questiona-se: qual a contribuição de uma auditoria interna no setor de recursos humanos da empresa X, no sentido de saber se todos os fatos e registros do setor estão em conformidade com os seus controles internos obedecendo a legislação trabalhista? 1.4 Objetivos O objetivo direciona as pesquisas, analise e conclusões do estudo, estabelecem aonde se quer chegar com a realização do mesmo Objetivo Geral Verificar-se os procedimentos ao cumprimento das rotinas de calculo da folha de pagamento, dos controles internos, estão todos de acordo com a legislação trabalhista, aplicando as técnicas de auditoria, no setor de Recursos Humanos da empresa X Objetivos Específicos Os objetivos específicos desse trabalho são: - Buscar na literatura os conhecimentos referentes à Auditoria Operacional mais especificamente na área de recursos humanos. - Mapear as atividades desenvolvidas pela entidade e os controles internos. - Verificar, se existem, irregularidades nos procedimentos operativos no setor de recursos humanos. - Avaliar se existe um sistema confiável na estruturação da folha de pagamento, levando em consideração os cálculos necessários. - Observar quanto ao cumprimento das práticas recomendadas pelas normas legais aplicáveis na área de pessoal. - Emitir um relatório contendo as conclusões finais baseadas nas informações levantadas, identificando as divergências detectadas e as recomendações para a implementação de medidas corretivas.

17 Justificativa O Trabalho de Conclusão do Curso, foi realizado na área de Auditoria Interna, pois é um assunto de vital importância para a empresa, sendo que pode haver uma fiscalização externa, em que esta pode encontrar algum erro ou fraude, ocasionando punições sérias para a empresa. Através da Auditoria Interna, com os conhecimentos das normas, é possível detectar esses erros e corrigir com antecedência a uma possível fiscalização externa. Para a empresa onde o estudo de auditoria interna foi realizado, o desenvolvimento da mesma foi muito importante, pois através dela pode-se verificar se a empresa esta cumprindo com os seus controles internos, dentro da Legislação Trabalhista, evitando uma possível infração. Por meio do desenvolvimento aplicado do programa de Auditoria pode-se verificar as possíveis falhas ou erros, apontando para uma correção do mesmo. Para a UNIJUI e o curso de Ciências Contábeis, este trabalho é de inegável valor, ficando a disposição de outros acadêmicos, que podem utiliza-lo como referência para futuras pesquisas de conhecimentos, e novos trabalhos de conclusão do curso. Enquanto acadêmico do Curso de Ciências Contábeis, este trabalho foi muito importante, por meio da realização dele, possibilitou um maior conhecimento sobre a área de Auditoria Interna, obtendo um conhecimento profissional, colocando assim em pratica todo o conhecimento que foi construído durante o curso, seja ele sobre auditoria, ou sobre os demais componentes ofertado na área de Ciências Contábeis. 1.6 Metodologia do Trabalho A metodologia de estudo iniciou-se por meio da pesquisa, com base no problema estudado. Este item contemplou a forma que o trabalho foi realizado e qual o método utilizado no decorrer da pesquisa.

18 Classificação da pesquisa A pesquisa classifica-se de acordo com artigo 8 do Regulamento do Trabalho de Conclusão de Curso (TCC), o aluno deve produzir um relatório técnico cientifico, com fundamento teórica e tecnicamente Do Ponto de Vista de sua Natureza Do ponto de vista de sua natureza, o trabalho será uma pesquisa aplicada, segundo Oliveira (2004, p.123) requer determinadas teorias ou leis mais amplas como ponto de partida, e tem por objetivo pesquisar, comprovar ou rejeitar hipóteses sugeridas pelos modelos teóricos e fazer sua aplicação as diferentes necessidades humanas Do Ponto de Vista de seus Objetivos Do ponto de vista de seus objetivos a pesquisa é exploratória. A caracterização do estudo como pesquisa exploratória normalmente ocorre quando há pouco conhecimento sobre a temática a ser elaborada. Por meio de estudo exploratório, busca-se conhecer com maior profundidade o assunto, de modo a torná-lo mais claro ou construir questões importantes para a condução da pesquisa, (BEUREN, 2004, p.80) Do Ponto de Vista dos Procedimentos Técnicos Referente aos procedimentos técnicos a pesquisa é caracterizada, conforme Gil (2002, p.44-45; 53) a pesquisa será bibliográfica, documental e estudo de caso. Pesquisa Bibliográfica: É desenvolvida com base em material já elaborado, constituído principalmente em livros e artigos científicos.

