Assessoria de Comunicação Social

Transcrição

1 Assessoria de Comunicação Social RELATÓRIO DE VIAGEM 22 DE SETEMBRO DE 2010 No dia 22 de outubro de 2010 a Assessoria de Comunicação Social, representada pelo Coordenador, Prof. Dr. Geder Parzianello, Assistente em Administração, Camila Tomazoni Zachow, e bolsista, Luana Raddatz, realizou viagem à cidade de Porto Alegre para visitação a Assessorias de Comunicação de outras Universidades com o intuito de conhecer estruturas de funcionamento e fluxos de comunicação a fim de coletarmos ideias para a consolidação da Assessoria de Comunicação Social da UNIPAMPA. A primeira Assessoria a ser visitada foi a da Universidade Federal do Rio Grande do Sul. SECOM UFRGS A Secretaria de Comunicação da Universidade Federal do Rio Grande do Sul é estruturada por divisões. No cargo de secretário, encontra-se o professor Flávio Porcello, e vice-secretária a jornalista Édina Rocha. A Secretaria é dividida em cinco divisões, assim sendo: 1 Divisão de Fotografia, onde trabalham um servidor e um bolsista; 2 Assessoria de Imprensa, onde trabalham duas jornalistas, uma no turno da manhã e outra no turno da tarde, em função da carga horária diferenciada, e mais dois bolsistas. As atividades da Assessoria de Imprensa compreendem alimentação no site da Universidade, bem como divulgação externa e atendimento à imprensa. Para controle das atividades jornalísticas (também em função de as jornalistas não se encontrarem no mesmo turno na Instituição), a SECOM desenvolveu uma planilha (Anexo 1) bem eficaz para o dia-adia.

2 3 Publicações A divisão de publicações é responsável por dois veículos: - Agendão ( uma revista eletrônica sobre programação cultural. Nesta revista, trabalham, a vice-secretária, Édina, e mais dois bolsistas. - Jornal da Universidade. Jornal mensal, no formato stardart com 16 páginas. Este jornal tem uma estrutura própria. Conta com 3 servidores, sendo um editor, um revisor e um fotógrafo, e mais 4 bolsistas. O conteúdo do jornal impresso também é publicado na internet, através do link 4 Web design Nesta divisão são elaborados os materiais gráficos, como cartazes e materiais para atender a agenda do Gabinete e Pró-reitorias. Conta com um servidor concursado e um bolsista. 5 Cerimonial Esta última divisão ainda não está em funcionamento, pois não existem Relações Públicas na Secretaria de Comunicação, apenas no Gabinete. Está em fase de consolidação um modelo de cerimonial, o que se tem disponível são modelos que vão sendo adequados conforme o evento e seu público. A UFRGS não promove, nem se envolve com as formaturas de seus acadêmicos, apenas disponibiliza o protocolo que deve ser seguido. Ainda fazem parte da Secretaria de Comunicação, TV, Rádio e gráfica, mas com direções e funcionamento independentes. Nesses setores, os docentes desenvolvem atividades de ensino. Os vídeos institucionais são produzidos pela TV da Universidade. O espaço físico disponibilizado para a SECOM é de um andar inteiro no prédio da Reitoria. Cada divisão possui uma sala, onde realiza suas atividades. Existem várias mesas redondas e ilhas para os computadores, o que facilita a interação entre os indivíduos. Os equipamentos disponíveis para trabalho são adequados e atualizados. Uma das dificuldades relatadas pela vice-secretária, Édina Rocha, que nos recebeu, é a carência de servidores 1. Outro problema relevante é a inexistência de recursos próprios, dificultando a autonomia do setor neste sentido. Como é o caso de pequenos consertos, já que o campo da comunicação opera com equipamentos que podem danificar-se com mais frequência. 1 Existe edital aberto para a contratação de um Diretor de Programa, dois Jornalistas, um Programador Visual e um Relações Públicas.

