Letícia Silva de Moura

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1 COLEGIADO DA ÁREA DE PRODUÇÃO INDUSTRIAL GRADUAÇÃO EM ENGENHARIA DE PRODUÇÃO UTILIZAÇÃO DE UM SISTEMA DE APOIO À DECISÃO PARA ANÁLISE DE CAPACIDADE DE ESTOCAGEM: UM ESTUDO DE CASO EM UMA INDÚSTRIA QUÍMICA Letícia Silva de Moura Rio de Janeiro 2013

2 LETÍCIA SILVA DE MOURA Aluna do curso de Engenharia de Produção Matrícula UTILIZAÇÃO DE UM SISTEMA DE APOIO À DECISÃO PARA ANÁLISE DE CAPACIDADE DE ESTOCAGEM: UM ESTUDO DE CASO EM UMA INDÚSTRIA QUÍMICA Trabalho de Conclusão de Curso, TCC, apresentado ao Curso de Graduação em Engenharia de Produção, da UEZO como parte dos requisitos para a obtenção de grau de Engenharia de Produção, sob a orientação da Profª Luciangela Mattos Galletti da Costa. Rio de Janeiro 2013 ii

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4 Rio de Janeiro RJ Brasil Julho de 2013 iii

5 AGRADECIMENTOS Este trabalho é o resultado de muito esforço e dedicação e da cooperação e apoio de muitas pessoas. Nesta oportunidade faço questão de agradecer: Primeiramente a Deus, por permitir e inspirar o desenvolvimento deste trabalho e sempre abençoar e iluminar meu caminho durante todos os momentos da minha vida; Aos meus pais Dione e Aldir, por todo amor e dedicação incondicional para me garantir uma boa educação e me tornar uma pessoa do bem; Aos meus tios Ivete e Ediwaldo pelo incentivo e apoio em todos os momentos decisivos da minha vida e por sempre comemorarem minhas vitórias; Ao amigo Thiago Beltrão pela amizade, incentivo e contribuições para realização deste trabalho; Aos amigos da UEZO que me acompanharam durante a faculdade e que compartilharam momentos de alegrias e dificuldades no decorrer do curso; Aos demais amigos e familiares que acompanham a minha trajetória com ações e palavras de incentivo; A minha professora orientadora Luciangela Galletti, pelos incentivos, ensinamentos, sugestões, contribuições e pela atenção sempre disponibilizada que foram indispensáveis para a conclusão deste trabalho. iv

6 RESUMO O presente trabalho possui como foco apresentar a efetividade do uso de um Sistema de Apoio à Decisão (SAD) para análises referentes à capacidade de estocagem dos insumos e produtos da empresa estudada, uma vez que a capacidade atual dos depósitos da empresa poderá ser insuficiente no ano atual. Com a aplicação do sistema SAD pode-se iniciar o desenvolvimento de um plano de ação, considerando o crescimento da demanda de defensivos agrícolas. A partir daí, foi utilizada a metodologia descritiva através de um estudo de caso para explicar o funcionamento desta ferramenta que possibilita a redução de incertezas e o improviso nas tomadas de decisão, desenvolvida em planilhas eletrônicas do software Microsoft Excel, e mostrar os resultados obtidos apresentados através de tabelas e gráficos. Assim, como resultado, houve a possibilidade de verificar a previsão da quantidade de materiais que serão estocados nos depósitos da empresa durante todo o ano de 2013 e levando em consideração a capacidade total de estocagem dos mesmos, foi possível verificar se tais depósitos serão suficientes para suprir a demanda. Palavras-chave: Sistema de Apoio à Decisão, capacidade de estocagem e tomada de decisão. v

7 ABSTRACT This study has focused on showing the effectiveness of the use of a Decision Support System (DSS) for analyzes relating to storage capacity of raw materials and products of the company studied, in order to avoid the probable insufficiency in the capacity of the company's warehouses in current year. With DSS application we can start developing an action plan, considering the agrochemicals demand increasing. From there, we used descriptive methodology through a case study in order to explain the tool s operation promoting the uncertainty reduction and improvisation in taking decision, which are noticed in software Microsoft Excel, DSS tool also presents the results on charts and graphs. Finally, as a result, it was possible verify the forecast about the materials quantity that will be stocked in the company's warehouses during 2013 year and taking into account the total storage capacity in warehouses, besides that it was possible concluded that these areas will be enough to meet the estimated demand. Keywords: Decision Support System, storage capacity and taking decision. vi

8 LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Armazenagem por empilhamento Figura 2 - Estrutura porta-palete Figura 3 - Sistema cantilever Figura 4 - Flow rack Figura 5 - Estrutura drive-in Figura 6 - Estrutura drive-through Figura 7 - Estrutura push back Figura 8 - Características e capacidades do SAD Figura 9 - Componentes de um SAD Figura 10 - Estrutura porta paletes do depósito X Figura 11 - Estrutura de armazenagem em empilhamento do depósito Y Figura 12 - Estrutura do SAD da ALFA Indústria Química Figura 13 - Estrutura dos arquivos do SAD da ALFA Indústria Química Figura 14 - Abas do arquivo 1. Product database_2013_rev Figura 15 - Banco de dados do SAD da ALFA Indústria Química vii

9 LISTA DE TABELAS Tabela 1 - Evolução da logística... 9 Tabela 2 - Média das posições ocupadas no depósito X em Tabela 3 - Média das posições ocupadas no depósito Y em Tabela 4 - Volume de produção em Tabela 5 - Volume de Vendas em Tabela 6 - Previsão de estocagem de produto acabado em KGL do Produto X Tabela 7 - Previsão de estocagem de produto acabado em paletes do Produto X Tabela 8 - Previsão de estocagem de matéria-prima em paletes do Produto X Tabela 9 - Previsão de estocagem de embalagem em paletes do Produto X Tabela 10 - Relatório de resultados da previsão de armazenagem dos Depósitos X e Y viii

10 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 - PIB do Agronegócio Nacional Gráfico 2 - Evolução das vendas de defensivos agrícolas no Brasil Gráfico 3 - Gráfico de capacidade de estocagem no depósito X Gráfico 4 - Gráfico de capacidade de estocagem no depósito Y ix

11 LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS CEPEA Centro de Estudos Avançados em Economia Aplicada FAEMG Federação da Agricultura e Pecuária do Estado de Minas Gerais FEFO First-Expire, First Out FG Finish Good FIFO Fisrt-In First-Out KGL Unidades de medida para quilograma e litro; LIFO Last In, First Out PIB Produto Interno Bruto PM Package Material RM Raw Material SAD Sistema de Apoio à Decisão SEAPA Secretaria da Agricultura, Pecuária e Agronegócio SINDAG Sindicato Nacional da Industria de Produtos para Defesa Agrícola SKU Stock Keeping Unit x

12 SUMÁRIO 1. Introdução Objetivo Geral Objetivos Específicos Justificativa Formulação do Problema e Hipóteses Metodologia Referencial Teórico Logística Empresarial Conceito de Logística Evolução da Logística Escopo da Logística Armazenagem Principais tipos de estruturas de armazenagem Empilhamento Porta-palete convencional Cantilever Flow Rack Estrutura drive-in e drive through Armazenagem Push Back Conceitos Básicos sobre decisão Etapas do processo decisório Fatores que influenciam o processo decisório O processo decisório nas empresas Sistemas de Apoio à Decisão Surgimento do SAD Definição do SAD Características do SAD Componentes do SAD Estudo de Caso Apresentação do Tema Definição do problema e estabelecimento de objetivos Descrição da estrutura dos depósitos xi

13 3.4. SAD utilizado no Estudo de Caso Coleta de Dados Realização do Estudo de Caso Previsão de estocagem de produtos acabados Previsão de estocagem de Matéria-Prima e Embalagem Relatório de resultados da Previsão de Estocagem Resultados e Discussões Pontos Fracos da ferramenta Sugestão de Melhoria Considerações Finais Referências Bibliográficas xii

14 1 1. INTRODUÇÃO O processo de desenvolvimento e transformação das empresas está cada vez mais acelerado no cenário mundial, fazendo com que busquem aprimoramentos a fim de atingir melhores níveis de desempenho e consequentemente a permanência no mercado. Entretanto, os gerentes defrontam-se frequentemente com situações não rotineiras em que a decisão para solução desses problemas precisa ser bem embasada. Diante dessas situações não rotineiras enfrentadas pelas empresas é preciso considerar que, geralmente, qualquer tipo de tomada de decisão envolve um processo complexo, pois depende da consideração de inúmeras variáveis que influenciam os resultados, sejam as mesmas internas, ou externas, ao ambiente de decisão. É possível ainda afirmar que, quanto mais complexo for o ambiente que envolve o processo decisório, mais difícil este último se torna, uma vez que aumenta o número de variáveis a serem analisadas, assim como as relações entre elas tomam formatos que nem sempre permitem algum tipo de previsão. No ambiente dos agronegócios o panorama observado não é diferente, uma vez que o Brasil apresenta índices de desenvolvimento agrícola acima da média mundial de acordo com de acordo com a Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico. Com isso, as empresas desse ramo lucram com a demanda de produção cada vez maior. Entretanto, somente ganhos de produtividade nas lavouras não garantem competitividade no mercado, pelo contrário, estes necessitam ser acompanhados por melhorias em infraestrutura e logística que deem suporte à comercialização de safras cada vez maiores. Neste contexto, é preciso analisar a capacidade de estocagem nos depósitos dessas empresas para saber se irão suportar essa crescente demanda do mercado. Neste contexto, as empresas estão fazendo uso de Sistemas de Apoio à Decisão são utilizados para reunir um maior número de informações e auxiliar a tomada de decisões, economizando tempo, fazendo assim, que as opções escolhidas sejam mais confiáveis.