19 19 Pesquisa Documental: Vale-se de materiais que não receberam ainda um tratamento analítico, ou que ainda podem ser reelaborados de acordo com os objetivos da pesquisa. Estudo de Caso: procura muito mais o aprofundamento das questões propostas do que a distribuição das características da população segundo determinadas variáveis. O estudo de auditoria interna no setor de Recursos Humanos da empresa X, refere-se a uma pesquisa de natureza aplicada, exploratória conforme o procedimento técnico de pesquisa adotado Plano de Coleta de Dados (Instrumento de coleta dados) A coleta de dados define as fontes e técnicas que foram utilizadas para a pesquisa de campo. Os dados e informações foram coletados junto ao departamento de pessoal da entidade em estudo, por meio de documentos disponibilizados como: carteira de trabalho, folha de pagamento, registros, entre outros Plano de analise e interpretação dos dados Analise e interpretação de dados ocorreu por meio de exames nos documentos disponibilizados pela empresa em estudo, como a folha de pagamento. Na parte aplicada, verificou-se e interpretaram-se os dados coletados com o setor de Recursos Humanos da empresa, buscando verificar se todos os cálculos e as deduções estão corretas e se estão dentro das leis contábeis.

20 20 2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA A revisão bibliográfica consiste no estudo sobre o tema em questão, através de pesquisa em livros, apostila, internet, sempre buscado um maior conhecimento sobre o assunto em questão, com as informações mais atualizadas, as quais são fundamentais para o entendimento e desenvolvimento do estudo aplicado. 2.1 Contabilidade A contabilidade é uma ciência que tem por finalidade registrar as informações econômicas e financeiras que acontecem no patrimônio de uma entidade Conceito da Contabilidade Contabilidade é a ciências que estuda os fatos econômico e financeiro que existem numa entidade, tanto nos seus aspectos quantitativos e qualitativos. Entendemos que Contabilidade, como conjunto ordenados de conhecimentos, leis, princípios e método de evidenciação próprios, é a ciências que estuda, controla e observa o patrimônio das entidades nos seu aspectos quantitativos (monetário) e qualitativo (físico) e que, como conjunto de normas, preceitos e regras gerais, se constitui na técnica de coletar, catalogar e registrar os fatos que nele ocorrem, bem como de acumular, resumir e revelar informações de suas variações e situação, especialmente de natureza econômico-finaceiro, (BASSO, 2005, p.22) O Objeto da Contabilidade Contabilidade e o patrimônio das entidades, geralmente constituído por bens, direitos e obrigações. Os bens e direitos formam a parte positiva das entidades, já a obrigação, forma a parte negativa. A diferença dessas duas partes é o patrimônio liquido da entidade. O patrimônio é enfocado pela Contabilidade sob dos aspectos básicos:

21 21 a) aspectos qualitativos considera bens, direitos e obrigações do ponto de vista da natureza, como a composição física individual e a natureza judiciária de cada elemento; b) aspectos quantitativos considera bens, direitos e obrigações do ponto de vista do valor monetário intrínseco, isto é, considera os elementos patrimoniais como expressão de valor econômicos, (BASSO, 2005, p. 23) A Finalidade da Contabilidade A finalidade da contabilidade, segundo Basso (2005, p.24), é gerar informações de ordem física, econômica e financeira sobre o patrimônio, com ênfase para o controle e o planejamento. Ainda conforme Basso (2005,p.24), a Contabilidade registrar os fatos que nele acontecem, emitindo relatórios qualitativos e quantitativos, permitindo ao usuário da informação contábil, entre outras atividades comparar previsões e orçamentos com a realidade da entidade As Funções e Objetivos da Contabilidade Para Basso (2005, p.25) as principais funções da contabilidade são: > coletar os documentos comprobatórios dos autos e fatos administrativos e econômicos que ocorrem na entidade; > classificar os documentos comprobatórios de acordo com as alterações que provocam no patrimônio da entidade; > registrar os fatos contábeis decorrentes das alterações patrimoniais nos livros de escrituração contábil da entidade; > acumular informações quantitativas e qualitativas do patrimônio e suas variações, ao longo do tempo; > resumir informações do patrimônio e suas variações, em demonstrativos contábeis; > revelar a situação patrimonial, econômica e financeira da entidade.

