1.4 REGISTRO DE EMPREGADOS MÓDULO 1 ADMISSÃO

Transcrição

1 MÓDULO 1 ADMISSÃO 1.4 REGISTRO DE EMPREGADOS ESTE FASCÍCULO SUBSTITUI O DE IGUAL NÚMERO ENVIADO ANTERIORMENTE AOS NOSSOS ASSINANTES. RETIRE O FASCÍCULO SUBSTITUÍDO, ANTES DE ARQUIVAR O NOVO, PARA EVITAR A SUPERLOTAÇÃO DA PASTA. EXPEDIÇÃO:

2 SUMÁRIO ASSUNTO PÁGINA 1.4. REGISTRO DE EMPREGADOS INTRODUÇÃO OBRIGATORIEDADE EQUIPARAÇÃO EMPREGADOS DOMÉSTICOS ESTAGIÁRIOS DIRETORES NOMEADOS TRABALHADOR TEMPORÁRIO LEI LEGALIZAÇÃO DO LIVRO OU FICHA DE REGISTRO REQUISITOS MÍNIMOS MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA SERVIÇO EXTERNO CENTRALIZAÇÃO DO REGISTRO TRANSFERÊNCIA DO EMPREGADO ESGOTAMENTO DOS ESPAÇOS MUDANÇA DE SISTEMA READMISSÃO OBRIGATORIEDADE DE EXIBIÇÃO LOCAL DE TRABALHO PRESTADORES DE SERVIÇO EXTRAVIO SISTEMA INFORMATIZADO FISCALIZAÇÃO TRABALHISTA Período a ser Fiscalizado Especialista em Informática SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES INFORMAÇÕES DO EMPREGADO Estrangeiros Histórico dos Registros FISCALIZAÇÃO CONJUNTA PENALIDADES EXEMPLO... 8 FASCÍCULO 1.4 2

3 1.4. REGISTRO DE EMPREGADOS INTRODUÇÃO O registro de empregados sempre foi um meio utilizado para comprovação de tempo de serviço perante a Previdência Social, servindo também para provar a vinculação entre empregado e empregador. Com a mudança na legislação previdenciária, em que as aposentadorias deixaram de ser concedidas por tempo de serviço, passando a ser concedidas por tempo de contribuição, os registros também podem ser utilizados como prova do tempo de contribuição, pois se há o vínculo empregatício, obrigatoriamente tem de haver a contribuição previdenciária. Atualmente, o registro pode ser feito em livro ou ficha, bem como através de sistema de processamento eletrônico de dados OBRIGATORIEDADE As empresas individuais ou coletivas que, assumindo os riscos da atividade econômica, admitem, assalariam e dirigem a prestação pessoal de serviços, estão obrigadas a registrar seus empregados, inclusive aposentados, que retornam à atividade, menores e estrangeiros, em livros ou fichas próprios. Esta obrigatoriedade é extensiva aos empregadores rurais EQUIPARAÇÃO A obrigatoriedade de registrar os empregados estende-se aos profissionais liberais, às instituições de beneficência, às associações recreativas ou outras instituições sem fins lucrativos que admitirem trabalhadores, em virtude de sua equiparação, para os efeitos da relação empregatícia, aos empregadores em geral EMPREGADOS DOMÉSTICOS Aqueles que admitirem empregados domésticos, assim considerados os que prestam serviços de natureza contínua e de finalidade não lucrativa à pessoa ou à família, no âmbito residencial destas, estarão excluídos do cumprimento desta obrigação. A exclusão de registro no livro ou ficha não exime o empregador doméstico da obrigatoriedade de proceder às anotações respectivas na Carteira de Trabalho e Previdência Social do empregado doméstico ESTAGIÁRIOS As empresas que contratarem estagiários ficarão, em relação a estes, excluídas da obrigação do preenchimento do registro de empregados, por não haver vínculo empregatício DIRETORES NOMEADOS Os diretores que forem nomeados por assembléia de Sociedade Anônima, vindo a ter poder de gestão, ficam excluídos da obrigação do preenchimento do registro de empregados, por não haver vínculo empregatício entre eles e a empresa TRABALHADOR TEMPORÁRIO O trabalhador temporário, que é aquele que presta serviço com finalidade de atender à necessidade transitória de uma empresa, não é regido pela CLT, não tendo, portanto, de ser registrado no livro de registro da empresa de trabalho temporário, tampouco no da empresa tomadora dos serviços. As condições de seu contrato de trabalho serão anotadas na Carteira de Trabalho e Previdência Social LEI Os empregados contratados por prazo determinado com base na Lei 9.601/98 devem ser obrigatoriamente registrados pela empresa LEGALIZAÇÃO DO LIVRO OU FICHAS DE REGISTRO O primeiro livro ou grupo de fichas de registro, bem como os de continuação, serão autenticados pelos Fiscais do Trabalho, quando da inspeção no estabelecimento. Assim, as empresas aguardarão a visita da fiscalização para proceder à autenticação do livro ou fichas de registro. Enquanto não houver a contratação de empregados, a empresa não está obrigada a ter livro ou fichas de registro. Os fiscais não podem exigir a apresentação de livro ou fichas em branco. FASCÍCULO 1.4 3