15 2 A partir do cenário exposto, o presente trabalho de conclusão de curso realiza uma explicação conceitual com embasamento em diversos autores referente à Logística Industrial, armazenagem com foco em estocagem de materiais e Sistemas de Apoio à Decisão. Em seguida é apresentado um estudo de caso, onde foi descrito o funcionamento do Sistema de Apoio à Decisão utilizado na empresa estudada OBJETIVO GERAL Tem-se por objetivo apresentar e descrever de forma clara e objetiva o Sistema de Apoio à Decisão utilizado em uma indústria química com ênfase em fabricação de defensivos agrícolas para analisar a capacidade de estocagem de seus depósitos de matéria-prima, embalagem e produto acabado e assim possibilitar melhor embasamento para criação de um plano de ação no caso dessa capacidade ser ultrapassada Objetivos Específicos Realizar uma pesquisa bibliográfica sobre a Logística Empresarial com ênfase em armazenagem e estocagem, bem como conceitos sobre o processo decisório e os Sistemas de Apoio à Decisão; Descrever a ferramenta de apoio à decisão utilizada na empresa estudada e seu funcionamento; Apontar os pontos fracos da ferramenta; Sugerir propostas para melhoria no processo decisório dos sistemas de gestão logístico JUSTIFICATIVA As empresas do ramo do agronegócio estão em constante crescimento por fazer parte de uma área de negocio de grande representatividade econômica. Tal fato ocasiona aumento da demanda de produtos, gerando preocupação com relação ao espaço disponível para estocagem. Neste contexto, uma ferramenta onde se possa analisar a capacidade de estocagem a pequeno, médio e longo prazo auxilia na tomada de decisões. Tal modelo se faz jus na agilidade e fidelidade das respostas alcançadas. Outro aspecto relevante é

16 3 o baixo valor de investimento para que se tenha uma ferramenta da tal confiabilidade para auxiliar à tomada de decisões estratégicas e o fácil manuseio por parte dos gestores que farão uso da ferramenta. A motivação pela escolha deste tema provém do atual cenário competitivo em que uma empresa comprometida com o desenvolvimento de excelência dos seus processos de gestão precisa saber explorar e analisar de forma dinâmica os dados transformando-os em informações que possam ser utilizadas estrategicamente no momento de tomada de decisão FORMULAÇÃO DO PROBLEMA E HIPÓTESES Para as empresas, tanto publicas quanto privadas, o sistema logístico exerce uma grande influência no equilíbrio/custo da empresa, devido à sua eficiência na disponibilidade dos materiais aos usuários, tornando assim uma importância econômica às empresas. O sistema logístico é fundamental quando o assunto é estoque. Ele é usado para manter as operações separadas e com isso permitir um planejamento e controle quase independente de cada operação. Dessa forma, considerando uma indústria com grande demanda de produção, seus depósitos precisam suportar esta demanda para que o fluxo logístico funcione corretamente e cumpra a missão da logística que, de acordo com Coyle (1992) é garantir a disponibilidade do produto certo, na quantidade certa, nas condições certas, no local certo, no tempo certo, para o cliente certo, e a um custo certo. Porém surge o seguinte questionamento: Será que a capacidade de estocagem atual da empresa suportará a demanda de produção? Para responder esse tipo de dúvida e antever possíveis mudanças são necessárias ferramentas que auxiliem os gestores nas tomadas de decisão. Portanto, tem-se como hipótese a seguinte questão que será respondida ao longo do presente trabalho: os Sistemas de Apoio à Decisão, de fato, são eficazes e adequados no auxilio à tomada de decisões relacionadas à capacidade de estocagem nos depósitos de uma indústria?

17 METODOLOGIA O estudo realizado no presente Trabalho de Conclusão de Curso caracteriza-se como uma pesquisa descritiva, pois tem o objetivo de descrever um determinado fenômeno (GIL, 2004, p. 54), descrevendo a ferramenta de apoio à decisão utilizada na empresa. Sendo uma pesquisa descritiva, a metodologia utilizada foi à pesquisa qualitativa. Geralmente, a pesquisa qualitativa, segundo KATES (1998), tem a vantagem de provocar sugestões para futuros estudos que foram geradas ao longo do andamento da pesquisa. De acordo com Gephart (2004), a pesquisa qualitativa fornece uma narrativa da visão da realidade dos indivíduos, sendo altamente descritiva. GEPHART (2004), diz que a pesquisa qualitativa dá uma ênfase aos detalhes situacionais, permitindo uma boa descrição dos processos. O objetivo principal com a utilização dessa metodologia é descrever o Sistema de apoio à Decisão utilizado pela empresa estudada e mostrar os resultados da análise da capacidade de estocagem que foi realizada utilizando esta ferramenta.

18 5 2. REFERENCIAL TEÓRICO Este capítulo apresenta as bases teóricas para a realização deste trabalho. Com isso, será feita uma abordagem sobre os conceitos gerais de logística empresarial, armazenagem de materiais, sua importância, vantagens e seus principais tipos. Na sequência são abordados conceitos básicos sobre decisão com o intuito de contextualizar a utilização do Sistema de Apoio à Decisão (SAD) em uma organização, abordando seu surgimento, definição, características e componentes Logística Empresarial As empresas estão vivendo um momento extremamente desafiador, caracterizado pela grande competitividade, desenvolvimento tecnológico, aumento na oferta de produtos e serviços os quais devem atender as expectativas dos clientes, aliado ao desenvolvimento do capital intelectual da empresa. Isso faz com que as empresas busquem na Logística uma estratégia eficaz que às levem a redução de custos. A palavra logística tem origem francesa e era utilizada no meio militar, durante a Segunda Guerra Mundial, onde se via necessário a determinação de estratégias para distribuição de suprimentos, medicamentos, pessoas, entre outros. Mas foi durante a Guerra do Golfo que as atividades logísticas ficaram mundialmente conhecidas, devido à necessidade de grandes distribuições ao longo de uma considerada área geográfica. Segundo Hall (1985), o termo Logística começou a ser utilizado para descrever uma variedade de ferramentas analíticas utilizadas para maximizar a eficiência do fluxo de materiais, a utilização de equipamentos e das pessoas durante a guerra. Após a Segunda Guerra Mundial, os conceitos e técnicas desenvolvidas para fins militares passaram a migrar para o setor privado Conceito de Logística Após uma pesquisa conceitual sobre a Logística, é possível observar que diversas abordagens foram elaboradas nos últimos tempos, uma vez que o conceito de

19 6 logística está em constante evolução, acompanhando o desenvolvimento das organizações. Pode-se observar que alguns autores definem a Logística Empresarial com enfoques mais amplos onde existe uma preocupação com o fluxo de matérias desde a aquisição da matéria-prima até o consumidor final e não somente com a distribuição do produto acabado. Neste sentido, Ballou (1993) define a Logística Empresarial como: (...) todas as atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matériaprima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável. (Op. cit. p.24) De acordo com o Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP) apud NOVAES (2001, p.36) a Logistica é definida, em uma perspectiva mais ampla, como: (...) o processo de planejar, implementar e controlar de maneira eficiente o fluxo e a armazenagem de produtos, bem como os serviços e informações associadas, cobrindo desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o objetivo de atender aos requisitos do consumidor. Segundo Moura (1998, p.51), a logística consiste em fazer chegar a quantidade certa das mercadorias certas ao ponto certo, nas condições certas e ao mínimo custo. Para Kobayashi (2000, p.17), é denominada logística a atividade que serve para oferecer aos clientes artigos comerciais, produtos e serviços com rapidez a baixos custos e com satisfação. Para Bowersox e Closs (2001, p.20), a logística envolve a integração de informações, transporte, estoque, armazenagem, manuseio de materiais e embalagem. Ching (1999, p.28) diz que a logística exerce a função de responder por toda a movimentação de materiais no ambiente interno e externo da empresa, iniciando pela chegada da matéria-prima e atingindo até a entrega do produto final ao cliente.