22 22 ser: Da mesma forma, os objetivos da contabilidade para Basso (2005, p.25) podem > controlar (física e monetariamente) o patrimônio da entidade; > apurar os resultados decorrentes das variações ocorridas no patrimônio da entidade; > evidenciar a situação patrimonial, econômica e financeira da entidade, bem como suas tendência; > atender para o cumprimento de normas, leis e demais dispositivos emergentes da legislação aplicável aos negócios da entidade; > fornecer informações sobre o patrimônio aos usuários, de acordo com suas necessidades Os Princípios da Contabilidade Os princípios fundamentais de contabilidade são conjuntos de regras que orientam a atividade do contador: Conforme o Conselho Federal de Contabilidade Resolução 750/93, os princípios fundamentais da contabilidade são: Principio da Entidade, Principio da Continuidade, Principio da Oportunidade, Principio do Valor Original, Principio da Atualização Monetária, Principio da Competência e Principio da Prudência. Segundo Attie (1993, p.25), a contabilidade, como ciência que estuda e pratica as funções de orientação, controle e registros de atos e fatos, dispõe de seus princípios que, em verdade, tem por objetivo orientar deforma técnica a condução do exercício profissional em todos os aspectos que envolvam de forma direta ou indireta a doutrina contábil.

23 23 I - Principio da Entidade O Principio da Entidade, conforme Attie (1993, p.26), determina que o patrimônio da entidade não se confunde com o de seus sócios ou acionista ou proprietários. O Principio da Entidade é conhecido pelo fato de que, qualquer patrimônio que interagir com entidade se somara a mesma e não será aberta nova entidade,. Significa que tem um conjunto de entidades sob um só controle, conforme explicações complementares no site do Conselho Federal de Contabilidade, Resolução do CFC n 774 de 16 de dezembro de Art. 4º O Princípio da ENTIDADE reconhece o Patrimônio como objeto da Contabilidade e afirma a autonomia patrimonial, a necessidade da diferenciação de um Patrimônio particular no universo dos patrimônios existentes, independentemente de pertencer a uma pessoa, um conjunto de pessoas, uma sociedade ou instituição de qualquer natureza ou finalidade, com ou sem fins lucrativos. Por conseqüência, nesta acepção, o patrimônio não se confunde com aqueles dos seus sócios ou proprietários, no caso de sociedade ou instituição. Parágrafo único O PATRIMÔNIO pertence à ENTIDADE, mas a recíproca não é verdadeira. A soma ou agregação contábil de patrimônios autônomos não resulta em nova ENTIDADE, mas numa unidade de natureza econômico-contábil, (CFC, 2010, p10). II Principio da Continuidade O Principio da Continuidade, diz respeito aos valores econômicos dos bens, conforme explicações complementares no site do Conselho Federal de Contabilidade, Resolução do CFC n 774 de 16 de dezembro de 1994 (2010) Art. 5º A CONTINUIDADE ou não da ENTIDADE, bem como sua vida definida ou provável, devem ser consideradas quando da classificação e avaliação das mutações patrimoniais, quantitativas e qualitativas. 1º A CONTINUIDADE influencia o valor econômico dos ativos e, em muitos casos, o valor de vencimento dos passivos, especialmente quando a extinção da ENTIDADE tem prazo determinado, previsto ou previsível. 2º A observância do Princípio da CONTINUIDADE é indispensável à correta aplicação do Princípio da COMPETÊNCIA, por efeito de se relacionar diretamente à quantificação dos componentes patrimoniais e à