4 REQUISITOS MÍNIMOS O empregador pode adotar qualquer modelo para registro de empregados, em fichas ou livros, de qualquer dimensão, incluir informações que desejar, desde que relevantes para o exercício profissional e que não firam a privacidade e a intimidade do empregado, devendo constar os seguintes elementos mínimos indispensáveis: a) nome do empregado; b) filiação; c) data e local de nascimento; d) número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social; e) data de admissão; f) cargo ou função em que foi admitido; g) remuneração com que foi admitido; h) forma de pagamento; i) local de trabalho; j) horário de trabalho; l) anotação de férias; m) anotação de acidente do trabalho e doença profissional; n) data da dispensa; o) identificação da conta vinculada do FGTS; p) identificação da conta do PIS/PASEP. É conveniente que haja espaço suficiente para anotação das alterações do contrato de trabalho inicial e outras observações que interessem à proteção do trabalhador. O registro do empregado deve estar sempre atualizado e numerado seqüencialmente por estabelecimento, cabendo ao empregador ou seu representante legal a responsabilidade pela autenticidade das informações nele contidas MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE As microempresas e as empresas de pequeno porte optantes pelo SIMPLES estão obrigadas a cumprir todas as obrigações concernentes ao registro de empregados DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA A legislação não relaciona os documentos que o empregado deve apresentar quando de sua contratação. Assim, o único documento que o empregado está obrigado a apresentar à empresa para seu registro é a Carteira de Trabalho e Previdência Social. Entretanto, apesar de a legislação não obrigar, a empresa pode exigir a apresentação de outros documentos, que julgar necessários à vida funcional do empregado, como certidões de casamento e nascimento dos filhos; certificado de reservista, CPF, RG, Registro Profissional, dentre outros. A empresa não poderá reter nenhum documento do empregado, devendo somente extrair as informações necessárias SERVIÇO EXTERNO No caso de o empregado que exerce atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, tal condição deve ser anotada no registro de empregado. Esta anotação poderá ser feita no espaço destinado a observações CENTRALIZAÇÃO DO REGISTRO As empresas com diversos estabelecimentos não podem centralizar o registro de todos os seus empregados no estabelecimento-matriz. Isto porque a legislação determina que o registro de empregado deve permanecer em cada estabelecimento. Esta determinação, no entanto, se aplica somente ao termo inicial do registro necessário à configuração do vínculo empregatício. As anotações referentes à continuação do registro, bem como os documentos sujeitos à fiscalização, poderão ser feitos através de controle único centralizado na matriz. A exibição dos documentos sujeitos à centralização deverá ser feita no prazo de 2 a 8dias, segundo determinação do agente de inspeção do trabalho TRANSFERÊNCIA DO EMPREGADO No caso de transferência do empregado, esta deverá ser anotada na ficha originária do registro, efetuando-se novo registro no local de trabalho para onde o empregado foi transferido, no qual constará a data primitiva do início do seu contrato de trabalho, observando-se, ainda, a data da transferência. Nesse caso, é aconselhável que se anexe, ao novo registro, cópia autenticada da ficha ou folha originária do registro. FASCÍCULO 1.4 4