20 7 Tomando como base os conceitos apresentados até o momento, é possível definir a logística como sendo um conjunto de atividades baseadas no planejamento e controle do fluxo físico de bens e/ou serviços, no fluxo de informações e no fluxo financeiro associado a esse processo, desde o fornecedor de matéria-prima até o cliente final, com o objetivo de atender as necessidades do cliente no tempo certo e ao menor custo possível. Por isso, a integração da informação é um elemento de grande importância nas operações logísticas, uma vez que a informação aumenta a flexibilidade permitindo identificar os recursos que podem ser utilizados para que se obtenha vantagens estratégicas Evolução da Logística A Logística existe desde os tempos mais antigos, sendo utilizada na preparação das guerras por líderes militares desde os tempos bíblicos. Dessa forma, a logística foi considerada uma importante estratégia, em relação às práticas utilizadas em planejamento estratégico de guerra. Com o decorrer dos anos, esses conceitos migraram para o ambiente empresarial, ganharam vulto e sua importância vem crescendo e fazendo parte da rotina das empresas de sucesso do mundo globalizado. gradual: Conforme Rodrigues (2006, p.70) a evolução logística ocorreu de maneira Nos anos 50, após a 2ª guerra Mundial, o governo americano estimulou a reestruturação dos procedimentos industriais por todo o planeta, antes voltado somente para a guerra. Nos anos 60, as atenções voltaram-se para o marketing e para a distribuição, como poder efetivo frente ao mercado e as fontes de suprimento. Nas décadas de 70 e 80 respectivamente, ocorrem: Uma pressão por aumento da variedade de produtos, o que acarreta em parcerias, agregando tecnologias. Ocorre uma revolução Tecnológica, então o gerenciamento logístico torna-se o ponto-chave na sustentação estratégica mercadológica inovadora. Nos anos 90, o processo de globalização da economia, e o ambiente competitivo, junto com os avanços nas telecomunicações, a indústria e o comércio passam a considerar todo o mercado mundial. Os atacadistas

21 8 diminuem seus estoques, geram mais mercadorias e reduzem o ciclo de vida do produto. quatro fases. Novaes apud Carvalho (2006) divide o processo de evolução da logística em Partiu-se do período Pós-Guerra com o foco muito grande em controle de custos, lotes econômicos de transporte e grandes estoques com pulmão, ou seja, quantidades de matéria-prima ou produtos acabados previamente determinados que ainda não foram processados. A atuação dos atores da cadeia de suprimentos era segmentada, não havia integração. Na segunda fase já se busca alguma integração, porém rígida, face ao surgimento de dificuldades como a diversificação da demanda e a crise do petróleo e, também, devido ao desenvolvimento da informática. Já na terceira fase o processo de integração se tornou mais flexível, produtos e mercados foram diversificados, buscava-se o estoque zero, os processos produtivos se tornaram mais flexíveis, em vista da satisfação plena do cliente. A quarta fase trata do gerenciamento da cadeia de suprimento, onde a logística passa a ser tratada de forma estratégica e a busca de parcerias e colaboração na cadeia é uma tônica com vistas a redução total do seu custo. De forma complementar pode-se verificar a evolução da logística na Tabela 1:

22 9 FASE AMBIENTE FOCO 1 a - Atuação Segmentada Sub-sistemas otimizados separadamente, com estoques servindo de pulmão. Pós II Guerra Mundial Produtos únicos (pouca flexibilidade) Voltados para único segmento Controle de Custos Lotes econômicos de transportes Pedido econômico 2a - Integração Rígida Busca inicial de racionalização integrada da cadeia, mas rígida por não permitir correção dinâmica do planejamento ao longo do tempo Crise do petróleo: reflexo no aumento do custo de transporte Congestionamento crescente dos centros urbanos com reflexo no custo de distribuição Desdobramento da demanda em grupos heterogêneos de consumidores (segmentação de mercado Desenvolvimento da informática Maior integração entre pedidos de fabricação e despacho Processo de decisão integrado Otimização de atividades e planejamento Uso da informática para cálculos e otimização Processos produtivos flexíveis, para maior variedade do produto 3a - Integração Flexível Integração dinâmica: dentro da empresa e nas interrelações da empresa com fornecedores e clientes 4a - Gerenciamento da Cadeia de Suprimento Globalização: reflexo nos níveis de competitividade internacional Mudança nos modelos de gestão Emergência de novos padrões de qualidade e produtividade Diversificação de produtos e mercados Elevação dos níveis de competitividade Empresas virtuais Uso do conceito de postponement (postergação) Crescimento das compras eletrônicas Tabela 1 - Evolução da logística Fonte: adaptado de Novaes (2001) Satisfação plena do cliente Busca do estoque zero Prazos de entrega mais curtos possíveis Redução de custos Competitividade Integração da Logística em termos operacionais e físicos Uso intensivo da informação e da informática Questão logística tratada de forma estratégica entre os componentes da cadeia produtiva - parceria Agregaçaõ de valor para o cliente final Redução de incertezas ao longo da cadeia produtiva Preocupação com o meio ambiente - logística verde e logística reversa Escopo da Logística Ballou (1993) desmembra o sistema logístico integrado em dois componentes básicos, que são:

23 10 componente primário: constituído pelo transporte, manutenção de estoques e pelo processamento de pedidos; componente de apoio: constituído pela armazenagem, manuseio de material, embalagens de proteção e manutenção de informação. A logística engloba a movimentação física dos produtos e o fluxo de informações, podendo ser usada em diversas áreas, entre as quais se destaca a área de transporte de suprimentos, a área de apoio à produção e a área de transporte de distribuição. Os temas a serem tratados na atividade logística são apresentados de forma bastante variada, como exemplo Ching (1999) destaca: Fluxo de compras de matérias-primas; Operações de produção; Controle de materiais e processos; Gerenciamento de transporte que abrange a movimentação de materiais internos e externos à empresa; Distribuição para os clientes finais a partir da fábrica e/ou depósitos intermediários; Recebimento de matéria-prima; Armazenagem. Já Hall (1985) divide as atividades logísticas em produção, armazenagem e transporte. Este sintetiza o escopo das operações logísticas enfatizando sua dimensão temporal (quando) e espacial (onde) através de três questões chaves, a saber: Quando e onde os bens devem ser produzidos? Quando e onde os bens devem ser armazenados? Quando e onde os bens devem ser transportados? A partir das definições de escopo da logística expostas, pode se constatar que a logística passa a ser vista e valorizada como integradora de várias funções ao longo da cadeia produtiva, que nada mais é do que as etapas consecutivas em que os insumos sofrem transformações até chegar ao produto final. A armazenagem é um dos processos estratégicos mais importantes dentro da Logística, conforme relata Moura (1997), porém

24 11 geram muitos gastos. Com isso a armazenagem e o controle de estoques precisam ser bem estruturados para atender as exigências dos clientes e a demanda do mercado ARMAZENAGEM A armazenagem é um dos principais componentes essenciais do sistema logístico. Esta atividade logística refere-se à administração do espaço necessário para manter estoques, na qual interage diretamente com a entrada de material, compras e expedição do material. Levando em consideração essa informação, pode-se afirmar que: A função armazenagem compreende as atividades de guardar, localizar, manusear, proteger e preservar os materiais comprados, produzidos e movimentados por uma empresa, com o objetivo de atender às suas necessidades operacionais, sejam elas de consumo, de transformação ou de revenda (atacado e varejo). (LOPES; SOUZA; MORAES, p. 155) Segundo Gasnier & Banzato (2001), a armazenagem é tida como uma importante função para atender com efetividade a gestão da cadeia de suprimento. Sua importância reside no fato de ser um sistema de abastecimento em relação ao fluxo logístico, que serve de base para sua uniformidade e continuidade, assegurando um adequado nível de serviço e agregando valor ao produto. Ballou (1993) afirma que a armazenagem e estocagem de mercadorias constituem funções essenciais do sistema logístico e que seus custos podem absorver de 12 a 40% das despesas logísticas de uma empresa. É importante ressaltar que armazenagem e estocagem possuem ideias distintas. Apesar de muitas vezes terem seus significados confundidos na prática, podem ser definidas como: Armazenagem é a denominação genérica e ampla que inclui todas as atividades de um ponto destinado à guarda temporária e à distribuição de materiais (depósitos, almoxarifados, centros de distribuição, etc.) e estocagem é uma das atividades do fluxo de materiais no armazém e o ponto destinado à locação estática dos materiais. A estocagem é uma parte da armazenagem. (MOURA 2005, p. 20).

25 12 A partir dessa ideia é importante ressaltar que a armazenagem é uma característica da logística de materiais que une a produção ao consumidor uma vez que envolve toda movimentação desde a etapa de recebimento de insumos até a expedição do produto acabado. Já estocagem é o conceito da busca pela otimização do espaço existente a fim de tornar o depósito ou armazém econômico. O sistema de armazenagem envolve muitos outros fatores além de simplesmente guardar materiais como, localização, dimensionamento de área, estruturas de armazenagem, sistemas de movimentação de materiais, pessoas e equipamentos especializados, entre outros. Entretanto, todos esses fatores geram muitos custos que acabam sendo subestimados devido a preocupação com os custos do material. Segundo Lopes, Souza, Moraes (2006. p. 156), a armazenagem pode gerar grandes vantagens, quando bem organizada, como: Fácil acesso aos principais itens de estoque, satisfazendo plenamente as expectativas dos usuários; Redução da distância entre a armazenagem e a utilização do material nas operações; Elevado grau de flexibilidade do espaço físico disponível interno; Menor quantidade de equipamentos de manuseio; Redução do processo de deterioração de materiais; Redução dos desvios e sinistros de materiais; Otimização de inventários físicos manuais ou por código de barras. Uma estrutura inadequada de armazenagem pode trazer muitos prejuízos para a organização, por isso é essencial que o local onde o material é armazenado seja capaz recebe-los e mantê-los de acordo com suas especificações, otimizando espaço e, consequentemente, reduzindo custos. Por isso a importância de analisar os tipos de estruturas de armazenagem existentes para saber qual melhor se adequa as necessidades da empresa.