24 24 formação do resultado, e de se constituir dado importante para aferir a capacidade futura de geração de resultado, (CFC, p.12, 2010). III Principio da Oportunidade O Principio da Oportunidade é aquele que relata todos os movimentos ocorridos no patrimônio da entidade conforme explicações complementares no site do Conselho Federal de Contabilidade, Resolução do CFC n 774 de 16 de dezembro de 1994 (2010). Art. 6º O Princípio da OPORTUNIDADE refere-se, simultaneamente, à tempestividade e à integridade do registro do patrimônio e das suas mutações, determinando que este seja feito de imediato e com a extensão correta, independentemente das causas que as originaram. Parágrafo único Como resultado da observância do Princípio da OPORTUNIDADE: I desde que tecnicamente estimável, o registro das variações patrimoniais deve ser feito mesmo na hipótese de somente existir razoável certeza de sua ocorrência; II o registro compreende os elementos quantitativos e qualitativos, contemplando os aspectos físicos e monetários; III o registro deve ensejar o reconhecimento universal das variações ocorridas no patrimônio da ENTIDADE, em um período de tempo determinado, base necessária para gerar informações úteis ao processo decisório da gestão, (CFC, p.14, 2010). IV Principio do Valor Original O Principio do Valor Original, exige que o registro seja feito pelo valor ocorrido na data e pela moeda corrente do pais conforme explicações complementares no site do Conselho Federal de Contabilidade, Resolução do CFC n 774 de 16 de dezembro de 1994 (2010). Art. 7º Os componentes do patrimônio devem ser registrados pelos valores originais das transações com o mundo exterior, expressos a valor presente na moeda do País, que serão mantidos na avaliação das variações patrimoniais posteriores, inclusive quando configurarem agregações ou decomposições no interior da Entidade. Parágrafo único Do Princípio do REGISTRO PELO VALOR ORIGINAL resulta: I a avaliação dos componentes patrimoniais deve ser feita com base nos valores de entrada, considerando-se como tais os resultantes do consenso com os agentes externos ou da imposição destes;

25 25 II uma vez integrados no patrimônio, o bem, direito ou obrigação não poderão ter alterados seus valores intrínsecos, admitindo-se, tão-somente, sua decomposição em elementos e/ou sua agregação, parcial ou integral, a outros elementos patrimoniais; III o valor original será mantido enquanto o componente permanecer como parte do patrimônio, inclusive quando da saída deste; IV os Princípios da ATUALIZAÇÃO MONETÁRIA e do REGISTRO PELO VALOR ORIGINAL são compatíveis entre si e complementares, dado que o primeiro apenas atualiza e mantém atualizado o valor de entrada; V o uso da moeda do País na tradução do valor dos componentes patrimoniais constitui imperativo de homogeneização quantitativa dos mesmos. (CFC, p.16, 2010). V Principio da Atualização Monetária O Principio da Atualização monetária existe para manter atualizado os valores lançado no patrimônio da entidade conforme explicações complementares no site do Conselho Federal de Contabilidade, Resolução do CFC n 774 de 16 de dezembro de 1994 (2010). Art. 8º Os efeitos da alteração do poder aquisitivo da moeda nacional devem ser reconhecidos nos registros contábeis através do ajustamento da expressão formal dos valores dos componentes patrimoniais. Parágrafo único São resultantes da adoção do Princípio da ATUALIZAÇÃO MONETÁRIA: I a moeda, embora aceita universalmente como medida de valor, não representa unidade constante em termos do poder aquisitivo; II para que a avaliação do patrimônio possa manter os valores das transações originais (art. 7º), é necessário atualizar sua expressão formal em moeda nacional, a fim de que permaneçam substantivamente corretos os valores dos componentes patrimoniais e, por conseqüência, o do patrimônio líquido; III a atualização monetária não representa nova avaliação, mas, tãosomente, o ajustamento dos valores originais para determinada data, mediante a aplicação de indexadores, ou outros elementos aptos a traduzir a variação do poder aquisitivo da moeda nacional em um dado período. (CFC, p.18, 2010) VI Principio da Competência O Principio da Competência ocorre a modificação ou permutação das variações do patrimônio conforme explicações complementares no site do Conselho Federal de Contabilidade, Resolução do CFC n 774 de 16 de dezembro de 1994 (2010).