5 ESGOTAMENTO DOS ESPAÇOS Quando se esgotarem os espaços para anotações na ficha de registro de empregados, a empresa deve providenciar a abertura de ficha de continuação, que receberá o mesmo número daquela que se esgotou. Em se tratando de livro, as anotações podem continuar a ser feitas em outra folha, sendo que, nesse caso, conseqüentemente, a nova folha deve ter numeração diferente da anterior. Estes procedimentos não são necessários para os casos em que a empresa adote controle único centralizado MUDANÇA DE SISTEMA A legislação não exige qualquer procedimento especial para a mudança de sistema de registro de empregados. Como a legislação não proíbe, não há impedimento para que o empregador altere o sistema de livro para ficha ou vice-versa, ou mesmo para sistema informatizado. Optando pela mudança, o empregador deve manter os registros iniciais arquivados, anotando na parte destinada a observações que a continuação das anotações passará a ser realizada no novo sistema. Os empregados contratados após a mudança no sistema serão registrados no novo sistema, devendo este seguir sua numeração seqüencial READMISSÃO A folha do livro ou a ficha de registro pode ser utilizada mais de uma vez para o mesmo empregado, nos casos de readmissão, desde que contenha espaço próprio suficiente para o registro de cada novo contrato de trabalho, com todos os seus elementos indispensáveis, notadamente a data de admissão, cargo ou função, salário, forma de pagamento, outras remunerações e data da dispensa. Embora exista a possibilidade de utilizar-se a mesma folha do livro ou ficha, na prática, na readmissão usa-se outra folha ou ficha, tendo em vista que os modelos de Registro de Empregados padronizados não comportam novo registro OBRIGATORIEDADE DE EXIBIÇÃO O registro de empregados deve ser, obrigatoriamente, exibido pelo empregador nos locais de trabalho aos encarregados da fiscalização, quando solicitado LOCAL DE TRABALHO Considera-se local de trabalho, a matriz, agência, filiais ou sucursais da organização empregadora onde o empregado desempenhe efetivamente as suas atividades PRESTADORES DE SERVIÇO Apesar da obrigatoriedade de exibição do livro ou ficha de registro nos locais de trabalho, o registro de empregados de empresas prestadoras de serviços poderá permanecer na sua sede, desde que esta se localize no mesmo município da empresa contratante do serviço e que os empregados portem cartão de identificação do tipo crachá, contendo: nome completo, data da admissão, número do PIS/PASEP, horário de trabalho e respectiva função EXTRAVIO A DRT-RJ orienta que, no caso de extravio ou imprestabilidade do livro ou da ficha-mestra ou inicial do grupo anteriormente registrado, o novo registro de livro ou grupo de fichas dever ser obtido, mediante requerimento em duas vias e Termo de Responsabilidade no verso da primeira folha do livro ou da ficha, que constituirá processo próprio e será submetido à apreciação do órgão SISTEMA INFORMATIZADO A empresa pode optar pelo registro de empregados através de sistema informatizado, meio magnético ou ótico, desde que observe todas as exigências legais relativas ao contrato de trabalho. Os registros de empregados, devidamente atualizados, devem obedecer à numeração seqüencial, por estabelecimento. O empregador deve observar os procedimentos analisados no item anterior FISCALIZAÇÃO TRABALHISTA Em cada Centro de Processamento de Dados, a empresa deve manter memorial descritivo, especificando: a) as instalações do CPD; b) a localização dos estabelecimentos da empresa; FASCÍCULO 1.4 5

6 c) a descrição do ambiente computacional; d) a indicação de autoria do sistema, se próprio ou software house, com detalhamento suficiente que permita avaliação da durabilidade, segurança e capacidade do sistema, bem como a especificação das garantias contra sinistro. Uma cópia do memorial descritivo deve ser depositada pela empresa na Delegacia Regional do Trabalho ou órgão autorizado pelo Ministério do Trabalho e Emprego. O sistema deve conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados pela fiscalização trabalhista Período a ser Fiscalizado O sistema deve possibilitar à fiscalização o acesso a todas as informações e dados dos últimos 12 meses, no mínimo, ficando a critério de cada empresa estabelecer o período máximo, de acordo com a capacidade de suas instalações. As informações anteriores a 12 meses, quando solicitadas pelo agente de inspeção, poderão ser apresentadas via terminal de vídeo ou relatório, impresso ou por meio magnético, no prazo de 2 a 8 dias, a contar da data da solicitação. O sistema pode ser operado em instalações próprias ou de terceiros, caso em que a rede deve ser acionada por terminais na empresa fiscalizada Especialista em Informática Os agentes da inspeção podem solicitar, quando necessário, a presença de especialista em informática para avaliar as condições operacionais e técnicas do sistema SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES Optando pelo sistema informatizado, o empregador garantirá a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, obrigando-se a: a) manter registro individual em relação a cada empregado; b) manter registro original por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; c) adotar sistema de duplicação de arquivos e conservá-los em local diferente, como prevenção à ocorrência de sinistros; d) assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista, através da tela, impressão de relatório ou meio magnético, às informações contidas nos módulos INFORMAÇÕES DO EMPREGADO O sistema informatizado de registro deve conter, no mínimo, 6 módulos, assim organizados: a) registro de empregados, contendo os seguintes dados: identificação do empregado com: nome completo; filiação; data e local de nascimento; sexo; endereço completo; número no Cadastro de Pessoa Física (CPF); número, data e local de emissão da Carteira de Identidade; e número e série e data de expedição da Carteira do Trabalho e Previdência Social; data de admissão e de desligamento; cargo e função; número de identificação e data de cadastramento no PIS/PASEP; registro de acidente do trabalho ou doença profissional; grau de instrução e habilitação profissional, com especificação do registro no Conselho Regional, quando for o caso; b) valor da remuneração e sua forma de pagamento, incluindo gratificações, adicionais e demais parcelas salariais decorrentes de lei, acordo ou convenção coletiva; c) local e jornada de trabalho; d) registro dos descansos obrigatórios na jornada diária, semanal e anual; e) afastamentos legais; f) informações sobre segurança e saúde do trabalhador, sobretudo as referentes a: participação da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA); data do último exame médico periódico; treinamento previsto nas Normas Regulamentadoras. FASCÍCULO 1.4 6