26 PRINCIPAIS TIPOS DE ESTRUTURAS DE ARMAZENAGEM Existem diversas técnicas que possibilitam uma melhor organização dos materiais nos armazéns, que serão explicadas a seguir segundo Lopes, Souza, Moraes (2006. p ) Empilhamento É um tipo de armazenagem de unidades de carga em pilhas nas filas de armazenagem, utilizando paletes como dispositivo. Podem ser empilhados um sobre os outros se observando a pressão das pilhas abaixo e da disposição do material, de modo a obter o melhor aproveitamento do espaço vertical dentro do armazém. O empilhamento deve ser feito de forma a manter o equilíbrio da pilha, conforme mostrado na Figura 1. Figura 1 Armazenagem por empilhamento Fonte Empresa pesquisada Porta-palete convencional As estruturas porta-pallets, mostradas na figura 2, são sistemas de armazenagem para cargas consideradas pesadas e paletizadas de qualquer tamanho composta por duas colunas verticais, com altura regulável. É normalmente utilizado para o melhor aproveitamento do espaço vertical de armazéns com grandes variedades de

27 14 itens estocados tendo como principal vantagem a possibilidade de localização e movimentação de qualquer palete sem a necessidade de moverem-se outros paletes Cantilever Figura 2 Estrutura porta-palete Fonte: ABOLETTI (2013) O sistema cantilever é utilizado para armazenagem de produtos com formas, volumes e pesos variados e não paletizados. Tal estrutura, presente na Figura 3, é formada por uma coluna central e braços em balanço para apoio das cargas que normalmente são tubos de PVC, canos, eixos e móveis de grandes dimensões. Figura 3 Sistema cantilever Fonte: AMAXIMUS (2013)

28 Flow rack A estrutura do tipo Flow rack, mostrada na Figura 4, é um sistema de armazenamento tipo dinâmico, onde a carga desliza sobre roletes por ação da gravidade. Esta estrutura é utilizada, normalmente, para volumes de pequeno porte, mas com grande rotatividade adotando o conceito FIFO (Fisrt-In First-Out), ou seja, o primeiro produto que chega ao estoque é o primeiro que sairá para ser utilizado. Figura 4 - Flow rack Fonte: LISAL (2013) Estrutura drive-in e drive through O modelo drive-in, representado na Figura 5, é um sistema de armazenagem de pallets em que as empilhadeiras movimentam-se dentro da própria estrutura, ao longo de ruas, sendo os pallets armazenados longitudinalmente nas ruas, diminuindo desta maneira o número de corredores centrais entre estruturas. Os materiais são armazenados uns atrás dos outros e nas respectivas laterais, permitindo somente um ponto de acesso. Neste caso, o ponto de colocação e retirada do material é o mesmo. Este tipo de estrutura é geralmente utilizado para materiais de pouca variedade e de baixo giro. Desse modo, o sistema aplicado é do tipo LIFO (Last In, First Out), ou seja, último item a entrar em estoque, será o primeiro item a sair para utilização. Já no modelo drive through, também conhecido como drive-thru e, representado na Figura 6, os materiais são armazenados em colunas, permitindo o acesso nas duas extremidades. Os pontos de colocação e de retirada dos materiais são diferentes. Este

29 16 tipo de modelo deve ser utilizado quando o sistema de inventário dos materiais direcione para adoção da regra FIFO. Figura 5 Estrutura drive-in Fonte: ABOTELLI (2013) Figura 6 Estrutura drive-through Fonte: DACOCORP (2013) Armazenagem Push back O push back é um modelo no qual no qual os paletes são armazenados uns atrás do outros, parecido com a estrutura drive-in. A estrutura push back possui roletes que permitem colocar o palete na frente da estrutura empurrando os demais para trás. Este sistema, visualizado na Figura 7, possui um pequeno aclive, o qual possibilita que ao se retirar o primeiro palete, os restantes se movimentem por gravidade na direção do palete retirado, permitindo a operação LIFO. Esta estrutura é utilizada para armazenagem de produtos com baixa seletividade e alta densidade.

30 17 Figura 7 Estrutura push back Fonte: ISMA (2013) Com isso, foi possível verificar os principais tipos de modelos de armazenamento. Na empresa em que foi realizado o estudo de caso em questão, os tipos de armazenagem utilizada são: empilhamento e estrutura porta-paletes. Todavia, mesmo tendo uma estrutura de armazenagem adequada para as necessidades da empresa, com o passar do tempo, a capacidade desses depósitos pode ser insuficiente com o crescimento da demanda do mercado. Esse tipo de situação precisa ser analisada preditivamente para que se tenha um bom desempenho logístico. Para tal, a empresa pode utilizar sistemas de informações gerenciais que, de acordo com Ballou (2002) seu principal propósito é coletar, manter e manipular os dados, visando agilizar os processos e fornecer subsídios para a tomada de decisão, proporcionando integração de dados e auxiliando o profissional de logística a realizar o planejamento de suas operações, identificar oportunidades de melhorias, solucionar problemas e tomar decisões baseadas em fatos e dados CONCEITOS BÁSICOS SOBRE DECISÃO Segundo Pereira & Fonseca (1997), o conceito da palavra decisão é composto pelo prefixo de (que vem do latim e significa parar, extrair, interromper) que se antepõe à palavra cisão (do latim caedere que significa cindir, cortar). Sendo assim, pode-se dizer que a palavra decidir significa parar de cortar ou deixar fluir. A partir da análise

31 18 desse significado podemos perceber o quão importante é o processo decisório para a resolução de um problema ou situação indesejada que possui mais de uma alternativa para a sua solução Etapas do processo decisório Para que uma decisão seja tomada de forma correta e organizada é necessário que etapas sejam definidas. Normalmente, esse processo pode ser dividido em seis etapas (URIS,1989): Análise e identificação da situação: Deve-se identificar de forma clara a situação do ambiente em que o problema está inserido, através do levantamento de informações, para que se possa chegar a uma decisão segura e precisa. Desenvolvimento de alternativas: A partir do levantamento das informações, ou seja, da coleta de dados, pode se chegar a possíveis alternativas para a resolução do problema em questão. Comparação entre as alternativas: Identificação das vantagens e desvantagens de cada alternativa. Classificação dos riscos de cada alternativa: As decisões sempre envolvem riscos, pode ser um grau quase nulo, um grau intermediário ou um alto grau de risco. Com isso, é preciso sempre levar em consideração o grau de risco apresentado em cada alternativa e escolher a alternativa que apresente comprovadamente o menor grau de risco. Porém, muitas vezes, é necessário se combinar o grau de risco com os objetivos a serem alcançados, ou seja, às vezes, o grau de risco que se corre é muito grande, porém, o objetivo a ser alcançado trará benefícios maiores em relação às alternativas menos arriscadas. Escolher a melhor alternativa: Tendo em mãos todas as informações a respeito do problema, como o conhecimento das vantagens, desvantagens e riscos, o decisor é capaz de identificar a alternativa mais adequada, que melhor solucione o problema.

32 19 Execução e avaliação: A alternativa escolhida fornecerá resultados que deverão ser comparados e avaliados com as previsões anteriores Fatores que influenciam o processo decisório O ser humano toma decisões a todo tempo e toda decisão tem suas consequências e riscos, por isso, segundo Pereira & Fonseca (1997), o processo decisório é sempre estressante para seus decisores e, geralmente, após as tomadas de decisão importantes acontece um relaxamento geral nos organismos dos mesmos. Em algumas pessoas, o estresse provocado pelo processo decisório é marcado por claras manifestações psicossomáticas, tais como dores de cabeça, sono, perturbações gástricas, manifestações de euforia, depressão ou outros sintomas físicos ou psicológicos. De acordo com Pereira & Fonseca (1997), o processo decisório pode ser influenciado diretamente por alguns fatores. Antes de existir o problema esses fatores já existem e quando o problema surge, o mesmo é inserido em um cenário onde estes fatores estão embutidos. Normalmente, estes fatores não fazem parte das variáveis que compõem o problema, ou mesmo das alterativas existentes para a sua solução, porém esses fatores estão sempre presentes e exercem influência na solução do problema. Pereira & Fonseca (1997) elencam alguns fatores que podem influenciar de forma individual ou coletiva, são eles: De forma individual: a inteligência e cultura; o nível social; o sexo; a religião; os costumes e as crenças; a ética moral e a ética profissional; a saúde física e a mental; a influência familiar; o fator emocional, na hora exata da tomada de decisão.

33 20 De forma coletiva: a necessidade de produtos ou serviços com qualidade; a necessidade de atendimento rápido e personalizado; a necessidade de preços competitivos; as condições impostas por clientes e/ou fornecedores; as exigências dos governos e da sociedade; a concorrência; as notícias da mídia; a cultura organizacional; as tecnologias utilizadas; o melhor emprego dos recursos exitentes; as normas existentes das empresas; a legislação em vigor; o meio ambiente. Como pode ser visto, o ato de tomar uma decisão é extremamente complexo e crucial para o futuro de uma empresa. Saber administrar corretamente uma empresa levando em consideração todos esses fatores é um grande desafio. Por isso, cada vez mais, torna-se indispensável o uso de boas ferramentas para dar suporte à tomada decisão O processo decisório nas empresas Segundo Pereira & Fonseca (1997), a função dos administradores da empresa é extremamente decisória. Os processos administrativos são basicamente processos decisórios. As decisões gerenciais afetam diretamente a sobrevivência da empresa e a vida das pessoas que giram em torno dela, sejam elas empregadas, acionistas, fornecedores ou clientes. O cenário em que as organizações estão inseridas se modifica constantemente, isso faz com que os administradores das empresas mantenham-se em permanente alerta a fim de que tenham a percepção das ameaças e oportunidades que os ambientes, tanto internos quanto externos da organização indicam, uma vez que as escolhas devem ser realizadas tomando como base a realidade organizacional.