26 26 Art. 9º As receitas e as despesas devem ser incluídas na apuração do resultado do período em que ocorrerem, sempre simultaneamente quando se correlacionarem, independentemente de recebimento ou pagamento. 1º O Princípio da COMPETÊNCIA determina quando as alterações no ativo ou no passivo resultam em aumento ou diminuição no patrimônio líquido, estabelecendo diretrizes para classificação das mutações patrimoniais, resultantes da observância do Princípio da OPORTUNIDADE. 2º O reconhecimento simultâneo das receitas e despesas, quando correlatas, é conseqüência natural do respeito ao período em que ocorrer sua geração. 3º As receitas consideram-se realizadas: I nas transações com terceiros, quando estes efetuarem o pagamento ou assumirem compromisso firme de efetivá-lo, quer pela investidura na propriedade de bens anteriormente pertencentes à entidade, quer pela fruição de serviços por esta prestados; II quando da extinção, parcial ou total, de um passivo, qualquer que seja o motivo, sem o desaparecimento concomitante de um ativo de valor igual ou maior; III - pela geração natural de novos ativos independentemente da intervenção de terceiros; IV no recebimento efetivo de doações e subvenções. 4º Consideram-se incorridas as despesas: I quando deixar de existir o correspondente valor ativo, por transferência de sua propriedade para terceiro; II pela diminuição ou extinção do valor econômico de um ativo; III pelo surgimento de um passivo, sem o correspondente ativo. (CFC, p.19-20, 2010). VII Principio da Prudência O Principio da Prudência determina o menor valor para o patrimônio liquido da entidade conforme explicações complementares no site do Conselho Federal de Contabilidade, Resolução do CFC n 774 de 16 de dezembro de 1994 (2010). Art. 10 O Princípio da PRUDÊNCIA determina a adoção do menor valor para os componentes do ATIVO e do maior para os do PASSIVO, sempre que se apresentem alternativas igualmente válidas para a quantificação das mutações patrimoniais que alterem o patrimônio líquido. 1º O Princípio da PRUDÊNCIA impõe a escolha da hipótese de que resulte menor patrimônio líquido, quando se apresentarem opções igualmente aceitáveis diante dos demais Princípios Fundamentais de Contabilidade. 2º Observado o disposto no art. 7º, o Princípio da PRUDÊNCIA somente se aplica às mutações posteriores, constituindo-se ordenamento indispensável à correta aplicação do Princípio da COMPETÊNCIA. 3º A aplicação do Princípio da PRUDÊNCIA ganha ênfase quando, para definição dos valores relativos às variações patrimoniais, devem ser feitas estimativas que envolvem incertezas de grau variável. (CFC, p ).

27 As Normas de Contabilidade aplicada a Auditoria Operacional Para a realização da Auditoria Operacional, se aplica as seguintes resoluções. RESOLUÇÃO CFC N.º 986/03 Aprova a NBC T 12 Da Auditoria Interna, em que dispõe sobre a conceituação e objetivos da auditoria; fraude e erros; papeis de trabalho planejamento da auditoria interna; Riscos da Auditoria Interna; Procedimentos da Auditoria Interna; Processamento Eletrônico de Dados PED; normas relativas ao relatório da auditoria interna. Já a RESOLUÇÃO CFC N.º 781/95 Aprova NBC P 3 Normas Profissionais do Auditor Interno, onde fala da Competência Tecnico-Profissional, Autonomia Profissional, Responsabilidade do Auditor na Execução dos Trabalhos, Relacionamento com Profissionais de outras áreas, Sigilo e Cooperação com o Auditor Independente Os Campos de Atuação da Contabilidade Pode-se afirmar que o campo da contabilidade é o mais amplo possível, pois abrange muita áreas como: Contabilidade Publica, Contabilidade Financeira, Contabilidade de Custo, Contabilidade Bancaria, Contabilidade Gerencial, Contabilidade Ambiental, Auditoria, Perícia Contábil, entre outros. Entre as várias áreas de atuação da contabilidade, a qual se optou para fazer o projeto de Trabalho de Conclusão do Curso de Ciências Contábeis foi a area de Auditoria. 2.2 Auditoria Auditoria consiste em exame dos documentos para verificar a incidência ou não de irregularidade ou fraude nos procedimentos internos e nas operações contábeis da entidade.

28 28 Auditoria é classificada, segundo Basso (2005, p.91), técnica contábil que consiste no exame de documentos, livros, procedimentos de registros e demonstrações contábeis, na busca da certificação da correção e lisura dos atos administrativos, operacionais e contábeis, visando a mensurar o grau de confiabilidade dos atos e a fidedignidade das demonstrações e informações contábeis gerada pela entidade Origens e Evolução da Auditoria Conforme Basso ( 2005, p.100) a auditoria teve inicio na Inglaterra, no século XIV, para examinar as contas da coroa. Com o passar do anos o mundo foi se globalizando. Com a consequente expansão do mercado, as empresas tiveram que investir em tecnologia e aprimorar seus controles internos. Nesse contexto analise das demonstrações financeiras deveria ser feita por uma pessoa alheia a instituição, e nesse momento que surge a profissão do auditor, responsável por analisar as contas e emitir pareceres Conceituação e Definição da Auditoria Auditoria consiste no exame de documentos e demonstrações contábeis, verificando a veracidade e certificando legalidade dos fatos registrados. Esses exames são efetuados de acordo com as normas de auditoria, para comprovar que os registros foram feitos conforme os Princípios Fundamentais de Contabilidade. Autoria Interna contribui para a melhor eficácia e eficiência das informações da entidade, proporcionando mais segurança e diminuindo o risco de erro e fraude, por meios de teste regulares nos controle internos da entidade.