3 Fluxo de informação: O Fluxo de informação, ou seja, solicitações de divulgações e atendimento a imprensa externa, funciona basicamente por . Uma ferramenta muito interessante que a SECOM tem disponível é a intranet. Através desta, a secretária executiva do gabinete disponibiliza a agenda do Reitor e a Relações Públicas, a base de dados das atividades. Estes arquivos são consultados diariamente pela manhã e servem como base para a agenda da Secretaria. Em geral, existe uma autonomia do setor em relação à busca de informações, principalmente no que concerne às pautas do Agendão e da Jornal da Universidade. O secretário de Comunicação Social, Prof. Flavio Porcello, fez uma fala muito interessante: a SECOM pretende investir no web, seguindo a tendência, mas fortalecer o papel. Para ele, pensar no leitor acima de tudo, é o mais importante, já que esse leitor que pega em mãos um jornal impresso ao encontrar disponível, pode não estar conectado a internet, ou não ter este hábito. Publicidade A publicidade que a Secretaria de Comunicação da UFRGS realiza é toda em função de cortesia. Muitas acontecem em função de o Nelson Sirotsky (RBS) ter sido aluno da Universidade. Mas pagamento pela publicidade não acontece e nem poderia, como nos relata a vice-secretária. Ao contrário do que acontece com setores como Informática e Administração, por exemplo, que, na estrutura da UFRGS, são autônomos para gerenciar seus recursos. Estes poderiam fazer anúncios. O único serviço pago é o de clipagens, disponível no site da Universidade ( Considerações Visitar a Secretaria de Comunicação da UFRGS foi especialmente proveitoso, pois pudemos traçar muitos aspectos em comum e também muito diferentes. Em relação ao tamanho, podemos dizer que é quase equivalente, pois a Unipampa está descentralizada em 10 cidades, mas a UFRGS tem um contingente de pessoal muito grande. Logicamente, eles possuem a facilidade de andar no máximo alguns quilômetros para atender as demandas internas mais distantes, enquanto nós somos separados por centenas deles. O fator que mais nos motivou foi constatar que, mesmo tendo a UFRGS 75 anos e a Unipampa apenas 4, caminhamos em um mesmo sentido. Principalmente no que concerne a

4 problemas. Assim como nós, a SECOM também enfrenta problemas com falta de orçamento próprio, ou mesmo autonomia de recursos, solicitações de divulgação que perdem sua prioridade frente a grande demanda existente. Dúvidas entre a divulgação ou não de certos acontecimentos, pois mesmo a UFRGS, com todo o seu tempo de existência, não tem nenhum documento que normatize a prática da Comunicação Social. A UFRGS, por toda a sua tradição conquistada em tanto tempo, é fonte para os meios de comunicação, no sentido de os veículos serem pautados, muitas vezes, pelas atividades da Universidade. Realidade que ainda não temos, frente ao nosso pouco tempo de vida. A segunda Assessoria a ser visitada foi a da Pontifícia Universidade Católica RS. Assessoria de Comunicação Social PUC O funcionamento da Assessoria de Comunicação da PUC é dividido em duas seções: Assessoria de Imprensa e Editorial. Fomos recebidos pela Coordenadora da ACS, Ana Baseggio, pela jornalista da Assessoria de Imprensa, Sandra Modena, e pela jornalista do Editorial, Magda Achutti. Assessoria de Imprensa Esta é a parte que cuida do atendimento a imprensa externa e da publicação de notícias no site. Conta com duas jornalistas e mais um terceiro para a realização das postagens. O fluxo comunicacional funciona basicamente por e passa por uma triagem do que deve ser apurado. O atendimento a imprensa externa funciona por solicitação através de telefone ou por parte dos veículos de comunicação. Existe uma demanda muito grande, como nos relata Sandra, há dias em que há 15 solicitações de atendimento, que versam em ouvir a palavra de um professor especialista em um assunto em pauta, entrevistas, informações sobre acontecimentos na Universidade, etc. Editorial Esta seção é responsável pelas publicações jornalísticas da Universidade. Possui três jornalistas e um estagiário. Há duas publicações periódicas. A revista PUC Informa e o PUC Notícias. A Revista PUC Informa tem 32 anos de existência e, atualmente, possui periodicidade bimensal. Contém muitas reportagens e também notícias menores. Com 48 páginas, tem tiragem de 45 mil exemplares. Cada aluno da Instituição recebe uma edição da revista em sua casa e, ainda, é enviada para uma mailling interna que inclui Universidades e demais Instituições, inclusive no exterior.