34 21 O ato de tomar decisões é crucial para as organizações. Essa atividade ocorre a todo o momento, em todos os níveis hierárquicos, desde o chão de fábrica até o topo responsável pela administração estratégica da empresa, isso causa influência direta no desempenho da organização. É muito difícil se chegar à decisão considerada como perfeita, uma vez que são encontradas muitas dificuldades no momento da decisão e a forma de como são pensadas, muitas vezes, não seguirem um raciocínio lógico adequado. Uma decisão nada mais é do que uma escolha para enfrentar um problema, que pode desencadear a outra situação que exige novas decisões. A importância da tomada de decisão na organização é bastante clara e pode ser percebida em qualquer análise organizacional. Todas as organizações, sejam elas públicas ou privadas, se defrontam com estas questões. Atualmente, os gerentes e pessoas envolvidas nos diversos processos decisórios das organizações necessitam de ferramentas que deem suporte na tomada de decisão para que aconteça de uma forma mais precisa e satisfatória SISTEMA DE APOIO A DECISÃO Os sistemas de apoio à decisão (SAD) ajudam os administradores a tomar decisões mais eficazes para responder a questões complexas, além de oferecem previsões sobre circunstâncias futuras. Eles também dão aos administradores a capacidade de analisar de maneira quantitativa, caminhos alternativos para uma decisão. Segundo Polloni (2001), o SAD é um sistema que trata de assuntos específicos, estatísticas, projeções e comparações de dados referentes ao desempenho da empresa, estabelecendo parâmetros para novas ações dentro do negócio da empresa Surgimento do SAD Durante a década de 60 e 70, empresas começaram a se interessar por Sistemas de Apoio à Decisão, motivados por diversos problemas e fatores que assolavam as organizações naquele momento. O principal deles era o crescente ambiente econômico turbulento e a competitividade cada vez maior entre as organizações. Com isso se tornavam cada vez mais necessário um rápido recebimento de informações no processo de tomada de decisão. Além disso, necessitava-se de disponibilidade de tecnologias de hardware e software para armazenar e buscar

35 22 rapidamente as informações, armazenamento do conhecimento e as experiências de especialistas em bases de conhecimentos e o apoio da informática no processo de planejamento estratégico empresarial. Segundo Sprangue & Watson (1991), diversas empresas e grupos de pesquisas iniciaram pesquisas e desenvolvimentos de Sistemas de Apoio à Decisão que passaram a ser caracterizados como sistemas computacionais interativos que auxiliavam no processo decisório de problemas considerados não estruturados. Os autores, ainda, afirmam que na década seguinte esse sistema teve o conceito ampliado, de modo que passou a afirmar que qualquer sistema é capaz de dar alguma contribuição ao processo decisório, desde que possuíssem algumas características determinantes, tais como: Problemas menos estruturados e menos especificados com os quais eram comumente enfrentados pelos gerentes; Uso de modelos ou técnicas analíticas a funções tradicionais de acesso e recuperação de informações; Concentração no uso de recursos que facilitem seu manuseio por pessoas não especializadas em computação; Priorização da flexibilidade e adaptabilidade de acomodar mudanças no ambiente e na abordagem ao processo decisório. Com isso, esses fatores e acontecimentos motivaram o desenvolvimento de sistemas de informação (SI) nas organizações para que possuíssem uma fonte de auxilio durante o processo de tomada de decisão Definição do SAD Apesar dos sistemas de apoio a decisão (SAD) existirem a muitos anos, até hoje ainda não possuem um conceito claro e único. Alguns autores acreditam que um SAD é um sistema que se relaciona com uma base de dados, auxiliando o usuário na tomada de decisão, indicando uma boa alternativa para a tomada de decisão. Outros acreditam que um SAD é qualquer sistema que possa contribuir no processo decisório (BINDER, 1999).

36 23 Esses sistemas podem apresentar informações para os responsáveis pelas tomadas de decisão através de simulações, projeções estatísticas, recursos gráficos, entre outros. Existem diversas definições em relação aos Sistemas de Apoio à Decisão (SAD), isso varia de acordo com os autores e do nível hierárquico para o qual é desenvolvido: Os sistemas de Apoio a Decisão é uma das principais categorias de sistemas de apoio gerencial. São sistemas de informação computadorizados que fornecem aos gerentes, apoio interetivo de informação durante o processo de tomada de decisão. Os sistemas de apoio à decisão utilizam modelos analíticos, banco de dados especializados, e um processo de modelagem computadorizada para apoiar a tomada de decisões semiestruturadas e não-estruturadas por parte de cada gerente. (O BRIEN, 2001) O Sistema de Apoio a Decisão procura estabelecer uma simbiose entre a mente humana e o computador, permitindo um alto grau de interação homem-computador e capacitando o gerente-usuário a manter controle direto sobre as atividades computacionais e seus resultados. (YOURDON, 1990) Um Sistema de Apoio a Decisão é um sistema interativo que proporciona ao usuário acesso fácil a modelos decisórios semi-estruturados ou não-estruturados. (MAN, R. e Watson, H., 1984) Sistema computacionais interativos, que ajudam os responsáveis pela tomada de decisões a utilizar dados e modelos para resolver problemas não-estruturados. É um sistema de informação que apoia qualquer processo de tomada de decisão em áreas de planejamento estratégico, controle gerencial e controle operacional. (SPRAGUE Jr, Ralph H, Hugh J. Watson.,1991) Tomando como base as definições citadas, observa-se que o SAD é uma ferramenta que auxilia as pessoas a tomarem decisões inteligentes e embasadas sobre vários aspectos de uma operação, tendo como aliado a eficiência e a eficácia do computador no apoio à tomada de decisão de problemas semi-estruturados e não estruturados.

37 24 Segundo CHIAVENATO (2000), problemas não estruturados são aqueles que não podem ser claramente definidos, pois uma ou mais de suas variáveis, são desconhecidas ou não podem ser determinadas com algum grau de confiança. MAXIMIANO (2000) afirma que a maior parte das situações enfrentadas pelos administradores são não-estruturadas. São situações imprevistas, que necessitam de diagnóstico e que exigem dos mesmos, primeiro a decisão de decidir ou não. Já os problemas semi-estruturado é aquele onde apenas algumas partes do problema podem ser resolvidas por métodos de decisão formais e automatizadas. É muito importante destacar que o SAD amplifica o entendimento do decisor, mas jamais decide em lugar do decisor, fornecendo informações relevantes, em formato adequado, para que o gerente possa tomar a decisão. A preocupação principal no SAD percebe-se que é melhorar a qualidade das decisões e aumentar a eficácia dos processos decisórios e não simplesmente melhorar a eficiência dos procedimentos operacionais da empresa Características do SAD Como citado anteriormente, o SAD teve origem a partir da competitividade crescente entre as empresas e a disponibilidade de tecnologias de hardware e software para armazenar e buscar rapidamente as informações. Para que essa competitividade possa ser mantida, um SAD deve possuir diferencial sobre os demais sistemas. Vale ressaltar que a maioria dos SAD s possuem apenas algumas das características citadas a seguir levantadas nas literaturas de (Turban, 1993; Freitas, 1993), conforme representadas da Figura 8. Decisões semi-estruturadas e não estruturadas auxilia os decisores a trabalharem com problemas semi-estruturados e não estruturados, uma vez que permitem reunir o pensamento humano e a informação computadorizada; Suporte a níveis diferentes - permite apoio para vários níveis administrativos e vários executivos da empresa, desde executivos a gerentes;

38 25 Trabalho em grupo ou individual permite apoio aos indivíduos como também para grupos. Muitos problemas organizacionais envolvem decisões de várias pessoas ou departamentos. A frequência de problemas menos estruturados requer o envolvimento de vários indivíduos que formam departamentos diferentes e níveis organizacionais; Decisões mutuamente dependentes ou sequenciais - Permite apoio para várias decisões dependentes e / ou decisões sequenciais; Apoio a todas as fases do processo de decisão - os SAD apoiam todas as fases da decisão que incluem a inteligência de processos, projetos, escolha e implementação; Suporte a diversos estilos de decisão e processos - SAD apoia uma variedade de estilos e processos de decisão como: análise e identificação da situação, desenvolvimento de alternativas, comparação entre as alternativas, classificação dos riscos de cada alternativa, escolher a melhor alternativa, execução e avaliação; Adaptabilidade e flexibilidade Possui a habilidade de ser adaptável ao longo do tempo, ou seja, é flexível o suficiente para que seus utilizadores possam acrescentar, eliminar ou alterar certos elementos chave; Facilidade de uso o SAD é de fácil utilização. Os usuários devem alimentar facilmente o sistema. Flexibilidade e capacidades gráficas fortes, podem aumentar a efetividade do SAD. Esta facilidade de uso implica um modo interativo; Eficiência nas decisões o SAD tenta melhorar a eficiência das decisões (ao nível de precisão, oportunidade, qualidade), em lugar de se preocupar com o custo dessas decisões; Controle da máquina pelo homem o decisor tem absoluto controle dos passos da decisão para resolver um problema. O objetivo do SAD é ajudar e dar