29 29 Pode se definir auditoria, conforme Crepaldi (2002, p.23) o estudo e avaliação sistemática das transações, procedimentos, operações, rotinas e das demonstrações financeiras de uma entidade. Ainda o autor define que a auditoria, compreende o exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenção de informações e confirmação, internas e externas, relacionados com o controle do patrimônio, objetivando mensurando a exatidão desses registros e das demonstrações contábeis deles decorridos (CREPALDI, 2002, p.23) Objeto e Fins da Auditoria O objeto da auditoria pode ser todos os elementos e documentos de controle administrativo do patrimônio da entidade. Para Crepaldi (2002, p ), o objeto da auditoria é o conjunto de todos os elementos de controle do patrimônio administrativo, os quais compreendem registros contábeis, papeis, documentos fiscais, fichas, arquivos e anotações que comprovem a legitimidade dos atos da administração, bem como sua sinceridade na defesa dos interesse patrimoniais Objetivos da Auditoria O objetivo da auditoria consiste em apoiar a administração da empresa, no desempenho de suas atividade. A auditoria proporciona analise, avaliações e recomendações sobre as atividades revisadas, financeiras e patrimoniais da entidade. O objetivo do exame normal de auditoria das demonstrações financeiras é empresar um opinião sobre a propriedade das mesma, e assegurar que elas representam adequadamente a posição patrimonial e financeira, o resultado de suas operações e as origens e aplicações de recursos correspondentes aos período em exame, de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceitos, aplicados com uniformidade durante os períodos, (ATTIE, 1993, p.35)

30 30 Ainda o autor define o objetivo da auditoria o processo pelo qual o auditor se certifica da veracidade das demonstrações financeiras preparadas pela companhia auditada, (ATTIE, 1993, p.35) Técnicas da Auditoria É o conjunto de técnicas que permitem ao auditor obter provas para fundamentar sua opinião sobre as demonstrações contábeis auditadas Os Procedimentos de auditoria são os conjuntos de técnicas que permitem ao auditor obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião sobre as demonstrações contábeis auditadas e abrangem testes de observância e testes de substantivos Os testes de observância visam á obtenção de razoável segurança de que os procedimentos de controle interno estabelecidos pela administração estão em efetivo funcionamento e cumprimento Os testes de substantivos visam á obtenção de evidencia quanto a suficiência, exatidão e validade dos dados produzidos pelo sistema contábil da entidade, (CFC, 2010, p.11-12) Limitação da Auditoria São duas as limitações da auditoria: o tempo e o custo. O tempo que temos a fazer uma relatório após o termino do exercício, vai de dois a três meses, já o custo, quanto mais rápido a realização, menores os custos, agregado ao cliente que tem interesse de racionalizar gastos. Segundo Basso (2005, p.97), o tempo e o custo acabam por levar o auditor a exames por amostragens cada vez menores, necessita utilizar-se de técnicas cada vez mais eficazes para reduzir as possibilidades de as irregularidades ficarem encobertas, dado as limitações de alcance e profundidade dos exames limitadas aos fatores tempo e custo.