5 O PUC Notícias é um boletim impresso de periodicidade semanal e circula todas as quartas-feiras. Possui quatro páginas coloridas e traz notícias mais curtas sobre os acontecimentos da semana na Universidade. Funciona também como uma agenda, pois traz, na última página, um guia de eventos. É disponibilizado nos corredores e outros pontos dentro da Instituição. A parte de Editorial conta ainda com um Editor que faz publicações especiais. Catálogo de pesquisa publicação bianual enviado para outras Universidades e órgãos de fomento à pesquisa. Revista Reflexões anual Relatório Social bianual Além da estrutura da Assessoria de Comunicação Social, há um departamento exclusivo para a publicidade da Universidade, a Assessoria de Planejamento e Marketing. A Assessoria de Comunicação não tem recursos próprios, os recursos são conseguidos por demandas. Considerações: A realidade da Assessoria de Comunicação da PUC difere um pouco da nossa em virtude de pertencer a uma Universidade privada. O fluxo de comunicação também funciona através de , principalmente pelo endereço geral, onde todos têm acesso. As jornalísticas nos relatam que há uma seleção feita por critérios de notícias, sempre buscando responder o que o fato tem de relevante. A terceira Assessoria a ser visitada foi a da Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre. ASCOM UFCSPA A UFCSPA é uma Universidade menor que as outras visitadas. Possui oito cursos de graduação. A Assessoria ocupa uma sala e possui três funcionários e dois estagiários. Dos funcionários, apenas uma é jornalística (que também desempenha a função de Coordenadora), os outros são Programadores Visuais. Os estagiários são de Publicidade e Propaganda 2. 2 Existe edital publicado, com as inscrições já encerradas, para contratação de um Jornalista, um Programador Visual e um Relações Públicas.

6 Produções: A ASCOM elabora os cartazes, folders e materiais gráficos para eventos da Universidade, projetos de extensão, etc., para serem impressos em gráfica contratada. Materiais jornalísticos: - Newsletter com 4 páginas, de periodicidade mensal. É publicada no site e enviada para uma mailing interna (Edição de agosto: - Jornal Mural, tamanho A3, com periodicidade mensal. - Produção de notícias para o site. O fluxo de informação acontece por solicitações através de . Semanalmente a ASCOM entra em contato com os diretores e pró-reitores para saber se existem demandas. As notícias para o site são, em sua maioria, pautadas pelos professores, mas a newsletter tem um tratamento diferenciado. Para facilitar o relacionamento da ASCOM com os demais setores da Universidade, a Reitoria publicou uma ordem de serviço delimitando o que são as funções da Assessoria, bem como as atividades que não serão realizadas (Anexo II). Terceirizados: A ASCOM conta com alguns tipos de serviços terceirizados. Para a impressão de toda a produção gráfica, existe um contrato com uma gráfica, válido por 12 meses. O termo de referência deste contrato lista todos os materiais gráficos que a Universidade fará uso no ano de vigência. Ainda, apenas estipula quantidades mínimas que a Universidade deve se comprometer em cumprir, sem estipular máximo. Inclusive constam prazos para a gráfica entregar, conforme o material. Para serviços de fotografia, quando necessário, também há contrato com terceiros. Publicações institucionais como Catálogo de Pesquisa e apresentações institucionais também têm a produção terceirizada. Materiais como esse são solicitados pelo gabinete, sem passagem pela ASCOM. A Universidade conta com dois programas televisivos, um de 30 min e outro de 5 min. Veiculados pela UniTV, estes também são terceirizados. Considerações: O que mais me chamou a atenção no funcionamento da ASCOM UFCSPA é a atenção primordial à imagem. Existe apenas uma jornalista para atender a Universidade, no entanto dois programadores visuais e ainda dois estagiários em publicidade para atender demandas

7 visuais. A produção de folders e outros materiais gráficos é grande, mas para redigir textos noticiosos tem-se apenas uma pessoa. Foi muito importante termos acesso a ordem de serviço em que são definidas as funções da ASCOM e ao termo de referência para contratação da gráfica, pois podemos utilizar estes documentos como modelo para construirmos os nossos processos. Após a visitação às Assessorias, conhecemos a redação do Zero Hora. A visita ao jornal Zero Hora foi no intuito de conhecer a rotina jornalística de um jornal de grande circulação. Conhecemos a estrutura e o funcionamento, bem como as dependências. Ainda, fizemos contato com a editoria de ensino, através do repórter que nos conduziu. Considerações gerais Foi de grande valia a visitação às Assessorias de Comunicação. Conhecemos outras realidades de funcionamento que, em muitos momentos diferem da nossa, mas também se assemelham, ainda que as Universidades visitadas contam com uma tradição consolidada que a UNIPAMPA busca conquistar. Ainda estamos em um processo de construção e legitimação dos nossos próprios fluxos e estrutura e estas ideias irão contribuir para que pensemos a nossa ACS. Realmente saímos satisfeitos, pois pudemos constatar que estamos no caminho certo, logicamente com os recursos e condições peculiares da nossa realidade de implantação e localização, mas a caminho de uma equipe e produções fortes. O próximo passo é compartilhar as ideias e os materiais que adquirimos com todos da equipe. 27 de setembro de 2010 Camila Fernanda Tomazoni Zachow Assessoria de Comunicação Social Universidade Federal do Pampa

8 Anexo 1

9 Anexo II

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