39 26 apoio e não substituir o decisor. O decisor pode anular a recomendação do computador a qualquer hora no processo; Capacidade de modificação do sistema - Os utilizadores finais devem ser capazes de construir e modificar sistemas simples. Os sistemas mais complicados devem ser construídos com a ajuda de um especialista. Facilidade de construção - os SAD são normalmente fáceis de construir. Poderiam ser construídos sistemas maiores nas organizações para o usuário com ajuda secundária de especialistas de sistemas de informação; Conhecimento - os SAD avançados possuem componentes de conhecimento que habilita a solução eficiente e efetiva de problemas mais difíceis. As características e capacidades de SAD fornecem alguns benefícios principais como mostrado na Figura 8: Figura 8 Características e capacidades do SAD Fonte: adaptado de TURBAN, 1993

40 Componentes de um SAD Os SAD são sistemas de interfaces relativamente simples, mas de processamento, complexo, com busca de informações de inúmeras fontes, sejam elas internas ou externas à organização. Um SAD é composto basicamente por banco de dados, software de um SAD e interface de Usuário, conforme mostrado na figura 9: Figura 9 Componentes de um SAD Fonte: Adaptado de Laudon K.; Laudon J. (2004, p. 361) e Rezende; Abreu (2003, p. 204) Segundo Laudon e Laudon (2004), os componentes dos SAD podem ser definidos da seguinte forma: Banco de dados coletânea de dados atuais e históricos de uma variedade de sistemas ou grupos que são relevantes para a situação ou problema em questão. Pode ser um pequeno banco de dados em um computador isolado, coletando dados externos e corporativos para auxiliar no processo decisório ou pode ser um poderoso data warehouse continuamente

41 28 atualizado por dados operacionais. Geralmente estes bancos de dados são cópias das informações originais, para que o SAD não interfira nas demais informações dos softwares e sistemas operacionais existentes na empresa; Software de um SAD - diversas formas de ferramentas empregadas para a análise de dados que podem ser facilmente acessados pelo usuário. Possui um subconjunto com modelos que tem a finalidade de comparar os dados adquiridos e as informações necessárias. Os modelos podem ser do tipo de mineração de dados, matemáticos, analíticos, de previsão, de análise financeira, de risco, entre outros, de acordo com a finalidade para o qual foi projetado. O modelo mais comum é o de análise de sensibilidade, que faz perguntas do tipo se então repetidamente, para que seja determinado o impacto causado sobre os resultados pelas mudanças em um ou mais fatores, permitindo que o usuário varie certos valores e dados para que seja testado diferentes cenários e comparado seus resultados; Interface de Usuário: é o que permite os usuários do sistema a fácil interação com o sistema e as ferramentas disponíveis no SAD, com uma interface gráfica flexível e de fácil utilização. Geralmente, os usuários são executivos e gerentes de corporações que não possuem muita habilidade e conhecimento no uso da tecnologia, por isso essa interface deve ser amigável ao máximo para que se aproveite integralmente esse componente. No próximo capítulo será abordado o estudo de caso.

42 29 3. ESTUDO DE CASO Este capítulo apresenta um estudo de caso em uma indústria química com ênfase em fabricação de defensivos agrícolas localizada no Rio de Janeiro. Por questões de confidencialidade, não será divulgado o verdadeiro nome da organização. Doravante, a mesma será intitulada ALFA Indústria Química. A metodologia apresentada no início desta dissertação foi aplicada para o desenvolvimento da pesquisa. A descrição do estudo de caso está dividida da seguinte forma: apresentação da ALFA Industria Química; definição do problema e estabelecimento do objetivo do estudo; descrição da estrutura dos depósitos; desenvolvimento da análise do problema APRESENTAÇÃO DA EMPRESA A empresa selecionada para o estudo de caso é uma multinacional considerada uma das líderes mundiais nas áreas de ciência agrícola e saúde ambiental. A empresa está presente em mais de 120 países e suas atividades mundiais englobam os segmentos de Proteção de Cultivos, voltado para o controle de plantas daninhas, doenças e pragas nas lavouras; biotecnologia, que abrange os negócios de sementes convencionais e biotecnologia vegetal; e saúde ambiental, com soluções inovadoras para o controle doméstico e profissional de pragas urbanas, jardinagem, reflorestamento e grãos armazenados. O estudo de caso foi realizado no centro produtivo da empresa no Brasil, localizado em um Parque Industrial, no Rio de Janeiro, uma das três maiores unidades de formulação de inseticidas, fungicidas e herbicidas da empresa em todo o mundo, empregando aproximadamente mais de 900 colaboradores. O Parque Industrial é composto por três fábricas, as quais são abastecidas de matéria prima e embalagens que estão estocadas em dois depósitos agrupados da seguinte maneira: um depósito para produto acabado e matéria prima e outro para embalagens.

43 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA E ESTABELECIMENTO DE OBJETIVOS Nesta fase do projeto identifica-se o problema para qual se procura uma solução. Um possível problema, o qual está vinculado ao crescimento da área de negócio da empresa em questão, é o impacto que o crescimento deste segmento pode causar na capacidade de estocagem das matérias-primas e produtos acabados. O agronegócio é um segmento de grande representatividade econômica, sendo considerado um dos maiores e mais lucrativos segmentos do mundo, responsável pela geração de U$ 6,5 trilhões/ano. No Brasil representa, aproximadamente, um terço do PIB (Produto Interno Bruto) do país, o que corresponde a cerca de 29% do PIB brasileiro, de acordo com dados de 2012 da Confederação Nacional da Agricultura (CNA). No Gráfico 1 pode-se observar o crescimento do PIB do Agronegócio Nacional nos últimos doze anos. Gráfico 1 PIB do Agronegócio Nacional Fonte: CEPEA/FAEMG/SEAPA (2012) Segundo dados apresentados pelo Sindicato Nacional da Indústria de Defensivos Agrícolas (Sindag) e da Associação Nacional de Defesa Vegetal (Andef), o

44 31 mercado brasileiro de defensivos agrícolas cresceu 14,4%, ou US$ 1,2 bilhão, e alcançou a marca recorde de US$ 9,71 bilhões, cerca de R$ 19,5 bilhões, em 2012, totalizando um comércio de 823,22 mil toneladas de produtos químicos para o controle de pragas e ervas daninhas nas lavouras, gerando um aumento de 12,6%. Brasil. No Gráfico 2 pode-se verificar a evolução das vendas de defensivos agrícolas no Gráfico 2 Evolução das vendas de defensivos agrícolas no Brasil Fonte: Sindag (2012) Dessa forma, levando em consideração o cenário do Agronegócio no Brasil, surge a preocupação com a capacidade de estocagem na empresa nos próximos anos, uma vez que o crescimento do PIB do Agronegócio impacta diretamente na previsão de vendas, aumentando a produção e, consequentemente, o nível de estoques. O objetivo principal desse estudo é analisar se os depósitos existentes na empresa terão capacidade de comportar a demanda de produção no período de Janeiro à Dezembro de 2013 tendo como ferramenta de análise um sistema de apoio à decisão, desenvolvido em planilhas do Microsoft Excel e criado por funcionários do setor de Logística Industrial da ALFA Indústria Química. Este setor tem como finalidade planejar, implementar e controlar de maneira eficiente o fluxo e a armazenagem dos insumos e produtos fabricados na empresa. A partir desta análise, a empresa poderá ter um maior embasamento para criação de um

45 32 plano de ação no caso da capacidade de seus depósitos não serem suficientes para a demanda de produção. O uso do sistema de apoio à decisão para realizar essa análise seria como uma técnica preditiva, onde respostas para questões do tipo o que aconteceria se...?, irão auxiliar em tomadas de decisões que podem evitar cobranças futuras do tipo tinha que ter pensado nisso antes!. No decorrer do presente estudo de caso será explicado como foi desenvolvida a estrutura desta ferramenta, os dados de entrada utilizados, as lógicas de cálculo e por fim serão mostrados os resultados obtidos na análise realizada através da ferramenta de SAD DESCRIÇÃO DA ESTRUTURA DOS DEPÓSITOS A ALFA Indústria Química utiliza dois depósitos para armazenar seus insumos e produtos acabados de forma que o maior comporta os produtos acabados e matériasprimas e o outro menor comporta as embalagens. Doravante, o depósito de produto acabado e matéria-prima será intitulado de depósito X e o depósito embalagem será intitulado de depósito Y. Seguem as características desses depósitos: Estrutura de armazenagem: Depósito X: a estrutura de armazenagem nesse depósito é do tipo portapaletes convencional, conforme pode ser visto na Figura 10, nos quais a disposição e identificação deles ocorrem por três titulações distintas que são: módulos (divisões internas do depósito), ruas (corredor), prateleiras (vertical) e estantes (horizontal). Neste depósito, as operações de armazenagem requerem a gestão dos estoques através do controle de lote e validade dos produtos com base no critério de F.E.F.O. (First-Expire, First Out Primeiro que vence é o primeiro que sai).