7 Estrangeiros No registro de trabalhador estrangeiro, além da respectiva identificação, deve constar as informações relativas ao número e validade da Carteira de Identidade, tipo de Visto, número, série e data de expedição e validade da Carteira de Trabalho e Previdência Social Histórico dos Registros O histórico de registros dos módulos de informações observará as especificações a seguir: CADASTRO PRINCIPAL DO EMPREGADOR Razão Social Nome Fantasia Número do Cadastro Geral do Contribuinte (CGC) Código Nacional de Atividade Econômica (CNAE) Endereço Bairro Código do Município conforme Codificação do IBGE CEP Código da Unidade da Federação conforme Codificação do IBGE Nome Filiação Nome do Pai Filiação Nome da Mãe Data de Nascimento (DDMMAAAA) Naturalidade UF Naturalidade Nacionalidade Sexo Endereço Bairro Município UF CEP Número CPF Carteira de Identidade Número Carteira de Identidade Órgão Expedidor Carteira de Identidade UF Expedição Carteira de Identidade Data Expedição Carteira de Trabalho Número Carteira de Trabalho Série Carteira de Trabalho Data Expedição Estrangeiro Número Identidade Estrangeiro Validade Carteira de Identidade Estrangeiro Tipo Visto Cadastro Principal do Empregado Estrangeiro Número Carteira Trabalho Estrangeiro Carteira de Trabalho Série Estrangeiro Carteira de Trabalho Data Expedição Estrangeiro Carteira de Trabalho Validade FASCÍCULO 1.4 7

8 Data Admissão (DDMMAAAA) Data Desligamento (DDMMAAAA) Cargo Alteração de Cargo Função Número PIS/PASEP Data de Cadastramento no PIS (DDMMAAAA) Data de Cadastramento no PASEP (DDMMAAAA) Registro de acidente no trabalho ou doença profissional Grau de Instrução Habilitação Profissional Nome do Conselho Regional Sigla do Conselho Regional Registro no Conselho Regional Número Registro no Conselho Regional Região Remuneração Valor Forma Remuneração Adicional de Insalubridade Adicional de Periculosidade Outros Adicionais Local/Setor de Trabalho Jornada de Trabalho Horário Descanso Descanso Semanal Remunerado (DSR) Férias Período Aquisitivo Férias Período Concessivo Afastamentos Legais Participação na CIPA Data do Último Exame Médico Periódico (DDMMAAAA) Treinamentos Previstos nas Normas Regulamentadoras FISCALIZAÇÃO CONJUNTA Como existe campo de ação comum entre o Ministério do Trabalho e Emprego e o da Previdência Social, especialmente no confronto entre a presença física dos empregados nas dependências da empresa e o seu respectivo registro, podem ser estabelecidos planos de ação conjunta para visita e inspeção às empresas PENALIDADES A empresa com empregado não registrado ficará sujeita a multa de valor igual a 378,2847 UFIR, por empregado não registrado. Em cada reincidência, a multa será acrescida de igual valor. As demais infrações concernentes ao registro de empregados sujeitarão o empregador à multa, aplicada pela fiscalização do trabalho, de valor igual a 189,1424 UFIR, dobrada na reincidência EXEMPLO Utilizando dados hipotéticos, demonstramos o registro de um empregado na ficha 43 do segundo grupo de fichas de determinada empresa. O modelo de ficha utilizado contém mais informações do que o exigido pela legislação. FASCÍCULO 1.4 8