31 31 Conforme Basso (2005, p.97), classifica algumas outras limitações da auditoria os quais podem ser: > a impossibilidade de examinar o todo com profundidade leva o auditor ao exame por amostragem, reduzir tempo e custo, gerando margem a duvidas quanto as possibilidades de erros não detectados; > a auditoria, geralmente limitada aos aspectos contábeis da entidade, pode encobrir irregularidades na área administrativa e operacional; > a dificuldades de acesso a informações sigilosas da entidade que podem vir alterar a sua situação patrimonial no futuro; entre outras Formas de Auditoria As formas de auditoria, segundo Basso (2005, p.103), os serviços de auditoria variam de acordo com a extensão d o trabalho, a profundidade dos exames, a sua natureza, os fins a que se destinam e as relações entre o auditor e a entidade auditada De acordo com a Extensão do Trabalho Ainda para Basso (2005, p.103), a extensão do trabalho refere-se a abrangência do exame e esta muito ligada aos fins a que se destina. Nesse sentido, duas são as subdivisões : > Auditoria Geral: é aquela que se refere s todos os elementos patrimoniais, bem como a todos as operações do exercido social, sobre o que o auditor devera, ao final de seu trabalho, emitir parecer. As principais finalidades da auditoria geral são: acautelar interesses de acionista e investidores; o controle administrativo; atender exigência legais; avaliar a confiabilidade das demonstrações contábeis, entre outras. > Auditoria Parcial (ou Especifica): esta diz respeito a exame de apenas uma ou algumas partes do patrimônio ou de algumas demonstrações contábeis, ou mesmo de alguns setor especifico da entidade auditada, com finalidades especiais, tais como: apurar a situação econômica e ou financeiras da entidade; conferir custos; confirmar existência patrimoniais; verificar o cumprimento de exigências fiscais;

32 32 verificar o atendimento a preceitos estatutários; apurar erro ou fraudes; apurar desvios ou malversações de elementos patrimoniais, determinar o valor real do patrimônio liquido, entre outras De acordo com a Profundidade dos Exames A profundidade dos exames refere-se a aplicação dos procedimentos de verificação no todo ou em partes dos elementos objeto de verificação, determinados pelo tempo disponível e pelo grau de confiança do auditor, segundo Basso (2005, p ). Que contem as seguintes sub-divisões: > Revisão Integral: compreende o exame de todos os registros contábeis, bem como de todos os documentos e controle da entidade, com a finalidade de descobrir erros e fraude. A revisão integral geral só e viável quando realizada pela auditoria interna da própria entidade, tendo em vista o tempo disponível e o numero de pessoas que podem ser envolvidas no exame, ao passo que a auditoria externa, limitada pelo tempo e pelos custos, e ainda pela reduzida disponibilidade de pessoas, geralmente fica limitada a realização de revisões integrais parciais; > Auditoria por Teste (Amostragens): compreende o exame de determinadas parcelas da população-alvo, determinada com base na avaliação dos controles internos da entidade auditada, na materialidade (relevância) do objeto de exame e no risco relativo diante do todo, suficiente para que o auditor tenha condições de formar um juízo sobre a exatidão dos procedimentos, bem como da confiabilidade e legitimidade dos elementos examinados. > Revisão Analítica: aparece quando o auditor, por razoes de deficiências de controle interno ou por descobertas de irregularidades, decide aprofundar os exames de determinados elementos na busca de melhores provas, capazes de dirimir duvidas e dar-lhe novos elementos de convicção para a formatação de sua opinião. A revisão analítica refere-se ao acompanhamento minucioso de todos os procedimentos que antecederam e precederam aquele fato contábil (ou administrativo) em exame ate que se elucidem as duvidas.

33 De acordo com a sua Natureza Para Basso (2005, p ), a natureza dos serviços de auditoria esta ligada a sua duração e é dividida em : > Auditoria Permanente: aquela que é exercida em caráter permanente, como o caso da auditoria interna em certas entidades. Em alguns casos a auditoria externa pode assumir a caráter de permanente, quando o auditor estabelece um cronograma de atividade permanentes para vários anos, sem solução de continuidade. É continuada, quando o programa de trabalho visa ao exame permanente e continuo das operações registradas e dos controles internos. A presença continua do auditor permite um melhor acompanhamento na realização dos registros e o aconselhamento para eliminação de imperfeições administrativas, operacionais e ou fiscais. > Auditoria Eventual (ou Especial): aquela que se refere a um serviço especifico, isto é. O auditor é contratado para examinar e opinar sobre uma determinada situação, sem programa de continuidade; pode ser parcial, integral ou por teste. Um serviço eventual poderá, no futuro, se transformar em permanente aquele em que ao auditor examina a documentação contábil de um período administrativo e passa a ser contratado para os serviços do ano seguinte De acordo com Fins a que se Destina Para Basso (2005, p ), diversos podem ser os objetivos ou finalidades dos serviços de auditoria. Os principais e mais comuns são: > Auditoria para acautelar interesse de acionista e investidores: é comum, com o surgimento das empresas de capital aberto, ocorrerem situações em que a maioria dos acionista e investidores em geral não participa diretamente da administração da empresa. Nesse caso, com a finalidade de defender seus interesses, passam a exigir auditoria geral e permanente de todos as atos da administração para se certificarem da lista de seus procedimentos. > Auditoria para controle administrativo: que pode ser geral e permanente. E por isso se confunde com a do item anterior e também com a especifica. Quando contratada especificamente para fins de controle de certos setores de atividades ou