46 33 Figura 10 Estrutura porta paletes do depósito X Fonte Empresa pesquisada Depósito Y: a estrutura de armazenagem nesse depósito é através do empilhamento em blocos dos paletes, onde as cargas são empilhadas em cima umas das outras e armazenadas em pistas no piso do armazém, conforme pode ser visto na Figura 11. Os paletes são empilhados em uma altura específica respeitando os limites de estabilidade de empilhamento para cada tipo de produto. Para evitar obsolescência dos mesmos, é considerada a regra F.I.F.O. (First In, First Out - Primeiro a entrar, primeiro a sair). Figura 11 Estrutura de armazenagem em empilhamento do depósito Y Fonte: Empresa pesquisada

47 34 Tipo de materiais armazenados: A empresa possui em seu portfólio de produtos aproximadamente 100 itens, sendo dividido entre três unidades de formulação: inseticidas, fungicidas e herbicidas. Capacidade de posições de armazenagem: A capacidade de posições de armazenagem do depósito X é de posições. Cada palete representa um box do drive-in, ou uma SKU (Stock Keeping Unit, ou em português Unidade de Manutenção de Estoque, é um código de identificação que serve para designar itens do estoque que possuem alguma diferença entre si). Já no depósito Y a capacidade de posições de armazenagem é de posições. Metragem dos depósitos: A metragem do depósito X é m². Já no depósito Y é de m². Abaixo pode-se observar a média das posições de paletes ocupadas nos depósitos, o volume de produção e a previsão de vendas: Média da posição palete ocupada nos depósitos X e Y os valores utilizados para o cálculo da média das posições foram obtidos pelos valores colhidos diariamente, no inicio da manhã, das posições paletes ocupadas nos depósitos, conforme pode ser observado nas Tabelas 2 e 3. Nas Tabelas cada período (t) representa um mês. Os meses 7, 8, 9, 10 e 11 são considerados meses sazonais, onde o volume de produção e venda é maior devido aos períodos de safra. Tabela 2 Média das posições ocupadas no depósito X em 2012 Fonte Elaborado pela autora

48 35 Tabela 3 Média das posições ocupadas no depósito Y em 2012 Fonte Elaborado pela autora Volumes de produção é o volume a ser produzido em um certo período (t), considerando o total de volume/mês. Os dados levantados na Tabela 4 são dados de real produzido. De acordo com as informações repassadas pela área de produção, a variabilidade entre o previsto de produção e o produzido é de 4% acima ou abaixo do volume consentido de produção do inicio do mês. Conforme dados passados, a média fica entre 2% acima ou abaixo do volume. Tabela 4 Volume de produção em 2012 Fonte Elaborado pela autora Volume de vendas - é o volume a ser vendido em um certo período (t), considerando o total de volume/mês. Os dados levantados na Tabela 5 são dados de real vendido. De acordo com as informações repassadas pela área de planejamento, o grau de assertividade da previsão de vendas é, em média, de 10% levando em consideração que essa previsão não é baseada apenas no histórico de vendas dos anos anteriores. São considerados também alguns quesitos específicos do agronegócio como: área plantada, preço dos itens na bolsa de valores e desafios previstos para cada tipo de produto.

49 36 Tabela 5 Volume de Vendas em 2012 Fonte Elaborado pela autora 3.4. SAD UTILIZADO NO ESTUDO DE CASO O Sistema de Apoio à Decisão (SAD), utilizado pela empresa, tem por objetivo melhorar a eficiência e qualidade do processo de tomada de decisão a nível de planejamento e gerência. Ainda, da forma que é utilizada pode ser considerada uma ferramenta de fácil manuseio e análise. Dessa forma, foi utilizado o software Microsoft Excel por questões de conveniência e praticidade, uma vez que uma pessoa que não tenha conhecimento específico em Tecnologia da Informação (TI) pode utilizar e manipular essa ferramenta e realizar as análises necessárias, além de ser um método de baixo custo COLETA DE DADOS Para realizar a coleta de dados foi preciso primeiramente fazer uma análise do principal objetivo da ferramenta, ou seja, refletir sobre o que realmente se espera que a mesma ofereça. Uma vez identificada a necessidade de analisar a capacidade de estocagem no ano de 2013, verificou-se que para se obter essa resposta são necessários os seguintes dados de entrada: plano de produção mensal referente ao ano que será realizada a análise contendo todos os produtos do portfólio da empresa; previsão de vendas mensal referente ao ano que será realizada a análise contendo todos os produtos do portfólio da empresa; previsão de estoque inicial do mês imediatamente anterior ao mês inicial da análise; paletização de todos os materiais em portfólio;

50 37 cover time em dias, ou seja, o tempo de antecipação de chegada dos insumos; grau de despaletização em porcentagem, ou seja, percentual que deve ser acrescido no número final de paletes para ser considerado a perda devido a despaletização. Isso ocorre com os insumos que foram enviados para a produção, porém não foram utilizados e retornam para armazenagem. A estrutura da ferramenta de sistema de apoio à decisão da ALFA Indústria Química pode ser representada conforme a Figura 12: Figura 12 - Estrutura do SAD da ALFA Indústria Química Fonte: Elaborado pela autora Os dados citados anteriormente foram coletados em duas fontes distintas: plano de produção e previsão de vendas foram coletados com a equipe do setor de planejamento; estoque inicial, informação de paletização, cover time e despaletização foram extraídos de relatórios específicos do sistema ERP (Enterprise Resource Planning) existente na empresa.

51 REALIZAÇÃO DO ESTUDO DE CASO Feito a identificação e separação dos dados, pode-se começar a fazer análise na ferramenta de apoio à decisão para o presente estudo de caso. Contudo, é necessário fazer o entendimento de como são realizados esses cálculos e como estão organizados todos os dados de entrada e, de que forma esses resultados são extraídos. O SAD da ALFA Indústria Química é constituído por um conjunto de pastas de arquivos Excel, sendo que para cada análise realizada deve-se ter uma estrutura conforme a mostrada na Figura 13 de modo a ter uma melhor organização. Figura 13 Estrutura dos arquivos do SAD da ALFA Indústria Química Fonte: Empresa pesquisada Na pasta 1.Dados de input, devem estar alocados os dados principais de entrada, que são constituídos de 3 arquivos: Arquivo 1 Plano de produção referente ao ano da análise; Arquivo 2 Previsão de vendas referente ao ano da análise; Arquivo 3 Previsão de estoque inicial do mês imediatamente anterior ao mês inicial da análise. A planilha onde é realizado o cálculo da previsão de estocagem se encontra na pasta 2.Calculo Base. De modo a manter um padrão, seu nome é definido da seguinte forma: 1. Product database_ano a ser analisado_revisão da análise. Portanto, o nome do arquivo da presente análise é 1. Product database_2013_rev1. O arquivo 1. Product database_2013_rev1 é composto por diversas abas, onde são feitas as divisões das informações, conforme mostrado na Figura 14. Em cada uma

52 39 dessas abas é inserido um tipo de informação ou realizado cálculos, conforme será explicitado no decorrer do presente estudo de caso. Figura 14 Abas do arquivo 1. Product database_2013_rev1 Fonte: Empresa pesquisada O primeiro passo para começar os cálculos é inserir os dados principais de entrada em suas respectivas abas da seguinte forma: Na aba Production Data deve-se inserir os dados de plano de produção obtidos no arquivo 1 da pasta dados de input ; Na aba Marketing Data deve-se inserir os dados de previsão de vendas obtidos no arquivo 2 da pasta dados de input ; Na aba Estoque Inicial deve-se inserir os dados de estoque real obtidos no arquivo 3 da pasta dados de input. Esses dados são inseridos através das funções índice-corresp. Tais funções são recursos do Microsoft Excel. O Índice retorna o valor de uma célula em uma determinada posição e o Corresp determina a posição de um valor dentro de um intervalo de dados. Dessa forma, ao serem utilizados juntos, o Índice determina o local onde será realizada a pesquisa, e o Corresp, localiza a linha e a coluna que se deseja visualizar no intervalo. É necessário utilizar essa fórmula, pois no arquivo 1. Product database_2013_rev1 possui a listagem de todo o portfólio da empresa, mas não significa que todos esses materiais serão produzidos e vendidos no ano referente a análise, portanto não constará nos arquivos de plano de produção e previsão de vendas. Com isso, para agilizar o processo é utilizada essa fórmula que localizará automaticamente os materiais nas respectivas planilhas e copiará os dados corretamente.

53 40 Nas demais abas existentes no arquivo 1. Product database_2013_rev1 são realizados efetivamente os cálculos de previsão de estocagem respeitando a seguinte divisão: Na aba FG Storage Preview Pallets é realizada a previsão de estocagem em paletes dos produtos acabados; Na aba FG Storage Preview KGL é realizada a previsão de estocagem em KGL de produtos acabados; Na aba RM & PM Storage Preview Pallet é realizada a previsão de estocagem em paletes de matéria-prima e embalagens. Para melhor entendimento, FG, RM, PM e KGL são nomenclaturas utilizadas nesse SAD definidas pela instituição que representam: KGL - unidades de medida para quilograma e litro; FG abreviação em inglês para Finish Good que significa produto acabado; RM - abreviação em inglês para Raw Material que significa matéria-prima; PM - abreviação em inglês para Package Material que significa material de embalagem. Como pode-se perceber, a maioria das nomenclaturas e informações inseridas nas planilhas do SAD são em inglês devido a ALFA Indústria Química ser uma empresa multinacional e muitas dessas informações serem apresentadas para diretores de outras nacionalidades. Nessas abas contém uma espécie de banco de dados com informações importantes para realização dos cálculos que devem ser exatamente iguais nas três abas deste arquivo. Esses dados são referentes a informações comerciais dos produtos, informações das embalagens utilizadas e paletização dos mesmos, conforme mostrado na Figura 15:

54 41 Product comercial classification refere-se a classificação de cada produto do portfólio, uma vez que a ALFA Industria Química comercializava dois grupos distintos de materiais: Finish Goods materiais que são fabricados pela ALFA Industria Química; Trade Goods materiais que são comprados de um fornecedor e revendidos pela ALFA Industria Química; Primary Package informa a quantidade de produto que a embalagem comporta em litros ou quilogramas; Ton FG / Pallet FG é a razão da quantidade de produto acabado, em toneladas, em um palete; Pallet PM / Pallet FG é a razão entre a quantidade em paletes de embalagem para um palete de produto acabado; Pallet RM / Ton FG é a razão entre a quantidade em paletes de matéria-prima para uma tonelada de produto acabado. Figura 15 Banco de dados do SAD da ALFA Indústria Química Fonte: Empresa pesquisada

55 42 Esses dados devem ser totalmente preenchidos de forma correta, sob risco de causar distorções, e devem ser exatamente iguais em todas as abas onde são realizados os cálculos de previsão de estocagem. Em caso de surgirem novos produtos acabados no portfólio, os mesmos devem ser adicionados em todas as abas juntamente com os dados de embalagem e paletização. Com todos esses dados preenchidos pode-se realizar os cálculos de previsão de estocagem. Primeiramente será demonstrada a previsão de estocagem de produtos acabados PREVISÃO DE ESTOCAGEM DE PRODUTOS ACABADOS A previsão de estocagem de produtos acabados é realizada na aba FG Storage Preview KGL, onde a previsão é apresentada em toneladas. Com o intuito de facilitar os cálculos, os dados de plano de produção, previsão de vendas e estoque inicial são copiados novamente nesta aba. O cálculo para realizar a previsão de estocagem de produto acabado em toneladas é realizado através do somatório do estoque inicial (ou estoque anterior ao mês de referência) e plano de produção do material em questão, subtraído pela previsão de vendas do mesmo. De forma esquemática, pode ser representado pela seguinte regra: IPA Estoque inicial de produto acabado PVm Previsão de vendas do mês PPm Previsão de produção do mês SPAm Saldo de produto acabado do mês m Mês de referencia SPA m = (IPA + PP m ) - PV m SPA m 1 = (SPA m + PP m 1 ) - PV m 1 Tomando como exemplo um produto X do portfólio da empresa, pode-se visualizar na Tabela 6 a previsão de estocagem mensal de acordo com as premissas e as regras apresentadas acima.

56 43 Tabela 6 Previsão de estocagem de produto acabado em KGL do Produto X Fonte Elaborado pela autora A previsão de estocagem de produtos acabados em paletes é realizada na aba FG Storage Preview Pallets. A lógica do cálculo é realizada da mesma forma que o cálculo de previsão de estocagem em toneladas. Neste caso, os dados de entrada principais são previamente convertidos para paletes, utilizando as informações contidas no campo Ton FG / Pallet FG. Esquematicamente é representado pela seguinte regra: IPA Estoque inicial de produto acabado; PVm Previsão de vendas do mês; PPm Previsão de produção do mês; SPAm Saldo de produto acabado do mês; RPALPA a razão da quantidade de produto acabado, em toneladas, em um palete; IPAp Estoque inicial de produto acabado em paletes; PVp m Previsão de vendas do mês em paletes; PPp m Previsão de produção do mês em paletes; SPAp m Saldo de produto acabado do mês em paletes; m Mês de referencia. Conversão de KGL para paletes: IPAp = IPA / RPALPA / 1000; PVpm = PVm / RPALPA / 1000; PPpm = PPm / RPALPA / 1000;

57 44 SPAp m = SPA m / RPAL PA / Calculo de previsão de estocagem de produto acabado em paletes: SPAp m = (IPAp + PPp m ) - PVp m ; SPAp m 1 = (SPAp m + PPp m 1 ) - PVp 1 m. Tomando como exemplo o produto X do portfólio da empresa, já exemplificado anteriormente com o cálculo em toneladas, pode-se visualizar na Tabela 7 a previsão de estocagem mensal de acordo com as premissas e as regras apresentadas acima. Tabela 7 Previsão de estocagem de produto acabado em paletes do Produto X Fonte Elaborado pela autora PREVISÃO DE ESTOCAGEM DE MATÉRIAS-PRIMA E EMBALAGEM A previsão de estocagem de matéria-prima e embalagem é realizada na aba RM & PM Storage Preview Pallet, onde a previsão é apresentada diretamente em paletes por uma opção da equipe de planejamento que elaborou esse SAD. Nesta aba apenas os dados de plano de produção são copiados uma vez que a previsão de vendas e estoque inicial não são utilizados nesse cálculo. O cálculo para realizar a previsão de estocagem de matéria-prima em paletes é baseado essencialmente no plano de produção, na razão entre a quantidade em paletes de matéria-prima para uma tonelada de produto acabado e no cover time e despaletização para matérias-primas. De forma esquemática, pode ser representado pela seguinte regra:

58 45 PPm Previsão de produção do mês; PPtm Previsão de produção do mês em toneladas; SMP m Saldo de matéria prima; RPALMP / PA a razão entre a quantidade em paletes de matéria-prima para uma tonelada de produto acabado; PPp m Previsão de produção do mês em paletes; CTMP Cover time da matéria prima em meses; DPMP Grau de despaletização de matéria prima; m Mês de referencia. Conversão do plano de produção em KGL para toneladas: PPtm = PPm / Calculo de previsão de estocagem de embalagem em paletes: SMP m = PPtm x RPALMP / PA x (CTMP / 30) x (1 + DPMP). Tomando como base o produto X, agora pode-se visualizar na Tabela 8 a previsão de estocagem de matéria-prima do mesmo de acordo com as premissas e as regras apresentadas acima. Tabela 8 Previsão de estocagem de matéria-prima em paletes do Produto X Fonte Elaborado pela autora

59 46 O cálculo para realizar a previsão de estocagem de embalagem em paletes é baseado essencialmente no plano de produção, na razão entre a quantidade em paletes de embalagem para um palete de produto acabado e no cover time e despaletização para embalagens, além de duas premissas importantes: Se o material for um Trade Good não haverá estocagem de embalagem uma vez que esse tipo de produto é comprado pronto de terceiros; Se não houver produção de algum produto no mês de referência a estocagem em tal mês será zero. De forma esquemática, o cálculo da estocagem de embalagens pode ser representado pela seguinte regra: PPm Previsão de produção do mês; PPtm Previsão de produção do mês em toneladas; SEMB m Saldo de embalagem; RPALEMB / PA a razão entre a quantidade em paletes de embalagem para um palete de produto acabado; RPALPA a razão da quantidade de produto acabado, em toneladas, em um palete; PPp m Previsão de produção do mês em paletes; CTMP Cover time da embalagem em meses; DPMP Grau de despaletização de embalagem; m Mês de referencia. Conversão do plano de produção em KGL para toneladas: PPtm = PPm / Conversão do plano de produção em toneladas para paletes: PPpm = (PPtm / RPALPA ) + 1.

60 47 Calculo de previsão de estocagem de embalagem em paletes: SEMB m = PPpm x RPALEMB / PA x (CTMP / 30) x (1 + DPMP). Tomando como base o produto X, pode-se visualizar na Tabela 9 a previsão de estocagem de embalagem do mesmo de acordo com as premissas e as regras apresentadas acima. Tabela 9 Previsão de estocagem de embalagem em paletes do Produto X Fonte Elaborado pela autora RELATÓRIO DE RESULTADOS DA PREVISÃO DE ESTOCAGEM Os resultados da previsão de estocagem obtidos no arquivo 1. Product database_2013_rev1 migram na sequência para o arquivo 1. Requerimentos de armazenagem 2013, localizado na pasta 3. Resultados e Cenários. O somatório mensal da previsão de estocagem de produtos acabados, matériaprima e embalagem migram para tal arquivo através de fórmulas especificas existentes no Microsoft Excel. Este arquivo em forma de relatório facilita a análise dos resultados uma vez que é uma ferramenta primordial para a tomada de decisões. A partir da Tabela 10, pode-se observar o relatório do SAD com os resultados da análise de previsão de armazenagem nos depósitos X e Y.

61 48 Tabela 10 Relatório de resultados da previsão de estocagem dos Depósitos X e Y Fonte: Elaborado pela autora 4. RESULTADOS E DISCUSSÕES De acordo com a análise realizada e descrita anteriormente foi possível obter informações bastante relevantes com relação a preocupação em diagnosticar se a capacidade dos depósitos da ALFA Industria Química irá suportar a demanda de produção em decorrência do mercado de Agronegócio superaquecido que ocasiona a elevação da quantidade de posições-palete para estocagem dos produtos acabados, matéria-prima e embalagem. A partir dos resultados obtidos, pode ser visto nos gráficos 3 e 4 que a quantidade de material em estoque não irá ultrapassar a capacidade máxima de armazenagem dos depósitos de produto acabado, matéria-prima e embalagem. Entretanto, nos meses sazonais (meses de julho à novembro) o pico de estocagem é de aproximadamente 89%, considerando que a empresa determinou que o limite de posições-palete ocupadas é de 90%, caso esse número exceda outras ações deverão ser tomadas antes que o volume de estoque exceda o limite de segurança de estocagem, apesar de não ter ocorrido ainda problemas como esse no histórico da empresa.

62 49 Gráfico 3 Gráfico de capacidade de estocagem no depósito X Fonte: Elaborado pela autora Gráfico 4 Gráfico de capacidade de estocagem no depósito Y Fonte: Elaborado pela autora Cabe ressaltar que a empresa adotou uma margem de erro de 10%, para cima ou para baixo, para a ferramenta de SAD em questão. Caso essa margem seja ultrapassada durante a análise, o planejamento é revisto.