JUSTIÇA FEDERAL DO RIO. Fluxus - Controle de Documentos e Processos Administrativos, Físicos e Virtuais

Transcrição

1 JUSTIÇA FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE Fluxus - Controle de Documentos e Processos Administrativos, Físicos e Virtuais

2 Existe duas possibilidades de cadastramento de um documento virtual: A partir de um modelo do Fluxus; Criando um novo documento. Cadastrar um documento virtual a partir de um modelo do Fluxus: 1. Aba Cadastrar 2. Menu Documentos do meu setor 3. Opção Virtuais 2

3 Aba: Dados Básicos Clique em MODELO para escolher o modelo desejado aceitando a classificação do PCTT. 3

4 Selecione o modelo desejado: Clique em OK para aceitar a classificação PCTT 4

5 O modelo do documento será exibido para edição: 5

6 Tela inicial de cadastro de documento virtual 6

7 O modelo já traz informações preenchidas tais como: Tipo do documento Classificação PCTT Campos que devem ser preenchidos: Descrição do documento (assunto): preencher da forma mais completa e lógica possível, pois facilitara as consultas futuras; Nível de sigilo: o modelo já informa o nível de sigilo, contudo podese alterar Destino da Assinatura: Sem destino: quando o documento deva ser assinado pelo próprio usuário; Cargo/Função: quando o documento deva ser elaborado pelo usuário e analisado e assinado por outra pessoa; Usuários: quando o documento deva ser elaborado pelo usuário e analisado e assinado por outra pessoa; 7

8 IMPORTANTE: A diferença entre a 2ª e 3ª opções é que a de cargo/função não importa a pessoa, e sim quem estiver na titularidade daquela função. Para a 2ª e 3ª opções surge uma janela para escolha da função ou da pessoa que irá assinar o documento. Deve-se SEMPRE escolher a 2ª opção (Cargo/Função), pois se o titular da função estiver de férias/licença, o seu substituto legal poderá movimentar o documento. 8

9 Observações: este campo é opcional e não irá para o corpo do documento, contudo em alguns casos é importante o seu preenchimento Assinado: não se deve marcar a opção assinado, pois será preenchido automaticamente pelo sistema. 9

10 Em seguida, pode-se alterar o conteúdo do documento, com como formatá-lo Não deve-se incluir cabeçalho nem o nome do assinador, pois estes campos serão preenchidos automaticamente pelo sistema 10

11 Ao finalizar o documento é necessário salvá-lo (incluir no sistema). Assim clica-se no ícone INCLUIR O sistema informará que o documento não foi assinado e perguntara se quer assiná-lo agora: 11 Se o assinador for o usuário pode clicar em OK; Se não, clique em CANCELAR, que implica apenas em não assinar, porem o documento é incluido no sistema; Ter o cuidado para quando marcar SEM DESTINO sempre marcar OK; Quando escolher Cargo/função ou usuários e no final clicar em salvar, o sistema incluirá o documento assinado pelo usuário.

12 O documento foi salvo (incluído) no setor do autor. A utilização de modelos é a opção mais indicada, uma vez que, além de padronizar os documentos dentro da Instituição, reduzse o tempo de digitalização e evita que o usuário fique na duvida quanto a correta classificação PCTT Vamos agora ver como criar um novo documento, sem modelo. 12

13 Cadastrar um documento virtual a partir de um novo documento: 1. Aba Cadastrar 2. Menu Documentos do meu setor 3. Opção Virtuais 13

14 Aba: Dados básicos: Preencher os seguintes campos da tela: Tipo de documento: seleciona o tipo de documento. Clique em... e selecione o tipo de documento mais aproximado ao que vai ser criado. 14

15 Classificação PCTT: seleciona a classificação PCCT mais adequada. Clica em... Existem duas formas de faz a classificação PCTT: Primeiro, pode-se clicar em Localizar codificação PCTT e procurar por palavra-chave a classificação PCTT mais apropriada. Após achar, dê um duplo-clique em cima da classificação. 15

16 Ou, pode-se navegar nas opções, entrando nos sub-menus ate achar a opção mais apropriada: 16

17 Tela inicial de cadastro de documento virtual 17

18 Preenchendo os outros campos: Descrição do documento (assunto): preencher da forma mais completa e lógica possível, pois facilitara as consultas futuras; Nível de sigilo: o modelo já informa o nível de sigilo, contudo pode-se alterar Destino da Assinatura: Sem destino: quando o documento deva ser assinado pelo próprio usuário; Cargo/Função: quando o documento deva ser elaborado pelo usuário e analisado e assinado por outra pessoa; Usuários: quando o documento deva ser elaborado pelo usuário e analisado e assinado por outra pessoa; 18

19 IMPORTANTE: A diferença entre a 2ª e 3ª opções é que a de cargo/função não importa a pessoa, e sim quem estiver na titularidade daquela função. Para a 2ª e 3ª opções surge uma janela para escolha da função ou da pessoa que irá assinar o documento. Deve-se SEMPRE escolher a 2ª opção (Cargo/Função), pois se o titular da função estiver de férias/licença, o seu substituto legal poderá movimentar o documento. 19

20 Observações: este campo é opcional e não irá para o corpo do documento, contudo em alguns casos é importante o seu preenchimento Assinado: não se deve marcar a opção assinado, pois será preenchido automaticamente pelo sistema. 20

21 Em seguida, deve redigir o documento; Não deve-se incluir cabeçalho nem o nome do assinador, pois estes campos serão preenchidos automaticamente pelo sistema 21

22 Ao finalizar o documento é necessário salvá-lo (incluir no sistema). Assim clica-se no ícone INCLUIR O sistema informará que o documento não foi assinado e perguntara se quer assiná-lo agora: 22 Se o assinador for o usuário pode clicar em OK; Se não, clique em CANCELAR, que implica apenas em não assinar, porem o documento é incluido no sistema; Ter o cuidado para quando marcar SEM DESTINO sempre marcar OK; Quando escolher Cargo/função ou usuários e no final clicar em salvar, o sistema incluirá o documento assinado pelo usuário.

23 O documento foi salvo (incluído) no setor do autor. 23