9 REGISTRO DE EMPREGADOS COLCHOARIA SÃO BENTO LTDA.... EMPREGADOR RUA DO CARMO, 120 CENTRO SP... ENDEREÇO NÚMERO DE ORDEM 48 NOME: ALBERTO CARVALHO... NÚMERO DE MATRÍCULA 146 FILIAÇÃO: PAI VALDIVINO CARVALHO... MÃE TÂNIA FARIA CARVALHO... AUTENTICAÇÃO CTPS SÉRIE CERT. DE RESERVISTA CATEGORIA TÍTULO DE ELEITOR Nº Nº ª DATA DO NASCIMENTO NACIONALIDADE ESTADO CIVIL LOCAL DO NASCIMENTO ESTADO BRASILEIRO... CASADO ARAXÁ MG QUANDO ESTRANGEIRO: DATA QUE CHEGOU AO BRASIL.../.../... Nº CARTEIRA... É NATURALIZADO?... É CASADO COM BRASILEIRA?.. TEM FILHOS BRASILEIROS?. FOTO ENDEREÇO RUA ALARICO, 84 BRÁS SP.. MUDANÇA DE ENDEREÇO.. MUDANÇA DE ENDEREÇO.. MUDANÇA DE ENDEREÇO.. D E P E N D E N T E S NOME ENDEREÇO PARENTESCO PALMIRA CARVALHO... MELISSA CARVALHO... RUA ALARICO, 84 BRÁS SP... RUA ALARICO, 84 BRÁS SP... ESPOSA... FILHA DATA DA ADMISSÃO DATA DO REGISTRO NATUREZA DO CARGO SEÇÃO SALÁRIO INICIAL COMISSÕES TAREFA FORMA DE PAGAMENTO GERENTE... COMERCIAL R$ 750,00 MENSAL HORÁRIO DE TRABALHO CADASTRO PESSOA FÍSICA (CPF) PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL (PIS) ENTRADA REFEIÇÃO SAÍDA 8:30 12:00 às 13: :00 DESCANSO SEMANAL DOMINGOS CADASTRO EM 10/08/1979 SOB Nº LOCAL DE TRABALHO IDENTIFICAÇÃO DA CONTA DO FGTS Nº RUA DO CARMO ASSINATURA DO EMPREGADO FASCÍCULO 1.4 9

10 FÉRIAS REFERENTES AO PERÍODO DE GOZADAS TRANSFERÊNCIA INÍCIO FIM DATA PARA SECÇÃO ALTERAÇÕES CONTRATUAIS MOTIVO INSTRUÇÃO... 2º GRAU HABILIDADES E CONHECIMENTOS... POLÍTICA DE VENDAS PROMOÇÕES REAJUSTES DATA DE PARA FORMA DE PAGAMENTO DATA DE PARA FORMA DE PAGAMENTO OBSERVAÇÕES FASCÍCULO

11 ACIDENTES DE TRABALHO E DOENÇA PROFISSIONAL AVISO NÚMERO DATA LOCAL CAUSA DATA DE AFASTAMENTO DATA DA ALTA RESULTADO OBSERVAÇÕES FALTAS AO TRABALHO POR DOENÇA OUTROS MOTIVOS INÍCIO VOLTA DIAGNÓSTICO MÉDICO INÍCIO VOLTA ALEGAÇÃO FUNDAMENTAÇÃO LEGAL: Lei 5.859, de artigos 1º e 2º (DO-U de ); Decreto-Lei 5.452, de Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) artigos 2º, 13, 1º do artigo 29, 41, 42, 43, 47, 48 e 135 (DO-U de ); Decreto , de artigos 5º e 6º (DO-U de , c/retif. em ); Decreto , de artigo 1º (DO-U de ); Decreto , de artigo 4º (LTPS/74, p. 44); Portaria 105 DNMO, de (DO-U de ); Portaria 402 MTb, de (Informativo 18/95); Portaria 739 MTb, de (Informativo 36/97); Portaria MTb, de (Informativo 47/97); Portaria MTb, de (Informativos 45 e 46/95); Portaria MTPS, de (Informativo 04/92); Portaria MTPS, de (Informativo 46/91); Portaria MTb-MPAS, de (Informativo 50/79); Ordem de Serviço 1 DRT-DES, de (Informativo 48/83). FASCÍCULO

12 ANOTAÇÕES Este fascículo é parte integrante do Manual de Procedimentos do Departamento de Pessoal, produto da COAD que abrange todos os procedimentos do DP. Os fascículos são substituídos a cada alteração na legislação. Por isso, o Manual está sempre atualizado, para tranqüilidade de seus usuários. É fácil obter mais informações sobre o produto completo: Tel.: (0XX21) Fax: coad@coad.com.br Site: FASCÍCULO