34 34 grupo de componentes patrimoniais, é parcial e especifica, para opinar sobre as situações examinadas. Para fins administrativos, é mais eficiente a auditoria geral e permanente, pois ela age psicologicamente sobre todos os funcionários que manipulam valores e ou administram bens e direitos, os quais se sentem permanentemente controlados, dificultando erros e fraudes. > Auditoria para apurar erros e fraudes: auditoria especifica contratada por entidade que não mantêm auditores e que os procuram somente nos momentos em que o erro ou a fraude se manifesta. Nesta hipótese a administração sabe que há irregularidades, mas desconhece a causa, bem como seu volume e autores. Esse é o caso característico da auditoria eventual, parcial e especifica, mas de profundidade, visando ao exame integral dos registros e controles relativos a determinado elemento patrimonial, confundindo-se, então, com a perícia contábil. > Auditoria para apurar o valor real do Patrimônio: serviço de auditoria executado com vista a apuração do valor real do patrimônio bruto (ou liquido) da entidade, com a finalidade de, principalmente, acertos por retirada ou admissão de sócio/acionista, colocação de ações com ágio no mercado, venda, cisão, fusão ou incorporação de empresas, liquidação da sociedade, etc. Nesses casos compete ao auditor conferir e confirmar a existência dos elementos, corrigir o balanço substituindo os valores históricos pelos valores atualizados e apurar o valor do patrimônio liquido atualizado. > Auditoria para concessão de crédito: serviço exigido por agente financeiro para certificar-se do real estado financeiro e econômico da empresa para a qual vai conceder credito. A auditoria será parcial, com a finalidade de verificar a liquidez, a solvabilidade e a rentabilidade da empresa. > Auditoria para cumprimento de obrigações fiscais: a auditoria geral e permanente, de certa forma faz também um exame do cumprimento das exigências fiscais, porem poderão ocorrer casos de que a entidade e mesmo o próprio físico requeira uma auditoria parcial especifica para apurar o cumprimento de determinada obrigação fiscal. É o caso da auditoria em referencia. > Auditoria para confirmar a exatidão das demonstrações contábeis: todos os tipos de auditoria caracterizados concorrem para a comprovação de exatidão das demonstrações contábeis. A auditoria geral normalmente culmina com a opinião do auditor sobre a confiabilidade e a exatidão dos valores das demonstrações contábeis.

35 De acordo com a relação do auditor com a entidade auditada A relação contratual entre o auditor e a entidade auditada estabelece a divisão fundamentada dos serviços de auditoria, ou seja, o fator independência e independência relativa, pode se dizer que é o divisor entre a auditoria externa e a interna, (BASSO, 2005, p.108). Ainda o autor Basso (2005, p108) define como, Auditoria Externa aquela realizada por profissional liberal autônomo ou por empresa de auditoria independente, sem vinculo de emprego, contratada para prestar um serviço especifico de auditoria permanente ou eventual, o auditor independente tem seus próprios método, desde que realiza-o as normas de auditoria e obtenha elementos de convicção com os quais possa formar uma opinião e dar um parecer sobre a matéria examinada. Já Auditoria Interna, é aquela exercida, geralmente, por funcionários da própria entidade em que atuam, em caráter permanente. Mesmo com vínculo empregatício, espera-se que o auditor interno exerça suas funções com muita isenção e ética, eficiente trabalho de auditoria, a semelhança da auditoria externa. O auditor não pode deixar que seu vinculo empregatício tire a sua isenção profissional Normas de Auditoria As normas de auditoria de certa forma dão uma orientação aos auditores na realização de seus exames e na preparação de seus relatórios. As normas na auditoria estabelecem ordem e disciplina na realização dos trabalho. Segundo Basso (2005, p.110), as normas de auditoria são emitidas pelo Conselho Federal de Contabilidade e fazem parte das Normas Brasileiras de Contabilidade.